Überwachungs- und Kontrollausstattung

Ziel: Sicherstellen, dass die Überwachung im Empfangsbereich nahtlos mit der zentralen Sicherheitsinfrastruktur koordiniert wird, um ein effizientes Vorfallsmanagement zu ermöglichen.

• Anbindung an die Sicherheitsleitstelle: Alle Kameras im Empfangs- und Eingangsbereich müssen an die zentrale Sicherheitsleitstelle bzw. das Sicherheitskontrollzentrum angeschlossen sein. Diese Integration erlaubt es dem Sicherheitspersonal, die Kamerabilder dieser Bereiche zusammen mit anderen Sicherheitssystemen auf einer Plattform zu überwachen. Moderne CCTV-Systeme können mit Einbruchmeldeanlagen, Zutrittskontrollsystemen und anderen Sensoren vernetzt werden, sodass alle Sicherheitsinformationen gemeinsam auf den Leitstellen-Monitoren angezeigt werden. Durch die Einspeisung der Empfangskameras in das zentrale System haben die Sicherheitsmitarbeiter in Echtzeit den Überblick über den Empfang und können Kamerabilder unmittelbar mit Alarmereignissen oder Türprotokollen verknüpfen.

• Echtzeitzugriff für Personal vor Ort: Empfangsmitarbeiter und Sicherheitskräfte müssen in Echtzeit auf die Live-Kamerabilder der relevanten Bereiche zugreifen können. Sicherheitsleitstands-Software ermöglicht es berechtigten Nutzern in der Regel, Live-Videostreams anzusehen, zwischen Kameraperspektiven zu wechseln und ggf. zu zoomen. Somit kann das Empfangspersonal vor Ort die Kamerabilder aktiv beobachten, und auch die Zentrale kann jederzeit diese Feeds aufschalten. Diese Möglichkeit stellt sicher, dass beim Auftreten eines sicherheitsrelevanten Zwischenfalls (z.B. aggressive Person am Empfang oder gewaltsames Eindringen durch den Lieferanteneingang) das Personal die Situation sofort visuell erfassen und entsprechend reagieren kann.

• Vorfallswiedergabe & Beweissicherung: Das System muss leistungsfähige Videomanagement-Funktionen unterstützen, einschließlich Wiedergabe von Vorfällen, Ereignis-Markierung und Export von Beweismaterial für Untersuchungen. Das Sicherheitspersonal muss in der Lage sein, schnell aufgezeichnetes Material zurückzuspielen, um einen Vorfall nachträglich analysieren zu können. Moderne Videomanagement-Software erlaubt es zudem, Ereignisse zu markieren oder zu taggen, sobald verdächtige Aktivitäten entdeckt werden, sodass wichtige Sequenzen für die spätere Durchsicht indiziert sind. Darüber hinaus sollte das System einen unkomplizierten Export von Videoaufzeichnungen ermöglichen – idealerweise per Knopfdruck –, um Videobeweise (Clips oder Standbilder) in Standardformaten für die Polizei oder Berichte bereitzustellen. Diese Funktionen garantieren, dass jeder sicherheitsrelevante Vorfall im Empfang (z.B. unbefugtes “Tailgating” beim Zutritt, Diebstahl am Empfangstresen oder ein Arbeitsunfall) gründlich ausgewertet und mit Videobelegen dokumentiert werden kann.

Ziel: Die Situationswahrnehmung im Empfang zu verbessern und schnelle, proaktive Reaktionen auf Sicherheitsvorfälle zu ermöglichen.

