Umweltstandards

Zweck: Verantwortungsbewussten Umgang mit Abfällen fördern und die Einhaltung der Entsorgungsvorschriften im Empfangsbereich sicherstellen.

• Getrennte Abfallbehälter: In Empfangsbereichen und am Lieferanteneingang sind deutlich gekennzeichnete Behälter für die getrennte Sammlung der gängigen Abfallarten aufzustellen. Mindestens bereitzustellen sind getrennte Behältnisse für Papier/Pappe, Kunststoffe und Restmüll. Falls im Objekt relevant, sollten zudem Behälter für Glas oder Metalle sowie für organische Abfälle (z. B. Biomüll aus Catering im Wartebereich) vorhanden sein. Die Platzierung der Behälter muss nutzerfreundlich sein (etwa in unmittelbarer Nähe des Empfangstresens oder der Lobby), um Mitarbeitern und Besuchern die korrekte Entsorgung zu erleichtern. Diese Maßnahme entspricht den deutschen Abfallvorschriften, die Unternehmen verpflichten, verwertbare Abfälle direkt am Anfallort zu trenne.

• Einhaltung gesetzlicher Abfallvorgaben: Die Abfallwirtschaft im Empfangs-/Eingangsbereich muss mit der deutschen und europäischen Gesetzgebung im Einklang stehen. Hierzu zählen insbesondere das Kreislaufwirtschaftsgesetz sowie einschlägige EU-Richtlinien, wie die Abfallrahmenrichtlinie (2008/98/EG). Konkret bedeutet dies, dem Abfallhierarchie-Prinzip zu folgen (Abfallvermeidung vor Recycling vor Beseitigung) und die lokalen Trennpflichten umzusetzen. Gemäß der Gewerbeabfallverordnung sind gewerbliche Abfallerzeuger verpflichtet, Materialien wie Papier, Glas, Kunststoffe, Metalle, Holz usw. getrennt zu sammeln. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass diese Vorgaben im Empfang konsequent umgesetzt werden – beispielsweise dürfen Wertstoffe nicht mit Restmüll vermischt werden, außer in gesetzlich zugelassenen Ausnahmefällen (wenn eine Trennung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar ist, was zu dokumentieren wäre).

• Zertifizierte Entsorgung: Sämtliche vom Empfang und Lieferanteneingang eingesammelten Abfälle sind regelmäßig durch einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb abholen zu lassen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das beauftragte Entsorgungsunternehmen die erforderlichen behördlichen Zulassungen besitzt und die Abfälle umweltgerecht verwertet oder entsorgt. Als Nachweis sind entsprechende Unterlagen (z. B. Entsorgungsnachweise, Übernahmescheine) zu führen und auf Verlangen vorzulegen. Durch die Einbindung eines zertifizierten Entsorgers wird gewährleistet, dass die getrennt gesammelten Wertstoffe tatsächlich recycelt (und nicht deponiert) werden und dass eventuell anfallende gefährliche Abfälle (wie z. B. Batterien aus Empfangsgeräten) gesetzeskonform behandelt werden.

• Besuchersensibilisierung: Der Empfangsbereich sollte Hilfestellung bieten, damit Besucher und Mitarbeiter die Abfalltrennung korrekt durchführen. Dies kann durch leicht verständliche Beschilderung an oder über den Abfallbehältern geschehen, die mit Piktogrammen und Kurztexten angibt, welche Materialien in welchen Behälter gehören. Empfangsmitarbeiter sollten zudem geschult sein, Besucher bei Bedarf freundlich auf die richtige Entsorgung hinzuweisen (z. B. können sie anbieten, nicht mehr benötigte Besucher-Badges oder Broschüren entgegenzunehmen und dem Recycling zuzuführen). Eine solche Bewusstseinsbildung und klare Kommunikation stellen sicher, dass das Trennsystem effektiv genutzt wird, die Recyclingquote steigt und Fehlwürfe reduziert werden.

Zweck: Verringerung von Umweltbelastungen und Gesundheitsrisiken durch Reinigungsarbeiten im Empfangsbereich mittels nachhaltiger Produkte und Verfahren.

