Empfangsarbeitsplatz

Ziel: Schutz sensibler Materialien und geordnete Arbeitsabläufe durch geeignete, sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten am Empfang sicherstellen.

• Abschließbare Fächer für sicherheitsrelevante Utensilien: Der Empfangsarbeitsplatz muss über abschließbare Schubladen, Schränke oder Fächer verfügen, um sensible und betriebsrelevante Gegenstände sicher zu verwahren – hierzu zählen Besucher- und Mitarbeiterausweise, Schlüssel, Besuchsprotokolle, Übergabeformulare und vertrauliche Dokumente. Ausreichender Stauraum ist unerlässlich für einen gut organisierten Empfang – ideal ist ein Möbelentwurf mit Regalen und abschließbaren Schubladen in ausreichender Zahl. Abschließbare Fächer stellen sicher, dass sensible Materialien (z.B. Ausweise oder Dokumente mit personenbezogenen Daten) geschützt sind, wenn der Empfang unbeaufsichtigt ist, und unterstützen die Einhaltung des Datenschutzes (etwa indem Gästelisten oder Formulare außerhalb der Geschäftszeiten weggeschlossen werden). In sicherheitskritischen Umgebungen sollte erwogen werden, einen Safe oder ein Wertfach im Empfangstresen zu integrieren, um Wertsachen oder besonders wichtige Schlüssel aufzubewahren. Grundsätzlich gilt, dass physische Unterlagen mit vertraulichen Informationen in verschlossenen Schubladen aufbewahrt werden und elektronische Daten durch Passwörter/Verschlüsselung geschützt sein müssen Solche Maßnahmen verhindern unbefugten Zugriff und vermitteln Gästen wie Mitarbeitern das Gefühl, dass am Empfang stets auf Sicherheit geachtet wird.

• Geordnete Ablage & Protokollierung: Es sollten klare Protokolle und dedizierte Ablageflächen für die Lagerung und Ausgabe von Gegenständen existieren. Beispielsweise können Besucherbadge-Karten in einer beschrifteten, abschließbaren Schublade aufbewahrt werden; für Paketbelege und Lieferdokumente bietet sich ein spezifisches Ablagefach oder Ordner an; ein Tresor oder abschließbarer Schrank kann genutzt werden, um hochpreisige Gegenstände oder verlorene Fundstücke sicher zu verwahren. Die Richtlinie fordert eine klare Trennung verschiedener Aufbewahrungsarten – persönliche Gegenstände des Personals sind separat von dienstlichen/ sicherheitsrelevanten Materialien zu lagern. Praktisch bedeutet dies, dass z.B. Garderobe, Taschen oder Privatgegenstände der Empfangskraft (Jacken, Handtaschen, etc.) nicht in denselben Schubladen liegen wie Besucherausweise oder Unterlagen. Hierfür sollte es entweder persönliche Staufächer (Spind, Garderobenschrank) in Empfangsnähe geben oder klar definierte Schubladen nur für persönliche Dinge. Diese Trennung verhindert Unordnung und Verwechslungen zwischen privaten und dienstlichen Utensilien und trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild bei. Das Empfangspersonal sollte zudem angewiesen sein, mit sensiblen Gegenständen nach definierten Verfahren umzugehen: Zum Beispiel mittels Übergabeprotokoll beim Ausgeben und Rücknehmen von Schlüssel oder Ausweisen, tägliches Abschließen vertraulicher Dokumente in den vorgesehenen Fächern sowie die Einhaltung der DSGVO bei Umgang mit Besucherdaten (z.B. Vermeidung offen herumliegender Personallisten).

• Kapazität und Zugriff: Die bereitgestellten Stauräume müssen vom Volumen her den Anforderungen des Empfangs entsprechen und für das Personal leicht zugänglich sein. Ausreichend Schränke und Schubladen für alle wichtigen Utensilien – etwa Gästemeldescheine, Broschüren, Büromaterial, Paketlisten – sollen vorhanden sein. Dadurch bleibt die Arbeitsfläche auf dem Tresen frei von Unterlagen, und die Empfangskraft kann benötigte Dinge schnell entnehmen, was einen zügigen Service ermöglicht. Elemente wie verstellbare Einlegeböden oder Auszugskörbe helfen, den Raum optimal zu nutzen und den Zugriff zu erleichtern. Häufig benötigte Dinge (z.B. Besucherliste, Stempel, Zugangskarten-Lesegerät) sollten in Armlänge der Empfangskraft positioniert sein, um unnötiges Bücken oder Strecken zu vermeiden. Weniger oft benötigtes Material kann in benachbarten Schränken gelagert werden. Alle Stauraumelemente müssen gefahrlos zu öffnen und zu schließen sein, ohne in den Gang hinein zu ragen oder Verletzungsgefahren zu verursachen (hier bieten sich z.B. gedämpfte Selbsteinzüge und flache Griffe an). Durch die Umsetzung solch durchdachter, sicherer Stauraumlösungen kann der Empfang sensible Materialien schützen (Diebstahl- oder Datendiebstahlgefahr minimieren) und dauerhaft ein aufgeräumtes, professionelles Erscheinungsbild bewahren.

Ziel: Einen zuverlässigen technischen Rahmen am Empfangsarbeitsplatz bereitstellen, der alle Anforderungen des Empfangsbetriebs (Kommunikation, Sicherheit, IT) unterstützt und Ausfälle vermeidet.

• Stromversorgung und Backup: Der Empfangsarbeitsplatz muss mit einer ausreichenden Anzahl an Stromanschlüssen (Schutzkontakt-Steckdosen bzw. Stromschienen mit Überspannungsschutz) ausgestattet sein, um Computer, Monitore, Telefone, Drucker und sonstige Geräte zu betreiben. Es sollen genügend Reserve-Steckdosen vorhanden sein, damit bei einem zusätzlichen Gerät oder Ausfall einer Dose kein Engpass entsteht. Die Kabel sind sauber zu verlegen (z.B. durch Kabelkanäle, Kabelführungen im Möbel), um Stolperfallen und einen unordentlichen Eindruck zu vermeiden. Für sicherheitskritische Bereiche (z.B. wenn der Empfang Zugangskontrollsysteme überwacht) ist eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) vorzusehen, damit essentielle Systeme (Computer, elektronische Türsteuerungen, Alarmpanels) bei Stromausfall weiterlaufen. Die Kapazität der USV muss ausreichen, um die kritischen Geräte bis zum geordneten Herunterfahren oder über kurze Ausfälle hinweg zu betreiben. Alle elektrischen Installationen müssen den Sicherheitsnormen entsprechen (z.B. VDE-Bestimmungen): keine Überlastung von Stromkreisen, Verwendung nur geprüfter Komponenten, Vermeidung provisorischer Mehrfachsteckdosen-Lösungen. Zusätzlich sollten Geräte mit hohem Stromverbrauch (wie Heizlüfter oder Wasserkocher, falls am Empfang erlaubt) über separate, abgesicherte Stromkreise betrieben werden, um das Auslösen von Sicherungen oder Brandgefahren zu verhindern.

