Leistungsphase 5 der HOAI

Ein besucherfreundlicher Empfang zeichnet sich durch klare Nutzerführung, uneingeschränkte Zugänglichkeit und ein effizientes System für das Besuchermanagement aus.

• Nutzerführung und Wegleitung: Wie erwähnt, ist die Orientierung im Eingangsbereich entscheidend. Bereits beim Betreten des Gebäudes soll erkennbar sein, wo Besucher hingehen müssen. Die Planung kann hier mit architektonischen Mitteln arbeiten: Etwa mit einem Sichtbezug von der Eingangstür zur Empfangstheke – d.h. die Rezeption ist idealerweise in direkter Sichtachse vom Eingang aus. Falls das baulich nicht möglich ist, muss durch Leitsysteme nachgeholfen werden: auffällige Schilder mit Piktogrammen und Richtungspfeilen „Zum Empfang“, eventuell Bodenmarkierungen oder Beleuchtung, die den Weg weist. Der Empfangstresen selbst sollte eine einladende, gut erkennbare Form haben (z. B. beleuchtet oder kontrastierend gestaltet), damit Besucher intuitiv dorthin gesteuert werden. Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass der Empfangsbereich nicht zum Nadelöhr wird: Besucherströme müssen gelenkt werden, ohne andere Verkehrswege zu blockieren. In der Planung kann dies durch ausreichend Bewegungsflächen und eine kluge Positionierung des Empfangsmobiliars erreicht werden.

• Barrierefreiheit und Zugänglichkeit: Ein zentrales Kriterium der Nutzerführung ist die uneingeschränkte Zugänglichkeit für alle Personen, unabhängig von körperlichen Einschränkungen. Empfangs- und Lobbybereiche öffentlich zugänglicher Gebäude unterliegen den Vorgaben der Barrierefreiheit gemäß DIN 18040-1 („Öffentlich zugängliche Gebäude“) und entsprechenden Landesbauordnungen. Konkret bedeutet dies u.a.: Stufenlose Zugänge zum Gebäude und zum Empfang (Rampen, Aufzüge oder ebenerdige Eingänge) sind vorzusehen. Eingangstüren sollten ausreichend breit und leicht zu öffnen sein; automatische Türantriebe oder sensorgesteuerte Türen sind ideal, müssen aber gemäß ASR A1.7 sicher gestaltet sein (Schutz vor Quetschen, Notöffnung etc.). Zugangswege im Lobbybereich müssen rutschhemmend, blendfrei beleuchtet und frei von Hindernissen sein. Empfohlen sind Bodenbeläge mit geprüfter Rutschhemmung (mind. R9 nach DIN 51130, in Eingangs-Sauberlaufzonen oft R10), sowie der Einbau von ausreichenden Sauberlaufmatten, um Nässe und Schmutz aufzufangen – min. 1,5 m Lauflänge sind ratsam, damit Schuhe abgetreten werden können. Unterlagen oder Matten dürfen keine Stolperstellen bilden; bereits kleine Höhenunterschiede >4 mm gelten als Stolpergefahr. Besonders wichtig ist die barrierefreie Gestaltung der Empfangstheke selbst. Hier schreibt DIN 18040 sowie die Arbeitsstättenregel ASR V3a.2 (barrierefreie Gestaltung von Arbeitsstätten) vor, dass mindestens ein Teilbereich der Theke für Rollstuhlfahrer unterfahrbar sein muss. Konkret: Auf Besucher- und Mitarbeiterseite ist eine Bein- bzw. Kniefreiheit unter dem Tresen einzuplanen, mindestens 90 cm breit und mit ausreichender Tiefe. Vor und hinter diesem Bereich muss zudem jeweils eine Bewegungsfläche von 150 cm × 150 cm vorhanden sein, damit Rollstühle manövrieren können. Die Höhe der Empfangstheke in diesem unterfahrbaren Abschnitt darf maximal 80 cm betragen, damit ein Rollstuhlnutzer bequem daran sitzen kann. Gleichzeitig wird für stehende Besucher oft ein höherer Tresenbereich gewünscht; hier sind 100–115 cm Tresenhöhe als ergonomisch günstig empfohlen. Eine kluge Lösung ist daher eine zweistufige Theke: Ein abgesenkter Teil (ca. 75–80 cm) für sitzende oder klein gewachsene Personen, direkt neben einem höheren Teil (~110 cm) für stehende Personen. Wichtig ist, dass der unterfahrbare Bereich frei von Einbauten bleibt (kein geschlossener Schrank oder Kabelkanal im Kniebereich). Zusätzlich sollten auf beiden Seiten der Theke genügend Bewegungsflächen frei bleiben, wie oben erwähnt.

• Auch andere Elemente müssen barrierefrei bedienbar sein: Bedienelemente wie Klingeln, Gegensprechanlagen oder Check-in-Terminals sollten zwischen 85 cm und 105 cm Höhe angebracht sein (generelle Greifhöhe nach DIN 18040), und seitlich anfahrbar, d. h. mit mindestens 50 cm freier Fläche daneben. Falls im Empfang Drehkreuze oder Vereinzelungsanlagen eingesetzt werden, ist immer auch eine barrierefreie Alternativ-Zugangsmöglichkeit (z. B. eine breite Tür mit Zugangskontrolle) vorzusehen, da Rollstuhl- oder Rollatornutzer Drehkreuze nicht passieren können. Außerdem sollten visuelle Informationen (etwa auf Bildschirmen oder Türbeschilderungen) und akustische Signale kombiniert werden, um Menschen mit Seh- oder Hörbehinderung gleichermaßen anzusprechen. Dieser Ansatz – Informationen mindestens über zwei unterschiedliche Sinne bereitzustellen – entspricht dem anerkannten Zwei-Sinne-Prinzip im barrierefreien Bauen.