• Einsatz ökozertifizierter Reinigungsmittel: Alle Reinigungsmittel und Hygieneprodukte, die in Empfangsbereichen, Lobbys und Wartezonen verwendet werden, müssen ökologisch zertifiziert und biologisch abbaubar sein. Der Dienstleister hat Produkte mit anerkannten Umweltlabels wie dem EU Ecolabel, dem Blauen Engel oder gleichwertigen Gütesiegeln zu beziehen. Derartige zertifizierte Reinigungsmittel erfüllen strenge Kriterien hinsichtlich geringer Umwelt- und Gesundheitsbelastung – so vermeiden Reinigungsprodukte mit Blauem Engel z. B. weitgehend umweltschädliche oder toxische Inhaltsstoffe und gelten als deutlich umwelt- und gesundheitsverträglicher als herkömmliche Reiniger. Der Einsatz solcher Mittel minimiert die Freisetzung von Schadstoffen ins Abwasser und in die Raumluft; zugleich ist ihre Abbaubarkeit gewährleistet (Rückstände zerfallen biologisch, ohne Gewässer oder Ökosysteme zu schädigen). Für die Angebotsphase sind Nachweise der geplanten Produkte (Produktdatenblätter, Zertifikate) beizulegen; während der Vertragslaufzeit dürfen ausschließlich die angegebenen oder qualitativ gleichwertige umweltzertifizierte Produkte verwendet werden.

• Vermeidung aggressiver Chemikalien: Bei der Unterhaltsreinigung im Empfang sind aggressive, ätzende oder gesundheitsschädliche Chemikalien konsequent auszuschließen, da sie die Innenraumluftqualität beeinträchtigen und Risiken für Personal und Besucher darstellen können. Produkte mit starken Säuren oder Laugen, chlorhaltige Desinfektionsmittel, Ammoniakreiniger oder Mittel mit hohem Lösemittelgehalt (VOC) dürfen im Routineeinsatz nicht zum Einsatz kommen. Stattdessen sind milde, pH-neutrale Reiniger mit niedrigen Emissionen zu verwenden, die für den jeweiligen Zweck (Oberflächenreinigung, Glasreinigung, Bodenreinigung etc.) geeignet sind. Durch diesen Verzicht auf harte Chemie bleibt das Raumklima im Empfang frei von stechenden Reinigungsgerüchen oder reizenden Dämpfen – Besucher und Mitarbeiter werden nicht durch Schadstoffausdünstungen belastet. Zudem sinkt das Gesundheitsrisiko für die Reinigungskräfte selbst, da sie weniger mit gefährlichen Substanzen in Kontakt kommen. Sollte in Ausnahmefällen eine Desinfektion oder Sonderreinigung (z. B. nach einem Hygienevorfall) erforderlich sein, sind dafür geprüfte, möglichst umweltverträgliche Präparate zu verwenden und der Einsatz auf das erforderliche Minimum zu beschränken.

• Einhaltung von RKI-Empfehlungen: Die Reinigungs- und Hygienepraxis im Empfangsbereich hat sich an den Empfehlungen des Robert Koch-Instituts (RKI) zu orientieren (soweit auf den nicht-medizinischen Bereich anwendbar). Insbesondere in Bezug auf Reinigung vs. Desinfektion gilt: In normalen Büroumgebungen steht die gründliche Reinigung im Vordergrund; eine Flächendesinfektion ist nur in besonderen Situationen angezeigt (z. B. bei konkreten Infektionsgefahren). Das RKI betont, dass übermäßiger Desinfektionseinsatz im Alltagsbetrieb unnötig sein kann und sogar Nachteile mit sich bringt (z. B. Förderung von Resistenzen oder Gesundheitsbelastungen). Daher sollte der Auftragnehmer diese Leitlinie verfolgen: “So viel wie nötig, so wenig wie möglich” beim Chemikalieneinsatz. Praktisch heißt das, regelmäßig mit geeigneten Reinigungsmitteln (siehe oben) Sauberkeit sicherzustellen und Desinfektionsmittel nur gezielt und gemäß offiziellen Vorgaben einzusetzen (etwa im Rahmen von Grippe- oder Corona-Schutz, falls behördlich empfohlen). Dadurch wird sowohl ein hohes Hygieneniveau gewährleistet als auch unnötige Chemikalienbelastung vermieden.

• Schutz der Innenraumluft: Ergänzend ist darauf zu achten, dass die Reinigungsaktivitäten die Luftqualität im Empfangsbereich nicht beeinträchtigen. Reinigungsmittel sollten nach Möglichkeit duftstoffarm und lösemittelfrei sein, um weder Allergien auszulösen noch Geruchsstörungen zu verursachen. Zudem empfiehlt es sich, Reinigungen außerhalb der Hauptnutzungszeiten durchzuführen und den Bereich dabei gut zu lüften, sodass eventuelle Reinigungsmittelausdünstungen schnell abziehen. Durch diese Maßnahmen bleibt die Raumluft für Besucher und Mitarbeiter sauber und angenehm. Der Empfangsbereich kann damit hygienisch einwandfrei gehalten werden, ohne dass es zu Beschwerden über “Chemiegeruch” oder Reizungen kommt.

