Finanzielle Stabilität

Zweck: Bestätigung, dass es in der jüngeren Vergangenheit des Bieters keine finanziellen Schwierigkeiten oder Insolvenzen gegeben hat.

• Das Unternehmen ist zum Zeitpunkt des Angebots nicht insolvent und es ist kein Insolvenzverfahren (Konkurs, Zwangsverwaltung oder vergleichbares gerichtlich überwachtes Verfahren) gegen das Unternehmen eingeleitet worden oder derzeit im Gange. Dabei handelt es sich typischerweise um alle Verfahren der jüngeren Vergangenheit (beispielsweise der letzten fünf Jahre) sowie um den aktuellen Stand.

• Es liegt weder ein Liquidationsbeschluss noch ein Antrag auf Liquidation des Unternehmens vor, noch ist das Unternehmen eine Vereinbarung zugunsten der Gläubiger eingegangen (wie etwa eine Umschuldung oder gerichtliche Vergleiche aufgrund finanzieller Schwierigkeiten). Kurz gesagt: Der Bieter darf in der jüngeren Vergangenheit weder ein formelles Insolvenz- noch ein Liquidationsverfahren durchlaufen haben .

• Das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation oder Geschäftsaufgabe ; es führt seine aktiven Geschäftstätigkeiten fort und hat seine normalen Geschäftsaktivitäten nicht eingestellt..

Diese Erklärung gibt dem öffentlichen Auftraggeber die Sicherheit, dass sich der Bieter nicht bereits in finanziellen Schwierigkeiten befindet, die eine Auftragserfüllung unmöglich machen könnten. Damit können Bieter ihre Zahlungsfähigkeit über die Zahlen im Jahresabschluss hinaus explizit bestätigen. Falsche Angaben in dieser Erklärung hätten schwerwiegende Folgen (siehe Abschnitt 4).

Darüber hinaus legt die Richtlinie eine fortlaufende Verpflichtung fest : Der Bieter (und später der Auftragnehmer, dem der Zuschlag erteilt wird) muss den öffentlichen Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn sich die oben genannten finanziellen Bedingungen während der Beschaffungs- oder Vertragslaufzeit ändern . Mit anderen Worten: Wenn das Unternehmen nach Abgabe des Angebots (oder während der Ausführung des Vertrags) ein Insolvenzverfahren einleitet, Konkurs anmeldet oder sich seine finanzielle Lage anderweitig kritisch verschlechtert, muss es den Auftraggeber unverzüglich informieren. Dies ermöglicht es dem Auftraggeber, proaktive Maßnahmen zur Sicherung der Leistung zu ergreifen (z. B. die Inanspruchnahme von Garantien oder in Extremfällen die Suche nach einem alternativen Anbieter), anstatt von einem plötzlichen Ausfall des Auftragnehmers überrascht zu werden. Die Erklärung enthält in der Regel die Anerkennung, dass die unterlassene unverzügliche Meldung solcher Änderungen selbst einen Vertragsbruch darstellen würde.

Zweck: Definieren Sie, wie der öffentliche Auftraggeber die Finanzinformationen überprüft und die Einhaltung dieser Anforderungen durchsetzt.

Alle vom Bieter eingereichten Finanzunterlagen und -erklärungen unterliegen der Überprüfung durch den öffentlichen Auftraggeber . Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Echtheit und Richtigkeit der bereitgestellten Informationen auf verschiedene Weise zu überprüfen. Beispielsweise kann der Auftraggeber (oder seine bevollmächtigten Vertreter) die Wirtschaftsprüfer oder Bankiers des Bieters kontaktieren, offizielle Unternehmensregister konsultieren oder Bestätigungen von Steuerbehörden anfordern, um die Finanzzahlen und -angaben zu validieren.. Mit der Teilnahme an der Ausschreibung wird vom Bieter erwartet, dass er die Durchführung solcher Due-Diligence-Prüfungen gestattet. In den Ausschreibungsunterlagen wird häufig darauf hingewiesen, dass der Käufer „alle erforderlichen finanziellen Untersuchungen“ über den Bieter durchführen darf und dass der Bieter kooperieren muss (z. B. durch die Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen oder Erklärungen auf Anfrage) . Dadurch wird sichergestellt, dass die Auswahl auf objektiven, überprüften Daten und nicht nur auf den Worten des Bieters basiert .

