Sicherheitsplan

Besuchervoranmeldung und -kontrolle: Besucher sollen nach Möglichkeit vorab angemeldet werden. Am Empfang prüft das Personal die Anmeldung und verifiziert die Identität des Besuchers durch einen Lichtbildausweis. Nicht angemeldete Besucher dürfen nur nach Rücksprache mit dem zuständigen Ansprechpartner Zutritt erhalten.

Ausgabe von Besucherausweisen: Jeder betriebsfremde Besucher erhält einen temporären Besucherausweis oder -badge, der sichtbar zu tragen ist. Dieser Ausweis ist an die Person gebunden und signalisiert berechtigten Aufenthalt. Beim Verlassen des Gebäudes wird der Ausweis wieder abgegeben und der Auslass dokumentiert, womit stets bekannt ist, welche externen Personen sich im Gebäude befinden.

Kontrolle von mitgeführten Gegenständen: Taschen, Werkzeugkoffer und mitgebrachte Pakete von Besuchern oder Lieferanten werden beim Eingang kontrolliert. Je nach Sicherheitsstufe kommen dabei Sichtkontrollen, Metalldetektoren oder Röntgenscanner zum Einsatz. Verdächtige Gegenstände werden für eine nähere Prüfung separiert und es greifen definierte Eskalationsprozeduren.

Umgang mit verdächtigen Personen oder Objekten: Erkennt das Empfangspersonal auffälliges Verhalten bei Personen (z. B. Ausweichen der Kontrolle, Aggression) oder verdächtige Objekte (unbeaufsichtigtes Gepäck, zweifelhafte Sendungen), folgt ein abgestufter Maßnahmenplan. Dieser reicht von intensiverer Befragung über Hinzuziehen des Werkschutzes bis zur sofortigen Verständigung der Polizei.

Stille Alarmierung bei Bedrohung: Für Situationen, in denen das Personal am Empfang bedroht oder überfordert wird (z. B. aggressive Besucher, versuchtes unbefugtes Eindringen), sind “stille” Alarmierungsmechanismen vorgesehen. Dazu zählen versteckte Alarmknöpfe oder Codewörter, mit denen unbemerkt Verstärkung (Werkschutz oder Polizei) gerufen werden kann, ohne die Situation vor Ort weiter anzuheizen.

Lückenlose CCTV-Abdeckung: Empfangsbereiche, Wartezonen, Dienst- und Lieferanteneingänge sowie Zufahrten und Laderampen werden durch ein Netzwerk von Überwachungskameras abgedeckt. Die Platzierung der Kameras orientiert sich an der Risikoanalyse und stellt sicher, dass alle sicherheitsrelevanten Punkte ohne tote Winkel überwacht sind. Hinweisschilder gemäß DSGVO informieren darüber, dass Videoüberwachung erfolgt.

Anbindung an Sicherheitsleitstelle: Sämtliche Kameras und Alarmsensoren sind mit einer zentralen Sicherheitszentrale bzw. Leitstelle verbunden. Dort werden die Videoströme in Echtzeit überwacht. Ungewöhnliche Aktivitäten (z. B. ein unbefugter Zutrittsversuch oder verweilende Person außerhalb der Besuchszeiten) werden sofort erkannt und das Leitstellenpersonal kann umgehend Interventionskräfte (z. B. den Objektschutz vor Ort oder mobilen Wachdienst) alarmieren.

Echtzeit-Monitoring: Geschultes Sicherheitspersonal beobachtet in Echtzeit die Kamerabilder und Zugriffsmeldungen. Durch definierte Alarmkriterien (Bewegungserkennung nach Dienstschluss, Alarm bei Notausgangsöffnung etc.) werden Vorfälle unmittelbar gemeldet. Das Personal verifiziert Alarmmeldungen unverzüglich und leitet bei Bestätigung umgehend Maßnahmen ein.

Datenschutzkonforme Aufzeichnung: Die Videoaufzeichnungen werden datenschutzgerecht gespeichert und für mindestens 30 Tage vorgehalten, um bei Bedarf Vorfallauswertungen zu ermöglichen. Der Zugriff auf gespeicherte Videos ist streng reglementiert und nur berechtigtem Personal gestattet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Aufnahmen automatisiert und revisionssicher gelöscht, sofern sie nicht im Rahmen von Ermittlungen länger benötigt werden.

Klassifizierung von Ereignistypen: Das Sicherheitskonzept definiert klare Kategorien von sicherheitsrelevanten Ereignissen. Dazu gehören z. B. unbefugtes Eindringen, Diebstahlverdacht, Brandalarm, medizinische Notfälle, Unfälle oder verdächtige Objekte/Personen. Jeder Ereignistyp ist mit spezifischen Interventions- und Meldeschritten hinterlegt.

