Aufforderung zur Angebotsabgabe Empfang

• Starttermin des Dienstes – Das Datum, an dem der Dienstleister die Empfangs-/Pfortendienstleistung aufnehmen soll (Vertragsbeginn). Dieser Termin (z.B. „voraussichtlicher Leistungsbeginn: 01. März 2026“) ermöglicht es dem Bieter, rechtzeitig Personal und Ressourcen bereitzustellen, um einen nahtlosen Übergang sicherzustellen.

• Vertragslaufzeit – Die Dauer des Vertrags sowie eventuelle Verlängerungsoptionen. Zum Beispiel: „feste Vertragslaufzeit von 2 Jahren mit der Option auf einmalige Verlängerung um 1 Jahr“ oder „unbefristeter Vertrag mit erstmaliger Kündigungsmöglichkeit nach 24 Monaten“. Es ist wichtig anzugeben, ob und in welcher Form Verlängerungen, Kündigungsfristen oder Vertragsverlängerungsklauseln bestehen, damit Bieter die langfristige Perspektive einschätzen können.

• Übergangs-/Einarbeitungsphase – Falls zutreffend, sollte eine etwaige Übergabephase vor dem eigentlichen Leistungsbeginn beschrieben werden. Beispielsweise kann vorgesehen sein, dass der neue Dienstleister schon 1–2 Wochen vor Vertragsstart Gelegenheit hat, das bestehende Personal einzuarbeiten, Zugangsmedien (Ausweise, Schlüssel) zu übernehmen oder Schulungen vor Ort durchzuführen. In der RFQ ist anzugeben, wie lang diese Übergangszeit ist und welche Aktivitäten in dieser Phase stattfinden (z.B. Übernahme der Empfangstheke, Einführung in hausinterne Systeme, Sicherheitsunterweisungen durch den bisherigen Dienstleister etc.).

Durch die eindeutige Nennung von Vertragsbeginn, -dauer und Übergaberegelungen ermöglicht die Vergabestelle den Bietern, ihre Einsatzplanung darauf abzustimmen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Angebote auf einem identischen Zeitplan basieren und Missverständnisse über Start- oder Endtermine vermieden werden.

• Einreichungsweg – Legen Sie fest, auf welchem Weg die Angebote übermittelt werden müssen. Zum Beispiel: „Die Angebotsabgabe hat elektronisch über die Vergabeplattform XYZ zu erfolgen“ oder „Das Angebot ist in schriftlicher Form, in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift ‘Angebot – Nicht öffnen’ bis zum Stichtag einzureichen“. Falls E-Mail erlaubt ist, sind ggf. besondere Anforderungen an die Signatur oder Verschlüsselung zu nennen. Durch die Vorgabe des Einreichungsweges (elektronisch vs. papiergebunden) und ggf. der Form (Original plus Kopien, USB-Stick, etc.) sorgt die Vergabestelle für ein einheitliches Verfahren.

• Gliederung und Unterlagen – Beschreiben Sie, wie das Angebot inhaltlich aufgebaut sein soll und welche Dokumente einzureichen sind. Eine übliche Gliederung könnte z.B. vorsehen: Teil A: Anschreiben und Bietererklärungen; Teil B: Konzept für die Dienstleistung (technischer Teil) mit Beschreibung, wie die Anforderungen erfüllt werden; Teil C: Preisblatt bzw. Angebotsformular mit detaillierter Preisaufstellung; Teil D: Anlagen (Referenzen, Zertifikate, etc.). Indem die RFQ eine solche Struktur vorgibt, wird sichergestellt, dass alle Angebote vergleichbare Abschnitte enthalten und kein gefordertes Element vergessen wird.

• Sprache – Geben Sie vor, in welcher Sprache das Angebot verfasst sein muss. In der Regel werden Vergabeunterlagen im öffentlichen Sektor in deutscher Sprache verlangt. Sie können jedoch auch zweisprachige Angebote zulassen oder verlangen (z.B. Deutsch als Hauptsprache, Englisch als zusätzliche Übersetzung), falls dies für den Auftrag sinnvoll ist. Wichtige Dokumente wie Verträge oder Leistungsbeschreibungen liegen meist in Deutsch vor; wenn vom Bieter Übersetzungen gefordert werden, sollte dies klar in der RFQ stehen.

• Verwendung von Formularen/Vorlagen – Stellen Sie sicher, dass Bieter alle bereitgestellten Formblätter ausfüllen und beifügen. Oftmals enthält die Ausschreibung bestimmte Vordrucke, z.B. ein Preisblatt, ein Formular für die Bieterdaten, Eigenerklärungen zur Eignung, etc. In der RFQ ist unmissverständlich darauf hinzuweisen, dass die Verwendung dieser Formulare zwingend ist und dass ein Angebot möglicherweise ausgeschlossen werden kann, wenn Pflichtformulare fehlen oder verändert wurden.

