04125 3989923  AM ALTENFELDSDEICH 16, 25371 SEESTERMÜHE
Kontaktzentrum: Empfang

Empfangs- und Kontaktzentrum

Empfangs und Kontaktzentrum

Schutz & Sicherheit in Verbindung mit freundlichen Empfangsdienstleistungen und Employees Services

Herzlich willkommen an unserem Ort für Kommunikation & Koordination! Freundlich und kompetent werden Kollegen, Besucher, Handwerker begrüßt. Mitarbeiterservices, wie Auskünfte, Fahrzeugübergaben, usw. stehen zur Verfügung. Wartebereiche mit Getränkevollversorgung und Infoscreens machen es den Kunden ebenso angenehm, wie die Koordination von Besucherausweisen und der Abholung (Besucherbegleitpflicht). Auch einzelne Kurzbesprechungen sind ohne einzuchecken möglich. Fremdfirmenunterweisungen sind Online am Rechner möglich. Umfangreiche Systeme (Gebäudeautomation, Sicherheitszentrale, BMA, EMA, CAFM, usw) sind im Zugriff. Die Vereinzelungsanlage dient dem geordneten Zutritt und der betrieblichen Sicherheit.

Happy Gate. Multifunktional, freundlich und sicher.

In den nächsten Jahren werden sich im Empfangsbereich die folgenden Innovationen durchsetzen:

  • Flexibilität: Ein flexibler Empfangsbereich, der sich an die Bedürfnisse der Besucher anpassen kann, wird immer wichtiger. Dies kann durch den Einsatz von modularen Möbeln und adaptiven Beleuchtungssystemen erreicht werden.

  • Vernetzung: Der Einsatz von IoT-Technologien ermöglicht eine Vernetzung von Empfangsbereich, Büroflächen und Gebäudemanagement.

  • Sicherheit: Der Einsatz von biometrischen Verfahren wie Gesichtserkennung und Fingerabdruck-Scanning wird immer wichtiger, um die Sicherheit im Empfangsbereich zu erhöhen.

  • Automatisierung: Durch den Einsatz von KI-Systemen und automatischen Check-in-Prozessen kann der Empfangsbereich effizienter und schneller gestaltet werden.

Mitarbeiter

In der Regel passieren Mitarbeiter den Empfangsbereich zügig und passieren die Vereinzelungsanlage auf dem Weg in das Unternehmen.

Mitarbeiter möchten freundlich, professionell, hilfsbereit behandelt werden und sich willkommen und gut aufgehoben fühlen:

  • Begrüßung: Mitarbeiter möchten bei ihrem Eintreffen im Empfangsbereich freundlich begrüßt werden.

  • Informationsbeschaffung: Mitarbeiter möchten schnell und einfach Zugang zu relevanten Informationen haben, beispielsweise über Veranstaltungen oder Neuigkeiten im Unternehmen.

  • Hilfsbereitschaft: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihnen im Empfangsbereich jederzeit geholfen werden kann, wenn sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.

  • Professionalität: Mitarbeiter möchten von Empfangsmitarbeitern professionell behandelt werden und erwarten ein angemessenes Verhalten und Auftreten.

  • Diskretion: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass vertrauliche Informationen und Gespräche in dem Empfangsbereich diskret behandelt werden.

Eine angenehme Atmosphäre im Empfangsbereich, in dem Mitarbeiter sich willkommen und gut aufgehoben fühlen, kann dazu beitragen, dass sie sich positiv und erfolgreich gegenüber ihrem Unternehmen und ihrer Arbeit fühlen.

Empfangsnahe Services für Mitarbeiter

  • Betreuung von Besprechungen/Konferenzen (Problemlöser)

  • Annahme von Fundsachen

  • Terminal Raumbuchung / Unterstützung

  • Annahme von Störmeldungen und allgemeinen Hinweisen

  • Kommunikation & Koordination

KFZ-Übergabe (Pool-Fahrzeuge)

Schließfächer im Empfangsbereich können für die KFZ-Übergabe genutzt werden, indem sie als sicherer Ort zur Aufbewahrung von Schlüsseln, Dokumenten und anderen wichtigen Gegenständen dienen.

Besucher erwarten einen freundlichen und professionellen Empfang

Sie erwarten, dass sie bei der Ankunft von einem Empfangsmitarbeiter begrüßt und eingewiesen werden und dass ihre Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden. Sie erwarten auch, dass der Empfangsbereich sauber und ordentlich ist und dass sie Zugang zu den notwendigen Einrichtungen wie Toiletten und WLAN haben. Sie freuen sich über Getränke und möchten in einem angemessenen Zeitrahmen abgeholt werden.

Besucherservices sind u. A.:

  • Allgemeine Auskünfte

  • Benachrichtigung der Besuchten

  • Erstellung und Ausgabe/Rücknahme Besucherausweise

  • Gepäckaufbewahrung

  • Digitalunterhaltung Wartebereich

  • Ausgabe Tablet – Sicherheitsunterweisung

  • Betreuung von Besprechungen/Konferenzen (Problemlöser)

  • Orga Gästebekleidung (z.B. Warnwesten, Sicherheitsschuhe)

  • Gästeführung

  • Dispo Taxi und Limousinenservice

Ein Kaffee- und Getränkeservice bewirkt Wohlbefinden und eine angenehme Wartezeit:

  • Begrüßung: Ein kostenloser Kaffee oder Tee kann eine nette Begrüßung für Besucher sein und zeigt, dass das Unternehmen sich um ihre Bedürfnisse kümmert.

  • Wartezeit: Ein Kaffee- und Getränkeservice kann die Wartezeit verkürzen und Wartenden eine angenehme Beschäftigung bieten.