Zweck: Sicherstellen, dass Empfangsdienstleistungen aktiv zu den übergeordneten Nachhaltigkeits- und ESG-Zielen des Unternehmens beitragen.

• Ausrichtung an der Unternehmensstrategie (ESG): Der Bieter muss darlegen, wie der Betrieb des Empfangs-/Eingangsbereichs mit den Nachhaltigkeits- und CO₂-Strategien des Auftraggebers im Einklang stehen wird. Konkret sollen Empfangsmitarbeiter und -prozesse die unternehmerischen Nachhaltigkeitsziele kennen und durch ihr Handeln unterstützen – der Empfang wird sozusagen zu einem Aushängeschild der ESG-Strategie. Beispielsweise, falls das Unternehmen eine Klimaneutralitäts- oder Energieeinsparvorgabe hat, leistet der Empfang durch die in Abschnitt 2 genannten Stromsparmaßnahmen einen direkt messbaren Beitrag. Ebenso trägt die Abfalltrennung und -vermeidung im Empfang (Abschnitt 3) zur Erreichung von Unternehmenszielen wie Erhöhung der Recyclingquote oder Abfallreduzierung bei. Der Auftragnehmer sollte sich mit den relevanten Nachhaltigkeitsprogrammen des Kunden vertraut machen (etwa dem Nachhaltigkeitsbericht oder internen Leitlinien) und diese Punkte in sein Betriebskonzept für den Empfang integrieren. In der Praxis kann dies auch bedeuten, Teilziele für den Empfangsbereich festzulegen – etwa eine bestimmte Reduktion des Papierverbrauchs im Besucherprozess oder die Umsetzung von x zusätzlichen Umweltaktionen pro Jahr – die aus den übergeordneten Zielen abgeleitet sind.

• Beitrag zu Ressourcenschonung: Der Empfangsdienstleister soll Verfahren einführen, die konkret den Verbrauch von Ressourcen senken. Schwerpunkte sind hier: Abfallvermeidung (z. B. Verzicht auf Einwegmaterialien am Empfang, Minimierung von Verpackungsmüll bei Lieferungen), Energieeinsparung (z. B. Abschaltung von Monitoren oder Beleuchtung nach Betriebszeitende) und Wasserschonung (sofern der Empfang über Wasseranschlüsse verfügt, z. B. sicherstellen, dass Wasserhähne oder ein eventuell vorhandener Trinkwasserspender effizient und leckagefrei sind). Durch solche Maßnahmen wird der Empfang zum aktiven Mitstreiter in der Nachhaltigkeitsperformance: Beispielsweise könnte man Mehrweglösungen im Empfang anbieten (wiederbefüllbare Besucherausweise anstelle von Einweg-Ausweishüllen, Gläser anstelle von Plastikbechern für Getränke) oder ein digitales Informationsdisplay nutzen, um Ausdrucke von Wegbeschreibungen oder Besucherinformationen zu reduzieren. Diese konkreten Beiträge sparen nicht nur Ressourcen und Kosten, sie demonstrieren Mitarbeitern und Besuchern auch sichtbar die gelebte Nachhaltigkeit im Alltag des Unternehmens.

• Digitales Besuchermanagement: Als weitere Nachhaltigkeitsmaßnahme soll im Empfang ein digitales Besuchermanagement-System eingesetzt werden, um den Papierverbrauch und administrative Abläufe zu optimieren. Anstelle klassischer Papierbesuchsbücher oder Formularen erfolgt die Erfassung von Gästen elektronisch (z. B. via Tablet/Kiosk oder Voranmeldung per E-Mail). Ein solches System druckt Besucherausweise nur falls nötig (und idealerweise auf wiederverwendbaren Trägermaterialien) oder arbeitet mit digitalen Zugriffscodes. Dadurch entfallen das Führen von Papierlisten und das manuelle Ausfüllen von Besucherscheinen, was Abfall reduziert und gleichzeitig den Check-in-Prozess beschleunigt. Der Auftragnehmer muss entweder ein eigenes geeignetes System vorschlagen oder vorhandene Systeme des Auftraggebers nutzen können. Wichtig ist, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden (insbesondere bei der Speicherung von Besucherdaten). Der Übergang zu einem digitalen System trägt erheblich zur Papierlosigkeit bei und unterstreicht den modernen, nachhaltigen Ansatz des Empfangs.

