Wartebereich und Ausstattung

Ein einladender Wartebereich ist mehr als nur Stühle und Dekoration – es geht auch um die Annehmlichkeiten und Dienstleistungen, die auf die Bedürfnisse der Besucher zugeschnitten sind. In modernen Bürogebäuden (auch in Deutschland) erwarten die Gäste während der Wartezeit gewisse Annehmlichkeiten. Die Bereitstellung dieser Annehmlichkeiten zeigt Gastfreundschaft und kann das Besuchererlebnis erheblich verbessern.

• WLAN-Zugang für Gäste: In der heutigen vernetzten Welt benötigen Besucher oft einen Internetzugang – vielleicht, um E-Mails zu checken, eine Präsentation herunterzuladen oder sich einfach die Zeit auf ihrem Gerät zu vertreiben. Das Anbieten von Gäste-WLAN gilt in den meisten Büros als Standard. Tatsächlich zeigen Umfragen, dass fast alle Bürobesucher erwarten, dass WLAN in der Lobby verfügbar ist. Stellen Sie sicher, dass die SSID und das Passwort Ihres Gastnetzwerks deutlich sichtbar oder bereitstellbar sind (z. B. auf einem kleinen Schild an der Rezeption oder über einen QR-Code-Ausdruck). Das erspart den Besuchern die Befragung des Personals und vermeidet lästiges Fummeln. Wichtig ist, dass das Gast-WLAN aus Sicherheits- und Bandbreitengründen vom internen Netzwerk getrennt sein sollte. Die IT-Richtlinien von Unternehmen in Deutschland und anderswo schreiben in der Regel die Isolierung des Gastverkehrs vor, um interne Systeme zu schützen. Implementieren Sie ein segmentiertes VLAN oder eine komplett separate Internetverbindung für Gäste. Auf diese Weise können Besucher online gehen, ohne sensible Unternehmensdaten zu riskieren oder den Netzwerkverkehr der Mitarbeiter zu unterbrechen. Es ist auch ratsam, grundlegende Nutzungsbeschränkungen oder Inhaltsfilter im Gastnetzwerk durchzusetzen – zum Beispiel den Zugriff auf bestimmte Websites einzuschränken und die Bandbreite zu drosseln, damit ein Besucher, der Videos streamt, nicht das gesamte Netzwerk verlangsamt. Moderne Netzwerklösungen können die Bandbreite der Gäste automatisch drosseln und illegale oder starke Nutzung blockieren, um sicherzustellen, dass der Dienst verantwortungsbewusst genutzt wird. Ebenso wichtig ist es, das WLAN einfach zu bedienen: Vermeiden Sie übermäßig komplexe Anmeldevorgänge oder ablaufende Passwörter, die die Gäste frustrieren. Wenn die Verbindung umständlich ist, werden die Gäste entweder ohne oder die Mitarbeiter um Hilfe bitten, was beides keinen guten Eindruck hinterlässt. Ein einfaches Passwort (das Sie regelmäßig ändern) oder ein Captive-Portal, das eine Ein-Klick-Vereinbarung erfordert, ist der Ausstellung temporärer Konten für jeden Besucher vorzuziehen. Denken Sie daran, dass ein Besucher, der sich "nicht in Ihr WLAN einloggen kann, weil ihm niemand das Passwort sagen kann", schnell irritiert sein wird, sorgen Sie also für eine reibungslose Konnektivität.

