Infrastruktur- und Ausstattungsplan

Der Infrastrukturplan muss eine geeignete Zutrittskontrolltechnik vorsehen, um den Zugang von Mitarbeitern, Besuchern und Dienstleistern kontrolliert und sicher zu gestalten. Moderne Ausweis- oder Schlüsselkartensysteme ermöglichen es, autorisierten Mitarbeitern mittels Firmenausweis Zugang zu erhalten, während Besucher am Empfang registriert und mit temporären Besucherausweisen ausgestattet werden. Diese Systeme sollten nach aktuellen Sicherheitsstandards (z.B. DIN EN 50133 für elektronische Zutrittskontrollanlagen) ausgelegt sein. Bei elektronischen Schließsystemen ist zudem darauf zu achten, dass die Verwaltung der Zutrittsrechte datenschutzkonform erfolgt und Berechtigungen (z.B. abgelaufene Besucherkarten) zeitnah entzogen werden können.

Sämtliche Schlüssel, Karten und Zugangscodes sind vor Missbrauch zu schützen. Daher ist ein sicheres Aufbewahrungssystem für Zugangsmedien erforderlich, beispielsweise ein abschließbarer Schlüsselschrank oder ein elektronischer Key-Manager mit Protokollierung. Nur autorisiertes Personal darf Zugriff auf Hauptschlüssel oder Masterkarten haben. Für besonders sicherheitsrelevante Bereiche kann der Einsatz ergänzender Authentifizierungsmethoden vorgesehen werden. Hierzu zählen zum Beispiel biometrische Verfahren (Fingerabdruckscanner, Venenscanner) oder PIN-Code-Tastaturen an Schleusen und Türen, um eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu realisieren. Solche Technologien sind optional zu integrieren und abhängig von den Schutzanforderungen des jeweiligen Objekts.

Die eingesetzte Sicherheitstechnik muss den geltenden rechtlichen Vorgaben entsprechen. Insbesondere ist sicherzustellen, dass der Betrieb der Zugangskontrollsysteme und die Tätigkeit des Empfangs- bzw. Sicherheitsdienstes im Einklang mit § 34a Gewerbeordnung (Bewachungsgewerbe) stehen. Dies bedeutet beispielsweise, dass das eingesetzte Personal die erforderliche Sachkunde oder Unterrichtung nach § 34a GewO besitzt, wenn es Aufgaben der Zugangskontrolle und Bewachung ausübt. Darüber hinaus sind alle Maßnahmen an der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auszurichten. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Zutrittskontrolle erhoben werden (wie Besuchername, Ausweisnummer, Zeitpunkt des Ein- und Austritts, eventuell Foto), dürfen nur zweckgebunden verwendet und müssen sicher gespeichert sowie nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Die Software für Besucherregistrierung und Ausweisverwaltung sollte entsprechende Funktionen zur Datenminimierung und -löschung bieten. Ebenso sind Besucher über die Datenverarbeitung (z.B. durch Aushang eines DSGVO-konformen Datenschutzhinweises am Empfang) zu informieren.

Eine zuverlässige Kommunikationsausstattung am Empfang ist unabdingbar, um einen schnellen Informationsfluss und effektive Notfallmaßnahmen zu gewährleisten. Zum Standard gehört eine dedizierte Telefonanlage am Empfangstresen. Diese sollte über direkte Amtsleitung für externe Anrufe sowie über interne Durchwahlen verfügen, um z.B. Mitarbeiter oder Abteilungen schnell kontaktieren zu können. Wichtig ist, dass an der Telefonanlage wichtige Nummern (Sicherheitszentrale, Notfallkontakte, Facility Management, Feuerwehr/Polizei etc.) hinterlegt oder auf Kurzwahltasten gespeichert sind, damit das Empfangspersonal in kritischen Situationen keine Zeit verliert.

Darüber hinaus empfiehlt sich die Installation eines Gegensprech- oder Intercom-Systems, insbesondere in größeren Einrichtungen oder solchen mit getrenntem Pförtnerbereich. Über eine Gegensprechanlage kann der Empfang mit anderen sicherheitsrelevanten Standorten oder z.B. Schranken am Lieferanteneingang kommunizieren, ohne den Platz verlassen zu müssen. Besucher oder Lieferanten, die außerhalb der Öffnungszeiten ankommen, können sich über eine Türsprechanlage melden und legitimieren. Solche Intercom-Systeme sollten klar verständlich sein und idealerweise mit der Zutrittskontrolle verknüpft werden (z.B. Türöffner aus der Ferne durch Empfang möglich).