• Mitarbeitereinbindung: Das Empfangspersonal ist aktiv in die Nachhaltigkeitsinitiativen einzubinden. Dies beginnt mit Schulungen zur Sensibilisierung – Mitarbeiter sollten die in diesem Leitfaden definierten Umweltstandards kennen und verstehen, warum sie wichtig sind. Darüber hinaus sollten sie motiviert werden, Vorschläge für weitere Verbesserungen einzubringen, da sie den Arbeitsbereich am besten kennen. Ein offener Dialog (z. B. in Form von regelmäßigen kurzen Teammeetings oder einem Ideenbuch für Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz) kann helfen, kontinuierlich neue Ansätze zu finden – etwa Ideen, wie man den Empfangsprozess noch ressourcenschonender gestalten könnte. Wenn die Empfangsmitarbeiter selbst vom Sinn der Maßnahmen überzeugt sind, werden sie diese nicht nur zuverlässig umsetzen, sondern auch authentisch gegenüber Besuchern vertreten. Das Empfangsteam fungiert damit als Botschafter der Unternehmenskultur im Sinne der Nachhaltigkeit.

Zweck: Verankerung aller Abläufe im Empfangs- und Eingangsbereich in den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften, um Rechtssicherheit und Sorgfaltspflichten zu gewährleisten.

• Einhaltung von Umweltgesetzen: Der Auftragnehmer muss sämtliche für den Empfangsdienst relevanten deutschen Umweltgesetze und EU-Vorgaben kennen und erfüllen. Dazu gehören insbesondere Regelungen der Abfallentsorgung (Kreislaufwirtschaftsgesetz und die Umsetzung der EU-Abfallrahmenrichtlinie), Chemikalienrecht (z. B. REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 für chemische Stoffe und Zubereitungen, sowie die CLP-Verordnung zur Einstufung und Kennzeichnung) und Energieeffizienzvorschriften (wie das Gebäudeenergiegesetz bzw. das Energieeffizienzgesetz in Deutschland sowie die EU-Energieeffizienz-Richtlinie). Die deutsche Umweltgesetzgebung deckt alle Umweltmedien und -belastungen ab – von Emissionen über Abfall bis zum Umgang mit Gefahrstoffen. Daher müssen die im Empfang verwendeten Verfahren und Mittel diesen Anforderungen genügen. Beispielsweise ist sicherzustellen, dass die Abfälle entsprechend den behördlichen Vorgaben entsorgt und nachweislich recycelt werden (Dokumentationspflichten der Gewerbeabfallverordnung), dass sämtliche Reinigungs- und Pflegemittel den geltenden Chemikalienvorschriften entsprechen (inkl. korrekter Lagerung und Kennzeichnung) und dass Energieeinsparauflagen erfüllt werden (etwa wenn gesetzliche Grenzwerte für Beleuchtungsenergie in öffentlichen Gebäuden existieren).

• Arbeitsschutz und Sicherheit: Neben den klassischen Umweltgesetzen sind auch arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen relevant, die hiermit angesprochen werden. Der Empfangsdienstleister muss dafür sorgen, dass alle eingesetzten Produkte und Verfahren auch aus Arbeitsschutzsicht unbedenklich sind (Stichwort Gefahrstoffverordnung, technische Regeln für Gefahrstoffe bei Reinigungsarbeiten etc.). Mitarbeiter im Empfang und in der Reinigung sind entsprechend zu unterweisen und mit Schutzausrüstung auszustatten, falls nötig (z. B. Handschuhe beim Umgang mit Reinigern). Ebenso müssen Brandschutzbestimmungen eingehalten werden – etwa keine Lagerung großer Mengen brennbarer Reinigungsmittel im Empfang – und Fluchtwege in Empfangsbereichen dürfen durch Abfallsammelbehälter o. Ä. nicht verstellt werden. Durch diese umfassende Compliance-Kultur wird sichergestellt, dass Nachhaltigkeit und Sicherheit Hand in Hand gehen.

• Nachweispflichten und Dokumentation: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle relevanten Nachweise und Dokumente zur Erfüllung der Umweltstandards systematisch zu führen. Dazu zählen: regelmäßige Entsorgungsnachweise (Mengen- und Fraktionsnachweise der abgeholten Abfälle, ggf. Begleitscheine für Sonderabfall), Produktnachweise (Listen aller verwendeten Reinigungs- und Verbrauchsmaterialien mit Angabe der Umweltzertifikate), sowie Schulungsnachweise (Dokumentation der durchgeführten Mitarbeiterschulungen zu Umwelt- und Entsorgungsthemen). Diese Unterlagen sind während der gesamten Vertragslaufzeit aktuell zu halten. Der Auftraggeber oder dessen Auditoren können jederzeit Einsicht verlangen, um die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen. Insbesondere im Rahmen von Umweltaudits (siehe nächster Punkt) müssen diese Nachweise lückenlos vorliegen. Das Führen einer solchen “Umweltakte Empfang” stellt Transparenz her und ermöglicht es im Fall von behördlichen Kontrollen (z. B. durch Umweltämter) schnell zu reagieren und Compliance zu demonstrieren.

