Lizenzen und Zertifikate

Zweck: Festlegung von Mindeststandards für operative Exzellenz, nachhaltiges Handeln und Arbeitssicherheit bei den Bietern. Durch die Anforderung international anerkannter Zertifizierungen wird sichergestellt, dass der Dienstleister über wirksame Managementsysteme für Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz verfügt.

• ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem): Eine Zertifizierung nach ISO 9001 zeigt, dass der Bieter ein dokumentiertes, auditiertes Qualitätsmanagement betreibt, das auf kontinuierliche Serviceverbesserung und Kundenzufriedenheit ausgerichtet ist. Ein ISO 9001-zertifizierter Empfangsdienstleister überwacht und optimiert die Qualität seiner Dienstleistungen stetig und stellt transparente Prozesse sicher. Dies gibt dem Auftraggeber die Gewissheit, dass Abläufe am Empfang (Besuchermanagement, Telefonservice etc.) zuverlässig und nach festgelegten Standards erbracht werden. Deutsche Vergaberichtlinien erlauben es, den Nachweis eines solchen Qualitätsmanagementsystems (z.B. ISO 9001 oder gleichwertig) als Eignungskriterium im Vergabeverfahren zu fordern.

• ISO 14001 (Umweltmanagementsystem): Eine ISO 14001-Zertifizierung belegt, dass der Bieter seine Umweltauswirkungen systematisch kontrolliert und reduziert – etwa durch Abfallvermeidung, Recycling und sparsamen Ressourceneinsatz. Selbst für Empfangsdienste sind umweltfreundliche Praktiken (z.B. Reduzierung von Papierverbrauch, energieeffiziente Abläufe) von wachsender Bedeutung. Viele Auftraggeber betrachten die Einhaltung von Umweltstandards wie ISO 14001 inzwischen als Entscheidungskriterium bei der Dienstleisterauswahl. Indem ISO 14001 (oder ein gleichwertiger Nachweis) gefordert wird, stellt die Ausschreibung sicher, dass Bieter sich zu nachhaltigem Betrieb und zur Erfüllung umweltrechtlicher Auflagen verpflichten.

• ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement): Eine Zertifizierung nach ISO 45001 bestätigt, dass der Bieter systematisch für sichere Arbeitsbedingungen sowie den Gesundheits- und Arbeitsschutz seiner Beschäftigten und Besucher sorgt. Der Empfang ist oft erste Anlaufstelle bei Notfällen oder Unfällen; ein nach ISO 45001 zertifiziertes Unternehmen hat proaktiv Risiken bewertet und klare Sicherheitsprozesse etabliert. Tatsächlich wird das Vorhandensein eines ISO 45001-Zertifikats vermehrt als Voraussetzung oder Pluspunkt in Ausschreibungen gesehen. Dieses Zertifikat gibt dem Auftraggeber die Sicherheit, dass der Dienstleister ein wirksames Arbeitsschutzmanagement betreibt, regelmäßige Sicherheitsschulungen durchführt und im Ernstfall strukturierte Abläufe befolgt.

Bieter dürfen gleichwertige Zertifizierungen oder Nachweise vorlegen, falls sie die genannten ISO-Zertifikate nicht besitzen. Gemäß deutschem Vergaberecht müssen Zertifikate unabhängiger Stellen oder entsprechende gleichwertige Belege anerkannt werden, sofern sie den einschlägigen europäischen Normen entsprechen. Beispielsweise kann ein Bieter ohne ISO 14001 eine EMAS-Registrierung vorweisen, oder statt ISO 45001 ein OHSAS 18001-Zertifikat (älterer Arbeitsschutznachweis) einreichen. In den Ausschreibungsunterlagen ist klarzustellen, dass gleichwertige Nachweise akzeptiert werden, um Fairness und Nichtdiskriminierung zu gewährleisten.

Zweck: Überprüfung, dass das Personal des Bieters für einen sicheren und gesetzeskonformen Empfangsdienst qualifiziert und zuverlässig ist. In einem sicherheitssensitiven Empfangsbereich sind Professionalität und Vertrauenswürdigkeit des Personals unabdingbar. Der Bieter muss daher belegen, dass seine Mitarbeiter die notwendigen Zertifizierungen besitzen und einer Hintergrundprüfung unterzogen wurden.

