Beschilderung und Wegweisung

Zweck: Gewährleistung der behördlichen Auflagen und der Sicherheit von Personen durch korrekte Kennzeichnung von Fluchtwegen, Notfalleinrichtungen und Gefahrenstellen.

• Einhaltung von Normen und Vorschriften: Alle Sicherheits- und Notfallschilder müssen den geltenden Regeln und Normen entsprechen, z.B. der Technischen Regel ASR A1.3 „Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung“ in Deutschland sowie der DIN EN ISO 7010, die einheitliche Sicherheitszeichen festlegt. Dies betrifft Farben (Grün für Rettungszeichen, Rot für Brandschutz usw.), Formen (dreieckige Warnzeichen, runde Verbots-/Gebotsschilder) und Piktogramme. Ältere nationale Normen wie DIN 4844 wurden durch ISO 7010 abgelöst, weshalb neue Beschilderungen nach Möglichkeit nur noch die aktuellen international gültigen Symbole verwenden sollten. Das Kombinieren alter und neuer Rettungszeichen ist nicht ratsam und kann im Ernstfall zu Verwirrung führen. Angebote von Bietern, die hier nicht normkonform sind (z.B. selbst entworfene Symbole oder fehlende Kennzeichnungen), müssen konsequent ausgeschlossen werden, da dies eine Frage der Arbeitssicherheit ist.

• Klare Kennzeichnung von Notausgängen und Ausrüstung: Alle Notausgänge, Flucht- und Rettungswege sowie Brandschutzeinrichtungen (Löschgeräte, Feuermelder) und Erste-Hilfe-Punkte sind deutlich und dauerhaft zu kennzeichnen. Notausgänge, Rettungs- und Fluchtwege sowie verschiedene Erste-Hilfe-Einrichtungen müssen klar markiert und gut sichtbar sein, gemäß den einschlägigen Normen. Verwenden Sie die standardisierten Rettungszeichen (weißes Piktogramm auf grünem Grund, z.B. „Notausgang links“ Schild E001 nach ISO 7010) für Ausgänge und Sammelstellen, und Brandschutzzeichen (weiß auf rot, z.B. Löschschlauch) für Feuerwehreinrichtungen. Wo erforderlich, sind auch die Standorte von Notfalltelefonen, Defibrillatoren (AED) oder Erste-Hilfe-Kästen mit entsprechenden Zeichen zu markieren. Besucher und Mitarbeiter müssen auf einen Blick erkennen können, wo sich im Notfall Ausgänge und Hilfe befinden – dies kann im Ernstfall Leben retten.

• Beleuchtung und Nachleuchtfähigkeit: Sicherheits- und Fluchtwegschilder müssen auch bei Stromausfall oder Dunkelheit erkennbar bleiben. Notausgangsschilder sind daher entweder mit Notstrom beleuchtet (beleuchtete transparende Schilder oder LED-Ausgangsleuchten) oder in langnachleuchtender Ausführung (photolumineszierend) anzubringen. Vorschriften verlangen, dass Sicherheitskennzeichen ausreichend beleuchtet sind (durch Kunst- oder Tageslicht) und in geeigneter Höhe angebracht werden, damit sie von jedem wahrgenommen werden können. Photolumineszierende Schilder sollten der DIN 67510 entsprechen, um eine definierte Leuchtdichte über eine bestimmte Zeit zu garantieren (wichtig für eine Evakuierung bei Lichtausfall). In Fluren ohne Notbeleuchtung sind langnachleuchtende Fluchtwegmarkierungen (Bodenmarkierungen, Handlaufmarkierungen) vorzusehen (ASR A3.4/7). Prüfen Sie auch, ob beleuchtete Schilder an eine Sicherheitsstromquelle angeschlossen sind, damit sie bei Netzausfall mindestens 60 Minuten weiterleuchten (gemäß DIN EN 1838 Notbeleuchtung).

