Empfangsbereiche – von der Telefonzentrale bis zur Besucherverwaltung – gelten im Facility Management als Visitenkarte des Unternehmens. Um professionellen Empfang und reibungslose Zutrittskontrollen sicherzustellen, sind Branchenverbände von entscheidender Bedeutung. Sie definieren einheitliche Standards und Richtlinien, bieten spezifische Schulungen für Empfangsmitarbeiter und ermöglichen den Erfahrungsaustausch unter Facility Managern. Verbände helfen dadurch, qualitativ hochwertige Empfangsdienste zu etablieren und kontinuierlich an neue Herausforderungen (z. B. Sicherheit, Digitalisierung) anzupassen.
bSb – Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V.
Der bSb ist ein deutscher Berufsverband für Office-Administration, der Angestellte in Sekretariat, Büroorganisation und Empfang vertritt. Er entstand 1997 aus dem Zusammenschluss zweier Sekretariatsverbände und hat heute etwa 1.000 Mitglieder in bundesweit 10 Regionalgruppen. Ziel des bSb ist es, die wirtschaftliche und rechtliche Stellung von Büro- und Empfangskräften zu stärken, ihre berufliche Weiterbildung und den Erfahrungsaustausch zu fördern und ihre Interessen gegenüber Wirtschaft und Behörden zu vertreten. Zur Verwirklichung dieser Ziele entwickelt der Verband einheitliche Ausbildungs- und Prüfungsstandards für Büro- und Empfangsberufe, berät Mitglieder in berufsbezogenen Fragen und organisiert regelmäßig Kongresse sowie Netzwerktreffen zur Qualifizierung der Mitglieder. Für FM-Abteilungen mit eigenen Empfangsteams bietet der bSb damit wertvolle Unterstützung bei der Professionalisierung des Front-Office-Bereichs.
Stärkung des Empfangsberufs und professioneller Arbeitsstandards
Stärkt die Anerkennung des Empfangs als Berufsbild und fördert professionelle Arbeitsstandards im Office- und Besucherservice-Bereich durch Zertifizierungen und Networking.
Bietet zertifizierte Lehrgänge und Weiterbildungen für Office- und Empfangsmitarbeiter (z. B. geprüfter Office-Managerin) über anerkannte Bildungseinrichtungen an.
Veranstaltet Fachtagungen und Kongresse (wie die tempra365-Konferenz), in denen aktuelle Trends der Büro- und Empfangsorganisation – von Telefonservice bis Besuchermanagement – behandelt werden.
Vernetzt seine Mitglieder in regionalen Gruppen für Erfahrungsaustausch und Mentoring (Best Practices zur effizienten Empfangsorganisation, Umgang mit neuen Technologien am Empfang etc.).
ASW – Allianz für Sicherheit in der Wirtschaft e.V.
Die ASW Bundesverband ist der zentrale Dachverband für Unternehmenssicherheit in Deutschland. Sie wurde 1993 gegründet (früher Arbeitsgemeinschaft für Sicherheit der Wirtschaft) und fungiert als Scharnier zwischen Wirtschaft und Sicherheitsbehörden. Wesentliches Verbandsziel ist es, die Sicherheitsbelange der gewerblichen Wirtschaft gegenüber Politik und Verwaltung fachkundig zu vertreten und den Fluss sicherheitsrelevanter Informationen zwischen Staat und Unternehmen zu verbessern. Die ASW fördert darüber hinaus die Kriminalprävention und den Wirtschaftsschutz in Unternehmen, engagiert sich für die Aus- und Weiterbildung im Risiko- und Sicherheitsmanagement sowie für die enge Zusammenarbeit der Sicherheitsverantwortlichen verschiedener Firmen. Dadurch unterstützt sie auch Facility- und Sicherheitsleiter in Fragen der Zutrittskontrolle, Empfangssicherheit und Notfallplanung im FM-Umfeld.
Verankerung von Sicherheit im Empfangsmanagement
Verankert das Prinzip „Sicherheit als integraler Bestandteil aller Prozesse“ in Unternehmen – wodurch Empfangsbereiche als Teil des Sicherheitskonzepts höher priorisiert und professioneller ausgestaltet werden.
Stellt Unternehmen Lageeinschätzungen, Leitfäden und Infos zu Sicherheitsrisiken bereit (z. B. Wirtschaftsschutz-Berichte), die FM-Abteilungen bei der Gestaltung sicherer Empfangsprozesse nutzen können.
Fördert die Ausbildung von Sicherheits- und Risikomanagern durch Lehrgänge und Zertifikate – so steht FM-Abteilungen qualifiziertes Personal für Empfangsdienste mit Sicherheitsaufgaben zur Verfügung.
Vernetzt Sicherheitsverantwortliche aus unterschiedlichen Branchen (über regionale ASW-Landesverbände), um einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch zu ermöglichen – etwa zu Best Practices in Zutrittskontrolle und Besuchermanagement.