Durch diese Vorgaben zum Einreichungsformat schafft die Vergabestelle Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit. Jeder Bieter weiß genau, in welcher Form das Angebot erwartet wird, und es reduziert sich das Risiko, dass Angebote wegen formaler Fehler vom Verfahren ausgeschlossen werden müssen.

• Stichtag und Uhrzeit – Nennen Sie das konkrete Datum und die Uhrzeit, bis zu der Angebote eingegangen sein müssen (z.B. „Einreichungsfrist: 30.09.2025, 15:00 Uhr MEZ“). Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Angebote, die nach diesem Termin eintreffen, vom Verfahren ausgeschlossen werden. Nach deutschem Vergaberecht dürfen nach Fristablauf grundsätzlich keine Angebote mehr berücksichtigt werden, um die Gleichbehandlung aller Bieter sicherzustellen. (Ausnahmen – etwa Verlängerungen der Frist – sind nur zulässig, wenn alle Bieter gleichermaßen informiert werden und die Verlängerung sachlich gerechtfertigt ist, z.B. aufgrund signifikanter Änderungen der Ausschreibungsunterlagen.)

• Bieterfragen und Klarstellungen – Beschreiben Sie den Zeitplan für Rückfragen zum RFQ. Üblich ist ein zweistufiger Terminplan: bis zu einem bestimmten Datum können Bieter schriftlich Fragen zur Ausschreibung stellen; die Vergabestelle beantwortet diese gesammelt innerhalb einer bestimmten Frist. Beispiel: „Fragen zur Ausschreibung können bis zum 15.09.2025, 12:00 Uhr, per E-Mail eingereicht werden. Die Beantwortung aller eingegangenen Fragen erfolgt bis spätestens 20.09.2025 in Form eines Fragen-/Antwortkatalogs, der allen Bietern zugänglich gemacht wird.“ Dadurch haben alle Anbieter die Möglichkeit, Unklarheiten rechtzeitig klären zu lassen, und erhalten gleichzeitig und transparent die gleichen Informationen.

• Mindestbindefrist der Angebote – Es sollte angegeben werden, wie lange die Bieter an ihre Angebote gebunden sind (auch „Bindefrist“ genannt). Im öffentlichen Sektor sind Bindefristen von z.B. 60 oder 90 Tagen nach Angebotsdeadline üblich. Eine Formulierung in der RFQ könnte lauten: „Der Bieter ist an sein Angebot bis zum … gebunden.“ Diese Angabe stellt sicher, dass der Auftraggeber genügend Zeit für die Auswertung und Zuschlagsentscheidung hat, ohne dass ein Angebot in der Zwischenzeit zurückgezogen oder verändert werden kann.

Durch die klare Definition der Abgabefrist und der Verfahrensregeln vor Ablauf der Frist (Fragenrunde, Informationsfluss) wird ein fairer Wettbewerb sichergestellt. Jeder Bieter weiß, bis wann er sein Angebot einreichen muss und dass nach Ablauf der Frist keine Nachzügler mehr berücksichtigt werden – was ein transparentes und rechtssicheres Vorgehen garantiert.

• Einhaltung des Vergaberechts – Stellen Sie klar, dass das Vergabeverfahren nach den geltenden deutschen und EU-rechtlichen Bestimmungen erfolgt. Begriffe wie GWB, VgV, UVgO (je nach Auftragsart und -wert) können erwähnt werden, soweit relevant, um zu signalisieren, dass z.B. die Grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz und der Gleichbehandlung strikt beachtet werden. Die Bieter sollten dem RFQ auch entnehmen können, dass alle Verfahrensschritte – von der Veröffentlichung über die Angebotsprüfung bis zur Zuschlagsentscheidung – in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften stattfinden.

• Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung – Betonen Sie das Prinzip der Gleichbehandlung aller Bieter. Die Vergabestelle darf keine unfairen Vorteile für einzelne Unternehmen schaffen. In der Praxis bedeutet das: Alle inhaltlichen Änderungen oder zusätzlichen Informationen werden an alle Bieter weitergegeben (siehe Fragenrunde), die Zuschlagskriterien gelten für jeden gleichermaßen und die Anforderungen (z.B. technische Spezifikationen) sind so gestellt, dass sie nicht auf einen bestimmten Bieter zugeschnitten sind. Auch ausländische Bieter dürfen nicht diskriminiert werden – im Rahmen des EU-Binnenmarkts ist sicherzustellen, dass z.B. Nachweise aus anderen EU-Ländern anerkannt werden, sofern sie gleichwertig sind. Die RFQ kann explizit erwähnen, dass der Auftraggeber den Grundsätzen der Transparenz, der Wettbewerbsgleichheit und Objektivität verpflichtet ist.