• Erfrischungen und Getränke: Etwas zu trinken – und eventuell eine kleine Erfrischung – ist ein Kennzeichen guter Gastfreundschaft. Den Gästen sollte mindestens Trinkwasser zur Verfügung stehen. Dies kann über einen Kaltwasserspender erfolgen (viele deutsche Büros verwenden Maschinen mit stillem oder sprudelndem Wasser, um eine Auswahl zu bieten) oder sogar über Wasser in Flaschen, das in einem Kühler oder auf einem Tablett präsentiert wird. Wasser ist von grundlegender Bedeutung, aber Sie können noch weiter gehen: Erwägen Sie, Kaffee und Tee anzubieten, insbesondere während der typischen Geschäftszeiten. In vielen Büros stehen eine Selbstbedienungs-Kaffeemaschine oder ein Wasserkocher mit Teebeuteln im Empfangsbereich. Wenn dies nicht möglich ist, kann das Personal an der Rezeption anbieten, einen Kaffee für die Gäste zu holen, insbesondere für VIP-Besucher, die möglicherweise länger warten müssen. Die Kosten und der Aufwand für das Anbieten eines Heißgetränks sind gering, aber die Geste kann den Komfort erheblich verbessern. In einem Artikel am Arbeitsplatz wurde treffend darauf hingewiesen, dass kostenloser Kaffee und Snacks im Wartezimmer "Macht haben ... bei der Schaffung eines guten ersten Eindrucks" bei den Besuchern. In der deutschen Unternehmenskultur wird das Anbieten eines Kaffees oder Espressos an einen Gast oft als höflich und professionell angesehen. Wenn Sie internationale Besucher haben, kann ein entkoffeinierter Kaffee oder eine Auswahl an Kräutertees für verschiedene Vorlieben geeignet sein. Snacks sind ein optionaler Bonus – einige Unternehmen stellen gerne einzeln verpackte Pfefferminzbonbons, Pralinen oder kleine Kekse an der Rezeption aus. In einer Industriezentrale gibt es vielleicht keinen kompletten Imbiss, aber etwas Kleines (und hygienisch individuell verpacktes) kann die Besucher angenehm überraschen. Eine Studie eines Hospitality-Direktors stellte fest, dass Kaffee, Tee und Wasser zwar gängige Angebote in Empfangsbereichen sind, aber ein "besonderer Leckerbissen" wie lokale Schokolade oder eine kleine Tüte Studentenfutter Ihr Büro von anderen abheben und Ihre Gastfreundschaft unterstreichen kann. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Snacks anzubieten, entscheiden Sie sich für einfache, universell ansprechende Artikel (Obst, Nüsse, verpackte Süßigkeiten) und vermeiden Sie alles, was übermäßig unordentlich ist oder Allergien auslösen könnte. Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Erfrischungsstationen sauber gehalten werden. Übertragen Sie die Verantwortung für das regelmäßige Auffüllen von Tassen, das Waschen von gebrauchtem Geschirr und das Abwischen von verschüttetem Geschirr – eine schmutzige Kaffeestation kann schlimmer sein als gar keine.

• Lesematerial und Unternehmensinformationen: Auch bei digitalen Inhalten auf Bildschirmen (die im nächsten Abschnitt besprochen werden) ist es eine gute Idee, physisches Lesematerial für diejenigen bereitzustellen, die es bevorzugen. Eine gut kuratierte Auswahl an Zeitschriften, Zeitungen oder Broschüren kann den Besuchern helfen, sich die Zeit zu vertreiben und dabei etwas zu lernen. Für eine deutsche Industriezentrale sollten Sie Wirtschafts- und Industriezeitschriften in Betracht ziehen (z. B. eine Fachzeitschrift für die Fertigungsindustrie, ein Technologiemagazin oder allgemeine Wirtschaftspublikationen wie Handelsblatt oder The Economist für internationale Anziehungskraft). Stellen Sie sicher, dass die Ausgaben aktuell sind – nichts untergräbt ein Wartezimmer so sehr wie jahrealte Zeitschriften mit Eselsohren. Wechseln oder ersetzen Sie die Zeitschriften monatlich und entfernen Sie alle, die veraltet oder übermäßig abgenutzt sind. Fügen Sie außerdem Unternehmensliteratur hinzu: Dies kann eine offizielle Unternehmensbroschüre, eine Broschüre mit den Highlights des Jahresberichts oder One-Pager über Ihre Produkte und Werte sein. Diese informieren den Besucher nicht nur über Ihr Unternehmen, sondern dienen auch einem Marketingzweck. Ein Leitfaden für die Büroetikette schlägt vor, die Wartezeit zu nutzen, um "Ihre Kunden über Ihr Geschäft zu informieren", indem Sie Informationsbroschüren und Werbematerialien bereitstellen, die die Besucher sogar mitnehmen können. Dies ist eine subtile Möglichkeit, Ihre Markenbotschaft zu verstärken und häufig gestellte Fragen zu beantworten, während die Gäste warten. Ordnen Sie alle Lesematerialien ordentlich auf einem Tisch oder Zeitungsständer an – Ordnung ist das A und O. Ein Empfangsbereich mit wahllos verstreuten Zeitschriften kann einen schlampigen Eindruck erwecken. Ermutigen Sie das Personal an der Rezeption, die Materialien mindestens einmal am Tag ordentlich zu stapeln oder aufzufächern. Angesichts des anhaltenden Gesundheitsbewusstseins sollten Sie auch den Hygieneaspekt berücksichtigen: Stellen Sie Händedesinfektionsmittel in der Nähe bereit (mehr dazu im Nächsten) und desinfizieren Sie regelmäßig laminierte Broschüren oder ersetzen Sie Papierbroschüren, da viele Menschen sie berühren werden.

