Nachtspezifische Maßnahmen

Zweck: Abschreckung und Sichtbarkeit rund um Eingänge und Empfangsbereiche in der Nacht erhöhen, um die Dunkelheit auszugleichen und potenzielle Verstecke zu eliminieren. Gute Beleuchtung ermöglicht dem Sicherheitspersonal, das Gelände zu überblicken, und erleichtert es, unbefugte Personen auf Kameras oder mit bloßem Auge zu erkennen.

LED-Ausleuchtung: An allen Zugängen, Anlieferzonen, angrenzenden Parkplätzen und nächtlich genutzten Wegen ist eine verbesserte Beleuchtung mittels LED-Leuchten zu installieren. Die Beleuchtung muss ausreichend hell sein und alle bislang dunklen Ecken abdecken, um potenzielle Verstecke zu beseitigen und sicherzustellen, dass Überwachungskameras klare Bilder liefern. LED-Leuchten werden aufgrund ihrer Zuverlässigkeit und Energieeffizienz bevorzugt.

Bewegungs- oder Dauerlicht: In selten frequentierten Bereichen können Bewegungsmelder-Flutlichter eingesetzt werden, um Energie zu sparen und dennoch bei Bewegung sofort für Ausleuchtung zu sorgen. Kritische Zonen wie Haupteingänge oder Zufahrten sollten hingegen mit durchgehendem Licht von der Dämmerung bis zum Morgengrauen beleuchtet werden, um konstante Sichtbarkeit zu gewährleisten. Alle Beleuchtungseinrichtungen müssen den geltenden Arbeitsschutzstandards entsprechen und ausreichende Beleuchtungsstärken (Lux-Werte) für Sicherheitsaufgaben bieten.

Wartungskontrollen: Sämtliche Außen- und Eingangsbeleuchtung ist regelmäßig (z. B. monatlich) auf Funktion zu überprüfen. Defekte Leuchtmittel, Sensorstörungen oder andere Beleuchtungsfehler sind umgehend nach Feststellung zu beheben. Es ist ein Nachweis über die durchgeführten Beleuchtungskontrollen zu führen, um sicherzustellen, dass keine sicherheitsrelevanten Bereiche aufgrund vernachlässigter Beleuchtung im Dunkeln bleiben.

Zweck: Die Perimetersicherheit während der anfälligen Nachtstunden erhöhen, indem Kontrollgänge in kürzeren Abständen stattfinden. Häufigere Patrouillen schrecken potenzielle Eindringlinge ab, entdecken Probleme (z. B. unverschlossene Türen oder Alarme) frühzeitig und sorgen für eine Präsenz, die das Gelände nachts umfassend abdeckt.

Häufige Kontrollgänge: Das Sicherheitspersonal muss das Gelände um Serviceeingänge, Empfangsbereiche und angrenzende Zugangswege nachts in höherer Frequenz begehen als tagsüber. Das genaue Intervall ist in objektspezifischen Dienstanweisungen festzulegen; als Richtwert können z. B. alle 30 oder 60 Minuten Kontrollrunden erfolgen, abhängig von der Gefährdungsbeurteilung des Objekts.

Umfassende Abdeckung: Die nächtlichen Rundgänge müssen alle relevanten Punkte abdecken. Dazu gehört die Kontrolle, ob Tore, Türen und Zugänge verschlossen sind, die Überprüfung von Park- und Ladebereichen, sowie das Augenmerk auf ungewöhnliche Aktivitäten oder Gefahrensituationen (z. B. Feuer, Wasseraustritt) entlang der Route. Besonders zu beachten sind Nebeneingänge und wenig frequentierte Bereiche, die nachts verwundbarer sein könnten.

Digitale Nachweise: Sämtliche Rundgänge sind in Echtzeit zu dokumentieren, etwa mittels eines digitalen Wächterkontrollsystems oder einer integrierten Sicherheitssoftware. Jede Runde sollte mit Uhrzeit, kontrollierten Stationen und Beobachtungen protokolliert werden. Dadurch entsteht eine Prüfkette, anhand derer der Auftraggeber nachvollziehen kann, dass die zugesagte Rundgangsfrequenz eingehalten wird. Handgeschriebene Protokolle sind nur zulässig, wenn keine elektronische Lösung verfügbar ist; diese müssen dann zeitnah in ein auswertbares Format überführt werden. Der Auftraggeber sollte sich vorbehalten, diese Protokolle stichprobenartig zu prüfen, um die Vertragseinhaltung zu überwachen.