• Besuchermanagement: Neben baulichen Aspekten umfasst die Nutzerführung auch organisatorische Abläufe des Besuchermanagements. Dazu gehört ein Anmelde- und Kontrollprozess, der effizient und sicher gestaltet sein muss. In der Ausführungsplanung sollte eingeplant werden, wo und wie Besucher erfasst werden: digital am Terminal, persönlich durch das Empfangspersonal oder durch Voranmeldung über ein Online-System. Besuchermanagement-Systeme gewinnen an Bedeutung, um Spitzenzeiten besser zu bewältigen. Digitale Check-in-Terminals können in die Empfangszone integriert werden – diese müssen gut sichtbar, intuitiv bedienbar und selbstverständlich barrierefrei gestaltet sein. Die Software solcher Systeme muss den deutschen Datenschutzanforderungen genügen (Stichwort DSGVO): Beispielsweise ist das automatische Anzeigen von Besuchernamen auf öffentlichen Begrüßungsbildschirmen kritisch zu prüfen, da die Nennung von Namen bereits eine personenbezogene Datennutzung darstellt, die einer Rechtsgrundlage bedarf. Viele Unternehmen nutzen Begrüßungsmonitore, um Besucher mit ihrem Namen willkommen zu heißen; aus datenschutzrechtlicher Sicht ist das aber problematisch, sofern keine Einwilligung oder berechtigte Grundlage vorliegt. Hier sollte die Planung vorausschauend sein: Wenn solche Displays vorgesehen sind, sollte zumindest eine Option eingeplant werden, dass anstelle voller Namen z.B. nur Initialen oder Firmen angezeigt werden, um die Privatsphäre zu wahren, oder dass Besucher vorab zustimmen.

• Besucherausweise und Zutrittskontrolle: Ein strukturierter Empfangsprozess beinhaltet oft, dass Besucher einen Besucherausweis erhalten und erst nach Registrierung weiter ins Gebäude gelangen. In der Planung heißt das: Es muss Platz und Ausstattung für das Ausstellen dieser Ausweise geben (z. B. eine Badgedrucker-Station am Empfangsschalter) sowie für die Rückgabe der Ausweise beim Verlassen. Falls elektronische Zutrittskontrollsysteme eingesetzt werden – z. B. RFID-Karten, die nach Anmeldung freigeschaltet werden – müssen die entsprechenden Lesegeräte und Schranken/Türen von Anfang an mitgeplant werden. Eine Drehsperre oder Sicherheitsschleuse in der Lobby kann den Zugang zu den dahinter liegenden Bereichen kontrollieren; hierfür ist die frühzeitige Koordination mit Fachplanern für Sicherheitstechnik erforderlich. Die Technik sollte nach geltenden Normen ausgewählt werden, z. B. DIN EN 60839-11-1, die Anforderungen an elektronische Zutrittskontrollanlagen definiert. Wichtig: Auch diese Kontrollpunkte müssen barrierefrei passierbar sein (z. B. Schleusentüren mit ausreichender Breite und ohne Schwelle).

• Orientierung im Gebäude und Besucherbegleitung: Nach dem Check-in stellt sich die Frage, wie Besucher weiter zu ihrem Ziel finden. Die Planung des Empfangs sollte Schnittstellen zum Wegeleitsystem im Gebäude vorsehen: etwa Übersichtspläne, Infomonitore oder farbcodierte Wegweiser ab der Lobby. In manchen Fällen werden Besucher von Empfangsmitarbeitern begleitet; dann ist sicherzustellen, dass genügend Personal und ggf. ein Sitzplatz für temporäres Warten vorhanden sind, falls der Empfangsdienst parallel einen Besucher führen muss. Zudem sollte der Empfangsbereich so angeordnet sein, dass Besucher nicht unkontrolliert in Sicherheitsbereiche gelangen können – architektonische Barrieren oder Zugangsregelungen müssen gezielt steuern, wo ein Besucher sich frei bewegen darf und wo nicht (z. B. durch abgeschlossene Türen zu Bürotrakten, die nur mit Mitarbeiterausweis zu öffnen sind).

• Zusammenarbeit mit Sicherheitsdienst oder Anmeldung: In größeren Gebäuden arbeiten Empfang und Sicherheitspersonal oft Hand in Hand. Die Ausführungsplanung sollte Räume oder Nischen vorsehen, wo z.B. ein Sicherheitsmitarbeiter diskret im Hintergrund agieren kann, oder wo Ausrüstung wie z. B. ein Röntgenscanner für Taschen (in sicherheitskritischen Einrichtungen) Platz findet. Solche Geräte erfordern Stromanschlüsse und genügend Platz im Eingangsbereich, was baulich berücksichtigt werden muss.

Nutzerführung bedeutet, Besucher von der Tür bis zu ihrem Ziel zu geleiten, ohne Barrieren oder Verwirrung. Zugänglichkeit bedeutet, dass alle Besucher – ob mit Kinderwagen, Rollstuhl, Gehstock oder ohne Einschränkungen – dieselbe positive Erfahrung machen können. Und ein gutes Besuchermanagement sorgt für Sicherheit, Effizienz und einen professionellen Eindruck. Die Ausführungsplanung bildet dafür das Fundament, indem sie Räumlichkeiten, Möblierung und technische Infrastruktur passend gestaltet.

Moderne Empfangsbereiche sind hoch technisierte Knotenpunkte und zugleich Arbeitsplätze für das Empfangspersonal.

• Empfangsarbeitsplatz und Ergonomie: Der Empfang ist ein vollwertiger Arbeitsplatz, der ergonomisch gestaltet sein muss. Oft sitzt das Personal viele Stunden am Stück am Empfang, teils im Schichtbetrieb (z. B. 24/7 in Krankenhäusern oder Hotels). Daher gelten hier die gleichen Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze und Arbeitsumgebung wie im Büro – manchmal sogar verschärft, da die Beanspruchung höher ist. Zunächst sollte ausreichend Bewegungsfläche hinter der Theke zur Verfügung stehen. Laut Arbeitsstättenverordnung und ASR A1.2 „Raumabmessungen“ sind pro Arbeitsplatz mindestens 1,5 m² freie Bewegungsfläche vorgeschrieben, besser mehr. In einer abgeschlossenen Pförtnerloge mit einem Arbeitsplatz sollten mindestens ~8 m² Gesamtfläche eingeplant werden, damit genug Raum für Möbel, Technik und Bewegungsfläche bleibt. In der Realität werden diese Werte zwar meist erreicht, dennoch passiert es häufig, dass Empfangsarbeitsplätze zu eng bemessen sind – vor allem, wenn zu viele Funktionen auf engem Raum untergebracht werden. Typische Folge: das Personal fühlt sich eingeengt, Arbeitsabläufe werden umständlich (man „stößt sich ständig an“) und es entstehen auf Dauer gesundheitliche Belastungen. Um dem vorzubeugen, ist eine vorausschauende Möblierungs- und Ausstattungsplanung nötig: Genügend Stauraum (Schränke, Regale) einplanen, damit Unterlagen nicht auf der Arbeitsfläche liegen bleiben müssen. Häufig braucht der Empfang Platz für Schlüsselkästen, Büromaterial, Infobroschüren, vielleicht einen Tresor für Wertsachen oder einen Schlüsseltresor – all dies sollte in der Planung bedacht und in unmittelbarer Griffweite positioniert werden, ohne die Bewegungsfreiheit einzuschränken. Unterhalb der Theke kann z.B. Stauraum vorgesehen sein, aber Achtung: Keine sperrigen Unterschränke genau dort, wo Mitarbeiter sitzen – sonst geht Beinfreiraum verloren. Gemäß DIN 33402-2 (Arbeitsplatzergonomie, Körpermaße) muss der Beinraum so bemessen sein, dass Mitarbeiter bequem sitzen können, ohne die Knie anzustoßen. Früher waren Empfangstheken teils kastenartig verbaut mit dicken Frontplatten und verbautem Innenraum; das ist heute zu vermeiden. Besser sind schlanke Tresen mit ausreichend Fußraum.