• Live-Überwachung und Alarmfunktionen: Die Überwachungslösung muss Live-Monitoring in Echtzeit ermöglichen, wobei die Videoströme für Empfangs- und Sicherheitspersonal jederzeit abrufbar sind. Berechtigte Mitarbeiter sollten die Kameras kontinuierlich oder bei Bedarf auf Monitoren beobachten können, auch aus der Ferne über eine sichere Verbindung, falls erforderlich. Zusätzlich zur Live-Ansicht soll das System intelligente Analysen einsetzen, um automatisch Alarme bei verdächtigen oder ungewöhnlichen Aktivitäten auszulösen. Beispielsweise sollte ein Alarm generiert werden, wenn eine Kamera nach Dienstschluss Bewegungen an einem Liefereingang registriert oder wenn sich eine Person unbefugt in einem gesperrten Bereich aufhält. Moderne Videoanalytik kann gewaltsames Öffnen von Türen, Sabotage an Kameras oder unautorisiertes Herumlungern erkennen und dem Sicherheitspersonal entsprechende Meldungen senden. Diese Echtzeit-Intelligenz ermöglicht es dem Sicherheitsteam, sofort zu reagieren – oft noch bevor sich ein Vorfall verschlimmert.

• Integration mit Zutrittskontrolle für automatische Maßnahmen: Wenn möglich, sollte das Überwachungssystem im Empfang eng mit der elektronischen Zutrittskontrolle verknüpft sein, um automatisierte Schutzmaßnahmen einzuleiten. Beispielsweise könnte das System bei einer Kameradetektion eines Einbruchsversuchs an einer Tür automatisch bestimmte Türen verriegeln (Lockdown) und sofort Wachpersonal alarmieren. In der Praxis können Sicherheitsmitarbeiter in der Leitstelle durch integrierte Systeme gebäudebezogene Maßnahmen wie eine vollständige Schließung/Absperrung einleiten, sobald ein bestätigter Alarm vorliegt. Optional kann eine Kopplung eingerichtet werden, bei der Türsensoren und Kameras zusammenspielen – etwa dass ein erzwungenes Türöffnen automatisch den entsprechenden Kamerastream aufschaltet und die Türsteuerung in den Alarmmodus versetzt. Diese automatischen Reaktionen, kombiniert mit der Überwachung durch das Personal, erhöhen die Effektivität der Gefahrenabwehr und können Sicherheitsverstöße schneller eindämmen.

• Erweiterte Situationsbewusstsein-Tools: Um fundierte Entscheidungen in Echtzeit zu unterstützen, sollte das Monitoring-System Funktionen wie übersichtliche Lagepläne mit Kamerastandorten oder Videoanalysen zur Hervorhebung von Notfällen bieten. In fortschrittlichen Setups korreliert die Sicherheitssoftware verschiedene Sensoren mit den Kamerabildern, um ein ganzheitliches Lagebild zu erzeugen – z.B. wird ein Türalarm direkt mit dem entsprechenden Kamerabild verknüpft. Dies verschafft den Sicherheitskräften ein umfassendes Situationsbewusstsein, sodass sie Bedrohungen schnell lokalisieren und verfolgen können. Zusammengefasst stellen die Funktionen für Live-Monitoring sicher, dass Vorfälle im Empfangsbereich – von einer eskalierenden Besucherkonfrontation bis zu einem Einbruchsversuch – sofort bemerkt und durch ein koordiniertes Sicherheitsvorgehen unverzüglich behandelt werden.

Ziel: Sicherstellen, dass alle Videodaten gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und deutschem Datenschutzrecht gehandhabt werden – einschließlich sicherer Speicherung, begrenzter Aufbewahrung und kontrolliertem Zugriff.

• Sichere Aufbewahrung der Aufnahmen: Alle aufgezeichneten CCTV-Bilder aus Empfangs- und Eingangsbereichen sind sicher (z.B. auf verschlüsselten Speichern oder Rekordern) zu archivieren und mindestens 30 Tage lang aufzubewahren für die Auswertung von Vorfällen und als Beweismittel. Eine Aufbewahrungsdauer von 30 Tagen wird üblicherweise als angemessen und verhältnismäßig für Sicherheitsaufnahmen betrachtet, da sie ausreichend Zeit bietet, um etwaige Vorfälle (wie gemeldeten Diebstahl oder Unfall) zu entdecken und zu untersuchen. Allerdings darf die Speicherdauer nicht länger als nötig sein; über 30 Tage hinaus sollen Videos nur erhalten bleiben, wenn sie für einen konkreten Vorfall oder aus rechtlichen Gründen benötigt werden. Das System ist so zu konfigurieren, dass es Videomaterial nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löscht oder überschreibt, um dem DSGVO-Prinzip der Speicherbegrenzung zu entsprechen.