• Brandschutzgerechte Materialien: Die verwendeten Schildermaterialien müssen den Brandschutzanforderungen für Innenräume genügen. Laut DIN EN 13501 und DIN 4102-B1 sollten Schilder in öffentlichen Innenräumen und Arbeitsstätten aus schwer entflammbarem Material bestehen. Das heißt z.B., dass Kunststoffschilder mindestens der Baustoffklasse B1 („schwer entflammbar“) entsprechen sollten. Aluminium, Stahl oder flammhemmend ausgerüstete Kunststoffe sind zu bevorzugen. So wird verhindert, dass die Beschilderung im Brandfall selbst zum Risiko wird (brennende oder stark rauchende Schilder). Außerdem dürfen Schilder die Wirkung von Brandschutzeinrichtungen nicht beeinträchtigen (keine Notausgangsleuchte abdecken etc.). Alle diese Vorgaben sind bereits in der Planungs- und Ausschreibungsphase zu berücksichtigen, damit die gelieferten Produkte zertifiziert und regelkonform sind.

Zweck: Besuchern mittels dynamischer oder statischer Anzeigemöglichkeiten aktuelle Informationen bereitzustellen.

• Digitale oder analoge Infotafeln: Installieren Sie im oder beim Empfangsbereich Anzeigesysteme, die aktuelle Hinweise und Informationen für Besucher zeigen. Dies können digitale Displays (Monitore, Touchscreens) oder konventionelle Anzeigetafeln sein. Sie dienen z.B. dazu, Besucherbegrüßungen, Weganleitungen, tagesaktuelle Veranstaltungsinformationen oder wichtige Hinweise (wie „Heute Feueralarmübung um 15 Uhr“) zu präsentieren. Insbesondere digitale Beschilderung bietet große Vorteile: Laut Studien ziehen digitale Anzeigebildschirme bis zu 400 % mehr Blicke auf sich als statische Aushänge. Diese zusätzliche Aufmerksamkeit kann sich direkt in weniger Verzögerungen beim Check-in, einen flüssigeren Besucherfluss und einen stärkeren Markenauftritt übersetzen. Ein Bildschirm im Empfang, der z.B. „Willkommen – Bitte nehmen Sie Platz“ anzeigt, kann die Atmosphäre positiv beeinflussen und Besucher sofort orientieren, ohne dass das Personal jedes Mal eingreifen muss.

• Integration und Automatisierung: Nutzen Sie technische Schnittstellen, um die angezeigten Informationen stets aktuell zu halten. Beispielsweise lassen sich Begrüßungs- oder Leitsystem-Bildschirme mit dem Kalender oder Besucher-Management-System koppeln, sodass automatisch angezeigt wird, wen der Besucher treffen soll und in welchem Raum. Unternehmen mit hohem Besucherverkehr (Firmenzentralen, Behörden mit Kundenbetrieb etc.) setzen solche digitalen Willkommensanzeigen ein, oft gekoppelt an Kalender- oder Empfangssysteme, um Besucherströme zu lenken. Auch Nachrichten wie „Aktuell ist die Wartezeit ca. 5 Minuten“ oder „Ihr Ansprechpartner wird gleich zu Ihnen kommen“ können dynamisch eingespielt werden. Wichtig ist, dass diese Systeme einfach zu bedienen sind und im Fehlerfall auf eine statische Notfallanzeige umschalten (z.B. ein eingesteckter Print-Ausweichplan hinter Glas).

• Sichtbarkeit und Barrierefreiheit: Platzieren Sie Info-Displays an gut einsehbarer Stelle im Warte-/Empfangsbereich, idealerweise in Augenhöhe und nicht durch Pflanzen oder Mobiliar verdeckt. Achten Sie auf ausreichende Schriftgröße, Kontrast und – falls digital – ausreichende Helligkeit des Bildschirms, damit die Inhalte auch aus einiger Entfernung und bei hellem Umgebungslicht lesbar sind. Bei mehrsprachigem Publikum können die Inhalte abwechselnd in verschiedenen Sprachen angezeigt werden (oder zweisprachig nebeneinander). Denken Sie auch an die Barrierefreiheit: Untertiteln Sie ggf. Videos oder Laufschriften für Hörbehinderte, und montieren Sie interaktive Displays (z.B. ein Check-in-Terminal) so, dass auch Rollstuhlfahrer diese erreichen und bedienen können (Tasten/Touchscreen in ca. 85–110 cm Höhe). Falls akustische Signale genutzt werden (z.B. ein Aufrufton), ergänzen Sie visuelle Signale, damit auch Hörgeschädigte informiert werden.

Zweck: Die Markenidentität des Unternehmens im Empfangsbereich zu stärken und gleichzeitig alle gesetzlich vorgeschriebenen Besucherinformationen auszuhängen.

