Erfahrung

Zweck: Sicherstellung der Vertrautheit mit anspruchsvollen Betriebskontexten.

• Nachweisliche Erfahrung im Hochsicherheitsbereich: Vorherige Arbeit an sensiblen oder hochrangigen Standorten – zum Beispiel in Industriezentralen, Unternehmenszentralen, Regierungsgebäuden oder öffentlichen Einrichtungen. In solchen Umgebungen gelten strengere Protokolle und strengere Aufsichtsvorschriften. Erfahrung in diesen Umgebungen belegt die Fähigkeit des Kandidaten, unter erhöhten Sicherheitsanforderungen zu arbeiten.

• Anspruchsvolle Arbeitsbedingungen: Bewerber sollten mit dem Umgang mit einem hohen Besucheraufkommen (z. B. in belebten Firmenlobbys), der Verwaltung sensibler Daten (z. B. Besucherprotokolle mit vertraulichen Informationen) und der Durchsetzung strenger Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Screenings oder ID-Verifizierung) vertraut sein, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen. Dieser Hintergrund weist auf die Bereitschaft für eine ähnlich anspruchsvolle Position am Empfang hin.

• Bevorzugt werden regulierte Umgebungen: Bieter werden gebeten, Mitarbeiter vorzuschlagen, die bereits in regulierten oder Hochsicherheitsumgebungen gearbeitet haben. Beispielsweise ist Erfahrung an Standorten mit strengen Zugangskontrollen (Verteidigungsunternehmen, Forschungslabore, Botschaften usw.) von Vorteil. Solche Mitarbeiter sind in der Regel in Compliance geschult und kennen die notwendigen Protokolle zum Schutz sensibler Räumlichkeiten.

Zweck: Bestätigung der Fähigkeit, integrierte Rezeptionsaufgaben an einem einzigen Zugangspunkt zu verwalten.

• Gastfreundschaftskompetenz: Professioneller und zuvorkommender Empfang – herzliche Begrüßung der Besucher, Hilfe bei Fragen oder Wegbeschreibungen und stets ein gepflegter Kommunikationsstil. Sie fungieren im Wesentlichen als einladendes „Gesicht“ des Unternehmens.

• Sicherheitskompetenz: Kompetenz in wesentlichen Sicherheitsvorgängen – Überprüfung von Ausweisen, Besucherregistrierung, Paketerfassung, Überwachung von Videoüberwachung oder Alarmanlagen sowie Kontrolle von Zugangspunkten. Sie sollten geschult sein, um auf Sicherheitsvorfälle oder Protokollverstöße ruhig und effektiv reagieren zu können.

• Nahtlose Doppelrolle: Kandidaten sollten bereits in früheren Positionen erfolgreich Gastfreundschaft und Sicherheitsaufgaben kombiniert haben . Als Nachweis kann ein Schreiben oder eine Bewertung dienen, in der die Person einen Concierge-/Sicherheitsschalter allein leitete. Moderne „Concierge Security“- oder Front-of-House-Sicherheitsrollen veranschaulichen diese Kombination, da diese Mitarbeiter sowohl Beschützer als auch Dienstleister sind. Die Fähigkeit, den Besuchern ein positives Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die

Zweck: Berufserfahrung mit allen regulatorischen Standards in Einklang bringen.

• Zertifizierung im Sicherheitsgewerbe: Für Personal, das Bewachungs- oder Sicherheitsaufgaben in Deutschland ausführt, ist die Einhaltung des §34a GewO (Gewerbeordnung) zwingend erforderlich. Jeder Mitarbeiter muss vor dem Einsatz die §34a-Anforderungen erfüllt haben (z. B. bestandene IHK- Sachkundeprüfung und Erhalt der Sicherheitslizenz). Dadurch wird sichergestellt, dass sie über die gesetzliche Befugnis und das erforderliche Fachwissen verfügen, um Sicherheitsaufgaben zu erfüllen.

• Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzgesetzen: Die bisherigen Erfahrungen der Kandidaten sollten die Einhaltung von Arbeitsrecht und Datenschutzbestimmungen belegen. Beispielsweise sollten ihre früheren Arbeitgeber angemessene Arbeitspraktiken (gesetzliche Verträge, faire Arbeitszeiten) und Datenschutzrichtlinien (insbesondere in Bezug auf Besucherinformationen) eingehalten haben. Alle Mitarbeiter an der Rezeption und im Sicherheitsbereich müssen personenbezogene Daten gemäß der DSGVO und ähnlichen Vorschriften verarbeiten. Ebenso wird erwartet, dass sie mit den Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz (z. B. Brandschutz, Notfallmaßnahmen) aus ihren früheren Rollen vertraut sind.

• Überprüfung des rechtmäßigen Verhaltens: Bieter müssen nachweisen, dass jeder vorgeschlagene Mitarbeiter zuvor rechtmäßig beschäftigt war (keine informelle oder illegale Beschäftigung). Dazu gehört die Bestätigung, dass die Mitarbeiter über gültige Arbeitsverträge verfügten und ihre Aufgaben in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Branchenvorschriften ausgeführt wurden. Jegliche Verstöße gegen Vorschriften oder Nichteinhaltung von Vorschriften in der Vergangenheit eines Kandidaten können einen Ablehnungsgrund darstellen.