Zweck: Unbefugten Zutritt nach Dienstschluss verhindern, indem strikte Identitätskontrollen durchgeführt werden. Nachts müssen alle Zugänge strenger überprüft werden als während der normalen Betriebszeiten, da jeder Zutritt ein erhöhtes Risiko darstellen kann.

Ausweispflicht für alle: Nachts müssen alle Besucher, Lieferanten und sonstige betriebsfremde Personen ohne Ausnahme einen gültigen Ausweis vorzeigen, ehe ihnen Zutritt gewährt wird. Dies gilt selbst für bekannte Personen – die Prozedur ist konsequent einzuhalten, um Nachlässigkeiten auszuschließen. Auch firmeneigenes Personal, das außerhalb der regulären Zeiten Zutritt erhält, muss seinen Mitarbeiterausweis verwenden und ggf. durch das Nachtpersonal verifiziert werden (z. B. Prüfung der Gültigkeit oder Berechtigung im System).

Abgleich mit Zugangslisten: Das Nachtpersonal muss jeden nächtlichen Besucher oder Auftragnehmer mit einer vorab genehmigten Zutrittsliste abgleichen oder eine Freigabe durch einen zuständigen Ansprechpartner einholen. Idealerweise werden alle erwarteten Besucher und Tätigkeiten außerhalb der Geschäftszeiten in einem System vorangemeldet. Steht eine Person nicht auf der Liste, so hat das Empfangs-/Sicherheitspersonal zunächst Rücksprache mit einem verfügbaren Verantwortlichen oder dem Gastgeber zu halten, bevor ein Zugang gewährt wird. Nicht angemeldete bzw. nicht autorisierte Personen sind höflich abzuweisen oder auf die regulären Geschäftszeiten zu verweisen, sofern keine ausdrückliche Ad-hoc-Genehmigung durch die Leitung erfolgt.

Besucherregistrierung: Jede Person, der während der Nachtschicht Zugang gewährt wird, ist zu erfassen – entweder in elektronischer Form oder in einem Besucherbuch. Dabei sind zumindest Name, Zweck des Besuchs, Ein- und Austrittszeiten sowie der genehmigende Verantwortliche zu dokumentieren. Ausweise oder Besucherausweise, die nachts ausgegeben werden, sind deutlich als solche zu kennzeichnen und beim Verlassen wieder einzuziehen. Die Besuchsaufzeichnungen sind nachträglich auf Unregelmäßigkeiten zu überprüfen und datenschutzkonform aufzubewahren (die Speicherung erfolgt nur so lange wie nötig und nur für berechtigte Zwecke, z. B. für Sicherheitsauswertungen, siehe DSGVO).

Zweck: Eine kontrollierte Zugangssicherung der Einrichtung gewährleisten, indem genau festgelegt wird, wann und wie nachts sämtliche Tore, Türen und Schranken verschlossen bzw. geöffnet werden. Klare Prozeduren verhindern Nachlässigkeiten – beispielsweise, dass versehentlich eine Tür über Nacht unverschlossen bleibt und unbefugten Zutritt ermöglicht.

Feste Zeitpläne: Für alle Außentüren, Tore und Sicherheitsbarrieren sind klare Schließ- und Öffnungszeiten zu definieren. Beispielsweise könnte festgelegt sein, dass Haupteingänge nach Betriebsende (z. B. um 20:00 Uhr) abzuschließen und am frühen Morgen vor Arbeitsbeginn (z. B. um 6:00 Uhr) wieder zu öffnen sind, während bestimmte Lieferantzugänge nur zu geplanten Anlieferungen selbst nachts kurzzeitig geöffnet werden. Diese Zeiten und etwaige Ausnahmen (etwa für Reinigungspersonal oder Veranstaltungen in den späten Abendstunden) müssen dokumentiert und dem Nachtpersonal bekannt sein.

