Gesundheits-, Umwelt- und Sicherheitsplan

Neben dem Gesundheitsschutz muss der HSE-Plan umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsstandards für den Empfang definieren.

• Sichere Gebäudeausstattung: Der Eingangs- und Empfangsbereich sollte baulich so gestaltet sein, dass Unfälle und Sturzgefahren vermieden werden. Rutschhemmende Fußböden (z.B. Beläge mit angemessener Rutschfestigkeit) und Schmutzfangmatten an den Türen reduzieren das Ausrutschrisiko, insbesondere bei Nässe. Ebenso ist auf eine ausreichende Beleuchtung zu achten – alle Zugangswege, Treppen und die Rezeption selbst müssen gut und blendfrei beleuchtet sein, damit Hindernisse rechtzeitig erkannt werden. Etwaige Stolperkanten oder Höhenunterschiede sind deutlich zu markieren oder nach Möglichkeit zu beseitigen.

• Regelmäßige Sicherheitsinspektionen: Es ist sicherzustellen, dass Notausgänge, Fluchtwege und Rettungspfadsymbole im Empfangsbereich jederzeit frei zugänglich und funktionsfähig sind. Im Rahmen des HSE-Plans sollte festgelegt sein, dass das Empfangspersonal in regelmäßigen Abständen Sicherheitsrundgänge durchführt oder daran teilnimmt. Dabei werden u.a. Feuerlöscher, Alarmknöpfe, Notbeleuchtung und Wegekennzeichnungen auf ihre Sichtbarkeit und Unverbautheit geprüft. Beanstandungen (wie zugestellte Notausgänge oder defekte Beleuchtung) sind umgehend zu melden und zu beheben.

• Schulung des Personals: Alle Mitarbeiter am Empfang müssen regelmäßig unterwiesen werden, um in Gefahrensituationen richtig zu reagieren. Dazu gehören Brandschutzschulungen, in denen z.B. der korrekte Umgang mit Feuerlöschern praktisch geübt wird, sowie Evakuierungsübungen, damit jeder die Alarmprozedere und Sammelplätze kennt. Zusätzlich sollte das Personal im Umgang mit schwierigen Situationen trainiert sein – etwa durch Deeskalationstrainings, um Konflikte oder aggressive Besucher sicher und ruhig bewältigen zu können. Diese Unterweisungen sind mindestens jährlich durchzuführen und zu dokumentieren (§ 12 ArbSchG fordert regelmäßige Unterweisung zu Sicherheitsthemen).

• Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitssicherheit: Der HSE-Plan muss die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und aller einschlägigen DGUV-Vorschriften sicherstellen. Das ArbSchG verlangt vom Arbeitgeber insbesondere eine Gefährdungsbeurteilung für den Empfangsarbeitsplatz – also eine systematische Analyse aller relevanten Gefahren (z.B. Stolperfallen, Übergriffe, Stress) – und darauf abgestimmte Schutzmaßnahmen. Die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften (etwa DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ sowie spezifische Regeln für Bürobetriebe oder Sicherheitsdienste) sind verbindlich umzusetzen. Dazu zählen z.B. das Tragen notwendiger PSA (Persönliche Schutzausrüstung) falls erforderlich, ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze und das Verbot von Alleinarbeit in gefährlichen Situationen.

Durch die Festlegung solcher Arbeitsplatzstandards wird ein hohes Sicherheitsniveau gewährleistet. Das Empfangspersonal arbeitet in einer Umgebung, die aktiv Gefahren vorbeugt, und ist für den Ernstfall gut vorbereitet. Dies senkt nicht nur das Unfallrisiko, sondern fördert auch ein Sicherheitsbewusstsein im Team.

Trotz aller vorbeugenden Maßnahmen können Notfälle eintreten – sei es ein Brandalarm, ein medizinischer Notfall oder ein sicherheitsrelevanter Vorfall.