• Hygiene- und Komfortartikel: Gerade in den letzten Jahren wird Sauberkeit in Shared Spaces großgeschrieben. Machen Sie es den Besuchern leicht, es sich bequem zu machen und die Hygiene in Ihrem Wartebereich zu wahren. Händedesinfektionsmittel sollten griffbereit sein – zum Beispiel ein berührungsloser Desinfektionsmittelspender am Eingang oder an der Rezeption. Besucher schätzen es vielleicht, dass sie sich nach der Reise oder vor dem Betreten einer Besprechung die Hände desinfizieren können. Halten Sie in ähnlicher Weise eine Schachtel mit Taschentüchern für alle bereit, die eines benötigen könnten (und einen Mülleimer zur Entsorgung). Diese kleinen Annehmlichkeiten zeigen, dass Ihnen das Wohlbefinden der Besucher am Herzen liegt. Einige Büros bieten auch Dinge wie Schirmständer (für nasses Wetter) oder Garderobenständer an, damit Besucher Jacken aufhängen können, anstatt sie zu halten. Diese Ergänzungen können besonders in dem abwechslungsreichen Klima Deutschlands nützlich sein. Wenn Sie an Ihrer Rezeption häufig mit Lieferfahrern oder Besuchern zu tun haben, die aus Fabrikbereichen kommen, haben Sie möglicherweise Einweg-Schuhüberzieher auf Lager oder eine Stiefelbürste an der Tür, um den Bereich sauber zu halten – dies hängt jedoch davon ab, wie weit das Büro in der Zentrale von jeglichem Schmutz auf dem Werksboden entfernt ist. Berücksichtigen Sie außerdem barrierefreie Annehmlichkeiten: Wenn Ihr Wartebereich groß ist, gibt es Bildschirme mit Nachrichten oder Unternehmensinformationen (falls nicht im digitalen Bereich abgedeckt)? Gibt es eine Ladestation oder zumindest einige zugängliche Steckdosen, an die die Besucher bei Bedarf ein Telefon oder einen Laptop anschließen können? Eine diskrete Ladestation (auch ein paar Universalstecker oder kabellose Ladepads auf einem Beistelltisch) kann ein willkommener Service für Gäste mit schwachen Batterien sein. All diese Annehmlichkeiten tragen zu Komfort und einem positiven Erlebnis bei, auch wenn die Wartezeit kurz ist.

• Sichtbarer Wi-Fi-Zugang: Der Name und das Passwort des Gastnetzwerks werden deutlich ausgehängt oder sofort angegeben, sodass Besucher ohne Hilfe problemlos online gehen können

• Trinkwasser: Frisches Trinkwasser steht zur Verfügung (über einen Wasserkühler, einen Spender oder in Flaschen), um die Gäste mit Flüssigkeit zu versorgen und sich wohl zu fühlen.

• Aktualisiertes Lesematerial: Aktuelle Zeitschriften, Zeitungen und Unternehmensbroschüren werden übersichtlich organisiert und regelmäßig (z. B. monatlich) aktualisiert, um Besucher zu unterhalten oder zu informieren

• Desinfektionsmittel und Taschentücher: Eine Handdesinfektionsstation und eine Taschentuchbox stehen den Besuchern zur Verfügung und unterstützen die Hygiene und den Komfort (mit einem Papierkorb in der Nähe)

Das Angebot der oben genannten Annehmlichkeiten sendet eine starke Botschaft der Gastfreundschaft. Die Besucher werden den Komfort des kostenlosen WLANs, die Nachdenklichkeit eines Kaffees oder Wassers und die Liebe zum Detail bei der Bereitstellung von Lesestoff und Desinfektionsmitteln bemerken. Diese kleinen Annehmlichkeiten können das Warteerlebnis eines Gastes erheblich verbessern. In der Tat hat die Forschung zur Zufriedenheit mit Wartezimmern (in Kontexten wie dem Gesundheitswesen) ergeben, dass sich der Komfort und die Annehmlichkeiten im Wartebereich direkt auf die Gesamtzufriedenheit mit dem Besuch auswirken. In einem Büroszenario ist es wahrscheinlicher, dass ein angenehmer Gast sein Meeting oder seinen Termin mit einer positiven Stimmung beginnt – was Ihren geschäftlichen Interaktionen nur zugute kommen kann.