• Markenauftritt und Logo-Präsenz: Das Firmenlogo und -design sollten im Service-Eingang und am Empfang deutlich erkennbar sein. Eine auffällige Platzierung des Unternehmenslogos (z.B. an der Wand hinter dem Empfangstresen oder auf einem Empfangsschild) vermittelt Professionalität und lässt Besucher sofort wissen, wo sie sich befinden. Die Einbindung der Hausfarben, des Logos und des Corporate Designs in der Empfangsbeschilderung hilft, die Marke hervorzuheben und sicherzustellen, dass Besucher sich das Unternehmen einprägen. Beispielsweise kann ein Empfangsschild in den Unternehmensfarben mit Logo und Leitspruch gestaltet sein – natürlich nur, soweit dies die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt. Alle Schilder im Empfang (von Türschildern bis Wegweisern) sollten ein konsistentes Design aufweisen, das mit dem Corporate Identity Manual des Unternehmens übereinstimmt (Schriftarten, Farbkonzept, ggf. Einsatz des Logos). Dies schafft ein hochwertiges Erscheinungsbild und unterstreicht die Identität der Organisation.

• Hausregeln und Sicherheitshinweise: Bringen Sie an geeigneter Stelle (z.B. am Empfangstresen oder Eingangsbereich) gut sichtbare Hinweisschilder zu den geltenden Besuchsregeln an. Dazu zählen etwa Hinweise wie „Besucher bitte am Empfang anmelden“, „Zutritt nur für autorisierte Personen“ oder „Begleitungspflicht für betriebsfremde Personen“. Falls es sicherheitsrelevante Regeln gibt (z.B. „Schutzhelm tragen in Produktionsbereichen“), sollten diese bereits im Empfang angekündigt werden, damit Besucher entsprechend vorbereitet sind. Solche Schilder dienen der Wahrnehmung des Hausrechts – z.B. ein Verbotsschild „Kein Zutritt für Unbefugte“ am Zugang zu sensiblen Zonen – und erhöhen die Sicherheit sowie die Rechtskonformität. Sie sind nicht in allen Fällen gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr empfehlenswert, um klare Verhaltensregeln zu kommunizieren.

• Datenschutz- und Rechtshinweise: Kommen Sie Ihren Informationspflichten gegenüber Besuchern gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen Gesetzen nach. Wenn im Empfangsbereich oder generell im Gebäude Videoüberwachung stattfindet, muss darauf durch ein gut sichtbares Schild hingewiesen werden. In Deutschland üblich ist ein Schild mit Piktogramm Kamera und Hinweistext, dass der Bereich videoüberwacht wird. Wichtig ist zudem der Verweis auf weiterführende Informationen: Auf dem Hinweisschild sollte angegeben sein, wo die gemäß Art. 13 DSGVO erforderlichen Datenschutzinformationen erhältlich sind (z.B. „Details zum Datenschutz unter www.example.com/datenschutz“):contentReference[oaicite:43]{index=43}. Oft wird dies mittels eines QR-Codes oder einer URL auf dem Schild gelöst. Genauso sollten Besucher informiert werden, wenn ihre personenbezogenen Daten erfasst werden (z.B. durch elektronisches Besuchermanagement am Empfang): Ein kurzer Aushang „Ihre Daten werden zum Zweck der Sicherheit erfasst und nach 30 Tagen gelöscht – siehe Datenschutzinformation am Empfang“ erfüllt hier die Transparenzpflicht. Die Landesdatenschutzbehörden empfehlen ein zweistufiges Verfahren: kurzes Hinweis-Schild vor Betreten des überwachten Bereichs, das die wichtigsten Informationen (Verantwortlicher, Zweck, Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter) nennt, und Verweis auf ausführliche Informationen im Internet oder als Flyer. Alle diese Schilder müssen nicht nur inhaltlich korrekt, sondern – entsprechend dem Barrieregedanken – auch barrierefrei gestaltet sein (ausreichende Schriftgröße, guter Kontrast, für alle zugänglich angebracht).

Zweck: Sicherstellen, dass das Leitsystem für alle Besucher nutzbar ist – einschließlich Menschen mit Behinderungen – und somit den gesetzlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit entspricht.