• Arbeitsmöbel: Ein hochwertiger, ergonomischer Arbeitsstuhl ist Pflicht. Da Empfangsmitarbeiter oft erhöht sitzen (wenn die Theke hoch ist), muss der Stuhl ggf. sehr hoch eingestellt werden – hier sind ein Fußring oder eine Fußstütze wichtig, damit die Füße nicht in der Luft baumeln. Besonders bei wechselndem Personal (unterschiedliche Körpergrößen) ist eine flexible Einstellung notwendig. Ideal wäre ein höhenverstellbarer Arbeitstisch bzw. eine höhenverstellbare Thekenauflage, um sowohl Sitz- als auch zeitweiliges Steharbeiten zu ermöglichen. In der Praxis ist dies selten realisiert, oft weil in der Theke viel Technik verbaut ist (Kabel, Geräte). Wo keine Höhenverstellung möglich ist, sollte zumindest ein Stehpult in Nähe vorgesehen werden, sodass Mitarbeiter sich zwischendurch aufrichten können – oder alternativ ein zweiter Steharbeitsplatz im Empfang, falls der Raumbedarf und das Personal das zulassen. Keinesfalls sollten Mitarbeiter jedoch gezwungen sein, die gesamte Schicht zu stehen; die Möglichkeit zum Sitzen muss immer gegeben sein. Da Empfangsbereiche häufig 24 Stunden an 7 Tagen besetzt sind (z. B. in sicherheitsrelevanten Einrichtungen, Krankenhäusern, Hotels), müssen Stühle und Möbel auf Dauerbelastung ausgelegt sein. Ein Bürostuhl, der rund um die Uhr genutzt wird, hat nur ca. ein Drittel der üblichen Lebensdauer – entsprechend sollte auf robuste 24h-Stühle (ggf. mit Zertifizierung) geachtet und diese regelmäßig ausgetauscht werden. Auch Oberflächen von Tresen und Böden sollten kratzfest, schmutzunempfindlich und leicht zu reinigen sein, um der hohen Nutzung standzuhalten.

• Technische Ausstattung am Empfangsplatz: Die Ausführungsplanung muss sicherstellen, dass alle benötigten technischen Anschlüsse vorhanden sind. Typischerweise sind am Empfang notwendig: Ausreichende Stromanschlüsse (für Computer, Monitore, Drucker, Telefone, ggf. Ausweisdrucker, Scanner, Zutrittsleser, Videoanlagen etc.), Datenanschlüsse (Netzwerk/Internet), Telefonleitungen (oft mehrere Apparate), ggf. Anschlüsse für Alarmanlagen oder Gebäudeleittechnik. Es empfiehlt sich, an der Empfangstheke einen kleinen Technikschacht/Kabelkanal einzuplanen, um Kabel sauber zu führen. Bei der Platzierung der Monitore und Bedienpulte sollte darauf geachtet werden, dass der Empfangsmitarbeiter sowohl die Besucher im Blick behalten kann als auch die Bildschirme gut einsehen kann, ohne unnatürliche Körperhaltungen. Flache Bildschirme (Flatscreens) sind heutzutage Standard und ermöglichen eine platzsparende Aufstellung. Gegebenenfalls sollten spezielle Monitorhalterungen (schwenk- und neigbar) integriert werden, damit der Bildschirm je nach Sonnenlicht oder Nutzer individuell positioniert werden kann.

• Technische Ausstattung am Empfangsplatz: Die Ausführungsplanung muss sicherstellen, dass alle benötigten technischen Anschlüsse vorhanden sind. Typischerweise sind am Empfang notwendig: Ausreichende Stromanschlüsse (für Computer, Monitore, Drucker, Telefone, ggf. Ausweisdrucker, Scanner, Zutrittsleser, Videoanlagen etc.), Datenanschlüsse (Netzwerk/Internet), Telefonleitungen (oft mehrere Apparate), ggf. Anschlüsse für Alarmanlagen oder Gebäudeleittechnik. Es empfiehlt sich, an der Empfangstheke einen kleinen Technikschacht/Kabelkanal einzuplanen, um Kabel sauber zu führen. Bei der Platzierung der Monitore und Bedienpulte sollte darauf geachtet werden, dass der Empfangsmitarbeiter sowohl die Besucher im Blick behalten kann als auch die Bildschirme gut einsehen kann, ohne unnatürliche Körperhaltungen. Flache Bildschirme (Flatscreens) sind heutzutage Standard und ermöglichen eine platzsparende Aufstellung. Gegebenenfalls sollten spezielle Monitorhalterungen (schwenk- und neigbar) integriert werden, damit der Bildschirm je nach Sonnenlicht oder Nutzer individuell positioniert werden kann.
  Weiterhin gehören oft Gegensprechanlagen zum Empfang (z. B. Verbindung zu Türsprechstellen an Nebeneingängen oder Schranken); deren Bedienmodule müssen in die Theke eingeplant werden. Überwachungsmonitore für Kameraanlagen (CCTV) könnten ebenfalls am Empfang installiert sein, falls der Empfangsdienst zugleich die Videoüberwachung ausführt – in solchen Fällen muss ausreichend Platz und eine ergonomische Anordnung für mehrere Monitore vorgesehen werden. DIN EN 527 (Büromöbel – Büroarbeitstische und -sitze) sowie verwandte Normen geben Anhaltspunkte zur ergonomischen Gestaltung solcher Multimonitor-Arbeitsplätze.

