Digitale und papierlose Prozesse

In großen Bürogebäuden in Deutschland ist es üblich, dass Besucher bei der Anmeldung bestimmte Dokumente unterzeichnen müssen – z.B. eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA, Non-Disclosure Agreement), wenn sie Zugang zu vertraulichen Bereichen erhalten, oder einen Datenschutzhinweis, der über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert (erforderlich nach DSGVO). Bisher geschah dies meist mit Stift und Papier: Der Besucher bekam ein Formular auf Papier vorgelegt, las es durch und unterschrieb, danach wurde das Blatt abgeheftet oder archiviert. Dieses manuelle Vorgehen ist umständlich und langsam. Gerade bei hohem Besucheraufkommen kann das Bereitstellen und Einsammeln von Papierformularen einen Engpass am Empfang erzeugen. Außerdem fallen schnell Berge von Papier an, die verwaltet und gelagert werden müssen, und es besteht das Risiko, dass Formulare verlegt oder im Trubel vergessen werden. Die Einführung elektronischer Unterschriften (E-Signaturen) für NDAs und Datenschutzhinweise vereinfacht diese Abläufe grundlegend und sorgt dafür, dass Compliance-Anforderungen elegant in den digitalen Check-in integriert werden.

In einem digitalen Empfangsprozess wird der Besucher während des Anmeldevorgangs am Tablet automatisch aufgefordert, alle erforderlichen rechtlichen Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Beispielsweise kann nach Eingabe der Besucherdaten folgender Hinweis auf dem Bildschirm erscheinen: „Bitte lesen und unterzeichnen Sie unsere Vertraulichkeitsvereinbarung.“ Der komplette Text der Vereinbarung (oder des Datenschutzhinweises) wird auf dem Tablet angezeigt; der Besucher kann ihn scrollen und lesen – bei Bedarf auch mehrsprachig – und anschließend direkt auf dem Touchscreen mit dem Finger oder einem Eingabestift unterschreiben. Das System erfasst diese Unterschrift digital, versieht sie mit einem Zeitstempel und speichert sie zusammen mit dem entsprechenden Dokument sicher im System. Es muss nichts mehr ausgedruckt oder in Papierform aufbewahrt werden – das NDA oder das Datenschutzdokument liegt als PDF oder digitales Abbild auf den Servern der Anwendung, und die geleistete Unterschrift ist elektronisch verknüpft. Dieser gesamte Vorgang dauert nur wenige Augenblicke, verglichen mit dem händischen Ausfüllen eines Formulars. Für wiederkehrende Besucher kann das System erkennen, dass bereits eine gültige Unterschrift vorliegt (z.B. wenn ein externer Berater schon eine NDA unterzeichnet hat) und diesen Schritt überspringen oder in größeren Abständen erneuern. Das Ergebnis ist ein komplett digitales Protokoll aller erforderlichen Zustimmungen: Man weiß genau, wer welches Dokument wann unterschrieben hat, ohne auf Aktenschränke voller Papier angewiesen zu sein.

• Wegfall der physischen Lagerung von Formularen: NDAs, Datenschutz- und Sicherheitsunterweisungen werden nur noch elektronisch gespeichert. Das spart Platz und Aufwand – keine dicken Besucherordner mehr, die verschlossen aufbewahrt werden müssen. Alle unterschriebenen Dokumente liegen in einer strukturierten elektronischen Ablage und können bei Bedarf in Sekunden gefunden statt in Archiven gesucht zu werden.

• GDPR/DSGVO-gerechte Einwilligungen mit Nachverfolgbarkeit: Das System stellt sicher, dass jeder Besucher die notwendigen Hinweise tatsächlich sieht und bestätigt – der Check-in wird vom System erst fortgeführt, wenn die digitale Unterschrift vorliegt. Jede elektronische Signatur wird sicher mit Zeitpunkt protokolliert und dem Besucherprofil zugeordnet, was eine klare Nachweisführung erlaubt. Im Falle einer Prüfung (z.B. durch interne Audits oder Aufsichtsbehörden) kann das Unternehmen zweifelsfrei belegen, dass alle Besucher die erforderlichen Vereinbarungen akzeptiert haben.