• Einhaltung der Barrierefrei-Normen: Die Planung und Ausführung der Beschilderung muss vollständig der DIN 18040 („Barrierefreies Bauen“) und vergleichbaren Normen entsprechen. Öffentlich zugängliche Gebäude sind so zu gestalten, dass sie von Menschen mit Behinderungen ohne fremde Hilfe genutzt werden können – dies schließt bauliche Einrichtungen, aber auch visuelle und akustische Informationen ein. Daher sind Anforderungen wie kontrastreiche Gestaltung, ertastbare Informationen und hindernisfreie Positionierung zwingend. Relevant ist auch ASR V3a.2 „Barrierefreie Gestaltung von Arbeitsstätten“, die beispielsweise vorschreibt, dass sicherheitsrelevante Informationen für Sehbehinderte erkennbar sein müssen. In der Praxis bedeutet das: Jeder, unabhängig von einer Einschränkung, muss sich anhand des Leitsystems orientieren und sicher fortbewegen können.

• Taktile und Braille-Beschilderung: Wo erforderlich, sind Schilder mit ertastbarer Schrift und Braille-Beschriftung anzubringen, um blinden und stark sehbehinderten Menschen die Orientierung zu ermöglichen. Insbesondere Raumbezeichnungen (zum Beispiel Türschilder für Besprechungsräume, Toiletten etc.) sollten taktil gestaltet sein – d.h. erhabene, fühlbare Buchstaben und Brailleschrift. Taktile Schilder mit erhabener Profilschrift und Braille ermöglichen es blinden Menschen, Gebäude selbstständig zu erkunden. Nach DIN 32986 sind bestimmte Kriterien festgelegt (Punktschrift Marburger System, Versalhöhe der Profilschrift, etc.), die einzuhalten sind, damit eine einheitliche Lesbarkeit gewährleistet ist. Auch an Handläufen von Treppen bieten sich taktile Schilder an, die z.B. Stockwerksnummern in Braille angeben – dies hilft beim Verlassen des Gebäudes im Notfall (blinde Personen können fühlen, welches Stockwerk sie erreicht haben). Wichtig: Die Braille-Texte müssen genau mit den Schwarzschrift-Texten übereinstimmen, und Piktogramme sollten, falls wesentlich, ebenfalls tastbar sein (z.B. WC-Männchen und -Frauchen als Relief).

• Montagehöhe und Auffindbarkeit: Die Anbringungshöhe von Schildern muss so gewählt werden, dass sowohl Rollstuhlnutzer als auch kleine Personen bzw. tastende blinde Menschen sie erreichen können. Für taktile Türschilder gibt die Praxis einen Bereich von etwa 1,20 m bis 1,60 m über dem Boden vor, damit sie im Sitzen erfühlt werden können. Einheitliche Positionierung (z.B. immer an der Türgriffseite in 5 cm Abstand zum Rahmen) erleichtert das Auffinden durch blinde Nutzer, die mit dem Langstock die Wand absuchen. Visuelle Lesbarkeit: Alle Beschriftungen müssen einen hohen Hell-Dunkel-Kontrast aufweisen (Empfehlung mindestens 70 % Kontrast) – z.B. weiße Schrift auf dunklem Hintergrund. Reflexionsarme (matte) Oberflächen verhindern störende Blendungen. Die Schriftgröße ist an den Lesabstand anzupassen: Für dauerhaft angebrachte Informationsschilder gilt als Richtwert eine Versalhöhe von 15 mm für 5 m Lesedistanz, größere Distanzen entsprechend mehr. Bei Richtungspfeilen in großen Hallen sind eher 50–100 mm Versalhöhe notwendig. Ferner sollten serifenlose, gut lesbare Schrifttypen verwendet werden. Für sehbehinderte Menschen sind zusätzlich optische Leitsysteme hilfreich: z.B. Bodenindikatoren mit Rippen- und Noppenplatten (DIN 32984) oder kontrastierende Markierungen an Glastüren und Stufen. Diese taktilen Bodenleitsysteme, wie in modernen öffentlichen Gebäuden oft installiert, können Besucher vom Eingang zum Empfang führen (eine Tastspur am Boden, die zum Empfangsschalter leitet). Zusammengefasst: Die gesamte Informationskette – vom Eingangsschild über die Richtungsweiser bis zur Raumbeschilderung – muss barrierefrei gestaltet sein, damit alle Besucher ohne fremde Hilfe zurechtfinden.