• Datenschutz (DSGVO) – Gehen Sie darauf ein, wie mit den personenbezogenen Daten umgegangen wird, die im Zuge der Angebotsabgabe übermittelt werden. Gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Bieter darüber informiert werden, wofür ihre Daten verwendet werden. In der RFQ bzw. den Bewerbungsbedingungen sollte ein Datenschutz-Hinweis enthalten sein, der z.B. erläutert: “Personenbezogene Daten, die im Angebot und in den Unterlagen enthalten sind (wie Namen von Ansprechpartnern, Mitarbeiterlisten, Qualifikationsnachweise usw.), werden vom Auftraggeber ausschließlich zum Zweck der Angebotsprüfung und Auftragsvergabe verwendet und unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen vertraulich behandelt.” Gegebenenfalls ist anzugeben, wie lange die Daten aufbewahrt werden und dass sie nach Abschluss des Vergabeverfahrens gelöscht oder archiviert werden, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Bieter sollten zudem versichern, dass sie selbst die DSGVO einhalten, etwa wenn sie Daten ihrer Mitarbeiter in den Angeboten weitergeben (hier kann eine Einwilligung dieser Mitarbeiter erforderlich sein, was in den Bieterunterlagen intern zu regeln ist).

Indem die RFQ diese rechtlichen Rahmenbedingungen und Compliance-Themen adressiert, wird allen Beteiligten klar, dass der Auftraggeber Wert auf einen ordnungsgemäßen, fairen Ablauf legt. Gleichzeitig schützt sich die Vergabestelle vor formalen Fehlern, die zu Rechtsverstöße oder späteren Rügen führen könnten.

• Erklärung zur Annahme der Ausschreibungsbedingungen – Fordern Sie von den Bietern eine unterzeichnete Erklärung, dass sie die Bedingungen der Ausschreibung und alle darin enthaltenen Anforderungen vorbehaltlos akzeptieren. Diese sogenannte Bietererklärung (oft Bestandteil des Angebotsanschreibens oder ein eigenes Formular) bestätigt z.B., dass der Bieter die Vertragsbedingungen im Falle eines Zuschlags anerkennt, dass er sich an die Verfahrensregeln hält, keine unzulässigen Absprachen getroffen hat und alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen. Eine solche Erklärung stärkt die Verbindlichkeit der Angebote und kann im Streitfall als Nachweis dienen, dass der Bieter die Regeln kannte und akzeptierte.

• Möglichkeit von Klarstellungen und Präsentationen – Weisen Sie in der RFQ darauf hin, dass der Auftraggeber sich vorbehält, Angebote nachzureichen oder zu präzisieren. Konkret kann dies bedeuten: Die Vergabestelle kann während der Angebotsprüfung Rückfragen stellen, fehlende Unterlagen nachfordern (soweit vergaberechtlich zulässig) oder Bieter zu einem Gespräch bzw. einer Präsentation einladen, um das Angebotskonzept besser zu verstehen. Wichtig ist, dass solche Möglichkeiten für alle Bieter gleichermaßen bestehen und transparent gehandhabt werden. In der Ausschreibung kann z.B. formuliert werden: “Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, im Zuge der Angebotswertung mit den Bietern in einen Austausch zu treten – etwa durch schriftliche Rückfragen oder Präsentationstermine – um Unklarheiten zu beseitigen. Hierbei wird er vergleichbare Bieter gleich behandeln.” So wissen Bieter im Voraus, dass das Verfahren nicht zwingend nach Angebotsabgabe endet, sondern dass eine Kommunikationsrunde möglich ist, und dass diese fair ablaufen wird.