• Klima und Lüftung: Da der Empfang oft im Eingangsbereich liegt, ist er klimatisch besonderen Herausforderungen ausgesetzt. Durch häufiges Öffnen der Eingangstüren kommt es zu Zugluft und Temperaturschwankungen. Die Ausführungsplanung sollte daher nach Möglichkeit einen Windfang (Zwischenschleuse mit zwei versetzten Türen) vorsehen, um direkte Zugluft zu vermeiden. Ist dies nicht machbar, können Luftschleieranlagen oder heizbare Eingangsböden Abhilfe schaffen. In jedem Fall muss die Heizungs- und Lüftungsplanung den Empfang besonders berücksichtigen – oft sind hier zusätzliche Heizquellen (z. B. Untertisch-Heizgebläse für das Personal oder Fußbodenheizung im Empfangsbereich) sinnvoll, damit ein angenehmes Raumklima herrscht. Gemäß Arbeitsstättenregel ASR A3.5 sollte die Raumtemperatur an Büroarbeitsplätzen nicht unter 19 °C fallen – was am windigen Eingang sonst schnell unterschritten würde. Auch Klimatisierung im Sommer ist relevant, da offene Lobbybereiche sich durch Sonneneinstrahlung stark aufheizen können. Moderne Lüftungs- und Klimaanlagen nach DIN 1946-2 (Raumlufttechnik für Aufenthaltsräume) sorgen für ausreichend Frischluft und halten die Temperatur im behaglichen Bereich. Die Lüftungsaustritte sollten so platziert werden, dass keine unangenehmen Luftströme direkt auf das Personal gerichtet sind.

• Organisationsaspekte: Ein gut geplanter Empfang erleichtert die Organisation. Beispielsweise kann eine mehrsprachige Beschilderung (Deutsch/Englisch, ggf. Piktogramme) von vornherein vorgesehen werden, um internationalen Gästen die Orientierung zu erleichtern. Digital Signage-Lösungen wie Bildschirme für Besucherinformationen (Raumbelegungspläne, Veranstaltungsankündigungen) sind ebenfalls Teil der technischen Ausstattung und sollten in die Planung integriert werden. Dabei ist auf gute Sichtbarkeit (richtige Höhe, kein Blendlicht auf dem Display) und Barrierefreiheit der angezeigten Inhalte zu achten – etwa große Schrift, kontrastreiche Darstellung und ggf. Touchscreens in erreichbarer Höhe, konform mit BITV bzw. DIN EN 301549 (Barrierefreiheit von ICT).

• Diskretion: Empfangsmitarbeiter arbeiten mit personenbezogenen Daten (Gästelisten, Ausweisdokumente) und mit vertraulichen Vorgängen. Die räumliche Anordnung sollte Vertraulichkeit unterstützen. Zum einen kann eine Diskretionszone vor dem Tresen vorgesehen werden – z. B. ein Abstand von 1–2 m, der markiert oder durch Aufsteller kenntlich gemacht ist, damit nachfolgende Besucher Abstand halten, während jemand bedient wird. Zum anderen sollten empfindliche Daten am Empfang nicht frei einsehbar sein: Monitore mit sensiblen Informationen müssen entweder mit Blickschutzfilter ausgestattet sein oder so stehen, dass Besucher sie nicht einsehen können. Ablagefächer für Dokumente sollten verschließbar sein oder hinter die Theke orientiert, sodass Besucher keine vertraulichen Unterlagen überblicken. Auch Telefonate, insbesondere wenn es um vertrauliche Themen geht, sollten möglichst außer Hörweite Dritter geführt werden können – vielleicht durch ein kleines Backoffice oder zumindest ein seitlich versetztes Telefon, an dem der Mitarbeiter leiser sprechen kann. Planungstechnisch kann hier durch die Akustik (Schallabsorption) und Aufteilung (z. B. Thekenform in Nischen) einiges erreicht werden, um Diskretion zu erhöhen.

Es müssen Technik und Organisation am Empfang Hand in Hand gehen: Arbeitsplatzergonomie, IT- und Sicherheitsinfrastruktur sowie Betriebsprozesse (wie Besucherregistrierung) sind als Einheit zu planen. Nur wenn die bauliche Ausführung all diese Anforderungen unterstützt, kann der Empfang effizient und sicher betrieben werden.

Bei der Planung von Empfangs- und Lobbybereichen in Deutschland sind zahlreiche gesetzliche Vorgaben, Normen und Richtlinien zu berücksichtigen. Diese gewährleisten Sicherheit, Gesundheitsschutz, Barrierefreiheit und allgemeine Qualität. In Leistungsphase 5 müssen Architekten und Planer sicherstellen, dass alle relevanten Bestimmungen eingehalten werden, da Planungsfehler hier später zu teuren Umplanungen oder sogar Nutzungsuntersagungen führen könnten.

Da ein Empfangsbereich auch ein Arbeitsplatz ist, fällt er unter die ArbStättV. Diese Verordnung enthält grundlegende Anforderungen an das Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten. Relevante Paragraphen sind z. B. §3a (Einrichtung der Arbeitsstätte) und der zugehörige Anhang, wo Details zu Raumklima, Beleuchtung, Fluchtwegen etc. geregelt sind. Konkret fordert die ArbStättV z.B., dass ausreichende Flächen für Mitarbeiter vorhanden sein müssen, ein gesundheitlich zuträgliches Raumklima, ausreichende Beleuchtung (Tageslicht und künstliches Licht) und Sicherheitseinrichtungen. Die genauen technischen Umsetzungen dieser Vorgaben werden in den Arbeitsstättenregeln (ASR) beschrieben – diese konkretisieren die Verordnung und gelten als anerkannte Regeln der Technik.

• ASR A1.2 „Raumabmessungen“: legt Mindestfläche und Bewegungsraum an Arbeitsplätzen fest (siehe oben, min. 1,5 m² Bewegungsfläche pro Arbeitsplatz) und gibt Empfehlungen zur Raumhöhe etc., die in Büros i.d.R. > 2,50 m sein sollte.

• ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“: relevant für die Beschilderung von Fluchtwegen, Erste-Hilfe-Einrichtungen etc. – im Empfang sollte z.B. ein gut sichtbares Schild zum nächstgelegenen Erste-Hilfe-Kasten oder Defibrillator vorhanden sein, falls dieser dort platziert ist.

• ASR A1.7 „Türen und Tore“: gilt für automatische Türen, Karusselltüren im Eingangsbereich. Sie schreibt z.B. Sicherheitsmechanismen vor (Sensoren, Not-Stopp, keine Quetschgefahr). Für die Lobby bedeutet das: automatische Eingangstüren müssen ASR A1.7 entsprechen, Karusselltüren benötigen ggf. zusätzliche Sensorik und immer eine alternative Fluchttür daneben (die ASR liefert hier Hinweise, ebenso DGUV-Information 208-026).