Dokumentierte Abläufe: Der genaue Ablauf des nächtlichen Verschließens und morgendlichen Öffnens ist in standortbezogenen Anweisungen festzuhalten. Darin sollte stehen, welcher Mitarbeiter für welche Türen/Tore verantwortlich ist, in welcher Reihenfolge die Bereiche abzusichern sind, wie geprüft wird, dass Schlösser tatsächlich geschlossen und Alarmanlagen scharf geschaltet sind, und wie bei Problemen (z. B. wenn sich eine Tür nicht verriegeln lässt) vorzugehen ist. Beispielsweise kann die Anweisung vorsehen, dass zu Schichtbeginn beide Nachtmitarbeiter gemeinsam einen Rundgang machen, um sicherzustellen, dass alle nicht benötigten Eingänge verschlossen und Alarmsysteme aktiviert sind.

Vier-Augen-Prinzip: Alle kritischen Schließ- und Öffnungsvorgänge in der Nacht müssen von zwei Mitarbeitern durchgeführt bzw. gegenseitig kontrolliert werden. Dieses „Vier-Augen-Prinzip“ bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Tür oder Schranke verschließt/öffnet und der zweite dies mit überprüft und bestätigt. Beide Personen vermerken anschließend gemeinsam die ordnungsgemäße Durchführung (z. B. auf einer Schließ-Checkliste oder in einem elektronischen Logbuch). Durch diese doppelte Kontrolle werden Fehler oder Nachlässigkeiten vermieden – die eine Person kann bemerken, falls die andere versehentlich einen Zugang übersehen hat – und es wird sichergestellt, dass tatsächlich jeder relevante Zugang ordnungsgemäß gesichert ist.

Zweck: Die beschriebenen Nachtmaßnahmen in den relevanten deutschen Rechtsrahmen einzubetten und sicherzustellen, dass sowohl der Auftraggeber als auch der Dienstleister alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dieser Abschnitt hebt wichtige rechtliche Bestimmungen hervor, die für Sicherheitspersonal, Arbeitsbedingungen bei Nachtarbeit und den Umgang mit Daten im Sicherheitsdienst maßgeblich sind.

Bewachungserlaubnis (§ 34a GewO): Sämtliches Personal, das nachts Bewachungs- oder Sicherheitsaufgaben wahrnimmt (z. B. Zutrittskontrollen oder Streifengänge), muss die Anforderungen des § 34a Gewerbeordnung erfüllen. Das Sicherheitsunternehmen muss über die behördliche Bewacherlaubnis gemäß § 34a GewO verfügen, und die einzelnen Sicherheitsmitarbeiter müssen die vorgeschriebene Sachkunde oder Unterrichtung nachweisen. Der Auftraggeber sollte verifizieren, dass Bieter eine gültige §34a-Gewerbeerlaubnis besitzen und dass das für die Nacht eingesetzte Personal die gesetzlich geforderten Qualifikationen (Sachkundeprüfung bzw. Unterrichtung nach §34a, Zuverlässigkeitsüberprüfung etc.) erfüllt.

Arbeitsschutz (ArbSchG & DGUV): Der Dienstleister muss die Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und einschlägige Regeln der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) für Nachtarbeit einhalten. Dazu gehört eine Gefährdungsbeurteilung für Nachtarbeit und die Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit der Nachtarbeiter. Beispielsweise sind ausreichende Pausenzeiten sicherzustellen, die Mitarbeiter über die besonderen Belastungen von Nachtarbeit aufzuklären und regelmäßige arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen anzubieten (wie im Arbeitszeitgesetz für Nachtarbeitnehmer vorgeschrieben). Ebenso sind branchenspezifische Unfallverhütungsvorschriften für Wach- und Sicherheitsdienste (z. B. DGUV Vorschrift 23) zu beachten, welche unter anderem Schulungen zu Deeskalation, das Verbot von gefährlichen Gegenständen im Dienst sowie Notfallpläne vorsehen.

