Gesundheits- und Infektionsschutzkonzept

Um das Infektionsrisiko durch gemeinsam genutzte Oberflächen zu senken, sind strenge Reinigungs- und Desinfektionsprotokolle einzuhalten. Häufig berührte Flächen im Empfang können Krankheitserreger übertragen, wenn sie nicht regelmäßig gesäubert werden. Ein systematischer Reinigungsplan unterbricht mögliche Infektionsketten an Objekten, die von vielen Personen angefasst werden.

• Tägliche Flächendesinfektion: Alle vielberührten Kontaktflächen im Empfangs- und Eingangsbereich müssen mindestens einmal täglich gereinigt und desinfiziert werden. Dazu zählen u.a. die Empfangstheke, Ausweis- oder Besucherausgabegeräte (z.B. Badge-Drucker), Schreibutensilien für Besucher, Türgriffe sowie Touchscreens oder Tablets, die bei der Anmeldung genutzt werden. In Zeiten erhöhter Infektionsgefahr (etwa während einer Grippewelle oder Pandemie) ist die Reinigungsfrequenz entsprechend zu erhöhen – beispielsweise auf mehrere Reinigungsdurchgänge pro Tag – um das Ansteckungsrisiko weiter zu minimieren.

• Zulässige Reinigungsmittel: Es dürfen nur Reinigungs- und Desinfektionsmittel eingesetzt werden, die den Wirksamkeits-Empfehlungen des Robert Koch-Instituts (RKI) oder gleichwertiger Stellen entsprechen. Dadurch wird gewährleistet, dass die verwendeten Mittel gegen relevante Bakterien und Viren effektiv sind. Praktisch bedeutet dies, Desinfektionsmittel zu nutzen, die beispielsweise auf der vom RKI publizierten Liste stehender Mittel oder vergleichbaren Listen geführt sind. Solche Mittel sind geprüft und zugelassen, wodurch eine ausreichende Wirksamkeit und Materialverträglichkeit sichergestellt ist.

• Dokumentation im Hygienelogbuch: Jeder Reinigungsvorgang muss in einem Hygienelogbuch bzw. Reinigungsprotokoll dokumentiert werden. In diesem Protokoll werden Datum, Uhrzeit, die gereinigten Bereiche/Flächen und die verantwortliche Person festgehalten. Die lückenlose Führung dieser Aufzeichnungen schafft Transparenz und dient als Nachweis dafür, dass die regelmäßigen Desinfektionsmaßnahmen planmäßig durchgeführt wurden. Im Falle einer Kontrolle kann das Hygienelogbuch vorgelegt werden, um die Umsetzung der Reinigungsintervalle zu belegen.

Schutzbarrieren und persönliche Schutzausrüstung (PSA) dienen als weitere Schutzebene, insbesondere wenn ein erhöhtes Infektionsrisiko besteht. Sie tragen dazu bei, das Empfangspersonal und die Besucher zusätzlich vor einer Ansteckung zu schützen, indem sie direkte Übertragungswege unterbrechen oder erschweren. Insbesondere während Ausbruchsgeschehen oder Pandemien können solche Vorkehrungen das Übertragungsrisiko deutlich senken.

• Schutzscheiben: An Empfangstheken sind bei Bedarf transparente Schutzscheiben (z.B. Plexiglas-Abtrennungen) zu installieren, um einen physischen Schutz vor Tröpfcheninfektion zu bieten. Diese Barrieren sollten ausreichend groß sein, um den direkten Atemstrom zwischen Besucher und Mitarbeiter abzuschirmen, und idealerweise nur eine kleine Durchreiche für Dokumente oder Ausweise aufweisen. Die Schutzwände sind regelmäßig zu reinigen (insbesondere auf Gesichts- und Handhöhe), damit sie hygienisch und klar durchsichtig bleiben.

• Persönliche Schutzausrüstung: Dem Empfangspersonal ist persönliche Schutzausrüstung wie Mund-Nasen-Schutz (medizinische Masken oder FFP2-Masken), Einweghandschuhe und Desinfektionstücher bereitzustellen, insbesondere während Krankheitsausbrüchen oder Pandemielagen. Die Mitarbeiter sollten angewiesen und darin geschult sein, diese Schutzmittel situationsgerecht zu nutzen – zum Beispiel das Tragen von Masken, sobald offizielle Stellen dies empfehlen oder anordnen, oder das Verwenden von Handschuhen beim unmittelbaren Umgang mit potentiell kontaminierten Gegenständen. Die nötige PSA-Ausstattung muss stets in ausreichender Menge vorrätig sein, damit im Ernstfall kein Mangel entsteht.