• Standortspezifischer Notfallplan: Für den Empfangs-/Zugangsbereich ist ein schriftlicher Notfall- und Alarmplan zu erstellen, der auf die Besonderheiten des Standorts zugeschnitten ist. Darin werden verschiedene Szenarien abgedeckt – z.B. Brand im Foyer, Evakuierung des Gebäudes, Bombendrohung, medizinischer Notfall eines Besuchers, Gewaltvorfall am Empfang – und für jedes Szenario sind konkrete Handlungsanweisungen festgelegt. Dieser Plan soll klar regeln, wer im Ernstfall was zu tun hat (Alarmierung, Erstmaßnamen, Informationskette), damit keine Zeit verloren geht und alle im Empfangsbereich koordiniert reagieren.

• Klare Eskalationswege: Ein wesentlicher Teil des Notfallkonzepts sind definierte Melde- und Eskalationswege. Das Empfangspersonal muss jederzeit wissen, wen es bei unterschiedlichen Vorfällen zu verständigen hat. Beispielsweise: Bei sicherheitsrelevanten Störungen oder Aggressionen wird umgehend der Sicherheitsdienst bzw. objektschutzverantwortliche Person alarmiert; bei technischen Notfällen (z.B. Ausfall der Zugangskontrolle) wird das Facility Management (FM) hinzugezogen; in medizinischen Notfällen und Bränden werden unverzüglich externe Rettungsdienste bzw. die Feuerwehr über 112 gerufen, parallel dazu der interne Notruf oder Alarmmelder betätigt. Die Kontaktlisten (Telefonnummern wichtiger Ansprechpartner, 24/7-Hotlines) sind im Empfangsbereich griffbereit auszuhängen.

• Übungen und Schulungen: Theoretische Pläne müssen regelmäßig praktisch erprobt werden. Daher sollte der Dienstleister sicherstellen, dass sein Empfangspersonal an allen relevanten Notfallübungen teilnimmt. Mindestens einmal jährlich sind Evakuierungsdrills des Gebäudes durchzuführen, bei denen der Empfang eine Schlüsselrolle (z.B. Einweisung der eintreffenden Feuerwehr, Kontrolle der Besucherlisten am Sammelplatz) innehat. Auch Sicherheitssimulationen wie z.B. ein Probealarm oder ein Aggressionsszenario am Empfang können durchgeführt werden, um die Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter zu testen und zu verbessern. Nach jeder Übung erfolgt eine Nachbesprechung, um Erkenntnisse für Optimierungen zu gewinnen.

• Dokumentation von Vorfällen: Jedes sicherheitsrelevante oder gesundheitsrelevante Ereignis im Eingangsbereich ist lückenlos zu dokumentieren. Hierfür sollte ein zentrales Logbuch oder elektronisches Melde-System verwendet werden, in dem Datum, Uhrzeit, Beteiligte, Ereignisart und ergriffene Maßnahmen festgehalten werden. Diese Dokumentation dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und erlaubt eine spätere Auswertung der Vorfälle. Insbesondere Beinaheunfälle (Beinah-Unfälle) und kleinere Zwischenfälle sollten nicht unter den Tisch fallen, sondern ebenfalls erfasst werden – aus ihnen lassen sich oft wichtige Lehren ziehen, um künftige Notfälle noch besser zu bewältigen.

Durch eine solide Notfallvorbereitung stellt der Auftragnehmer sicher, dass auch im Ernstfall am Empfang Professionalität und Kontrolle gewahrt bleiben. Ein geübtes Team, klare Alarmwege und sorgfältige Dokumentation ermöglichen es, Schaden zu begrenzen und schnell zur Normalität zurückzukehren.

Moderne Empfangs- und Eingangsbereiche sollten nicht nur sicher, sondern auch umweltverträglich betrieben werden. Der HSE-Plan muss daher auch Umweltschutzaspekte berücksichtigen, um den ökologischen Fußabdruck der Dienstleistungen so gering wie möglich zu halten.