Für interne Kommunikation und rasche Abstimmung mit Sicherheitspersonal sind Handfunkgeräte (Walkie-Talkies) oder mobile Personen-Notsignal-Geräte hilfreich. Empfangsmitarbeiter können so bei Bedarf den patrouillierenden Sicherheitsdienst rufen oder in einer Notfallsituation (z.B. bei einem medizinischen Notfall oder einer eskalierenden Person am Empfang) sofort Unterstützung anfordern. Moderne Notsignalgeräte verfügen über Alarmknöpfe und Ortungsfunktionen, was die Sicherheit des allein arbeitenden Empfangspersonals erhöht. Alternativ oder ergänzend kann ein stiller Alarm/Tasternetzwerk vorgesehen werden, mit dem vom Empfang aus unbemerkt ein Alarm in der Leitstelle ausgelöst werden kann.

Ein weiterer Bestandteil der Kommunikationsinfrastruktur ist der Zugang zum hausweiten Beschallungs- oder PA-System (Public Address) für Durchsagen. Im Alarmfall oder bei dringenden Informationen (z.B. Evakuierungsdurchsage, Aufforderung einen bestimmten Bereich zu meiden) sollte das Empfangs- oder Sicherheitsdienstpersonal die Möglichkeit haben, über Lautsprecher im Gebäude Durchsagen zu machen. Dies kann entweder über ein Mikrofonsystem am Empfang erfolgen oder via Fernzugriff auf das zentrale Beschallungssystem. Die Ausschreibung sollte definieren, dass der Auftragnehmer sicherzustellen hat, dass das Empfangspersonal geschult ist und Zugriff auf diese Systeme hat, um im Ernstfall angemessen reagieren zu können.

Um die Sicherheit im Eingangsbereich und an der Service-Pforte zu erhöhen, ist eine umfassende Videoüberwachung (CCTV) vorzusehen. Kameras sollten so positioniert werden, dass sie den Empfangsbereich selbst, die Wartezonen für Besucher sowie die Außenbereiche vor Ein- und Ausgängen lückenlos abdecken. So können sicherheitskritische Vorfälle (z.B. unbefugtes Eindringen, Vandalismus oder Diebstahl im Eingangsbereich) aufgezeichnet und im Bedarfsfall ausgewertet werden. Wichtig ist hierbei die Bildqualität und Speichertechnik: Es sollten hochauflösende Kameras eingesetzt werden, die auch bei schwierigen Lichtverhältnissen klare Bilder liefern. Die Aufzeichnungen sind manipulationssicher zu speichern.

Eine Integration der Kameras in eine zentrale Sicherheitsleitstelle oder ein bestehendes Gebäudemanagement-System ist anzustreben. Das bedeutet, dass die Live-Bilder und Aufzeichnungen der Empfangs- und Pfortenkameras in der Haupt-Sicherheitszentrale eingesehen werden können. Im Idealfall verfügt der Empfangsbereich selbst über einen Monitor, auf dem das Personal die für sie relevanten Kamerabilder (z.B. Eingangstür, Zufahrt, Parkplatz) im Blick behalten kann. Bewegungsmelder oder automatisierte Alarmfunktionen (Software, die z.B. unbefugte Bewegungen außerhalb der Betriebszeiten erkennt) können die Überwachung ergänzen und das Sicherheitspersonal proaktiv alarmieren.