• Zugriffsbeschränkung und Verschlüsselung: Der Zugang zu gespeicherten Videodaten ist strikt auf befugtes Personal zu beschränken. Nur Personen mit berechtigtem Bedarf – etwa Sicherheitsbeauftragte oder Manager, die einen konkreten Zwischenfall untersuchen – dürfen Videoaufnahmen einsehen oder exportieren. Es sollen robuste Zugriffskontrollen implementiert werden (Passwörter, Nutzerrollen, 4-Augen-Prinzip) sowie Protokollierungen aller Zugriffe, um nachzuverfolgen, wer wann welche Aufnahmen angesehen hat. Weiterhin sind die Daten durch technische Maßnahmen wie Verschlüsselung sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung zu schützen. Gemäß DSGVO-Best Practices sollten Überwachungsvideos verschlüsselt und auf sicheren Plattformen gespeichert werden, damit selbst im Falle eines unbefugten Zugriffs keine klaren personenbezogenen Daten ausgelesen werden können. Durch die strikte Zugriffsbeschränkung und starke Verschlüsselung wird sichergestellt, dass die aufgezeichneten Videos vor unberechtigter Einsichtnahme oder Datenlecks geschützt sind.

• Transparenz und Beschilderung: Der Betreiber muss die DSGVO-Transparenzanforderungen erfüllen, indem alle Personen im überwachten Bereich über den Einsatz von Videoüberwachung informiert werden. Dies erfolgt durch deutlich sichtbare Hinweisschilder an den Eingängen des Gebäudes und im Empfang, die auf die Kamerüberwachung hinweisen. Solche Schilder sollten auch den Zweck der Überwachung (z.B. Sicherheit des Gebäudes), den Verantwortlichen (Datenverarbeiter, z.B. die Hausverwaltung) und eine Kontaktmöglichkeit für weitere Auskünfte nennen. Nach deutschem Recht (und Art. 13 DSGVO) gilt: Wenn Personen nicht wissen, dass sie gefilmt werden, ist die Verarbeitung in der Regel unzulässig. Daher sind gut erkennbare CCTV-Hinweise und ggf. ausliegende Datenschutzinformationen Pflicht, um sicherzustellen, dass alle – Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten – über die Kameras und den Umgang mit den Aufnahmen informiert sind.

• Datenlöschung und Datenschutz-Folgenabschätzung: Das CCTV-System muss Verfahren zur sicheren Löschung von Videoaufnahmen nach Ablauf der Speicherfrist oder auf berechtigte Aufforderung hin bereitstellen. Nach DSGVO haben betroffene Personen (z.B. ein Besucher, der aufgenommen wurde) Rechte, einschließlich des Rechts auf Löschung ihrer Daten. Der Auftragnehmer sollte deshalb ein Protokoll vorlegen können, wie Videomaterial endgültig gelöscht wird, das nicht mehr benötigt wird oder das aufgrund eines Löschverlangens entfernt werden muss. Dazu gehört die Konfiguration des Systems, ältere Aufnahmen automatisch zu überschreiben, sowie die Sicherstellung, dass keine Reste der Daten mehr zugänglich sind, sobald sie gelöscht wurden. Zudem sollte – insbesondere bei größeren Anlagen – eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden, um Risiken der Videoüberwachung für die Rechte der Betroffenen zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen, bevor das System in Betrieb geht. Insgesamt muss die gesamte Handhabung der Videodaten vollständig DSGVO-/BDSG-konform sein, was durch entsprechende organisatorische Maßnahmen (z.B. interne Richtlinie zur Videoüberwachung, Schulungen) und technische Voreinstellungen sicherzustellen ist.

