Uniform, Ausrüstung & Mobilität

Ziel: Ein jederzeit professionelles Auftreten und Verhalten der Mitarbeiter sicherstellen.

• Körperpflege und Dresscode: Von den Mitarbeitern wird ein gepflegtes Äußeres und gute persönliche Hygiene erwartet. Dazu zählen saubere und ordentliche Frisuren, gepflegte Gesichtsbehaarung, saubere Hände und Nägel sowie insgesamt ein ordentliches Erscheinungsbild. Gegebenenfalls dezentes Make-up und zurückhaltender Parfümgebrauch sind zulässig, solange sie ein professionelles Auftreten unterstützen.

• Professionelles Verhalten: Die Mitarbeiter sollen sich jederzeit höflich, aufmerksam und professionell verhalten. Als Repräsentanten des Auftraggebers gegenüber Besuchern müssen sie eine serviceorientierte Haltung zeigen und die Hausregeln wie auch die Sicherheitsbestimmungen mit Umsicht durchsetzen.

• Unzulässige persönliche Gegenstände: Sichtbare private Accessoires oder Verhaltensweisen, die das professionelle Bild stören, sind untersagt. Dazu gehört das Tragen von Kopfhörern oder Ohrstöpseln während der Arbeitszeit, private Handytelefonate am Empfang, Kaugummikauen sowie auffälliger Schmuck oder nicht zur Uniform gehörige Kleidungsstücke. Jegliche nicht zur Dienstkleidung zählende Accessoires (z.B. private Kappen, Pullover) dürfen während des Dienstes nicht getragen werden.

• Durchsetzung der Regeln: Diese Standards zum Erscheinungsbild sind vom Dienstleister in dessen internem Mitarbeiterhandbuch verbindlich festzuschreiben. Vorgesetzte sind angehalten, die Einhaltung regelmäßig zu kontrollieren und bei Verstößen Mitarbeiter anzusprechen bzw. Korrekturmaßnahmen zu veranlassen. Eine konsequente Einhaltung von Kleidervorschriften und Gepflegtheit sollte zudem durch Schulungen und tägliche kurze Überprüfungen vor Dienstantritt sichergestellt werden.

Ziel: Sicherstellen, dass das Personal mit zuverlässigen Arbeitsmitteln ausgestattet ist, um den Empfangs- und Sicherheitsdienst effektiv ausüben zu können.

• Kommunikationsmittel: Dem Empfangs- und Sicherheitspersonal ist ein sicheres Kommunikationsgerät bereitzustellen (z.B. Handfunkgerät oder ein firmeneigenes Mobiltelefon). Jedes im Dienst befindliche Teammitglied muss jederzeit schnell erreichbar sein und seinerseits Hilfe anfordern oder Informationen weitergeben können. Eine permanente Funk- oder Telefonverbindung gewährleistet die Koordination von Besucheranmeldungen, internen Rückfragen oder das Management von Sicherheitsvorfällen in Echtzeit.

• Besuchermanagement-Werkzeuge: Am Empfang sind geeignete Hilfsmittel für die Besucherregistrierung und Zugangskontrolle bereitzuhalten. Dazu zählen Besucherausweisdrucker oder Kartendrucker zum Erstellen temporärer Besucherausweise, elektronische Zutrittslesegeräte (für Zugangskarten, Barcodes oder QR-Codes) sowie ggf. ein digitales Besuchermanagement-System (Datenbank) zur Erfassung und Nachverfolgung von Besucherinformationen. Diese Ausstattung ermöglicht es dem Personal, Gäste effizient anzumelden, Ausweise auszugeben und Zugänge kontrolliert freizuschalten.

• Büro- und Sicherheitsmaterial: Alle notwendigen Büro- und Hilfsmittel müssen verfügbar sein. Hierzu gehören z.B. Formulare oder digitale Systeme zum Ein- und Ausbuchen von Besuchern, ein Registraturbuch oder Software zur Paket- und Kuriererfassung, ein angemessener Computer/Tablet-Arbeitsplatz mit Zugang zu E-Mail und Verwaltungssystemen, sowie Schreibmaterial (Stifte, Notizblöcke) für tägliche Aufgaben. Falls das Empfangspersonal Telefonzentrale-Aufgaben hat, ist ein entsprechendes Telefondispositiv oder eine Telefonanlage bereitzustellen.

