Den Empfang auf den Tag vorbereiten, bevor der erste Besucher eintrifft
Digitale Voranmeldung schafft einen erheblichen Vorteil: Der Empfang kann bereits vor Schichtbeginn wissen, welche Besucher, Gruppen und besonderen Ereignisse erwartet werden. Dieses Wissen wird jedoch nur wertvoll, wenn daraus eine konkrete Tagesvorbereitung entsteht.
Die bestehende Visitor-Hosting-Seite fordert bereits proaktive Vorbereitung, Voranmeldung und aktuelle Gastgeberinformationen. Auch Prozessseiten empfehlen, erwartete VIP-Besuche beziehungsweise größere Gruppen rechtzeitig an den Empfang zu kommunizieren.
Eine eigenständige Tagesdisposition macht daraus eine wiederholbare Betriebsroutine.
Zu Beginn der Schicht beziehungsweise bereits am Vortag sollte sichtbar sein:
Damit kann der Betrieb vor dem tatsächlichen Ereignis reagieren.
Spitzen frühzeitig erkennen
Wenn zwischen 08:45 und 09:15 Uhr 60 externe Teilnehmer zu einer Schulung erwartet werden, ist dies kein ungeplanter Besucherandrang.
Daraus können vorab Maßnahmen entstehen:
Die bestehenden Monitoringseiten können Besucherströme bereits live erkennen. Tagesdisposition ergänzt diese Reaktion um die vorausschauende Ebene.
Vor wichtigen Terminen kann geprüft werden:
Dies reduziert den häufigen Ausnahmefall, dass ein Besucher pünktlich erscheint und niemand erreichbar ist.
Bei bekannten Gruppen können beispielsweise:
Ausweise,
Namensschilder,
Besucherinformationen,
Sicherheitsunterlagen
Dabei sollte nur das vorbereitet werden, was für den konkreten Besuch tatsächlich benötigt wird.
Zur Tagesbereitschaft gehört ebenfalls:
Kiosk online?
Ausweisdrucker funktionsfähig?
ausreichend Verbrauchsmaterial?
Drehkreuze verfügbar?
Kommunikationsmittel einsatzbereit?
Kleine technische Probleme sollten möglichst vor dem ersten Besucher behoben werden.
Besondere Informationen können sein:
So kann der Empfang sofort kompetent reagieren.
Der Empfang bearbeitet gleichzeitig:
Besucher,
Anrufe,
Pakete,
Mitarbeiteranfragen.
Ein besonderer Besuchstag kann eine temporäre Priorisierung erforderlich machen.
Nicht kritische Nebenaufgaben können beispielsweise in eine schwächere Zeit verschoben werden.
Bei mehreren Empfangskräften kann ein fünfminütiges Startbriefing ausreichend sein:
Dies ergänzt, aber ersetzt nicht die bereits vorhandene Schichtübergabe.
Am Tagesende kann bei besonderen Abweichungen kurz betrachtet werden:
Diese Erkenntnisse verbessern künftige Planung.
Die Tagesdisposition beantwortet jeden Morgen:
Was wird heute voraussichtlich passieren und was müssen wir jetzt vorbereiten, damit der Empfang auch während der Spitzen souverän funktioniert?
Damit wird Voranmeldung zu echter operativer Steuerungsinformation.