Ziel: Das Überwachungssystem mit allen einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und Sicherheitsstandards in Einklang bringen, um einen legalen, sicheren und verantwortungsvollen Einsatz zu gewährleisten.

• Zertifizierung und technische Normen: Sämtliche Überwachungsausrüstung muss CE-zertifiziert sein und den geltenden EU-Normen entsprechen. In der Europäischen Union dürfen Überwachungskameras und zugehörige elektronische Geräte nur in Verkehr gebracht und eingesetzt werden, wenn sie das CE-Kennzeichen tragen, welches bestätigt, dass die grundlegenden Anforderungen an Sicherheit, Gesundheit und elektromagnetische Verträglichkeit erfüllt sind. Der Auftraggeber sollte von Bietern den Nachweis der CE-Konformität verlangen – dies dient als „Qualitätssiegel“ und gewährleistet, dass die Technik gemäß den einschlägigen EU-Richtlinien (z.B. Niederspannungsrichtlinie, EMV-Richtlinie) geprüft ist. Darüber hinaus sollten Kameras und Systemkomponenten relevanten europäischen und deutschen Standards entsprechen (z.B. DIN EN-Normen für CCTV). Dies umfasst Anforderungen an Bildauflösung, Datenschutzfunktionen und elektrische Sicherheit. Die Einhaltung solcher Normen (auch branchenspezifischer Normen für Sicherheitstechnik) stellt sicher, dass das installierte System zuverlässig, sicher im Betrieb und nach dem Stand der Technik gebaut ist. Für den Auftraggeber bedeutet dies eine Absicherung, dass keine minderwertige oder nicht zugelassene Technik verbaut wird.

• Wahrung von Persönlichkeitsrechten & Arbeitnehmerrechten: Die Einführung von Videoüberwachung muss die Sicherheitsinteressen mit den Persönlichkeitsrechten der Mitarbeiter und Besucher sorgfältig abwägen. Deutsche Datenschutzvorgaben (u.a. das Bundesdatenschutzgesetz – BDSG – sowie die Datenschutz-Grundverordnung) und arbeitsrechtliche Bestimmungen verlangen, dass Überwachung nicht unverhältnismäßig in die Privatsphäre eingreift oder zur heimlichen Leistungskontrolle der Beschäftigten missbraucht wird. Konkret bedeutet dies: Die Platzierung und Ausrichtung der Kameras muss genau geprüft werden – eine ständige Überwachung von Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz ist unzulässig, sofern sie nicht durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Kameras sollten sich auf Sicherheitsbedürfnisse konzentrieren (z.B. Eingangsüberwachung, Schutz von Vermögenswerten, Areale mit Publikumsverkehr) und Tabu-Zonen dort respektieren, wo Menschen ein hohes Maß an Privatsphäre erwarten können (z.B. in Pausenräumen, Umkleiden, Toiletten). Wichtig ist auch die Einbindung der Arbeitnehmervertretung: Wenn Beschäftigte von der Videoüberwachung betroffen sein können, hat in Deutschland der Betriebsrat bzw. Personalrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Das heißt, der Arbeitgeber muss die Einführung und Ausgestaltung von CCTV mit dem Betriebsrat abstimmen, insbesondere wenn technische Einrichtungen verwendet werden, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Diese Abstimmung – idealerweise in Form einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung – sorgt dafür, dass der Einsatz der Kameras rechtskonform, transparent und für alle Seiten akzeptabel erfolgt.