• Reserveausrüstung und Ausfallsicherheit: Der Auftragnehmer muss für eine geeignete Backup-Ausstattung sorgen, um Dienstunterbrechungen bei Geräteausfällen zu vermeiden. Beispielsweise sind Ersatzfunkgeräte, ein zweiter Besucherausweisdrucker oder Notstromversorgungen für elektronische Systeme vorzuhalten. Sämtliche sicherheitsrelevante Ausrüstung ist durch regelmäßige Wartung und Inspektionen ständig einsatzbereit zu halten. Sollte ein Gerät ausfallen, ist umgehend auf Reservegeräte umzuschalten bzw. das Gerät sofort instand zu setzen, sodass Empfangs- und Sicherheitsabläufe ohne nennenswerte Unterbrechung weiterlaufen können.

Ziel: Sicherstellung, dass der Einsatz von Uniformen und Geräten im Einklang mit geltenden gesetzlichen Vorschriften sowie Arbeits- und Datenschutzrichtlinien steht.

• Arbeitsschutz und Unfallverhütung: Alle bereitgestellten Uniformen und Geräte müssen den deutschen Arbeitsschutzvorschriften und einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften (DGUV) genügen. Der Arbeitgeber (Dienstleister) ist verpflichtet, gemäß Arbeitsschutzgesetz für eine sichere Arbeitsumgebung und Ausrüstung zu sorgen. Insbesondere persönliche Schutzausrüstung (PSA), falls für bestimmte Tätigkeiten erforderlich, muss vom Dienstleister gestellt und den vorgeschriebenen Normen entsprechen. Arbeitsmittel und technische Geräte sind regelmäßig auf ihre Sicherheit und Funktionsfähigkeit zu überprüfen. Unterbleibt dies oder wird unsichere Ausrüstung eingesetzt, drohen arbeitsrechtliche und ggf. haftungsrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber.

• Datenschutz (DSGVO/GDPR): Geräte oder IT-Systeme, die personenbezogene Daten verarbeiten (z.B. ein digitales Besuchererfassungssystem mit Namen, Ausweisnummern oder Fotos von Besuchern), müssen den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dies bedeutet, dass z.B. Besucherinformationen nur für den definierten Zweck erhoben und nur so lange gespeichert werden, wie nötig, und dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Entsprechende Systeme sollten Daten verschlüsselt speichern, Zugriff nur für berechtigte Personen ermöglichen und den Besuchern bei Datenerhebung die erforderlichen Datenschutzinformationen zur Verfügung stellen. Jegliche Verarbeitung persönlicher Daten im Empfangsbereich ist an die strengen Datenschutz-Standards anzupassen, um Compliance-Risiken zu vermeiden.

• Wartungs- und Prüfplicht: Der Dienstleister trägt die Verantwortung für die fortlaufende Wartung und Prüfung der eingesetzten Arbeitsmittel. Gesetzlich vorgeschriebene Prüfintervalle, etwa für elektrische Anlagen oder andere sicherheitsrelevante Geräte, sind strikt einzuhalten. Mängel oder Defekte an Uniformen und Geräten sind unverzüglich zu beheben – unsichere oder kaputte Ausrüstung darf nicht weiter verwendet werden. Die Einhaltung von DGUV-Vorschriften (z.B. DGUV V3 zur Prüfung elektrischer Betriebsmittel) und anderer einschlägiger Regeln muss gewährleistet sein. Über durchgeführte Wartungen und Prüfungen sollen Nachweise (Prüfprotokolle) geführt werden.

• Weitere Vorgaben: Gegebenenfalls sind branchenspezifische Vorschriften zu berücksichtigen. In sensiblen Bereichen (z.B. Flughäfen, chemische Industrie, Gesundheitswesen) können zusätzliche Anforderungen an Kleidung und Geräte bestehen, die ebenfalls in das Konzept übernommen werden müssen. Der Dienstleister sollte sich über alle anwendbaren Vorschriften informieren und sicherstellen, dass sowohl Uniformen als auch Ausrüstung jederzeit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Ziel: Standardisieren, wie Bieter in der Ausschreibung die Erfüllung der Uniform- und Ausstattungsstandards darlegen müssen, und definieren, wie diese Nachweise geprüft werden.