In einem modernen Unternehmensempfang ist die Integration digitaler Inhalte eine Möglichkeit, Besucher sowohl zu informieren als auch zu beeindrucken. Anstatt die Gäste untätig oder unsicher zu lassen, was passiert, können strategisch platzierte Bildschirme Willkommensbotschaften, praktische Informationen und ansprechende Inhalte liefern, die die Marke und die Werte Ihres Unternehmens stärken. Die deutschen Industriehauptsitze, die an der Spitze von Technik und Technologie stehen, sind ideale Orte, um digitale Innovationen direkt in der Lobby zu präsentieren.

• Personalisierte Begrüßungsbildschirme: Eine der wirkungsvollsten Anwendungen von Digital Signage an der Rezeption ist die Anzeige personalisierter Begrüßungen für erwartete Besucher. Eine einfache Nachricht auf einem Bildschirm mit der Aufschrift "Herzlich Willkommen – Mr. Smith – ABC Corp" zusammen mit Ihrem Firmenlogo kann einem Gast das Gefühl geben, geschätzt und anerkannt zu werden. Viele Besuchermanagementsysteme und Digital Signage-Software bieten diese Möglichkeit: Sie können Besuchernamen aus Kalendereinladungen oder Vorregistrierungsdaten abrufen und bei der Ankunft automatisch eine maßgeschneiderte Begrüßung anzeigen. So ermöglicht eine moderne digitale Willkommensboard-Software die Anzeige "jeder Art von Inhalten", einschließlich "ad hoc personalisierter Begrüßungsnachrichten für Besucher ('Willkommen in unserem Unternehmen, Herr Mustermann!')". Solche Botschaften schaffen vom ersten Moment an eine freundliche, gastfreundliche Atmosphäre. Um dies zu implementieren, könnte Ihr Empfangsteam eine tägliche Liste der erwarteten Besucher führen (möglicherweise synchronisiert von Outlook oder einem Besucherregistrierungssystem). Das System löst dann den Begrüßungsbildschirm aus, auf dem der Name jedes Gastes, sein Unternehmen und möglicherweise die Person, mit der er sich trifft, oder die Uhrzeit seines Termins angezeigt werden. War dieses Maß an Personalisierung einst ein Luxus, ist aber auch in mittelständischen Unternehmen immer häufiger anzutreffen. Es zeigt technologisches Know-how und Liebe zum Detail – und zeigt, dass Ihr Unternehmen für die Besucher die Extrameile geht. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Integration des Begrüßungsbildschirms in Ihr Kalendersystem (z. B. Microsoft Exchange/Outlook oder eine Besucherverwaltungs-App), mit der die Aktualisierung von Inhalten optimiert werden kann. Ein deutsches Softwarebeispiel ermöglichte die Verknüpfung mit einem Exchange-Kalender, so dass "personalisierte Begrüßungsnachrichten" in Echtzeit aktualisiert wurden und sogar mehrere Sprachen unterstützt werden konnten. Achten Sie bei der Einrichtung personalisierter Inhalte darauf, dass Sie die Datenschutznormen einhalten (in Deutschland kann die öffentliche Anzeige von vollständigen Namen in einigen Fällen eine Einwilligung erfordern – die Verwendung von Vorname + Anfangsbuchstabe des Nachnamens oder eines Firmennamens kann eine höfliche Alternative sein). Halten Sie die Willkommensnachricht kurz, herzlich und markengerecht.