  • Professionalität: Ein Kaffee- und Getränkeservice kann dazu beitragen, dass sich Besucher willkommen und gut aufgehoben fühlen und zeigt, dass das Unternehmen professionell und aufmerksam ist.

Es ist wichtig, dass ein Kaffee- und Getränkeservice gut geplant und organisiert ist, um eine angenehme Erfahrung für alle zu gewährleisten.

Eine Wartezone, die diese Anforderungen erfüllt, kann dazu beitragen, dass sich Wartende wohl fühlen und ihre Wartezeit angenehmer gestalten.

Eine Wartezone in einem Empfangsbereich sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  • Bequemlichkeit: Die Sitzgelegenheiten sollten bequem sein und auf die Bedürfnisse der Wartenden abgestimmt sein, sie sollten auch ausreichend Platz bieten.

  • Sauberkeit und Hygiene: Die Wartezone sollte sauber und ordentlich sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und hygienisch einwandfrei sein.

  • Design und Ästhetik: Die Wartezone sollte gut gestaltet sein und zur Gesamtoptik des Empfangsbereichs passen.

  • Informationsbeschaffung: Es sollte eine Möglichkeit geben, für Wartende Informationen zu beschaffen, z.B. durch Informationsbroschüren oder durch digitale Medien.

  • Unterhaltung: Es sollte eine Möglichkeit geben, die Wartezeit zu überbrücken, z.B. durch Zeitschriften oder durch Unterhaltungsmedien.

  • Zugang zu Strom und Internet: Es sollte eine Möglichkeit geben, elektronische Geräte aufzuladen und Zugang zu Internet zu haben.

  • Barrierefreiheit: Die Wartezone sollte barrierefrei zugänglich sein und die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen berücksichtigen.

Empfangsmitarbeiter sind diejenigen, die täglich im Empfangsbereich arbeiten und direkt mit den Besuchern interagieren. Sie haben ein Interesse daran, dass Ihre Arbeitsbedingungen und Technik angemessen sind und dass sie die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen.

Fremdfirmen können verschiedene Anliegen in einem Empfangsbereich haben:

  • Einen Termin mit einem bestimmten Mitarbeiter oder Abteilung vereinbaren

  • Informationen über das Unternehmen und seine Produkte/Dienstleistungen erhalten

  • Zugang zu bestimmten Bereichen des Unternehmens erhalten

  • Eine Besichtigung des Unternehmens oder einer Produktionsstätte organisieren

  • Eine Lieferung oder Abholung von Waren durchführen

  • Zufahrt zum Werksgelände zu erhalten

Der Empfangsbereich kann auch als Post- und Paketannahmestelle dienen. Auch können Briefe für einen Scandienstleister in einem Schließfach im Empfangsbereich hinterlegt werden.

Lieferanten können verschiedene Anliegen haben:

  • Eine Lieferung oder Abholung von Waren koordinieren / durchführen

  • Einen Termin mit einem bestimmten Mitarbeiter oder Abteilung vereinbaren / durchführen,

  • Eine Reklamation oder Beanstandung über eine Lieferung koordinieren / bearbeiten

  • Eine Besichtigung erhalten

  • Besprechungen über Verträge, Preise, Lieferbedingungen usw.

Hygieneanforderungen

  • Bereitstellung von Desinfektionsmittel: Es sollten Desinfektionsmittel bereitgestellt werden, damit Besucher und Mitarbeiter ihre Hände desinfizieren können, wenn sie den Empfangsbereich betreten und verlassen.

  • Aufrechterhaltung von Abstand: Es sollten ausreichende Abstände zwischen Sitzgelegenheiten und anderen Möbeln im Empfangsbereich eingehalten werden, um die soziale Distanzierung zu gewährleisten.

  • Regelmäßige Reinigung: Der Empfangsbereich sollte regelmäßig gereinigt werden, insbesondere häufig berührte Oberflächen wie Türklinken. Oder besser; Oberflächen sind biozid ausgeführt.

  • Informationsmaterial und Schilder: Informationsmaterial und Schilder können dazu beitragen, dass die Besucher und Mitarbeiter über die aktuellen Hygienevorschriften informiert sind.

Es gibt verschiedene Ansätze, um Inklusion im Empfangsbereich eines Unternehmens zu fördern:

  • Barrierefreiheit: Der Empfangsbereich sollte für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein. Dies kann durch die Verwendung von rollstuhlgerechten Möbeln, breiten Türen und Durchgängen sowie gut sichtbaren und leicht verständlichen Schrifttypen erreicht werden.

  • Sprache: Der Empfangsbereich sollte auf verschiedene Sprachen vorbereitet sein, um Besucher aus unterschiedlichen Ländern und Kulturen willkommen zu heißen. Dies kann durch den Einsatz von mehrsprachigen Schildern und interaktiven Displays erreicht werden.

  • Diversität: Der Empfangsbereich sollte eine offene und willkommene Atmosphäre für Menschen aller Hintergründe und Identitäten schaffen. Dies kann durch die Verwendung von Bildern und Kunstwerken im Empfangsbereich sowie durch die Schaffung von Räumlichkeiten für Gebet und Stillräume erreicht werden.

  • Sensibilität: Der Empfangsbereich sollte auf die Bedürfnisse von Menschen mit besonderen Bedürfnissen eingehen, wie z.B. Menschen mit Autismus. Dies kann durch Schulung des Personals erreicht werden, damit sie sensibler auf die Bedürfnisse dieser Personengruppen reagieren können.

  • Feedback: Es ist wichtig Feedback von Besuchern und Mitarbeitern zu sammeln.

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf Alle erlauben erklären Sie sich damit einverstanden. Weiterführende Informationen und die Möglichkeit, einzelne Cookies zuzulassen oder sie zu deaktivieren, erhalten Sie in unseren Cookies-Einstellungen.