Auswahl- und Zuschlagskriterien Empfang

Der Preis ist ein zentrales Kriterium für Wettbewerbsfähigkeit und Transparenz, darf aber nicht alleiniges Entscheidungskriterium sein. Die Bieter müssen eine detaillierte Kostenaufstellung vorlegen (Fixkosten, variable Kosten, Verbrauchsmaterialien usw.) – idealerweise inklusive der Lebenszykluskosten (Anschaffung, Betrieb, Entsorgung). Nur so lässt sich nachvollziehen, ob alle Aufwände (Personal, Material, etc.) realistisch kalkuliert sind. Die günstigste Offerte allein ist nicht automatisch der Zuschlag, sondern es erfolgt ein Ausgleich mit der Qualität des Angebots. Sehr niedrige Angebote müssen besonders überprüft werden: In solchen Fällen sollte die Vergabestelle Nachweise fordern, dass Tariflohnvorgaben, Arbeitsbedingungen und gesetzliche Standards eingehalten werden.

• Wichtiger Faktor, aber nicht alleinentscheidend: Preis wird bewertet, aber gemeinsam mit Qualitätsaspekten betrachtet.

• Detaillierte Kalkulation: Verlangen Sie eine transparente Aufschlüsselung aller Kostenbestandteile.

• Prüfung sehr niedriger Angebote: Lassen Sie sich bei ungewöhnlich niedrigen Preisen erklären, wie die Wirtschaftlichkeit und Compliance gewährleistet sind.

Das technische Konzept bewertet, wie der Bieter die Leistung erbringen will. Es muss darlegen, wie der Dienstleister den Empfangs- und Servicebetrieb organisiert, welche Sicherheitsmaßnahmen vorgesehen sind und wie die Gästebetreuung erfolgt. Dabei sollten alle kundenspezifischen Anforderungen abgedeckt sein: Besucherregistrierung, Paket- und Postbearbeitung, Zutrittskontrolle sowie Unterstützung in Notfällen. Die Bewertung prüft, ob der Vorschlag praktisch umsetzbar ist, ob er Innovationen enthält und wie er in die bestehenden Facility-Management-Systeme integriert werden kann.

• Betriebs- und Sicherheitskonzept: Beschreibung des täglichen Betriebs, der Abläufe und Sicherheitsvorkehrungen.

• Abstimmung auf Anforderungen: Muss Besucherlenkung, Paketbearbeitung, Zugangskontrolle und Notfallmanagement abdecken.

• Umsetzbarkeit und Integration: Prüfen Sie, ob das Konzept realistisch ist, zusätzlichen Nutzen bietet und sich in vorhandene Systeme einfügt.

Die Dienstleistungsqualität muss messbar gemacht werden. Die Bewertung sollte die vorgeschlagenen Schlüsselkennzahlen (KPIs) und SLAs prüfen. Dazu gehört, wie der Anbieter seine Leistungen kontrolliert (z.B. Reaktionszeiten, Fehlerquoten, Kundenzufriedenheit) und darüber berichtet. Ein gutes Angebot enthält eine Strategie für kontinuierliche Verbesserung (z.B. regelmäßige Evaluierungen, Verbesserungspläne). Anbieter mit zertifizierten Qualitäts- oder Sicherheitsmanagementsystemen erhalten Zusatzpunkte: Zertifikate wie ISO 9001 oder DIN 77200 belegen, dass der Dienstleister nach international anerkannten Standards arbeitet.

• Definierte KPIs und SLAs: Untersuchen Sie die geplanten Kennzahlen, Monitoring-Tools und Berichtswege.

• Leistungsüberwachung: Bewertung der Methoden für kontinuierliche Messung und Verbesserung der Service-Qualität.

• Zertifizierte Systeme: Bevorzugen Sie Anbieter mit ISO 9001- oder DIN 77200-Zertifizierung als Beleg für Qualitäts- und Sicherheitsmanagement.

Ein erfahrener Dienstleister in vergleichbaren Umgebungen bietet die beste Gewähr für Erfolg. Fordern Sie mindestens drei Referenzen oder Projektbeschreibungen zu ähnlichen Aufträgen (Empfangsdienste, Gebäudemanagement etc.) an. Prüfen Sie, wie vergleichbar die Projekte sind: Industrie oder Büro, Anzahl Mitarbeiter/Kunden, Sicherheitsanforderungen, Projektdauer. Bieter, die bereits in großen Konzernzentralen, Industrieanlagen oder sicherheitskritischen Bereichen erfolgreich im Einsatz waren, sollten höher gewertet werden.

• Mindestens drei Referenzen: Vorlage von Kontaktdaten oder Berichten vergleichbarer früherer Projekte.

• Relevanz und Umfang: Bewertung nach Ähnlichkeit von Branche, Komplexität und Projektgröße.

