Antikorruptionsrichtlinie

Jeder Bieter muss über wirksame unternehmensinterne Vorkehrungen gegen Korruption verfügen. Im Zuge der Angebotsabgabe ist eine formelle Anti-Korruptionsrichtlinie oder ein Verhaltenskodex des Unternehmens einzureichen. Dieses interne Regelwerk soll die unternehmerische Verpflichtung zu integren Geschäftspraktiken darlegen und ausdrücklich Bestechung, Kickbacks (Bestechungsgelder/Rückvergütungen) sowie unzulässige Begünstigungen im Zusammenhang mit dem Empfangs- bzw. Pfortendienst verbieten. Ein solides Compliance-Programm – einschließlich eines klaren Verhaltenskodex – wird als essenziell erachtet, um Mitarbeitern rechtskonformes Verhalten vorzugeben und sicherzustellen, dass das Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhält.

Die Anti-Korruptionsrichtlinie ist von der obersten Leitungsebene des Unternehmens zu tragen. Der Bieter sollte eine unterzeichnete Bestätigung der Geschäftsführung vorlegen (z.B. vom CEO oder Geschäftsführer), die die Durchsetzung des Anti-Korruptionsprogramms bekräftigt. Dieses Commitment der Führungsspitze signalisiert, dass integres Verhalten von ganz oben priorisiert wird. In der Richtlinie sind auch die Maßnahmen darzulegen, die das Unternehmen ergreift, um Korruption zu verhindern (z.B. interne Kontrollen, Schulungen, Sanktionen bei Verstößen). Durch die Verpflichtung zur Vorlage einer unternehmenseigenen Anti-Korruptionspolitik stellt die Vergabestelle sicher, dass die Bieter nicht nur leere Versprechungen machen, sondern bereits ein konkretes Rahmenwerk zur Korruptionsbekämpfung implementiert haben.

Die Richtlinie definiert klare Verhaltensanforderungen für sämtliches Personal, das im Service-Eingang oder am Empfang eingesetzt wird. Alle Mitarbeiter des Auftragnehmers, die im Empfangsdienst tätig sind, unterliegen einem strikten Verbot der Annahme von Geschenken oder Vorteilen. Es ist ihnen untersagt, Geschenke, Bargeld, Gefälligkeiten oder sonstige Vergünstigungen von Besuchern, Lieferanten oder Fahrern anzunehmen oder von diesen zu erbitten. Selbst scheinbar geringfügige Aufmerksamkeiten oder „Trinkgelder“ gelten als unzulässig, da sie als Versuch der Einflussnahme gewertet werden können. Nach deutschem Anti-Bestechungsrecht gibt es keine Bagatellgrenze – jedes Entgegenkommen, unabhängig vom Wert, kann einen „Vorteil“ im Sinne der Korruptionstatbestände darstellen, wenn es im Gegenzug für eine Diensthandlung gewährt wird.

Von den Mitarbeitern wird zudem strikte Neutralität und Objektivität erwartet. Sollte jemand versuchen, sie unsachgemäß zu beeinflussen (beispielsweise indem ein Lieferant Geld bietet, um schneller eingelassen zu werden oder Sicherheitskontrollen zu umgehen), müssen die Empfangsmitarbeiter dies unverzüglich melden und den angebotenen Vorteil ablehnen. Der Auftragnehmer sollte interne Meldewege (Whistleblowing-Systeme) einrichten, damit Personal etwaige Bestechungsversuche ohne Angst vor Repressalien anzeigen kann. Des Weiteren sind Interessenkonflikte offen zu legen – zum Beispiel wenn ein Empfangsmitarbeiter privat mit einem Lieferanten bekannt oder verwandt ist, muss dies gemeldet werden, um Befangenheit zu vermeiden.

Um diese Verhaltensregeln nachhaltig zu verankern, müssen sie fester Bestandteil von Schulungen und Dienstanweisungen sein. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter im Bereich Korruptionsprävention geschult werden und die gesetzlichen Bestimmungen sowie die unternehmensinternen Anti-Korruptions-Regeln kennen. Bereits in der Einarbeitung und anschließend in regelmäßigen Abständen sind Trainings durchzuführen, die auf die besonderen Risiken im Empfangs- und Pfortenbereich eingehen. Den Mitarbeitern muss klar sein, dass jeder Verstoß – etwa das Annehmen eines Geschenks oder ein „Augenzudrücken“ gegen Gefälligkeiten – gravierende Konsequenzen nach sich zieht. Durch klare Verhaltensrichtlinien und fortlaufende Sensibilisierung des Empfangspersonals schafft der Auftragnehmer eine Kultur der Integrität im täglichen Betrieb.