• Arbeitsschutzvorschriften und Unfallverhütung: Das Überwachungssystem muss auch den Vorgaben des Arbeitsschutzes genügen, indem es zur Sicherheit beiträgt, ohne neue Belastungen oder Gefahren zu schaffen. Nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) hat der Arbeitgeber für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu sorgen – hierzu kann Videoüberwachung im Empfang durchaus als Sicherheitsmaßnahme dienen (z.B. Schutz vor Übergriffen auf das Empfangspersonal oder Überwachung von Alleinarbeitsplätzen im Pförtnerhaus). Allerdings darf die Überwachung nicht zu unverhältnismäßigem Druck auf die Beschäftigten führen oder ihr Wohlbefinden beeinträchtigen. Daher sind die Beschäftigten über Kamerastandorte und -zwecke zu informieren, und es ist sicherzustellen, dass CCTV-Bilder nicht für unzulässige Zwecke (wie allgemeine Leistungskontrolle) verwendet werden. Zudem müssen alle Geräteinstallationen den elektrischen und ergonomischen Sicherheitsstandards entsprechen – etwa dürfen Monitore in der Leitstelle keine gefährliche Blendung verursachen und Verkabelungen keine Stolperfallen bilden. Die Unfallverhütungsvorschriften der DGUV können ebenfalls relevant sein, etwa wenn Kameras eingesetzt werden, um gefährliche Alleinarbeiten zu überwachen (hier gelten spezifische Richtlinien, z.B. DGUV Regel 112-139 zur “Fernüberwachung bei Alleinarbeit”). Zusammengefasst: Die CCTV-Installation soll rechtmäßig und so erfolgen, dass sie dem Schutz von Mitarbeitern und Besuchern dient, ohne gesetzliche Schutzrechte zu verletzen oder selbst zur Gefährdung zu werden. Die Einhaltung von Arbeitsschutz und Datenschutz wird somit gleichermaßen gewährleistet.

Ziel: Einheitliche Vorgaben dafür schaffen, welche Unterlagen und Nachweise Bieter vorlegen müssen, um die Erfüllung der Überwachungsanforderungen im Vergabeverfahren und während der Vertragslaufzeit darzulegen.

• Überwachungskonzept des Bieters: Jeder Bieter hat mit seinem Angebot ein umfassendes Konzept für Überwachung & Monitoring vorzulegen. Darin sind der geplante Aufbau des CCTV-Systems (Kamerastandorte, Blickwinkel, Anzahl der Kameras) sowie die vorgesehenen Überwachungsprozesse und Datenverwaltung im Detail zu beschreiben. Insbesondere muss das Konzept darlegen, welche Bereiche abgedeckt werden und warum – eine Kameraskizze oder ein Lageplan sollte zeigen, dass Empfang, Wartezonen und relevante Ein-/Ausgänge lückenlos erfasst werden. Außerdem sollten Ablaufprozesse beschrieben werden: z.B. Wer beobachtet die Live-Bilder und in welcher Frequenz, wie wird bei einem Vorfall (Alarm) verfahren, wer darf auf Aufzeichnungen zugreifen und wie die Löschung nach der Speicherdauer erfolgt. Dieses Konzept dient dem Auftraggeber dazu, zu prüfen, ob der Bieter die Anforderungen dieses Leitfadens verstanden und in ein schlüssiges Überwachungssystem umgesetzt hat. Nur Angebote mit einem überzeugenden, regelkonformen Überwachungskonzept kommen für den Zuschlag in Betracht.

• Technische Spezifikationen & Sicherheitsnachweise: Der Bieter muss ausführliche technische Spezifikationen der vorgeschlagenen Anlage liefern, um deren Eignung nachzuweisen. Hierzu gehören technische Daten der Kameras (Auflösung, Lichtempfindlichkeit, Zoom-Funktionen), der Rekorder/Server (Speicherkapazität, Redundanz), der Übertragungsinfrastruktur (Netzwerkkapazitäten, Ausfallsicherheit) und der Software (Funktionsumfang des Video Management Systems, Analytics-Fähigkeiten). Wesentlich ist der Nachweis, dass die Anlage die Mindestanforderungen erfüllt oder übertrifft – z.B. Speicherung von mindestens 30 Tagen Video in hoher Qualität und sichere Archivierung. Der Bieter soll erklären, welche Verschlüsselungsmethoden und Zugriffskontrollen eingesetzt werden, um Datenschutz zu gewährleisten (etwa Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Videoströme, passwortgeschützte Benutzerkonten, 2-Faktor-Authentifizierung für Leitstellenzugriff). Er sollte auch erläutern, wie das System in die bestehende Sicherheitslandschaft integriert wird (Schnittstellen zu Alarmanlagen oder Zutrittskontrolle). Zusätzlich werden Qualitäts- und Sicherheitsnachweise erwartet, z.B. Herstellerzertifikate, CE-Konformitätserklärungen, ggf. Referenzen zu bereits erfolgreich installierten ähnlichen Systemen. Durch diese detaillierten technischen Angaben kann die Vergabestelle beurteilen, ob der vorgeschlagene Systemaufbau den gestellten Anforderungen technisch und qualitativ gerecht wird.