Die Speicherung und Nutzung von Videodaten unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSGVO und ggf. Bundesdatenschutzgesetz). Daher muss die CCTV-Nutzung DSGVO-konform gestaltet sein. Konkret bedeutet dies, dass Videoaufzeichnungen nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den Zweck erforderlich ist – in vielen Unternehmen hat sich ein Löschzeitraum von 72 Stunden bis 30 Tagen etabliert, je nach Risikoprofil. Die Ausschreibung sollte festlegen, welcher Mindestaufbewahrungszeitraum für die Videodaten erwartet wird (z.B. 30 Tage, sofern rechtlich zulässig), damit Vorfälle auch mit Verzögerung noch untersucht werden können. Gleichzeitig sind organisatorische Maßnahmen zu verlangen: z.B. Kennzeichnung der überwachten Bereiche durch Schilder („Videoüberwachung zu Ihrer Sicherheit“ mit Datenschutzhinweis), Zugriffsberechtigungen nur für befugtes Personal und Führen eines Videoüberwachungs-Verzeichnisses entsprechend Art. 30 DSGVO.

Oft fungieren Empfang oder Pforte auch als Anlaufstelle für eingehende Post und Lieferungen. Daher muss die Infrastruktur hierfür passende Lösungen bieten, um Sendungen effizient und sicher zu handhaben. Ein Registratursystem für Pakete und Postsendungen ist empfehlenswert. Dies kann ein traditionelles Eingangsbuch sein, in das Uhrzeit, Absender, Empfänger und Art der Sendung eingetragen werden, oder – zeitgemäßer – ein digitales Paket-Management-System, in dem jede Sendung gescannt und erfasst wird. Ein solches System erleichtert es, jederzeit nachvollziehen zu können, welche Sendung angekommen ist, wo sie gelagert wird und ob/wann sie an den Empfänger übergeben wurde. Die Transparenz in diesem Prozess beugt Verlust oder Diebstahl von Sendungen vor und ermöglicht bei Reklamationen einen Nachweis.

Für die vorübergehende Lagerung von Paketen und wichtigen Dokumenten müssen geeignete Räumlichkeiten oder Möbel eingeplant werden. Das kann beispielsweise ein abschließbarer Postverteilerschrank im Empfangsbereich sein oder ein eigener Postraum in Nähe der Pforte. Wichtig ist, dass Unbefugte keinen Zugriff auf noch nicht verteilte Sendungen haben – z.B. sollte der Besucher natürlich nicht selbstständig in Ablagen nach seinem Paket suchen können. Auch sollte sensible Post (Einschreiben, vertrauliche Dokumente) getrennt von allgemeinen Lieferungen aufbewahrt werden, ggf. in einem Safe oder verschlossenen Schrank.

Eine klare Trennung zwischen Personal- und Besucherbereichen ist bei der Post- und Lieferabwicklung einzuhalten. Praktisch bedeutet dies, dass zwar der Empfang die Annahme koordinieren kann, aber der Bereich, wo Pakete gelagert werden, sollte nicht öffentlich zugänglich sein. Falls die bauliche Situation es erfordert, kann etwa ein Tresen mit Durchreiche installiert werden, oder es werden definierte Zeiten vereinbart, in denen Mitarbeiter ihre Post am Empfang abholen, um unnötiges Publikumsverkehr hinter den Tresen zu vermeiden. Zudem muss der Ablauf so gestaltet sein, dass Lieferanten oder Kuriere ihre Sendungen geordnet abgeben können, ohne den Empfangsablauf für Besucher zu stören – zum Beispiel durch eine separate Anlieferzone oder einen deutlich gekennzeichneten Warenannahmebereich an der Service-Pforte.

Neben Sicherheit und Funktionalität spielt auch der Besuchskomfort eine Rolle für einen positiven Eindruck. Daher sollte der Infrastruktur- und Ausstattungsplan Elemente berücksichtigen, die den Aufenthalt von Gästen angenehmer gestalten. Ein Beispiel hierfür ist eine kleine Getränkestation oder Erfrischungsecke im Wartebereich. Ein Wasserspender, bereitgestellte Gläser oder eine Kaffeemaschine für Besucher signalisiert Gastfreundschaft. Ebenso können Zeitschriften, Unternehmensbroschüren oder ein dezenter Hintergrund-TV mit Unternehmensinformationen im Wartebereich bereitgestellt werden, um Wartezeiten zu überbrücken.

