Koordination und Übergabe

Zweck: Einen zuverlässigen Austausch aller betrieblichen Informationen zwischen den Schichten sicherstellen.

• Bei jeder Schichtübergabe muss eine verpflichtende mündliche Übergabebesprechung zwischen dem abgebenden und dem übernehmenden Personal stattfinden. In diesem persönlichen Briefing werden alle wichtigen Ereignisse, Sicherheitsvorfälle und Aufgaben hervorgehoben, die die nächste Schicht wissen muss.

• Zu jedem Schichtwechsel ist ein schriftliches Übergabeprotokoll anzufertigen, das Sicherheitsvorfälle, wichtige Besucher- bzw. Auftragnehmerinformationen, ungelöste Probleme sowie Aufgaben enthält, die an die nächste Schicht übergeben werden.

• Die Übergabeprotokolle sind zentral aufzubewahren – entweder in einem gesicherten elektronischen System oder in einem zentralen Dienstbuch – und DSGVO-konform zu verwalten. Personenbezogene Daten (z.B. Besuchernamen oder Vorfallsdetails) müssen dabei vertraulich behandelt, sicher gespeichert und nur autorisierten Personen zugänglich gemacht werden.

Zweck: Abstimmung und Kontinuität zwischen verschiedenen Schichten und Teams sicherstellen.

• Führen Sie regelmäßige Abstimmungen zwischen den Schichten und den zugehörigen Teams durch. Beispielsweise sollte es eine kurze Überschneidung oder einen geplanten Informationsaustausch zwischen dem Nachtpersonal am Service-Eingang und dem Empfangs- bzw. Sicherheitspersonal des Tagesbetriebs geben, um einen lückenlosen Informationsfluss zu gewährleisten.

• Tauschen Sie bei diesen Abstimmungen aktuelle Informationen über Vorfälle, auffällige Besuchsmuster, erwartete Lieferungen sowie Alarme oder sonstige besondere Vorkommnisse aus. So wird sichergestellt, dass alle Teams (ob Tag oder Nacht) denselben Kenntnisstand haben und auf Ereignisse vorbereitet sind.

• Legen Sie klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen für die Übergabe zwischen Schichten und Abteilungen fest. Dadurch wird vermieden, dass Aufgaben doppelt bearbeitet oder übersehen werden – z.B. indem definiert wird, welche Schicht die Verantwortung für die Bearbeitung eines Vorfalls übernimmt, der in der vorherigen Schicht begonnen hat.

Zweck: Übergabepflichten in den geltenden deutschen Gesetzen und Standards verankern.

• Stellen Sie die Einhaltung von §34a GewO (Gewerbeordnung) für alle sicherheitsrelevanten Tätigkeiten sicher. Alle Vorfallmeldungen und Dokumentationen im Rahmen der Schichtübergabe müssen den Anforderungen entsprechen, die an Bewachungsdienste gestellt werden.

• Beachten Sie bei der Dienstplangestaltung das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie einschlägige DGUV-Vorschriften. Schichten und Überlappungszeiten sind unter Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeit- und Ruhezeitvorgaben zu planen, um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter zu schützen. Dies stellt sicher, dass Überlappungen nicht zu unzulässigen Arbeitszeiten oder Ermüdungserscheinungen führen.

• Stellen Sie die DSGVO-konforme Handhabung aller personenbezogenen Daten sicher, die während der Übergaben anfallen. Besucherdaten, Vorfallsberichte und andere Unterlagen mit Personenbezug müssen vertraulich behandelt und sicher gespeichert werden. Der Zugang zu diesen Informationen ist auf befugtes Personal zu beschränken, um den Datenschutz jederzeit zu gewährleisten.

Zweck: Die Befähigung der Bieter in Bezug auf strukturierte Koordination und Übergabe im Vergabeverfahren einheitlich nachweisen lassen.

• Fordern Sie von jedem Bieter die Vorlage eines detaillierten „Koordinations- und Übergabekonzepts“ als Bestandteil der Angebotsunterlagen. In diesem Konzept soll der Bieter darlegen, wie er Schichtüberlappungen, Kommunikationsprotokolle und Abstimmungsmaßnahmen im Service-Eingang/Empfang umsetzen wird.