Datenschutz (DSGVO): Alle im Rahmen der Nachtschicht erhobenen oder verarbeiteten personenbezogenen Daten müssen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden. Dies betrifft z. B. Daten aus Ausweiskontrollen, Besucherregistern, Videoüberwachung und digitalen Rundgangsprotokollen. Der Dienstleister muss klare Regeln zur Datenspeicherung und -löschung haben. Besucher- oder Zugangsdaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (z. B. einige Wochen oder Monate, sofern nicht ein Sicherheitsvorfall eine längere Speicherung nötig macht). Die Daten sind sicher zu speichern und dürfen nur befugten Personen zugänglich sein. Der Auftraggeber sollte vom Bieter ein Datenschutzkonzept verlangen, das beschreibt, wie der Schutz dieser sicherheitsrelevanten Personaldaten gewährleistet wird (etwa keine unbefugte Weitergabe, gesicherte IT-Systeme und Information der Betroffenen über die Datenerhebung, falls erforderlich).

Zweck: Sicherstellen, dass Bieter bereits im Vergabeverfahren ihre Bereitschaft für den Nachtbetrieb nachweisen und darlegen. Gleichzeitig sollen während der Vertragslaufzeit bestimmte Nachweismöglichkeiten festgelegt werden, um die Einhaltung der Nachtdienst-Vorgaben jederzeit prüfen zu können. So erhalten Auftraggeber ein Mittel, Angebote zu bewerten und später die Einhaltung durch den Auftragnehmer zu überwachen.

Konzept für den Nachtbetrieb: Im Angebot muss der Dienstleister ein detailliertes Betriebskonzept für die Nachtschichten vorlegen. Dieses Konzept soll darlegen, wie die oben beschriebenen Maßnahmen umgesetzt werden: z. B. Planung der Personalstärke und -rollen in der Nacht, Ablauf und Häufigkeit der Rundgänge, Vorgehen zur Sicherstellung der Beleuchtung und zum Umgang mit Beleuchtungsausfällen, sowie Maßnahmen zur strikten Ausweiskontrolle und zur Umsetzung der Schließprozeduren. Ebenso sollte das Konzept Kommunikationswege für die Nacht beschreiben (etwa wie das Nachtpersonal im Notfall interne Stellen oder externe Dienste alarmiert) und auf objektspezifische Besonderheiten eingehen. Das Ziel ist, dem Auftraggeber aufzuzeigen, dass der Bieter die Herausforderungen des Nachtbetriebs umfassend bedacht und Lösungen dafür entwickelt hat.

Schulungs- und Qualifikationsnachweise: Bieter müssen belegen, dass das für Nachtschichten vorgesehene Personal entsprechend ausgebildet und zertifiziert ist. Dazu gehören Nachweise der vorgeschriebenen Sachkundeprüfungen nach §34a GewO für Sicherheitspersonal, Bescheinigungen über absolvierte Erste-Hilfe-Kurse, Brandschutz- oder Evakuierungsschulungen und gegebenenfalls spezielle Fortbildungen zum Thema Nachtarbeit (z. B. Umgang mit Müdigkeit oder die Bedienung technischer Nachtsysteme). Falls für bestimmte Funktionen höherqualifiziertes Personal eingesetzt wird (etwa ein Nachtschichtleiter Sicherheit), sind diese Personen namentlich zu benennen und ihre Qualifikation darzulegen. Damit wird sichergestellt, dass das Team, das nachts im Einsatz ist, kompetent ist, sowohl die Sicherheitsaufgaben zu erfüllen als auch im Notfall richtig zu reagieren.