Die digitale Ausstattung im Empfangsbereich trägt zum modernen und professionellen Ambiente bei. Dies umfasst etwa digitale Anzeigesysteme oder Monitore, die aktuelle Informationen anzeigen – zum Beispiel einen Begrüßungsbildschirm mit dem Firmenlogo, Hinweise zu Sicherheitsmaßnahmen (wie die aktuell geltenden Hygienevorschriften) oder Veranstaltungsinformationen („Willkommen zur Konferenz XY – bitte melden Sie sich am Empfang“). Solche Displays können auch zur Wegeleitung dienen, indem sie z.B. anzeigen, in welchem Raum die nächste Besprechung stattfindet oder welcher Ansprechpartner gleich kommt. Elektronische Beschilderung und Wegweiser lassen sich flexibel aktualisieren und mehrsprachig gestalten, was insbesondere bei internationalem Besucherkreis vorteilhaft ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Raumumgebung im Empfang. Hierzu zählt vor allem die Klimatisierung und Belüftung. Der Empfangsbereich sollte über Heizung/Kühlung verfügen, die ein angenehmes Temperaturniveau hält, da hier zu jeder Jahreszeit Personen verweilen. Zugluft (etwa durch häufiges Türöffnen am Haupteingang) sollte durch bauliche Maßnahmen wie Windfang oder Warmluftschleier minimiert werden, um sowohl Mitarbeiter als auch Besucher vor Unbehagen zu schützen. Eine gute Belüftung oder Klimaanlage sorgt neben Komfort auch für Konzentrationsfähigkeit des Personals. Auch auf die Beleuchtung ist zu achten: blendfreie, helle und warme Beleuchtung vermittelt Sicherheit und Professionalität – z.B. durch eine Kombination aus Tageslicht und künstlicher Beleuchtung, die normgerecht (Arbeitsstättenrichtlinien) ausreichend Beleuchtungsstärke für Bürotätigkeiten am Empfang bietet. Schließlich beeinflusst eine gepflegte, ansprechende Gestaltung mit Pflanzen, Firmenlogo und ordentlicher Beschilderung ebenfalls den Eindruck und unterstreicht die Professionalität der Empfangssituation.

Die beste technische Ausstattung nützt wenig, wenn sie nicht funktionsfähig gehalten wird. Daher sollte im Rahmen der Ausschreibung vom Dienstleister ein präventives Wartungs- und Instandhaltungskonzept verlangt werden. Für alle technischen Einrichtungen – von der Zutrittskontrolle über Kommunikationsanlagen bis hin zur Klimaanlage – sind regelmäßige Prüfungen und vorbeugende Wartungen einzuplanen. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass etwa Wartungsverträge mit Fachfirmen bestehen oder eigenes qualifiziertes Personal verfügbar ist, um z.B. Schließanlagen, Brandmelder, Gegensprechanlagen oder IT-Systeme turnusmäßig zu warten. Hierbei sind die Vorgaben der Hersteller sowie einschlägige Normen und Vorschriften (z.B. die DGUV Vorschrift 3 für die Überprüfung elektrischer Anlagen und Geräte) zu beachten. Sicherheitskritische Systeme wie Notrufeinrichtungen oder Alarmknöpfe sollten häufiger geprüft werden, ggf. monatlich, während andere Geräte vierteljährlich oder jährlich eine Inspektion benötigen.

Teil des Wartungskonzepts ist auch die Einhaltung von Unfallverhütungsvorschriften (DGUV) und sonstigen Arbeitssicherheitsstandards. Zum Beispiel verlangen die DGUV-Regeln, dass technische Arbeitsmittel regelmäßig auf ihre Sicherheit kontrolliert werden und Mängel unverzüglich behoben werden. Der Auftragnehmer sollte in seinem Infrastrukturplan darlegen, wie die Prüffristen (z.B. TÜV-Prüfung für bestimmte Anlagen, Prüfung von Leitern, elektrischen Geräten etc.) eingehalten und überwacht werden. Zudem ist auf Grundlage der DGUV Vorschrift 23 für Wach- und Sicherheitsdienste sicherzustellen, dass Betriebsanweisungen existieren und das Personal über den sicheren Umgang mit der Ausrüstung (z.B. Handfunkgeräte, Pfefferspray falls eingesetzt, Alarmanlagen) unterwiesen ist.