• Hygiene-Hinweise: Im Empfangsbereich sind gut sichtbare Hinweisschilder zu den geltenden Hygienevorgaben anzubringen. Diese sollten Besucher und Dienstleister deutlich auf erforderliche Hygienemaßnahmen hinweisen (z.B. „Bitte Hände desinfizieren“, „Abstand von 1,5 m halten“, „Maskenpflicht – Bitte Mund-Nasen-Schutz tragen“ sofern zutreffend). Die Beschilderung muss klar formuliert und idealerweise auch mit Piktogrammen versehen sein, sodass sie von jedermann – unabhängig von Sprache oder Vorkenntnis – leicht verstanden werden kann. Eine solche visuelle Erinnerung im Eingangsbereich unterstützt die konsequente Einhaltung der Regeln durch alle Personen vor Ort.

Die im Empfangsbereich umgesetzten Infektionsschutzmaßnahmen müssen im vollen Umfang den geltenden gesetzlichen Vorgaben und behördlichen Richtlinien entsprechen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist nicht nur eine Rechtspflicht, sondern belegt auch gegenüber Mitarbeitern und Besuchern, dass das Unternehmen seiner Verantwortung für Gesundheitsschutz nachkommt. Zudem sorgt sie dafür, dass man bei möglichen Kontrollen keine Beanstandungen riskiert.

• Infektionsschutzgesetz & Verordnungen: Sämtliche Maßnahmen sind mit dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) sowie einschlägigen landes- oder bundesrechtlichen Verordnungen zum Infektionsschutz in Einklang zu bringen. Das bedeutet, dass z.B. Auflagen aus dem IfSG wie Meldepflichten bei Auftreten bestimmter Krankheiten oder Vorgaben aus einer aktuellen Corona-Schutzverordnung (sofern eine solche erlassen wurde) strikt befolgt werden. Der Dienstleister muss aktuelle Entwicklungen im Blick behalten, da sich Vorschriften – etwa im Falle einer Epidemie – kurzfristig ändern können.

• Kundenspezifische Richtlinien: Darüber hinaus hat der Dienstleister auch vom Auftraggeber vorgegebene, unternehmensinterne Richtlinien zum Gesundheits- und Infektionsschutz zu beachten und in seine Abläufe zu integrieren. Viele Auftraggeber verfügen über eigene Hygiene- oder Pandemiepläne, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen. Solche Vorgaben (z.B. eine unternehmensweite 3G/2G-Zugangskontrollregelung, besondere Vorgehensweisen bei Verdachtsfällen im Gebäude, etc.) müssen vom beauftragten Empfangsdienstleister ebenfalls umgesetzt werden. Die Angebotskonzepte sollten daher aktiv nachfragen und berücksichtigen, ob der Auftraggeber zusätzliche Regeln definiert hat.

• Dokumentationsbereitschaft: Eine vollständige Dokumentation der getroffenen Infektionsschutzmaßnahmen (Hygienekonzepte, Reinigungs- und Desinfektionspläne, Logbücher, Schulungsnachweise der Mitarbeiter usw.) muss geführt und auf Verlangen jederzeit zur Einsicht bereitgehalten werden. Dies stellt sicher, dass bei Audits durch Gesundheitsbehörden oder Überprüfungen durch das Facility Management alle erforderlichen Nachweise unverzüglich vorgelegt werden können. Praktisch sollte der Dienstleister einen zentralen Ordner oder eine digitale Ablage pflegen, in dem alle relevanten Dokumente übersichtlich gesammelt sind. So kann im Falle einer Überprüfung – ob angemeldet oder unangemeldet – ohne Verzögerung gezeigt werden, dass man den gesetzlichen Pflichten nachkommt.

Die Verankerung des Infektionsschutzes in den täglichen Abläufen des Empfangs ist essenziell, um eine nachhaltige Umsetzung sicherzustellen. Alle Empfangsmitarbeiter sollten die Hygienemaßnahmen verinnerlichen und im Arbeitsalltag konsequent umsetzen. Infektionsprävention darf nicht als Ausnahme, sondern muss als fester Bestandteil des Serviceverständnisses im Eingangsbereich angesehen werden.