Kontrollrechte des Auftraggebers: Die Ausschreibungsunterlagen sollen festhalten, dass der Auftraggeber die Einhaltung der Nachtbetriebs-Vereinbarungen prüfen darf, z. B. durch Audits oder Tests. So kann der Auftraggeber unangekündigte Kontrollen vor Ort in der Nacht durchführen, um sich ein Bild von der Personalsituation und der Umsetzung der Abläufe zu machen. Ebenso kann er regelmäßige Einsicht in Sicherheitsdokumentationen wie Logbücher, Rundgangsberichte oder Ereignismeldungen verlangen. Darüber hinaus sollte vertraglich vereinbart werden, dass der Auftraggeber berechtigt ist, gemeinsam mit dem Dienstleister simulierte Übungen oder Alarmtests in der Nacht durchzuführen (z. B. einen Probeeinbruch oder einen Notfall um 2 Uhr morgens), um die Reaktionsfähigkeit zu überprüfen. Bieter sollten sich in ihrem Angebot dazu bereit erklären und idealerweise darlegen, wie sie bei solchen Überprüfungen kooperieren (z. B. Gewährung von digitalem Zugriff auf Logs, Mitwirkung an Testeinsätzen mit minimaler Störung des Betriebs).

Zweck: Die Nacht-Bereitschaft als festen Bestandteil in die Angebotsbewertung einfließen zu lassen. Dadurch wird sichergestellt, dass Angebote nicht nur die Mindestanforderungen erfüllen, sondern auch zu einer Verbesserung der nächtlichen Sicherheit beitragen. Zudem werden Anreize für höhere Standards und innovative Ansätze im Nachtbetrieb geschaffen.

Ausschlusskriterien (Muss-Anforderungen): Bestimmte Nachtschutz-Maßnahmen gelten als unverzichtbar. Bieter, die nicht zusagen, jede Nachtschicht mit mindestens zwei Personen zu besetzen oder die keine rigorose Ausweiskontrolle für nächtliche Zugänge vorsehen, sind von der Wertung auszuschließen. Diese beiden Elemente (Doppelbesetzung und strikte Ausweiskontrolle) sind nicht verhandelbare Sicherheitsgrundlagen; die Prüfung der Angebote muss sicherstellen, dass kein Angebot berücksichtigt wird, das diese Kernanforderungen verfehlt.

Gewichtung technischer Konzepte: Über die Grundvoraussetzungen hinaus sollten Angebote danach bewertet werden, wie qualitativ und robust ihr Konzept für den Nachtbetrieb ist. Zusätzliche Punkte sind Anbietern zu geben, die fortschrittliche Lösungen vorschlagen, die die nächtliche Sicherheit, Effizienz oder Zuverlässigkeit erhöhen. Zum Beispiel könnte ein Bieter intelligente Beleuchtungssysteme anbieten (etwa vernetzte Leuchten mit Dimm- und Fernaussteuerung oder Notstromversorgung für Außenlichter), mobile Patrol-Technologie (z. B. ein System, bei dem Wachrundgänge per App mit GPS-Tracking und digitaler Vorfallmeldung überwacht werden) oder KI-gestützte Überwachung (etwa Videoanalysesysteme, die das Wachpersonal bei Bewegungs- oder Personenerkennung automatisch alarmieren). Jeder solche Mehrwert kann im Bewertungsmodell mit Punkten honoriert werden. Der Auftraggeber sollte festlegen, wie diese Verbesserungen gewichtet werden – z. B. bis zu X Punkte für technische Hilfsmittel, die über die Grundanforderungen hinausgehen.

Bonus: Business-Continuity-Integration: Anbieter, die nachweislich ihre Nachtprozesse in ein umfassendes Business-Continuity-Management eingebettet haben (z. B. eine Zertifizierung nach ISO 22301 für betriebliches Kontinuitätsmanagement vorweisen können), sollten Bonuspunkte erhalten. Dies signalisiert, dass der Dienstleister über ein hohes Maß an organisatorischer Resilienz und Vorbereitung auf Störungen verfügt. Ein nach ISO 22301 zertifizierter Wachdienst hat z. B. klar definierte Notfallpläne für Szenarien wie Personalausfälle in der Nacht, Stromausfälle oder andere Krisen, so dass der Empfangs- und Sicherheitsbetrieb auch unter widrigen Bedingungen aufrechterhalten werden kann. Die Berücksichtigung solcher Zertifizierungen oder ausgereifter Notfallkonzepte in der Bewertung ermutigt alle Bieter, bereits im Angebot die kontinuierliche Betriebsbereitschaft im Nachtbetrieb mitzudenken – nicht nur die Grundsicherheit.

