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Tagesdisposition und Besuchsbereitschaft

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Tagesdisposition und Besuchsbereitschaft

Den Empfang auf den Tag vorbereiten, bevor der erste Besucher eintrifft

Digitale Voranmeldung schafft einen erheblichen Vorteil: Der Empfang kann bereits vor Schichtbeginn wissen, welche Besucher, Gruppen und besonderen Ereignisse erwartet werden. Dieses Wissen wird jedoch nur wertvoll, wenn daraus eine konkrete Tagesvorbereitung entsteht.

Die bestehende Visitor-Hosting-Seite fordert bereits proaktive Vorbereitung, Voranmeldung und aktuelle Gastgeberinformationen. Auch Prozessseiten empfehlen, erwartete VIP-Besuche beziehungsweise größere Gruppen rechtzeitig an den Empfang zu kommunizieren.

Eine eigenständige Tagesdisposition macht daraus eine wiederholbare Betriebsroutine.

Zu Beginn der Schicht beziehungsweise bereits am Vortag sollte sichtbar sein:

  • erwartete Besucherzahl,

  • Spitzenzeiten,

  • größere Gruppen,

  • besondere Gäste,

  • Veranstaltungen,

  • Lieferungen,

  • gesperrte Zugänge,

  • besondere Sicherheitslagen.

Damit kann der Betrieb vor dem tatsächlichen Ereignis reagieren.

Spitzen frühzeitig erkennen

Wenn zwischen 08:45 und 09:15 Uhr 60 externe Teilnehmer zu einer Schulung erwartet werden, ist dies kein ungeplanter Besucherandrang.

Daraus können vorab Maßnahmen entstehen:

  • zweite Empfangskraft,

  • zusätzliche Check-in-Station,

  • vorbereitete Badges,

  • Gruppenregistrierung,

  • geöffneter zweiter Zugang.

Die bestehenden Monitoringseiten können Besucherströme bereits live erkennen. Tagesdisposition ergänzt diese Reaktion um die vorausschauende Ebene.

Vor wichtigen Terminen kann geprüft werden:

  • Gastgeber anwesend?

  • Vertretung bekannt?

  • Telefonnummer vorhanden?

  • Besprechungsraum korrekt?

Dies reduziert den häufigen Ausnahmefall, dass ein Besucher pünktlich erscheint und niemand erreichbar ist.

Bei bekannten Gruppen können beispielsweise:

  • Ausweise,

  • Namensschilder,

  • Besucherinformationen,

  • Sicherheitsunterlagen

vorbereitet werden.

Dabei sollte nur das vorbereitet werden, was für den konkreten Besuch tatsächlich benötigt wird.

Zur Tagesbereitschaft gehört ebenfalls:

  • Kiosk online?

  • Ausweisdrucker funktionsfähig?

  • ausreichend Verbrauchsmaterial?

  • Drehkreuze verfügbar?

  • Kommunikationsmittel einsatzbereit?

Kleine technische Probleme sollten möglichst vor dem ersten Besucher behoben werden.

Besondere Informationen können sein:

  • Aufzug gesperrt,

  • anderer Gebäudezugang,

  • Bauarbeiten,

  • Kantine geschlossen,

  • Veranstaltung in der Lobby.

So kann der Empfang sofort kompetent reagieren.

Der Empfang bearbeitet gleichzeitig:

  • Besucher,

  • Anrufe,

  • Pakete,

  • Mitarbeiteranfragen.

Ein besonderer Besuchstag kann eine temporäre Priorisierung erforderlich machen.

Nicht kritische Nebenaufgaben können beispielsweise in eine schwächere Zeit verschoben werden.

Bei mehreren Empfangskräften kann ein fünfminütiges Startbriefing ausreichend sein:

  • Was ist heute besonders?

  • Wo sind Spitzen?

  • Welche VIPs?

  • Welche technischen Einschränkungen?

  • Wer übernimmt welche Rolle?

Dies ergänzt, aber ersetzt nicht die bereits vorhandene Schichtübergabe.

Am Tagesende kann bei besonderen Abweichungen kurz betrachtet werden:

  • Besucher kamen anders als erwartet,

  • Spitzen größer,

  • Gastgeber häufig nicht erreichbar.

Diese Erkenntnisse verbessern künftige Planung.

Die Tagesdisposition beantwortet jeden Morgen:

Was wird heute voraussichtlich passieren und was müssen wir jetzt vorbereiten, damit der Empfang auch während der Spitzen souverän funktioniert?

Damit wird Voranmeldung zu echter operativer Steuerungsinformation.