Unternehmerische Erfahrung

• Zweck: Vorlage von Nachweisen über erfolgreich abgewickelte Projekte in ähnlichen Umgebungen verlangen, um sicherzustellen, dass Bieter den spezifischen Anforderungen des Auftrags gewachsen sind.

• Vorgabe: Bieter müssen eine Erfolgsbilanz von mindestens [3] Referenzprojekten vorlegen, die innerhalb der letzten [3] Jahre abgeschlossen wurden und in Umfang und Komplexität mit dem ausgeschriebenen Empfangs-/Pfortendienst vergleichbar sind. Üblich ist beispielsweise die Forderung, eine Liste ähnlicher Projekte oder Verträge aus den vergangenen drei bis fünf Jahren vorzulegen. Jedes Referenzprojekt sollte die Kompetenz des Bieters in Umgebungen belegen, die durch hohes Besucheraufkommen, logistische Anforderungen und/oder strenge Sicherheitsbestimmungen gekennzeichnet sind – etwa die Betreuung eines stark frequentierten Firmeneingangs mit Ausweis- und Zugangskontrolle und Paketannahme, oder die Leitung eines Werkschutz-Pfortendienstes an einem sicherheitssensiblen Industrieareal. Von den Bietern wird erwartet, Fallstudien, Kundenreferenzen oder Projektberichte zu diesen Referenzaufträgen einzureichen, einschließlich Angaben zum Einsatzumfeld und den Herausforderungen, zum Leistungsumfang sowie zu erzielten Ergebnissen. Besonders aussagekräftige Referenzprojekte zeigen, dass der Bieter integrierte Hospitality- und Sicherheitsfunktionen effektiv gemeistert hat (z.B. Empfangsservice in Kombination mit Zutrittskontrolle), über die Projektlaufzeit konsistente Leistung erbracht und positives Kundenfeedback erhalten hat. Tatsächlich wird bei Hochrisiko-Standorten wie Botschaften oder kritischen Infrastrukturen vom Auftraggeber oft ausdrücklich verlangt, Nachweise vorzulegen, dass Sicherheitspersonal in ähnlichen Umfeldern bereits tätig war – was die große Bedeutung einschlägiger Projekterfahrung für die Betriebssicherheit hervorhebt. Alle Referenzprojekte sollten möglichst durch Referenzschreiben oder Leistungsbescheinigungen der jeweiligen Auftraggeber bestätigt werden. Dies untermauert nicht nur die vom Bieter angegebene Erfahrung, sondern liefert der Vergabestelle auch greifbare Belege für die erfolgreiche Erfüllung vergleichbarer Aufträge durch den Bieter.

• Zweck: Sicherstellen, dass der Bieter fähig ist, Kundenservice und Zugangskontrolle/Sicherheitsaufgaben in einem nahtlosen Betrieb auszubalancieren.