Zweck: Die Zuverlässigkeit der Nachtschicht-Dienstleistung über die gesamte Vertragsdauer sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern. Auch nach Zuschlag und Dienstbeginn müssen die getroffenen Maßnahmen überwacht und durchgesetzt werden, damit die hohen Standards nicht im Laufe der Zeit nachlassen.

Regelmäßige Audits und Berichte: Der Dienstleister sollte interne Kontrollen seines Nachtdienstes durchführen und zudem regelmäßige Überprüfungen durch den Auftraggeber unterstützen. Wichtige Dokumentationen, die dabei betrachtet werden, umfassen Rundgangsprotokolle (zur Bestätigung der Rundgangshäufigkeit und -qualität), Protokolle der Ausweiskontrollen oder Besuchslisten (zur Überprüfung, dass kein unbefugter Zutritt stattfand), Berichte über Zwischenfälle sowie Logbücher von technischen Sicherheitssystemen. Beispielsweise kann monatlich ein Bericht verlangt werden, der alle relevanten Vorkommnisse während der Nachtschichten zusammenfasst, Abweichungen von der Personal- oder Rundgangsplanung auflistet und etwaige technische Probleme (z. B. ausgefallene Leuchten und deren Behebung) dokumentiert. Der für den Auftrag zuständige Vertreter des Auftraggebers sollte zudem quartalsweise mit dem Dienstleister die Nachtdienst-Performance anhand dieser Unterlagen durchsprechen und bei Bedarf vor Ort Nachtbegehungen durchführen.

Umgehende Korrekturmaßnahmen: Wenn Mängel oder Versäumnisse in den Nachtabläufen festgestellt werden, muss der Dienstleister unverzüglich Gegenmaßnahmen ergreifen. Dazu zählen Fälle wie: Es wurde festgestellt, dass an einem Nachttermin nur eine Wachkraft anwesend war (Verstoß gegen die Doppelbesetzung), oder ein Besucher gelangte ohne Ausweiskontrolle herein, oder Rundgänge wurden wiederholt ausgelassen. In solchen Fällen hat der Auftragnehmer die Ursache zu untersuchen (z. B. Personalmangel, Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter) und sofort Abhilfe zu schaffen – etwa durch Nachschulung des Personals, disziplinarische Maßnahmen oder Anpassung der Abläufe. Der Auftraggeber ist über den Vorfall und die ergriffenen Korrekturmaßnahmen zu informieren. Wiederholte oder gravierende Verstöße können vertraglich definierte Sanktionen nach sich ziehen oder im Extremfall zur Kündigung des Vertrags führen, was die Wichtigkeit rascher und wirksamer Korrekturen unterstreicht.

Jährliche Überprüfung und Anpassung: Mindestens einmal pro Jahr sollten Auftraggeber und Dienstleister gemeinsam die Wirksamkeit der nachtspezifischen Maßnahmen evaluieren. Dabei werden Änderungen in der Gefährdungslage berücksichtigt (z. B. ob es neue Arten von Sicherheitsvorfällen gab oder sich das Umfeld des Objekts verändert hat) sowie Erkenntnisse aus dem vergangenen Jahr (z. B. aus tatsächlichen Zwischenfällen oder durchgeführten Übungen). Auf Basis dieser Bewertung kann der Nacht-Absicherungsplan aktualisiert werden. Wenn z. B. ein Vorfall eine Lücke in den Schließprozeduren oder einen toten Winkel bei der Videoüberwachung aufzeigte, sind entsprechende Nachbesserungen vorzunehmen (zusätzliche Schulungen, weitere technische Maßnahmen etc.). Ebenso müssen eventuelle Neuerungen in Gesetzen oder Normen (etwa aktualisierte DGUV-Regeln oder Änderungen einschlägiger ISO-Standards) eingearbeitet werden. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess stellt sicher, dass der Empfangs- und Sicherheitsdienst während der Nacht über die Vertragslaufzeit hinweg robust, regelkonform und an neue Herausforderungen angepasst bleibt.