• Daten- und Kommunikationstechnik: Es ist eine zuverlässige Anbindung aller IT- und Kommunikationssysteme am Empfang sicherzustellen. Dazu gehört in der Regel ein fest installierter Netzwerkanschluss (LAN) für den Empfangscomputer und etwaige IP-Telefone, ggf. ein analoger Telefonanschluss oder eine Leitstelle für Gegensprechanlagen, sowie Schnittstellen zu Gebäudeleittechnik (z.B. Türöffner, Schrankensteuerungen). Die Netzwerk-Infrastruktur muss Anwendungen wie Besuchermanagement, Mitarbeiterverzeichnis, E-Mail und Zutrittskontroll-Software stabil unterstützen. In Umgebungen mit hohem Sicherheitsanspruch sollte redundante Kommunikation erwogen werden (z.B. ein zweiter unabhängiger Internetzugang oder Mobilfunkrouter für den Empfangs-PC, bzw. ein analoges Telefon zusätzlich zum VoIP). Falls vom Empfang aus Videoüberwachung (CCTV) oder Alarmanlagen bedient werden, müssen deren Bedienkonsolen oder Monitore ergonomisch und technisch integriert sein – mit entsprechenden Anschlüssen und Strom hinter dem Tresen. Eine WLAN-Abdeckung sollte im Empfangs- und Wartebereich vorhanden sein (oft wird Gästen WLAN angeboten), jedoch muss sie sicherheitstechnisch so eingerichtet sein, dass interne Systeme geschützt bleiben. Sämtliche technische Geräte (PCs, Monitore, Drucker, Scanner für Ausweise etc.) sind so anzuordnen, dass sie bequem nutzbar und wartbar sind, wobei auf ausreichende Belüftung geachtet wird (Luftschlitze an Technikschränken dürfen nicht blockiert sein, um Überhitzung vorzubeugen). Insgesamt muss die technische Ausstattung gewährleisten, dass die Empfangskraft sämtliche Aufgaben – vom Einchecken eines Besuchers über Telefonate bis zur Sicherheitsalarmierung – ohne technische Einschränkungen und Verzögerungen erfüllen kann.

• Beleuchtung und Sichtverhältnisse: Die Beleuchtung am Empfangsarbeitsplatz ist so zu gestalten, dass sie sowohl der Arbeitssicherheit als auch einer einladenden Atmosphäre dient. Der Schreibtisch und der unmittelbare Umgebungsbereich müssen gut ausgeleuchtet sein, damit Dokumente, Ausweiskontrollen und Bildschirme klar erkennbar sind – jedoch ohne Blendwirkung für die Empfangskraft oder Besucher. Richtwert ist eine Beleuchtungsstärke von etwa 300 Lux auf der Arbeitsfläche des Empfangstresens. Gegebenenfalls können zusätzliche Arbeitsleuchten (z.B. LED-Schwanenhalslampen unter dem Tresenüberhang oder am Monitor) eingesetzt werden, um Beleuchtung gezielt zu verstärken, während allgemeine Deckenleuchten für eine gleichmäßige Grundhelligkeit sorgen. Es ist darauf zu achten, dass keine störenden Reflexionen auf den Monitoren entstehen; Leuchten mit Diffusor oder indirekte Beleuchtung sind vorzuziehen. Die Beleuchtung muss den Vorgaben der ASR A3.4 “Beleuchtung” entsprechen (z.B. ausreichende Beleuchtungsstärke für Bildschirmarbeitsplätze, Blendungsbegrenzung UGR ≤ 19–22 im Arbeitsbereich). Notbeleuchtung ist vorzusehen, sodass der Empfangsbereich im Falle eines Stromausfalls ausreichend hell bleibt, um einen sicheren Weg nach draußen zu finden (hier greifen die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung und DIN EN 1838 für Sicherheitsbeleuchtung). Auch die gestalterische Komponente der Beleuchtung ist wichtig: Warmweißes Licht (z.B. 3000–4000 K) schafft eine freundliche Atmosphäre; zu grelles oder flackerndes Licht ist zu vermeiden. Wenn der Bereich viel Tageslicht hat, sollen Blend- und Sonnenschutzeinrichtungen (Jalousien, Folierungen) vorhanden sein, damit weder Mitarbeiter noch Besucher von direkter Sonne beeinträchtigt werden.

• Klimatisierung und sonstige Haustechnik: Da der Empfang oft im Eingangsbereich liegt und z.B. durch öffnende Türen Zugluft oder Temperaturschwankungen auftreten können, ist für eine angemessene Heizung, Lüftung und Klimatisierung am Arbeitsplatz zu sorgen (Einhaltung ASR A3.5 “Raumtemperatur” und ASR A3.6 “Lüftung”). Der Empfangsbereich sollte so gestaltet sein, dass Zugluft reduziert wird (z.B. durch einen Windfang oder Luftschleieranlagen an der Tür). Die Raumtemperatur am Empfang muss im vorgeschriebenen Komfortbereich liegen (üblicherweise 20–22 °C in Büroumgebung); bei Bedarf sind zusätzliche Maßnahmen wie ein Deckenschleierheizer im Eingang oder ein thermostatgeregelter Heizkörper in Empfangsnähe vorzusehen. Die Lüftung muss ausreichenden Frischluftaustausch gewährleisten – besonders relevant, wenn viele Besucher kommen (CO₂-Anstieg) oder der Empfang abgeschlossener ist; hier kann eine mechanische Lüftung oder Klimaanlage nötig sein. Falls der Empfangsmitarbeiter zusätzliche Hilfsmittel zur Klimakontrolle nutzt (kleiner Ventilator im Sommer, Heizteppich im Winter), müssen diese sicher betrieben werden (z.B. Lüfter mit Fingerschutzgitter, Heizgerät nur mit Kippschutz und auf feuerfester Unterlage). Alle Versorgungsleitungen (Strom, Daten, eventuell Wasser falls eine Wetterschleuse oder Pflanzenbewässerung im Empfang ist) müssen fachgerecht verlegt und gegen Beschädigung geschützt sein. Die technische Infrastruktur im Ganzen soll gewährleisten, dass der Empfangsarbeitsplatz unter allen Umgebungsbedingungen funktionsfähig und für Mitarbeiter wie Besucher komfortabel bleibt.

Ziel: Bereitstellung von Mobiliar, das Komfort und Langlebigkeit für das Personal gewährleistet und zugleich ein professionelles Erscheinungsbild gemäß den Unternehmensstandards vermittelt.

• Ergonomischer Sitzplatz: Der Empfangsstuhl (bzw. die Sitzgelegenheit) muss für langandauernden komfortablen Sitz ausgelegt sein und ergonomischen Normen entsprechen (z.B. DIN EN 1335 für Bürostühle). Empfangsmitarbeiter verbringen oft viele Stunden an ihrem Platz, daher sollte der Stuhl in allen relevanten Aspekten verstellbar sein – Sitzhöhe, Rückenlehnenneigung, Lordosenstütze und Armlehnenhöhe – um sich an unterschiedliche Nutzer anpassen zu lassen. Falls der Tresen auf Stehhöhe ausgelegt ist, ist eine hohe Steh-/Sitzhilfe oder ein Hochstuhl mit Fußring (bzw. besser einer separaten Fußstütze) bereitzustellen. Dies ermöglicht es dem Mitarbeiter, auch im Sitzen eine erhöhte Position einzunehmen, sodass er Besuchern auf Augenhöhe begegnen kann, ohne ständig aufzustehen. Die Sitzpolsterung sollte ausreichend dick und atmungsaktiv sein; die Bezugsstoffe müssen strapazierfähig und leicht zu reinigen sein (idealerweise austauschbare oder abwaschbare Bezüge). Der Stuhl sollte aus Sicherheitsgründen eine stabile Fünfpunkt-Rollbasis haben; sind Rollen vorhanden, müssen diese zum Bodenbelag passen (gebremste Rollen auf hartem Boden, weiche Rollen auf Teppich, um ungewolltes Wegrollen zu verhindern). Sollte der Empfangsarbeitsplatz von einem Mitarbeiter mit Behinderung genutzt werden (z.B. Rollstuhlfahrer), ist dies bei der Gestaltung zu berücksichtigen: Entweder durch ausreichend Platz für den eigenen Rollstuhl oder einen höhenverstellbaren Tischabschnitt, der mit einem Rollstuhl unterfahren werden kann. Da in vielen Fällen mehrere Empfangskräfte im Schichtdienst arbeiten, muss das Mobiliar einen schnellen, einfachen Wechsel der Einstellungen ermöglichen, damit jeder Mitarbeiter rasch seine optimale Arbeitsposition einstellen kann.