• Qualifiziertes Sicherheitspersonal (§ 34a GewO – Sachkunde/Unterrichtung): Der Bieter sollte nachweisen, dass das eingesetzte Personal im Empfangs- bzw. Pfortendienst über die gesetzlich vorgeschriebenen Befähigungen im Bewachungsgewerbe verfügt. Nach deutschem Recht darf Bewachungspersonal nur eingesetzt werden, wenn es entweder an der 40-stündigen IHK-Unterrichtung nach § 34a GewO teilgenommen hat oder die anspruchsvollere Sachkundeprüfung nach § 34a GewO bestanden hat. Für Empfangsmitarbeiter, die zugleich Sicherheitsaufgaben übernehmen (z.B. Zugangskontrolle, Besucheridentifikation), ist mindestens der Unterrichtungsnachweis gemäß § 34a GewO erforderlich; bei höherem Sicherheitsrisiko kann die Sachkundeprüfung verlangt werden. Der Bieter sollte eine Liste der vorgesehenen Mitarbeiter mit Kopien der jeweiligen § 34a-Nachweise (IHK-Bescheinigungen oder Ausweise) vorlegen. Dies stellt sicher, dass das Personal mit den gesetzlichen Pflichten und Sicherheitsprozessen vertraut ist und die IHK-Prüfung zur Sachkunde/Zuverlässigkeit absolviert hat.

• Erste-Hilfe- und Brandschutzschulungen: Alle Empfangsmitarbeiter sollten über aktuelle Erste-Hilfe-Schulungen verfügen (Bescheinigung eines Erste-Hilfe-Kurses, idealerweise nicht älter als 2 Jahre). Bei medizinischen Notfällen in der Eingangshalle kommt es auf umgehende Hilfe an – ein geschulter Ersthelfer am Empfang kann Leben retten. Ebenso müssen grundlegende Brandschutz- und Evakuierungsunterweisungen erfolgt sein, damit das Empfangspersonal im Brandfall Besucher sicher leiten und Alarmierungsmaßnahmen einhalten kann. Der Bieter sollte Kopien der Erste-Hilfe-Zertifikate und Nachweise über durchgeführte Brandschutzunterweisungen seines Personals einreichen. Diese Qualifikationen unterstreichen die Verpflichtung des Dienstleisters zu Arbeitssicherheit und entsprechen z.B. den Anforderungen eines ISO 45001-Systems sowie den Vorgaben der Berufsgenossenschaften.

• Hintergrundüberprüfung (Führungszeugnis): Da Empfangspersonal Zugang zu sensiblen Bereichen und Informationen erhält, muss seine Integrität gewährleistet sein. Der Leitfaden verlangt, dass Bieter für jeden Mitarbeiter ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis vorlegen. Üblich ist ein Nachweis ohne Einträge, der bei Vertragsbeginn nicht älter als 3 Monate ist. Tatsächlich schreibt das Gesetz für Sicherheitspersonal besondere Zuverlässigkeit vor – ein tadelloses Führungszeugnis ist z.B. Voraussetzung, um die § 34a-GewO-Erlaubnis zu erhalten und an der Unterrichtung teilnehmen zu dürfen. Durch die Prüfung der Führungszeugnisse stellt der Auftraggeber sicher, dass kein Mitarbeiter mit relevantem Vorstrafenregister am Empfang oder Serviceeingang eingesetzt wird, was das Risiko von Sicherheitsvorfällen oder Unregelmäßigkeiten deutlich senkt.

Zusätzlich zu den obigen Pflichtnachweisen können Bieter freiwillig weitere Qualifikationen ihres Personals hervorheben, die einen Mehrwert darstellen – etwa Fremdsprachenzertifikate (für einen professionellen mehrsprachigen Empfang) oder Schulungen im Datenschutz (damit Besucher- und Kundendaten DSGVO-konform behandelt werden). Diese sind zwar nicht vorgeschrieben, demonstrieren aber das Engagement des Bieters für einen professionellen und regelkonformen Service.

Zweck: Darlegung, wie die erforderlichen Nachweisdokumente im Zuge der Ausschreibung von den Bietern einzureichen, vom Auftraggeber zu verifizieren und während des Vertrags aufzubewahren sind. Ein klar definiertes Vorgehen gewährleistet Konsistenz und Transparenz bei der Überprüfung der Compliance-Dokumente.