• Informationen und Wegfindung zum Treffen: Eine weitere sehr nützliche Form von digitalen Inhalten ist die Anzeige von Besprechungsplänen oder Wegbeschreibungen. Wenn Besucher zu bestimmten Veranstaltungen kommen (z. B. eine Schulung, eine Vorstandssitzung, ein Audit), kann ein Lobby-Bildschirm einen Veranstaltungsplan oder Raumzuweisungen anzeigen. Zum Beispiel: "Sicherheitstraining – 14:00 Uhr – Konferenzraum A" oder "Werksbesichtigung beginnt um 15:00 Uhr – bitte warten Sie auf den Gastgeber". Dies hilft den Besuchern, sich zu orientieren und die Angst vor dem Ziel zu verringern. Es reduziert auch die Belastung der Rezeptionsmitarbeiter, da die Gäste einige Informationen selbst bedienen können. Die digitale Beschilderung in der Lobby eignet sich hervorragend, um die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen oder bevorstehende Veranstaltungen in Echtzeit im Büro anzuzeigen. Wenn Ihre Zentrale Buchungsfelder für Konferenzräume oder ein integriertes System verwendet, kann das Lobby-Display diese Informationen aggregieren: Es wird angezeigt, welche Meetings jetzt und als nächstes stattfinden, vielleicht mit Pfeilen oder Karten zu den Meeting-Orten. In einem Industriehauptquartier, das über mehrere Gebäude oder einen großen Campus verfügen kann, sollten Sie ein interaktives Verzeichnis oder einen Kartenkiosk in Betracht ziehen. Interaktive Touchscreens können es Besuchern ermöglichen, bei Bedarf die Durchwahl einer Person zu finden, einen Anlagenplan anzuzeigen oder ein Sicherheitseinführungsvideo anzusehen. Selbst auf nicht-interaktiven Bildschirmen können nützliche Informationen wie Etagenverzeichnisse, Notausgänge, Toilettenstandorte und Sicherheitsprotokolle durchgescrollt werden. Ein digitales Schild könnte zum Beispiel zeitweise "Sicherheit geht vor: Alle Besucher müssen Ausweise tragen – bitte stellen Sie sicher, dass Ihre sichtbar sind" oder "Im Notfall folgen Sie den Ausfahrtsschildern zum Sammelpunkt am Parkplatz C" anzeigen. Die digitale Bereitstellung dieser Erinnerungen stellt sicher, dass jeder Besucher die Nachricht erhält. Sicherheits- und Compliance-Informationen können auf unauffällige, aber effektive Weise über Bildschirme dargestellt werden – eine Praxis, die von Experten für Besuchermanagement empfohlen wird, die vorschlagen, solche Informationen auf Digital Signage anzuzeigen, um die Zugänglichkeit zu erleichtern. Im Wesentlichen sollten Ihre digitalen Inhalte häufig gestellte Fragen eines Besuchers beantworten: Wohin gehe ich? Wie ist der Status meines Meetings? Wer ist mein Gastgeber? Was macht dieses Unternehmen? Die richtige Mischung aus rotierenden Inhalten kann diese Fragen beantworten.

• Corporate Content und Branding: Der Empfangsbereich ist auch ein erstklassiger Ort, um Ihre Markenidentität zu stärken und Unternehmenshighlights multimedial zu teilen. Viele Industrieunternehmen nutzen die Bildschirme in der Lobby als eine Art Mini-Showroom – sie spielen eine Schleife von Videos oder Folien ab, die die Geschichte, Errungenschaften, Produkte und Werte des Unternehmens präsentieren. Sie können zum Beispiel einen großen Bildschirm haben, auf dem hochauflösende Bilder Ihres Herstellungsprozesses oder ein kurzes Unternehmensvideo über Ihre Nachhaltigkeitsinitiativen angezeigt werden. In Deutschland, wo viele Industrieunternehmen stolz auf ihre technische Exzellenz und Umweltverantwortung sind, können Sie Inhalte wie Nachhaltigkeits-Dashboards (Echtzeit-Metriken zur CO₂-Reduzierung, Energieeinsparung usw.) oder Live-Feeds von Produktionsmeilensteinen (falls angemessen und nicht vertraulich) integrieren. Dies zieht nicht nur die Aufmerksamkeit der Besucher in Anspruch, sondern kommuniziert auf subtile Weise die Prioritäten und Innovationen Ihres Unternehmens. In einem Trendbericht wurde festgestellt, dass digitale Schilder in der Lobby hervorragend zur Förderung der Markenidentität geeignet sind, da sie mit Logos, Markenfarben und Schlüsselbotschaften angepasst werden können, um "die Markenidentität zu stärken, wenn die Besucher die Lobby betreten". Zum Beispiel könnte eine Zentrale in der Technologiefertigung eine Live-Anzahl der an diesem Tag produzierten Einheiten anzeigen, kombiniert mit einer Nachricht über die Qualität, oder ein Autohersteller könnte eine rotierende Galerie seiner neuesten Fahrzeugmodelle mit Beschriftungen zu ihren Funktionen anzeigen. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt ansprechend, aber nicht überwältigend ist – bewegte Grafiken und Videos sollten flüssig und nicht zu laut sein (normalerweise werden Lobby-Videos stumm mit Untertiteln oder mit sanfter Hintergrundmusik abgespielt).