• Nachweise zur Eignungsprüfung – Listen Sie die Unterlagen auf, die ein Bieter beilegen muss, damit der Auftraggeber dessen Eignung beurteilen kann (Eignungskriterien). Typische Anforderungen sind: gewerberechtliche Voraussetzungen (z.B. Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerbeanmeldung), finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (etwa Jahresumsätze der letzten 3 Jahre, Bankerklärungen, Bonitätsnachweise, Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in vorgeschriebener Höhe) und fachliche bzw. technische Leistungsfähigkeit (Referenzprojekte, Anzahl der Beschäftigten, Qualifikation des vorgesehenen Personals – z.B. Lebensläufe oder Schulungszertifikate für Empfangspersonal, ggf. IHK-Unterrichtungsnachweis nach §34a GewO bei Sicherheitsaufgaben). Ebenfalls sollte der Bieter erklären, dass Ausschlussgründe nach §§ 123/124 GWB nicht vorliegen (keine schweren Verfehlungen wie z.B. Beteiligung an Kartellen, keine Insolvenz etc.). All diese Eignungsnachweise müssen in der RFQ klar gefordert werden. Der Auftraggeber prüft im Anschluss an die Angebotsöffnung diese Nachweise für jeden Bieter. Nur Bieter, die alle verlangten Eignungskriterien erfüllen und die geforderten Belege erbracht haben, können in die engere Wahl für den Zuschlag kommen. Andernfalls muss der Bieter – im Sinne der Vergaberegeln – vom Verfahren ausgeschlossen werden.

Durch die Festlegung solcher Einreichungs- und Eignungsanforderungen stellt die Vergabestelle sicher, dass nur qualifizierte und zuverlässige Anbieter zum Zuge kommen können. Gleichzeitig wird der Prozess für die Bieter transparenter, da sie genau wissen, welche Formalitäten und Unterlagen Teil ihres Angebots sein müssen.

• Qualität und Konzept der Leistungserbringung – Die fachliche Qualität des Angebots wird bewertet. Darunter fällt, wie gut das vorgeschlagene Betriebskonzept des Bieters die Anforderungen erfüllt oder übertrifft. Aspekte können sein: Schlüssigkeit des Personaleinsatzplans (decken die vorgeschlagenen Mitarbeiter alle benötigten Zeiten und Aufgaben ab?), Qualifizierungs- und Trainingskonzept für das Empfangspersonal (wie stellt der Bieter sicher, dass seine Mitarbeiter z.B. im Kundenumgang, in Sicherheitsthemen oder in Fremdsprachen fit sind?), Organisation der Vertretungen bei Krankheit/Urlaub, vorgeschlagene Prozesse für Besuchermanagement oder Notfälle, und generell das Verständnis des Bieters für die speziellen Bedürfnisse des Auftraggebers. Ein gut ausgearbeitetes technisches Konzept mit Mehrwert (etwa innovative Ansätze zur Besucherzufriedenheit oder Einsatz moderner Zugangstechnik) wird hier positiv auffallen.

• Preisgestaltung und Transparenz – Der Angebotspreis ist meist ein zentrales Kriterium, jedoch zählt nicht nur die absolute Höhe, sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Kalkulation. Die RFQ fordert in der Regel ein detailliertes Preisblatt, und bei der Bewertung wird geprüft: Haben alle Bieter alle verlangten Kostenelemente angegeben (z.B. Stundensätze, Zuschläge für Nacht/Wochenende, Ausrüstungskosten, Verwaltungspauschalen)? Sind die Preise realistisch (etwa unter Berücksichtigung des geltenden Mindestlohns und Tarifs in der Sicherheits-/Dienstleistungsbranche)? Preislich kann entweder der wirtschaftlich günstigste Anbieter punkten oder – falls vorab so festgelegt – der Angebotspreis fließt mit einem bestimmten Gewicht in eine Gesamtwertung ein. Wichtig ist, dass die Bewertungsmethode klar ist: Etwa „das preisgünstigste Angebot erhält die Maximalpunktzahl für das Kriterium Preis, andere Angebote entsprechend weniger Punkte gemäß prozentualem Abstand“. Diese Transparenz bei der Preiswertung verhindert Willkür.

• Einhaltung der Ausschreibungsbedingungen – Bereits das formale und inhaltliche Einhalten aller Vorgaben kann als Kriterium dienen, insofern als Angebote, die Anforderungen missachten, ausgeschlossen oder schlechter bewertet werden. Hierunter fällt z.B.: Hat der Bieter alle geforderten Erklärungen unterschrieben beigefügt? Wurden die geforderten Qualifikationsnachweise erbracht? Werden alle Muss-Kriterien der Leistungsbeschreibung erfüllt? Falls ein Bieter z.B. ein gefordertes Leistungselement nicht anbietet oder einen Vertragsentwurf ändern will (Änderungen der Vergabebedingungen), würde dies gegen die Ausschreibungsbedingungen verstoßen und zum Ausschluss führen. Daher ist die 100%ige Konformität mit den RFQ-Vorgaben eine Grundvoraussetzung, um überhaupt in die Wertung zu kommen.