• Mitarbeiterschulung: Das Empfangspersonal muss Schulungen zu den geltenden Hygiene- und Infektionsschutzprotokollen erhalten. Im Rahmen dieser Unterweisungen wird vermittelt, wie die Mitarbeiter alle Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen korrekt durchführen (z.B. gründliches Wischen von Flächen statt nur Sprühen), wie Schutzausrüstung sachgerecht anzulegen und zu entsorgen ist, und wie im Umgang mit möglicherweise erkrankten Personen oder Notfällen zu verfahren ist (etwa einen Besucher mit Krankheitssymptomen diskret separieren und den betrieblichen Notfallplan informieren). Schulungen sollten bei Dienstantritt neuer Mitarbeiter sowie in regelmäßigen Abständen (z.B. jährlich) oder bei Einführung geänderter Richtlinien durchgeführt und dokumentiert werden.

• Besuchermanagement und Gesundheitsabfrage: Das Besuchermanagement-System sollte die Möglichkeit bieten, bei Bedarf gesundheitliche Selbstauskünfte von Besuchern zu erheben, sofern dies behördlich vorgeschrieben ist oder vom Auftraggeber gewünscht wird. Beispielsweise kann während einer Pandemie der Check-in-Prozess am Empfang um eine kurze Befragung oder einen Fragebogen erweitert werden, der Symptome, vergangene Reisen in Risikogebiete oder Impf-/Testnachweise abfragt. Auch Temperaturmessstationen könnten integriert werden, falls angeordnet. Wichtig ist, dass das System flexibel an- und ausgeschaltet bzw. angepasst werden kann, damit solche Abfragen nur dann erfolgen, wenn rechtlich zulässig und erforderlich. Dabei sind selbstverständlich Datenschutzbestimmungen (insbesondere die DSGVO) zu beachten: Erhobene Gesundheitsdaten dürfen nur zweckgebunden verwendet und müssen sicher gespeichert bzw. nach Vorgabe wieder gelöscht werden.

• Koordination mit Reinigung und Facility Management: Es ist eine enge Abstimmung zwischen dem Empfangspersonal, den Reinigungskräften und dem Facility Management sicherzustellen. So können etwaige Änderungen im Risiko oder akut notwendige Maßnahmen schnell umgesetzt werden. Beispielsweise sollte das Empfangsteam an das Reinigungsteam rückmelden, wenn ungewöhnlich viele Besucher da waren oder bestimmte Flächen auffällig häufig benutzt wurden, sodass eventuell ein zusätzlicher Reinigungsdurchgang sinnvoll ist. Ebenso muss das Facility Management involviert werden, wenn strukturelle Anpassungen notwendig werden (etwa Aufstellen zusätzlicher Spender, Absperrungen zur Lenkung von Besucherströmen, Optimierung der Lüftung im Eingangsbereich). Regelmäßige bereichsübergreifende Meetings oder kurze wöchentliche Abstimmungen helfen dabei, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Das Ziel ist, dass Empfang, Reinigung und Management als Einheit agieren, um den Infektionsschutz laufend zu gewährleisten und bei Bedarf sofort verschärfen zu können.

Bereits im Ausschreibungsprozess müssen Bieter darlegen, wie sie die genannten Gesundheits- und Infektionsschutzmaßnahmen umsetzen werden. So wird sichergestellt, dass von Anfang an nur Dienstleister in Betracht kommen, die den hohen Hygienestandards gerecht werden. Der letztlich beauftragte Dienstleister wird vertraglich verpflichtet, diese Maßnahmen während der Laufzeit konsequent einzuhalten und sich einer Überprüfung zu stellen.

• Gesundheits- und Infektionsschutzkonzept im Angebot: Jeder Bieter hat seinem Angebot ein umfassendes Gesundheits- und Infektionsschutzkonzept beizufügen. In diesem Dokument ist detailliert darzulegen, wie der Dienstleister sämtliche oben beschriebenen Maßnahmen im Fall einer Auftragserteilung umsetzen und organisieren wird. Das Konzept sollte aufzeigen, wie die tägliche Reinigung gestaltet ist, wie die Versorgung mit Desinfektionsmitteln erfolgt, welche Schulungen für das Personal vorgesehen sind und wie im Ernstfall (z.B. bei einem vor Ort auftretenden Infektionsfall) reagiert wird. Dieses Hygiene- bzw. Infektionsschutzkonzept ist vom Auftraggeber als fester Bestandteil des Angebots einzufordern – Angebote ohne ein solches Konzept sollten vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, da die grundlegende Leistungsfähigkeit im Infektionsschutz nicht belegt ist.