Alarm- und Meldeschritte: Bei einem Vorfall erfolgt eine sofortige Alarmierung nach festgelegtem Schema. Das Empfangs- oder Sicherheitsmitarbeiter löst je nach Situation interne Alarme aus (z. B. Überfallalarm, Feueralarm) und informiert parallel die zuständigen Stellen. Interne Notfallteams (Werkfeuerwehr, Erste-Hilfe-Team, Sicherheitsleiter) werden unverzüglich einbezogen. Externe Hilfskräfte – Polizei, örtliche Feuerwehr oder Rettungsdienst – werden gemäß Notfallplan frühzeitig alarmiert, sobald die Lage dies erfordert.

Erstmaßnahmen und Eskalation: Bis zum Eintreffen externer Einsatzkräfte übernimmt das geschulte Sicherheitspersonal Ersteinsatzmaßnahmen. Dazu zählen beispielsweise Erste Hilfe bei Verletzungen, Einleitung einer Evakuierung des Empfangsbereichs bei Feuer oder Rauchentwicklung, Abschaltung technischer Anlagen im Notfall oder Sicherung von Beweismitteln (Videoaufnahmen, Ausweiskopien). Bei kriminellen Vorfällen wird nach Möglichkeit die betroffene Person gestellt oder beobachtet, ohne die eigene Sicherheit zu gefährden, und an die Polizei übergeben.

Dokumentation und Berichte nach Vorfällen: Jeder sicherheitsrelevante Vorfall wird noch im Rahmen der Schicht in einem detaillierten Bericht festgehalten. Dieser enthält Datum, Uhrzeit, Beteiligte, Hergang, getroffene Maßnahmen und etwaige Folgen. Die Berichte werden an das Facility Management und – falls vorgesehen – an den Auftraggeber weitergeleitet. So wird Transparenz geschaffen und sichergestellt, dass alle Vorfälle nachvollziehbar dokumentiert und für spätere Analysen verfügbar sind.

Personaleinsatz und Mindestbesetzung: Das Konzept schreibt vor, wie viele Sicherheitskräfte zu welchen Zeiten mindestens eingesetzt werden müssen. Kritische Zugangspunkte dürfen niemals unbeaufsichtigt bleiben. Beispielsweise kann festgelegt sein, dass während der Hauptgeschäftszeiten zwei Sicherheitsmitarbeiter im Eingangsbereich (etwa je einer am Empfang und am Lieferantentor) präsent sind, um Besucherströme effektiv zu kontrollieren. In Nebenzeiten ist mindestens eine qualifizierte Sicherheitskraft anwesend, mit definierter Unterstützung durch mobile Sicherheitsdienste oder Rufbereitschaft.

Doppelbesetzung zu Stoßzeiten: Zu Schichtwechseln, Lieferzeiten oder Veranstaltungsbeginn (sogenannte Stoßzeiten) wird das Personal verstärkt, um ein erhöhtes Aufkommen an Personen und Fahrzeugen sicher zu bewältigen. Durch diese Doppelbesetzung können Kontrollen zügig erfolgen, Wartezeiten reduziert und zugleich das Vier-Augen-Prinzip gewahrt werden. Auch bei komplexen Situationen (z. B. gleichzeitige Besuchergruppe und Lieferanlieferung) ist so ausreichend Personal für die sichere Abwicklung vorhanden.

Qualifikation und Zulassung nach § 34a GewO: Alle eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter besitzen die nach § 34a Gewerbeordnung erforderliche Qualifikation. Sie haben entweder die Sachkundeprüfung vor der IHK erfolgreich abgelegt oder eine vergleichbare anerkannte Ausbildung (z. B. Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft, Werkschutzfachkraft). Die Vorlage der Sachkundenachweise sowie Zuverlässigkeitsüberprüfungen der Mitarbeiter sind Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen. Es werden keine ungelernten Kräfte auf sicherheitsrelevanten Positionen eingesetzt.

Fortbildung und Training: Das Personal wird regelmäßig geschult, um auf dem neuesten Stand der Sicherheitsprozesse und Vorschriften zu bleiben. Schulungsinhalte umfassen unter anderem den korrekten Einsatz von Zutrittskontrolltechnik, Deeskalationstraining für den Umgang mit Konfliktsituationen, rechtliche Aktualisierungen (z. B. Datenschutz, Eingriffsrechte) sowie Notfallmaßnahmen wie Erste Hilfe und Brandbekämpfung. Auch objektspezifische Einweisungen (z. B. Umgang mit Gefahrstoffen, Werksalarmsysteme) finden statt. Wiederkehrende Trainings werden mindestens einmal jährlich durchgeführt und dokumentiert.

