Der Empfang wird häufig automatisch zur ersten Anlaufstelle für Fundsachen
In großen Büro-, Campus- und Besuchergebäuden werden regelmäßig Gegenstände gefunden: Schlüssel, Mobiltelefone, Kopfhörer, Kleidung, Taschen oder Ausweisdokumente. Auch wenn kein formelles Fundbüro eingerichtet ist, landen solche Gegenstände in der Praxis häufig beim Empfang.
In der aktuellen Sitemap ist hierfür keine eigenständige Prozessseite vorhanden.
Fundsachen am Empfang nachvollziehbar steuern
Bei Abgabe eines Gegenstands sollten zumindest erfasst werden:
Dabei sollten keine unnötigen personenbezogenen Informationen erzeugt werden.
Wert und Sensibilität berücksichtigen
Nicht jeder Gegenstand sollte gleich behandelt werden.
Ein Regenschirm kann in einem einfachen Fundsachenbereich verwahrt werden.
Besondere Sicherung benötigen gegebenenfalls:
Für solche Gegenstände können verschlossene Schränke oder Tresorfächer erforderlich sein.
Identifizierbare Unternehmensgegenstände direkt zuordnen
Ein Mitarbeiterausweis, Laptop oder gekennzeichneter Schlüssel lässt sich häufig eindeutig einer Organisation beziehungsweise Person zuordnen.
Dann sollte der zuständige betriebliche Prozess aktiviert werden.
Beispielsweise kann ein verlorener Zutrittsausweis zusätzlich eine unmittelbare Sperrung erfordern; das bestehende Mitarbeitermanagement sieht solche Sperr- und Ersatzprozesse bereits vor.
Fundsachenmanagement und Sicherheitsmanagement müssen deshalb miteinander kommunizieren.
Herausgabe nur plausibel legitimiert
Bei wertvolleren Gegenständen sollte nicht allein die Aussage „das ist meins“ genügen.
Der Abholer kann beispielsweise Merkmale beschreiben, die nicht öffentlich bekannt sind.
Bei eindeutig personalisierten Gegenständen ist die Identität angemessen zu prüfen.
Die Herausgabe wird dokumentiert.
Datenschutz bei digitalen Geräten beachten
Mobiltelefone oder Laptops sollten nicht durchsucht werden, nur um einen Eigentümer festzustellen.
Soweit eine Identifizierung über äußere Kennzeichnung beziehungsweise vorhandene Unternehmensprozesse nicht möglich ist, bleibt der Gegenstand gesichert verwahrt.
Aufbewahrungsfristen organisatorisch festlegen
Fundsachen sollten nicht unbegrenzt hinter dem Empfangstresen liegen.
Die Organisation benötigt einen Prozess für:
reguläre Verwahrdauer,
Weitergabe an zuständige Stellen,
gegebenenfalls externe Fundstellen,
dokumentierte Auflösung des Vorgangs.
Für die rechtliche Behandlung von Fundsachen gelten in Deutschland insbesondere die Vorschriften des Fundrechts im BGB; bei der konkreten betrieblichen Ausgestaltung sollte die Organisation ihre rechtlichen Pflichten und lokale Zuständigkeiten berücksichtigen.
Eine offen zugängliche Kiste mit gefundenen Gegenständen erzeugt:
Fundsachen sollten daher zumindest nach Wert- beziehungsweise Sensibilitätsklasse geschützt verwahrt werden.
Trends erkennen
Wiederholt gefundene Mitarbeiterkarten oder Schlüssel können auf organisatorische Ursachen hinweisen.
Auch große Mengen liegengebliebener Gegenstände in bestimmten Besprechungsräumen können Anhaltspunkte für zusätzliche Hinweise oder Prozesse liefern.
Kleine Nebenaufgabe mit klarer Governance
Fundsachenmanagement ist kein Kernprozess des Empfangs. Gerade deshalb wird es häufig improvisiert.
Ein einfacher, standardisierter Prozess sorgt dafür, dass gefundene Gegenstände nachvollziehbar angenommen, sicher verwahrt und kontrolliert wieder herausgegeben werden, ohne den Empfang unnötig zu belasten.
