3F4 Objektspezifischer Notfallplan

Der Empfangsbereich eines Industriegebäudes bildet den zentralen Treffpunkt für Besucher, Kunden und externe Dienstleister. Hier befindet sich die Anmeldung, von der aus Gäste empfangen und registriert werden. Der Service- oder Warenannahmebereich liegt üblicherweise in unmittelbarer Nähe und dient der Entgegennahme von Lieferungen und Paketen. Durch eine klare bauliche Trennung zwischen Besucher- und Betriebszonen sowie gegebenenfalls installierte Zutrittskontrollen (z. B. Drehkreuze, Schranken oder Kartenleser) werden Sicherheits- und Organisationsanforderungen gerecht. Im Empfangsbereich sind mögliche Rampen oder Rollstuhlrampen vorhanden, die Barrierefreiheit gewährleisten. Der Serviceeingang ist häufig mit Zufahrtswegen oder Rampen für Lieferfahrzeuge verbunden, was besondere Anforderungen an die Verkehrsführung und Sicherheitsmaßnahmen stellt.

Innerhalb dieser Bereiche sind insbesondere potenzielle Gefahrenzonen zu beachten. Dazu zählen die Post- und Paketannahme sowie angrenzende Lager- und Materialumschlagsflächen, in denen sich entzündliche Stoffe oder andere Risiken befinden können. Diese Gefahrenbereiche sind im Rahmen der Planung identifiziert und deutlich gekennzeichnet. Sofern vertraglich erforderlich, werden dem Notfallplan detaillierte Lage- und Grundrisspläne beigefügt, die Empfangsbereiche, Zugangskontrollen, Fluchtwege und Sammelstellen veranschaulichen.

Fluchtwege in Empfangs- und Eingangszonen müssen nach den Vorgaben der ASR A2.3 und DIN EN ISO 7010 dauerhaft freigehalten und deutlich gekennzeichnet sein. Primäre und sekundäre Fluchtwege leiten von allen Aufenthaltsbereichen im Empfangs- und Eingangsbereich sicher ins Freie oder zu geschützten Bereichen. Dabei wird Wert auf Barrierefreiheit gelegt: Ausreichende Breiten, ebene Übergänge und gut sichtbare Markierungen ermöglichen auch Menschen mit Mobilitätseinschränkungen ein sicheres Verlassen des Gebäudes. Flucht- und Rettungspläne sowie farbige Piktogramme unterstützen die Orientierung.

• Sofortige Alarmierung: Das Empfangspersonal löst manuell den Alarm aus (z. B. über Handfeuermelder oder PA-System) und benachrichtigt zeitgleich die interne Leitstelle oder den zuständigen Facility Manager.

• Information: Die Mitarbeiter teilen den anwesenden Personen kurz und ruhig die Lage (Ort und Art des Ereignisses) mit und fordern sie auf, die nächstgelegenen gekennzeichneten Fluchtwege zu benutzen.

• Räumung: Besucher, Mitarbeiter und externe Dienstleister verlassen das Gebäude geordnet über die gekennzeichneten Fluchtwege. Notausgangsbeschilderung und Notbeleuchtung leiten auch bei schlechter Sicht den Weg ins Freie.

• Sicherung: Verantwortliche Mitarbeiter schließen, soweit gefahrlos möglich, beim Verlassen Türen und Fenster, um die Ausbreitung von Rauch und Feuer zu verzögern.

• Ansprechpartner: Das Empfangspersonal verbleibt nach Möglichkeit am Einsatzort, um als Ansprechpartner zu dienen, weitere Alarme auszulösen und bei Eintreffen der Rettungskräfte diese zum genauen Vorfallort zu lotsen.

Die Koordination der Evakuierung erfolgt in enger Abstimmung mit den benannten Brandschutz- und Evakuierungshelfern, die für einen geordneten Ablauf sorgen.

Sammelplätze sind außerhalb des Gefahrenbereichs festgelegt und gut ausgeschildert. Die Standorte der Sammelplätze sind im Flucht- und Rettungsplan vermerkt und deutlich beschriftet. Am Sammelplatz wird durch das Empfangs- und Sicherheitspersonal eine Vollzähligkeitskontrolle durchgeführt. Dabei werden vorhandene Anwesenheits- oder Checklisten genutzt, um sicherzustellen, dass alle Personen den Sammelplatz erreicht haben. Anschließend meldet das verantwortliche Personal dem Facility Manager oder Sicherheitsbeauftragten die Anzahl der abwesenden und anwesenden Personen und informiert über etwaige Auffälligkeiten.

