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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Apps für Smartphones und Tablets im Empfang

Facility Management: Empfangs- und Kontaktzentrum » Geschäftsprozesse » Apps für Smartphones und Tablets

Digitale Besuchssteuerung, Sicherheit und Nutzerkomfort durch mobile Anwendungen

Digitale Besuchssteuerung, Sicherheit und Nutzerkomfort durch mobile Anwendungen

Moderne Empfangs- und Kontaktzentren in Unternehmen erfüllen weit mehr als nur Zutrittskontrolle. Sie sind digitale Schnittstellen zur Außenwelt, steuern Besucherflüsse, unterstützen Sicherheitsprozesse und leisten einen Beitrag zur Markeninszenierung und zum Nutzererlebnis. Mobile Applikationen für Smartphones und Tablets ermöglichen es heute, diese Funktionen ortsunabhängig, effizient und komfortabel abzubilden. Ob Besuchervoranmeldung, digitale Ausweiserstellung, Navigation oder Sicherheitsunterweisung – mobile Apps sind ein zentraler Baustein eines zukunftsfähigen First-Contact-Managements.

Apps für Smartphones und Tablets erweitern den betrieblichen Empfang um ein leistungsfähiges, digitales Kontaktinstrument. Sie ermöglichen effiziente Besucherprozesse, erhöhen die Sicherheit und stärken das Nutzererlebnis – im Einklang mit Datenschutz, Nachhaltigkeit und Markenidentität. Das Facility Management spielt eine entscheidende Rolle bei der technischen Integration, der inhaltlichen Pflege und der organisatorischen Verankerung solcher Anwendungen – für einen modernen, vernetzten und serviceorientierten Empfangsbetrieb.

Zielsetzung von Apps im Empfangs- und Kontaktzentrum

  • Digitale Unterstützung aller Empfangsprozesse – von Anmeldung bis Check-out

  • Verbesserung der Sicherheit und Dokumentation von Besucherbewegungen

  • Entlastung des Empfangspersonals durch Self-Service-Funktionen

  • Integration in bestehende Zutritts-, Kommunikations- und Sicherheitsstrukturen

  • Verbesserung des Besuchererlebnisses durch komfortable Benutzerführung

Typische Anwendungsfälle für mobile Apps

Funktion

Zielgruppe

Nutzen

Voranmeldung von Besuchern

Mitarbeitende, Empfang

Zeitsparende Anmeldung vor Ankunft

Digitale Ausweiserstellung

Empfang, Sicherheit

papierlos, DSGVO-konform, sofort verfügbar

Check-in per QR-Code

Besuchende

kontaktlos, schnell, dokumentiert

Navigationsfunktion / Wegeleitung

Besuchende

einfache Orientierung auf dem Gelände

Sicherheitsunterweisung digital

Besuchende, Fremdfirmen

verbindlich, dokumentiert, multimedial

Besucher-Feedback

Gäste, Kunden

Qualitätssicherung, Serviceverbesserung

Live-Übersicht über angemeldete Gäste

Sicherheitspersonal

Transparenz, Interventionsmöglichkeit

Technische Funktionen und Anforderungen - Grundfunktionen der App

  • Benutzerlogin (Single Sign-on, Token, Gastzugang)

  • Kalender- oder Terminbuchungssystem

  • Push-Benachrichtigungen (z. B. Erinnerung an Besuch, Lageplan senden)

  • QR-Code-Generierung zur Zutrittskontrolle

  • Formularbasierte Erfassung von Begleitpersonen, Fahrzeugdaten, Firmen

Erweiterte Funktionen

  • mehrsprachige Benutzeroberfläche

  • digitale Unterschrift für Sicherheits- oder Datenschutzvereinbarungen

  • Integration von ESG-Informationen (z. B. CO₂-Fußabdruck der Anreise)

  • barrierefreie Nutzung (Screenreader, Kontrastmodus)

  • Offline-Modus (für Gelände ohne durchgängige Netzabdeckung)

Integration in bestehende Systeme

Zielsystem

Schnittstelle der App

Zutrittskontrollsystem

Übertragung QR-Code / Ausweisdaten zur Türsteuerung

Besuchermanagementsystem

Synchronisierung mit Buchungen und Datenbank

Gebäudeleittechnik (GLT)

Anzeige freier Besprechungsräume / Ankunftsbenachrichtigung

Sicherheitsleitstand

Live-Übersicht über eingelassene Personen

CAFM / FM-System

Anbindung an Raumdaten, Ausstattungsverwaltung

Vorteile für Betrieb und Besuchende - Aus Unternehmenssicht

  • Effizienzsteigerung im Empfangsprozess

  • Bessere Planbarkeit von Besuchsströmen

  • Digitale Dokumentation im Sinne der Betreiberverantwortung

  • Entlastung von Empfangs- und Sicherheitspersonal

  • Positive Außenwirkung durch digitale Servicequalität

Aus Besuchersicht

  • Zeitersparnis und Orientierungssicherheit

  • Weniger Wartezeit am Empfang

  • Zugriff auf nützliche Informationen (z. B. WLAN, Ansprechpartner, Lageplan)

  • höheres Sicherheitsempfinden durch transparente Prozesse

Datenschutz und Sicherheit

  • DSGVO-konforme Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

  • Verschlüsselte Datenübertragung und Authentifizierung

  • automatisierte Datenlöschung nach vordefinierten Fristen

  • Sichtschutz am Gerät bei Anmeldung im öffentlichen Raum

  • Berechtigungssteuerung für interne und externe Nutzergruppen

Rolle des Facility Managements

  • Pflege der App-Inhalte (z. B. Lagepläne, Rauminformationen, Öffnungszeiten)

  • Administration von Raum- und Zoneninformationen

  • Anbindung an Zutrittssysteme und Gebäudetechnik

  • Unterstützung bei Einführung, Schulung und Betrieb

  • Rückmeldung zur App-Nutzung aus der Fläche