Im Rahmen der Angebotsunterlagen müssen Bieter in der Regel ein standardisiertes Formular zur Erklärung zur finanziellen Stabilität ausfüllen und unterzeichnen. Dieses Formular fasst alle wichtigen Bestätigungen zusammen – beispielsweise, dass die Finanzberichte wahrheitsgemäß sind, dass der Bieter zahlungsfähig und nicht von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen ist und dass er den Verifizierungsbedingungen zustimmt. Die Verwendung eines Standardformulars trägt dazu bei, dass jeder Bieter alle erforderlichen Erklärungen in einem einheitlichen Format abgibt, was die Überprüfung der Einhaltung erleichtert.. Es unterstreicht auch die Formalität und rechtliche Bedeutung dieser Erklärungen. Ein leitender Angestellter des Bieters (häufig ein Direktor oder ein bevollmächtigter Vertreter) muss das Formular unterzeichnen und damit die Richtigkeit der bereitgestellten Finanzinformationen und Erklärungen bestätigen.

Die Einhaltung der Vorschriften wird strikt durchgesetzt: Das Nichteinreichen der erforderlichen Finanzdokumente oder -erklärungen oder jeder Versuch, Finanzinformationen falsch darzustellen oder zu verfälschen , führt zur sofortigen Disqualifikation des Bieters. Der öffentliche Auftraggeber schließt jedes Angebot automatisch aus , dem die obligatorischen Finanzunterlagen oder die Insolvenzerklärung fehlen, da diese Mindestkriterien darstellen. Ebenso wird ein Bieter, der falsche Angaben gemacht hat (z. B. durch Verschweigen eines laufenden Insolvenzverfahrens oder durch Vorlage gefälschter Bilanzen), vom Ausschreibungsverfahren ausgeschlossen und muss mit weiteren Konsequenzen rechnen (z. B. Anzeige wegen Betrugs oder Ausschluss von zukünftigen Ausschreibungen). Im Kontext der öffentlichen Auftragsvergabe gilt die Angabe falscher Informationen zur Erfüllung der Auswahlkriterien als schwerwiegender Verstoß und als Grund für den Ausschluss in jeder Phase der Bewertung. Die Integrität des Ausschreibungsverfahrens hängt davon ab, dass die Bieter wahrheitsgemäße und vollständige Angaben machen. Daher wird jede Falschdarstellung im Rahmen dieser Richtlinie sehr streng geahndet .

Zweck: Finanzielle Stabilität auf faire und transparente Weise in die Bewertung und das Scoring-Modell der Ausschreibung integrieren.

Die Beurteilung der finanziellen Stabilität ist nicht nur eine oberflächliche Prüfung, sondern ein wesentlicher Bestandteil der Leistungsbewertung eines Bieters. Die Erfüllung der oben genannten finanziellen Anforderungen ist zwingend erforderlich – Angebote ohne Jahresabschluss oder Insolvenzerklärung werden nicht weiter bewertet. Anders ausgedrückt: Ein Angebot kann sofort abgelehnt werden , wenn es diese grundlegenden finanziellen Kriterien nicht erfüllt. Der öffentliche Auftraggeber kann in der ersten Phase einen Pass/Fail-Filter anwenden: Nur Bieter, die alle erforderlichen Finanzunterlagen einreichen und eine akzeptable Zahlungsfähigkeit nachweisen, werden berücksichtigt. Bei Bietern, die die Anforderungen erfüllen, prüft der Auftraggeber anschließend deren finanzielle Situation genauer. Bei vielen Ausschreibungen wird die wirtschaftliche und finanzielle Situation des Bieters im Rahmen der Auswahlphase bewertet. Das Bewertungsteam kann Bewertungen auf Grundlage von Finanzkennzahlen und Indikatoren aus den eingereichten Jahresabschlüssen vergeben. Anhand festgelegter Bewertungskriterien oder Schwellenwerte wird beurteilt, ob die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bieters im Verhältnis zu den Auftragsanforderungen stark, angemessen oder schwach ist. Beispielsweise kann in einer Ausschreibungsunterlage festgelegt sein, dass Liquidität, Rentabilität und Verschuldung eines Bieters anhand von Benchmarkwerten bewertet werden, um eine Gesamtbewertung der „finanziellen Leistungsfähigkeit“ zu erhalten.

• Liquiditätskennzahlen: Die Fähigkeit des Bieters, kurzfristigen Verpflichtungen nachzukommen, wird anhand von Liquiditätskennzahlen (wie der Liquiditätskennzahl oder Quick Ratio ) bewertet. Eine höhere Liquiditätskennzahl (Umlaufvermögen geteilt durch kurzfristige Verbindlichkeiten) zeigt an, dass das Unternehmen über ausreichend Betriebskapital verfügt, um Mitarbeiter, Lieferanten und andere Ausgaben pünktlich zu bezahlen. Eine hohe Liquidität verringert das Risiko von Betriebsunterbrechungen aufgrund von Cashflow-Problemen. Umgekehrt kann eine sehr niedrige Liquiditätskennzahl die Mindestkriterien nicht erfüllen, da sie auf potenzielle Liquiditätsengpässe hindeutet. (Beispielsweise könnte eine Quick Ratio weit unter 1,0 ein Warnsignal sein.)