• Sofortiger Zugriff für Audits oder juristische Prüfungen: Sollte es erforderlich sein, Dokumente einzusehen – sei es für einen DSGVO-Audit, eine interne Revision oder einen Rechtsstreit – können die digitalen Unterlagen umgehend abgerufen werden. Über die Suchfunktion des Systems lässt sich z.B. für ein bestimmtes Datum oder einen bestimmten Besucher die unterschriebene NDA finden und als PDF bereitstellen. Es entfällt das mühselige Durchforsten von Ordnern oder die Sorge, dass ein Papierdokument fehlt. Jedes unterzeichnete Formular ist mit dem Besucher-Log verknüpft und jederzeit abrufbar, was im Ernstfall wertvolle Zeit spart.

Durch die Integration der elektronischen Unterschrift in den Anmeldeprozess entfällt eine große Papier- und Zeitlast am Empfang. Empfangsmitarbeiter müssen keine Formulare mehr bereithalten oder einsammeln; stattdessen läuft alles über dasselbe Terminal wie die Anmeldung. Besucher erleben den Vorgang als unkompliziert und zeitgemäß – viele kennen das elektronische Unterschreiben bereits von Paketlieferungen oder Terminals in Geschäften. Aus rechtlicher Sicht bleiben die Anforderungen gewahrt: Elektronische Signaturen, die auf diese Weise erhoben werden, sind in der Regel rechtsverbindlich, insbesondere wenn das System die Zustimmung mitsamt Datum, Uhrzeit und dem signierten Dokument protokolliert. Im Vergleich zur Papiervariante bietet das digitale Verfahren sogar Vorteile in der Compliance: Es garantiert, dass stets die aktuell gültige Version eines Dokuments verwendet wird (es kann nicht passieren, dass versehentlich ein veraltetes NDA-Formular ausgedruckt wird) und liefert einen verifizierbaren Audit-Trail. Außerdem kann das System so eingestellt werden, dass es jedem Besucher einen Datenschutzhinweis gemäß DSGVO präsentiert – und dessen Bestätigung dokumentiert – sodass das Unternehmen seinen Informationspflichten lückenlos nachkommt, ohne dass das Personal daran denken muss. Zusammengefasst ermöglichen elektronische Unterschriften am Empfang einen schnelleren, papierlosen und sichereren Prozess: Sie sparen Zeit und Platz, erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und integrieren den wichtigen Schritt der Zustimmungserklärung nahtlos in den digitalen Workflow.

Sobald Besucherdaten erfasst und Dokumente wie NDAs unterschrieben sind, sorgt die Cloud-basierte Speicherung dafür, dass alles sicher aufbewahrt wird – und das ohne einen einzigen Papierausdruck. In einem großen Gebäude können jede Woche Hunderte Besucher ein- und ausgehen; diese Datenmenge mit Papier zu verwalten wäre unübersichtlich und aus Datenschutzsicht problematisch. Ein digitales Empfangssystem hingegen speichert Besuchsprotokolle und zugehörige Dokumente zentral in der Cloud.

• Zentrale, sichere Ablage: Alle Besucherdaten (Personenstammdaten, ggf. Fotos, Besuchszeiten) und Dokumente (unterschriebene NDAs, ausgefüllte Formulare) werden in einem verschlüsselten Cloud-Speicher abgelegt. Anders als ein physisches Besucherbuch oder ein Server im Büro, der gestohlen oder beschädigt werden könnte, bietet die Cloud Redundanz und professionelle Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung, Backups, Firewalls usw.). Zudem regeln feingranulare Benutzerrechte, wer auf welche Daten zugreifen darf. Beispielsweise sieht das Empfangspersonal vielleicht nur die Besucherliste des aktuellen Tages, während der Sicherheitschef oder Datenschutzbeauftragte umfangreichere Auswertungen vornehmen kann. In einem Multi-Tenant-Gebäude können die Daten so segmentiert werden, dass jede Mietpartei nur die eigenen Besuchereinträge einsehen kann, während das Gebäudemanagement den Gesamtüberblick behält. Diese Aufteilung entspricht dem Need-to-know-Prinzip und unterstützt „Privacy by Design“ – ein Grundsatz der DSGVO. Sollte ein im Gebäude ansässiges Unternehmen also seine Besucherdaten anfordern (z.B. für einen Audit), kann man diese bereitstellen, ohne Daten anderer Firmen preiszugeben. All dies geschieht automatisch durch die festgelegten Zugriffsrechte des Systems.