• Vorgabe: Die Dienst- oder Werkspforte bzw. der Empfang ist häufig gleichzeitig Sicherheitscheckpoint und Visitenkarte des Unternehmens. Daher müssen Bieter nachweisen, dass sie Hospitality- und Sicherheitsfunktionen integriert an einem einzigen Zugangspunkt erfüllen können. Konkret soll das Unternehmen Erfahrung darin haben, mit seinem Personal einen hochwertigen Kundenservice zu bieten und parallel strikte Sicherheitsprozeduren aufrechtzuerhalten. Auf der Hospitality-Seite sollte der Dienstleister zeigen, dass sein Empfangsteam darin geschult und erfahren ist, Besucher professionell zu begrüßen, Gäste bei Anliegen zu unterstützen und im allgemeinen einen positiven, serviceorientierten Eindruck zu hinterlassen. Gleichzeitig muss der Dienstleister Erfahrung mit klassischen Security-Aufgaben haben, wie z.B. Überprüfung von Besucherausweisen/Ausweisen, Zugangskarten-Kontrolle, Annahme und Kontrolle von Lieferungen und Post, Steuerung der Besucherströme und angemessene Reaktion auf sicherheitsrelevante Vorfälle. Im Idealfall werden diese beiden Rollen durch dasselbe Personal vor Ort bzw. durch ein eng zusammenarbeitendes Team erfüllt. So wird von Sicherheitspersonal am Empfang erwartet, dass es eine Art Concierge-Mentalität an den Tag legt – also Besucher herzlich willkommen heißt und hilfsbereit Auskunft gibt, während es gleichzeitig jede Interaktion wachsam auf mögliche Risiken hin beobachtet. Ebenso müssen Empfangsmitarbeiter mit Sicherheitsfunktion Zutrittsregeln durchsetzen, ohne berechtigten Besuchern das Gefühl eines unfreundlichen Empfangs zu vermitteln. Ein Bieter sollte anhand von Unterlagen (z.B. Schulungskonzepte, Arbeitsablaufbeschreibungen oder Projektberichte) belegen, dass er Sicherheits- und Hospitality-Prozesse reibungslos verzahnen kann. Branchenbest-Practices betonen, dass Empfangs- bzw. Pförtnerpersonal neben der klassischen Sicherheitsausbildung auch über ausgeprägte Kommunikations- und Umgangskompetenzen verfügen muss, um die Concierge-artige Sicherheitsrolle auszufüllen. Bei der Bewertung der Bieter ist auf Beispiele zu achten – etwa ein Dienstleister, der in der Vergangenheit eine Unternehmensrezeption betreut hat, wo seine Sicherheitsmitarbeiter nicht nur Besucher ein- und auscheckten und Ausweise ausgaben, sondern auch als freundliche Anlaufstelle für Auskünfte dienten. Dies zeigt, dass der Bieter in der Lage ist, einen störungsfreien, professionellen Service an einem einzigen Zugangspunkt zu liefern, ohne dass die Sicherheit zu kurz kommt. Kurz gesagt, die Fähigkeit, erstklassigen Kundenservice mit wachsamer Sicherheit zu verbinden, sollte als Kernbestandteil der vom Bieter nachgewiesenen Erfahrung gelten.

• Zweck: Bestätigen, dass Bieter die einschlägigen deutschen Gesetze und Vorschriften für Empfangs- und Sicherheitsdienste einhalten, um Compliance sicherzustellen und Haftungsrisiken für den Auftraggeber zu minimieren.

• Vorgabe: Bieter müssen den Nachweis erbringen, dass sie alle anwendbaren gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben in Deutschland für den Betrieb von Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen erfüllen.

• Bewachungsgewerbe-Erlaubnis (§34a GewO): Sofern die Tätigkeit an Pforte/Empfang sicherheitsrelevante Aufgaben umfasst (z.B. Zugangskontrollen, Objektschutz oder Ordnertätigkeiten), muss der Bieter eine gültige Erlaubnis gemäß §34a Gewerbeordnung (GewO) besitzen. Diese Erlaubnis ist rechtlich vorgeschrieben, wenn man gewerbsmäßig Leben oder Eigentum Dritter bewachen will, und setzt u.a. eine Überprüfung der Zuverlässigkeit, eine Sachkundeprüfung sowie den Nachweis einer Haftpflichtversicherung voraus. Der Bieter sollte eine Kopie der nach §34a GewO erteilten Bewachungserlaubnis bzw. des Bewachungsgewerbescheins vorlegen. Dadurch wird belegt, dass das Unternehmen berechtigt und qualifiziert ist, Sicherheitsdienstleistungen zu erbringen.

• Gewerbeanmeldung und Steuernachweis: Das Unternehmen muss ordnungsgemäß als Gewerbe registriert sein und seine steuerlichen Verpflichtungen erfüllen. Als Nachweis ist dem Angebot in der Regel ein Handelsregisterauszug (bei juristischen Personen) oder eine Gewerbeanmeldung (bei Einzelkaufleuten) beizulegen. Ferner sollte eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts vorgelegt werden, die bestätigt, dass keine Steuerrückstände bestehen. Diese Dokumente zeigen, dass der Bieter wirtschaftlich seriös und gesetzestreu agiert. Im öffentlichen Sektor sind solche Nachweise oft zwingend; sie können aber auch in privaten Vergaben eingefordert werden, um das finanzielle Standing und die Legalität des Bieters sicherzustellen.