Alle Wartungs- und Prüfarbeiten sind sauber zu dokumentieren. Die Ausschreibung sollte fordern, dass Wartungsprotokolle und Prüfnachweise in geeigneter Form (digital oder analog) geführt werden. Diese Dokumentation muss bei Audits oder im Schadensfall vorgelegt werden können, um die ordnungsgemäße Instandhaltung nachzuweisen. Es ist sinnvoll, wenn der Dienstleister ein Wartungsmanagementsystem oder ein Logbuch führt, in dem alle Inspektionen, Störungsmeldungen und Reparaturen am Empfangsequipment erfasst werden. Dadurch haben sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer jederzeit einen Überblick über den Zustand der Infrastruktur. Sollten Mängel festgestellt werden, sind klare Prozesse zu deren Behebung zu definieren, inkl. Information des Auftraggebers bei sicherheitsrelevanten Ausfällen.

Empfangs- und Pfortendienste müssen innerhalb des gesetzlichen Rahmens betrieben werden. Eine Vielzahl an Rechtsvorschriften und Normen ist hierbei einschlägig, und die Ausschreibung sollte festschreiben, dass der Auftragnehmer diese einhält und ihre Umsetzung nachweisen kann. Im Bereich Arbeitsschutz sind insbesondere das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) relevant. Das ArbSchG verpflichtet den Arbeitgeber (hier ggf. den Dienstleister) unter anderem zu einer Gefährdungsbeurteilung des Empfangsarbeitsplatzes und zur Umsetzung aller notwendigen Schutzmaßnahmen, damit das Personal sicher arbeiten kann. Die ArbStättV sowie die dazugehörigen Technischen Regeln (ASR) geben konkrete Vorgaben für die Gestaltung des Arbeitsplatzes, etwa hinsichtlich Fluchtwegen, Bildschirmarbeitsplätzen, Beleuchtung, Lärm oder Ergonomie. So ist zum Beispiel gemäß ArbStättV i.V.m. ASR A1.2 eine bestimmte Bewegungsfläche (wie erwähnt, min. 1,5 m²) hinter dem Arbeitsplatz vorgeschrieben, und ASR A3.5 fordert eine ausreichende Beleuchtungsstärke für Bildschirmtätigkeiten. Diese Vorschriften gewährleisten nicht nur den Schutz der Beschäftigten, sondern tragen auch zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Barrierefreiheit, geregelt in DIN 18040 sowie in der Behindertengleichstellung (z.B. SGB IX für Teilhabe von Menschen mit Behinderungen). Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass bauliche und technische Maßnahmen zur barrierefreien Nutzung des Empfangs umgesetzt werden – angefangen bei stufenlosen Zugängen (Rampen oder Aufzüge an Eingangstüren), über die bereits erwähnte abgesenkte Empfangstheke, bis hin zu taktilen Leitsystemen und gut lesbarer, kontrastreicher Beschilderung für Menschen mit Sehbehinderung. In öffentlichen Gebäuden ist Barrierefreiheit nicht nur „nice to have“, sondern rechtlich verbindlich umzusetzen. Die UN-Behindertenrechtskonvention, die auch in Deutschland gilt, fordert Inklusion in allen Lebensbereichen, was solche Maßnahmen im Empfangsbereich einschließt.

Beim Umgang mit personenbezogenen Daten – sei es bei der Videoüberwachung, bei elektronischen Besuchersystemen oder bei Einträgen ins Besuchsregister – sind die Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) bzw. des Bundesdatenschutzgesetzes strikt einzuhalten. Das bedeutet insbesondere: Datenminimalismus (nur wirklich nötige Daten erheben), Zweckbindung (Daten nur zur Besucherverwaltung oder Sicherheitskontrolle nutzen, nicht anderweitig), Datensicherheit (z.B. Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Besucherlisten oder Kamerabilder mittels Zugriffskontrollen, Passwörtern, Verschlüsselung) und fristgerechte Löschung. Der Auftragnehmer sollte ein Datenschutzkonzept für den Empfang vorlegen können, idealerweise mit Benennung eines Datenschutzbeauftragten und Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO.