• Rentabilität und Cashflow: Die Konstanz der Gewinne der letzten Jahre wird untersucht. Eine stabile oder steigende Rentabilität zeugt von betrieblicher Effizienz und Geschäftskontinuität. Die Bewertungsteams berücksichtigen Kennzahlen wie Nettogewinnmargen und Nettoeinkommenstrends. Hohe Gewinne sind ein positives Signal – sie zeigen, dass der Bieter Gewinne erwirtschaften kann, die er in die Aufrechterhaltung des Dienstes reinvestieren kann (z. B. durch Einstellung und Schulung von Empfangspersonal, Wartung der Geräte).. Wenn ein Bieter erhebliche Verluste oder schwankende Erträge erlitten hat, kann die Behörde ihn als risikoreicher einstufen. Anhaltende Verluste können auf finanzielle Schwierigkeiten hinweisen (z. B. Schwierigkeiten bei der Schuldentilgung oder der Aufrechterhaltung der Qualität)., was bei einer Ausschreibung zur Disqualifikation führen kann, wenn die Mittel unter einem akzeptablen Niveau liegen. Darüber hinaus ist ein gesunder Cashflow wichtig – selbst ein profitables Unternehmen muss seine Barmittel gut verwalten, um sicherzustellen, dass Gehälter und Ausgaben fristgerecht bezahlt werden können. Daher werden Cashflow-Rechnungen auf Anzeichen von Liquiditätsengpässen überprüft.

• Solvenz und Verschuldungsgrad (Eigenkapitalbasis): Die Kapitalstruktur des Bieters wird bewertet, um die langfristige finanzielle Stabilität zu beurteilen. Eine starke Eigenkapitalbasis und ein moderater Schuldenstand deuten darauf hin, dass das Unternehmen gut gegen finanzielle Schocks gewappnet ist. Bewerter betrachten häufig die Verschuldungsquote oder ähnliche Solvenzkennzahlen. Ein Unternehmen mit einem hohen Schuldenanteil im Verhältnis zum Eigenkapital kann anfällig für Konjunkturabschwünge oder Zinserhöhungen sein. Ein geringerer Verschuldungsgrad hingegen bedeutet ein geringeres finanzielles Risiko. Eine ausgeglichene Aktiv-Passiv-Relation zeigt an, dass das Unternehmen Störungen standhalten und gleichzeitig seinen Verpflichtungen nachkommen kann. Bei der Ausschreibung werden Bieter bevorzugt, deren Bilanzen ein umsichtiges Schuldenmanagement und ausreichend Eigenkapital aufweisen. Beispielsweise kann ein Verhältnis von Gesamtverbindlichkeiten zu Eigenkapital unter einem bestimmten Schwellenwert erforderlich sein, um nachzuweisen, dass keine übermäßige Verschuldung vorliegt.

Diese finanziellen Kriterien können im Gesamtbewertungsmodell gewichtet werden. Sie dienen häufig als Kriterium für die Annahme, ob ein Bieter erfolgreich war oder nicht. In manchen Fällen, insbesondere bei Großaufträgen, kann ein finanziell robusterer Bieter jedoch zusätzliche Punkte erhalten. Der öffentliche Auftraggeber hat Mindestbonitätsschwellen festgelegt, die eingehalten werden müssen. Liegen die finanziellen Kennzahlen eines Bieters unter diesen Mindestschwellenwerten (was auf ein unannehmbar hohes Ausfallrisiko hindeutet), sieht die Richtlinie die Disqualifikation dieses Angebots vor , unabhängig von seinen Leistungen in anderen Bereichen. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Auftrag an ein Unternehmen vergeben wird, das finanziell nicht in der Lage ist, die Dienstleistung zu erbringen. Durch die Berücksichtigung dieser Kriterien prüft der Ausschreibungsprozess nicht nur die Einhaltung der Vorgaben, sondern schafft auch Anreize für die Bieter, finanziell gut aufgestellt zu sein. Unternehmen mit solider Liquidität, Rentabilität und geringer Verschuldung werden bei der Ausschreibungsbewertung effektiv belohnt, da sie ein geringeres Ausfallrisiko aufweisen. Dies steht im Einklang mit dem übergeordneten Ziel: die Auswahl eines Dienstleisters, der den Empfangsbetrieb über die gesamte Vertragslaufzeit zuverlässig aufrechterhalten kann.

Zweck: Sicherstellen, dass der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit finanziell zuverlässig bleibt, nicht nur in der Angebotsphase.