• Sozialversicherung und Arbeitsrecht: Bieter müssen erklären und nachweisen, dass sie die deutschen Arbeitsgesetze sowie alle Verpflichtungen zur Sozialversicherung für ihre Beschäftigten einhalten. Dazu gehört insbesondere die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) für das eingesetzte Personal und die Beachtung arbeitsrechtlicher Mindeststandards (etwa des Mindestlohngesetzes, Arbeitszeitgesetzes etc.). In der Praxis wird meist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherungsträger (z.B. der Krankenkasse oder Rentenversicherung) verlangt, welche bestätigt, dass der Betrieb keine ausstehenden Beiträge zur Sozialversicherung hat. Zudem kann eine Erklärung gefordert werden, dass alle einschlägigen Tarifverträge und arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden. So hat beispielsweise der Bundesverband der Sicherheitswirtschaft empfohlen, vom Bieter eine Bescheinigung einer zuständigen Stelle vorzulegen, die die Einhaltung von Tarifverträgen und nationalen sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften bescheinigt. Solche Nachweise geben dem Auftraggeber Sicherheit, dass der Dienstleister seine Mitarbeiter korrekt anmeldet, fair entlohnt und sozial absichert, wodurch Risiken aus Scheinselbstständigkeit oder illegaler Beschäftigung minimiert werden.

Durch die konsequente Forderung dieser Compliance-Nachweise stellt der Leitfaden sicher, dass nur rechtskonforme und zuverlässige Unternehmen am Vergabeverfahren teilnehmen. Für den Auftraggeber bedeutet dies Schutz vor möglichen rechtlichen Verstößen seitens des Dienstleisters (z.B. Einsatz von unqualifiziertem Personal ohne Sachkundeprüfung oder Verstöße gegen Steuer- und Abgabepflichten) und somit die Wahrung von Qualität und Reputation. Jeder Bieter, der diese Vorgaben nicht erfüllt oder die entsprechenden Dokumente nicht beibringt, sollte von der Ausschreibung ausgeschlossen werden.

• Zweck: Vorgaben dafür definieren, wie Bieter ihre Erfahrung und Eignung im Angebot nachweisen müssen, um sicherzustellen, dass die Behauptungen über die Unternehmens-Erfahrung überprüfbar sind.

• Vorgabe: Von den Bietern wird erwartet, dass sie ihren Angeboten umfassende Unterlagen beifügen, die ihre unternehmerische Erfahrung untermauern. In der Ausschreibungsdokumentation sollten die verlangten Unterlagen eindeutig aufgelistet sein.

• Unternehmensprofil: Eine ausführliche Unternehmensdarstellung, die die Hintergründe des Bieters beleuchtet. Diese sollte das Gründungsjahr, die Eigentumsverhältnisse (Gesellschafterstruktur) und die Organisationsstruktur des Unternehmens enthalten sowie einen Überblick über die angebotenen einschlägigen Dienstleistungen. Im Profil ist hervorzuheben, wie lange das Unternehmen bereits am Markt tätig ist (zur Überprüfung der Mindestbetriebsdauer) und welche Erfahrung es speziell im Empfangs-, Front-Desk- bzw. Sicherheitsdienst hat. Ebenso können relevante Branchenzertifizierungen oder Mitgliedschaften erwähnt werden (z.B. ISO 9001 für Qualitätsmanagement), die die Professionalität des Unternehmens belegen. In vielen Ausschreibungen wird explizit ein solches Profil verlangt; ein Beispiel aus den Anforderungen: „Unternehmensprofil inklusive früherer Erfahrungen in der Personalgestellung für ähnliche Auftraggeber, bitte Kopien von Auftragsbestätigungen und Abschlusszeugnissen beifügen“. Ein gut ausgearbeitetes Unternehmensprofil vermittelt den Wertungsprüfern ein klares Bild von Identität und Leistungsbilanz des Bieters.