• ASR A1.8 „Verkehrswege“: stellt Anforderungen an Gänge und Bewegungsflächen, z.B. Mindestbreiten. In Eingangsbereichen, wo Besucherströme und Mitarbeiterwege zusammentreffen, müssen ausreichende Verkehrswegebreiten (typischerweise 1,20 m oder mehr, je nach Personenverkehr) eingehalten werden.

• ASR A3.4 „Beleuchtung“: fordert eine angemessene Beleuchtungsstärke. Für Büro- und Empfangsarbeitsplätze sind etwa 500 Lux empfohlene Beleuchtungsstärke auf der Arbeitsfläche (DIN EN 12464-1 bietet dazu konkrete Werte). Außerdem: Beleuchtung soll blendfrei sein und möglichst tageslichtabhängig gesteuert. Notbeleuchtung (Sicherheitsbeleuchtung) ist ebenfalls im Eingangsbereich vorzusehen, damit im Notfall eine Orientierung möglich ist.

• ASR A3.5 „Raumtemperatur“ und ASR A3.6 „Lüftung“: definieren, welche Temperaturen mindestens/höchstens herrschen sollen (mind. 19 °C bei sitzender Tätigkeit, max. 26 °C im Sommer als Anhaltswert) und fordern ausreichend Frischluft. Für den Empfang bedeutet das: Heiz-/Kühlkonzept so auslegen, dass trotz Türöffnen die Temperaturen gehalten werden können (siehe Windfang).

• ASR A3.7 „Lärm“: fordert, Lärmbelastung am Arbeitsplatz möglichst gering zu halten. In offenen Empfangshallen kann der Geräuschpegel (Telefonklingeln, Gespräche, Besucher) hoch sein. Akustische Maßnahmen sind daher auch aus Arbeitsschutzsicht nötig, um die Tages-Lärmexposition des Personals zu begrenzen (Richtwert: unter 55 dB(A) in Büroräumen).

Neben der ArbStättV, die primär dem Arbeitsschutz dient, gibt es Gesetze für Barrierefreiheit. Auf Bundesebene das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und vor allem in den Landesbauordnungen und entsprechenden Verordnungen (wie der Musterbauordnung, den technischen Baubestimmungen) wird Barrierefreiheit für öffentliche Gebäude gefordert. DIN 18040-1 ist als technische Regel hierfür maßgeblich. Viele ihrer Inhalte haben wir bereits behandelt: stufenlose Erreichbarkeit, Bewegungsflächen 150×150 cm für Rollstühle, unterfahrbare Theken, taktile Leitsysteme, visuell-akustische Informationsvermittlung. In öffentlichen Empfangsbereichen (z.B. Behörden, Krankenhäuser) muss Barrierefreiheit gewährleistet sein; in rein privatwirtschaftlichen Gebäuden (Firmen ohne Kundenverkehr) ist es zwar nicht immer zwingend gefordert, aber aus Inklusions- und Gleichstellungsgründen dringend zu empfehlen, auch dort barrierefrei zu planen. Zudem kann es sein, dass ein Besucher mit Behinderung das Gebäude betritt – dafür muss man vorbereitet sein. Entsprechende Normen neben DIN 18040 sind z.B. DIN 32975 (Gestaltung visueller Informationen für barrierefreie Nutzung) und DIN 32984 (Bodenindikatoren im öffentlichen Raum), die Hinweise für Leitsysteme geben.

Gesetzlich relevant sind hier die Landesbauordnungen und ggf. Sonderbauverordnungen. Empfangshallen unterliegen dem Brandschutzkonzept des Gebäudes: z.B. müssen notwendige Flucht- und Rettungswege durch die Lobby hindurch ausreichend bemessen und gekennzeichnet sein. Es darf durch die Empfangseinrichtung keine Behinderung der Flucht entstehen (kein Möbel in der Fluchtwegschneise). Häufig fungiert die Eingangshalle selbst als Rauchschürze oder Rauchabschnitt; ggf. sind Rauchableitungen (RWA) einzuplanen. Im Empfangsbereich dürfen keine leicht brennbaren Dekorationen unbeaufsichtigt sein (hier greifen die Versammlungsstättenverordnungen, falls es eine solche Nutzung wäre). Sicherheitsanforderungen können auch bedeuten: in Hochsicherheitsbereichen müssen Empfangstheken z.B. beschusshemmend ausgeführt sein oder mit Panzerglas, aber das sind Spezialfälle (etwa Botschaften, Banken). Für die meisten Bürogebäude reicht es, dass der Empfang durch seine Übersichtlichkeit zur Sicherheit beiträgt und technische Alarme berücksichtigt sind.

• DIN EN 12464-1 (Beleuchtung von Arbeitsstätten in Innenräumen) – enthält Empfehlungen für Beleuchtungsstärken und Gütemerkmale des Lichts im Empfang.

• DIN EN 527 (Möbelnorm für Büro-Arbeitstische und -Sitzmöbel) – stellt sicher, dass z.B. Höhenverstellbereiche, Stabilität und Maße von Tischen/Schreibtischen ergonomisch sind.

• DIN 33402-2 (Ergonomie – Körpermaße des Menschen) – liefert die anthropometrischen Daten, um z.B. Tischhöhen, Beinraum etc. richtig zu bemessen.

• DIN 51130 (Prüfung von Bodenbelägen – Rutschhemmung, Bewertungsgruppen R9–R13) – für die Auswahl des Bodenbelags (insbesondere im Eingang) relevant.

• DIN 18041 (Akustik „Hörsamkeit in Räumen“) – gibt Kriterien, wie Nachhallzeiten in unterschiedlich großen Räumen sein sollen, um gute Sprachverständlichkeit zu gewährleisten. In einer Lobby sollte die Nachhallzeit mäßig kurz sein, damit Verständigung am Empfang problemlos möglich ist. Schallharte Materialien sind zu vermeiden oder mit Absorbern zu kombinieren.

• DIN EN 60839-11-1 (Elektroakustische Notfallwarnsysteme bzw. hier speziell elektronische Zutrittskontrollsysteme) – legt technische Anforderungen an Zutrittskontrollanlagen fest (Zuverlässigkeit, Schnittstellen etc.).

• DIN EN 301549 (Barrierefreiheitsanforderungen für ICT-Produkte und -Dienste) – wird erwähnt im Zusammenhang mit digitalen Informationsanzeigen. Sie stellt sicher, dass z.B. Touchscreens auch für Behinderte nutzbar sind (Kontrast, Screenreader-Kompabilität etc.).