• Umweltfreundliche Materialien und Produkte: Es sollte festgelegt werden, dass im Empfangsbereich bevorzugt ökologische Reinigungsmittel und nachhaltige Materialien zum Einsatz kommen. Zum Beispiel können Reinigungsprodukte mit Umweltzeichen (Blauer Engel, EU-Ecolabel) verwendet werden, um Boden, Glas und Oberflächen zu säubern, anstatt aggressiver Chemikalien. Ebenso ist darauf zu achten, Verbrauchsmaterialien wie Papier für Besucherformulare oder Einwegbecher durch umweltfreundliche Alternativen (recyceltes Papier, Mehrwegbecher) zu ersetzen, soweit dies möglich ist.

• Abfallmanagement und Recycling: Trotz repräsentativer Umgebung muss auch im Empfang eine effektive Mülltrennung stattfinden. Der HSE-Plan sollte vorsehen, diskrete Abfalltrennstationen aufzustellen, die es ermöglichen, etwa Papier, Kunststoff und Restmüll getrennt zu entsorgen, ohne den optischen Eindruck zu beeinträchtigen. Mitarbeiter werden angehalten, Abfälle korrekt zu trennen, und Besucher werden durch dezente Beschilderung zur Mithilfe animiert. Außerdem sollte die Entsorgung vertraulicher Dokumente im Empfang (z.B. Besucheranmeldungen) über sichere, datenschutzkonforme Verfahren mit Recycling kombiniert werden (z.B. abschließbare Papiercontainer, die anschließend dem Papierrecycling zugeführt werden).

• Energieeffizienz: Der Empfangsbereich bietet Chancen, Energie zu sparen und somit Kosten und Emissionen zu reduzieren. Vorgesehen ist der Einsatz von LED-Beleuchtung für Dauerbeleuchtung, da diese deutlich effizienter und langlebiger ist als herkömmliche Leuchtmittel. Darüber hinaus können Bewegungsmelder oder tageslichtabhängige Sensoren installiert sein, so dass Beleuchtung und eventuell Klimatisierung automatisch reduziert werden, wenn sich kein Mensch im Bereich aufhält oder ausreichend Tageslicht vorhanden ist. Das Empfangspersonal sollte außerdem sensibilisiert werden, Geräte (Computer, Monitore, Besucherbildschirme) nach Dienstende in den Energie-Sparmodus zu versetzen oder abzuschalten.

• Nachhaltigkeitsziele und ESG-Alignment: Der HSE-Plan soll mit den übergeordneten Nachhaltigkeitsstrategien des Auftraggebers in Einklang stehen. Viele Unternehmen haben heute ESG-Ziele (Environmental, Social, Governance), welche u.a. Emissionsreduktion, Ressourcenschonung und soziale Verantwortung umfassen. Empfangsdienstleister sollten aufzeigen, wie sie mit ihren Maßnahmen zu diesen Zielen beitragen – etwa durch CO₂-Reduktion (geringerer Energieverbrauch, Vermeidung von Dienstfahrten durch digitale Kommunikation), nachhaltige Beschaffung (Reinigungsmittel, Uniformen aus umweltfreundlicher Produktion) oder Schulung der Mitarbeiter in Umweltbewusstsein. Solche Initiativen können in der Ausschreibung positiv hervorgehoben und im laufenden Betrieb vom Auftraggeber eingefordert werden.

Indem der Dienstleister Umweltaspekte proaktiv angeht, trägt er zu einem nachhaltigen Gebäudemanagement bei. Dies kommt nicht nur der Umwelt zugute, sondern entspricht auch dem wachsenden öffentlichen Interesse an grünem Facility Management und kann für den Auftraggeber ein zusätzliches Entscheidungskriterium sein.