• Einfaches Auffinden & Durchsuchen: Ein cloudbasiertes Besucherregister lässt sich leicht nach verschiedenen Kriterien durchsuchen. Man kann z.B. alle Besucher eines bestimmten Datums, einer bestimmten Firma oder mit einem bestimmten Namen in Sekundenschnelle herausfiltern. Das ist ein enormer Fortschritt gegenüber papierbasierten Archiven. Muss die Security etwa im Nachhinein alle Besucher der letzten Woche überprüfen, genügt ein Datenfilter statt stundenlangem Aktenwälzen. Genauso kann das Facility Management per Mausklick Stoßzeiten analysieren oder häufige Besucher identifizieren, statt manuell Strichlisten zu führen. Die Daten sind auf berechtigten Geräten via Web-Dashboard zugänglich, so dass ein Manager im Notfall auch von zu Hause oder unterwegs Auskunft erhalten kann. Außerdem wird jeder Datenzugriff protokolliert – das System hält also fest, wer wann welche Daten eingesehen oder exportiert hat. Diese umfassenden Audit-Trails erhöhen die Verantwortlichkeit und erlauben es, verdächtige Zugriffe zu erkennen. Insgesamt wird aus einem statischen Papierarchiv eine lebendige Datenbank, aus der sich Informationen bei Bedarf in Echtzeit abrufen lassen.

• Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien: Datenschutzgesetze wie die DSGVO fordern, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. In einem digitalen System kann man diese Datensparsamkeit technisch erzwingen, indem automatische Löschfristen eingerichtet werden. So lässt sich bspw. festlegen, dass Besucherdaten 14 Tage nach dem Besuch automatisch gelöscht oder anonymisiert werden, sofern keine längere Aufbewahrung aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Diese automatische „Verfallszeit“ ist anpassbar – einige Unternehmen wählen 30 oder 90 Tage – aber entscheidend ist, dass das System den Löschvorgang zuverlässig und konsistent durchführt. Im Gegensatz zur Papierablage (wo alte Gästebücher oft jahrelang im Schrank liegen bleiben) gewährleistet das digitale System so die Löschung bzw. Anonymisierung zum richtigen Zeitpunkt. Dies entspricht dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO und kann im Auditfall demonstriert werden (“unsere Besucherdaten werden nach X Tagen systemseitig gelöscht”). Das reduziert Haftungsrisiken, falls z.B. ein ehemaliger Besucher gemäß DSGVO eine Auskunft oder Löschung seiner Daten verlangt – mit ein paar Klicks kann man dem nachkommen oder hat die Gewissheit, dass Daten bereits planmäßig entfernt wurden.

Durch die Cloud-Lösung wird aus stapelweise Papier und verstreuten Ordnern ein geordnetes, sicheres Datenarchiv. Ein Beispiel: Im Falle eines sicherheitsrelevanten Vorfalls müsste man früher eventuell mühsam in Papierlisten nachschauen, wer an einem bestimmten Tag im Haus war – und hätte vielleicht nur Namen, aber keine Kontaktinformationen oder Zeiten parat. Mit einem digitalen System kann man in solch einer Situation binnen Sekunden einen Bericht erzeugen, der alle Besucher des betreffenden Zeitraums samt Uhrzeit, Kontaktinfo, Gastgeber und ggf. Foto auflistet; und das sogar von einem anderen Standort aus, wenn nötig. Diese Agilität ist für große Organisationen ein enormer Vorteil. Hinzu kommt der Nutzen für das Datenmanagement: Weil alle Informationen digital vorliegen, kann man Analysen fahren, die mit Papier nie möglich wären (z.B. Peaks erkennen, Personalkapazitäten am Empfang datenbasiert planen, häufige Besucher identifizieren und vorab anlegen, etc.).