• Darüber hinaus können digitale Inhalte gegebenenfalls allgemeines Infotainment enthalten: lokale Schlagzeilen, Börsenticker (wenn es Ihre Besucher interessiert), Wetteraktualisierungen oder sogar eine Begrüßung in mehreren Sprachen für internationale Gäste. Diese Berührungen können das Warten angenehmer machen. Achten Sie jedoch auf die Relevanz der Inhalte – ein zusammenhängender "Corporate Media Loop", der Markeninhalte mit ein wenig neutralen Inhalten (Nachrichten, Wetter) kombiniert, funktioniert gut. Halten Sie die Schleife regelmäßig auf dem neuesten Stand, um zu vermeiden, dass sie veraltet ist (aktualisieren Sie z. B. Unternehmensfolien oder -videos vierteljährlich oder wenn neue Erfolge erzielt werden, und stellen Sie sicher, dass alle zeitkritischen Inhalte wie Newsfeeds aktuell sind). Die Häufigkeit der Aktualisierungen hängt von der Art des Inhalts ab: Willkommensnachrichten werden in Echtzeit oder täglich aktualisiert. Allgemeine Unternehmensfolien könnten monatlich erscheinen; Informationen zur Einrichtung können jährlich oder nach Bedarf bereitgestellt werden.

(Tabelle: Strategie für digitale Inhalte für Bildschirme in der Lobby, ausgewogen zwischen personalisierten Nachrichten, Markeninhalten und praktischen Informationen.)

Beim Einsatz von digitalen Bildschirmen ist die Platzierung wichtig. Ein Begrüßungsbildschirm sollte beim Eintreten der Besucher gut sichtbar sein (oft hinter oder über der Rezeption). Informationsbildschirme oder Verzeichnisse befinden sich möglicherweise in der Nähe des Sitzbereichs oder neben Aufzügen. Stellen Sie sicher, dass die Bildschirme groß genug sind, um gesehen zu werden, und verwenden Sie kontrastreiche, leicht lesbare Schriftarten für jeden Text. Es ist auch ratsam, mehrsprachige Inhalte in einer deutschen Zentrale zu haben, in der häufig internationale Besucher empfangen werden – vielleicht abwechselnd Nachrichten auf Deutsch und Englisch (und bei Bedarf in anderen Sprachen) für wichtige Begrüßungen oder Sicherheitsinformationen.

Ein weiterer Aspekt des digitalen Engagements sind interaktive Kioske. Einige Rezeptionen installieren ein Anmeldetablett oder einen Touchscreen-Kiosk, an dem Besucher ihre Daten eingeben, NDAs unterschreiben oder Ausweise ausdrucken können. Kommen solche Systeme zum Einsatz, können auch sie als Teil des Warteerlebnisses betrachtet werden. Ein schlanker, benutzerfreundlicher Kiosk vermittelt ein modernes Image ("technikaffin und innovativ" wirkt durch das Ersetzen alter Fahrtenbücher aus Papier durch digitale Anmeldungen) und kann auch die Zeit der Rezeptionistin entlasten. Besucher schätzen es, wenn die Prozesse unkompliziert sind – zum Beispiel die Anmeldung auf einem Tablet, das ihren Gastgeber automatisch über ihre Ankunft benachrichtigt, damit sie nicht zu lange warten müssen. Wenn Sie einen Kiosk verwenden, haben Sie klare Anweisungen auf dem Bildschirm in der Landessprache und auf Englisch. Kombinieren Sie es auch mit der persönlichen Note: Auch bei automatisierter Anmeldung sollte eine Empfangsdame oder ein Sicherheitsbeauftragter den Besucher verbal begrüßen, damit er sich anerkannt fühlt.