• Empfangstresen und Arbeitsflächen: Der Empfangstresen selbst sollte aus robusten, hochwertigen Materialien gefertigt sein, die der täglichen Beanspruchung standhalten. Tischplatten und Thekenoberflächen müssen kratzfest, fleckunempfindlich und leicht zu reinigen sein (geeignete Materialien sind z.B. HPL-Schichtstoff, Kompaktlaminat, Mineralwerkstoff, Metall oder hochwertiges Holz mit versiegelter Oberfläche). Alle Kanten sind nach Möglichkeit gerundet oder gefast auszuführen, um Verletzungen und Abnutzung vorzubeugen. Die gesamte Konstruktion muss standsicher und verwindungssteif sein – kein Wackeln oder Nachgeben, selbst wenn sich jemand darauf abstützt. Haltbarkeit ist ein zentrales Kriterium: Zum Einsatz kommen sollte nur möblierter Objektbau (kein Haushaltsmobiliar), das für hohe Nutzungsfrequenz ausgelegt ist, damit weder Mechanik (Schubladenauszüge, Türscharniere) noch Oberflächen vorzeitig Verschleiß zeigen. Der Tresen sollte außerdem über integriertes Kabelmanagement verfügen (z.B. Kabeldurchlässe, verdeckte Kabelführungen entlang von Tischwänden), um technische Leitungen unsichtbar und geordnet zu halten. Falls Sichtschutz- oder Zierelemente am Tresen verwendet werden (etwa ein Modesty Panel an der Besucherfront oder Seitenwände), sollten diese ebenfalls robust sein – z.B. aus MDF mit Schichtstoff, Sicherheitsglas oder gepolstertem Stoff. Insbesondere Glas- oder Acrylelemente sind in ESG-Qualität (Einscheibensicherheitsglas) oder VSG (Verbundsicherheitsglas) auszuführen, um Verletzungsgefahr bei Bruch zu minimieren. Das Mobiliar sollte auch relevante Brandschutzvorgaben erfüllen: Wenn großflächige Verkleidungen aus Holz oder Textil vorhanden sind, ist mindestens Schwerentflammbarkeit gemäß B1 nach DIN 4102 empfehlenswert. Insgesamt muss das Möbelstück im Betrieb formstabil und funktional bleiben – Schubladen dürfen nicht klemmen, höhenverstellbare Elemente müssen auch nach Jahren noch zuverlässig funktionieren. Die Pflegeleichtigkeit (resistente Oberflächen gegenüber Reinigungsmitteln, keine empfindlichen Lacke) ist ebenso einzukalkulieren, da der Empfang täglich gereinigt wird.

• Akustische Gestaltung: Empfangsbereiche sind häufig geräuschintensiv (Telefonklingeln, mehrere Gespräche, Hintergrundgeräusche in der Lobby). Daher sollte der Empfangsarbeitsplatz unter akustischen Gesichtspunkten optimiert werden, um den Lärmpegel für Mitarbeiter und wartende Besucher zu reduzieren. Sofern möglich, können schallabsorbierende Materialien eingesetzt werden – z.B. eine schallgedämmte Frontverkleidung des Tresens aus Stoff, Filz oder Lochblech mit Akustikeinlage. Auch Teppichboden oder Akustikdecken im Wartebereich tragen zur Schallreduktion bei (fallen jedoch eventuell nicht in den direkten Lieferumfang der Empfangsmöblierung, sind aber Teil der Gesamtgestaltung). Wichtig ist, dass die Empfangskraft in der Lage ist, Telefonate und Gespräche klar zu verstehen, ohne die Stimme stark heben zu müssen. Ebenso sollten die Geräusche, die am Empfang entstehen, in benachbarten Büros oder Bereichen gedämpft ankommen. Möbeltechnisch bedeutet das, auf klappernde Elemente zu verzichten (z.B. keine lose aufgelegten Metallteile) und ggf. Türdämpfer, gedämpfte Schubladeneinzüge etc. vorzusehen. Falls im Empfangsbereich Hintergrundmusik oder eine Lautsprecherdurchsage vorhanden ist, muss dies fein abgestimmt werden, um die Kommunikation am Empfang nicht zu stören. Ziel ist es, trotz hohem Publikumsverkehr ein akustisch angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen, was letztlich auch den professionellen Eindruck verbessert.

• Design und Corporate Identity: Neben Funktionalität soll das Mobiliar auch die Unternehmensidentität widerspiegeln und optisch zum Gesamtkonzept des Empfangs passen. Das bedeutet, dass Formgebung, Farben und Materialauswahl mit dem Corporate Design und der Innenarchitektur des Gebäudes harmonieren sollen. Beispielsweise kann bei einem modernen Unternehmen eine puristisch-helle Theke mit klarem Design und integriertem Firmenlogo zum Einsatz kommen, während bei einem traditionellen Unternehmen vielleicht Holzdekore in Firmenfarbe und eine klassische Form gewählt werden. In allen Fällen muss jedoch das Erscheinungsbild professionell und aufgeräumt sein – die dem Besucher zugewandte Seite des Tresens sollte keine losen Unterlagen, Kabel oder persönliche Gegenstände zeigen. Nur notwendige Elemente (z.B. eine dezente Klingel, ein kleines Namensschild oder Firmenlogo) sollten sichtbar sein. Besucherwartebereiche (Stühle, Sitzgruppen) gehören zum Gesamtbild: auch hier sind Qualität und Einheitlichkeit gefragt (feuerhemmende Polster, robustes Material, gepflegter Zustand). Da diese Richtlinie Teil einer Ausschreibung ist, sollten Bieter in ihrem Angebot beschreiben, wie das vorgeschlagene Mobiliar den Designanforderungen gerecht wird, und Muster für Dekore/Farben anbieten. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass Änderungen im Corporate Design während der Nutzungszeit auftreten könnten; das Mobiliar sollte daher (in zumutbarem Maße) anpassungsfähig sein – z.B. austauschbare Frontpaneele für Farbwechsel oder anbringbare neue Logos, ohne das ganze Möbel ersetzen zu müssen. In Summe hat die Empfangsmöblierung so beschaffen zu sein, dass sie dem Besucher einen hochwertigen und dem Unternehmensimage entsprechenden Eindruck vermittelt, gleichzeitig aber alle ergonomischen und sicherheitstechnischen Funktionen erfüllt.

Ziel: Sicherstellen, dass der Empfangsarbeitsplatz Besucherbetreuung (Getränke, Infomaterial) unterstützt und Informationsmaterialien ordentlich sowie markenkonform bereitgestellt werden können.

• Sichere Lagerung von Service-Artikeln: Der Empfang dient oft auch der Gastfreundschaft, z.B. durch Angebot von Getränken oder kleinen Annehmlichkeiten, sowie als Verteiler von Informationsmaterial. Der Arbeitsplatz sollte daher über eigenen, organisierten Stauraum für diese Service-Artikel verfügen. Beispielsweise empfiehlt es sich, einen kleinen Schrank oder ein Fach im oder am Tresen vorzusehen, in dem Getränkevorräte (Wasserflaschen, Kaffeekapseln, Teebeutel), saubere Tassen/Gläser, Servietten usw. hygienisch gelagert werden können. Diese Lagerung muss den Lebensmittelhygiene-Vorgaben entsprechen (leicht zu reinigen, geschützt vor Staub und Ungeziefer durch Türen oder Deckel) und – sofern hochwertige Artikel oder Alkoholika gelagert werden – ebenfalls abschließbar sein, um Missbrauch vorzubeugen. Falls am Empfang Geräte wie ein Kaffeevollautomat oder Wasserspender betrieben werden, sind diese fest und sicher aufzustellen, regelmäßiger Reinigung zu unterziehen und technisch so abzusichern, dass keine Gefahr durch Wasser (Überschwemmung) oder Strom (Isolationsfehler) entsteht. Ein Wasserkocher beispielsweise sollte grundsätzlich auf einer feuerfesten, kippgeschützten Fläche positioniert sein und nach Benutzung vom Strom getrennt werden. Alle Service-Artikel sollten außerhalb des direkten Besucherblickfelds verstaut sein, um einen professionellen Eindruck zu wahren – aber dennoch für das Personal schnell greifbar. Wichtig ist auch, dass stets genug Vorrat vorhanden ist (Bevorratung), um Gästen jederzeit etwas anbieten zu können, was wiederum positiv auf die Vorbereitung des Unternehmens zurückfällt.