Ein HSE-Plan ist nur wirksam, wenn er in den geltenden gesetzlichen Rahmen eingebettet ist. In Deutschland gelten für den Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie für Umweltbelange zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Vorschriften, die insbesondere im Eingangs- und Empfangsbereich beachtet werden müssen. Der Ausschreiber muss sicherstellen, dass der zukünftige Dienstleister all diese Compliance-Vorgaben erfüllt.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Dieses Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber, durch Gefährdungsbeurteilungen die Risiken an jedem Arbeitsplatz – also auch am Empfang – systematisch zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen umzusetzen. Zudem schreibt ArbSchG regelmäßige Unterweisungen der Beschäftigten in Arbeitssicherheit vor und verlangt eine Organisation, die erste Hilfe, Notfallpläne und arbeitsmedizinische Vorsorge umfasst. Der HSE-Plan des Bieters muss klar darlegen, wie er die Anforderungen des ArbSchG im Empfangsbereich einhält (z.B. Vorhandensein einer aktuellen Gefährdungsbeurteilung und entsprechende Schutzmaßnahmen).

• DGUV-Vorschriften: Die Unfallverhütungsvorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung sind quasi-gesetzliche Regeln, die der Präzisierung des Arbeitsschutzes dienen. Relevant sind hier etwa DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention) und ggf. branchenspezifische DGUV-Regeln für Büroarbeiten oder für Sicherheitsdienste. Diese schreiben u.a. Mindeststandards für Erste Hilfe, Brandschutz, das Tragen von Schutzkleidung, Organisation des Arbeitsschutzes und Meldung von Unfällen vor. Ein Bieter muss im HSE-Plan erläutern, wie er die für den Empfang einschlägigen DGUV-Regeln erfüllt – zum Beispiel die Vorgaben zur Anzahl der Ersthelfer, zur Ausstattung von Arbeitsstätten oder zu Arbeitszeiten und Pausen bei Schichtbetrieb.

• Infektionsschutzgesetz (IfSG): Das IfSG bildet den gesetzlichen Rahmen zum Schutz vor übertragbaren Krankheiten. Für normale Empfangsbereiche schreibt es zwar keine spezifischen Hygienepläne wie in medizinischen Einrichtungen vor, doch müssen Arbeitgeber generell die allgemeinen Hygieneregeln und ggf. behördliche Anordnungen einhalten. Insbesondere in pandemischen Lagen (wie jüngst bei COVID-19) können nach IfSG Verordnungen erlassen werden, die betriebliche Schutzmaßnahmen vorschreiben – z.B. Abstandskonzepte, Maskenpflicht, Testangebotspflicht. Ein guter HSE-Plan berücksichtigt daher, dass bei Bedarf ein Hygienekonzept für den Empfang erstellt und umgesetzt wird, und regelt die Meldepflichten (z.B. an das Gesundheitsamt) bei Auftreten von meldepflichtigen Infektionskrankheiten im Betrieb.

• DIN 18040 (Barrierefreies Bauen): Diese Norm ist relevant, um den Empfangsbereich barrierefrei und für Menschen mit Behinderungen zugänglich zu gestalten. Die Ausschreibungsunterlagen sollten fordern, dass der Dienstleister die Einhaltung der Barrierefreiheitsanforderungen unterstützt. Konkret bedeutet dies z.B., dass Zugangswege stufenlos und ausreichend breit sind, eine eventuell vorhandene Zutrittskontrolle auch für Rollstuhlfahrer passierbar ist (Alternativrouten bei Drehkreuzen), und dass am Empfangstresen mindestens ein Bereich abgesenkt oder anderweitig für Rollstuhlnutzer geeignet ist. Weiterhin müssen Sicherheits- und Hinweiszeichen gut sichtbar und taktil erfassbar sein (z.B. Aufmerksamkeitsfelder am Boden, kontrastreiche Beschilderung, evtl. ein Induktionshörsystem für Hörgeschädigte am Schalter). Die Einhaltung der DIN 18040 garantiert, dass der Empfang für alle Personen sicher und bequem nutzbar ist.