• Projekt-Referenzen & Referenzschreiben: Der Bieter muss zu den im Erfahrungsteil genannten Referenzprojekten geeignete Belege einreichen. Üblich ist ein Formblatt, in dem der Bieter jedes Referenzprojekt mit den wichtigsten Daten aufführt (Projektname, Auftraggeber/Kunde, Durchführungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Auftragsvolumen usw.). Um diese Referenzen zu untermauern, sollten Empfehlungsschreiben oder Leistungsbescheinigungen der jeweiligen Auftraggeber beigefügt werden. Solche Schreiben (auf offiziellem Briefpapier des Kunden) sollten Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen, die Leistungsdauer sowie die Qualität der Auftragsdurchführung bestätigen. Vergabeleitfäden, etwa von Entwicklungsbanken, empfehlen, Kopien von Abnahme- oder Referenzschreiben beizufügen, um den erfolgreichen Abschluss von Projekten nachzuweisen. Diese Dokumente ermöglichen es dem Wertungsgremium, direkt von früheren Auftraggebern verifizierte Aussagen über die Leistungsfähigkeit des Bieters zu erhalten. Jedes Referenzschreiben sollte idealerweise aktuelle Kontaktdaten eines Ansprechpartners beim damaligen Auftraggeber enthalten, um Nachprüfungen zu erleichtern.

• Leistungsnachweise (SLAs/KPIs, Auditergebnisse): Zur weiteren Untermauerung ihrer Eignung können Bieter aufgefordert werden, Leistungsberichte oder Kennzahlen aus früheren bzw. laufenden Verträgen vorzulegen. Beispiele wären Berichte zur Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs), worin festgehalten ist, wie der Bieter vereinbarte Leistungskennzahlen erfüllt hat (etwa durchschnittliche Wartezeiten für Besucher, Reaktionszeiten bei Vorfällen etc.), oder Statistiken zu wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs), die die Servicequalität über einen Zeitraum belegen. Ebenso könnten interne oder externe Audit-Berichte relevant sein – beispielsweise das Ergebnis eines Qualitätsaudits der Sicherheits- und Empfangsprozesse des Bieters. Solche Unterlagen liefern quantitative Belege für die Betriebssicherheit und Qualitätskontrolle, die der Bieter historisch erreicht hat. Zwar verlangen nicht alle Ausschreibungen diesen Detaillierungsgrad, aber die Einreichung solcher Nachweise kann die Position des Bieters stärken, indem sie zeigen, dass er in der Vergangenheit definierte Leistungsstandards konsequent eingehalten hat.

• Zertifizierungen und Auszeichnungen (falls zutreffend): Gegebenenfalls kann der Bieter zusätzliche Anerkennungen anführen, z.B. relevante Zertifikate (etwa ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit, falls im Empfang sensible Daten verarbeitet werden, oder Zertifizierungen für Mitarbeiterqualifikation) oder Branchen-Auszeichnungen für seine Dienstleistungen. Deren Kopien können als ergänzende Belege der Fachkunde und Qualitätsorientierung dem Angebot beigefügt werden.

Sämtliche Dokumente sind entsprechend den Vorgaben der Ausschreibung strukturiert und geordnet im Angebot einzureichen (oft in einem Anhang oder in einem separaten Ordner für Nachweise). Der Leitfaden sollte betonen, dass ein bloßes Behaupten von Erfahrung nicht ausreicht – die Bieter müssen schriftliche Belege für ihre Angaben liefern (Verträge, Bescheinigungen, Auszeichnungen etc.), da eine einfache Eigenerklärung den Anforderungen nicht genügt. Durch die klar definierten Einreichungserfordernisse erleichtert man der Vergabestelle die objektive Überprüfung und Bewertung der unternehmerischen Erfahrung jedes Bieters.

• Zweck: Eine faire und transparente Bewertung der unternehmerischen Erfahrung sicherstellen, indem festgelegt wird, wie die vorgelegten Erfahrungsnachweise im Vergabeverfahren gewichtet und beurteilt werden.