Koordination mit zentraler Sicherheit: Die Empfangs- und Eingangsbereiche sind voll in das Gesamtsicherheitskonzept des Standorts integriert. Regelmäßige Abstimmungen zwischen dem Sicherheitsdienst vor Ort und der zentralen Sicherheitsleitstelle bzw. dem Sicherheitsmanagement des Unternehmens gewährleisten einen Informationsaustausch in Echtzeit. Sicherheitsvorfälle am Eingang werden unverzüglich an die Leitstelle gemeldet, und umgekehrt informiert die Leitstelle das Empfangspersonal über relevante Lagen (z. B. unternehmensweite Alarmmeldungen oder erhöhte Gefahrenstufen).

Zusammenarbeit mit Facility Management und Notfallteams: Der Empfangsdienst kooperiert eng mit dem Facility Management (FM) des Gebäudes sowie den internen Notfall- und Einsatzteams. Bei Evakuierungsübungen oder Alarmtests wirken die Empfangsmitarbeiter aktiv mit, zum Beispiel indem sie die geordnete Räumung der Lobby überwachen oder Sammelpunkte anleiten. Das Sicherheitskonzept stellt sicher, dass klare Zuständigkeiten zwischen Wachdienst, Haustechnik, Arbeitssicherheit und ggf. Werkfeuerwehr definiert sind, die im Ereignisfall nahtlos zusammenwirken.

Kommunikationswege und Meldeketten: Alle relevanten Stellen – vom Empfang über die Sicherheitszentrale bis hin zur Geschäftsleitung – verfügen über etablierte Kommunikationskanäle. Funkgeräte, Hotline-Telefone oder digitale Alarmierungssysteme stellen sicher, dass im Notfall sofort die richtigen Personen informiert werden. Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen sind im Sicherheitsplan hinterlegt, sodass auch bei personellen Wechseln oder außergewöhnlichen Ereignissen eine effiziente Kommunikation gewährleistet ist.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Das Sicherheitskonzept erfüllt alle einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. Insbesondere werden die Vorschriften aus § 34a GewO und der Bewachungsverordnung (für Bewachungsunternehmen bzw. Sicherheitsdienstleister) eingehalten, was Zulassung und Qualifikation des Sicherheitsdienstes betrifft. Weiterhin wird die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) strikt befolgt: Personenbezogene Daten aus Videoüberwachung oder Besucherregistrierung werden nur zu zulässigen Zwecken erhoben und geschützt gespeichert. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und entsprechende Verordnungen werden beachtet, etwa durch Gefährdungsbeurteilungen für die Arbeitsplätze der Sicherheitsmitarbeiter (z. B. Schutz vor Alleinarbeit in der Nacht, ergonomische Gestaltung des Empfangsplatzes). Auch die Unfallverhütungsvorschriften der DGUV – insbesondere DGUV Vorschrift 23 „Wach- und Sicherungsdienste“ – sind umgesetzt, um Gesundheit und Sicherheit des Sicherheitspersonals und der übrigen Mitarbeiter zu schützen.

Dokumentation und Nachweisführung: Sämtliche für die Sicherheit relevanten Prozesse und Maßnahmen sind schriftlich dokumentiert und werden regelmäßig aktualisiert. Hierzu zählen Dienstanweisungen für das Personal am Eingang, Betriebsanweisungen für technische Anlagen (z. B. Zutrittskontrollsysteme) und Notfallpläne. Diese Dokumente stehen griffbereit zur Verfügung und können im Rahmen von Audits oder behördlichen Prüfungen vorgelegt werden. Die Einhaltung der definierten Prozesse wird intern überwacht und bei Bedarf extern zertifiziert (z. B. nach DIN 77200 für Sicherheitsdienstleistungen), um die Umsetzung anerkannter Standards zu belegen.

Standortspezifische Regelungen: Das Konzept berücksichtigt alle weiteren relevanten Auflagen und Besonderheiten des Standorts. Dazu können behördliche Genehmigungsauflagen (z. B. besondere Sicherheitsvorkehrungen bei Störfallbetrieben), branchenspezifische Regelwerke oder konzerninterne Richtlinien zählen. Diese werden in das Sicherheitskonzept integriert, sodass keine Konflikte zwischen allgemeinen Vorgaben und spezifischen Anforderungen bestehen. Im Zweifel gelten jeweils die strengeren Maßnahmen, um höchstmögliche Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Sicherheitskonzept als Ausschreibungsunterlage: Bereits bei der Angebotserstellung müssen Bieter ein vollständiges schriftliches Sicherheitskonzept vorlegen, das alle hier beschriebenen Punkte adressiert. Dieses Konzept wird Bestandteil des Vertrags und dient als Referenzrahmen für die Leistungserbringung. Abweichungen oder Änderungen müssen vom Auftraggeber genehmigt und dokumentiert werden.