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Im Empfangsbereich fallen regelmäßig personenbezogene Daten an – etwa durch Besucherregistrierungen, Ausweiskontrollen oder Vorfallberichte bei Unfällen/medizinischen Notfällen. Gesundheitsdaten sind dabei besonders sensibel und unterliegen strengen Vorgaben. Der HSE-Plan muss sicherstellen, dass jegliche Erfassung, Speicherung und Nutzung solcher Daten DSGVO-konform erfolgt. Dies beinhaltet z.B., dass Unfall- oder Vorfallsberichte vertraulich behandelt und nur befugten Personen zugänglich gemacht werden, Besucherdaten sicher verwahrt und nach Zweckentfall gelöscht werden und dass bei der Einführung neuer HSE-Maßnahmen (z.B. Temperatur-Screenings am Eingang) zuvor eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird. Zudem sollten Mitarbeiter zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet und entsprechend geschult sein.

Integration in Ausschreibung und Vertrag: All diese rechtlichen Vorgaben müssen bereits in den Ausschreibungsunterlagen transparent gemacht und später im Dienstleistungsvertrag mit dem Gewinner verankert werden. Das bedeutet: Der Auftraggeber formuliert im Leistungsverzeichnis klare Muss-Anforderungen, dass der Bieter alle oben genannten Gesetze, Normen und Vorschriften einhält. Der eingereichte HSE-Plan dient dann als Nachweis, wie der Bieter diese Pflichten konkret umzusetzen gedenkt. Durch diese Integration wird gewährleistet, dass die gesetzlichen Compliance-Aspekte nicht verhandelbar sind, sondern als verbindliche Vertragspflichten von Anfang an feststehen. Gleichzeitig schafft diese Transparenz für alle Bieter gleiche Wettbewerbsbedingungen und macht die Prüfung und spätere Überwachung der Vertragserfüllung durch den Auftraggeber deutlich einfacher und rechtssicher.

Damit die Vergabestelle die HSE-Leistungsfähigkeit eines Dienstleisters beurteilen kann, muss bereits im Angebot eine Reihe von Unterlagen und Nachweisen vorgelegt werden. Gleichzeitig sollten Mechanismen definiert werden, wie die Umsetzung des HSE-Plans nach Vertragsvergabe kontrolliert wird. Folgende Anforderungen sind empfehlenswert:

• HSE-Plan-Dokument: Eine schriftliche Ausarbeitung des geplanten HSE-Konzepts für den spezifischen Eingangs-/Empfangsbereich. Dieser sollte sämtliche in diesem Leitfaden genannten Aspekte abdecken – von Gesundheitsschutz über Arbeitssicherheit und Umweltschutz bis zu Notfallmanagement und Monitoring. Der Plan muss auf die Gegebenheiten des jeweiligen Standorts eingehen und soll möglichst konkret beschreiben, welche Maßnahmen der Bieter ergreifen wird (keine bloßen Absichtserklärungen).

• Mitarbeiterschulungen und Qualifikationen: Nachweise über die Ausbildung und Schulung des einzusetzenden Personals. Dazu zählen z.B. Kopien von Ersthelfer-Zertifikaten, Teilnahmebescheinigungen an Brandschutzhelfer-Kursen oder anderen relevanten Fortbildungen (z.B. Deeskalationstraining, Arbeitsschutzunterweisung). Auch Qualifikationen wie die Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit (sofern eine gestellt wird) oder zum Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator können hier aufgeführt werden. Wichtig ist, dass für jeden geplanten Mitarbeiter im Empfangsteam ersichtlich wird, welche HSE-bezogenen Schulungen er/sie absolviert hat.