• Bereitstellung von Besucherinformationen: Der Empfangsbereich sollte ausreichend Platz zur geordneten Bereithaltung von Informationsmaterial für Besucher bieten. Dazu zählen Firmenbroschüren, Magazine, Visitenkarten, Eventprogramme oder Formulare (z.B. Anmeldeformulare, Sicherheitsanweisungen). Die Möblierung kann hierfür spezielle Elemente aufweisen: etwa Broschürenfächer oder Prospekthalter an der Vorderseite des Tresens oder an der Wand in der Nähe, die dem Besucher zugänglich sind. Alternativ können flache Schubladen oder Fächer auf der Mitarbeiterseite vorgesehen werden, aus denen das Personal die Materialien bei Bedarf hervorholt. Wichtig ist, dass diese Materialien ordentlich und ansprechend präsentiert werden – z.B. keine losen Papierstapel, sondern sortiert in passenden Haltern. Großzügiger Stauraum für essenzielle Unterlagen (wie Gästekarten, Formulare und Büromaterial) sorgt dafür, dass alles Nötige griffbereit ist und der Tresen dennoch aufgeräumt bleibt. Digitale Informationsanzeigen sind ebenfalls möglich (etwa ein Bildschirm mit Begrüßungstext oder Lageplan), sollten aber in das Design integriert sein, ohne die Hauptaufgabe des Empfangs zu stören. Alle bereitgelegten Informationen sollten im Corporate Design gehalten sein (gleiches Logo, Farbwelt) und regelmäßig aktualisiert werden (veraltete Flyer entfernen, neue Editionen bereitstellen).

• Trennung von Hospitality und Sicherheit: Wesentlich ist die strikte Trennung zwischen hospitality-bezogenen Utensilien und sicherheitsrelevanter Aufbewahrung (vgl. Abschnitt Sichere Aufbewahrungslösungen). Das bedeutet: Getränke, Snacks, Werbegeschenke etc. haben nichts in den gleichen Fächern zu suchen wie Ausweiskarten, Schlüssel oder Vertrauliches. Die Richtlinie fordert unterschiedliche Schubladen/Schränke für diese Bereiche – zum Beispiel einen bestimmten Schrank im unteren Teil des Tresens nur für Bewirtungsartikel und Besucherbroschüren, getrennt von den abschließbaren Schubladen mit Sicherheitsmaterial. Dadurch wird nicht nur die Übersicht erhöht, sondern auch die Gefahr minimiert, dass jemand aus Versehen an vertrauliche Dinge gelangt, wenn er z.B. nur eine Broschüre oder Serviette entnehmen möchte. Zudem bleibt so die Aufmerksamkeit des Empfangspersonals klar – sensibleres bleibt sicher verstaut, während man Gästen den Zugang zu ungefährlichen Materialien (wie Prospekten) erlauben kann.

• Verbesserung des Besuchererlebnisses: Der Empfangsarbeitsplatz sollte insgesamt darauf ausgerichtet sein, ein angenehmes Besuchererlebnis zu unterstützen. Dazu gehört, dass die Empfangskraft ohne großen Aufwand einem Gast etwas anbieten kann oder Informationen bereitstellen kann. Das Angebot einfacher Erfrischungen wie Wasser oder Kaffee (wo dies dem Unternehmensstil entspricht) kann das Gasterlebnis deutlich verbessern. Entsprechend muss der Arbeitsplatz (oder ein angrenzendes Sideboard) es ermöglichen, solche Angebote prompt zu machen, ohne den Empfang unbesetzt zu lassen. Beispielsweise könnte eine kleine Minibar oder ein Kühlschrank im Einrichtungsverbund vorgesehen sein – dieser sollte leise arbeiten, unauffällig verbaut sein und von vorne nicht direkt einsehbar (ggf. hinter einer Möbeltür). Auch ein Mülleimer für gebrauchte Becher oder Ähnliches sollte vorhanden, diskret platziert und feuersicher (selbstschließender Deckel) sein. Letztlich muss der Empfangsarbeitsplatz die Balance halten zwischen Gastfreundschaft und Professionalität: Alles, was ein Besucher brauchen könnte, ist vorhanden und in gutem Zustand, aber die Lagerung ist ordentlich und vom Ablauf her so gestaltet, dass der Service reibungslos und zügig erfolgen kann – was wiederum ein positives Bild des Unternehmens vermittelt.

Ziel: Ausrichtung der Gestaltung und Nutzung des Empfangsarbeitsplatzes an allen relevanten Arbeitsstätten-, Sicherheits- und Barrierefreiheitsvorschriften, insbesondere deutschen/europäischen Normen, soweit für das Projekt anwendbar.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Der Empfangsarbeitsplatz muss den Vorgaben der deutschen Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und deren Technischen Regeln entsprechen. Dazu gehört die Erfüllung der allgemeinen Schutzziele für sichere und gesundheitgerechte Arbeitsstätten (§§ 3–4 ArbStättV) sowie der einschlägigen Bestimmungen im Anhang der Verordnung. Wichtige Aspekte sind u.a. ausreichende Fläche, angemessene Verkehrswege, gute Beleuchtung, Klima und ergonomische Arbeitsbedingungen am Empfang. Beispielsweise fordern ArbStättV und ASR A1.2 bestimmte Mindestmaße für Arbeitsplätze – die in der Planung berücksichtigten 1,5 m² Bewegungsfläche entsprechen diesen Vorgaben. Da der Empfangsplatz in aller Regel ein Bildschirmarbeitsplatz ist, müssen auch die Bildschirmarbeitsverordnung (inzwischen in ArbStättV integriert) bzw. entsprechende EU-Richtlinien beachtet werden – z.B. bezogen auf die Bildschirmgestaltung, Reflexionsvermeidung und Pausenregelungen (letzteres obliegt der Betriebsorganisation). Der Arbeitgeber bzw. Bieter muss gem. ArbStättV § 3 eine Gefährdungsbeurteilung für den Empfangsarbeitsplatz erstellen (oder vorlegen). Darin sind mögliche Gefährdungen (z.B. Durchzug, Publikumsverkehr, einseitige Körperhaltungen) zu ermitteln und geeignete Maßnahmen festzulegen. Das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung ist zu dokumentieren (§ 6 ArbSchG). Bei der Gestaltung des Empfangs sollten die Technischen Regeln für Arbeitsstätten hinzugezogen werden (wie in ArbStättV § 4 genannt) – insbesondere ASR A1.2 (Raumabmessungen), ASR A3.4 (Beleuchtung), ASR A3.5 (Raumtemperatur), ASR A3.7 (Lärm), etc., sowie ASR V3a.2 zur Barrierefreiheit, um die bauliche und ausstattungsmäßige Konformität sicherzustellen. Alle diese Anforderungen müssen im Konzept des Bieters ausdrücklich berücksichtigt und eingehalten werden. Eine Nichterfüllung wesentlicher ArbStättV-Forderungen (z.B. zu geringe Bewegungsfläche, fehlender Sichtkontakt ins Freie falls erforderlich, keine Möglichkeit zum Sitzen) würde zur Nichtzulassung des Angebots führen.