Die Ausschreibungsunterlagen sollten eine vollständige Liste aller geforderten Lizenzen und Zertifikate sowie genaue Hinweise zur Form der Einreichung enthalten. Bieter werden in der Regel aufgefordert, gut lesbare Kopien aller Nachweise mit dem Angebot einzureichen, gegebenenfalls beglaubigt oder im Original. In elektronischen Vergabeverfahren können Dokumente als Scan hochgeladen werden; die Vergabestelle kann jedoch verlangen, dass vor Vertragsunterzeichnung Originaldokumente zur Einsicht vorgelegt werden.

Alle eingereichten Dokumente sollten deutlich ersichtlich machen, bis wann sie gültig sind. Beispielsweise tragen ISO-Zertifikate Ausstellungs- und Ablaufdaten (typischerweise 3 Jahre Gültigkeit); Erste-Hilfe-Schulungen sollten regelmäßig (etwa alle 2 Jahre) aufgefrischt werden; Führungszeugnisse sollten möglichst aktuell sein. Der Bieter sollte außerdem angeben, für welche Nachweise während der Vertragslaufzeit Erneuerungen anstehen (z.B. „ISO 9001-Zertifikat gültig bis Juni 2026, Rezertifizierung im Mai 2026 geplant“).

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• Lizenzen (wie die § 34a-Bewachungserlaubnis) können bei der ausstellenden Behörde (z.B. dem Ordnungsamt) verifiziert werden, um sicherzustellen, dass sie aktuell und ohne Auflagen ist.

• Zertifikatsnummern (z.B. von ISO-Zertifikaten) lassen sich über die Register der Zertifizierungsstellen überprüfen, um die Gültigkeit und Akkreditierung zu bestätigen. Es sollten nur Zertifikate von akkreditierten Stellen akzeptiert werden, wie es die Vergaberegeln vorsehen

• Führungszeugnisse werden auf amtliche Merkmale und Ausstellungsdatum geprüft. Zudem kann der Auftraggeber vom Bieter eine schriftliche Erklärung verlangen, dass kein eingesetzter Mitarbeiter Vorstrafen hat.

Sämtliche geprüften Dokumente sind in der Vergabeakte bzw. dem Vertragsordner abzulegen, idealerweise auch digital im Vertragsmanagementsystem. Es empfiehlt sich, ein Register aller relevanten Lizenzen und Zertifikate mit ihren jeweiligen Ablaufdaten zu führen. Dieses Register kann im Vertragsmanagement hinterlegt werden und ermöglicht automatische Erinnerungen, wenn eine Verlängerung oder Aktualisierung ansteht.

• [ ]Kopie der Gewerbeanmeldung (Betriebsanmeldung) von der zuständigen Behörde.

• [ ]Kopie der Bewachungserlaubnis gemäß § 34a GewO (falls Sicherheitsdienste Bestandteil des Auftrags sind).

• [ ]Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt (Steuerbescheinigung, Nachweis keiner Steuerschulden).

• [ ]ISO 9001-Zertifikat (Qualitätsmanagement) oder gleichwertiger Nachweis.

• [ ]ISO 14001-Zertifikat (Umweltmanagement) oder gleichwertiger Nachweis.

• [ ]ISO 45001-Zertifikat (Arbeits- und Gesundheitsschutz) oder gleichwertiger Nachweis.

• [ ]Aufstellung der Mitarbeiterqualifikationen: § 34a-Nachweise (Unterrichtung/Sachkunde), Erste-Hilfe-Zertifikate, Brandschutzunterweisungen.

• [ ]Polizeiliches Führungszeugnis für jeden vorgesehenen Mitarbeiter (alternativ: Erklärung, dass dieses vor Einsatzbeginn vorgelegt wird).

• [ ]Sonstige relevante Nachweise gemäß Ausschreibung (z.B. Berechtigung zum Bedienen von Sicherheitstechnik, Schulungszertifikate zum Datenschutz).

