Den Regelbetrieb temporär auf ein Vielfaches skalieren können
Ein Empfang, der im Alltag 50 Besucher pro Tag zuverlässig verarbeitet, kann bei einer Betriebsversammlung, Konferenz, Recruiting-Veranstaltung oder Kundentag innerhalb einer Stunde mehrere hundert Personen bewältigen müssen. Dieser Zustand unterscheidet sich grundlegend vom normalen Tagesgeschäft.
Veranstaltungs- und VIP-Empfang wird in der bestehenden Ausschreibung bereits als mögliche Sonderleistung mit zusätzlichem Personal- und Kostenbedarf genannt. Eine eigenständige Betriebsseite zur Skalierung solcher Besucherlagen existiert jedoch nicht.
Veranstaltungsempfang flexibel und sicher skalieren
Veranstaltung als temporären Betriebsmodus definieren
Für größere Veranstaltungen sollte nicht versucht werden, den normalen Empfangsprozess lediglich schneller auszuführen.
Stattdessen kann ein spezieller Betriebsmodus entstehen:
zusätzliche Check-in-Punkte,
Gruppenregistrierung,
temporäre Beschilderung,
zusätzliche Garderobe,
separates Informationspersonal,
angepasste Zutrittswege.
Der Regelbetrieb bleibt parallel funktionsfähig.
Die Planung benötigt insbesondere:
300 Teilnehmer, die über drei Stunden verteilt kommen, stellen eine andere Aufgabe dar als 300 Personen innerhalb von 20 Minuten.
Geeignete Möglichkeiten sind:
QR-Code,
alphabetisch getrennte Schalter,
vorbereitete Badges,
mehrere Self-Service-Kioske,
Vorabunterzeichnung notwendiger Informationen.
Das reguläre Besuchersystem sollte soweit möglich weiterverwendet werden, damit keine parallele unkontrollierte Teilnehmerliste entsteht.
Zusätzlich zum regulären Empfang können erforderlich sein:
Welcome Hosts,
Wegweiser,
zusätzliche Security,
Garderobenpersonal,
Eventkoordinator.
Jede Rolle sollte eine klare Aufgabe besitzen.
Eine große Zahl zusätzlicher Personen ohne Briefing kann den Empfang eher unübersichtlicher machen.
Bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Wege vorzusehen:
Dadurch blockiert eine Veranstaltung nicht sämtliche normalen Empfangsfunktionen.
Warteflächen vorbereiten
Auch kurze Verzögerungen erzeugen bei großen Gruppen erhebliche Menschenansammlungen.
Zu prüfen sind:
verfügbare Lobbyfläche,
Fluchtwege,
Garderobe,
Sanitärkapazität,
Aufenthaltsqualität.
Der Empfang muss deshalb mit Eventorganisation, Security und FM zusammenarbeiten.
Parkplatz- und Verkehrsbelastung einbeziehen
Großveranstaltungen können Zufahrten, Tiefgarage und Taxi-Zonen stark belasten.
Das Besucherparkmanagement sollte daher Bestandteil der Eventplanung sein.
Notfallorganisation aktualisieren
Eine deutlich erhöhte Zahl externer Personen verändert auch die Evakuierungs- und Informationssituation.
Veranstaltungsorganisation und bestehendes Notfallkonzept müssen deshalb miteinander abgestimmt werden. Die Microsite besitzt hierfür bereits detaillierte Notfall- und Evakuierungsprozesse.
Rückbau vorbereiten
Nach Veranstaltungsende sollte der Empfang schnell in den Regelbetrieb zurückkehren.
Dazu gehören beispielsweise:
temporäre Beschilderung entfernen,
zusätzliche Zutrittsrechte deaktivieren,
Material zurückführen,
Besucherlisten nach vorgesehenem Prozess behandeln.
Kurze Lessons Learned helfen:
Wo entstanden Wartezeiten?
War Personal ausreichend?
Funktionierten digitale Systeme?
Welche Infrastruktur war knapp?
Empfangskapazität temporär skalierbar machen
Die zentrale Frage lautet:
Wie kann derselbe Empfang für wenige Stunden ein deutlich höheres Besucheraufkommen beherrschen, ohne Sicherheit, Servicequalität oder den normalen Unternehmensbetrieb zu verlieren?
Ein vorbereitetes Veranstaltungskonzept macht diese außergewöhnliche Belastung zu einem planbaren Betriebszustand.