• Audits und Kontrollen: Wie bereits in Abschnitt 5 und 7 angedeutet, muss der Auftragnehmer darauf vorbereitet sein, dass der Empfangs- und Eingangsbereich regelmäßigen Überprüfungen unterzogen wird. Dazu zählen interne Audits des Auftraggebers (etwa durch die Umwelt- oder Qualitätsmanagementabteilung) sowie mögliche externe Kontrollen durch Aufsichtsbehörden. Der Dienstleister hat die Pflicht, bei solchen Audits aktiv mitzuwirken, notwendige Auskünfte zu erteilen und Zugang zu Räumlichkeiten und Dokumenten zu gewähren. Sollten im Zuge einer Überprüfung Abweichungen festgestellt werden, sind in Abstimmung mit dem Auftraggeber unverzüglich Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Beispielsweise, wenn bei einem Audit herauskommt, dass ein bestimmtes Reinigungsmittel doch nicht den geforderten Kriterien entspricht, muss es umgehend ausgetauscht werden. Oder falls Lücken in der Abfall-Dokumentation entdeckt werden, sind diese sofort zu schließen und zukünftig zu vermeiden. Durch diese Maßnahmen stellt der Auftragnehmer sicher, dass der Betrieb des Empfangsbereichs jederzeit rechts- und regelkonform verläuft und eventuelle Risiken (rechtlich, finanziell oder reputativ) für den Auftraggeber minimiert werden.

Zweck: Standardisierung der von Bietern einzureichenden Konzepte und Unterlagen, um deren Konformität mit den Umweltstandards zu bewerten und während der Leistungserbringung sicherzustellen.

• Umweltkonzept im Angebot: Jeder Bieter muss seiner Angebotsabgabe ein schlüssiges Konzept zu Umweltstandards beifügen, das die Umsetzung der in diesem Leitfaden beschriebenen Anforderungen beschreibt. Dieses Konzeptdokument sollte strukturierte Kapitel zu den Hauptthemen enthalten (z. B. Energie, Abfall, Reinigung, Nachhaltigkeitsbeitrag) und darlegen, wie der Bieter die jeweiligen Vorgaben erfüllen will. Erwartet wird eine Darstellung der vorgesehenen Maßnahmen und Mittel: etwa technische Details zur Beleuchtungsumrüstung auf LED, der Plan für die Aufstellung und Entleerung der Abfalltrennbehälter, eine Liste der vorgesehenen Reinigungsprodukte mit Umweltzeichen, sowie organisatorische Schritte zur Mitarbeiteranweisung. Wichtig ist, dass das Konzept nicht nur Absichtserklärungen enthält, sondern konkrete und überprüfbare Umsetzungsbeschreibungen. Dieses Umweltkonzept wird im Zuge der Angebotswertung geprüft – es dient als Nachweis, dass der Bieter die Anforderungen verstanden hat und realistisch umsetzen kann. Nach Zuschlag wird es Vertragsbestandteil und Referenzrahmen für die Leistungskontrolle.

• Produkt- und Lieferantennachweise: Zur Verifizierung der gemachten Angaben müssen dem Angebot spezifische Nachweise zu Produkten und Lieferanten beiliegen. Dazu zählen beispielsweise Zertifikatskopien oder technische Datenblätter aller vorgeschlagenen Reinigungsmittel (mit Angabe des Umweltzeichens, z. B. EU Ecolabel-Registrierungsnummer oder Blauer-Engel-Zertifikatnummer). Ebenso sollten falls möglich Nachweise zu Beleuchtungskomponenten (z. B. Energieeffizienzklasse der LED-Lampen oder Sensor-Typen) und Abfallentsorgern (z. B. Zertifikat “Entsorgungsfachbetrieb” des vorgesehenen Subunternehmers) vorgelegt werden. Falls der Bieter bereits vergleichbare Projekte betreut, können auch Referenzen oder Fotografien beispielhafter Umsetzung angefügt werden (etwa ein Foto einer nachhaltig ausgestatteten Empfangstheke mit Trennbehältern, falls verfügbar). Diese Belege erhöhen die Glaubwürdigkeit des Angebots und erleichtern dem Auftraggeber die Prüfung. Sie sind zugleich eine Verpflichtungsgrundlage – die später eingesetzten Produkte und Partner sollen mit den im Angebot benannten übereinstimmen.