• Zertifizierungen des Unternehmens: Falls das Unternehmen über formale Managementsystem-Zertifizierungen verfügt, sollen diese dem Angebot beigefügt werden. Besonders relevant sind ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement), da sie zeigen, dass HSE systematisch verankert ist. Auch andere Zertifikate oder Mitgliedschaften (z.B. im Qualitätssicherungsverband Sicherheitsdienste, Gütesiegel der Berufsgenossenschaft) können angegeben werden. Zwar sind solche Zertifizierungen nicht immer Pflicht, aber sie fließen positiv in die Bewertung ein (siehe Bewertungskriterien) und erhöhen die Glaubwürdigkeit des Angebots.

• Referenzen und Statistiken: Empfehlenswert ist zudem, dass Bieter Referenzprojekte oder Kennzahlen zur HSE-Performance anführen. Beispielsweise können sie Unfallstatistiken (Unfallquote, Ausfalltage) aus vergleichbaren Objekten nennen oder beschreiben, wie in der Vergangenheit kontinuierliche Verbesserungen erreicht wurden. Solche Angaben untermauern den HSE-Plan und erlauben dem Auftraggeber eine bessere Einschätzung der praktischen Umsetzungskompetenz. (Dieser Punkt ist optional, kann aber vom Auftraggeber in der Ausschreibung erbeten werden.)

Überprüfung in der Vertragsphase: Nachdem der Zuschlag an einen Dienstleister erteilt wurde, muss die Einhaltung des versprochenen HSE-Plans fortlaufend überwacht werden.

• Audits und Begehungen: Das Facility Management oder beauftragte Sicherheitsfachkräfte des Auftraggebers werden in regelmäßigen Intervallen HSE-Audits durchführen. Diese Audits umfassen z.B. unangekündigte Begehungen des Empfangsbereichs, bei denen überprüft wird, ob die im Plan vorgesehenen Mittel vorhanden sind (z.B. vollständiger Erste-Hilfe-Kasten, Schutzausrüstung), ob Ordnung und Sauberkeit herrschen, ob Fluchtwege frei sind und ob die Mitarbeiter die vorgeschriebenen Verfahren einhalten. Mängel werden protokolliert und es wird Nachbesserung verlangt. Gegebenenfalls kann im Vertrag vereinbart werden, dass wiederholte schwere Verstöße Vertragsstrafen oder Kündigungsrechte nach sich ziehen.

• Reporting und Dokumentenprüfung: Der Dienstleister sollte verpflichtet werden, regelmäßig Berichte vorzulegen – z.B. monatliche HSE-Reports mit Angaben zu Vorfällen, durchgeführten Unterweisungen, Prüfungen von Geräten (etwa Feuerlöscher-Wartung) etc. Der Auftraggeber prüft diese Berichte und kann ergänzend stichprobenartig Dokumentationen anfordern (z.B. Einsicht in das Unfallbuch, Schulungsnachweise, Wartungsprotokolle). Auch das Führen einer Checkliste zur täglichen Öffnung des Empfangs (Sicherheitscheck: Technik ok, Notruftelefon funktionsfähig usw.) könnte Teil der Selbstüberwachung des Dienstleisters sein, welche der Auftraggeber einsehen kann.

• Gemeinsame Notfallübungen: Zur Verifizierung der Notfallbereitschaft sollten in Absprache zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer regelmäßig Drills durchgeführt werden. So kann z.B. einmal pro Jahr ein simulierter Evakuierungsalarm veranstaltet werden, um zu testen, ob das Empfangsteam effizient reagiert und die Abläufe greifen. Die Ergebnisse solcher Übungen sind gemeinsam auszuwerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Diese Tests unter Realbedingungen machen die Wirksamkeit des HSE-Plans messbar und fördern zugleich das Trainingseffekt für alle Beteiligten.