• Unfallverhütungsvorschriften (DGUV): Die Gestaltung und der Betrieb des Empfangsbereichs müssen den einschlägigen Regeln der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) bzw. der Berufsgenossenschaften genügen. Insbesondere ist auf die DGUV-Regel 115-401 “Branche Bürobetriebe” hinzuweisen, die ein eigenes Kapitel zum Empfangsbereich enthält und rechtliche Grundlagen (§§ 3–4 ArbStättV i.V.m. Anhang) sowie Hinweise zur Einrichtung von Empfangsarbeitsplätzen gibt. Diese Regel – in Verbindung mit Publikationen wie DGUV Information 215-410 (“Bildschirm- und Büroarbeitsplätze – Leitfaden für die Gestaltung”) – fordert z.B., dass im Empfang auch bei häufigem Stehen eine Sitzmöglichkeit vorhanden sein muss, Arbeitsflächen bestimmte Mindestgrößen haben und Zugluft vermieden wird. Bieter sollen in ihrem Konzept auflisten, welche DGUV-Vorschriften berücksichtigt wurden (z.B. DGUV Vorschrift 1, DGUV Regel 100-500 Kapitel 2.4 für Bürotätigkeiten etc.). Auch branchenspezifische Regeln können relevant sein: z.B. in einem Empfang eines Sicherheitsdienstes DGUV V23 (Wach- und Sicherungsdienste) oder im Empfang eines medizinischen Bereichs BGW-Regeln. Generell soll das Angebot aber DGUV-konform sein, was in der Regel gewährleistet ist, wenn alle ArbStättV-Anforderungen und ASR eingehalten werden und das Personal unterrichtet wird. Der Bieter sollte ferner erläutern, wie er laufend die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften sicherstellt – etwa durch regelmäßige Unterweisungen des Empfangspersonals (Themen: ergonomisches Arbeiten, Heben/Tragen von Paketen, Verhalten bei aggressiven Besuchern). Für die Auftraggeberseite kann die Referenz auf DGUV-Regeln in der Ausschreibung auch von Vorteil sein, um nachprüfen zu können, ob der Bieter alle Sicherheitsaspekte bedacht hat.

• Brandschutz und elektrische Sicherheit: Der Empfangsarbeitsplatz darf nicht gegen Brandschutzauflagen verstoßen. Seine Platzierung und Bauweise müssen sicherstellen, dass Flucht- und Rettungswege frei und erkennbar bleiben (ASR A2.3). Die Konstruktion des Tresens sollte, sofern er fest eingebaut ist, entweder nicht brennbar (A2) oder mindestens schwer entflammbar (B1 nach DIN 4102) sein, um im Brandfall nicht als Brandbeschleuniger zu wirken. Werden Polsterelemente oder Vorhänge eingesetzt, müssen diese ebenfalls schwer entflammbar sein (DIN 4102 B1 oder DIN 66084 P-a bei Polstern). Alle Kabel und elektrischen Geräte sind nach VDE und Arbeitsschutzstandards zu installieren – d.h. keine offenen Mehrfachstecker auf dem Boden, sondern feste Installation oder geprüfte Steckdosenleisten, die gegen Verrutschen gesichert sind. Speziell muss auf Überhitzungsschutz geachtet werden: beispielsweise dürfen elektronische Geräte nicht in geschlossenen Fächern ohne Lüftung betrieben werden. Es empfiehlt sich, in der Nähe des Empfangs einen geeigneten Feuerlöscher bereitzustellen (z.B. 6 kg ABC-Pulverlöscher oder 5 kg CO₂-Löscher, wobei CO₂ in engen Räumen Vorsicht verlangt) – im Brandschutzkonzept sollte der Empfang als Brandabschnitt betrachtet werden, wo oft Technik und evtl. Papier zusammenkommen. Die Kabelführung sollte so erfolgen, dass Schmorbrand-Risiken minimiert werden (hochwertige Kabel, keine Quetschungen in Durchführungen). Ist eine Kaffeemaschine am Empfang, so muss diese ebenfalls brandsicher aufgestellt sein, wie oben erwähnt (feuerfeste Unterlage, sicherer Stand). Sollte der Empfang temporär unbeaufsichtigt sein (z.B. nachts), sind alle nicht benötigten elektrischen Geräte abzuschalten, um Brandrisiken zu mindern – dies kann durch eine zentral ausgeschaltete Steckdosenleiste erfolgen. Zusammenfassend muss das Angebot deutlich machen, dass Feuer- und Elektrosicherheit integraler Bestandteil der Arbeitsplatzgestaltung sind.

• Barrierefreiheitsvorgaben: Die vollständige Einhaltung der DIN 18040 (Barrierefreies Bauen) ist verbindlich. Zusammen mit der ASR V3a.2 “Barrierefreie Arbeitsstätten” bedeutet dies, dass sowohl der Arbeitsplatz als auch der umgebende Bereich barrierefrei zugänglich sein müssen. In den Abschnitten zur Ergonomie & Barrierefreiheit wurden die praktischen Umsetzungen bereits beschrieben (u.a. unterfahrbarer Tresenabschnitt, Bewegungsflächen, optische und akustische Hilfen). Der Bieter muss in seinem Konzept explizit darlegen, wie diese Anforderungen erfüllt werden – z.B. “Thekenabsenkung auf 78 cm über OKF für Rollstuhlfahrer, unterfahrbar 30 cm tief bei 67 cm Höhe” oder “induktive Höranlage im Empfang integriert” etc. Zudem sind etwaige öffentliche Bereiche (falls der Empfang z.B. als öffentlich zugänglicher Informationspunkt dient) gemäß DIN 18040-1 auszustatten, was z.B. taktile Leitsysteme oder gut sichtbare Beschilderungen einschließt. Sollte in internationalen Zusammenhängen die ADA (Americans with Disabilities Act) oder andere Normen angeführt werden, gilt in Deutschland dennoch DIN 18040 als gleichwertig oder strenger – der Bieter kann aber erwähnen, dass der Entwurf auch ADA-konform wäre (typischerweise decken sich viele Anforderungen, wie 80 cm maximale Tresenhöhe, 68–70 cm Beinfreiheit, 1,5 m Wendekreis). Wichtig ist ferner die Einhaltung des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) und ggf. Landesbauordnungs-Vorschriften zu Barrierefreiheit, falls das Gebäude öffentlich zugänglich ist.

• Weitere gesetzliche Vorgaben: Darüber hinaus muss der Empfangsarbeitsplatz allen sonstigen einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen genügen. Dazu gehören das Arbeitsschutzgesetz und z.B. die Bildschirmarbeitsverordnung (die in der ArbStättV aufgegangen ist), das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) hinsichtlich der eingesetzten Möbel und Geräte, und – falls Videotechnik eingesetzt wird – das Kunsturhebergesetz (Recht am eigenen Bild bei Kameras) bzw. DSGVO. Sollte der Empfangsvorgang die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten (z.B. elektronische Registrierung von Besuchern), müssen Datenschutz-Vorgaben wie DSGVO eingehalten werden, inkl. der Bereitstellung von Datenschutzhinweisen für Besucher und der sicheren Aufbewahrung bzw. Löschung dieser Daten. Bieter sollten angeben, ob ihre vorgeschlagenen technischen Systeme (z.B. Besuchersoftware) DSGVO-konform sind (Stichwort: Hosting, Zugriffskontrolle, Anonymisierung nach Zeitraum X). Im Bereich Arbeitssicherheit sind eventuell spezielle Regeln zu beachten, z.B. wenn der Empfang auch mit Bargeld hantiert (Unfallverhütungsvorschrift Kassen) oder wenn er 24/7 besetzt ist (Arbeitszeitgesetz und eventuelle behördliche Genehmigungen für Nachtarbeit – das aber mehr auf Auftraggeberseite). Da hier vor allem bauliche und ausstattungsbezogene Anforderungen behandelt werden, ist abschließend zu sagen: Das Konzept muss aufzeigen, dass alle maßgeblichen Vorschriften und Normen bekannt sind und umgesetzt werden. Ein Verzeichnis relevanter Gesetze/Normen (ArbStättV, ASR, DIN, DGUV, BGG etc.) im Angebot kann dies untermauern. Im Zweifel gilt: Im Zweifel ist die strengere Anforderung (z.B. zwischen zwei Normen) umzusetzen, um maximale Compliance zu gewährleisten.