• Belege zur Leistungsfähigkeit: Das Angebot sollte zudem Nachweise der Befähigung des Bieters im Hygienemanagement enthalten. Hierzu zählen beispielsweise vorhandene Reinigungs- und Desinfektionspläne oder -protokolle aus vergleichbaren Objekten, Dokumentationen von durchgeführten internen Hygieneaudits, Zertifikate über Hygieneschulungen des Personals oder Referenzen zu erfolgreich umgesetzten Hygienekonzepten an anderen Kundenstandorten. Solche Unterlagen demonstrieren, dass der Bieter bereits über ein etabliertes System zur Aufrechterhaltung von Hygienestandards verfügt und die theoretischen Konzepte auch praktisch umzusetzen weiß. Die Vergabestelle gewinnt dadurch Vertrauen in die Fähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters.

• Recht zur Überprüfung (Audits): Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, während der Vertragslaufzeit unangekündigte Stichproben und formelle Hygieneüberprüfungen (Audits) durchzuführen. Der beauftragte Dienstleister muss sich mit solchen Kontrollmaßnahmen einverstanden erklären, da sie der Sicherstellung der kontinuierlichen Einhaltung der zugesagten Schutzstandards dienen. Bei Stichprobenbesuchen könnte der Auftraggeber z.B. prüfen, ob die Desinfektionsspender gefüllt sind, ob die vorgeschriebenen Reinigungsintervalle eingehalten werden (Blick ins Logbuch) und ob die Mitarbeiter die PSA bestimmungsgemäß tragen. Werden dabei Mängel festgestellt, müssen diese vom Dienstleister unverzüglich behoben werden. Diese Überprüfungsrechte und die Mitwirkungspflicht des Dienstleisters sollten vertraglich festgehalten werden, um die Durchsetzbarkeit zu gewährleisten.

Die Berücksichtigung von Infektionsschutzmaßnahmen sollte ein zentraler Bestandteil der Angebotsbewertung sein. Klare Bewertungskriterien stellen sicher, dass Angebote nicht nur nach Preis und Grundservice, sondern auch nach dem Mehrwert im Gesundheitsschutz differenziert bewertet werden. Hierbei empfiehlt sich eine Kombination aus Muss-Kriterien und wertungsrelevanten Zuschlagskriterien.

• Mindestanforderungen (K.O.-Kriterien): Bestimmte Schutzelemente sind als verpflichtende Mindestanforderungen festzulegen, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des Angebots führt. Beispielsweise gelten die Verfügbarkeit von Hand-Desinfektionsstationen im Eingangsbereich und ein dokumentiertes Reinigungs- und Desinfektionsprotokoll als unverzichtbare Grundlagen. Erfüllt ein Bieter diese Grundlagen nicht nachweislich, scheidet er aus dem Verfahren aus. Durch solche K.O.-Kriterien wird sichergestellt, dass nur Anbieter in die engere Wahl kommen, die die erforderliche Basishygiene gewährleisten können.

• Gewichtung zusätzlicher Maßnahmen: Weitergehende Maßnahmen sollten mit einer höheren Bewertung honoriert werden. Angebote, die über die Grundanforderungen hinausgehende Schutzkonzepte vorsehen – etwa den Einsatz von UV-C-Desinfektionsgeräten zur Oberflächensanierung außerhalb der Betriebszeiten oder die Installation von Luftreinigungssystemen (HEPA-Filtern) zur Verbesserung der Raumluftqualität – erhalten in der Wertung zusätzliche Punkte. Die Vergabestelle sollte hierfür im Voraus ein Punkteschema festlegen, das den Nutzen und die Wirksamkeit solcher Maßnahmen angemessen abbildet. Indem qualitativ bessere Hygienekonzepte belohnt werden, entsteht ein Anreiz für alle Bieter, kreative und effektive Lösungen für den Infektionsschutz anzubieten.