Darüber hinaus gibt es branchenspezifische Regeln, etwa DGUV-Regeln oder Informationen der Berufsgenossenschaften. Beispiel: DGUV Information 215-112 enthält umfangreiche Hinweise zur barrierefreien Arbeitsgestaltung, mit einem Kapitel speziell für Empfang und Foyer, wie wir zitiert haben (z.B. Abmessungen der Theken). Auch die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) stellt Gestaltungshinweise bereit (siehe VBG-Seite „Empfang/Foyer“) – etwa zur Länge der Sauberlaufzone, Vermeidung von Zugluft und allgemeinen Sicherheitsaspekten im Eingangsbereich.

Für Planer bedeutet die Einhaltung dieser Normen und Vorschriften einerseits Qualitätssicherung, andererseits aber auch rechtliche Absicherung: Verstöße gegen öffentlich-rechtliche Vorschriften (z.B. Barrierefreiheit nicht erfüllt trotz Forderung) können dazu führen, dass eine Abnahme verweigert wird oder im schlimmsten Fall Nutzungsverbote ausgesprochen werden. Ebenso können Nichteinhaltungen im Schadensfall Haftungsfragen aufwerfen. Daher sollte in Leistungsphase 5 unbedingt eine Normen- und Vorschriftenprüfung erfolgen – z.B. mittels Checklisten (wie unten beigefügt) – damit der Empfangsbereich konform zu allen relevanten Anforderungen ausgeführt wird.

Empfangsbereiche stehen selten für sich allein; sie sind in ein Gefüge von angrenzenden Räumen und Funktionen eingebettet.

• Eingangszone und Außenbereich: Die erste Schnittstelle ist die Schwelle zwischen Außenraum und Innenraum. Hier sollte die Ausführungsplanung einen geschützten Eingangsbereich vorsehen – sei es durch ein Vordach (Überdachung) oder einen Windfang im Inneren. Ein überdachter Eingangsbereich schützt Besucher bei schlechtem Wetter und signalisiert Gastfreundschaft. Außerdem ermöglicht er, Schmutz und Nässe schon vor der Tür abzufangen (etwa durch Gitterroste). Im Windfang selbst können Schmutzschleusen (z.B. Fußmatten) eingeplant werden, wie bereits erwähnt, um Nässe nicht in die Lobby zu tragen. Die Türen sollten großzügig dimensioniert sein, ggf. doppelflügelig, damit auch ein hohes Besucheraufkommen nicht staut. Hier ist auch an Lieferungen zu denken: Wenn z.B. Kuriere oder Postboten Pakete abgeben, brauchen sie ggf. eine Ablagefläche in Eingangs- oder Empfangsnähe, ohne den Besucherfluss zu behindern.

• Verkehrsflächen und Erschließung: Angrenzend an die Lobby liegen oft Hauptverkehrswege des Gebäudes: Flure, Aufzugsvorräume, Treppenhäuser. Bei der Planung muss gewährleistet sein, dass Besucher vom Empfang aus zügig zu den Erschließungskernen finden. Das kann bedeuten, dass z.B. Aufzüge in Sichtweite oder mit klarer Beschilderung vom Empfang aus erreichbar sind. In großen Eingangshallen kann eine Wegeleitung zu den Aufzügen oder Konferenzbereichen helfen (z.B. Bodenmarkierungen oder beleuchtete Stelen). Wichtig ist, dass Wartebereiche oder Besucheransammlungen Verkehrswege nicht blockieren. Daher sollte der Wartebereich etwas abseits der direkten Laufwege liegen – z.B. eine Sitzgruppe in einer Nische oder Ecke der Lobby, nicht mitten im Durchgang.

• Wartebereiche und Meetingzonen: Manchmal sind nahe dem Empfang Wartezonen oder kleine Besprechungsbereiche angesiedelt, wo Besucher sich aufhalten oder kurze Meetings stattfinden können. Die Schnittstelle hier ist akustisch und optisch: Einerseits soll der Empfangsmitarbeiter den Wartebereich im Blick haben (um z.B. den nächsten Besucher aufzurufen oder unbefugtes Herumirren zu bemerken), andererseits möchte man in einem Warte- oder Meetingbereich etwas Privatsphäre und Ruhe. Das lässt sich durch Trennelemente lösen: z.B. Glaswände, die transparent sind, aber Schall etwas dämpfen; oder eine geschickte Möblierung mit hohen Rückenlehnen und Pflanzenelementen, die den Bereich strukturieren. Wichtig: Trotz aller Abtrennung sollte die Orientierung nicht leiden – Besucher müssen von der Wartezone aus sehen oder klar signalisiert bekommen, wann sie an der Reihe sind oder wohin es weitergeht.

• Sanitäranlagen und Garderoben: Ebenfalls oft angrenzend an Lobbys sind Besucher-WCs oder Garderoben. Diese sollten vom Empfang aus leicht erklärbar oder ausgeschildert sein. Der Planerisch ist zu beachten, dass für Garderoben genug Platz eingeplant wird, idealerweise mit Sitzbank zum Schuhwechseln etc., und dass WCs barrierefrei zugänglich sind (nach DIN 18040). Wenn der Empfang Personen mit Behinderung empfängt, muss natürlich ein barrierefreies WC in der Nähe erreichbar sein – diese Wege sollte das Empfangspersonal kennen und darauf verweisen können. Aus architektonischer Sicht will man WCs nicht direkt im repräsentativen Sichtfeld der Lobby haben (ästhetische Gründe), aber sie sollten auch nicht zu versteckt liegen. Eine diskrete Beschilderung hilft hier.

• Weiterleitung in interne Bereiche: Die Zonierung zwischen öffentlich zugänglichem Eingangsbereich und nicht-öffentlichen Bereichen des Gebäudes (Büros, Labore, etc.) ist eine entscheidende Schnittstelle. Oft markiert der Empfang genau diese Grenze: Bis hierhin darf jeder ohne Ausweis, ab hier nur mit Berechtigung. In der Ausführungsplanung muss diese Grenze physisch und technisch umgesetzt sein – z.B. durch Zutrittsschranken direkt hinter dem Empfang. Das Personal am Empfang fungiert dann als „Gatekeeper“ und öffnet Besuchern den Weg. Die räumliche Anordnung sollte so sein, dass keine Person unbemerkt in den Sicherheitsbereich gelangt. Beispielsweise können seitliche Barrieren oder architektonische Engstellen dafür sorgen, dass man praktisch am Empfang vorbei muss, um weiter ins Gebäude zu kommen.