• Vorgabe: In den Ausschreibungsunterlagen sollte eindeutig beschrieben sein, wie die Erfahrungswerte des Bieters in die Vergabeentscheidung einfließen. Üblich ist eine Kombination aus Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien) und einer bewertenden Gewichtung der Qualität der Erfahrung im Rahmen der Angebotswertung.

• Mindestanforderungen als Eignungskriterium: Die Mindestjahre Betriebsdauer und die Anzahl von Referenzprojekten werden in der Regel als Eignungsvoraussetzungen festgelegt. Das bedeutet, jeder Bieter, der diese Mindestkriterien nicht erfüllt (z.B. weniger Betriebsjahre als gefordert oder nicht genügend vorzeigbare Referenzen), wird vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen, da sein Angebot nicht den Ausschreibungsbedingungen entspricht. Die Erfüllung dieser Basisanforderungen ist somit Voraussetzung, damit ein Angebot überhaupt in die Wertung kommt. Beispielsweise, wenn der Leitfaden 5 Jahre Erfahrung und mindestens 3 Referenzprojekte fordert, würde ein Bieter mit erst 2 Jahren Markttätigkeit aufgrund mangelnder Eignung ausgeschlossen. Dies stellt sicher, dass nur qualifizierte Angebote einer Bewertung unterzogen werden.

• Gewichtung der Erfahrungsqualität: Für die Bieter, welche die Eignungshürde nehmen, sollte der Umfang und die Relevanz ihrer Erfahrung als Teil der technischen Bewertung mit Punkten bewertet werden. In der Ausschreibung ist ein Wertungsschema dafür festzulegen. Ein gängiger Ansatz besteht darin, einen bestimmten Prozentsatz der maximalen Punktzahl dem Kriterium “Erfahrung/Referenzen” zuzuweisen. So wurde z.B. in einer deutschen Ausschreibung die Bewertung der Referenzprojekte mit insgesamt 30% gewichtet (aufgeteilt in Teilaspekte wie inhaltliche Vergleichbarkeit, Größenordnung und internationale Ausrichtung der Referenzen). Der Leitfaden kann ein Rahmenbeispiel geben, etwa: “Die unternehmerische Erfahrung wird mit 20% in die technische Wertung einbezogen. Dabei prüfen die Bewerter die Anzahl einschlägiger Referenzprojekte, deren Ähnlichkeit mit der ausgeschriebenen Leistung, die Komplexität dieser Projekte sowie gegebenenfalls Rückmeldungen der Referenzgeber.” Bieter mit umfangreicherer und vor allem passgenauer Erfahrung – insbesondere in vergleichbaren hochsicheren oder hochfrequentierten Empfangsumgebungen – sollten auf der Erfahrungsskala höhere Punktzahlen erreichen.

• Zusatzpunkte für Mehr-Erfahrung: Die Bewertungslogik kann so gestaltet werden, dass zusätzliche Erfahrung über die Mindestanforderung hinaus positiv honoriert wird. Beispielsweise mag die Mindestvorgabe 3 Referenzen verlangen; ein Bieter, der 5 oder mehr einschlägige Referenzen vorlegt, könnte dafür eine höhere Punktbewertung erhalten. Ebenso könnte die Präsenz von internationaler oder standortübergreifender Erfahrung als Mehrwert in die Wertung einfließen. Hat ein Bieter z.B. erfolgreich Empfangsdienste in mehreren Ländern oder an mehreren Standorten parallel gemanagt (was seine Fähigkeit zeigt, diverse Rahmenbedingungen zu bewältigen), könnte dies mit Bonuspunkten bewertet werden, da es eine breitere operationelle Kompetenz signalisiert. Der Leitfaden kann formulieren: “Bieter mit relevanter Erfahrung an mehreren Standorten oder international können bis zu X Zusatzpunkte erhalten, um den Mehrwert einer breiteren Betriebserfahrung abzubilden.” Alle derartigen Kriterien und ihre Gewichtung sind transparent in den Vergabeunterlagen anzugeben, sodass die Bieter verstehen, wie ihre Erfahrung in der Bewertung berücksichtigt wird. Diese Transparenz verhindert jeglichen Anschein willkürlicher Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass die Wahl des Zuschlags anhand objektiver Kriterien zur nachgewiesenen Erfolgsbilanz der Bieter begründet werden kann.