Zweck: Standardisierung der Designabstimmung und Dokumentation, damit Auftraggeber das Beschilderungs- und Wegeleitsystem im Rahmen der Ausschreibung bewerten, freigeben und die Umsetzung kontrollieren können.

• Beschilderungs- und Wegeleitkonzept: Vom Bieter ist ein umfassendes Beschilderungs- und Wegeleitkonzept mit dem Angebot vorzulegen. Dieses sollte Übersichtspläne (Grundrisse) enthalten, in denen alle vorgesehenen Schilderstandorte im Service-Eingang und Empfang verzeichnet sind, sowie Gestaltungsdetails zu jedem Schildtyp (z.B. Türaufschrift, Piktogramm, Material, Größe, Befestigung). Zudem sind Angaben zur Einhaltung relevanter Normen und Vorschriften zu machen – idealerweise in Form einer Liste oder Matrix, welche Anforderungen wie erfüllt werden (z.B. „Fluchtwegschild gemäß ISO 7010 E001, Material Alu, B1 zertifiziert“ etc.). Sämtliche konstruktiven, fertigungs- und montagebezogenen Details der angebotenen Produkte sind zu dokumentieren, damit der Auftraggeber die Eignung prüfen kann. Beispielsweise sollte klar ersichtlich sein, welche Schilder beleuchtet sind, wie die Stromversorgung erfolgt, welche Texte in welchen Sprachen aufgedruckt werden und welche Piktogramme zum Einsatz kommen.

• Muster und Prototypen: Die Ausschreibungsunterlagen sollten fordern, dass der Auftragnehmer vor Produktionsbeginn Muster zur Freigabe vorlegt. Üblich ist etwa die Vorlage eines Material- und Gestaltungsmusters – z.B. ein fertig produziertes Exemplar eines Türschilds oder eines Wegweisers – damit der Auftraggeber die Qualität (Optik, Lesbarkeit, Haptik) überprüfen kann. Ebenso müssen Beispiele der Mehrsprachigkeit und der Piktogramme eingereicht werden, etwa in Form eines „Grafikhandbuchs“ oder Entwurfplans, der alle Beschriftungen zweisprachig aufführt und die vorgesehenen Symbole zeigt. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, diese Entwürfe und Muster zu prüfen und eventuell Korrekturen zu verlangen, bevor die Serienfertigung startet. (Dies sollte vertraglich festgehalten sein.) Insbesondere bei Beschilderung, die Corporate-Design-Elemente enthält, ist eine enge Abstimmung erforderlich – etwa kann der Auftraggeber einen Probeaufbau im Empfang verlangen, um Größe, Platzierung und Farbwirkung im Original zu begutachten. Erst nach schriftlicher Freigabe des Auftraggebers dürfen die Schilder endgültig produziert und montiert werden.

• Dokumentation und Abnahme: Der Auftragnehmer muss zur Abnahme eine vollständige Dokumentation der installierten Beschilderung vorlegen. Dazu gehört ein Bestandsplan aller Schilder (Soll-Ist-Vergleich mit dem eingereichten Konzept), technische Datenblätter (z.B. für nachleuchtende Schilder oder für verwendete Folien – einschließlich Brandklassifizierungen) und ggf. Prüfnachweise (etwa Messprotokolle der beleuchteten Schilder auf Einhaltung der Mindestbeleuchtungsstärke). Auch Schulungsunterlagen oder Einweisungen für das Facility Management können gefordert sein, damit die Beschilderungsanlage ordnungsgemäß betrieben und instandgehalten werden kann. Der Auftraggeber hat das Recht, die montierte Beschilderung nachzuprüfen und mit den Ausschreibungsanforderungen abzugleichen. Erst wenn alle Schilder an der richtigen Stelle, in korrekter Ausführung und Funktion (z.B. Beleuchtung bei Notstrom) vorhanden sind, gilt die Leistung als erbracht. Falls Mängel auftreten (fehlende oder falsche Schilder, Beschädigungen, Abweichungen vom genehmigten Design), muss der Auftragnehmer Nachbesserungen leisten. Zusätzlich kann vertraglich vereinbart werden, dass ein gewisses Kontingent Ersatzschilder oder -folien mitgeliefert wird, um später kleine Änderungen (z.B. geänderter Raumname) abdecken zu können.