• Rechtskonformitätserklärungen: Zusätzlich ist vom Bieter eine formelle Erklärung zu verlangen, dass sein Angebot und die geplante Leistungserbringung allen einschlägigen Umweltvorschriften entsprechen (wie in Abschnitt 6 dargelegt). In dieser Erklärung sollte der Bieter z. B. bestätigen, dass er die Pflichten der Gewerbeabfallverordnung einhält, nur registrierte Chemikalien gemäß REACH verwendet, sämtliche Mitarbeiter gemäß Arbeitsschutz unterwiesen hat, etc. Diese Konformitätserklärung schafft eine weitere rechtliche Absicherung für den Auftraggeber und bündelt die Selbstverpflichtungen des Bieters.

• Vor-Ort-Kontrolle im Vertrag: Bereits in den Ausschreibungsunterlagen wird darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber sich das Recht vorbehält, die Einhaltung der Umweltstandards während der Vertragslaufzeit vor Ort zu überprüfen. (Siehe dazu auch Abschnitt 7 der englischen Fassung.) Bieter müssen ihre ausdrückliche Zustimmung hierzu im Angebot erklären. Das bedeutet, dass nach Zuschlag z. B. unangekündigte Inspektionen im Empfangsbereich stattfinden können, bei denen kontrolliert wird, ob die versprochenen Maßnahmen tatsächlich umgesetzt sind – etwa ob wirklich LED-Leuchten installiert sind, ob die Abfalltrennung effektiv funktioniert, oder ob im Putzschrank nur die angegebenen grünen Reinigungsmittel stehen. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert und müssen vom Auftragnehmer behoben werden. Durch diese Klausel in der Ausschreibung wird schon im Vorfeld klar kommuniziert, dass die Umweltstandards vertragsrelevant und einklagbar sind. Bieter, die hierzu nicht bereit sind, scheiden aus; seriöse Bieter hingegen können die Kontrollen als Chance sehen, ihre Leistungsqualität unter Beweis zu stellen.

Zweck: Umwelt- und Nachhaltigkeitsleistungen der Bieter in die Zuschlagsentscheidung einbeziehen.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Bestimmte Umweltstandards werden als verbindliche Mindestanforderungen festgelegt, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des Angebots führt. Dazu gehören etwa die Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Abfalltrennung im Konzept und der Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln. Sollte ein Bieter diese Grundanforderungen verweigern oder ignorieren (z. B. ein vorgeschlagenes Reinigungsmittel enthält verbotene Schadstoffe, oder es wird kein Konzept für Mülltrennung angeboten), wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur Bieter im Wettbewerb verbleiben, die die fundamentalen Nachhaltigkeitsaspekte akzeptieren und erfüllen.

• Gewichtete Umweltbewertung: Über die Mindestanforderungen hinaus wird die Qualität des Umweltkonzepts mit einer bestimmten Gewichtung im Rahmen der technischen Wertung berücksichtigt. Ein definierter Prozentsatz der Gesamtpunkte entfällt auf die Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien. Dabei werden die Angebote dahingehend verglichen, wie umfangreich und innovativ die vorgeschlagenen Maßnahmen über das Minimum hinausgehen. Bieter, die zusätzliche nachhaltige Initiativen einplanen, können hier punkten. Beispiele für wertsteigernde Extras: Installation eines intelligenten Energiemonitorings im Empfang (um in Echtzeit Verbrauchsdaten zu sammeln und Optimierungen abzuleiten), Nutzung von 100 % Ökostrom für alle betreuten Bereiche, grüne Beschaffung auch für Kleinigkeiten (etwa recyceltes Druckerpapier, Fair-Trade-Kaffee für den Empfang), oder Schulungen des Personals durch externe Umweltexperten. Jede Maßnahme, die über die Standardanforderungen hinaus einen Mehrwert für Umwelt oder Gesundheit liefert, fließt positiv in die Bewertung ein. Die Vergabestelle wird hierzu einen Bewertungsmaßstab definieren – zum Beispiel: “Grundanforderungen erfüllt” = durchschnittliche Punktzahl, “Grundanforderungen + mehrere Zusatzmaßnahmen überzeugend dargestellt” = höhere Punktzahl. Dadurch entsteht ein Wettbewerb um das umweltfreundlichste und innovativste Konzept, was dem Auftraggeber letztlich zugutekommt.

