Service Desk: First Level Support für Empfang und Empfangsdienste

Der Empfang verwaltet den physischen Zutritt für Besucher, während der Service Desk Mitarbeitende und Fremdfirmen zu Zugangsmöglichkeiten und Sicherheitsrichtlinien informiert.

• Wie beantrage ich eine Zutrittskarte oder einen Mitarbeiterausweis?

• Welche Zugangsbereiche sind für meine Abteilung freigegeben?

• Wie erfolgt die Zutrittskontrolle für Fremdfirmen?

• Was tun, wenn meine Zutrittskarte nicht funktioniert?

• Bereitstellung von Informationen zur Beantragung und Verlängerung von Zutrittskarten für Mitarbeitende und Fremdfirmen

• Eskalation von Problemen mit Zutrittssystemen an Facility Management oder Sicherheitsteams

• Koordination mit dem Empfang für spezielle Zutrittsregelungen (z. B. temporäre Zugänge für Dienstleister)

• Kommunikation von Sicherheitsrichtlinien für externe Partner und Fremdfirmen

Ein Fremdfirmenmitarbeitender meldet sich, da seine Zutrittskarte nicht funktioniert. Der Service Desk überprüft, ob die Zugangsrechte korrekt vergeben wurden, eskaliert an das Facility Management und koordiniert mit dem Empfang.

• Effiziente Abwicklung von Zutrittsprozessen für Mitarbeitende und externe Firmen

• Schnelle Eskalation von Problemen zur Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs

• Klare Trennung zwischen Besuchermanagement (Empfang) und interner Zutrittsverwaltung (Service Desk)

Während der Empfang für die physische Erfassung und Betreuung von Besuchern verantwortlich ist, verwaltet der Service Desk die Registrierung und Koordination von Fremdfirmen.

• Wie kann ich eine Fremdfirma für Arbeiten auf dem Gelände anmelden?

• Welche Sicherheitsunterweisungen sind für Fremdfirmen vorgeschrieben?

• Wie erfolgt die Zugangserteilung für externe Techniker?

• Welche Zugangszeiten gelten für Dienstleister?

• Bereitstellung von Informationen zur Anmeldung und Sicherheitsunterweisung von Fremdfirmen

• Eskalation von Problemen mit Zugangsdokumenten oder Schulungen an das Facility Management

• Kommunikation mit dem Empfang zur reibungslosen Zutrittsabwicklung für externe Dienstleister

• Dokumentation und Koordination von laufenden Fremdfirmen-Einsätzen

Ein Fremdfirmen-Mitarbeitender fragt, ob er eine spezielle Sicherheitsschulung für den Zugang zu Produktionsbereichen benötigt. Der Service Desk verweist ihn auf die internen Schulungsrichtlinien und klärt, ob der Empfang zusätzliche Dokumente benötigt.

• Bessere Kontrolle und Organisation externer Dienstleister

• Erhöhung der Sicherheit durch klare Abläufe für Fremdfirmen

• Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Service Desk, Empfang und Facility Management

Der Service Desk ist Ansprechpartner für Mitarbeitende und externe Firmen, wenn es zu Problemen mit Empfangsdiensten oder dem Zutrittsmanagement kommt.

• Der Empfang ist nicht besetzt – an wen kann ich mich wenden?

• Es gibt Probleme mit der Besuchererfassung.

• Die Schrankenanlage für den Eingang funktioniert nicht.

• Es gibt eine Störung in der digitalen Anmeldung für Gäste.

• Eskalation technischer Probleme an Facility Management oder IT-Support

• Kommunikation über aktuelle Störungen oder Notlösungen

• Koordination mit dem Empfang, wenn es zu Personalengpässen kommt

• Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Störfällen

Ein Mitarbeitender meldet, dass die Schrankenanlage am Haupteingang nicht funktioniert. Der Service Desk dokumentiert die Störung und informiert die zuständige Abteilung zur umgehenden Prüfung.

• Minimierung von Störungen im Empfangsbereich durch schnelle Eskalation

• Sicherstellung der Erreichbarkeit und des reibungslosen Zutritts

• Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Empfang und Service Desk

Der Empfang übernimmt die physische Annahme und Verteilung von Post und Paketen für Besucher und externe Gäste, während der Service Desk Mitarbeitende und Fremdfirmen bei Postangelegenheiten unterstützt.

• Wann kommt die interne Postverteilung?

• Wie kann ich ein Paket für eine Fremdfirma hinterlegen?

• Wer ist für die Verteilung der eingehenden Post zuständig?

• Wie kann ich einen Kurierdienst für eine dringende Sendung beauftragen?

• Bereitstellung von Informationen zu Postverteilung und Paketannahme

• Eskalation von Problemen mit internen Postdiensten oder Verzögerungen

• Koordination mit dem Empfang für spezielle Postlieferungen (z. B. für Fremdfirmen)

• Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Sendungen

Ein Mitarbeitender möchte ein wichtiges Dokument per Kurier verschicken. Der Service Desk informiert ihn über die nächsten Kurieroptionen und klärt, ob der Empfang den Versand unterstützt.

• Optimierte Postbearbeitung für interne und externe Empfänger

• Effiziente Zusammenarbeit zwischen Empfang, Facility Management und Service Desk

• Schnellere Abwicklung dringender Sendungen durch koordinierte Prozesse

Da der Service Desk keine physischen Empfangsaufgaben übernimmt, fungiert er als zentrale Schnittstelle zwischen Empfang, Facility Management und den internen Bereichen.

• Erfassung und Nachverfolgung von Anfragen zu Empfangs- und Besucherservices

• Kommunikation über geänderte Empfangsregelungen oder Sicherheitsvorgaben

• Eskalation von Problemen im Empfangsbereich an Facility Management

• Unterstützung bei der Koordination von Fremdfirmen- und Zutrittsprozessen

• Effiziente Zusammenarbeit zwischen Empfang und Service Desk

• Schnellere Bearbeitung von Anfragen durch strukturierte Eskalation

• Bessere Organisation von Zugangs- und Besuchermanagement durch klare Prozesse