• Vorführung und Prüfungen durch den Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung eine Vorführung des angebotenen Systems oder eine Besichtigung beim Bieter durchzuführen. Die Bieter sollten darauf vorbereitet sein, die Funktionsweise ihrer Überwachungslösung zu demonstrieren – sei es durch eine Live-Demo in den eigenen Räumlichkeiten, an einem Referenzobjekt oder mittels Video-Präsentation. Dabei könnte z.B. gezeigt werden, wie ein Alarm auf der Bedienoberfläche erscheint, wie schnell Videoclips exportiert werden können oder wie die Bildqualität in unterschiedlichen Lichtsituationen ist. Ebenso kann der Auftraggeber später, während der Vertragsausführung, Stichprobenprüfungen vor Ort durchführen, um sicherzustellen, dass die installierte Anlage dem Angebot entspricht. Dies kann eine Abnahmebegehung umfassen, bei der kontrolliert wird, ob alle Kameras wie geplant installiert wurden und ob die Abdeckungsbereiche stimmen. Eventuell werden auch regelmäßige Berichte vom Auftragnehmer verlangt (z.B. ein monatlicher Betriebssicherheitsreport oder ein jährlicher Datenschutzbericht), um die kontinuierliche Einhaltung aller Anforderungen zu verifizieren. Diese Anforderungen an Demonstration und Überprüfung sollen garantieren, dass die Theorie des Angebots auch in der Praxis umgesetzt wird und der Auftraggeber jederzeit die Leistung und Konformität der Überwachungslösung nachhalten kann.

Ziel: Die Überwachungs- und Monitoring-Leistungen transparent in die Angebotsbewertung einbeziehen, um den Anbieter mit dem besten Gesamtpaket aus Sicherheit und Compliance auszuwählen.

• Muss-Kriterium Abdeckungsgrad (K.O.-Kriterium): Grundvoraussetzung für eine positive Bewertung ist, dass das Angebot die vorgeschriebenen Bereiche vollständig per CCTV abdeckt – insbesondere den Empfangsbereich (inklusive Wartezonen) sowie die Dienst- und Haupteingänge. Angebote, die in diesem Punkt Lücken aufweisen (d.h. kritische Bereiche unüberwacht lassen), werden ausgeschlossen bzw. gelten als nicht konform. Eine lückenlose Kameradeckung von Empfang, Eingängen und Lieferzonen ist ein obligatorisches Kriterium, das erfüllt sein muss. Der Auftraggeber wird hierfür die eingereichten Pläne prüfen; nur Bieter, die diese Mindestanforderung erfüllen, kommen in die engere Wahl.

• Fortschrittliche Analytik und smarte Funktionen: Bieter erhalten eine höhere Wertung, wenn sie weiterentwickelte Videoanalytik oder KI-gestützte Überwachungsfunktionen anbieten. Dazu zählen etwa intelligente Bewegungserkennung mit Klassifizierung (Mensch/Fahrzeug), Gesichts- oder Kennzeichenerkennung, automatische Erkennung von ungewöhnlichem Verhalten (z.B. Liegenbleiben von Objekten, Personenschlangen) oder Echtzeit-Alerts bei definierten Szenarien. Solche Funktionen können die Erkennungsrate von sicherheitsrelevanten Ereignissen erhöhen und das Wachpersonal entlasten. Ein System mit KI könnte beispielsweise automatisch auf loiterndes Verhalten oder unerlaubtes Betreten außerhalb der Öffnungszeiten hinweisen. Bieter, die derartige innovative Analysewerkzeuge in ihre Lösung integrieren, werden entsprechend besser bewertet, da dies einen Mehrwert für die proaktive Gefahrenabwehr darstellt.

