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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Markenbildung im Empfangsbereich strategisch umsetzen

Facility Management: Empfangs- und Kontaktzentrum » Geschäftsprozesse » Markenbildung / Marketing

Der Empfangsbereich als Schnittstelle zwischen Unternehmensidentität, Besucherkommunikation und Markeninszenierung

Der Empfangsbereich als Schnittstelle zwischen Unternehmensidentität, Besucherkommunikation und Markeninszenierung

Der betriebliche Empfang ist mehr als eine organisatorische Funktion zur Besuchersteuerung. Er ist das erste sichtbare Element der Unternehmenskultur, das erste persönliche Erlebnis mit der Marke und ein entscheidender Moment für externe Wahrnehmung, Vertrauen und Identifikation. In Zeiten von Employer Branding, ESG-Kommunikation und erlebnisorientierter Arbeitswelt wandelt sich der Empfang zu einem gestalterischen, kommunikativen und markenstrategischen Touchpoint. Facility Management, Unternehmenskommunikation und HR arbeiten gemeinsam daran, den Empfang als Ort der Markenbildung, Kundenbindung und Mitarbeiterbindung zu gestalten.

Der Empfangsbereich ist mehr als funktionale Zutrittskontrolle – er ist Markenbotschafter, kulturelles Aushängeschild und strategischer Berührungspunkt für Kunden, Mitarbeitende und Partner. Eine gezielte Verbindung aus gestalterischer Qualität, digitaler Medienintegration und serviceorientiertem Verhalten stärkt die Markenwirkung des Unternehmens, verbessert das Besuchererlebnis und zahlt langfristig auf Kundenbindung, Arbeitgeberattraktivität und Unternehmenskultur ein.

Zielsetzung von Markenbildung im Empfangsbereich

  • Verstärkung der Unternehmensidentität im Raum und im Verhalten

  • Konsistente Kommunikation der Marke gegenüber Gästen, Dienstleistern, Bewerbenden und Mitarbeitenden

  • Schaffung eines emotionalen Erlebnisses mit Wiedererkennungswert

  • Beitrag zu Kundenbindung, Arbeitgeberattraktivität und Corporate Culture

  • Integration des Empfangs in die ganzheitliche Markenarchitektur (on-site & digital)

Elemente der Markenbildung am Empfang - Visuelle Identität

  • Farbgebung, Materialien, Logos, Typografie im Corporate Design

  • Empfangstheke, Möblierung, Raumakustik, Lichtkonzept

  • digitale Elemente: Begrüßungsbildschirm, interaktive Displays, digitale Kunst

  • gestalterische Verknüpfung mit Produktwelt, Branche, Werten

Verhalten und Sprache

  • Begrüßung und Gesprächsführung im Sinne der Markenpersönlichkeit

  • Outfit und Auftreten des Empfangspersonals (ggf. CI-konforme Bekleidung)

  • Mehrsprachigkeit, Barrierefreiheit, kultursensibles Verhalten

  • klar definierte Rollen im Umgang mit Besuchern, Bewerbern, Lieferanten

Inhalt und Information

  • Willkommensbotschaften, Unternehmensfilm, ESG-Daten, Meilensteine

  • Touchpoints zur Produktwelt (z. B. Muster, Referenzen, Awards)

  • digitale Unternehmenspräsentation (z. B. an Self-Service-Kiosken)

  • Live-Daten (z. B. Nachhaltigkeitsdashboard, Besucherzähler, Newsfeed)

Empfang als Teil der Customer und Candidate Journey

Zielgruppe

Erwartung am Empfang

Wirkung der Markenpräsenz

Kunden

Orientierung, persönliche Ansprache, Professionalität

Vertrauen, Kompetenz, Markenbindung

Bewerbende

Offenheit, Klarheit, Wertschätzung

Employer Branding, Identifikation

Lieferanten / FM

Sicherheit, Effizienz, Systematik

Struktur, Kooperationsbereitschaft

Mitarbeitende

Zugehörigkeit, Tagesstruktur, Services

Stolz, Loyalität, Identifikation

Operative Maßnahmen zur Markenstärkung am Empfang

  • Einführung von Markenbotschafter-Schulungen für Empfangspersonal

  • Gestalterisches Redesign des Empfangsbereichs mit Corporate Architecture

  • digitale Besucherleitsysteme mit individueller Begrüßung

  • Anbindung an das Marketingteam zur Steuerung von Inhalten und Medien

  • Nutzung des Empfangs für temporäre Ausstellungen, Aktionen oder Sponsoring

  • Integration in das Unternehmens-WLAN, Apps, ESG-Informationssysteme

Schnittstellenmanagement und Zuständigkeiten

Funktion

Aufgaben im Kontext Markenempfang

Facility Management

Betrieb, Instandhaltung, Zutrittsmanagement, Flächenverantwortung

Kommunikation / Marketing

Inhaltliche und gestalterische Steuerung der Marke vor Ort

HR / Employer Branding

Integration in Bewerberreise, Unternehmenswerte

Sicherheit / Datenschutz

DSGVO-konformer Umgang mit Besucherdaten

IT / Medien

Betrieb digitaler Systeme, z. B. Screens, Leitsysteme

Erfolgskriterien und Best Practices

Erfolgsfaktor

Wirkung

Einheitliches Erscheinungsbild

Starker Markenauftritt, Wiedererkennungswert

Freundlich-professionelles Personal

Positiver Eindruck, Service-Exzellenz

Medienintegration

Informationstransparenz, Innovationsimage

Raumwirkung

Aufenthaltsqualität, Corporate Culture sichtbar machen

Rückkopplung aus Besuchererlebnis

Qualitätssteigerung, Echtzeitverbesserung