Es lässt sich sagen, dass die digitale Integration in einem Empfangsbereich darauf abzielen sollte, das Markenimage zu begrüßen, zu informieren und zu stärken. Durch die Nutzung von Begrüßungsbildschirmen und informativen Displays kann eine Industriezentrale die Besucher mit relevanten Inhalten beschäftigen und die Unsicherheit während der Wartezeit verringern. Es verwandelt die passive Wartezeit in eine Gelegenheit zur Kommunikation – sowohl praktisch (z. B. wohin man gehen soll, wann das Meeting beginnt) als auch strategisch (um die Stärken und die Kultur des Unternehmens zu unterstreichen). Digital Signage in der Lobby schafft mit Bedacht ein professionelles Hightech-Ambiente, das dem Eindruck eines modernen Industrieunternehmens entspricht. Als Bonus kann es auch die wahrgenommene Wartezeit verkürzen, da ein beschäftigter Geist das Gefühl hat, dass die Wartezeit kürzer ist. Die Investition in die Lobby-Technik zahlt sich somit für die Zufriedenheit der Besucher und die Projektion eines innovativen Unternehmensauftritts aus.

Das Design und die Ausstattung eines Wartebereichs an der Rezeption mögen wie kleine Details erscheinen, aber zusammen haben sie einen starken Einfluss auf die Wahrnehmung der Besucher. Ein komfortabler, gut ausgestatteter Raum signalisiert, dass die Organisation professionell, rücksichtsvoll und vorbereitet ist – er sorgt dafür, dass sich die Gäste wohlfühlen und einen positiven Ton für das folgende Geschäft setzen. Durch ergonomische Sitzgelegenheiten, eine saubere und attraktive Umgebung und Annehmlichkeiten wie WLAN und Erfrischungen zeigen Sie den Besuchern, dass ihr Komfort wichtig ist. Studien bestätigen, dass das Warteerlebnis selbst ein wichtiger Bestandteil der Gesamtzufriedenheit ist, sei es bei einem Kundenbesuch oder im Vorstellungsgespräch eines Bewerbers. In der Praxis wird ein Besucher, dem ein Platz in einem gemütlichen Sessel angeboten wird, der eine Tasse Kaffee und WLAN-Zugang erhält und der vielleicht seinen Namen auf einem Bildschirm sieht, mit einer positiven Einstellung in sein Meeting gehen. Auf der anderen Seite, wenn jemand gezwungen wird, aufzustehen oder keine Informationen erhält, kann selbst eine kurze Wartezeit zu Frustration führen. Die Investition in den Empfangsbereich bringt also Renditen in Form von Goodwill und reibungsloseren Besprechungen.

Neben dem Komfort heben die von uns besprochenen Annehmlichkeiten und digitalen Tools das Empfangserlebnis auf ein höheres Niveau. Sie zeigen, dass das Unternehmen Bedürfnisse antizipiert und sich auf moderne Lösungen einlässt. So kann beispielsweise etwas so Einfaches wie ein WLAN-Login für Gäste oder eine digitale Begrüßungsnachricht für jeden Besucher den Eindruck von Effizienz und Innovation deutlich verbessern. Diese Details zeichnen ein wirklich besucherorientiertes Unternehmen aus. Darüber hinaus tragen sie in einer industriellen Zentrale dazu bei, die notwendigen utilitaristischen Aspekte (Sicherheitskontrollen, Sicherheitsvorschriften) mit einem freundlichen Gesicht in Einklang zu bringen. Der Wartebereich dient als Übergangszone zwischen der Außenwelt und dem Innenleben des Unternehmens – ein Raum, der den Besucher buchstäblich und im übertragenen Sinne eine Brücke in das Unternehmensumfeld schlägt. Als solche sollte sie die Werte und den Ton des Unternehmens verkörpern. In Ihrem Unternehmen dreht sich alles um Präzision und Qualität? Das zeigt dann ein aufgeräumter, gut organisierter Empfang. Steht Sicherheit für Sie an erster Stelle? Dann unterstreichen eine klare Beschilderung und die verfügbare PSA (persönliche Schutzausrüstung) oder Desinfektionsmittel in der Lobby dieses Engagement. Viele Facility-Experten stellen fest, dass ein Empfangsbereich ein direktes Spiegelbild der Marke und der Standards eines Unternehmens ist. Wenn man die Zentrale eines deutschen Herstellers betritt und eine makellose, gut aufeinander abgestimmte Lobby mit effizienten Prozessen sieht, spürt man sofort die Exzellenz und Liebe zum Detail des Unternehmens – noch bevor jemand "Hallo" sagt.

