Empfangs- und Kontaktzentrum

Empfangsmitarbeiter sind diejenigen, die täglich im Empfangsbereich arbeiten und direkt mit den Besuchern interagieren. Sie haben ein Interesse daran, dass Ihre Arbeitsbedingungen und Technik angemessen sind und dass sie die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen.

• Schutzvorrichtungen: Schutzvorrichtungen wie Schutzscheiben oder Alarmknöpfe können installiert werden, um das Personal zu schützen.

• Überwachungssysteme: Überwachungskameras und Notrufsysteme können eingerichtet werden, um im Falle eines Vorfalls eine schnelle Reaktion zu gewährleisten.

• Schulung des Personals: Mitarbeiter sollten über die Bedeutung von Gewaltprävention und die Verfahren zur Deeskalation von Konfliktsituationen geschult werden.

• Zusammenarbeit mit den Sicherheitsbehörden: Es sollte eine Zusammenarbeit mit den lokalen Sicherheitsbehörden bestehen, um im Falle eines Vorfalls schnell reagieren zu können.

• Personalisierter Service: Ein eigener Empfangspersonal kann eine bessere Beziehung zu Kunden aufbauen und einen personalisierteren Service bieten.

• Erhöhte Sicherheit: Ein eigener Empfangspersonal kann auch als erster Ansprechpartner für die Überwachung des Eingangsbereichs und für die Sicherheit des Gebäudes dienen.

• verbesserte Effizienz: Ein eigener Empfangspersonal kann die Abläufe am Empfang optimieren und sicherstellen, dass Besucher schnell und effizient betreut werden.

• Repräsentation des Unternehmens: Ein gut geschultes und professionelles Empfangspersonal kann das Image eines Unternehmens verbessern und einen positiven ersten Eindruck hinterlassen.

• Branchenkenntnisse: Personal, das bereits in der Branche arbeitet, kann wertvolle Branchenkenntnisse und Verbindungen mitbringen, die für das Unternehmen von Vorteil sein können.

• Bindung: Personal, das bereits Teil des Unternehmens ist, kann eine starke Bindung zum Unternehmen aufbauen und motivierter arbeiten.

• Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Besetzen des Empfangsbereichs mit eigenem Personal eine Möglichkeit ist, den ersten Eindruck zu verbessern, Prozesse zu vereinfachen und Mitarbeitermotivation zu erhöhen.

• Kosteneinsparung: Die Einstellung von Fremdfirmenpersonal kann günstiger sein als das Einstellen von eigenem Personal, da manche Lohn- und Sozialversicherungskosten entfallen.

• Flexibilität: Fremdfirmen können schnell auf Personalbedarf reagieren, wenn man beispielsweise eine größere Veranstaltung hat.

• Spezialisierung: Fremdfirmen haben oft spezialisiertes Personal, das speziell für den Empfangsbereich ausgebildet ist und somit bessere Dienstleistungen anbieten kann.

• Vermeidung von Personalengpässen: Durch die Besetzung des Empfangsbereichs mit Fremdfirmenpersonal kann man Personalengpässe vermeiden, wenn beispielsweise eigene Mitarbeiter krank werden oder Urlaub nehmen.

In der Regel passieren Mitarbeiter den Empfangsbereich zügig und passieren die Vereinzelungsanlage auf dem Weg in das Unternehmen. Wenn Mitarbeiter ein Anliegen haben, dann sollte ein Service-Desk für Mitarbeiter bereit sein, welches getrennt vom Gästeempfang angesiedelt ist und für ausführlichere Themen über Besprechungsmöglichkeiten verfügt.

• Begrüßung: Mitarbeiter möchten bei ihrem Eintreffen im Empfangsbereich freundlich begrüßt werden.

• Informationsbeschaffung: Mitarbeiter möchten schnell und einfach Zugang zu relevanten Informationen haben, beispielsweise über Veranstaltungen oder Neuigkeiten im Unternehmen.