Nicht zu vernachlässigen ist auch der Nachhaltigkeitsaspekt: Cloud-Speicherung von Besucherdaten verringert den Bedarf an physischem Archivraum und reduziert den Verbrauch von Papier, Druckertinte und Energie für Druckerbetrieb. Viele deutsche Unternehmen und Gebäude streben Zertifizierungen wie LEED oder BREEAM für nachhaltiges Gebäudemanagement an; das Digitalisieren administrativer Prozesse zahlt auf solche Ziele ein, indem es Ressourcen schont. Insgesamt trägt die cloudbasierte Speicherung in der Besucherverwaltung dazu bei, den Betrieb effizienter, sicherer und umweltfreundlicher zu gestalten – im Geiste der ESG-Kriterien (Umwelt und Governance), ohne die soziale Komponente (nämlich Komfort und Transparenz für Besucher und Mitarbeiter) zu vernachlässigen.

Die Empfangsabteilung in großen Bürogebäuden ist oft auch in interne Abläufe eingebunden, die über das reine Besuchermanagement hinausgehen. So werden am Empfang zum Beispiel Kurierlieferungen angenommen und Weiterberechnungen an Mieter dokumentiert, Buchungen von Gemeinschaftseinrichtungen (Konferenzräume, Parkplätze) koordiniert oder Serviceanfragen von Mietern entgegengenommen. Bisher wurden solche Vorgänge häufig mit Papieranträgen, Durchschlagformularen oder per E-Mail und Unterschrift abgewickelt. Ein papierloser Workflow kann diese internen Formulare und Genehmigungsprozesse digitalisieren, was Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit deutlich verbessert.

Ein typisches Beispiel ist die Weiterberechnung von Kosten an einen Mieter – nehmen wir etwa eine Kuriergebühr: Im Papierprozess würde der Empfang diese vielleicht auf einem Formular notieren und vom Mieter gegenzeichnen lassen oder per E-Mail einen formlosen Beleg schicken, den jemand bestätigen muss. Oft zieht sich so etwas hin, da Unterschriften eingeholt oder E-Mails gelesen werden müssen, und es fehlen einheitliche Abläufe. Mit einem digitalen Freigabesystem im Facility Management können all diese Schritte in einem einzigen Workflow verbunden werden. Sobald die Empfangskraft z.B. eine ausgehende Kurier-Sendung für eine Firma im Haus bearbeitet, öffnet sie das entsprechende Online-Formular im FM-System und trägt die relevanten Daten ein: welche Firma, welcher Service (Kurier), Betrag, Datum usw. Mit einem Klick wird dieser Vorgang gespeichert und automatisch an den zuständigen Verantwortlichen beim Mieter weitergeleitet. Dieser Verantwortliche (z.B. der Office-Manager der Firma oder ein zeichnungsberechtigter Mitarbeiter) erhält nun in seinem Web-Portal oder per E-Mail eine Benachrichtigung, dass ein Vorgang auf seine Freigabe wartet. Er kann alle Details einsehen – in unserem Beispiel: “Kurierkosten am 10. Juni, Sendung XY, Kosten 15 €” – und mit einem Klick digital genehmigen oder ablehnen. Sobald er auf „Genehmigen“ klickt, wird die Entscheidung mit Zeitstempel versehen im System vermerkt. Sollte innerhalb einer vorgegebenen Frist keine Aktion erfolgen, kann das System automatisiert eine Erinnerung senden oder den Vorgang eskalieren (z.B. an eine Vertretung). Nach der Freigabe wird die Information automatisch an die zuständige Verwaltungs- oder Buchhaltungsabteilung weitergeleitet. Durch Schnittstellen kann das System die genehmigten Posten direkt in die Buchhaltungssoftware (z.B. SAP) oder ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management) einspeisen, wo sie dem entsprechenden Kostenkonto des Mieters zugeordnet werden. Von der Meldung bis zur Verbuchung läuft also alles digital und nachvollziehbar ab, ohne dass ein physisches Dokument ausgedruckt oder manuell weitergereicht werden muss.