Es lässt sich sagen, dass die richtige Gestaltung des Wartebereichs an der Rezeption ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitsplatzgestaltung und des Hospitality-Managements in Unternehmen ist. Durch die Fokussierung auf Komfort (ergonomische Sitzgelegenheiten, angenehmes Ambiente), Service (Annehmlichkeiten wie WLAN, Getränke, Lesestoff) und Engagement (informative und einladende digitale Inhalte) kann ein Industriesitz das Besuchererlebnis erheblich verbessern. Dies verbessert nicht nur die Zufriedenheit der Gäste, sondern unterstützt auch die Geschäftsziele – ein entspannter, beeindruckter Besucher hat mit größerer Wahrscheinlichkeit ein produktives Meeting und verlässt das Unternehmen mit einem positiven Eindruck. Wie das Sprichwort sagt, bekommt man nie eine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, und der Empfangsbereich ist genau der Ort, an dem dieser Eindruck entsteht.

• Prüfen Sie Ihren aktuellen Raum: Machen Sie einen kritischen Rundgang durch Ihren bestehenden Empfangsbereich. Achten Sie auf den Komfort der Sitzgelegenheiten (würden Sie dort 15 Minuten sitzen wollen?), die Verfügbarkeit von Annehmlichkeiten (kann ein Besucher die WLAN-Informationen und ein Glas Wasser leicht finden?) sowie die allgemeine Sauberkeit und das Branding. Holen Sie Feedback von häufigen Besuchern oder Mitarbeitern ein, was verbessert werden könnte. Bei diesem Audit werden Lücken in der oben beschriebenen idealen Einrichtung aufgezeigt.

• Priorisieren Sie Verbesserungen: Listen Sie auf der Grundlage des Audits Upgrades der Annehmlichkeiten oder Layoutänderungen in der Reihenfolge ihrer Auswirkungen auf. Wenn beispielsweise das Gast-WLAN nicht vorhanden oder schwer zugänglich ist, ist dies eine Lösung mit hoher Priorität. Wenn die Sitzgelegenheiten nicht ausreichen oder abgenutzt sind, planen Sie eine Möbelauffrischung mit ergonomischen Optionen ein. Vielleicht ist die Beleuchtung grell – erwägen Sie, wärmere Glühbirnen oder eine Stehlampe hinzuzufügen. Berechnen Sie Budget und ROI; Viele Verbesserungen (wie das Hinzufügen einer Kaffeestation oder eines digitalen Bildschirms) sind relativ kostengünstig und haben einen hohen wahrgenommenen Wert für die Besucher.

• Integrieren Sie digitale Willkommenstools: Informieren Sie sich über die Implementierung oder das Upgrade eines Besuchermanagementsystems und Digital Signage. Dies kann die Bereitstellung eines Check-in-Kiosks oder Tablets zur Optimierung der Registrierung sowie die Installation eines Lobby-Displays für Begrüßungen und Informationen umfassen. Koordinieren Sie sich mit der IT-Abteilung für Netzwerk- und Hardwareanforderungen und mit der Personalabteilung/Sicherheit für die Richtlinienintegration (z. B. NDAs auf Tablets). Testen Sie diese Systeme, um sicherzustellen, dass sie benutzerfreundlich sind. Schulen Sie das Empfangspersonal in der Verwaltung digitaler Inhalte – z. B. das tägliche Aktualisieren des Begrüßungsbildschirms mit den Namen der Besucher oder das monatliche Hochladen neuer Unternehmensvideos.

Durch die systematische Aufwertung des Wartebereichs am Empfang man dafür sorgen, dass jede Besucherbegegnung mit dem richtigen Ton beginnt. Der Empfangsbereich wird kein passiver Raum mehr sein, sondern ein aktiver Botschafter der Professionalität und Gastfreundschaft des Unternehmens. Mit durchdachtem Design, Ausstattung und Content-Strategie kann Ihr Wartebereich an der Rezeption zu einem unvergesslichen und positiven Teil des Gesamterlebnisses der Besucher werden und das Beste dessen widerspiegeln, wofür Ihr Unternehmen steht.