• Hilfsbereitschaft: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihnen im Empfangsbereich jederzeit geholfen werden kann, wenn sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.

• Professionalität: Mitarbeiter möchten von Empfangsmitarbeitern professionell behandelt werden und erwarten ein angemessenes Verhalten und Auftreten.

• Diskretion: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass vertrauliche Informationen und Gespräche in dem Empfangsbereich diskret behandelt werden.

Eine angenehme Atmosphäre im Empfangsbereich, in dem Mitarbeiter sich willkommen und gut aufgehoben fühlen, kann dazu beitragen, dass sie sich positiv und erfolgreich gegenüber ihrem Unternehmen und ihrer Arbeit fühlen.

• Betreuung von Besprechungen / Konferenzen (Allgemeine Koordination; kein Veranstaltungsmanagement)

• Annahme von Fundsachen

• Terminal Raumbuchung / Unterstützung bei Arbeitsplatz- und Raumreservierung

• Annahme von Störmeldungen und allgemeinen Hinweisen

• Kommunikation & Koordination

Schließfächer im Empfangsbereich können für die KFZ-Übergabe genutzt werden, indem sie als sicherer Ort zur Aufbewahrung von Schlüsseln, Dokumenten und anderen wichtigen Gegenständen dienen.

• Beantwortung grundlegender IT-Fragen und Problemlösungen (z.B. Passwortreset)

• Verteilung von IT-Support-Anfragen an die entsprechenden Abteilungen

• Durchführung von System-Checks und -Updates für Geräte im Empfangsbereich

• Verwaltung und Überwachung von IT-Zugängen für Besucher und externe Mitarbeiter

• Ausgabe von Ladegeräten, Adaptern, usw.

Besucher erwarten, dass sie bei der Ankunft von einem Empfangsmitarbeiter herzlich begrüßt willkommen geheißen werden; dass sie eingewiesen und ihre Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden. Sie erwarten auch, dass der Empfangsbereich sauber und ordentlich ist und dass sie Zugang zu den notwendigen Einrichtungen wie hochwertigen Sanitärbereichen und WLAN haben. Sie freuen sich über Getränke und möchten in einem angemessenen Zeitrahmen abgeholt werden.

Ein mehrsprachig besetzter Empfang mit Verständnis für verschiedene kulturelle Gepflogenheiten ist für internationale Unternehmen obligatorisch.

• Allgemeine Auskünfte

• Benachrichtigung der Besuchten

• Erstellung und Ausgabe/Rücknahme Besucherausweise

• Gepäckaufbewahrung

• Digitalunterhaltung Wartebereich

• Ausgabe Tablet – Sicherheitsunterweisung

• Betreuung von Besprechungen/Konferenzen (Problemlöser)

• Orga Gästebekleidung (z.B. Warnwesten, Sicherheitsschuhe)

• Gästeführung

• Dispo Taxi und Limousinenservice

• Begrüßung: Ein kostenloser Kaffee oder Tee kann eine nette Begrüßung für Besucher sein und zeigt, dass das Unternehmen sich um ihre Bedürfnisse kümmert.

• Wartezeit: Ein Kaffee- und Getränkeservice kann die Wartezeit verkürzen und Wartenden eine angenehme Beschäftigung bieten.

• Professionalität: Ein Kaffee- und Getränkeservice kann dazu beitragen, dass sich Besucher willkommen und gut aufgehoben fühlen und zeigt, dass das Unternehmen professionell und aufmerksam ist.

Es ist wichtig, dass ein Kaffee- und Getränkeservice gut geplant und organisiert ist, um eine angenehme Erfahrung für alle zu gewährleisten. Eine Wartezone, die diese Anforderungen erfüllt, kann dazu beitragen, dass sich Wartende wohl fühlen und ihre Wartezeit angenehmer gestalten.

• Bequemlichkeit: Die Sitzgelegenheiten sollten bequem sein und auf die Bedürfnisse der Wartenden abgestimmt sein, sie sollten auch ausreichend Platz bieten.