Ziel: Vereinheitlichung der einzureichenden Unterlagen, mit denen Bieter die Konformität ihres Empfangsarbeitsplatzes nachweisen, sowie Sicherstellung, dass der Auftraggeber die Einhaltung der Vorgaben vor und nach Einbau überprüfen kann.

• Entwurfskonzept und Planungsunterlagen: Im Angebot ist ein umfassendes Konzept für den Empfangsarbeitsplatz vorzulegen. Dieses muss eine detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Ausführung enthalten, inklusive Angaben zur Gestaltung, Funktionalität, den vorgesehenen Materialien sowie zur Einhaltung der genannten Standards. Erwartet werden technische Zeichnungen des Empfangsmöbels (Draufsicht, Ansichten, Schnitte) mit Bemaßungen, insbesondere der Höhen (Arbeitsplatte, Thekenaufsatz), Tiefen und Freiräume. Die Zeichnungen sollen klar erkennen lassen, wie die ergonomischen und baulichen Anforderungen erfüllt werden (z.B. Maße der unterfahrbaren Bereiche, Bewegungsflächen eingezeichnet). Falls verfügbar, sollen Renderings oder Fotos von vergleichbaren Referenz-Arbeitsplätzen beigefügt werden, um einen realistischen Eindruck der Optik zu vermitteln. In der Konzeptbeschreibung ist explizit auf jeden relevanten Punkt dieser Richtlinie einzugehen – idealerweise in Form eines Pflichtenabgleichs: Das Angebot sollte tabellarisch oder textuell jeder Forderung (Kapitel 2–7) einen Kommentar zuordnen, wie sie erfüllt wird (mit Verweis z.B. auf Zeichnung XY oder Datenblatt Z). Beispielsweise: “Anforderung: Höhenverstellbarkeit – Lösung: elektrischer Hebetisch von 68–118 cm, siehe Produktdatenblatt, TÜV-geprüft”. Dies erleichtert die Bewertung und stellt sicher, dass nichts übersehen wird. Das Konzept muss in deutscher Sprache vorliegen (ggf. zweisprachig, wenn Teile wie Zertifikate nur auf Englisch verfügbar sind), damit die Prüfer alle Inhalte verstehen können.

• Produkt- und Materialnachweise: Der Bieter hat technische Datenblätter, Zertifikate und Nachweise für alle wesentlichen Komponenten mitzuliefern. Dazu zählen: Spezifikationen des Empfangstresens (Materialstärke, Kantenmaterial, Beschläge), des Sitzmöbels (Hersteller, Modell, Prüfnormen wie EN 1335 oder GS-Zeichen), der Schließsysteme (Art der Schlösser, Anzahl der Schlüssel), der eingesetzten technischen Geräte (z.B. genaue Typenbezeichnung von USV, Lampen, Monitorhalterungen) und der Materialien (Oberflächenwerkstoffe mit Angabe von Brandschutzklasse, sofern relevant). Sicherheits- und Prüfzertifikate sind besonders wichtig: etwa Zertifikate über Schwerentflammbarkeit der Polster, CE-Konformitätserklärungen der elektrischen Geräte, GS-Prüfzeichen der Möbel. Der Bieter soll in seinem Lieferverzeichnis genau aufführen, welche Komponenten im Lieferumfang sind (z.B. “1 × Empfangstheke Typ ABC, Dekor Weiß, 2 × Schubladenschrank abschließbar, 1 × Drehstuhl Ergonomic XYZ, 1 × Stehhilfe, 1 × Anti-Ermüdungsmatte, 1 × Induktive Höranlage, …”). Auch Pflege- und Wartungshinweise der Hersteller sollen mitgeliefert werden, da diese später für den Betrieb wichtig sind. Der Bieter muss zudem darstellen, dass die Materialien optisch den Anforderungen entsprechen – Farbmuster oder Materialproben können gefordert werden, speziell wenn Sonderdekore zum Einsatz kommen. Wichtig ist, dass alle Angaben in der Einreichung wahrheitsgemäß und belastbar sind; eventuelle Abweichungen der späteren Lieferung von den eingereichten Spezifikationen könnten als Mangel gewertet werden. Daher sollten Bieter nichts versprechen, was sie nicht sicher liefern können, und im Zweifelsfall Varianten bereits im Angebot erwähnen (z.B. “Laminate gemäß Musterkollektion X, min. Abriebklasse Y, konkret nach Farbauswahl durch den Auftraggeber”).

• Konformitätserklärung und Referenzen: Jeder Bieter sollte eine Konformitätserklärung beilegen, in der er bestätigt, dass der angebotene Empfangsarbeitsplatz allen in der Ausschreibung geforderten Richtlinien entspricht. Dies umfasst eine Auflistung der Normen und Vorschriften (siehe Kapitel 7 dieser Richtlinie), mit einem Satz wie etwa: “Wir versichern, dass der angebotene Empfangsarbeitsplatz unter Berücksichtigung der Arbeitsstättenverordnung, der Technischen Regeln (ASR A1.2, A3.4, V3a.2 etc.), der DIN 18040 sowie aller relevanten DGUV-Vorschriften geplant wurde und diesen vollständig entspricht.” Darüber hinaus können Referenzprojekte verlangt werden: Der Bieter sollte Beispiele vergleichbarer bereits realisierter Empfangsbereiche nennen und idealerweise bebildern, um seine Erfahrung darzustellen. Er sollte dabei kurz die Größe und Anforderungen jener Projekte schildern (z.B. “Empfang im Bürozentrum, 2 Arbeitsplätze, inkl. Zutrittskontrollsystem geliefert”). Referenzen, insbesondere wenn sie ähnlich komplexe Anforderungen erfüllten, dienen der Vergabestelle als Nachweis, dass der Bieter weiß, worauf es ankommt. Gegebenenfalls wird auch verlangt, dass der Bieter Referenzpersonen (Ansprechpartner der Auftraggeber jener Projekte) angibt, die kontaktiert werden können, um die Zufriedenheit zu bestätigen. Letztlich fließen solche Qualitätskriterien in die Bewertung mit ein (siehe Evaluation).

• Prüf- und Abnahmeverfahren: Die Ausschreibung muss klarstellen, dass der Auftraggeber sich ein Prüf- und Abnahmerecht vorbehält. Der Bieter sollte in seinem Angebot sein Einverständnis erklären, dass gelieferte Komponenten einer Abnahmeprüfung unterzogen werden. Das kann z.B. eine Vorabnahme im Werk oder in einer Musterstellung sein – etwa der Aufbau eines Musterarbeitsplatzes zur Inspektion durch den Auftraggeber vor Serienfertigung. Außerdem behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den fertig installierten Empfangsarbeitsplatz vor Ort zu prüfen (Maßkontrolle, Funktionsprüfung, Sichtprüfung auf Schäden) und ggf. eine Probebetriebsphase durchzuführen, in der getestet wird, ob alles reibungslos funktioniert (z.B. Türöffnungssysteme, IT-Verkabelung, ergonomische Verstellbarkeit). Der Bieter sollte zusichern, dass er an solchen Tests aktiv mitwirkt und festgestellte Mängel unverzüglich behebt. Zudem kann vertraglich festgelegt werden, dass eine Dokumentation zu liefern ist: As-Built-Zeichnungen nach Einbau, Bedienungsanleitungen für verstellbare Tische oder technische Geräte, ein Wartungsplan etc. Ein weiterer Bestandteil ist das Angebot eines Übergabetermins: Der Bieter sollte beschreiben, wie die Einweisung des Empfangspersonals in die Besonderheiten des neuen Arbeitsplatzes erfolgt (z.B. Schulung zur Höhenverstellung, Erklärung der Sicherheitsfunktionen wie Panic-Button falls vorhanden). Insgesamt muss in der Einreichung erkennbar sein, dass der Bieter die Abnahmebedingungen akzeptiert und imstande ist, die Qualität bis zum Abschluss – sprich einer erfolgreichen Abnahme durch den Auftraggeber – sicherzustellen.