• Zertifizierungen und Referenzen: Wie im englischen Teil beschrieben, werden vorhandene Zertifizierungen des Unternehmens (oder der Leistung) zu Umwelt- und Qualitätsmanagement positiv berücksichtigt. Insbesondere eine gültige ISO 14001-Zertifizierung oder EMAS-Validierung des Bieters kann als Bonuskriterium dienen. Viele öffentliche Auftraggeber schreiben heutzutage Umweltmanagementzertifikate als Eignungskriterium oder Zuschlagskriterium vor, da diese eine systematische Herangehensweise des Bieters an Umweltbelange belegen. In diesem Leitfaden wird vorgeschlagen, Bewerber mit ISO 14001 (oder gleichwertigem) Zertifikat mit Zusatzpunkten zu bewerten. Ebenso können einschlägige Referenzprojekte des Bieters in die Bewertung einfließen: etwa erfolgreiche Einführung von Umweltstandards in vergleichbaren Empfangs- oder Facility-Management-Verträgen. Wenn ein Bieter nachweisen kann, dass er in der Vergangenheit eine Reception unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten betrieben hat (ggf. belegt durch ein Referenzschreiben eines früheren Auftraggebers oder interne Auswertungen), signalisiert dies dem Auftraggeber eine geringere Umsetzungsunsicherheit. Solche Nachweise sollten daher vom Bieter mitgeliefert werden und würden qualitativ bewertet.

• Bewertung der Messbarkeit: Schließlich wird auch darauf geachtet, inwiefern die vorgeschlagenen Umweltmaßnahmen messbare Ziele und Erfolgsindikatoren enthalten. Ein Angebot, das klare Kennzahlen (KPIs) benennt – z. B. “Reduzierung des Stromverbrauchs im Empfang um 10 % im ersten Vertragsjahr” oder “Steigerung der Recyclingquote auf 80 %” – zeigt, dass der Bieter seine Leistung später prüfen und nachweisen will. Dies erleichtert dem Auftraggeber die Erfolgskontrolle während der Vertragsausführung. Bieter, die solche Zielvorgaben anbieten und einen Plan zu deren Überwachung darstellen, haben einen inhaltlichen Vorteil. In der Bewertungsmatrix kann dies honoriert werden (im Sinne von hoher Transparenz und Verbindlichkeit des Angebots).

Zweck: Sicherstellung, dass die nachhaltigen Maßnahmen über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten, überwacht und bei Bedarf verbessert werden.

• Regelmäßiges Umwelt-Reporting: Der Auftragnehmer muss in festgelegten Intervallen (z. B. vierteljährlich) einen Umweltbericht für den Empfangsbereich vorlegen. Dieser sollte alle relevanten Kennzahlen und Ereignisse im Berichtszeitraum abdecken, darunter: aktuelle Energieverbrauchswerte des Empfangs (mit Vergleich zu Vorperioden oder Baseline), Mengen der getrennt gesammelten Abfälle (z. B. kg Papier, kg Restmüll, etc., basierend auf den Abrechnungen des Entsorgers), sowie Besonderheiten oder Vorfälle (z. B. eine einmalig notwendige Schädlingsbekämpfung oder eine außerplanmäßige Desinfektionsaktion, inkl. Begründung und eingesetzter Mittel). Falls im Vertrag KPI-Ziele definiert wurden (siehe Abschnitt 8), ist im Bericht auch darzustellen, wie der aktuelle Stand in Bezug auf diese Ziele ist. Dieses fortlaufende Reporting stellt Transparenz her und ermöglicht es dem Auftraggeber, den Fortschritt und die Einhaltung der Umweltstandards laufend nachzuvollziehen. Gegebenenfalls können die Berichte zum Anlass genommen werden, im gemeinsamen Gespräch Nachsteuerungen vorzunehmen (siehe nächster Punkt).

• Regelkommunikation und Review-Meetings: Ergänzend zu den schriftlichen Berichten sollten regelmäßige Review-Besprechungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer stattfinden, um die Umweltperformance zu erörtern. Beispielsweise kann vierteljährlich ein kurzes “ESG-Meeting” abgehalten werden, in dem die aktuellen Verbrauchs- und Abfalldaten besprochen werden, Feedback von beiden Seiten eingeholt wird und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert werden. Wenn etwa die Daten zeigen, dass in einem Monat auffällig viel Restmüll angefallen ist, kann gemeinsam die Ursache erforscht werden (z. B. Veranstaltung mit viel Einweggeschirr?) und Gegenmaßnahmen beschlossen werden (künftig Mehrweglösungen fordern). Diese kontinuierliche Kommunikation fördert ein partnerschaftliches Vorgehen und lässt die Umweltstandards nicht in Vergessenheit geraten, sondern lebendig im Tagesgeschäft bleiben.