• Sauberkeit und Hygiene: Die Wartezone sollte sauber und ordentlich sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und hygienisch einwandfrei sein.

• Design und Ästhetik: Die Wartezone sollte gut gestaltet sein und zur Gesamtoptik des Empfangsbereichs passen.

• Informationsbeschaffung: Es sollte eine Möglichkeit geben, für Wartende Informationen zu beschaffen, z.B. durch Informationsbroschüren oder durch digitale Medien, z. B. eine Medienwand.

• Unterhaltung: Es sollte eine Möglichkeit geben, die Wartezeit zu überbrücken, z.B. durch Zeitschriften oder durch Unterhaltungsmedien.

• Zugang zu Strom und Internet: Es sollte eine Möglichkeit geben, elektronische Geräte aufzuladen und Zugang zu Internet zu haben.

• Barrierefreiheit: Die Wartezone sollte barrierefrei zugänglich sein und die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen berücksichtigen.

• Einen Termin mit einem bestimmten Mitarbeiter oder Abteilung vereinbaren

• Informationen über das Unternehmen und seine Produkte/Dienstleistungen erhalten

• Zugang zu bestimmten Bereichen des Unternehmens erhalten

• Eine Besichtigung des Unternehmens oder einer Produktionsstätte organisieren

• Eine Lieferung oder Abholung von Waren durchführen

• Zufahrt zum Werksgelände zu erhalten

• Lieferanten: Dies sind Unternehmen, die Materialien, Produkte oder Dienstleistungen liefern.

• Dienstleister: Dies sind Unternehmen, die bestimmte Dienstleistungen, wie z. B.. Reinigung, Wartung, Prüfungen oder Instandhaltung.

• Subunternehmer: Dies sind Unternehmen, die Teile eines Projekts durchführen.

• Berater: Dies sind Unternehmen oder Einzelpersonen, die bei strategischen Entscheidungen, Prozessoptimierung oder anderen Bereichen zur Seite stehen.

• IT-Dienstleister: Dies sind Unternehmen, die IT-Dienstleistungen wie Softwareentwicklung, Netzwerkmanagement oder Datensicherheit bereitstellen.

Es ist sinnvoll sein, den Service-Desk als First-Line-Service und das Facility Management als Second-Line Service in der Nähe des Empfangsbereichs zu verorten. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Facility Management und erhöht die Effizienz bei der Lösung von Problemen und Anliegen. Außerdem kann eine solche Lage dazu beitragen, dass das Service-Desk und das Facility Management besser sichtbar und zugänglich ist, was die Kundenorientierung verbessert.

Der Empfang ist häufig das erste Anlaufpunkt für Besucher, Kunden und Mitarbeiter und ist daher oft auch für die Verwaltung von Anliegen im Zusammenhang mit dem Gebäude und den Einrichtungen zuständig. Dies kann von Fragen zu den Öffnungszeiten oder zu Veranstaltungen im Gebäude bis hin zu Anliegen bezüglich der Gebäudeausstattung reichen.

Service-Desk und Facility Management sind für die Verwaltung und den Betrieb von Gebäuden und Einrichtungen verantwortlich und arbeiten mit dem Empfang zusammen, um Anliegen und Probleme zu lösen. Dies kann beispielsweise dazu führen, dass das Facility Management Reparaturen oder Wartungsarbeiten im Gebäude durchführt, um die Funktionalität und den Komfort für Besucher, Kunden und Mitarbeiter zu gewährleisten.

In Zusammenarbeit können Empfang und Facility Management sicherstellen, dass das Gebäude und die Einrichtungen reibungslos funktionieren und dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter, Kunden, Besucher und Fremdfirmen erfüllt werden.

Der Empfangsbereich kann auch als Post- und Paketannahmestelle dienen um diese an die Poststelle weiterzuleiten. Auch können Briefe für einen Scandienstleister in einem Schließfach im Empfangsbereich hinterlegt werden.