Ziel: Verankerung der Standards für den Empfangsarbeitsplatz in einem transparenten Bewertungsschema für Angebote, um sicherzustellen, dass Bieter nicht nur nach Preis, sondern auch nach Qualität und Konformität ihres Angebots beurteilt werden.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Bestimmte Kernanforderungen gelten als Mindestkriterien, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des Angebots führt. Dazu zählen insbesondere die Punkte Ergonomie und sichere Aufbewahrung: Erfüllt ein Angebot diese nicht (z.B. keine Höhenverstellbarkeit, keine abschließbaren Fächer), so wird es von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Ebenso führt die Nichteinhaltung von entscheidenden gesetzlichen Vorgaben (etwa fehlende Barrierefreiheit nach DIN 18040 oder offenkundige Verstöße gegen ArbStättV) zur Disqualifikation. Die Vergabestelle wird dafür eine Checkliste verwenden, auf der alle “Muss”-Anforderungen aus dieser Richtlinie aufgeführt sind – jedes Angebot wird zunächst dahingehend geprüft. Nur Angebote, die sämtliche Muss-Kriterien erfüllen, kommen in die nächste Stufe der Bewertung. Diese Vorauswahl stellt sicher, dass kein unzureichender Entwurf allein wegen eines niedrigen Preises den Zuschlag erhalten kann.

• Qualitative Bewertung mit Gewichtung: Angebote, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden anschließend nach qualitativen Gesichtspunkten bewertet. Dazu wird ein Punktesystem mit Gewichtungen eingesetzt, das die verschiedenen Aspekte des Empfangsarbeitsplatzes berücksichtigt. Beispielsweise könnte Ergonomie 20% der Punkte ausmachen, technische Ausstattung 15%, Sicherheitsfeatures 15%, Design/Ausführung 15%, Servicekonzept (Wartung) 10%, Preis 25% – konkrete Gewichtungen legt der Auftraggeber im Voraus fest. Bieter können zusätzliche Punkte erzielen, indem sie die Basisanforderungen übertreffen oder besondere Lösungen anbieten. Zum Beispiel wird ein Bieter, der ein modulares System vorschlägt (worin der Tresen bei geänderten Anforderungen erweitert oder umgebaut werden könnte), dafür positiv bewertet, weil dies Flexibilität bietet. Auch Aspekte wie Schalldämmung über das normale Maß hinaus (etwa durch extra Akustikrückwände) oder nachhaltige Materialien (z.B. FSC-zertifiziertes Holz, emissionsarme Baustoffe, cradle-to-cradle Möbel) können im Bewertungsschema honoriert werden. Wichtig ist, dass die Vergabestelle für jedes Kriterium eine Skala definiert – z.B. 0 bis 5 Punkte je nach Erfüllungsgrad – und den Bietern transparent mitteilt, wofür es die Maximalpunktzahl gibt (z.B. “5 Punkte in Ergonomie, wenn alle Einstellungen elektrisch verstellbar, Mindest- und Maximalmaße deutlich besser als gefordert und Nachweis durch Ergonomie-Zertifikat vorliegt”). So wissen Bieter, wie sie ein erstklassiges Angebot gestalten können.

• Innovation und Mehrwert: Zusätzlich zu den gewichteten Kriterien kann es Bonuspunkte oder eine separate Bewertungskategorie für besondere Mehrwerte geben. Das betrifft Angebote, die über das Geforderte hinaus sinnvolle Innovationen einbringen. Beispielsweise könnte ein Bieter vorschlagen, den Empfangstresen mit einem intelligenten Besucheranmeldesystem (Touchscreen-Terminal für Selbstregistrierung) auszustatten, was nicht explizit gefordert war, aber Effizienz und Modernität steigert. Oder ein Bieter bietet an, Materialien mit antimikrobieller Oberfläche zu verwenden – was gerade in sensiblen Bereichen (Krankenhaus, Lebensmittel) ein Mehrwert wäre. Solche Features könnten mit Bonuspunkten belohnt werden, sofern sie praxisrelevant sind und nicht bloß Gimmicks. Auch das Übererfüllen von Barrierefreiheit (z.B. zwei statt einer Rollstuhl-Platzierung am Tresen, oder zusätzliche Konzepte wie taktile Orientierungsmarken am Tresenboden) könnte eine positive Berücksichtigung finden. Die Vergabestelle sollte jedoch sicherstellen, dass diese Innovationspunkte nicht Kernanforderungen aushebeln – d.h. ein innovatives Angebot, das aber Grundlegendes vermissen lässt, käme ohnehin nicht weiter. Bonuspunkte sind als Anreiz gedacht, um Bieter zu ermuntern, durchdachte, qualitativ herausragende Lösungen einzureichen, die dem Auftraggeber langfristig Nutzen bringen.

• Wartung und Betrieb: Teil der Bewertung kann auch das Betriebs- und Wartungskonzept sein, das die Bieter anbieten. Ein Empfangsarbeitsplatz ist kein “statisches” Gut, sondern muss über Jahre betreut werden (Wartung, Reparaturen, eventuelle Anpassungen). Bieter, die hier überzeugende Konzepte vorlegen – etwa einen regelmäßigen Wartungsplan, kurze Reaktionszeiten bei Störungen, klare Garantiebedingungen – sollten dafür Punkte erhalten. Beispielsweise könnte ein Kriterium “Service & Support” 10% ausmachen, in dem bewertet wird, wie lange Garantie gewährt wird, ob Wartungsverträge inklusive sind, ob Ersatzteile schnell lieferbar sind, etc. Dies ist im Sinne des Auftraggebers, da ein durchdachter Serviceplan die Nachhaltigkeit der Lösung sicherstellt.

• Preis-Leistungs-Betrachtung: Schließlich erfolgt eine Gesamtbewertung, in der Qualität und Kosten ins Verhältnis gesetzt werden. Oft wird dazu ein Wirtschaftlichkeitswert berechnet (Punkte Qualität / Preis, oder ein vorher definierter Gewichtungsmix). Wichtig ist, dass bei einem sicherheitsrelevanten und repräsentativen Element wie dem Empfangsarbeitsplatz die Gewichtung der Qualität ausreichend hoch ist, damit nicht ein minimal erfüllendes Billigstangebot gewinnt. Die Evaluation sollte also so ausgelegt sein, dass das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis – meist nicht das billigste, sondern dasjenige mit hoher Qualität zu einem angemessenen Preis – den Zuschlag erhält. Die Kriterien in dieser Richtlinie dienen dazu, die Qualitätsunterschiede objektiv sichtbar zu machen und zu bewerten. Der Auftraggeber sollte die Bewertungsresultate (Punktetabellen) zur Nachvollziehbarkeit dokumentieren. Somit wird transparent, wie die Einhaltung der Empfangsarbeitsplatz-Standards in die Zuschlagsentscheidung eingeflossen ist, und Bieter verstehen, warum ein ggf. teureres, aber qualitativ besseres Angebot bevorzugt wurde.

Ziel: Sicherstellung der langfristigen Funktionalität und Konformität des Empfangsarbeitsplatzes durch regelmäßige Überprüfung und klare Wartungsverantwortlichkeiten.

