Verfahrensbedingungen Vergabeprozess

Zweck: Sicherstellung der Gleichbehandlung aller Bieter durch strikte und transparente Fristen für die Angebotseinreichung.

• Die Ausschreibungsunterlagen legen eine feste Frist für die Einreichung der Angebote fest (Datum und Uhrzeit). Diese Angebotsfrist ist verbindlich und gilt einheitlich für alle Teilnehmer.

• Angebote, die nach Ablauf dieser Frist eingehen, werden nicht berücksichtigt. Verspätete Angebote werden in der Regel ausgeschlossen, um Fairness zu gewährleisten – unabhängig vom Grund der Verzögerung. Ausnahmen kommen nur in Betracht, wenn in seltenen Fällen das Vergaberecht eine Verlängerung der Frist oder nachträgliche Zulassung zulässt.

• Die Bieter sind dafür verantwortlich, einen fristgerechten Eingang ihres Angebots nachzuweisen. Als Nachweis gelten beispielsweise ein elektronischer Zeitstempel bei Online-Einreichung oder eine Empfangsbestätigung bei postalischer Abgabe. Jeder Bieter muss ausreichend Zeit für die Übermittlung einplanen, damit das Angebot vor Ablauf der Frist eingeht.

Zweck: Wahrung von Transparenz und einheitlichen Informationen während der Angebotsphase, damit alle Bieter über denselben Wissensstand verfügen.

• Bieter können innerhalb eines festgelegten Zeitraums (wie in den Vergabeunterlagen angegeben) schriftlich Fragen stellen oder Erläuterungen zum Ausschreibungstext anfordern. Solche Rückfragen müssen vor Ablauf der in den Unterlagen genannten Frist eingereicht werden, um berücksichtigt zu werden.

• Sollten Unklarheiten, Fehler oder Änderungen in den Ausschreibungsunterlagen auftreten, gibt der Auftraggeber Korrekturen oder Ergänzungen (Addenda) heraus. Alle Änderungen oder Klarstellungen werden schriftlich und zeitgleich an alle Bieter kommuniziert (z. B. über die Vergabeplattform oder per E-Mail), um sicherzustellen, dass jeder den gleichen Informationsstand hat.

• Rechtlich verbindlich sind ausschließlich die Informationen, die in den offiziellen schriftlichen Klarstellungen und Nachträgen mitgeteilt werden. Informelle Auskünfte oder mündliche Aussagen haben keine bindende Wirkung. Die Bieter müssen ihre Angebote auf Grundlage der ursprünglichen Vergabeunterlagen und sämtlicher offizieller Nachträge erstellen.

Zweck: Festlegung, wie Bieter ihre Angebote vor Fristablauf anpassen können, und Sicherstellung, dass die finalen Angebote nach Fristablauf verbindlich sind.

• Ein Bieter kann bis zum Ablauf der Angebotsfrist sein Angebot zurückziehen oder ein geändertes Angebot einreichen. Jede Zurückziehung oder Änderung des Angebots muss schriftlich erfolgen (gemäß dem in den Ausschreibungsunterlagen definierten Verfahren) und vom Auftraggeber bestätigt bzw. zur Kenntnis genommen werden. In einem elektronischen Vergabesystem kann ein Bieter beispielsweise ein bereits hochgeladenes Angebot vor Fristende zurückziehen und durch ein neues ersetzen.

• Nach Ablauf der Einreichungsfrist gelten alle Angebote als final und verbindlich. Bieter dürfen ihre Angebote nach diesem Zeitpunkt nicht mehr ändern oder zurückziehen.

• Ausnahmen nach Fristablauf sind nur zulässig, sofern das Vergaberecht im Einzelfall bestimmte Korrekturen erlaubt (z. B. bei offensichtlichen Fehlern, deren Berichtigung gesetzlich gestattet ist, oder im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit weiteren Angebotsrunden). Grundsätzlich sind die Bieter jedoch nach Fristende an ihre eingereichten Angebote gebunden.

Zweck: Sicherstellung, dass das Ausschreibungsverfahren allen relevanten Gesetzen entspricht und die Grundsätze von Fairness und Wettbewerb – insbesondere bei öffentlichen Aufträgen – gewahrt bleiben.

• Bei Ausschreibungen im öffentlichen Sektor muss das Verfahren den Vorgaben des deutschen Vergaberechts sowie gegebenenfalls den entsprechenden EU-Vergaberichtlinien entsprechen. Dies umfasst die Beachtung etwaiger Schwellenwerte und Verfahrensvorschriften gemäß Gesetzen wie dem GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), der VgV oder UVgO sowie der EU-Richtlinien.

• Die grundlegenden Prinzipien des Vergaberechts sind strikt einzuhalten: Gleichbehandlung aller Bieter, Transparenz des Verfahrens und Nichtdiskriminierung (einschließlich der fairen Beteiligungsmöglichkeit für ausländische oder neue Bewerber, soweit anwendbar). Jede in diesem Leitfaden genannte Verfahrensbedingung dient dazu, diese Prinzipien zu untermauern.

• Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Ausschreibungsprozess zu annullieren, zu verschieben oder neu zu starten, sofern dies im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erforderlich oder zulässig ist. Beispielsweise kann der Auftraggeber die Ausschreibung abbrechen, wenn schwerwiegende Fehler in den Unterlagen festgestellt werden oder alle Angebote das Budget überschreiten. Jegliche derartige Entscheidung wird transparent gemacht und gemäß den gesetzlichen Vorgaben begründet.

Zweck: Sicherstellen, dass Bieter die Verfahrensregeln formal anerkennen und dass der Auftraggeber die Einhaltung dieser Regeln leicht überprüfen kann.

• Jeder Bieter muss seinem Angebot eine formelle Erklärung beifügen, in der er die in der Ausschreibung festgelegten Verfahrensbedingungen akzeptiert. Dies erfolgt oft durch Unterzeichnung eines Formblatts oder einer Klausel in den Vergabeunterlagen, mit der die Bedingungen des Verfahrens anerkannt werden.

• Während der Angebotsöffnung und -prüfung überprüft der Auftraggeber jedes Angebot auf die Einhaltung der Verfahrensbedingungen. Dabei wird kontrolliert, ob das Angebot fristgerecht, in der vorgeschriebenen Sprache und mit allen geforderten Unterlagen und Erklärungen eingereicht wurde.

• Sollte ein Angebot gegen die Verfahrensbedingungen verstoßen (z. B. fehlende verpflichtende Erklärungen, falsches Format oder Nichteinhaltung von Vorgaben), kann der Auftraggeber dieses Angebot von der weiteren Wertung ausschließen. Die Nichteinhaltung formaler Anforderungen wird strikt gehandhabt und kann zur Disqualifikation des Bieters führen.

Zweck: Hervorheben, dass die Befolgung der Verfahrensbedingungen Grundvoraussetzung dafür ist, dass ein Angebot überhaupt inhaltlich bewertet werden kann.

• Angebote, die den Verfahrensbedingungen nicht entsprechen, scheiden vor der inhaltlichen Angebotswertung (Preis- und Leistungsbewertung) aus. Beispielsweise wird ein verspätet eingereichtes oder in der falschen Sprache abgefasstes Angebot ausgeschlossen, ohne dass dessen technische oder finanzielle Inhalte geprüft werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Angebote in die engere Wahl kommen, die die einheitlichen Grundregeln erfüllt haben.

• Die Erfüllung sämtlicher Verfahrensbedingungen ist eine zwingende erste Stufe im Bewertungsverfahren. Nur Angebote, die diese Prüfung bestehen, gelangen in die fachliche Bewertung und anschließend in die preisliche Wertung. Selbst das wirtschaftlich günstigste Angebot kann nicht berücksichtigt werden, wenn es gegen die formalen Vorgaben der Ausschreibung verstößt.

• Durch die strikte Prüfung der Verfahrenskonformität zu Beginn stellt der Auftraggeber Fairness sicher und wahrt die Integrität des Wettbewerbs. Zudem schützt er das Verfahren vor rechtlichen Anfechtungen, die entstehen könnten, wenn ein nicht konformes Angebot versehentlich zugelassen würde.

Zweck: Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit während des gesamten Ausschreibungsverfahrens – auch über die Angebotsphase hinaus.

• Der Auftraggeber muss jeden wesentlichen Schritt des Vergabeverfahrens dokumentieren. Dazu gehört die Aufbewahrung von Unterlagen zur Veröffentlichung der Ausschreibung, sämtlicher Kommunikation (wie Bieterfragen und dazugehörige Antworten sowie Nachträge), Eingangsvermerken zu den Angeboten (z. B. Zeitstempel oder Empfangsbestätigungen), Protokollen der Öffnung, Bewertungsunterlagen und der endgültigen Zuschlagsentscheidung. Alle diese Dokumente sind gemäß den geltenden Vergabe- und Aufbewahrungsvorschriften zu archivieren.

• Es muss ein klarer Prüfpfad (Audit-Trail) des Verfahrens geführt werden. Beispielsweise sind alle Bieterfragen und die offiziellen Antworten darauf zu protokollieren, ebenso Entscheidungen über Angebotsausschlüsse oder Verfahrensabbrüche. Diese Aufzeichnungen gewährleisten, dass der Ablauf des Verfahrens bei Bedarf intern oder extern überprüft werden kann.

• Der Auftraggeber kann interne Überprüfungen durchführen oder externe Prüfer hinzuziehen, um sicherzustellen, dass die Verfahrensbedingungen korrekt angewendet wurden. Regelmäßige Kontrollen des Verfahrensablaufs helfen, Abweichungen von den Regeln zu erkennen und Verantwortung zuzuweisen. Im Falle von Streitigkeiten oder rechtlichen Überprüfungen (z. B. einem Nachprüfungsverfahren durch unterlegene Bieter) sind die dokumentierten Nachweise der Einhaltung der Verfahrensregeln entscheidend, um darzulegen, dass das Verfahren fair und rechtskonform durchgeführt wurde.