• Verlangen Sie von den Bietern Musterformulare oder Vorlagen, die im Übergabeprozess zum Einsatz kommen sollen (z.B. ein Schichtübergabe-Logbuch bzw. Protokollformular und ein Vorfallsbericht-Formular). Diese Muster dienen als Nachweis dafür, dass der Bieter über ein strukturiertes System zur Dokumentation und Weitergabe von Schichtinformationen verfügt.

• Stellen Sie sicher, dass der Vertrag dem Auftraggeber Möglichkeiten zur Überprüfung der Übergabepraxis einräumt. Die Auftraggeberseite sollte das Recht haben, nach Zuschlagserteilung die Einhaltung der zugesagten Übergabeverfahren zu verifizieren – etwa durch Audits der Übergabeprotokolle, Befragungen des Personals zu den Übergabeabläufen oder Beobachtungen von Probe-Übergaben. So wird gewährleistet, dass der Dienstleister die im Konzept versprochenen Maßnahmen tatsächlich umsetzt.

Zweck: Die Qualität von Koordination und Übergabe in die Wertung des Vergabeverfahrens einbeziehen.

• Muss-Kriterium: Klare schriftliche und mündliche Übergabeprozesse des Bieters sind als Grundvoraussetzung festzulegen. Angebote ohne ein konkretes Schichtübergabeverfahren gelten als nicht konform und sind vom Vergabeverfahren auszuschließen.

• Technische Wertung: Berücksichtigen Sie die Qualität und Innovationskraft des Übergabekonzepts im Punktesystem. Bieter, die digitale Tools für die Schichtübergabe anbieten und diese in die Facility-Management-Plattform integrieren (etwa für Echtzeit-Logs und automatische Benachrichtigungen), sollten für die erhöhte Transparenz und Effizienz entsprechend höher bewertet werden.

• Zusatzpunkte: Gewähren Sie Bietern zusätzliche Punkte, die eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ihres Übergabe- und Koordinationsprozesses nachweisen können. Anhaltspunkte dafür sind regelmäßige Schulungen des Personals zur Schichtübergabe, interne Audits zur Wirksamkeit der Übergaben und Nachweise, dass Abläufe aufgrund von Feedback oder Erfahrungen fortlaufend optimiert werden.

Zweck: Die Einhaltung der Übergabestandards während der gesamten Vertragslaufzeit konsistent sicherstellen.

• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Schichtübergaben und der Protokollführung durch. Verifizieren Sie, ob die vorgeschriebene Überlappungszeit bei jedem Schichtwechsel tatsächlich eingehalten wird und ob das Übergabeprotokoll für jede Schicht ordnungsgemäß ausgefüllt wird. Diese Audits können angekündigt oder unangekündigt stattfinden, um den Dienstleister zur dauerhaften Einhaltung anzuhalten.

• Analysieren Sie Zwischenfälle und Berichte im Nachgang darauf, ob wichtige Informationen korrekt an die nächste Schicht weitergegeben wurden. Wenn ein gravierender Vorfall nicht antizipiert oder nicht weitergemeldet wurde aufgrund eines Kommunikationsversäumnisses zwischen Schichten, ist dies als Compliance-Verstoß zu behandeln und umgehend abzustellen.

• Setzen Sie gezielte Korrekturmaßnahmen durch, wenn die Übergabestandards nicht erfüllt werden. So muss der Auftragnehmer verpflichtet sein, sein Personal nachzuschulen oder die Übergabeverfahren zu überarbeiten, falls Audits Mängel aufzeigen. Kontinuierliche Qualitätssicherungsmaßnahmen (wie periodische gemeinsame Überprüfungen mit dem Auftraggeber oder Feedback-Runden) sollten eingerichtet werden, um Verbesserungen voranzutreiben und sicherzustellen, dass der Übergabeprozess dauerhaft robust und regelkonform bleibt.