Besondere Gäste benötigen Vorbereitung statt Improvisation
Vorstandsbesuche, internationale Delegationen, wichtige Kunden, Behördenvertreter oder hochrangige Geschäftspartner stellen andere Anforderungen an den Empfang als ein gewöhnlicher Geschäftstermin. Entscheidend sind nicht Luxus oder übertriebene Inszenierung, sondern Präzision, Diskretion und eine störungsfreie Besucherkette.
VIP-Besuche werden auf der bestehenden Microsite bereits mehrfach erwähnt. So sollen Besucherparkplätze oder Konferenzräume vorbereitet werden; Gastgeberinformationen können besondere VIP-Hinweise enthalten. Eine eigenständige organisatorische Seite für solche Besuche besteht jedoch nicht.
VIP- und Delegationsempfang präzise koordinieren
Für besondere Besuche sollte vorab bekannt sein:
Dabei gilt weiterhin Datensparsamkeit. Der Empfang benötigt nur Informationen, die für seine konkrete Aufgabe erforderlich sind.
Verantwortlichen Besuchskoordinator benennen
Bei komplexeren Delegationen sollte eine Person die Gesamtkoordination führen.
Beteiligte können sein:
Empfang,
Assistenz,
Security,
FM,
Catering,
Kommunikation,
Fahrdienst.
Der Empfang sollte nicht selbst sämtliche Leistungen organisieren müssen, benötigt aber eine eindeutige Schnittstelle.
Je nach Besuch können vorab geprüft werden:
reservierter Parkplatz,
Zufahrtsberechtigung,
Empfangszone,
Badge,
Besprechungsraum,
Garderobe,
Begleitung,
gegebenenfalls Getränke.
Damit wird vermieden, dass besondere Besucher am Empfang warten, während organisatorische Fragen erst geklärt werden.
Diskretion bewusst berücksichtigen
Nicht jeder besondere Besucher soll auf einem öffentlichen Welcome Screen erscheinen.
Bei sensiblen Terminen können erforderlich sein:
Der gewünschte Grad an Öffentlichkeit sollte vorab festgelegt sein.
Internationale Gäste können zusätzliche Anforderungen besitzen:
Sprache,
kulturelle Gepflogenheiten,
unterschiedliche Namenskonventionen,
Übersetzungsbedarf,
Sicherheitsinformationen.
Die Microsite besitzt bereits eine eigene Seite zur Mehrsprachigkeit. Der Delegationsempfang verbindet diese Fähigkeit mit einem konkreten Besuchsprozess.
Zeitabweichungen einplanen
Flüge, Straßenverkehr und vorherige Termine können die Ankunft verschieben.
Der Empfang sollte deshalb nicht nur einen exakten Zeitpunkt, sondern auch wissen:
Wer informiert bei Verspätung?
Wann werden Services angepasst?
Wie lange bleibt eine Reservierung bestehen?
Live-Kommunikation mit Assistenz beziehungsweise Gastgeber vermeidet unnötige Unsicherheit.
Sicherheitsprozesse bleiben bestehen
Ein besonderer Status darf nicht dazu führen, dass notwendige Zutritts- oder Sicherheitsregeln improvisiert umgangen werden.
Falls vereinfachte beziehungsweise vorbereitete Verfahren zulässig sind, müssen diese vorher abgestimmt sein.
Besuchsabschluss koordinieren
Auch die Abreise gehört zum Besuchserlebnis.
Dazu können gehören:
Fahrzeugbereitstellung,
Badge-Rückgabe,
Begleitung,
Weiterfahrtinformation.
Hochwertiger Empfang ist vor allem gute Vorbereitung
Ein VIP-Prozess sollte nicht protzig wirken.
Sein Qualitätsmerkmal lautet vielmehr:
Der Besucher bemerkt möglichst wenig von der organisatorischen Komplexität im Hintergrund.
Wenn Empfang, Gastgeber, Security und weitere Services vorbereitet zusammenarbeiten, entsteht ein souveräner Besuchsablauf, der Professionalität und Wertschätzung vermittelt.