Je nach genauer Ausgestaltung des Empfangsdienstes können weitere rechtliche Vorgaben relevant sein: Wird etwa vom Empfangspersonal auch Erster Hilfe erwartet, sind das Arbeitsschutzgesetz und die DGUV-Vorschriften (Erste-Hilfe-Material bereitstellen, ausgebildete Ersthelfer) zu beachten. Bei Bewachungstätigkeiten ist neben § 34a GewO auch die Bewachungsverordnung einschlägig, die Anforderungen an den Einsatz von Sicherheitsmitarbeitern stellt (z.B. Führung eines Wachbuchs, Tragen eines Ausweises). Ebenfalls zu nennen ist die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die den sicheren Betrieb von Arbeitsmitteln regelt – sämtliche Geräte vom Stechkartenterminal bis zum Feuerlöscher müssen den CE-Sicherheitsanforderungen entsprechen und regelmäßige Prüfungen durchlaufen. All diese Vorschriften dienen dazu, hohe Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten. Der Auftragnehmer sollte daher proaktiv darlegen, wie er die Einhaltung sicherstellt (z.B. durch Schulungen des Personals, interne Audits, Zertifizierungen nach ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement etc.).

Um die genannten Anforderungen bereits im Vergabeverfahren bewerten zu können, sollte die ausschreibende Stelle verlangen, dass Bieter einen detaillierten Infrastruktur- und Ausstattungsplan als Teil ihres Angebots einreichen. In diesem Plan sollen alle relevanten Komponenten aufgeführt und beschrieben werden: etwa Möblierungskonzepte, technische Anlagen, IT-Systeme, Sicherheitsausrüstung und organisatorische Maßnahmen. Der Plan sollte idealerweise anhand der oben beschriebenen Kategorien strukturiert sein, sodass der Bewertungsausschuss leicht nachvollziehen kann, wie jeder Aspekt (Zutrittskontrolle, Kommunikation, Überwachung etc.) vom Bieter gelöst wird. Des Weiteren kann gefordert werden, dass der Bieter Grundrisspläne oder Skizzen des Empfangsbereichs mit geplanter Ausstattung beilegt, um die Positionierung von Theke, Kameras, Wartezonen etc. zu visualisieren.

Wesentlich ist auch der Nachweis der Qualität und Zertifizierung der vorgeschlagenen Ausrüstung. Die Ausschreibung sollte die Vorlage relevanter Zertifikate und Konformitätserklärungen verlangen. Beispielsweise muss für alle elektrischen Geräte und sicherheitstechnischen Anlagen eine CE-Kennzeichnung (gemäß EU-Vorschriften) vorhanden sein, was der Bieter bestätigen und anhand von Herstellerunterlagen belegen kann. Wo vorhanden, sind Prüfzeichen oder Gütesiegel (wie VdS-Zertifizierungen für Alarmanlagen oder Brandschutzeinrichtungen) anzugeben. Sollten ISO-Zertifizierungen gefordert oder positiv bewertet werden – etwa ISO 9001 (Qualitätsmanagement) beim Dienstleister selbst, ISO 27001 (IT-Sicherheit) für digitale Besucheranmeldesysteme oder ISO 14001 (Umweltmanagement) für nachhaltige Betriebsführung – so sind entsprechende Zertifikate dem Angebot beizufügen.

Die Vergabestelle muss zudem Möglichkeiten haben, die tatsächliche Umsetzung der versprochenen Maßnahmen zu überprüfen. Hier bietet es sich an, Ortsbegehungen und Funktionsprüfungen als Bestandteil des Abnahmeprozesses festzulegen. Nach Zuschlag und vor Betriebsaufnahme sollte der Auftragnehmer verpflichtet werden, die installierte Infrastruktur gemeinsam mit dem Auftraggeber zu inspizieren und deren Funktion nachzuweisen. Beispielsweise kann eine Abnahmeliste erstellt werden, auf der Punkte wie „CCTV installiert und Bilder werden aufgezeichnet“, „Zutrittskontrollsystem funktioniert mit Mitarbeiter- und Besucherausweisen“, „Notfallbeleuchtung und Beschallungstest durchgeführt“ etc. aufgeführt sind. Bereits im Rahmen der Angebotsprüfung kann der Auftraggeber Referenzen anfordern oder eine Besichtigung eines Referenzobjekts durchführen, um die Leistungsfähigkeit des Bieters zu validieren. Auch ein Probebetrieb bzw. eine Demonstration einzelner Systeme (z.B. Vorführung der Besuchermanagement-Software) kann vertraglich vereinbart werden, um sicherzustellen, dass Theorie und Praxis übereinstimmen.