• Eine Lieferung oder Abholung von Waren koordinieren / durchführen

• Einen Termin mit einem bestimmten Mitarbeiter oder Abteilung vereinbaren / durchführen,

• Eine Reklamation oder Beanstandung über eine Lieferung koordinieren / bearbeiten

• Eine Besichtigung erhalten

• Besprechungen über Verträge, Preise, Lieferbedingungen usw.

Aufgrund der COVID-19-Pandemie hatte sich der Schutzbedarf von Empfangsmitarbeitern am Empfangstresen erhöht. Dies beinhaltete die Verwendung von Schutzmaßnahmen wie Masken, Schutzscheiben und häufiges Händewaschen. Die Einhaltung sozialer Distanzierungsmaßnahmen und Hygienestandards hat an Bedeutung gewonnen.

• Bereitstellung von Desinfektionsmittel: Es sollten Desinfektionsmittel bereitgestellt werden, damit Besucher und Mitarbeiter ihre Hände desinfizieren können, wenn sie den Empfangsbereich betreten und verlassen.

• Aufrechterhaltung von Abstand: Es sollten ausreichende Abstände zwischen Sitzgelegenheiten und anderen Möbeln im Empfangsbereich eingehalten werden, um die soziale Distanzierung zu gewährleisten.

• Regelmäßige Reinigung: Der Empfangsbereich sollte regelmäßig gereinigt werden, insbesondere häufig berührte Oberflächen wie Türklinken. Oder besser; Oberflächen sind biozid ausgeführt.

• Informationsmaterial und Schilder: Informationsmaterial und Schilder können dazu beitragen, dass die Besucher und Mitarbeiter über die aktuellen Hygienevorschriften informiert sind.

Es ist wichtig, Schmutz im Empfangsbereich aufzunehmen, um zu vermeiden, dass er in das Unternehmen eingetragen wird, weil dies die Reinheit und Hygiene im Inneren des Unternehmens erhält und gleichzeitig das Risiko von Schäden an Bodenbelägen, Möbeln und Einrichtungsgegenständen minimiert. Es trägt auch zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei, indem es ein sauberes und ordentliches Umfeld für Kunden und Mitarbeiter schafft.

Der Empfangsbereich benötigt eine großzügige Sauberlaufzone. Schmutz, der stetig im Empfangsbereich aufgenommen wird, kann.

• Konsistenz: Ein Reinigungsroboter arbeitet stetig und kontinuierlich, was eine stetige Bodenreinigung garantiert.

• Zeitersparnis: Der Roboter kann den Bereich automatisch und ohne menschliches Zutun reinigen, was Zeit und Arbeit spart.

• Hygiene: Ein Reinigungsroboter kann eine höhere Hygiene garantieren, da er regelmäßig und ohne Pause arbeitet.

• Barrierefreiheit: Der Empfangsbereich sollte für Menschen mit Behinderungen zugänglich sein. Dies kann durch die Verwendung von rollstuhlgerechten Möbeln, breiten Türen und Durchgängen sowie gut sichtbaren und leicht verständlichen Schrifttypen erreicht werden.

• Sprache: Der Empfangsbereich sollte auf verschiedene Sprachen vorbereitet sein, um Besucher aus unterschiedlichen Ländern und Kulturen willkommen zu heißen. Dies kann durch den Einsatz von mehrsprachigen Schildern und interaktiven Displays erreicht werden.

• Diversität: Der Empfangsbereich sollte eine offene und willkommene Atmosphäre für Menschen aller Hintergründe und Identitäten schaffen. Dies kann durch die Verwendung von Bildern und Kunstwerken im Empfangsbereich sowie durch die Schaffung von Räumlichkeiten für Gebet und Stillräume erreicht werden.