Zweck: Standardisierung der Art und Weise, wie Bieter die Erfahrung ihrer Mitarbeiter nachweisen müssen.

• Lebensläufe: Ein ausführlicher Lebenslauf für jeden vorgeschlagenen Mitarbeiter, der relevante Erfahrungen und Qualifikationen im Empfangs-/Sicherheitsbereich hervorhebt. Der Lebenslauf sollte Arbeitgeber, Beschäftigungsdaten, Berufsbezeichnungen und Hauptverantwortlichkeiten im Zusammenhang mit den Anforderungen dieser Richtlinie klar auflisten.

• Referenzschreiben oder Zertifikate: Schriftliche Referenzen, Arbeitszeugnisse oder Empfehlungsschreiben früherer Arbeitgeber, die die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Kandidaten bestätigen, sind erforderlich. Diese Dokumente sollten idealerweise auf offiziellem Briefpapier verfasst sein und Kontaktdaten zur Überprüfung enthalten. Sie untermauern die angegebene Erfahrung (z. B. die Bestätigung, dass eine Person tatsächlich X Jahre lang einen Sicherheitsempfang geleitet hat).

• Zustimmung zur Überprüfung: Der Kunde behält sich das Recht vor, frühere Arbeitgeber oder Kunden, die in Lebensläufen und Referenzschreiben aufgeführt sind, zu kontaktieren. Bieter erklären sich mit der Bewerbung des Personals mit der Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen einverstanden. Falsche oder stark übertriebene Angaben führen zur Disqualifikation des Personals (oder des Angebots).

Zweck: Integration der oben genannten Erfahrungsstandards in den Bewertungsprozess der Ausschreibung.

• Obligatorische Mindesterfahrung: Das Erreichen der mindestens zweijährigen einschlägigen Erfahrung ist eine Voraussetzung . Angebote, die Personal mit weniger als zwei Jahren qualifizierter Erfahrung vorschlagen, werden nicht berücksichtigt (oder in diesem Aspekt mit null Punkten bewertet), da dies eine grundlegende Anforderung ist.

• Gewichtete Bewertung nach Erfahrungstiefe: Über das Mindestmaß hinaus werden bei der Bewertung höhere Punktzahlen für umfangreichere und qualitativ hochwertigere Erfahrung vergeben. Beispielsweise können Mitarbeiter mit umfangreicher Erfahrung in sensiblen oder Hochsicherheitsumgebungen zusätzliche Punkte in der technischen Bewertung erhalten. Nachgewiesene Erfahrung an mehreren ähnlichen Standorten oder unter strengen Bedingungen beweist Kompetenz und wird geschätzt. (Beispielsweise vergeben einige Ausschreibungen die Höchstpunktzahl für fünf oder mehr positive Referenzschreiben, die eine starke Leistung in vergleichbaren Positionen bestätigen.).)

• Zusätzliche Punkte für vielfältige Erfahrungen: Der Kunde kann auch Teams bevorzugen, die über standortübergreifende oder internationale Erfahrung verfügen . Kandidaten, die an verschiedenen Standorten oder in multinationalen Unternehmen gearbeitet haben, bringen umfassendere Kenntnisse zu Best Practices mit. Diese Vielseitigkeit kann zu einem belastbareren und anpassungsfähigeren Service führen. Daher kann ein solcher Hintergrund, obwohl nicht zwingend erforderlich, entscheidend sein oder Bonuspunkte in der qualitativen Bewertung einbringen.

Zweck: Sicherstellung der Einhaltung der geforderten Standards durch das Personal während der gesamten Vertragslaufzeit , nicht nur zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe.

• Compliance-Überwachung: Der Dienstleister muss kontinuierlich sicherstellen, dass alle im Dienst befindlichen Empfangs-/Sicherheitsmitarbeiter die festgelegten Erfahrungs- und Qualifikationskriterien erfüllen. Der Kunde kann regelmäßige Aktualisierungen anfordern oder Audits der Qualifikationen und Aufgaben seiner Mitarbeiter durchführen, um die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.

• Recht auf Personalaustausch: Sollte ein eingesetzter Mitarbeiter nicht über die erforderliche Erfahrung verfügen oder seine Leistung diesen Standards nicht gerecht werden, kann der Auftraggeber vom Auftragnehmer den sofortigen Austausch dieser Person verlangen. Im Vertrag wird klargestellt, dass nicht qualifiziertes Personal nicht zulässig ist und dass für Ersatz ohne Betriebsunterbrechung gesorgt werden muss.

• Durchsetzung und Kündigung: Wiederholte Nichteinhaltung der Erfahrungsanforderungen – beispielsweise wenn der Auftragnehmer regelmäßig unqualifiziertes oder unerfahrenes Personal an der Rezeption einsetzt – gilt als Vertragsbruch. Der Vertrag sieht Abhilfemaßnahmen bis hin zur Kündigung aus wichtigem Grund vor , falls die Standards nicht eingehalten werden. Der Anbieter wird gebeten, Personalprobleme proaktiv in Zusammenarbeit mit den Vertragsmanagern des Kunden anzugehen, um eine Eskalation zu vermeiden.