Bieter sollten sicherstellen, dass alle Unterlagen aktuell und gültig sind. Die Einreichung eines vollständigen und ordentlich aufbereiteten Nachweisdossiers erfüllt nicht nur die Compliance-Vorgaben, sondern unterstreicht auch die Professionalität des Bieters im Vergabeverfahren.

Zweck: Lizenzen und Zertifikate in die Angebotswertung einzubeziehen, um eine transparente und meritokratische Auswahl des Dienstleisters zu fördern. Damit werden Compliance-Aspekte nicht nur formal geprüft, sondern fließen auch substantiell in die Bewertungsmatrix ein.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Bestimmte Lizenzen und Zertifikate gelten als unverzichtbar – ein Bieter muss sie vorweisen, sonst wird sein Angebot ausgeschlossen. Beispielsweise führt das Fehlen der § 34a-Bewachungserlaubnis oder der steuerlichen Unbedenklichkeitsbescheinigung zum Ausschluss, da diese zu den gesetzlichen Grundvoraussetzungen zählen. Solche Anforderungen werden im Vergabeverfahren als K.O.-Kriterien (Bestanden/Nicht bestanden) bewertet. Bieter, die alle Muss-Kriterien erfüllen, gelangen in die weitere Wertung.

• Gewichtete Punktwertung für Zertifikate: Zusätzlich fließen weitere relevante Zertifizierungen in die Bewertung des Angebots ein. In der Ausschreibung ist festzulegen, wie hierfür Punkte vergeben werden. Beispielsweise könnten das Vorhandensein von ISO 9001 und ISO 14001 im Teilaspekt “Qualität” honoriert werden, während ISO 45001 im Kriterium “Arbeitsschutz” berücksichtigt wird.

In diesem Beispiel könnte ein Bieter, der neben den Grundanforderungen auch ISO 9001, 14001 und 45001 vorlegt, zusätzliche **20 Punkte** in den qualitätsbezogenen Kriterien erzielen. Ein anderer Bieter ohne diese Zertifikate erhielte in diesem Bereich **0 Punkte**, was seine Gesamtbewertung entsprechend verschlechtert. Die Kategorie “Bonus” belohnt Bieter für Zertifikate wie **ISO 27001 oder TISAX**, die für einen Empfangsdienst zwar nicht vorgeschrieben sind, aber ein höheres Engagement für Informationssicherheit signalisieren – besonders relevant, wenn am Empfang Besucherdaten verarbeitet werden oder es sich um ein sicherheitskritisches Umfeld handelt.

• Transparenz und Fairness: In den Vergabeunterlagen ist klar zu definieren, welche Zertifikate als Mindestanforderung gelten und welche als wertungsrelevante Zusatzmerkmale Bonuspunkte bringen. Allen Bietern muss bekannt sein, wie diese Nachweise in die Bewertung einfließen. Wichtig ist außerdem, dass ein gleichwertiges Zertifikat die gleiche Wertung erhalten muss wie der genannte Referenzstandard. Verfügt ein Unternehmen beispielsweise über die DIN 77200 (eine deutsche Qualitätsnorm für Sicherheitsdienstleister) oder die EN 15838 (Qualitätsnorm für Kundenkontakt-Center), so ist diese vom Umfang her mit ISO 9001 vergleichbar und muss als gleichwertig anerkannt werden. Dieses Vorgehen sichert die Gleichbehandlung aller Bieter und entspricht den Vergabevorschriften, die die Anerkennung gleichwertiger Nachweise vorsehen.

Durch die quantitative Bewertung von Zertifizierungen im Vergabeverfahren fördern Auftraggeber einen Wettbewerb nach oben – Bieter mit umfangreichen Qualifikationen und Gütesiegeln haben einen Vorteil. Dadurch ist gewährleistet, dass der letztendlich beauftragte Dienstleister seine Empfangsleistungen mit hoher Qualität und Verlässlichkeit erbringen kann. Gleichzeitig schützt dieses Kriteriensystem den Auftraggeber davor, dass ein scheinbar günstiges Angebot nur deshalb gewinnt, weil es auf essentielle Compliance- oder Qualitätsstandards verzichtet hätte. Die Einbindung von Lizenz- und Zertifikatsprüfungen in die Bewertungsmatrix führt somit zu einer qualitativ hochwertigen und rechtssicheren Zuschlagsentscheidung.