Zweck: Die Anforderungen an Beschilderung und Wegeleitsystem in die Angebotsbewertung einfließen zu lassen, um denjenigen Bieter auszuwählen, der das zweckmäßigste und vorschriftenkonforme Konzept liefert.

• K.o.-Kriterium Compliance: Die Einhaltung aller zwingenden Vorgaben bezüglich Sicherheits- und Notfallkennzeichnung sowie Barrierefreiheit sollte als Ausschlusskriterium definiert werden. Angebote, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, dürfen gar nicht erst weiter in Betracht gezogen werden. Beispielsweise müsste ein Angebot ausgeschlossen werden, das keine Brailleschilder vorsieht, obwohl diese laut DIN 18040 erforderlich sind, oder ein Angebot, das ISO-7010-Piktogramme ignoriert und Fantasiesymbole vorschlägt. Die Prüfung der Normenkonformität erfolgt in einer ersten Phase (ggf. mittels einer Compliance-Checkliste). Nur Angebote, die hier vollständig konform sind, gelangen in die weitere Wertung. (In vielen Vergabeverfahren zählt die Erfüllung der technischen Spezifikationen zu den Bewertungskriterien; oft wird die „Einhaltung der Projektvorgaben und Normen“ sogar als eigener Punkt mit Gewichtung aufgeführt. In unserem Fall sollte es allerdings eher als zwingende Voraussetzung (ja/nein) gehandhabt werden.)

• Qualität des Leitsystems (Wertung): Für die verbleibenden Angebote sollte die Qualität und Durchdachtheit des vorgeschlagenen Leitsystems bewertet werden. Besondere Lösungen zur Besucherführung können mit einem höheren Punktewert honoriert werden. Hierzu kann man Unterkriterien bilden, z.B.: Übersichtlichkeit und Ergonomie (ist das System für einen Ortsunkundigen intuitiv verständlich?), Mehrsprachigkeit (wie viele Sprachen, wie professionell übersetzt), Einsatz moderner Hilfsmittel (digitale Displays, interaktive Elemente) und Design & Integration (ästhetische Qualität, fügt es sich ins Gebäude ein). Ein Bieter, der z.B. ein innovatives digitales Wegeleitsystem zusätzlich anbietet oder farbcodierte Wege, die verschiedenen Besuchergruppen folgen können, sollte dafür Punkte bekommen. Auch die Einbindung zusätzlicher Funktionen (wie QR-Codes auf Schildern, die auf eine Navigations-App verlinken) fällt unter „Mehrwert“ und kann positiv bewertet werden. Es bietet sich an, dieses Kriterium mit hoher Gewichtung in die Wertungsmatrix aufzunehmen, damit qualitativ bessere Konzepte nicht allein aus Preisgründen unterliegen.

• Corporate-Design-Anpassung (Bonus): Da dem Auftraggeber vermutlich auch die Markenwirkung wichtig ist, kann ein Kriterium eingeführt werden, das bewertet, wie gut das Beschilderungskonzept die Corporate Identity umsetzt. Hier könnten Zusatzpunkte vergeben werden, wenn ein Angebot z.B. ein speziell auf das Unternehmen zugeschnittenes Design vorschlägt, das aber dennoch allen Normen genügt. Einige Unternehmen verlangen ohnehin in ihren Ausschreibungen, dass das bauliche Corporate Design berücksichtigt wird (z.B. Hausfarben, Logo-Verwendung). So hat etwa das Goethe-Institut weltweit eine Rahmenvereinbarung ausgeschrieben, um an all seinen Standorten einheitliche Beschilderungen im Corporate Design umzusetzen. Ein Bieter, der im vorliegenden Projekt nachweist, dass er z.B. bereits ähnliche Corporate-Design-Beschilderungen geliefert hat oder ein überzeugendes Design-Muster vorlegt, kann hier bevorzugt werden. Beispiel: Alle Schilder enthalten einen roten Kopfbalken mit Firmenlogo, analog zum vorhandenen Leitsystem des Unternehmens – und der Bieter hat dies im Angebot berücksichtigt. Wichtig ist, dass solche gestalterischen Aspekte nie auf Kosten der funktionalen Anforderungen gehen dürfen; daher sollten sie auch geringer gewichtet sein als die Kernkriterien Sicherheit/Orientierung.