• Sicherheitsfoyer: In sicherheitskritischen Gebäuden wird der Empfangsbereich manchmal als Schleuse ausgeführt – Besucher kommen in die Lobby, müssen sich ausweisen, werden ggf. durch Detektoren geprüft, bevor sie ins Gebäudeinnere vorgelassen werden. Die Planung solcher Foyers erfordert enge Abstimmung mit Fachplanern für Sicherheit. Es müssen Bereiche für Geräte (Metalldetektor, Röntgengerät) eingeplant werden, und Rückzugsräume für Security-Personal. Dies ist zwar nicht Standard in jedem Bürogebäude, aber ein mögliches Szenario, das die Schnittstelle zwischen Empfang und restlichem Gebäude betrifft.

• Facility Management und Gebäudetechnik: Der Empfang ist auch Schnittstelle zu diversen technischen Anlagen – von Brandmeldeanlagen (wie erwähnt) über Hausleittechnik bis eventuell zu Dingen wie Musikanlagen oder Duftanlagen (manche repräsentative Lobbys haben Hintergrundmusik oder Raumbeduftung). Die Ausführungsplanung sollte sicherstellen, dass entsprechende Technik (Lautsprecher, Beduftungsgeräte) unsichtbar integriert sind, aber zugänglich für Wartung. Oft verbirgt sich ein Teil der Gebäudetechnik in der Deckenkonstruktion der Lobby (Lüftungsauslässe, Sprinkler, Beleuchtung). Die Koordination der Gewerke an dieser prominenten Stelle ist wesentlich, damit z.B. Brandschutzsprinkler nicht unschön aus einer designpreiswürdigen Decke ragen, oder damit die Beleuchtung sowohl gestalterisch passt als auch normgerecht ist. Hier zahlt sich die gründliche Ausführungsplanung aus: Jedes Detail (Deckenaussparungen, Einbauleuchten, Lautsprecher, Melder) muss im Plan verortet und abgestimmt werden.

• Zusammenarbeit mit angrenzenden Funktionen: In vielen Gebäuden ist der Empfang verknüpft mit weiteren Servicefunktionen – etwa Poststellen, Besucherbetreuung, Kantinen, etc. Wenn zum Beispiel häufig Gäste auch an Bewirtungszonen (Kaffee-Ecke) geführt werden, kann man überlegen, ob ein kleiner Bewirtungsbereich in der Nähe des Empfangs Sinn ergibt (sofern es der Charakter des Hauses zulässt). Oder wenn der Empfang eng mit einem Security-Desk zusammenarbeitet, könnte dieser in einem Nebenraum mit Fenster zur Lobby untergebracht sein, sodass Security-Mitarbeiter im Hintergrund mit Blick auf die Lobby arbeiten können. Solche räumlichen Verknüpfungen hängen stark vom Nutzungskonzept ab, sollten aber in der Planung erkannt und realisiert werden.

Es müssen die Übergänge und Nachbarbereiche sorgfältig geplant sein, damit der Empfang weder isoliert wirkt noch im falschen Moment die falsche Durchlässigkeit hat. Durch kluge Platzierung, optische Abtrennungen und die richtige technische Ausstattung an den Schnittstellen (z.B. Zutrittskontrollpunkte, Beschilderungen) wird der Empfangsbereich zum integralen, gut funktionierenden Bestandteil des Gebäudes.

Die beste Planung nützt wenig, wenn in der Ausführung Mängel entstehen oder wichtige Aspekte übersehen wurden. Daher ist die Qualitätssicherung in Leistungsphase 5 von entscheidender Bedeutung. Hier geht es darum, die erarbeiteten Pläne kritisch zu prüfen und sicherzustellen, dass sie vollständig, normgerecht und frei von Widersprüchen sind.

• Prüfprozesse und Plan-Review: In der Ausführungsplanung empfiehlt sich der Einsatz von Checklisten (wie der unten stehenden) und ein Vier-Augen-Prinzip. Häufig wird die Planung von Kollegen oder externen Fachplanern gegengelesen. Bei komplexen Empfangsanlagen kann es sinnvoll sein, einen Fachplaner für Barrierefreiheit oder einen Ergonomie-Experten einzubeziehen, um bestimmte Spezialaspekte zu prüfen – z.B. ob wirklich alle Vorgaben der DIN 18040 erfüllt sind oder ob die Arbeitsplatzgestaltung optimal ist. Auch die Gebäudebetreiber bzw. das Facility Management sollten in die Prüfung eingebunden werden (Stichwort planungsbegleitendes FM): Sie bringen oft praktische Erfahrung ein und können auf Wartungszugänglichkeiten, Reinigungsfragen oder betriebliche Abläufe hinweisen, die ein Planer evtl. übersieht. Zum Beispiel mag ein Architekt eine nahtlos eingebaute Theke planen, während der FM-Verantwortliche fragt: „Wie kommen wir da ran, wenn wir die Kabel austauschen müssen?“ Solche Rückmeldungen erhöhen die Planungsqualität deutlich.

• Koordination der Gewerke: Eine häufige Fehlerquelle sind Koordinationsmängel – z.B. passt die Möbelplanung nicht zur Elektroplanung (Steckdosen an falscher Stelle für die Empfangstheke), oder die Lüftungsauslässe kollidieren mit der abgehängten Designdecke. In LPh 5 sollten daher Kollisionen zwischen den Fachplanungen konsequent aufgedeckt und gelöst werden. Ideal ist heute der Einsatz von BIM-Modellen, in denen alle Gewerke dreidimensional koordiniert werden können, um Überschneidungen frühzeitig zu sehen. Andernfalls leisten auch manuelle Abgleiche und gemeinsame Plan-Durchsprachen (Architekt, Elektroplaner, HLS-Planer, Möbelbauer) gute Dienste.

• Überprüfung der Normkonformität: Es ist ratsam, eine Normen- und Vorschriftenliste durchzugehen: Sind alle erforderlichen Maße (z.B. Breite der Fluchtwege, Höhe der Treppenstufen falls im Empfang eine Treppe ist, Türbreiten, Bewegungsflächen) eingehalten? Entspricht die Beleuchtung den Vorgaben (Berechnung oder Erfahrungwerte)? Wurden erforderliche Einrichtungen wie Feuerlöscher, Notbeleuchtung, Beschilderungen im Plan berücksichtigt? Oft sind es Kleinigkeiten, die vergessen gehen, wie z.B. taktile Elemente für Blinde (Bodenindikatoren), welche aber vorgeschrieben sein können. Auch die Barrierefrei-Check ist wichtig: Wurde wirklich an alles gedacht – z.B. an einen abgesenkten Teil des Empfangstresens? Fehlt vielleicht eine induktive Höranlage für Hörgeräteträger am Empfangsschalter (diese wird häufig bei öffentlichen Einrichtungen gefordert, um Gespräche für Hörgeschädigte zu erleichtern)? Solche Anlagen (Induktionsschleifen) sind einfach einzubauen, aber nur wenn man daran denkt.