Die RFQ sollte die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung klar benennen. Im öffentlichen Vergaberecht wird häufig der „wirtschaftlich günstigste Anbieter“ auf Basis eines Punkte- oder Bewertungsschemas ermittelt, das Qualitäts- und Preisfaktoren kombiniert. Beispielsweise kann festgelegt sein: Qualität des Konzepts 60% Gewichtung, Preis 40% – oder eine andere Verteilung, je nach Priorität. Auch Unterkriterien können definiert werden (z.B. innerhalb „Qualität“: Unterkriterium Personalqualifikation, Unterkriterium Organisationskonzept etc.). All dies ist den Bietern in der RFQ transparent mitzuteilen. Eine transparente Bewertungsmatrix stellt sicher, dass nach Angebotsöffnung keine unerwarteten Kriterien herangezogen werden und dass die Entscheidung für den Zuschlag sachgerecht und überprüfbar erfolgt.

• Dokumentation und Archivierung – Vom Start der Ausschreibung bis zum Abschluss ist jeder Schritt schriftlich bzw. elektronisch festzuhalten. Dazu gehört: Protokollierung der Veröffentlichung der RFQ, Eingänge der Angebote (z.B. Empfangsbestätigungen, Uhrzeitstempel), das Öffnungsprotokoll (bei förmlichen Vergaben), die Bewertungsdokumentation (Punktetabellen, Begründungen der Punktevergabe pro Kriterium), Kommunikationsvorgänge mit Bietern (Fragen und Antworten, Nachforderungen von Unterlagen) und schließlich die Zuschlagsentscheidung mit Begründung. Diese Vergabeakte muss gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden (in Deutschland meist mindestens 3-5 Jahre, je nach Vorgabe), um im Falle von Prüfanfragen oder Nachprüfungsverfahren lückenlos darlegen zu können, dass alles ordnungsgemäß verlief. Die gewissenhafte Dokumentation schützt auch die Vergabestelle selbst, da sie im Streitfall belegen kann, wie die Entscheidung zustande kam.

• Einheitliche Bieterinformation – Sämtliche während des Verfahrens erteilten Informationen oder Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen müssen allen Bietern gleichzeitig und in gleicher Weise zur Verfügung gestellt werden. Praktisch bedeutet dies: Wenn ein Bieter eine Frage stellt, erhalten alle bekannten Interessenten die Antwort (oft gesammelt in einem anonymisierten Fragenkatalog). Falls es eine Berichtigung oder Ergänzung der Unterlagen gibt (ein sogenanntes Addendum oder eine Vergabeänderung), muss dieses an alle versandt oder auf der Vergabeplattform veröffentlicht werden. Wichtig ist auch, dass bei Änderungen ausreichend Zeit eingeräumt wird, z.B. durch Verlängerung der Fristen, damit keiner benachteiligt wird. Die RFQ sollte diesen Prozess beschreiben, etwa: “Änderungen der Ausschreibungsunterlagen werden den Bietern unverzüglich und einheitlich mitgeteilt. Sollten sich daraus wesentliche Anpassungen ergeben, behält sich der Auftraggeber vor, die Angebotsfrist angemessen zu verlängern.” Somit wird die Transparenz und Fairness während der gesamten Ausschreibung gewahrt.

• Vorbehalt des Verfahrensabbruchs oder -änderung – In den Ausschreibungsbedingungen wird üblicherweise vermerkt, dass der Auftraggeber sich das Recht vorbehält, das Vergabeverfahren unter bestimmten Umständen abzubrechen, neu auszuschreiben oder die Bedingungen zu modifizieren. Zulässige Gründe können z.B. sein: kein wirtschaftliches Angebot eingegangen, erhebliche Änderungen der Bedarfsgrundlage, haushaltsrechtliche Probleme, oder Fehler in der Ausschreibung, die eine Neuausschreibung erfordern. Ein solcher Vorbehalt dient der Flexibilität, muss aber im Einklang mit Vergaberecht erfolgen. Das heißt, ein Abbruch darf nicht willkürlich erfolgen, sondern nur aus sachlichen Gründen, die den Bietern auf Anfrage auch mitzuteilen sind (gemäß §63 VgV im Oberschwellenbereich, wonach die Gründe eines Verfahrensabbruchs den Teilnehmern mitzuteilen sind). Im Leitfaden sollte stehen: “Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren aus wichtigem Grund ganz oder teilweise aufzuheben. In diesem Fall werden die Bieter unverzüglich informiert; ein Rechtsanspruch auf Zuschlag oder Kostenerstattung besteht nicht.” So wird transparent kommuniziert, dass trotz aller Planung unvorhergesehene Änderungen möglich sind – jedoch selbstverständlich unter Wahrung der gesetzlichen Bestimmungen und Gleichbehandlung aller Beteiligten.