Manuelle Alarmmelder (Handfeuermelder) sind strategisch im Empfangs- und Eingangsbereich positioniert und farblich deutlich gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sirenen und Durchsageanlagen (PA-System) installiert sein, um im Notfall akustische Warnsignale auszugeben. Empfangsmitarbeiter sind verpflichtet, bei Feststellung eines Notfalls sofort das Alarmsignal auszulösen und die internen Meldeketten in Gang zu setzen. Die regelmäßige Prüfung und Wartung der Alarm- und Kommunikationsanlagen erfolgt entsprechend den Vorgaben der DGUV Vorschrift 3 sowie den Herstellerangaben, um deren Einsatzbereitschaft jederzeit sicherzustellen.

Tragbare Feuerlöscher sind in unmittelbarer Nähe des Empfangs- und Eingangsbereichs angebracht. Mindestens ist jeweils ein Feuerlöscher für die Brandklassen A (z. B. Wasserlöscher), B (CO₂-Löscher) und C (Schaumlöscher) pro Bereich vorhanden. Die Standorte der Feuerlöscher sind durch Piktogramme gekennzeichnet und in den Flucht- und Rettungsplänen verzeichnet. Das Empfangs- und Sicherheitspersonal erhält eine fachgerechte Unterweisung in den Umgang mit den Feuerlöschern, wobei im Ernstfall ausschließlich geschultes Personal die Löscharbeiten durchführt. Die regelmäßige Wartung und Überprüfung der Feuerlöscher erfolgt nach DIN EN 3 sowie den geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Im Empfangsbereich ist ein gut zugänglicher Erste-Hilfe-Kasten positioniert. Zusätzlich steht ein Defibrillator (AED) bereit. Beide sind gut sichtbar ausgeschildert. Das Empfangspersonal verfügt über eine gültige Ausbildung in Erster Hilfe und kann lebensrettende Sofortmaßnahmen durchführen. Im Notfall kontaktiert es umgehend den Rettungsdienst (Notruf 112). Die Zuständigkeit für die regelmäßige Prüfung, Auffüllung und Organisation der Erste-Hilfe-Ausrüstung obliegt dem Sicherheitsbeauftragten des Auftraggebers.

Das Empfangspersonal hat die Pflicht, entstehende Notfälle (z. B. Brände, Unfälle, medizinische Notfälle) umgehend zu erkennen und zu melden. Es begrüßt und informiert Besucher, Mitarbeiter und externe Dienstleister über das Verhalten im Notfall und führt sie im Ernstfall geordnet entlang der gekennzeichneten Fluchtwege ins Freie. Während eines Notfalls bleibt das Empfangspersonal, sofern keine unmittelbare Eigengefährdung besteht, vor Ort, um als Ansprechpartner zu dienen und weitere Alarme auszulösen. Dem Rettungsdienst gibt es detaillierte Informationen zur Schadenslage (Ort, Art des Vorfalls, betroffene Personen). Nach Eintreffen der Rettungskräfte weist es diese zum Einsatzort, um eine schnelle Hilfeleistung zu gewährleisten.

Das zuständige technische Personal oder Sicherheitsteam bewertet die Lage schnell, koordiniert Sofortmaßnahmen und steht in Kontakt mit externen Einsatzkräften (Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienst). Es sperrt die Zugänge zum Gebäude ab, um unkontrollierte Personenströme zu verhindern und niemanden in den Gefahrenbereich eintreten zu lassen. Zudem unterstützt es die Evakuierung, indem es beispielsweise gefährliche Anlagen abschaltet, wichtige Unterlagen sichert und gegebenenfalls Absperrmaßnahmen durchführt. Alle eingeleiteten Maßnahmen werden dokumentiert und umgehend den Verantwortlichen des Auftraggebers gemeldet.

Benannte Brandschutzhelfer und Evakuierungshelfer überwachen die Fluchtwege und stellen sicher, dass alle Personen ihren Arbeitsbereich verlassen. Sie helfen besonders hilfsbedürftigen Personen (z. B. Rollstuhlfahrern, verletzten oder älteren Personen) und begleiten sie zu den Sammelplätzen. Nach Abschluss der Räumung kontrollieren sie ihre zugewiesenen Bereiche abschließend, um sicherzustellen, dass niemand zurückgeblieben ist. Die Aufgaben und Kontaktdaten der Brandschutz- und Evakuierungshelfer sind in einem Einsatzplan dokumentiert, der dem Empfangs- und Sicherheitspersonal jederzeit zugänglich ist.

