Kommunikationsmittel

Gegensprechanlagen ermöglichen eine sichere, freihändige Kommunikation zwischen Empfang, Gebäudesicherheit und wichtigen Fachbereichen. Sie erlauben die Prüfung von Besuchern und die Zugangskontrolle, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen.

• Zweiweg‑ und manipulationssichere Kommunikation – Die Gegensprechanlage muss zweiwegfähig sein und manipulationssicher montiert werden. Die Verbindung muss Kontrollräume, Facility Management und vom Auftraggeber definierte Abteilungen abdecken.

• Redundanz und Ausfallsicherheit – Das System muss über Redundanzen verfügen, um Ausfälle zu vermeiden (z. B. Notstromversorgung oder parallele Leitungen). Die Kommunikation muss auch bei Stromausfall oder Netzstörung gewährleistet bleiben.

• Konformität – Die Geräte müssen das CE‑Zeichen tragen und bei Video‑Integration die DSGVO‑/BDSG‑Vorgaben zur Datenerhebung erfüllen.

Bei kritischen Ereignissen (Brand, medizinischer Notfall, Sicherheitsvorfall) müssen Empfangsmitarbeitende sofort mit Sicherheit und Notdiensten verbunden sein.

• Bereitstellung von Funkgeräten oder mobilen Kommunikationsgeräten – Jeder Empfangsbereich muss mit mindestens einem Funkgerät oder sicheren Mobilgerät ausgestattet sein, das direkt mit der Sicherheitszentrale und Notdiensten verbunden ist. Moderne digitale Funkgeräte bieten Notruftasten, Lagesensoren (man‑down), Alleinarbeiter‑Überwachung und GPS‑Ortsbestimmung. Drückt die Person die Notruftaste, wird ein Alarm mit der Sender‑ID versendet; Funkgeräte können Alarm automatisch auslösen, wenn sie zu lange inaktiv sind oder flach liegen, und integriertes GPS ermöglicht es der Leitstelle, die Person zu lokalisieren. Diese Funktionen sind besonders wichtig für allein arbeitende Empfangskräfte, vor allem außerhalb der regulären Dienstzeiten.

• Regelmäßige Tests und Wartung – Funkgeräte und Mobilgeräte müssen regelmäßig getestet werden. Akkus sind gemäß Herstellerangaben zu laden und auszutauschen. Bei Defekt oder Verlust ist sofortiger Ersatz erforderlich; digitale Funkgeräte sollten aus der Ferne deaktiviert (stun) werden können, um missbräuchliche Nutzung zu verhindern.

• Datenschutz und Lizenzierung – Übermitteln Funkgeräte personenbezogene Daten (z. B. Positionen), müssen sie den DSGVO-/BDSG‑Anforderungen genügen. Sind Frequenzlizenzen erforderlich, haben Bieter die Einhaltung der nationalen Frequenzvorschriften nachzuweisen.

Ein Beschallungs‑/Durchsagesystem ermöglicht Empfangspersonal, Gebäude‑ oder zonenweite Durchsagen zu machen und Evakuierungsanweisungen auszulösen. Sprach‑Evakuierungsanlagen sind eine Erweiterung der Brandmeldeanlage und dienen als Massenbenachrichtigung bei Unwettern, Chemieunfällen oder Sicherheitsvorfällen. Anders als reine Sirenen liefern Sprachmeldungen klare Anweisungen und reduzieren Panik.

• Zugriffsrechte – Empfangskräfte müssen autorisierten Zugang zur Beschallungs‑ oder Sprach‑Evakuierungsanlage haben. Der Auftraggeber muss klare Nutzungsprotokolle definieren, um Missbrauch zu verhindern, und festlegen, wer Durchsagen genehmigt.

• Integration mit Notfallsystemen – Die Anlage muss mit Brandmelde‑ und Evakuierungssystemen gekoppelt sein. Sprach‑Evakuierungsanlagen können mit Gebäudemanagementsystemen integriert werden, um Sprachmeldungen, E‑Mail‑Warnungen und Paging zu senden.

• Zonensteuerung und Verständlichkeit – Systeme sollten eine Zoneneinteilung unterstützen, sodass Durchsagen gezielt einzelne Etagen oder Bereiche erreichen. Meldungen müssen verständlich sein; eine Batteriereserve muss den Betrieb bei Stromausfall sichern.

• Konformität – Geräte müssen das CE‑Zeichen tragen und die entsprechenden EN‑Normen (z. B. EN 54 für Sprach‑Alarmanlagen) erfüllen. Die Integration muss datenschutzkonform erfolgen, wenn bei Durchsagen oder Protokollen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Kommunikationsmittel müssen den gesetzlichen Anforderungen an Arbeitssicherheit, Datenschutz und Telekommunikation entsprechen.

• Arbeitsschutzpflichten – Nach dem ArbSchG müssen Arbeitgeber die notwendigen Mittel und eine geeignete Organisation bereitstellen, um die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Sie müssen Maßnahmen planen, die Technik, Arbeitsorganisation und andere Arbeitsbedingungen verknüpfen. Kommunikationsmittel (Telefonsysteme, Gegensprechanlagen, Funkgeräte, Beschallungsanlagen) gehören zu diesen Maßnahmen; ihr Ausfall kann eine Gefährdung darstellen.

• DGUV‑Regeln und Arbeitssicherheit – Die Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) sind verbindlich. Sie legen Standards für Notfallkommunikationsgeräte fest und schreiben regelmäßige Prüfungen und Zertifizierungen elektrischer und kommunikationstechnischer Geräte vor. Im Bürobereich müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Geräte sicher und für die Aufgabe geeignet sind.

• Datenschutzkonformität – Nach der DSGVO ist eine Aufzeichnung von Gesprächen nur zulässig, wenn alle Beteiligten ausdrücklich und informiert zugestimmt haben oder wenn die Aufzeichnung einer gesetzlichen Verpflichtung dient. Die Einwilligung darf nicht stillschweigend erfolgen und muss widerrufbar sein. Unternehmen müssen die Gesprächsteilnehmer über die Aufzeichnung informieren und Verschlüsselung, Zugriffskontrolle sowie festgelegte Speicherfristen einführen. Das BDSG ergänzt die DSGVO und verlangt u. a. die Mitbestimmung des Betriebsrats und die Möglichkeit, Aufzeichnungen zu unterbrechen.

• Telekommunikationsstandards und CE‑Zertifizierung – Alle Kommunikationsgeräte müssen das CE‑Zeichen tragen, das die Einhaltung der EU‑Vorgaben zu Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bestätigt. Je nach Gerät gelten spezielle EU‑Richtlinien (z. B. Funkanlagenrichtlinie 2014/53/EU) und EN‑Normen (z. B. EN 54 für Sprach‑Alarmanlagen). Bieter müssen Konformitätserklärungen vorlegen und aktuell halten.