• Zusatzpunkte für Zertifizierungen: Zusätzliche Bewertungspunkte (Bonus) können vergeben werden, wenn ein Bieter über ein zertifiziertes Gesundheits- oder Hygienemanagementsystem verfügt. Beispielsweise weist ein Unternehmen mit einer anerkannten Hygienemanagement-Zertifizierung (oder einer Arbeitsschutz-Zertifizierung mit Infektionsschutz-Modul) eine besonders hohe Verpflichtung zur Einhaltung von Hygienestandards nach. Solche Zertifikate – etwa von TÜV, DGUV oder akkreditierten Prüforganisationen – dokumentieren, dass der Betrieb regelmäßig extern geprüft wird und definierte Standards einhält. Im Auswahlprozess sollte dies positiv berücksichtigt werden, da es die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Dienstleister zuverlässig und proaktiv für Infektionsschutz sorgt.

Die Aufrechterhaltung eines hohen Infektionsschutz-Niveaus erfordert eine fortlaufende Überwachung und die Bereitschaft zur Anpassung. Während der gesamten Vertragsdauer muss die Einhaltung der Maßnahmen regelmäßig kontrolliert und bei Bedarf optimiert werden. Auftraggeber und Auftragnehmer sollten den Infektionsschutz als dynamischen Prozess verstehen, der kontinuierliche Aufmerksamkeit und Verbesserungen erfordert.

• Tägliche Überprüfungen: Der Dienstleister sollte täglich die wesentlichen Hygienemaßnahmen und -mittel überprüfen. Dazu gehört, dass alle Desinfektionsmittelspender zu Betriebsbeginn und im Tagesverlauf kontrolliert und bei Bedarf aufgefüllt werden, und dass Verbrauchsmaterialien (wie Seife, Papierhandtücher in nahegelegenen Sanitärräumen oder Masken für das Personal) in ausreichender Menge vorhanden sind. Ebenso sollte eine verantwortliche Person täglich einen kurzen Blick in das Reinigungsprotokoll vom Vortag werfen, um sicherzustellen, dass alle geplanten Reinigungszyklen durchgeführt und abgezeichnet wurden. Durch diese Routine werden Engpässe oder Versäumnisse frühzeitig erkannt und können umgehend behoben werden.

• Regelmäßige Audits: Zudem sind in regelmäßigen Abständen formelle Audits der Infektionsschutzpraxis durchzuführen (z.B. monatlich oder vierteljährlich). Diese Überprüfungen können durch die Qualitätsbeauftragten des Dienstleisters oder gemeinsam mit dem Facility Management erfolgen. Im Audit wird systematisch geprüft, ob alle Vorgaben eingehalten werden – etwa, ob das Reinigungs- und Desinfektionsschema lückenlos umgesetzt wird, ob die Mitarbeiter die Hygieneanweisungen befolgen und ob neue Mitarbeiter zeitnah geschult wurden. Identifizierte Schwachstellen sind in einem Bericht festzuhalten und mit konkreten Korrekturmaßnahmen zu hinterlegen. Regelmäßige Audits helfen dabei, die Qualität der Hygienemaßnahmen aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern.

• Anpassung an neue Vorgaben: Schließlich besteht die Verpflichtung, die Infektionsschutzmaßnahmen kontinuierlich an neue Anforderungen oder Gegebenheiten anzupassen. Sollte die Gesundheitsbehörde neue Richtlinien oder Auflagen herausgeben (z.B. im Falle eines neu auftretenden Infektionsrisikos) oder der Auftraggeber interne Vorgaben ändern, muss der Dienstleister sein Hygienekonzept und seine Praxis umgehend entsprechend aktualisieren, um weiterhin konform und effektiv zu bleiben. Dies kann bedeuten, zusätzliche Maßnahmen einzuführen, bisherige Maßnahmen zu verstärken oder unnötig gewordene Einschränkungen zurückzufahren. Alle Änderungen sind den Mitarbeitern mitzuteilen und – falls wesentlich – auch dem Auftraggeber anzuzeigen. Durch diese Flexibilität und Reaktionsfähigkeit stellt der Empfangsdienst sicher, dass der Gesundheits- und Infektionsschutz stets auf dem neuesten Stand ist und den aktuellen Erfordernissen gerecht wird.