Die Ausschreibung sollte klar zwischen Mindestanforderungen und Bewertungskriterien unterscheiden. Sämtliche oben beschriebenen Punkte, die für Sicherheit, Gesundheit und Compliance zwingend notwendig sind, sind als Mindestanforderung bzw. zwingendes Kriterium aufzunehmen – ein Angebot, das diese Punkte nicht erfüllt, wäre auszuschließen. Dazu zählen z.B. die Erfüllung aller einschlägigen Gesetze (ArbSchG, ArbStättV, DSGVO etc.), die Bereitstellung einer Grundausstattung (Empfangstheke, Sitzmöglichkeiten, Telefon, Zutrittskontrolle, CCTV-Basisüberwachung, Schlüsselsafe, etc.) und die Vorlage eines Wartungskonzepts.

Über die Mindeststandards hinaus kann der Auftraggeber Wertungspunkte für qualitative Unterschiede vergeben. Hier empfiehlt es sich, Kriterien zu definieren, die Aspekte wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Innovation honorieren. Beispielsweise könnte ein Bieter zusätzliche Punkte erhalten, wenn er ein volldigitales Besucheranmeldesystem mit Voranmeldung und QR-Code-Scan anbietet, da dies den Prozess beschleunigt und die Datenhaltung verbessert. Ebenso könnten umweltfreundliche Maßnahmen honoriert werden, etwa der Einsatz energiesparender LED-Beleuchtung, ein Konzept zur Abfallvermeidung am Empfang (digital statt Papier) oder klimaneutrale Gerätetechnik. Innovative Lösungen, wie der Einsatz von KI-gestützter Videoanalyse (zur automatischen Personenerkennung oder Gefahrenerkennung) oder ein smarter Schlüsselschrank mit Protokollfunktion und Fernzugriff, könnten als Mehrwert angesehen und entsprechend bewertet werden.

Zusätzlich kann der Auftraggeber Bonuspunkte oder einen Wertungsvorteil für nachgewiesene Zertifizierungen vergeben, die über das Pflichtmaß hinausgehen. Wenn ein Bieter z.B. ein zertifiziertes Facility-Management-System (etwa nach GEFMA-Richtlinien) nutzt oder sein Unternehmen nach ISO 41001 (Facility-Management-Systeme) zertifiziert ist, zeigt dies eine Professionalität und Standardisierung der Abläufe, was sich positiv auf die Leistung auswirken dürfte. Auch Zertifikate wie „DIN 77200 – Sicherheitsdienstleistungen“ könnten, sofern relevant, in die Bewertung einfließen, um qualitätsgesicherte Sicherheitsprozesse zu honorieren. Entscheidend ist, dass die Kriterien transparent und nachvollziehbar formuliert sind. Die Gewichtung sollte im Vergabedokument offengelegt werden, z.B.: Infrastruktur & Ausstattung Plan schlüssig (Mindestkriterium, ja/nein), Qualität der technischen Ausstattung (x % Gewichtung in der Bepunktung), Innovationsgrad (y %), Nachhaltigkeit (z %), etc. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bieter ihre Angebote auf die gleichen Bewertungspunkte ausrichten können und die Vergabeentscheidung rechtssicher und fair erfolgt.

Nachdem die Anforderungen definiert und bewertet worden sind, liegt es abschließend in der Verantwortung des Auftragnehmers, die versprochenen Leistungen im laufenden Betrieb einzuhalten. Regelmäßige Überprüfungen und Audits seitens des Auftraggebers – beispielsweise jährliche Review-Termine, in denen Infrastrukturmängel, Sicherheitsvorfälle oder Verbesserungsmöglichkeiten besprochen werden – helfen, die vereinbarten Standards dauerhaft aufrechtzuerhalten. Auf diese Weise stellt eine detaillierte Infrastruktur- und Ausstattungsplanung in der Ausschreibung sicher, dass der Empfangs- und Pfortendienst nicht nur am Tag der Eröffnung, sondern kontinuierlich eine zuverlässige, rechtskonforme und professionelle Visitenkarte des Unternehmens bleibt.