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie jeder Beteiligte im digitalen Workflow eingebunden ist und welche Plattform er nutzt. Entscheidend ist, dass jeder Schritt protokolliert wird: Wenn die Empfangskraft das Formular abschickt, wird dies mit Name, Datum, Uhrzeit im System vermerkt; wenn der Mieter die Freigabe erteilt, wird auch das elektronisch festgehalten. Es gibt keine Unklarheit darüber, ob etwas angekommen ist oder wer wann zugestimmt hat – das System liefert vollständige Transparenz. Sollten später Fragen aufkommen („Hat Firma X dieser Belastung zugestimmt?“), kann man im System genau sehen, von wem und wann die Freigabe erteilt wurde. Diese Nachvollziehbarkeit spiegelt gute Governance wider und erfüllt interne Kontrollanforderungen.

Auch in Sachen Geschwindigkeit bringt der digitale Freigabeprozess große Vorteile. Eine Anfrage kann in Minuten genehmigt sein, während man auf eine Unterschrift auf Papier vielleicht Tage warten musste. Ein Experte der Branche bemerkte hierzu, dass automatisierte Genehmigungen und Benachrichtigungen „die Wartezeiten durch manuelle Unterzeichnungen eliminieren“. Nichts bleibt mehr tagelang liegen, weil es vergessen wurde – das System erinnert automatisch. Zudem behalten Manager den Überblick: Auf einem Dashboard sieht man alle offenen Vorgänge, ohne in Ordnern suchen zu müssen. Berichte lassen sich auf Knopfdruck erstellen, z.B. alle angefallenen Zusatzkosten für Mieter Y im letzten Quartal, was die Abrechnung vereinfacht. Ein weiterer Pluspunkt ist die Integration der Daten: Da alles digital erfasst wird, können die Informationen direkt mit anderen Systemen verknüpft werden. Es ist kein doppeltes Abtippen mehr nötig, was Fehler reduziert und Zeit spart.

Von der ökologischen Warte aus betrachtet, bedeutet ein papierloser interner Workflow natürlich ebenfalls weniger Papierverbrauch – keine Formulare und Belege in mehrfacher Ausführung mehr. Kommunikationswege verkürzen sich (keine Hauspost, keine Ausdrucke zum Unterschreiben in andere Etagen schicken). Dies passt zu den Nachhaltigkeitsstrategien vieler Unternehmen, die ihr Büro möglichst digital und ressourcenschonend gestalten möchten. Gleichzeitig nehmen Schnelligkeit und Servicequalität zu: Mieter erhalten beispielsweise für gebuchte Leistungen sofort eine transparente digitale Bestätigung oder Rechnung, anstatt Wochen später ein Papierdokument mit vagen Angaben. Das schafft Vertrauen und Zufriedenheit.

Durch die Digitalisierung der internen Empfangs- und Verwaltungsabläufe – von der Kostenverrechnung bis zur Genehmigung von Services – entsteht ein vernetzter, effizienter Betrieb. Das Personal kann sich mehr auf den eigentlichen Service konzentrieren, anstatt Papierkram hinterherzujagen. Verlorene Dokumente oder liegengebliebene Unterschriften gehören der Vergangenheit an, denn das System gewährleistet Kontrolle, schnelle Informationszugriffe und höhere Verantwortlichkeit bei allen Beteiligten. Im Kontext von ESG-Zielen zeigt dies, dass die Organisation Wert auf verantwortungsvolle (sprich gut dokumentierte und transparente) Prozesse legt und den Ressourcenverbrauch minimiert. Und auch der soziale Faktor profitiert: Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden/Besucher erleben einen flüssigeren Ablauf ohne Frustration durch Bürokratie und Warten. Insgesamt macht ein papierloser, digital unterstützter Empfang das Gebäude zukunftsfähig und nachhaltig – in operativer Hinsicht ebenso wie in Bezug auf den Ruf und die Darstellung nach außen.