• Konzept “Uniform und Ausrüstung”: Jeder Bieter hat seinen Angebotsunterlagen ein umfassendes Konzept beizufügen, das darlegt, wie die Anforderungen an Dienstkleidung und Ausstattung erfüllt werden. In diesem Dokument sind die vorgesehenen Uniformstücke (inklusive Varianten für verschiedene Wetterlagen oder Aufgabenbereiche) mit Angaben zu Gestaltung, Farben, Branding und Pflege leicht verständlich zu beschreiben. Ebenso sind darin die Regeln zum persönlichen Erscheinungsbild (Dresscode, Grooming-Standards) festzuhalten, die gegenüber dem eigenen Personal gelten werden. Ferner muss eine vollständige Liste oder Beschreibung der technischen und operativen Ausrüstung enthalten sein, die der Bieter seinen Mitarbeitern im Falle des Zuschlags zur Verfügung stellt (etwa Fabrikat und Modell der Funkgeräte, Beschreibung des Besuchermanagement-Systems, etc.). Dieses Konzept dient als Beleg dafür, dass der Bieter die operativen Erfordernisse erkannt hat und erfüllen kann.

• Anschauliche Nachweise (Muster): Es wird erwartet, dass Bieter visuelle Nachweise ihrer vorgeschlagenen Uniformen vorlegen. Dies kann in Form von Fotos der Kleidung (evtl. getragen von Musterpersonen) oder Katalogabbildungen der Lieferanten geschehen. Sämtliche Kleidungsstücke – von der Grunduniform bis zu eventueller Zusatzkleidung – sollten dargestellt werden, um Qualität und Design beurteilen zu können. Zusätzlich sind technische Spezifikationen oder Produktinformationen zu wichtigen Geräten beizufügen. Beispielsweise sollte für ein Funkgerät dessen technische Datenblatt verfügbar sein oder für ein Zutrittskontrollsystem eine Produktbeschreibung. Diese eingereichten Muster und Unterlagen fließen in die Angebotsbewertung ein; werden geforderte Muster nicht eingereicht, kann das Angebot als mangelhaft gewertet und vom Verfahren ausgeschlossen werden.

• Überprüfung durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die vorgeschlagenen Uniformen und Geräte im Rahmen der Angebotsprüfung und später bei der Auftragsdurchführung zu verifizieren. Dies kann bedeuten, dass im Zuge der Ausschreibung Präsentationen oder Vor-Ort-Termine stattfinden, bei denen der Bieter beispielsweise einen kompletten Satz der Uniform vorführt oder ein Gerätetest durchgeführt wird. Auch während der Vertragserfüllung kann der Auftraggeber Stichproben nehmen, etwa zu Beginn der Leistung eine Pilotphase vereinbaren, in der überprüft wird, ob Uniformqualität und Ausrüstung wie versprochen vorhanden sind. Alle im Angebot gemachten Zusagen in Bezug auf Kleidung und Ausrüstung gelten somit als verbindlich und müssen jederzeit nachweisbar erfüllt werden.

Ziel: Die Qualität von Uniformen und Ausrüstung in die Ausschreibungsbewertung einbeziehen, um hohe Standards zu fördern.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Die grundsätzliche Erfüllung der beschriebenen Uniform- und Ausstattungsstandards ist Voraussetzung für eine positive Wertung. Bieter, die diese Mindestanforderungen nicht garantieren (z.B. kein eigenes Firmenlogo auf der Kleidung, keine zur Aufgabenerfüllung nötige Basisausrüstung), werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

• Qualitative Bewertung (gewichtete Punkte): Über die Mindestanforderungen hinaus wird bewertet, inwieweit ein Angebot durch besondere Qualität oder Zusatznutzen bei Uniform und Equipment überzeugt. Hier können z.B. Innovationen oder Verbesserungen punkten: Stellt ein Bieter etwa ein modernes, digitales Empfangssystem oder intelligente Geräte bereit, die die Effizienz steigern oder die Sicherheit erhöhen, wird dies im technischen Bewertungsschema positiv berücksichtigt. Auch Aspekte wie Langlebigkeit und Ergonomie der Arbeitsmittel oder die Materialqualität und Tragekomfort der Uniform können die Punktzahl beeinflussen, sofern sie im Angebot herausgestellt und nachvollziehbar belegt sind. Die Vergabestelle wird im Bewertungskatalog festlegen, wie viele Punkte für solche Mehrleistungen vergeben werden.