• Bewertungsverfahren und Verifizierung: Neben den Kriterien selbst sollte erwähnt werden, dass das Bewertungsgremium sich das Recht vorbehält, Referenzen zu verifizieren oder Klarstellungen einzuholen. Beispielsweise ist es ein empfohlenes Vorgehen, die angegebenen Referenzgeber zu kontaktieren, um die vom Bieter gemachten Angaben zur Leistung zu bestätigen. Bieter, die Projekte falsch darstellen oder nicht verifizierbare Referenzen einreichen, sollten entsprechend Punktabzüge erhalten oder vom Verfahren ausgeschlossen werden. Ein solides Bewertungssystem für Erfahrung motiviert Bieter also dazu, wahrheitsgemäße und aussagekräftige Angaben zu machen.

Durch die Einbindung dieser Bewertungsmechanismen können Einkäufer bei der Angebotsprüfung quantitativ herausarbeiten, welche Bieter nicht nur die Mindestkriterien erfüllen, sondern sich auch durch eine besonders relevante und erfolgreiche Erfahrung auszeichnen. Dies führt dazu, dass letztlich der zuverlässigste und qualifizierteste Dienstleister für den Empfangsbetrieb den Zuschlag erhält.

• Zweck: Sicherstellen, dass der ausgewählte Auftragnehmer seine erforderliche Kompetenz und Zuverlässigkeit über die gesamte Vertragsdauer aufrechterhält, sowie Mechanismen für fortlaufende Kontrolle und vertragliche Sanktionen im Zusammenhang mit der unternehmerischen Erfahrung vorsehen.

• Vorgabe: Die Überprüfung der unternehmerischen Erfahrung des Dienstleisters sollte nicht mit der Vergabe enden – der Dienstleistungsvertrag sollte Klauseln für eine laufende Leistungsüberwachung und Compliance-Kontrolle enthalten. So wird gewährleistet, dass der Anbieter die versprochenen Standards einhält und dass etwaige Verschlechterungen der Performance oder Fehldarstellungen der Erfahrung frühzeitig erkannt und geahndet werden können.

• Jährliche bzw. periodische Leistungsbewertungen: Der Auftraggeber (bzw. ein benannter Vertragsmanager) sollte in regelmäßigen Abständen, mindestens einmal jährlich, Reviews der Leistung des Auftragnehmers im Empfangs-/Pfortendienst durchführen. Diese Überprüfungen dienen dazu festzustellen, ob der Dienstleister die wichtigsten Leistungskennzahlen erreicht (z.B. Wartezeiten für Besucher, Reaktionszeiten auf sicherheitsrelevante Vorfälle, Zufriedenheitswerte der Besucher für den Empfangsservice usw.) und ob er die im Angebot beschriebenen Prozesse und Personalschlüssel einhält. Der Leitfaden kann empfehlen, jährliche Meetings oder Audits einzuplanen, um Leistungsberichte gemeinsam zu besprechen. In hochsensiblen oder kritischen Umgebungen können auch unangekündigte Audits oder eine kontinuierliche Überwachung gerechtfertigt sein. Branchen-Best-Practice im Sicherheitsgewerbe empfiehlt, den ausgewählten Dienstleister bereits vor Zuschlagserteilung und danach in Audits daraufhin zu überprüfen, ob er wirklich alle Bedingungen erfüllt, die nötige Infrastruktur bereithält und sämtliche einschlägigen Gesetze einhält. Solche Audits könnten z.B. beinhalten, die Qualifikationen, Schulungsnachweise und Zuverlässigkeitsüberprüfungen des eingesetzten Personals stichprobenartig zu kontrollieren und die Einhaltung der vereinbarten Sicherheits- und Servicestandards vor Ort zu begutachten.

