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Qualifikationen des Auftragnehmers

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Qualifikationsplan für Auftragnehmer im Empfangs- und Pfortendienst

Qualifikationsplan für Auftragnehmer im Empfangs- und Pfortendienst

Der Qualifikationsplan dient dazu, sicherzustellen, dass beauftragte Dienstleister im Eingangs- und Empfangsbereich in jeder Hinsicht geeignet und zuverlässig sind. Er fasst wichtige Nachweise zu Rechtmäßigkeit, wirtschaftlicher Stabilität und fachlicher Leistungsfähigkeit zusammen, damit der Auftraggeber diese transparent prüfen kann. Gleichzeitig tragen klare Anforderungen und Bewertungskriterien zu einem fairen und nachvollziehbaren Bieterwettbewerb bei. Auf diese Weise werden der operative Ablauf, die Sicherheit am Standort, das Besuchermanagement und die Qualität der Facility-Management-Leistungen sichergestellt.

Qualifikationen des Auftragnehmers im Empfangsmanagement

Das Unternehmen muss als seriöser, rechtstreuer Dienstleister ausgewiesen sein. Wesentliche Nachweise sind:

  • Gewerbeanmeldung: Vorlage einer gültigen Gewerbeanmeldung oder Gewerbeerlaubnis. Für Tätigkeiten mit sicherheitsrelevantem Charakter (z.B. Bewachung, Zugangskontrolle) ist zusätzlich die Bewachungserlaubnis nach § 34a GewO erforderlich.

  • Firmenregistrierung: Eintragung im Handelsregister, Vereinsregister o. Ä. oder Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszugs bzw. einer Gewerbezentralregister-Auskunft.

  • Steuer- und Sozialversicherungsstatus: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (Steuern) und Nachweis der ordnungsgemäßen Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken- und Rentenkasse).

  • Berufsgenossenschaft: Mitgliedsbescheinigung der zuständigen Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung für Arbeitnehmer).

  • Tariftreue und Arbeitsrecht: Eigen­erklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und einschlägiger Tarifverträge sowie der Arbeitnehmer-Entsendebestimmungen (AEntG).

  • Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Vorlage aktueller Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen oder betriebswirtschaftlicher Auswertungen. Bonitätsnachweise oder Bankreferenzen können verlangt werden.

  • Insolvenzfreiheit: Eigen­erklärung, dass über das Unternehmen kein Insolvenz-, Liquidations- oder Vergleichsverfahren anhängig ist.

Erfahrung und Referenzen

Ausreichende Praxiserfahrung im Empfangs- und Sicherheitsdienst wird vorausgesetzt.

Wichtige Aspekte sind:

  • Dauer der Tätigkeit: Idealerweise mehrere Jahre Erfahrung im relevanten Dienstleistungsbereich (z.B. mindestens 3–5 Jahre).

  • Referenzprojekte: Vorlage von mindestens drei vergleichbaren Projekten (z.B. Empfangsdienste in Verwaltungsgebäuden, Industrieanlagen oder Büros) mit Angaben zum Leistungsumfang und zur Laufzeit.

  • Ansprechpartner und Bewertungen: Jede Referenz sollte eine Kontaktperson des Auftraggebers mit positiver Bewertung enthalten. Bestätigungen oder Zeugnisse über die ordnungsgemäße Ausführung früherer Aufträge dienen als Nachweis.

  • Qualitätssicherung: Nachweis eines internen Qualitätsmanagement-Systems oder eines Kunden-Feedback-Prozesses (z.B. regelmäßige Kundenzufriedenheitsbefragungen) ist von Vorteil.

Anerkannte Normen und Zertifikate dokumentieren Professionalität und Verlässlichkeit:

  • ISO 9001: Qualitätsmanagement oder gleichwertige Qualitätssicherungssysteme.

  • ISO 14001 und ISO 45001: Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement zur Dokumentation nachhaltiger und sicherer Abläufe.

  • DIN 77200: Zertifizierung für private Sicherheitsdienstleistungen, sofern relevant.

  • Bewachungserlaubnis (§ 34a GewO): Nachweis der gültigen Gewerbeerlaubnis im Bewachungsgewerbe für das Unternehmen und eingetragene Bewacher-IDs für Mitarbeiter in Sicherheitsrollen.

  • Datenschutz (DSGVO): Vorlage eines Datenschutzkonzepts und Nachweis von Schulungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten (z.B. Besucherdaten, Videoüberwachung).

Das eingesetzte Personal muss fachlich und persönlich qualifiziert sein:

  • Fachliche Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung im Empfangs- oder Hotelgewerbe, Büro- bzw. Industriekaufmann oder im Sicherheitsbereich, alternativ mehrjährige Erfahrung im Empfangsmanagement.

  • Sachkunde nach § 34a GewO: Für Mitarbeiter, die Bewachungsaufgaben übernehmen (z.B. Schlüsselverwaltung, Zugangskontrolle), ist eine gültige Sachkundeprüfung erforderlich.

  • Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch wird vorausgesetzt; gute Englischkenntnisse sind erwünscht. Weitere Fremdsprachen können je nach Einsatzumfeld erforderlich sein.

  • Unterweisungen und Schulungen: Regelmäßige Fortbildungen zu Arbeits- und Brandschutz, Erste Hilfe und Konfliktmanagement sind Pflicht. Nachweise über absolvierte Sicherheits- und Hygieneschulungen (z.B. Brandschutzhelfer, Ersthelfer) sind vorzulegen.

  • Zuverlässigkeit: Die Mitarbeiter sollten bei Bedarf ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis vorlegen können.