• Bildqualität und Aufbewahrungskapazität: Proposals, die höher auflösende Kameras oder verlängerte Speicherdauer vorsehen, erhalten ebenfalls eine bessere Bewertung. Hohe Bildauflösungen (z.B. 4K-Kameras anstelle von 1080p) erlauben eine detailliertere Erkennung von Gesichtern oder Objekten, was im Ereignisfall die Identifizierung von Personen oder Vorgängen erleichtert. Auch ein größeres Speichervolumen bzw. längere Vorhaltezeiten für Videoaufzeichnungen gelten als Vorteil, sofern dies datenschutzkonform umgesetzt wird. Einige Bieter könnten z.B. anbieten, Videodaten für 60 oder 90 Tage sicher zu speichern, um dem Auftraggeber bei Bedarf eine längere Rückschau auf Vorfälle zu ermöglichen. In der Bewertung fließt positiv ein, wenn ein Bieter in diesen Punkten über das Minimum hinausgeht – etwa gestochen scharfe Videoqualität liefert oder eine sehr robuste Speicherlösung (mit Redundanz und größerer Kapazität) bereitstellt. Diese Aspekte steigern die Effektivität der Überwachung und werden daher entsprechend honoriert.

• Zusatzleistungen und Präventivmaßnahmen (Bonus): Bieter können Extrapunkte erzielen, wenn sie über die Grundanforderungen hinausgehende Leistungen anbieten, die die Überwachung proaktiver oder effektiver machen. Dazu zählt insbesondere die Einbindung von proaktiven Monitoring-Diensten, z.B. ein externer 24/7-Fernüberwachungsservice. Ein solcher Service bedeutet, dass auch außerhalb der regulären Dienstzeiten ein geschultes Fernüberwachungsteam die Kamerasigns auswertet und bei Alarmen sofort eingreift. Zum Beispiel kann bei einem nächtlichen Einbruchsversuch die externe Leitstelle umgehend über Lautsprecher Durchsagen machen und die Polizei verständigen. Die Präsenz eines solchen Services erhöht die Sicherheitswirkung enorm. Weitere positiv bewertete Zusatzleistungen könnten regelmäßige Sicherheitsreports, Schulungen des Personals im Umgang mit dem CCTV-System oder eine Garantie erweiterter Reaktionszeiten sein. Alles, was zeigt, dass der Bieter ein ganzheitliches Sicherheitskonzept bietet (Hardware + Software + Dienstleistung), wird in der Bewertung honoriert. Dies stellt sicher, dass der Zuschlag an den Anbieter geht, der nicht nur die Mindestkriterien erfüllt, sondern der Behörde den größtmöglichen Sicherheitsnutzen und Komfort in der Überwachung liefert.

Ziel: Gewährleisten, dass das gewählte Unternehmen die Überwachungsanlage während der gesamten Vertragslaufzeit zuverlässig betreibt, wartet und rechtliche sowie technische Standards kontinuierlich einhält.

• Regelmäßige Tests und vorbeugende Wartung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, regelmäßige Überprüfungen und präventive Wartungen aller CCTV-Komponenten durchzuführen. Dazu gehört ein Wartungsplan, der mindestens jährliche Inspektionen (bei sicherheitskritischen Anlagen ggf. vierteljährlich oder halbjährlich) vorsieht. Bei diesen Inspektionen sind die Kameralinsen zu reinigen, Kameragehäuse auf Beschädigungen zu prüfen, Kabel und Steckverbindungen zu kontrollieren und die Funktion der Aufzeichnung (Rekorder, Server) zu testen. Regelmäßige Wartung stellt sicher, dass das System stets optimal funktioniert, da so Komponenten, die Verschleiß zeigen, rechtzeitig repariert oder getauscht werden. Auch Software-Updates (für Kamerafirmware oder Videomanagement-Software) sollten zeitnah eingespielt werden, um Sicherheitslücken zu schließen und die Stabilität zu erhalten. Durch diese vorbeugenden Maßnahmen können Systemausfälle verhindert werden, die ansonsten Sicherheitslücken verursachen würden. Zudem verlängert eine gute Wartung die Lebensdauer des Systems und spart langfristig Kosten.