• Sensibilität: Der Empfangsbereich sollte auf die Bedürfnisse von Menschen mit besonderen Bedürfnissen eingehen, wie z.B. Menschen mit Autismus. Dies kann durch Schulung des Personals erreicht werden, damit sie sensibler auf die Bedürfnisse dieser Personengruppen reagieren können.

• Feedback: Es ist wichtig Feedback von Besuchern und Mitarbeitern zu sammeln.

• Sicherheit: Der Werkschutz ist verantwortlich für die Sicherheit des Unternehmensgeländes, einschließlich Überwachung von Zugangskontrollen, Überprüfung von Personen und Fahrzeugen und Überwachung von potenziellen Sicherheitsrisiken.

• Schutz vor Diebstahl: Der Werkschutz arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen vor Diebstahl und anderen Arten von Diebstahl geschützt ist.

• Einsatz bei Notfällen: Der Werkschutz ist bereit, in Notfällen zu handeln und ist für den Einsatz in Situationen wie Bränden, medizinischen Notfällen und anderen Notfällen verantwortlich.

• Überwachung von Gebäuden und Einrichtungen: Der Werkschutz überwacht das Unternehmensgelände, um sicherzustellen, dass alle Gebäude und Einrichtungen ordnungsgemäß funktionieren und sicher sind.

• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Der Werkschutz arbeitet eng mit anderen Abteilungen wie der IT, dem Einkauf und dem Personalwesen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Unternehmens sicher und effizient funktionieren.

Zusammenfassend hat der Werkschutz eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Sicherheit und Integrität eines Unternehmens und trägt dazu bei, dass es reibungslos und effizient funktioniert.

Im Empfangsbereich und direkt angrenzenden Flächen arbeiten mehrere Funktionen zusammen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Der Empfang ist die erste Anlaufstelle für Besucher und dient als Schnittstelle für Besucher zu den anderen Abteilungen.

Der Service-Desk unterstützt Mitarbeiter und Fremdfirmen im First-Line-Service und leitet komplexere Sachverhalte an den Second-Line-Service weiter.

Der Wachdienst sorgt für die Sicherheit. In der Sicherheitszentrale werden Sicherheitstechnische Systeme und Meldesysteme zusammengeführt.

Die Poststelle ist für den Empfang und die Verteilung von Poststücken (Eingangs- und Ausgangspost) zuständig.

Der First-Line-Service der IT unterstützt bei kleine IT-Problemen.

Das Facility Management ist zuständig für die Überwachung und Verwaltung der Gebäude- und Anlageninfrastruktur des Unternehmens. Es arbeitet eng mit dem Empfang und dem Service-Desk zusammen, um sicherzustellen, dass die Gebäude und Anlagen in einwandfreiem Zustand bleiben.

Durch eine enge Zusammenarbeit kann sichergestellt werden, dass Besucher und Mitarbeiter einen reibungslosen Empfang erfahren und alle Anfragen effizient bearbeitet werden.

• Professionalität: Ein separater Empfang für Gäste kann dazu beitragen, dass das Unternehmen einen professionelleren Eindruck vermittelt und Gäste sich willkommener fühlen.

• Unterschiedliche Bedürfnisse: Gäste und Mitarbeiter haben unterschiedliche Anforderungen an den Empfang, und es kann hilfreich sein, sie an getrennten Stellen spezialisiert zu betreuen.

• Spezialisierte Ressourcen: Ein separater Service-Desk für Mitarbeiter / Fremdfirmen ermöglicht es, spezialisierte Ressourcen bereitzustellen, die auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern / Fremdfirmen zugeschnitten sind.

• Erhöhte Effizienz: Durch die getrennte Verortung von Gästeempfang und Service-Desk kann die Effizienz erhöht werden, da sich die Kollegen auf jeweils eine spezifische Gruppe von Personen konzentrieren können.

• Datenschutz: Es kann auch wichtig sein, den Datenschutz von Mitarbeitern zu schützen, indem man die Informationen, die sie am Service-Desk bereitstellen, von denen der Gäste trennt.