• Regelmäßige Überprüfungen: Der Empfangsarbeitsplatz ist einer wiederkehrenden Kontrolle zu unterziehen – mindestens einmal pro Jahr, besser halbjährlich – um seine ergonomische Einstellung, den Zustand und die technische Funktion zu überprüfen. Diese Inspektionen können vom Sicherheitsbeauftragten, der Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Gebäudemanagement oder dem Dienstleister vorgenommen werden. Dabei wird kontrolliert, ob der Arbeitsplatz noch den Vorgaben entspricht: Sind alle Einstellungen korrekt (Stuhl, Monitorhöhe etc.), funktionieren alle technischen Komponenten (Beleuchtung, Sprechanlage, PC) einwandfrei, gibt es Verschleiß oder Schäden? Auch die Arbeitsschutzaspekte sind zu prüfen: Beispielsweise ob Stolperfallen entstanden sind (neue Kabel quer über dem Boden?), ob Feuerlöscher und Alarmknopf zugänglich und intakt sind, ob die Beschilderung (z.B. Fluchtweg-Piktogramme) noch an Ort und Stelle und sichtbar ist. Ebenso ist die Barrierefreiheit regelmäßig zu verifizieren – nichts darf dauerhaft den unterfahrbaren Bereich versperren, Markierungen müssen lesbar bleiben, ggf. batteriebetriebene Höranlagen sind rechtzeitig mit frischen Batterien zu versorgen etc. Die Ergebnisse der Überprüfungen sind zu protokollieren. Sollte Nachsteuerungsbedarf festgestellt werden (z.B. Stuhl wackelt, Schloss defekt, Beleuchtungsstärke unter Norm), so sind umgehend Maßnahmen einzuleiten. Durch diese regelmäßige Aufmerksamkeit wird nicht nur Sicherheit und Komfort auf Dauer gewährleistet, sondern auch die Lebensdauer des Mobiliars verlängert, weil kleinere Mängel früh behoben werden.

• Wartungs- und Reparaturpflichten des Anbieters: Gemäß Vertrag ist in der Regel der Anbieter bzw. Dienstleister verantwortlich, den Empfangsarbeitsplatz instand zu halten. Das bedeutet, der Anbieter muss präventive Wartungen durchführen (z.B. Mechanik schmieren, Schraubverbindungen nachziehen) und bei Defekten rasch reagieren. Es sollte vertraglich festgelegt sein, dass der Anbieter innerhalb einer bestimmten Frist (z.B. 24–48 Stunden) im Störfall vor Ort ist oder Ersatz liefert, insbesondere bei sicherheitskritischen Komponenten wie Schlössern oder Zugangssystemen. Die Gewährleistungsfristen (typisch 24 Monate) decken die ersten Jahre ab; viele Anbieter bieten aber auch darüber hinausgehende Wartungsverträge an. Der Auftraggeber sollte sicherstellen, dass entweder im Kauf-/Servicevertrag oder im Rahmen des Dienstleistungsvertrags klar geregelt ist, wer Kosten und Organisation von Reparaturen trägt. Üblich ist, dass normale Abnutzung abgedeckt ist – verschlissene Teile wie z.B. Gasdruckfedern im Stuhl, Leuchtmittel in Lampen etc. werden vom Anbieter im Rahmen der Wartung ersetzt. Sollte der Auftraggeber selbst Teile austauschen wollen (z.B. weil eigenes Hauspersonal vorhanden ist), muss das mit dem Anbieter abgestimmt sein, um Garantieansprüche nicht zu verlieren. Essenziell: Der Arbeitsplatz darf nur mit Originalteilen oder gleichwertigen Teilen instand gesetzt werden, damit die Einhaltung der Normen bestehen bleibt. Beispielsweise darf bei einem defekten Schloss nicht irgendein ungesichertes Möbelschloss eingebaut werden, sondern eines mit vergleichbarer Sicherheitsstufe. Der Anbieter hat auch dafür zu sorgen, dass eine ausreichende Ersatzteilversorgung für die Lebensdauer (mind. 5–10 Jahre) gewährleistet ist – das sollte im Angebot zugesichert werden.

• Anpassung bei geänderten Anforderungen: Über die Jahre können sich Vorschriften oder Bedürfnisse ändern – der Empfangsarbeitsplatz muss daher anpassungsfähig sein. Die Vereinbarung sollte enthalten, dass der Dienstleister bei Änderungen in Gesetzen oder Normen den Arbeitsplatz entsprechend nachrüstet oder modifiziert. Ein Beispiel: Sollte sich die DIN 18040 in Zukunft ändern und z.B. einen noch niedrigeren Tresenabschnitt für Rollstuhlfahrer fordern, müsste geprüft werden, ob der vorhandene Tresen angepasst werden kann (etwa durch Absenken eines Moduls) und der Anbieter sollte dazu Lösungen anbieten. Ebenso könnten sich die Nutzeranforderungen ändern: Vielleicht braucht der Auftraggeber später einen zweiten Bildschirm oder ein größeres Zugangskontrollpanel am Empfang. Der Arbeitsplatz sollte möglichst flexibel gestaltet sein, sodass solche Erweiterungen möglich sind (Reserve-Steckdosen, Platz auf der Theke). Falls Umbauten nötig werden, sind diese mit dem ursprünglichen Anbieter zu koordinieren, um Konformität nicht zu beeinträchtigen. Der Anbieter sollte in seinem Wartungskonzept auch optional buchbare Upgrades erwähnen – z.B. Austausch der Beleuchtung gegen eine neuere Technologie in ein paar Jahren oder Nachrüstung eines motorischen Höhenverstellsystems, falls ursprünglich nicht vorhanden. Für den Auftraggeber ist es wichtig, im Laufe der Nutzung nie aus der Compliance herauszufallen. Daher wird idealerweise jedes Jahr bei der Überprüfung (siehe oben) auch geschaut, ob neue rechtliche Vorgaben existieren. Gibt es welche, muss der Anbieter Wege vorschlagen, diese umzusetzen. Insofern versteht sich der Dienstleister als Partner über den ganzen Lebenszyklus des Empfangs und nicht nur als einmaliger Lieferant.

• Fortlaufende Schulung und Unterstützung: Nicht zuletzt ist auch der Faktor Mensch zu bedenken – neues Personal am Empfang muss eventuell in die richtige Nutzung des Arbeitsplatzes eingewiesen werden. Zum laufenden Betrieb sollte es Unterlagen geben, die im Empfang hinterlegt sind: eine kurze Anleitung, wie man den Stuhl einstellt, wie man die Höhenverstellung bedient, wen man im Störungsfall kontaktiert (Hotline des Dienstleisters) etc. Der Anbieter sollte bereit sein, bei Personalwechsel nochmal eine Einweisung durchzuführen oder zumindest Schulungsmaterial zur Verfügung zu stellen. Auch Themen wie Arbeitsschutzunterweisungen sind betroffen: Das ergonomisch beste Möbel nützt wenig, wenn der Nutzer es falsch verwendet (z.B. Monitor viel zu niedrig einstellt). Hier könnte der Anbieter proaktiv jährliche ergonomische Beratungen anbieten – dies könnte schon im Angebot als Mehrwert erwähnt werden. Außerdem muss der technische Support über die Zeit sichergestellt sein: Sollte z.B. die Besuchersoftware ein Update benötigen oder die induktive Höranlage neu kalibriert werden, muss klar sein, wer das übernimmt. Im Wartungsvertrag sollten entsprechende Serviceleistungen beschrieben sein. Damit wird gewährleistet, dass der Empfangsarbeitsplatz nicht nur bei Abnahme top ist, sondern auch über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg funktionstüchtig, sicher und ansprechend bleibt. Dies schützt letztlich die Investition des Auftraggebers und sorgt dafür, dass der Empfang als “Visitenkarte des Unternehmens” dauerhaft überzeugen kann.