• Preis und Lebenszykluskosten: Natürlich fließt auch der Preis in die Wertung ein (oft mit hoher Gewichtung, z.B. 30–50%). Hier ist es empfehlenswert, nicht nur den Anschaffungspreis zu betrachten, sondern die Lebenszykluskosten der Beschilderung. Ein Angebot, das zwar teurer ist, aber z.B. Schilder aus deutlich haltbareren Materialien anbietet oder einen Wartungsvertrag inkludiert, könnte langfristig wirtschaftlicher sein. Dies kann man in der Bewertung berücksichtigen, indem man etwa Wartungskosten über 5 Jahre als fiktive Position miteinberechnet oder die Materialgarantien vergleicht.

• Referenzen und Erfahrungen: Als qualitatives Kriterium kann auch die Erfahrung des Bieters mit ähnlichen Projekten bewertet werden (sofern vergaberechtlich zulässig, meist als Eignungskriterium abgefragt). Ein Anbieter, der bereits große öffentliche Gebäude erfolgreich mit einem Wegeleitsystem ausgestattet hat, bringt Know-how mit, das Risiken mindert. Referenzprojekte, Zertifikate (z.B. DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagement) oder qualifiziertes Personal (etwa „Certified Access Consultant“ für Barrierefreiheit) könnten hier Pluspunkte bringen. Dieses Kriterium sollte jedoch nicht zu hoch gewichtet werden, um Newcomern Chancen zu lassen – oft reicht „Erfüllt/Nicht erfüllt“ bei Mindestanforderungen.

Durch die Kombination dieser Kriterien wird sichergestellt, dass der Zuschlag an das Angebot geht, das fachlich alle Muss-Vorgaben erfüllt und darüber hinaus das durchdachteste und wertvollste Beschilderungs- und Orientierungssystem bietet – unter Berücksichtigung von Qualität, Innovationsgrad, Branding und Kosten.

Zweck: Sicherstellen, dass die Beschilderung nach der Installation langfristig funktionstüchtig, aktuell und normgerecht bleibt.

• Regelmäßige Inspektionen: Es ist ein Wartungsplan für die Beschilderung vorzusehen. Alle Schilder sollten in regelmäßigen Abständen (z.B. monatlich visuelle Kontrolle, jährlich ausführlicher Check) auf Zustand und Sichtbarkeit geprüft werden. Führen Sie regelmäßige Inspektionen durch, um beschädigte, verblichene oder fehlende Schilder umgehend zu identifizieren. Insbesondere Notausgangs- und Sicherheitszeichen müssen immer gut erkennbar sein – hier ist darauf zu achten, dass z.B. nach Renovierungen keine Schilder übermalt oder durch Möbel verstellt wurden. Eventuell sollten Ergebnisse dieser Prüfungen dokumentiert werden (Wartungsprotokoll). Der Auftragnehmer kann verpflichtet werden, in den ersten Jahren diese Wartung zu übernehmen oder zu begleiten (je nach Vertrag).

• Instandhaltung und Säuberung: Die Schilder sind bei Bedarf zu reinigen und instand zu halten, damit sie stets einen ordentlichen Eindruck machen und gut lesbar bleiben. Außenwegweiser könnten z.B. jährlich hochdruckgereinigt werden müssen, Innenraumschilder gelegentlich abgestaubt oder von Fingerabdrücken befreit. Abnutzung oder Beschädigung (z.B. zerkratzte oder verblichene Beschriftungen) sind umgehend zu beheben, durch Austausch der betreffenden Schilder. Zudem ist sicherzustellen, dass beleuchtete Schilder (Notleuchten, LED-Ausgangsschilder) stets funktionieren – dies erfordert regelmäßige Funktionsprüfungen, etwa im Rahmen von Sicherheitsbegehungen (Notbeleuchtungstest). Falls Folienbeschriftungen verwendet wurden, müssen diese nach einigen Jahren eventuell erneuert werden, wenn die Klebkraft nachlässt oder sich Druckstellen zeigen. Planen Sie hierfür im Budget Ersatz mit ein.