• Positive Erfolgsbilanz: Zusätzliche Punkte für langjährige, störungsfreie Betreuung in ähnlichen hochwertigen Einrichtungen.

Das Ausschreibungswesen fordert heute auch ökologische und soziale Verantwortung. Bieter müssen nachweisen, dass sie Umweltstandards einhalten (etwa ISO 14001-Umweltmanagement) und umweltfreundliche Maßnahmen planen (Abfallvermeidung, Energieeinsparung, Recycling). Soziale Kriterien umfassen faire Löhne und Arbeitsbedingungen: Es sind Nachweise zu erbringen, dass geltende Tarifverträge, Mindestlohnregelungen und Arbeitsschutzbestimmungen beachtet werden. Ebenso ist die DSGVO-Konformität essenziell, wenn personenbezogene Daten (z.B. Besucherlisten) verarbeitet werden – aktuelle Urteile betonen die zunehmende Bedeutung des Datenschutzes im Vergabeverfahren. Wenn Sicherheitsrisiken bestehen, sollten auch Maßnahmen für Arbeits- und Gesundheitsschutz dokumentiert sein.

• Umweltfreundlichkeit: Forderung nach ISO 14001-Umweltschutz-Standard oder gleichwertigen Maßnahmen.

• Soziale Verantwortung: Nachweise zu fairen Löhnen (Tariftreue), Arbeitsschutz und Sozialstandards.

• DSGVO und Sicherheit: Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz (DSGVO) und Gesundheits-/Arbeitsschutzmaßnahmen.

Um nur fachkundige Angebote zu berücksichtigen, setzen Sie eine Mindestpunktzahl für die technische Bewertung fest (typisch 60–75 % der Punkte). Angebote, die diesen technischen Schwellenwert nicht erreichen, werden von der Preisbewertung ausgeschlossen. So wird vermieden, dass ein sehr billiges, aber technisch unzureichendes Angebot den Zuschlag erhält. Manche Ausschreibungen verlangen zum Beispiel explizit, dass erst ab 75 % technischer Punkte die Preiswertung geöffnet wird.

• Technische Mindestsumme: Festlegung eines Mindestanteils (z.B. 60–70 %) der möglichen Technisch-Punkte.

• Ausschluss-Untergrenze: Unterhalb dieser Schwelle wird das Angebot nicht in die Wertung einbezogen.

Gemäß Vergaberecht ist das wirtschaftlichste Angebot das Ziel der Zuschlagsentscheidung. Das bedeutet, das Angebot wird ausgewählt, das über die Vertragslaufzeit das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Entscheidend ist also nicht automatisch der niedrigste Preis, sondern das optimale Zusammenspiel von Kosten und Leistung. Dabei können qualitative Aspekte (höhere Effizienz, Nachhaltigkeit, Servicequalität) sogar ein etwas höheres Angebot rechtfertigen. Neben dem Preis fließen beispielsweise auch langfristige Betriebskosten, Verlässlichkeit oder Innovation ein.

• Gesamtwirtschaftlichkeit: Auswahl des Angebots mit dem höchsten Nutzen pro Kostenaufwand.

• Langfristige Effizienz: Berücksichtigung von Lebenszykluskosten, Leistungsfähigkeit und Qualität.

• Nachhaltige Beschaffung: Sicherstellung, dass der Anbieter langfristig zuverlässig, compliant und effizient liefert.

Der komplette Vergabeprozess muss mit den einschlägigen Gesetzen konform sein (Vergaberecht, EU-Richtlinien). Das betrifft die Ausschreibung, Angebotsöffnung, Auswertung und Zuschlagsentscheidung. Jeder Schritt – von der Bewertung bis zur Vergabeempfehlung – muss transparent dokumentiert und begründet werden. So verlangt das Transparenzgebot beispielsweise, dass alle relevanten Dokumente aufbewahrt oder veröffentlicht und Entscheidungen schriftlich erklärt werden. Der Gleichbehandlungsgrundsatz schreibt vor, dass alle Bieter dieselben Informationen und Fristen erhalten und die Bewertung objektiv erfolgt. Die Vergabestelle sollte alle Auswertungsunterlagen (Bewertungsbögen, Ranglisten, Entscheidungsschreiben) aufbewahren, damit das Verfahren im Bedarfsfall geprüft oder gerichtlich nachgehalten werden kann.

• Vorgaben einhalten: Abgleich der Kriterien und Abläufe mit Vergaberecht und EU-Vorschriften.

• Transparente Dokumentation: Lückenlose Protokollierung aller Schritte, Bewertungen und Entscheidungskriterien.

• Nachvollziehbarkeit/Audit: Vollständige Archivierung von Bewertungsunterlagen und Auswertungen, damit der Prozess extern geprüft werden kann.