• Überprüfung der Normkonformität: Es ist ratsam, eine Normen- und Vorschriftenliste durchzugehen: Sind alle erforderlichen Maße (z.B. Breite der Fluchtwege, Höhe der Treppenstufen falls im Empfang eine Treppe ist, Türbreiten, Bewegungsflächen) eingehalten? Entspricht die Beleuchtung den Vorgaben (Berechnung oder Erfahrungwerte)? Wurden erforderliche Einrichtungen wie Feuerlöscher, Notbeleuchtung, Beschilderungen im Plan berücksichtigt? Oft sind es Kleinigkeiten, die vergessen gehen, wie z.B. taktile Elemente für Blinde (Bodenindikatoren), welche aber vorgeschrieben sein können. Auch die Barrierefrei-Check ist wichtig: Wurde wirklich an alles gedacht – z.B. an einen abgesenkten Teil des Empfangstresens? Fehlt vielleicht eine induktive Höranlage für Hörgeräteträger am Empfangsschalter (diese wird häufig bei öffentlichen Einrichtungen gefordert, um Gespräche für Hörgeschädigte zu erleichtern)? Solche Anlagen (Induktionsschleifen) sind einfach einzubauen, aber nur wenn man daran denkt.

• Platzmangel: Wie schon erwähnt, einer der Klassiker ist ein zu kleiner oder überfrachteter Empfangsarbeitsplatz. Wenn z.B. zu viele technische Geräte auf zu wenig Raum untergebracht werden, leidet die Ergonomie und Übersichtlichkeit. Abhilfe: lieber eine etwas größere Empfangstheke vorsehen und nicht an jedem Quadratzentimeter sparen – der Platz zahlt sich im Betrieb aus.

• Fehlende Barrierefreiheit: Überraschend oft wird in der Entwurfs- oder Ausführungsplanung versäumt, einen abgesenkten Thekenbereich einzuplanen oder ausreichend Bewegungsflächen vorzusehen. Das führt später zu teuren Umbauten oder provisorischen Lösungen (z.B. mobile Rampen, Klingeln für Rollstuhlfahrer). Lösung: frühzeitig die Anforderungen der DIN 18040 in die Planung integrieren und im Plan explizit darstellen.

• Akustik vernachlässigt: Ein harter Steinboden, Glaswände und hohe Decken – architektonisch oft gewollt – können in Summe zu einem starken Schallproblem führen. Wenn die Planung keine akustisch wirksamen Maßnahmen vorsieht (Teppiche, Akustikdecken, Absorber) kann das Ergebnis eine unverständliche und unbehagliche Geräuschkulisse sein. Lösung: Raumakustiker konsultieren oder bewährte Lösungen (Akustiksegel, schallabsorbierende Möblierung) vorsehen.

• Blendung und ungünstiges Licht: Fehler ist z.B., den Empfangstresen direkt vor eine Südglasfassade zu setzen – das Personal wird dann vom Sonnenlicht geblendet oder sitzt im Sommer in großer Hitze. Oder die künstliche Beleuchtung spiegelt in den Monitoren, weil die Downlights falsch positioniert sind. Abhilfe: Simulation der Lichtsituation, ggf. Sonnenschutz einplanen (Jalousien) und Leuchten so anordnen, dass Arbeitsflächen gleichmäßig, aber ohne Blendung ausgeleuchtet werden.

• Diskretion und Sicherheit übersehen: Ein häufiger Planungsfehler ist, nicht an Diskretionsabstände oder Sichtschutz zu denken. Wenn Besucher z.B. direkt Einblick auf vertrauliche Dokumente am Empfang haben, ist das ungünstig. Ebenso, wenn sensible Bereiche (z.B. Tür ins Backoffice oder zu Technikräumen) von der Lobby aus ungesichert zugänglich sind. Lösung: in der Planung Sichtschutzblenden oder die Ausrichtung von Arbeitsplätzen so gestalten, dass solche Einblicke vermieden werden; zudem alle Türen, die nicht öffentlich sind, mit Zutrittskontrolle versehen.

• Unklare Verantwortlichkeiten bei Schnittstellen: Manchmal werden Dinge „vergessen“, weil unklar war, wer sie plant – z.B. ob die Empfangstheke als Möbelstück vom Architekten geplant wird oder vom Inneneinrichter des Bauherrn (Stichwort Abgrenzung GU- zu Nutzerausstattung). Wenn das nicht geklärt ist, kann es passieren, dass in der Ausführungsplanung zwar alle Anschlüsse da sind, aber niemand den Tresen selbst detailliert geplant hat. Ergebnis: Improvisation während des Baus. Lösung: Klare Abstimmung, welche Leistungen in LPh 5 vom Architekten zu erbringen sind und was ggf. vom Nutzer selbst kommt. Im Zweifel sollte der Architekt zumindest Schnittstellenmaße vorgeben, damit später Einbaumöbel passgenau eingefügt werden können.

Qualitätssicherungsschritte: Um solche Fehler zu vermeiden, hat es sich bewährt, zum Abschluss der Ausführungsplanung eine Prüfliste durchzugehen. Außerdem sollten Planer ihre Entwürfe mit der realen Nutzung gegenprüfen: Ein gedanklicher „Tag im Leben“ eines Empfangsmitarbeiters oder Besuchers kann helfen, Schwachstellen aufzudecken. Beispielsweise: Ein Besucher kommt mit Regenmantel – wo hängt er den auf? (Garderobe vorhanden?). Der Empfangsmitarbeiter muss ein schweres Paket annehmen – ist die Theke dafür geeignet oder braucht es einen separaten Pakettisch? Solche Szenarien durchzugehen, am besten im Team, steigert die Planungsqualität.

Schließlich ist nach Fertigstellung der Planung eine Freigabe durch den Bauherrn/Betreiber ratsam. Dieser sollte bestätigen, dass alle gewünschten Funktionen eingeplant sind. Änderungswünsche sind in dieser Phase noch vergleichsweise einfach einzubauen; während der Bauausführung werden Änderungen deutlich teurer. Die Qualitätssicherung mündet dann in den nächsten Schritt, die Ausschreibung (Leistungsphase 6). Doch je besser die Ausführungspläne, desto geringer die Gefahr von teuren Nachträgen und Ausführungsproblemen. Ein sorgfältig geplanter Empfangsbereich nach Stand der Technik und Norm wird letztlich betriebsbereit, sicher und nutzerfreundlich sein – was genau das Ziel der Planungsarbeit ist.