Laufende Dokumentation im Betrieb: Im Tagesgeschäft führt der Sicherheitsdienst umfangreiche Aufzeichnungen. Dazu gehören ein Wachbuch bzw. Empfangsjournal, in dem sämtliche besonderen Vorkommnisse, Schließzeiten, Alarmierungen etc. festgehalten werden. Weiterhin werden Besucher- und Lieferantenregistrierungen geführt (Name, Firma, Kontaktperson, An- und Abmeldezeitpunkt) sowie Paket- und Wareneingänge protokolliert. Jedes Paket und jede Lieferung – insbesondere wenn sie außerhalb der regulären Poststelle erfolgen – wird erfasst und ggf. einer Sicherheitsprüfung unterzogen (Paketkontrolle, Prüfung von Begleitdokumenten).

Regelmäßiges Reporting: Der Sicherheitsdienst erstellt periodisch Berichte für das Facility Management bzw. den Auftraggeber. Üblich sind beispielsweise wöchentliche Zusammenfassungen mit Kennzahlen (Anzahl Besucher, gefundene Verstöße, ausgelöste Alarme, besondere Vorkommnisse) sowie monatliche Management-Reports, die einen Überblick über die Sicherheitssituation geben. Diese Berichte dienen der Transparenz und erlauben es dem Auftraggeber, die Leistung des Sicherheitsdienstleisters nachzuvollziehen und bei Bedarf nachzusteuern.

Archivierung und Audit-Trail: Alle sicherheitsrelevanten Aufzeichnungen werden über definierte Zeiträume archiviert (z. B. Wachbücher mindestens 3 Jahre, Videoaufzeichnungen 30 Tage, Besucherdaten gemäß DSGVO-Vorgaben). Die Archivierung erfolgt so, dass ein lückenloser Audit-Trail entsteht – d. h. die Nachvollziehbarkeit jeder Aktion ist gewährleistet. Bei internen oder externen Audits (z. B. durch QS-Abteilungen oder Aufsichtsbehörden) können diese Nachweise vorgelegt werden, um die ordnungsgemäße Umsetzung des Sicherheitskonzepts zu belegen.

Regelmäßige Überprüfungen: Das Sicherheitskonzept und dessen Umsetzung unterliegen einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. In festgelegten Abständen (z. B. viertel- oder halbjährlich) werden interne Audits durchgeführt, bei denen die Abläufe an den Zugängen und im Empfang systematisch geprüft werden. Dabei überprüft ein Sicherheitsverantwortlicher oder externer Auditor, ob die vorgeschriebenen Kontrollen lückenlos erfolgen, die Dokumentation vollständig ist und das Personal angemessen reagiert. Festgestellte Abweichungen oder Schwachstellen werden protokolliert und münden in Maßnahmenpläne.

Auswertung von Vorfällen und Prozessanpassung: Nach jedem sicherheitsrelevanten Zwischenfall erfolgt eine Nachbesprechung (Debriefing) mit dem beteiligten Personal und dem Sicherheitsmanagement. Ziel ist es, aus dem Ereignis zu lernen: Waren die getroffenen Maßnahmen effektiv? Gab es Verzögerungen oder Kommunikationsprobleme? Auf Basis dieser Analysen wird das Sicherheitskonzept – wo notwendig – angepasst. Erkenntnisse aus Beinahe-Vorfällen werden ebenfalls berücksichtigt, um proaktiv Verbesserungen umzusetzen, bevor sich ähnliche Situationen realisieren.

Feedback und Schulungsoptimierung: Das Konzept sieht vor, dass auch das Sicherheitspersonal selbst Rückmeldungen geben kann, wo Abläufe optimiert werden können. Diese Praxisnähe fließt in die Überarbeitung der Dienstanweisungen ein. Gleichzeitig werden die gewonnenen Erkenntnisse in künftige Schulungen integriert, damit alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand der Best Practices sind. Durch diesen Regelkreis aus Auditierung, Feedback und Training bleibt das Sicherheitskonzept lebendig und entwickelt sich mit den Anforderungen weiter, was langfristig zu einem höheren Sicherheitsniveau führt.