Die Anforderungen an die finanzielle Stabilität gelten auch nach Auftragsvergabe. Der öffentliche Auftraggeber überwacht die finanzielle Lage des Auftragnehmers kontinuierlich , um frühzeitig Anzeichen für Probleme zu erkennen. Konkret ist der Auftragnehmer in der Regel verpflichtet, für jedes Vertragsjahr einen aktualisierten Jahresabschluss vorzulegen . Beispielsweise muss er dem Auftraggeber zum Ende jedes neuen Geschäftsjahres seinen geprüften Jahresabschluss oder zumindest die wichtigsten Finanzkennzahlen vorlegen. Anhand dieser jährlichen Finanzberichterstattung kann der Auftraggeber erkennen, ob sich die Lage des Auftragnehmers stabilisiert, verbessert oder verschlechtert. Wesentliche negative Veränderungen (wie ein starker Rückgang der Liquidität oder ein neuer Schuldenanstieg) können für eine weitere Überprüfung markiert werden. Bei hochwertigen oder langfristigen Dienstleistungsaufträgen können die Vertragsbedingungen sogar vorsehen, dass die Finanzen des Auftragnehmers im Rahmen des Vertragsmanagements in festgelegten Abständen (z. B. jährlich oder vierteljährlich) überprüft werden. Die Behörde könnte zudem in regelmäßigen Abständen Zwischenbilanzen oder Bonitätsnachweise verlangen. Solche Maßnahmen bieten die fortlaufende Sicherheit, dass der Dienstleister weiterhin leistungsfähig ist.

Zusätzlich zu den planmäßigen Aktualisierungen behält sich der öffentliche Auftraggeber das Recht vor, die Finanzlage des Auftragnehmers jederzeit während der Vertragslaufzeit zu prüfen , insbesondere wenn Anlass zu der Annahme besteht, dass Probleme bestehen. Dies kann Ad-hoc-Anfragen nach Finanzinformationen oder unabhängige Bonitätsprüfungen während der Vertragserfüllung umfassen. Stellt der Auftraggeber beispielsweise fest, dass dem Auftragnehmer Gehaltsabrechnungen fehlen oder Nachrichten über finanzielle Schwierigkeiten auftauchen, kann er eine eingehendere Untersuchung einleiten. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er bei diesen Prüfungen kooperiert und transparent ist, wie in den Ausschreibungsbedingungen und der ursprünglichen Finanzerklärung vereinbart. Die kontinuierliche Einhaltung der Kriterien für die Finanzstabilität ist nach der Vergabe ebenso wichtig wie während der Ausschreibung.

Entscheidend ist, dass der Vertrag eine Kündigungsklausel für den Fall der Insolvenz oder schwerwiegender finanzieller Schwierigkeiten enthält . Sollte der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit insolvent werden oder ein Insolvenzverfahren eröffnen , hat der Auftraggeber ein ausdrückliches Recht, den Vertrag vorzeitig zu kündigen.. Dies ist eine Standardklausel zum Schutz des Käufers: Sie ermöglicht es der Behörde, den Vertrag ohne Vertragsstrafe schnell zu kündigen, wenn der Lieferant den Vertrag aufgrund einer Insolvenz nicht mehr erfüllen kann. Eine typische Insolvenzklausel besagt beispielsweise, dass der Käufer den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen kann, wenn der Lieferant für insolvent erklärt wird, in Liquidation geht oder ein Insolvenzverwalter bestellt wird. In einem solchen Fall erfolgt die Kündigung in der Regel ohne Entschädigung für den Auftragnehmer (da der Vertragsbruch auf seine Situation zurückzuführen ist), und die Behörde kann Erfüllungsgarantien oder andere Sicherheiten verlangen, sofern verfügbar. Sollten sich zudem Anzeichen eines drohenden finanziellen Versagens (abgesehen von einer formellen Insolvenz) abzeichnen, kann die Behörde mit der Geschäftsleitung des Auftragnehmers Kontakt aufnehmen, um Abhilfemaßnahmen oder Zusicherungen zu erwirken.

Die laufende Überwachung und die Insolvenzkündigungsklausel gewährleisten gemeinsam die Kontinuität der Dienstleistung . Sie motivieren den Auftragnehmer, während der gesamten Vertragslaufzeit finanziell umsichtig zu bleiben, und eröffnen dem Kunden Handlungsmöglichkeiten, falls die Stabilität des Auftragnehmers ins Wanken gerät. Im schlimmsten Fall, wenn der finanzielle Zusammenbruch eines Auftragnehmers unvermeidbar ist, ermöglicht eine vorzeitige Kündigung dem Auftraggeber, einen alternativen Anbieter zu finden oder Notfallpläne zu aktivieren, um den Empfangsbetrieb aufrechtzuerhalten. Letztlich stellen diese Maßnahmen sicher, dass der Empfangs-/Rezeptionsbetrieb nicht durch die finanzielle Insolvenz eines Auftragnehmers gestört wird. Der Auftragnehmer, der weiß, dass diese Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, wird ermutigt, während der gesamten Vertragsdauer verantwortungsvoll mit seinen Finanzen umzugehen.