• Aktualisierung bei Regelwerksänderungen: Vorschriften und Normen können sich über die Jahre ändern – das Beschilderungssystem muss darauf reagieren, um compliant zu bleiben. Behalten Sie Änderungen relevanter Regelwerke im Blick und passen Sie die Beschilderung bei Bedarf an. Zum Beispiel könnten sich durch eine Novellierung der Arbeitsstättenregeln neue Piktogramme ergeben (wie das Zeichen für „Automatisierter Externer Defibrillator (AED)“, das in neueren ISO-Normen eingeführt wurde). Oder die Brandschutzordnung könnte künftig zusätzliche Hinweisschilder verlangen (etwa für „Sammelstelle“ war früher nicht überall Pflicht, wird aber zunehmend Standard). Ein praktischer Ansatz ist es, alle 2–3 Jahre einen Abgleich mit den geltenden Normen vorzunehmen (evtl. durch einen Fachplaner oder Sicherheitsingenieur) und festzustellen, ob Handlungsbedarf besteht.

• Änderungen am Gebäude oder Organisation: Ebenso muss die Beschilderung angepasst werden, wenn sich baulich oder organisatorisch etwas ändert. Wird z.B. der Empfang an einen anderen Ort verlegt oder umgebaut, müssen sämtliche Wegweiser und Übersichtspläne daraufhin geprüft und angepasst werden. Ändern Räume ihre Funktion (z.B. aus „Konferenzraum“ wird „Schulungszentrum“), sind die Türschilder zu tauschen. Auch ein Rebranding der Firma (neues Logo, neuer Name) macht einen Austausch der entsprechenden Beschilderungselemente notwendig. Im Vertrag sollte festgehalten werden, wie solche Änderungen umgesetzt werden: Im Idealfall beinhaltet er eine Klausel, dass der Auftragnehmer für einen bestimmten Zeitraum nach Installation für geringe Änderungsbedarfe (bis zu einem definierten Umfang) zur Verfügung steht – etwa für das Anfertigen neuer Schilder bei Raumänderungen. Alternativ kann eine Schulung des Hausmeisters vorgesehen sein, um kleinere Beschriftungswechsel (z.B. austauschbare Einsteckschilder) selbst vornehmen zu können. Wichtig ist, dass die Beschilderung jederzeit den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht – veraltete oder falsche Schilder sind nicht nur verwirrend, sondern können im Notfall gefährlich sein.

• Vertragliche Vereinbarungen zur Mängelbeseitigung: Der Auftraggeber sollte das Recht haben, jederzeit Mängel in der Beschilderung zu rügen und deren Beseitigung innerhalb einer vereinbarten Frist zu verlangen. Beispielsweise könnte im Wartungsvertrag stehen, dass entdeckte Sicherheitsmängel (etwa ein unbeleuchtetes Ausgangsschild) vom Dienstleister binnen 24 Stunden zu beheben sind. Für weniger kritische Dinge (wie ein leicht verbogenes Informationsschild) kann eine längere Frist eingeräumt werden. Eine stichprobenartige Auditierung der Schilder durch den Auftraggeber oder einen externen Experten (z.B. im Rahmen von Arbeitssicherheitsaudits) kann Teil des Qualitätsmanagements sein. Hierbei sollte transparent mit dem Auftragnehmer kommuniziert werden, welche Ergebnisse festgestellt wurden, um gemeinsam für Abhilfe zu sorgen.

• Dokumentation und Inventar: Führen Sie über die Jahre ein Inventar aller Schilder. Ein Plan bzw. eine Liste aller vorhandenen Beschilderungskomponenten (mit Position, Art, Montagejahr) erleichtert die Wartung erheblich. Darin kann man z.B. vermerken, wann welches Schild gereinigt oder ersetzt wurde. Auch bei Erweiterungen des Systems (neue Schilder) wird so dokumentiert, was ergänzt wurde. Diese Dokumentation ist lebendig zu halten. Bei großen Anlagen empfiehlt sich ein Beschilderungskataster, eventuell digital in Form eines CAFM-Systems. Dadurch lässt sich nachvollziehen, ob alle Schilder noch vorhanden sind, benötigt werden und wie sie wirken – bei Tag und Nacht. Die Erfahrung zeigt: Gut gepflegte, aktuelle Beschilderungssysteme tragen erheblich zu Sicherheit, Orientierung und einem positiven Eindruck bei – es lohnt sich also, hier kontinuierlich Sorgfalt walten zu lassen.