• Recht zur Anforderung aktueller Nachweise: Der Vertrag sollte den Auftraggeber dazu berechtigen, vom Auftragnehmer während der Laufzeit bei Bedarf aktualisierte oder zusätzliche Nachweise über dessen Fähigkeiten anzufordern. Beispielsweise könnte der Auftraggeber bei mehrjährigen Vertragsverhältnissen jährlich aktuelle Referenzschreiben oder interne Qualitätsberichte des Dienstleisters anfordern, um sicherzustellen, dass das Unternehmen weiterhin auch andernorts auf hohem Niveau leistet – und nicht nur am eigenen Standort. Vom Auftragnehmer kann verlangt werden, jährlich Compliance-Bescheinigungen vorzulegen (z.B. Verlängerungsnachweise der Versicherung, Belege über fortlaufende Schulungen des Personals oder gültige §34a-Scheine für neu eingesetztes Sicherheitspersonal etc.). Diese fortlaufende Sorgfaltspflicht hilft, etwaige Nachlässigkeiten in der betrieblichen Integrität oder Leistungsfähigkeit des Dienstleisters frühzeitig zu erkennen. Im Grunde wird so der Gedanke der Eignungsprüfung aus der Ausschreibungsphase während des gesamten Vertragslebenszyklus weitergeführt.

• Vertragliche Konsequenzen bei falschen Angaben: Es ist entscheidend, eine Klausel aufzunehmen, wonach der Auftraggeber den Vertrag kündigen kann (ggf. fristlos), sollte sich herausstellen, dass bestimmte Angaben zur unternehmerischen Erfahrung des Auftragnehmers im Angebot falsch oder irreführend waren, oder falls der Auftragnehmer diejenigen Qualifikationen und Standards, die zur Auftragsvergabe geführt haben, nicht mehr erfüllt. Die Abgabe falscher Informationen im Vergabeverfahren ist eine schwerwiegende Täuschung; wird dies nach Zuschlag entdeckt, kann der Vertrag wegen arglistiger Täuschung als nichtig betrachtet werden. Der Leitfaden sollte dem Auftraggeber daher das Recht einräumen, den Vertrag bei nachträglichem Bekanntwerden von Täuschungen oder wesentlichen Fehlangaben aus wichtigem Grund zu kündigen. Ebenso sollte festgehalten werden, dass bei einem eklatanten Abfall der Performance gegenüber den im Angebot zugesicherten Leistungen vertragliche Strafmaßnahmen oder eine Kündigung aus Default (Leistungsversagen) möglich sind. In der staatlichen Auftragsvergabe gilt es als gängige Praxis, dass der Vertrag gekündigt wird, falls festgestellt wird, dass das Angebot auf falschen Angaben beruhte. Die Aufnahme einer entsprechenden Klausel (“Kündigungsrecht bei falschen Zusicherungen”) verleiht den Anforderungen an die wahrheitsgemäße und nachhaltige Erfahrung Nachdruck. Sie wirkt auch präventiv gegen Übertreibungen seitens der Bieter bei der Angebotsabgabe.

• Kontinuierliche Verbesserung und Feedback: Abgesehen von Sanktionsaspekten bieten laufende Überprüfungen auch die Gelegenheit, gemeinsam mit dem Dienstleister an Verbesserungen zu arbeiten. Regelmäßige Abstimmungstermine können genutzt werden, um neue Herausforderungen im Empfangsbetrieb zu besprechen (z.B. erhöhtes Besucheraufkommen bei Veranstaltungen oder neue Sicherheitsrichtlinien aufgrund geänderter Gesetzeslage) und festzustellen, ob der Dienstleister die nötige Erfahrung hat bzw. durch Schulungen oder Anpassungen erwerben kann, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Der Vertrag kann den Dienstleister dazu verpflichten, bei erkannten Mängeln Gegenmaßnahmen oder zusätzliche Trainings umzusetzen. Über eine längere Vertragsdauer hinweg wird auch die unternehmerische Erfahrung des Auftragnehmers wachsen; der Auftraggeber sollte sicherstellen, dass dieses Wachstum mit den Anforderungen seiner Einrichtung Schritt hält und der Dienstleister während der gesamten Laufzeit ein verlässlicher Partner bleibt.