Bereits im Vergabeverfahren selbst werden Anti-Korruptionspflichten verbindlich eingefordert. Jeder Bieter muss zusammen mit seinen Angebotsunterlagen eine unterzeichnete Anti-Korruptionserklärung abgeben. Hierbei handelt es sich um eine standardisierte Eigenerklärung (oft vom Auftraggeber als Vordruck vorgegeben), in der der Bieter die Einhaltung aller Anti-Bestechungsvorschriften zusichert und erklärt, keine unlauteren Mittel im Zusammenhang mit seinem Angebot eingesetzt zu haben oder einsetzen zu werden. Es entspricht bewährten Verfahren, von allen Teilnehmern einer Ausschreibung solche Compliance-Erklärungen oder Integritätspakte einzuholen, um ein Klima von Transparenz und Wettbewerbsgleichheit sicherzustellen. Mit Unterzeichnung dieser Erklärung verpflichtet sich der Bieter, während der Ausschreibung und Auftragsausführung auf jedwede korruptive Handlungen zu verzichten.

Die Vergabestelle bewertet die Anti-Korruptionserklärung als Teil der Eignungsprüfung. Fehlt diese Erklärung oder enthält sie unzulässige Vorbehalte, kann das Angebot vom Verfahren ausgeschlossen werden. Die abgegebenen Erklärungen können auf Plausibilität geprüft werden – etwa dahingehend, ob der Bieter in der Vergangenheit durch Korruptionsfälle aufgefallen ist. Zudem kann die Vergabestelle das Wettbewerbsregister (das deutschlandweite Korruptionsregister) abfragen, ob Eintragungen zum Bieter vorliegen. In manchen Fällen behält sich der Auftraggeber vor, weitere Nachweise anzufordern oder sogar Compliance-Audits beim Bieter durchzuführen, bevor ein Zuschlag erteilt wird. Diese Verfahrensvorkehrungen stellen sicher, dass nur solche Bieter im Rennen bleiben, die sich nachweislich und verbindlich zu integren Geschäftsabläufen bekennen. Gleichzeitig wirkt die verpflichtende Erklärung abschreckend: Ein Unternehmen wird es sich zweimal überlegen, ob es im Vergabeprozess zu unerlaubten Mitteln greift, wenn es zuvor schriftlich seinen Anstand versichert hat.

Die Einhaltung von Anti-Korruptions-Standards fließt auch in die Angebotsbewertung mit ein. Zunächst gilt: Ein vorhandenes Anti-Korruptionskonzept des Bieters (siehe Punkt 3) ist eine Grundvoraussetzung – erfüllt ein Angebot diese Mindestbedingung nicht, wird es vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Darüber hinaus wird die Vergabestelle die Qualität der Compliance-Maßnahmen eines Bieters ausdrücklich als Zuschlagskriterium berücksichtigen. Das bedeutet, Bieter mit herausragenden Anti-Korruptionsvorkehrungen können einen Bewertungsvorsprung erzielen. So kann es positiv bewertet werden, wenn ein Unternehmen ein zertifiziertes Anti-Bestechung-Managementsystem nach ISO 37001 implementiert hat; einige Auftraggeber schreiben einen solchen Nachweis sogar als Teilnahmebedingung vor oder vergeben im Rahmen der technischen Wertung Zusatzpunkte dafür[9].

Ebenfalls vorteilhaft wirkt sich aus, wenn ein Bieter unabhängige Überprüfungen seiner Compliance nachweisen kann – etwa Audit-Berichte externer Prüfer oder Gütesiegel für Unternehmensethik. In der Wertungsmatrix kann beispielsweise ein Kriterium „Maßnahmen zur Korruptionsprävention“ mit einer bestimmten Gewichtung vorgesehen sein, sodass ein Bieter mit umfassendem Compliance-Programm hier eine hohe Punktzahl erhält. Insgesamt wird durch die Berücksichtigung von Integritätsaspekten im Bewertungsverfahren ein Anreiz geschaffen, in Korruptionsprävention zu investieren. Gleichzeitig schützt der öffentliche Auftraggeber sich selbst, indem er den Zuschlag bevorzugt an ein Unternehmen vergibt, das eine Kultur der Compliance nachweisen kann. Die Botschaft ist klar: Nicht nur Preis und Leistung zählen, sondern auch die Redlichkeit des Bieters fließt in die Entscheidung mit ein.

Die Verpflichtungen zur Korruptionsprävention gelten fort, sobald der Auftragnehmer den Zuschlag erhalten hat und die Empfangsleistung erbringt. Der Auftraggeber wird während der gesamten Vertragslaufzeit überwachen, ob die Anti-Korruptions-Vorgaben eingehalten werden. Im Dienstleistungsvertrag werden entsprechende Klauseln verankert, die dem Auftraggeber Kontroll- und Prüfrechte einräumen. So können regelmäßige Compliance-Gespräche angesetzt werden – etwa in Form von turnusmäßigen Meetings (z.B. quartalsweise) zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, in denen die Einhaltung der Anti-Korruptionsregeln erörtert wird. Dabei kann der Auftragnehmer aufgefordert werden, über etwaige Vorfälle zu berichten, seine Schulungsmaßnahmen darzulegen oder Unterlagen vorzulegen, die die Befolgung der Vorschriften belegen. Es wird empfohlen, wichtige Auftragnehmer in einem partnerschaftlichen Dialog einzubinden, sie regelmäßig zu überprüfen und zur Integrität anzuhalten.

Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber das Recht vor, Stichproben und Audits vor Ort im Empfangsbereich durchzuführen – auch unangekündigt. Beispielsweise kann geprüft werden, ob Besucherausweise ordnungsgemäß kontrolliert und registriert werden, ob Lieferzugänge gesichert sind und ob alle Vorgänge gemäß den vorgeschriebenen Prozessen ablaufen. Jegliche Auffälligkeiten sollen dabei dokumentiert werden. Der Auftragnehmer seinerseits ist vertraglich verpflichtet, dem Auftraggeber jede bekannt gewordene Korruptionsangelegenheit sofort mitzuteilen. Sollte also ein Empfangsmitarbeiter einen Bestechungsversuch beobachten oder erleben, muss die Firmenleitung dies umgehend an die Vergabestelle eskalieren. Auch kleinere Hinweise – etwa ungewöhnliche Angebote von Lieferanten oder wiederholte Versuche, Vorschriften zu umgehen – sind ernst zu nehmen und zu melden.

Werden im Zuge der Überwachung Mängel oder Risiken festgestellt, muss der Auftragnehmer unverzüglich Gegenmaßnahmen ergreifen. Dies kann bedeuten, dass betroffene Mitarbeiter abgezogen oder nachgeschult werden, interne Abläufe nachgebessert oder zusätzliche Kontrollen implementiert werden. Der öffentliche Auftraggeber kann zudem verlangen, dass der Auftragnehmer Personal austauscht, falls Zweifel an der Integrität bestimmter Beschäftigter bestehen. Durch diese fortlaufenden Überprüfungen und die enge Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird sichergestellt, dass die in der Ausschreibung formulierten Anti-Korruptionsstandards auch im laufenden Betrieb strikt eingehalten werden.

Die vertraglichen Vereinbarungen stellen unmissverständlich klar, dass jegliche Form von Korruption einen erheblichen Vertragsverstoß darstellt. Sollte der Auftragnehmer oder einer seiner Mitarbeiter gegen die Anti-Korruptionsauflagen verstoßen, drohen einschneidende Konsequenzen. Zunächst kann der Auftraggeber vertragliche Sanktionen verhängen. Hierzu zählen insbesondere Vertragsstrafen oder Schadensersatzforderungen – etwa wenn dem Auftraggeber durch die Pflichtverletzung ein finanzieller Schaden entsteht. Vor allem aber behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den Dienstleistungsvertrag bei bestätigten Korruptionsfällen fristlos zu kündigen. Eine solche Kündigung aus wichtigem Grund würde bedeuten, dass der Empfangsdienst an der Einrichtung sofort entzogen und ggf. ein Ersatzzugauftrag vergeben wird. Für den Auftragnehmer hätte dies neben dem Verlust des Auftrags auch finanzielle Nachteile (etwa Einbehalt von Sicherheiten oder Schadenersatz für Mehrkosten des Auftraggebers).

Über die unmittelbaren Vertragsstrafen hinaus muss der fehlbare Auftragnehmer mit weiterreichenden Konsequenzen rechnen. Im öffentlichen Auftragswesen existieren Mechanismen zum Ausschluss von unzuverlässigen Unternehmen. In Deutschland werden beispielsweise Unternehmen, die in Korruptionsfälle verwickelt sind, im zentralen Wettbewerbsregister erfasst. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, vor Vergabe in dieses Register zu schauen, und können eingetragene Firmen von zukünftigen Ausschreibungen ausschließen[12]. Eine Verstrickung in Korruption kann also de facto zu einer bundesweiten Vergabesperre führen, die für mehrere Jahre gilt – ein erheblicher Schaden für die Geschäftstätigkeit des betroffenen Unternehmens. Zusätzlich ist damit zu rechnen, dass die Vergabestelle den Vorfall den zuständigen Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden meldet. Da Bestechungshandlungen regelmäßig Straftatbestände erfüllen, werden Polizei und Staatsanwaltschaft eingeschaltet, um gegen die verantwortlichen Personen zu ermitteln. Dies kann zu strafrechtlichen Verurteilungen von Mitarbeitern (etwa wegen Bestechlichkeit/Bestechung) und zu erheblichen Geldbußen gegen das Unternehmen führen.

Insgesamt wird mit diesen Maßnahmen klargestellt: Korruptionsverstöße werden nicht toleriert. Sie haben den Verlust des Auftrags, erhebliche finanzielle Einbußen, den Ausschluss von künftigen Vergabeverfahren und strafrechtliche Folgen zur Folge. Diese Sanktionsandrohung soll einerseits den Auftraggeber und die Allgemeinheit schützen, andererseits präventiv wirken, indem sie allen Beteiligten die hohen Kosten und Risiken von Korruption vor Augen führt. Bieter sind daher gut beraten, von Anfang an für eine lückenlose Compliance zu sorgen und im Zweifel eher überzuerfüllen als ein Compliance-Risiko einzugehen.