• Interne Audits und Begehungen: Wie bereits in den vorherigen Abschnitten erwähnt, sind Audits ein wichtiges Instrument im laufenden Betrieb. Neben formalen Audits sollten auch spontane Begehungen durch das Facility Management oder Umweltbeauftragte des Auftraggebers stattfinden. Der Auftragnehmer sollte diese proaktiven Kontrollen begrüßen, da sie helfen, die Qualität aufrechtzuerhalten. Typische Checkpunkte könnten sein: Zustand der Abfalltrennstation (sauber, richtig genutzt?), Verfügbarkeit der vorgesehenen Reinigungsmittel (keine “Abkürzungen” mit billigen Chemikalien), Funktionsfähigkeit der Sensorik (testen, ob Lichter automatisch ausgehen) etc. Die Ergebnisse solcher Begehungen sind dem Auftragnehmer mitzuteilen – idealerweise direkt vor Ort – sodass er umgehend reagieren kann. Falls dabei Mängel festgestellt werden, sollte der Auftragnehmer innerhalb einer vereinbarten Frist nachbessern und ggf. in der nächsten Berichtserstattung über die Abstellung berichten.

• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Der Dienstleister ist verpflichtet, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in Bezug auf Umweltstandards zu verfolgen. Das bedeutet, die hier festgelegten Maßnahmen sind nicht statisch, sondern sollten über die Vertragsdauer weiterentwickelt werden. Jedes Jahr (oder Halbjahr) sollte geprüft werden, ob es neue Technologien, Produkte oder Methoden gibt, die noch nachhaltiger oder effizienter sind. Beispielsweise könnten nach zwei Jahren noch effizientere LED-Generationen verfügbar sein – der Dienstleister sollte dann vorschlagen, ob ein Austausch sinnvoll wäre (natürlich unter Abwägung von Kosten und Nutzen). Oder es treten neue gesetzliche Anforderungen in Kraft (etwa strengere Abfalltrennvorschriften oder Chemikalienverbote); der Auftragnehmer muss solche Änderungen frühzeitig einplanen und umsetzen, ohne dass der Auftraggeber sie erst einfordern muss. Der KVP kann formal dadurch unterstützt werden, dass der Auftragnehmer jährlich einen kleinen Umwelt-Aktionsplan vorlegt, was im kommenden Jahr verbessert werden soll. Dieser Plan kann Teil der vertraglichen Jahresgespräche sein. So wird sichergestellt, dass der Empfangsdienst nicht nur auf gleichbleibendem Niveau “verwaltet” wird, sondern sich im Sinne der Nachhaltigkeit kontinuierlich steigert – im Einklang mit eventuell wachsenden ESG-Ambitionen des Auftraggebers.

• Feedback und Transparenz: Ein weiterer Baustein für laufende Verbesserung ist die Einholung von Feedback und Förderung von Transparenz. Der Auftragnehmer sollte offenlegen, welche Erfolge bereits erzielt wurden (z. B. “Im letzten Halbjahr konnten 500 kWh Strom gegenüber dem Vorjahr eingespart werden” oder “Die Recyclingquote liegt konstant über 85 %”). Solche Informationen können intern kommuniziert werden – etwa via Aushang am Schwarzen Brett oder kurze Info im Intranet – um Bewusstsein bei Mitarbeitern und Management zu schaffen. Gleichzeitig sollte der Auftragnehmer Rückmeldungen der Nutzer ernst nehmen: Gibt es Beschwerden, dass es im Empfang zu dunkel ist wegen Energiesparmaßnahmen? Oder fällt Mitarbeitern etwas auf, das verbessert werden könnte (z. B. dass oft falsch getrennt wird beim Müll)? Dieses Feedback kann durch informelle Gespräche, kurze Umfragen oder ein Meldesystem gesammelt werden. In Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sollten daraus dann ggf. Anpassungen erfolgen (z. B. bessere Beleuchtungslösung finden, zusätzliche Hinweisschilder anbringen). Durch diesen Dialog bleiben die Maßnahmen akzeptiert und effektiv. Letztlich soll der Empfangsbereich durch all diese Schritte zu einem Best-Practice-Beispiel für nachhaltigen Bürobetrieb werden, das sowohl intern als auch extern positiv wahrgenommen wird.