Interne Meldestufen sind klar definiert: Das Empfangspersonal informiert zunächst die interne Leitstelle oder den Facility Manager. Anschließend werden – falls erforderlich – der Sicherheitsbeauftragte des Auftraggebers sowie weitere verantwortliche Stellen (z. B. die Betriebsleitung) einbezogen. Interne Notrufnummern (z. B. die Zentrale oder ein hausinterner Sicherheitsdienst) sind allen Mitarbeitern bekannt und im Ernstfall schnell abrufbar. Die externe Alarmierung erfolgt über den europaweiten Notruf 112 (Feuerwehr/Rettungsdienst) und gegebenenfalls über die Notrufnummer 110 (Polizei).

• Festnetz- und Mobiltelefone,

• Funkgeräte,

• gegebenenfalls die festinstallierte Lautsprecheranlage (PA-System).

Alle genutzten Kommunikationsmittel werden regelmäßig getestet und gewartet, um im Notfall sofort einsatzbereit zu sein. Die Alarmauslösung und alle Maßnahmen werden dokumentiert (z. B. in Protokollbögen oder einem digitalen Alarmjournal). Diese Unterlagen dienen der Nachbereitung und ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung aller Ereignisse.

Alle Mitarbeiter des Empfangs- und Eingangsdienstes erhalten bei Dienstantritt eine umfassende Einweisung in die Notfall- und Evakuierungsabläufe. Diese Schulung umfasst den richtigen Umgang mit Alarmgeräten, Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Maßnahmen sowie die Kenntnis der Fluchtwege und Sammelplätze. Die Teilnahme und Ergebnisse jeder Schulung werden dokumentiert und der Arbeitssicherheits- oder Sicherheitsabteilung des Auftraggebers gemeldet.

Regelmäßige Evakuierungsübungen werden mindestens einmal jährlich durchgeführt und beziehen nach Möglichkeit alle Schichten sowie externe Dienstleister mit ein. Dabei werden realitätsnahe Szenarien geübt, wie beispielsweise ein Brand im Lager, ein verdächtiges Paket im Empfangsbereich oder ein medizinischer Notfall. Nach jeder Übung findet eine Nachbesprechung mit den Beteiligten statt, in der der Ablauf analysiert und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Die Erkenntnisse aus den Übungen fließen in die Aktualisierung des Notfallplans ein, um eine kontinuierliche Optimierung des Sicherheitskonzepts zu gewährleisten.

Im Rahmen des Notfallmanagements wird jede Maßnahme sorgfältig dokumentiert. Hierzu gehören standardisierte Vorlagen für Gefahrmeldungen, Einsatzprotokolle und Übungsberichte, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Änderungen an der Gebäudenutzung oder bauliche Umgestaltungen (z. B. neue Lagerflächen am Empfang) führen umgehend zu einer Aktualisierung der Flucht- und Rettungspläne sowie der Sammelstellen. Ein zentrales Notfallhandbuch, das alle aktuellen Pläne, Protokolle und Kontaktlisten enthält, wird vom Facility Management geführt und steht den verantwortlichen Personen jederzeit zur Verfügung.

Regelmäßige interne Audits prüfen die Einhaltung der DGUV-Vorschriften sowie der vertraglichen und betrieblichen Vorgaben. Erkenntnisse aus Audits und Übungen werden systematisch ausgewertet und führen zu gezielten Verbesserungsmaßnahmen. Auf diese Weise wird der Notfallplan fortlaufend optimiert und an geänderte Anforderungen angepasst. Alle Dokumentations- und Verbesserungsschritte sind Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Mit diesem standortspezifischen Notfallplan stellt der Dienstleister eine professionelle Vorbereitung und strukturierte Reaktion auf potenzielle Gefahrensituationen im Empfangs- und Eingangsbereich sicher. Die beschriebenen Maßnahmen gewährleisten, dass im Ernstfall zügig, koordiniert und entsprechend aller geltenden Vorschriften gehandelt wird. Durch regelmäßige Schulungen und die Anpassung des Plans an die örtlichen Gegebenheiten verpflichtet sich der Dienstleister, alle vertraglichen Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dabei bestätigt der Dienstleister seine umfassende Einsatzbereitschaft und Flexibilität gegenüber möglichen Änderungen oder Erweiterungen im betrieblichen Umfeld. Dies gewährleistet die dauerhafte Einsatzbereitschaft des Empfangsdienstes, um die Sicherheit aller Personen im Gebäude jederzeit sicherzustellen.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmen: ___________________________

Beauftragter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________