• Markenkonformität und Ästhetik (Bonuspunkte): Ein weiterer Aspekt kann die Abstimmung des Uniformkonzepts auf das Erscheinungsbild des Auftraggebers sein. Vorschläge, die die Corporate Colors, Logos und den Stil des Auftraggebers besonders gelungen integrieren, können ggf. mit Bonuspunkten honoriert werden. Dadurch soll der Mehrwert gewürdigt werden, den ein einheitliches Auftreten für das Image des Auftraggebers hat. Wichtig ist jedoch, dass solche Anpassungen immer in Rücksprache mit dem Auftraggeber erfolgen (z.B. Nutzung des Logos nur mit Erlaubnis) und das Ergebnis weiterhin den Professionalitätsanspruch erfüllt.

Ziel: Sicherstellen, dass die Uniform- und Ausstattungsstandards während der gesamten Vertragslaufzeit konsequent eingehalten werden und Abweichungen umgehend korrigiert werden.

• Regelmäßige Kontrollen: Der Auftragnehmer muss interne Routinen etablieren, um die Einhaltung der Kleiderordnung und die Funktionsfähigkeit der Ausrüstung regelmäßig zu kontrollieren. Dies umfasst tägliche Sichtprüfungen durch Objektleiter oder Schichtführer, unangekündigte Kontrollen vor Ort und formale Audits in definierten Abständen. Dabei ist zu überprüfen, ob jeder Mitarbeiter die vollständige vorgeschriebene Uniform in ordentlichem Zustand trägt (inklusive Namensschild etc.) und die Vorgaben zum äußeren Erscheinungsbild erfüllt. Ebenso sollten alle Geräte – von Funkgeräten über Ausweisscanner bis zum PC – getestet werden, ob sie einwandfrei arbeiten.

• Sofortige Korrekturmaßnahmen: Bei Feststellung von Verstößen oder Mängeln muss der Dienstleister unverzüglich Gegenmaßnahmen ergreifen. Erscheint ein Mitarbeiter ohne korrekte Uniform oder mit ungepflegtem Äußeren zum Dienst, ist dieser entweder umgehend ordnungsgemäß auszustatten oder nötigenfalls von seinem Posten zu entfernen und durch geeignetes Personal zu ersetzen. Defekte oder ausgefallene Geräte sind sofort durch funktionierende Ersatzgeräte zu tauschen bzw. zu reparieren. Es darf zu keiner Zeit vorkommen, dass der Service-Eingang oder Empfang nicht ordnungsgemäß betreut wird, weil Ausrüstung fehlt oder Personal nicht einsatzbereit ist.

• Rechte des Auftraggebers und Sanktionen: Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der Standards selbst zu überwachen, zum Beispiel durch eigene Objektkontrollen oder Feedback-Schleifen. Werden wiederholt Abweichungen festgestellt – etwa mehrfach Mitarbeiter ohne korrekte Dienstkleidung angetroffen oder essentielle Geräte nicht verfügbar – kann der Auftraggeber gemäß Vertragsvereinbarung Sanktionen verhängen. Solche Sanktionen können von schriftlichen Abmahnungen über Vertragsstrafen (z.B. Abzüge vom monatlichen Entgelt) bis hin zu weitergehenden Maßnahmen reichen. Ein Beispiel: Bleibt ein Posten unbesetzt oder ist ein Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß gekleidet, könnte pro Vorfall ein bestimmter Betrag vom Rechnungsbetrag einbehalten werden. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen die Uniform- und Ausrüstungsstandards – etwa drei Vorfälle innerhalb von sechs Monaten – behält sich der Auftraggeber das Recht vor, weitergehende Konsequenzen zu ziehen, die im Extremfall bis zur Kündigung des Vertrags reichen können.

• Kontinuierliche Verbesserung: Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die festgelegten Standards nicht nur passiv erfüllt, sondern aktiv lebt und verbessert. Feedback des Auftraggebers oder Ergebnisse aus Qualitätsaudits sollten genutzt werden, um z.B. verschlissene Uniformteile rechtzeitig zu ersetzen oder veraltete Technik durch modernere Lösungen zu aktualisieren. Durch eine proaktive Haltung stellt der Dienstleister sicher, dass der Empfangs- und Sicherheitsdienst jederzeit einen professionellen, einsatzbereiten und den Vertragsbedingungen entsprechenden Zustand aufweist.