Versicherungen und Haftung - Ein umfassender Versicherungsschutz sichert Auftraggeber und Unternehmen ab:

  • Betriebshaftpflichtversicherung: Vorlage einer Haftpflichtversicherung mit branchenüblicher Deckungssumme (z.B. mindestens 3–5 Millionen Euro) für Personen- und Sachschäden.

  • Berufshaftpflichtversicherung (optional): Empfohlen, falls beratende Tätigkeiten erbracht werden.

  • Unfallversicherung: Mitgliedsbescheinigung der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse für alle Beschäftigten.

  • Abführung von Lohn-/Gehaltsabgaben: Nachweis der ordnungsgemäßen Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen (z.B. durch aktuelle Beitragsnachweise).

  • Aktualität: Versicherungszertifikate und Nachweise sind bei Auftragserteilung vorzulegen und jährlich zu erneuern.

Compliance und Ethik - Der Dienstleister verpflichtet sich zu rechtskonformem und ethischem Verhalten:

  • Arbeitsrecht und Tarifbindung: Einhaltung des Mindestlohns, der einschlägigen Tarifverträge und Entsendebestimmungen; keine illegale Beschäftigung.

  • Korruptionsprävention: Selbstverpflichtung, keine Bestechung oder unlauteren Vergabepraktiken anzuwenden, und Implementierung entsprechender Richtlinien.

  • Datenschutz und Vertraulichkeit: Vereinbarung über Vertraulichkeit und strikte Einhaltung der DSGVO beim Umgang mit allen personenbezogenen Daten (Besucherdaten, Videoaufzeichnungen etc.).

  • Soziale Verantwortung: Offenlegung von CSR-Maßnahmen oder Nachhaltigkeitsinitiativen sowie Gewährleistung von Gleichbehandlung und Arbeitsschutz gemäß gesetzlichen Vorgaben.

Einreichung und Verifizierung - Bieter müssen einen umfassenden Qualifikationsplan einreichen, der mindestens folgende Unterlagen enthält:

  • Kopie der Gewerbeanmeldung, der Bewachungserlaubnis (§ 34a) und des Handelsregisterauszugs o. Ä.

  • Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen sowie Mitgliedsbescheinigungen der Berufsgenossenschaft.

  • Versicherungsnachweise (Haftpflicht, Unfall) und finanzwirtschaftliche Dokumente (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen).

  • Personalübersicht: Auflistung der eingesetzten Mitarbeiter mit deren Ausbildungs- und Qualifikationsnachweisen.

  • Referenzliste: Detaillierte Angaben zu vergleichbaren Projekten inkl. Ansprechpartner und Leistungsbestätigungen.

  • Eigenerklärungen: Unterschriebene Erklärungen zur Einhaltung von Gesetzen, Tarifverträgen und Verhaltenskodizes.

  • Qualitäts- und Datenschutzunterlagen: Zertifikate, Konzepte oder Richtlinien zum Qualitätsmanagement und Datenschutz.

Zur Verifizierung kann der Auftraggeber unter anderem folgende Schritte durchführen:

  • Abgleich der vorgelegten Dokumente mit den ausstellenden Stellen (z.B. Kammern, Finanzamt, Berufsgenossenschaft).

  • Rücksprache mit Referenzkunden oder vorherigen Auftraggebern.

  • Vor-Ort-Prüfung oder Audit bei ausgewählten Referenzprojekten.

  • Interviews mit Schlüsselpersonal zur Validierung der Qualifikationen.

Die Eignung der Bieter wird nach transparenten und gewichteten Kriterien bewertet:

  • Grundvoraussetzungen: Vollständigkeit aller erforderlichen Nachweise und Fehlen von Ausschlussgründen (z.B. aktive Insolvenz, strafrechtliche Verurteilungen). Fehlende Pflichtunterlagen führen zum Ausschluss.

  • Wirtschaftliche Stabilität: Bonität und finanzielle Kennzahlen (Umsatz, Eigenkapital) sowie Angemessenheit der Versicherungssummen.

  • Fachliche Qualifikation: Nachgewiesene Zertifizierungen (ISO, DIN 77200 o. Ä.) und Qualitätssicherungsmaßnahmen werden positiv bewertet. Zusatzausbildungen des Personals (Sprachen, Weiterbildung) fließen ebenfalls ein.

  • Referenzqualität: Umfang und Komplexität der Referenzprojekte sowie die Kundenzufriedenheit werden berücksichtigt. Herausragende Leistungen (z.B. Reaktionszeiten, Problemlösungsmanagement) können Bonuspunkte bringen.

  • Qualitäts- und Entwicklungskonzept: Ein innovatives Konzept zur Sicherstellung der Dienstleistungsqualität (z.B. Schulungspläne, Feedback-Mechanismen, digitale Lösungen) wird honoriert.

  • Falschangaben oder Auslassungen in den Angebotsunterlagen führen zur sofortigen Disqualifikation.

Laufende Überwachung und Einhaltung - Auch nach Zuschlagserteilung wird die Einhaltung der Qualifikationserfordernisse überwacht:

  • Jährliche Nachweise: Der Auftragnehmer muss einmal jährlich aktualisierte Unterlagen (Versicherungen, Zertifikate, Qualifikationsnachweise) vorlegen.

  • Meldepflicht: Wesentliche Änderungen im Unternehmen (z.B. Gesellschafterwechsel, Entzug von Erlaubnissen, Insolvenzantrag) sind dem Auftraggeber umgehend mitzuteilen.

  • Auditrecht: Der Auftraggeber behält sich stichprobenartige Kontrollen und unangekündigte Audits vor, um die fortdauernde Einhaltung der Anforderungen zu prüfen.

  • Konventionalstrafen und Kündigung: Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen (z.B. Betrug, Datenschutzverletzungen, Lohnverstöße) können Vertragsstrafen verhängt und der Vertrag fristlos gekündigt werden.