• Schnelle Reparaturmeldungen und Störungsbehebung: Sollte dennoch eine Kamera oder ein Systemteil ausfallen oder eine Störung auftreten, muss der Auftragnehmer unverzüglich Meldung machen und die Reparatur veranlassen. Es sollte definiert sein, wie Fehler erkannt werden – idealerweise überwacht das System sich selbst (Selbsttests) und meldet Ausfälle sofort an den Wartungsdienst. Auch das Empfangs- oder Sicherheitspersonal muss ein einfaches Verfahren haben, um Ausfälle dem Auftragnehmer zu melden (z.B. eine 24/7-Hotline oder ein Ticket-System). Jeder Systemausfall stellt ein Sicherheitsrisiko dar, weshalb eine vertraglich festgelegte Reaktionszeit gilt, innerhalb der eine Störung behoben sein muss (z.B. Austausch einer defekten Kamera innerhalb von 48 Stunden). Der Auftragnehmer sollte zudem Temporärlösungen anbieten, falls eine Reparatur mehr Zeit erfordert – etwa eine mobile Ersatzkamera aufstellen, bis das Original repariert ist. Alle Störungen und ergriffenen Maßnahmen sind zu dokumentieren und dem Auftraggeber zu berichten. So wird sichergestellt, dass etwaige Überwachungslücken sofort geschlossen werden und das System die geforderte Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit aufrechterhält.

• Jährliche Audits für Datenschutz und Leistung: Es sind jährliche Überprüfungen/Audits des CCTV-Systems durchzuführen, um die fortlaufende DSGVO-Compliance und die technische Performance zu verifizieren. Im Rahmen eines Datenschutz-Audits wird kontrolliert, ob das System weiterhin datenschutzkonform betrieben wird – d.h. ob z.B. die Zugriffsbeschränkungen eingehalten werden, ob das Videomaterial tatsächlich nach 30 Tagen gelöscht wird und ob alle erforderlichen Unterlagen (Verfahrensverzeichnis, DSFA, Hinweisschilder) aktuell sind. Diese Audits stellen sicher, dass die einmal etablierten Datenschutzmaßnahmen nicht im Laufe der Zeit verwässert werden. Gleichzeitig ist ein technisches Audit durchzuführen, bei dem geprüft wird, ob alle Kameras noch optimal ausgerichtet sind (Veränderungen im Empfangsbereich berücksichtigt), ob die Bildqualität den Anforderungen entspricht und ob neue Bedrohungen eventuell Anpassungen erfordern (z.B. Installation einer zusätzlichen Kamera an einer inzwischen als kritisch erkannten Stelle). Auch die Analytik- und Alarmfunktionen können getestet werden, um sicherzustellen, dass sie korrekte Ergebnisse liefern. Sollten Audits Mängel oder Verbesserungsbedarf aufzeigen, hat der Auftragnehmer zeitnah Gegenmaßnahmen zu ergreifen (etwa Nachjustierung von Kameras, Nachschulung von Personal, Aktualisierung von Software). Durch diese regelmäßigen Überprüfungen der Rechtmäßigkeit und Leistungsfähigkeit der Überwachungsanlage wird gewährleistet, dass das System über die Jahre hinweg mit gleichbleibend hoher Qualität und Compliance betrieben wird. Der Auftraggeber behält somit auch langfristig die Kontrolle darüber, dass die Überwachungslösung den vereinbarten Standard erfüllt und seine Sicherheitsziele zuverlässig unterstützt.