Zweck: Sicherzustellen, dass alle erforderlichen Lizenzen und Zertifikate über die gesamte Vertragsdauer hinweg gültig bleiben und eingehalten werden – nicht nur zum Zeitpunkt der Vergabe. Diese fortlaufende Kontrolle bewahrt den Auftraggeber vor Compliance-Lücken, die während der Leistungserbringung auftreten könnten.

• Geplante Audits: Der Vertrag sollte dem Auftraggeber das Recht einräumen, regelmäßige Überprüfungen der Compliance des Dienstleisters durchzuführen. Beispielsweise kann jährlich vom Auftragnehmer verlangt werden, aktualisierte Nachweise vorzulegen (etwa erneuerte ISO-Zertifikate oder aktuelle Schulungsbescheinigungen). Manche Verträge sehen auch Jahresgespräche oder Audits vor, in denen die Einhaltung der Lizenz- und Zertifikatspflichten als Teil der Leistungsüberprüfung kontrolliert wird.

Stichprobenkontrollen: Zusätzlich zu planmäßigen Audits kann der Auftraggeber unangekündigte Stichproben oder Ad-hoc-Kontrollen durchführen. So kann vor Ort überprüft werden, ob die Empfangsmitarbeiter die vorgeschriebenen Ausweise und Schulungsnachweise mit sich führen, oder es können stichprobenartig Mitarbeiterakten angefordert werden, um zu prüfen, ob alle Unterlagen (z.B. Führungszeugnisse, Zertifikate) vorhanden sind. Solche Kontrollen wirken präventiv gegen Non-Compliance und decken Verstöße frühzeitig auf.

• Pflicht zur Aktualisierung: Der Auftragnehmer ist vertraglich verpflichtet, den Auftraggeber über Änderungen im Status von Lizenzen und Zertifikaten umgehend zu informieren. Steht z.B. eine Lizenzverlängerung an, muss der Auftragnehmer rechtzeitig für die Erneuerung sorgen und dem Auftraggeber das Folge-Dokument unaufgefordert vor Ablauf der Gültigkeit vorlegen. Bei Personalwechseln sind für neue Mitarbeiter die erforderlichen Qualifikationsnachweise und Führungszeugnisse einzureichen, bevor diese am Empfang eingesetzt werden. Diese Pflichten sollten im Vertrag ausdrücklich festgehalten sein (etwa in einer Klausel zur Einhaltung von Gesetzen und Standards).

• Vertragliche Sanktionen: Im Vertrag sind bei Nichteinhaltung klare Konsequenzen vorzusehen. Verliert der Dienstleister während der Vertragslaufzeit eine erforderliche Lizenz oder Zertifizierung oder lässt er sie ablaufen, so müssen im Vertrag Abhilfemaßnahmen oder Sanktionen definiert sein. Kleinere Versäumnisse (z.B. eine verspätete Zertifikatsverlängerung um einige Tage) können etwa mit einer Verwarnung oder einem vorübergehenden Einbehalt von Zahlungen bis zur Vorlage des Nachweises geahndet werden. Schwerwiegende Verstöße (z.B. der Entzug der § 34a-Erlaubnis oder gefälschte Nachweise) berechtigen den Auftraggeber in der Regel zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund. Ausschreibung und Vertrag sollten eindeutig festhalten, dass die Aufrechterhaltung aller vorgeschriebenen Lizenzen und Zertifikate eine dauerhafte Vertragspflicht des Dienstleisters ist und dass der Auftraggeber bei Verstößen entsprechende Rechte (bis hin zur Kündigung) hat.

Durch die aktive Überwachung der Compliance nach Vertragsschluss stellt der Auftraggeber die Integrität und Qualität des Empfangs- und Pfortendienstes über die gesamte Laufzeit sicher. So wird gewährleistet, dass der ausgewählte Dienstleister nicht nur zum Startzeitpunkt die nötigen Berechtigungen mitbringt, sondern diese auch laufend aufrechterhält. Dieser proaktive Ansatz verringert das Risiko von Betriebsstörungen, behördlichen Sanktionen oder Sicherheitsvorfällen infolge von Non-Compliance – und schützt damit sowohl den laufenden Betrieb der Einrichtung als auch die Reputation des Auftraggebers.