Organisation

Aufbau einer klar strukturierten Organisation, die die reibungslose Abwicklung von Empfangs- und Kommunikationsprozessen gewährleistet.

• Erstellung von Stellenbeschreibungen für Empfangspersonal, einschließlich Aufgaben und Kompetenzen.

• Entwicklung eines Kommunikationsleitfadens für professionelle Interaktionen mit Besuchern und Mitarbeitern.

• Einführung standardisierter Abläufe für Besucherempfang, Postverteilung und Kommunikation.

• Einrichtung von Schnittstellen zu anderen Abteilungen, wie Sicherheit, Facility Management und IT.

• Unterstützung bei der Rekrutierung und Schulung von Empfangspersonal, mit besonderem Fokus auf Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten.

• Erstellung von Schichtplänen zur optimalen Abdeckung aller Empfangszeiten.

• Entwicklung und Implementierung von Sicherheitsrichtlinien für den Empfangsbereich, einschließlich Zugangskontrollen, Besucherausweisen und Verhaltensregeln.

• Schulung des Personals im Umgang mit sicherheitskritischen Situationen, wie z. B. unbefugtem Zutritt oder Notfällen.