• Regelmeetings und Feedback: Es bietet sich an, periodische HSE-Meetings (z.B. vierteljährlich) zwischen Auftraggeber und Dienstleister abzuhalten. In diesen Besprechungen werden Audit-Ergebnisse, aktuelle Vorfälle oder Beinaheunfälle, sowie neue Risiken oder Änderungen (z.B. Umbauten im Eingangsbereich, geänderte Vorschriften) diskutiert. Der Dienstleister berichtet über den HSE-Status und eventuelle Schwierigkeiten, der Auftraggeber gibt Feedback. Dieses Vorgehen schafft Transparenz und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, bei der Sicherheit und Gesundheit laufend im Fokus bleiben.

Durch diese klaren Einreichungs- und Überprüfungsanforderungen wird gewährleistet, dass HSE nicht nur ein Papierversprechen im Angebot bleibt, sondern im täglichen Betrieb des Empfangs aktiv gelebt wird. Der Auftraggeber erhält somit die Möglichkeit, die HSE-Performance nachvollziehbar zu bewerten – von der Angebotsphase bis zur Leistungserbringung.

Um eine faire und transparente Vergabe sicherzustellen, sollten bereits in der Ausschreibung die Kriterien genannt werden, nach denen die HSE-Aspekte der Angebote bewertet werden. Dies hilft den Bietern, ihre Unterlagen entsprechend auszurichten, und der Vergabestelle, die Angebote objektiv zu vergleichen.

• Mindestkriterium (Ausschlusskriterium): Die Vorlage eines schlüssigen, den Vorgaben entsprechenden HSE-Plans ist als unabdingbare Voraussetzung zu definieren. Angebote, die keinen HSE-Plan enthalten oder offensichtliche Lücken in den geforderten Bereichen aufweisen, sollten vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. So wird sichergestellt, dass nur qualifizierte Anbieter im Rennen bleiben, die dem Thema Arbeitsschutz und Umwelt ernsthaft Rechnung tragen.

• Qualitative Bewertung des HSE-Konzepts: Der inhaltlichen Qualität des HSE-Plans ist im Wertungsschema ein angemessenes Gewicht einzuräumen. Die Vergabestelle kann hierfür einen Punkteschlüssel entwickeln, der z.B. folgende Aspekte belohnt: Umfang und Detailtiefe der Gefährdungsbeurteilung, Plausibilität und Wirksamkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen, Qualifikation des vorgesehenen Personals, Vollständigkeit der abgedeckten Themen und Innovationsgrad des Konzepts. Bieter mit sehr sorgfältig ausgearbeiteten, objektbezogenen HSE-Plänen sollten entsprechend höher bewertet werden als solche mit generischen 08/15-Konzepten.

• Zertifizierte Managementsysteme: Ein weiteres Kriterium kann das Vorhandensein anerkannter HSE-Managementsysteme sein. Anbieter, die nach ISO 45001 (Arbeitsschutz) und/oder ISO 14001 (Umwelt) zertifiziert sind, haben nachweislich etablierte Prozesse für Sicherheit und Umweltschutz. Die Ausschreibung kann hierfür Zusatzzahlen oder einen Bonus vorsehen – beispielsweise könnte ein ISO-45001-Zertifikat dem Bieter X Zusatzpunkte einbringen. Dies honoriert proaktive Betriebe und ermutigt alle Anbieter, in solche Systeme zu investieren. (Wichtig ist jedoch, dass Zertifikate nicht allein ausschlaggebend sein dürfen, sondern immer die tatsächliche Leistung im HSE-Plan im Vordergrund steht.)

• Kontinuierliche Verbesserung und Nachhaltigkeit: Bieter, die über die Mindestanforderungen hinaus zusätzliche HSE-Maßnahmen anbieten, sollten positiv berücksichtigt werden. Das können etwa Konzepte zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP) des Sicherheitsniveaus sein – z.B. regelmäßige interne Audits, Vorschlagswesen der Mitarbeiter, Auswertung von Kennzahlen – oder besondere nachhaltige Maßnahmen (wie Klimaneutralitätsinitiativen, soziales Engagement für Mitarbeitergesundheit). Solche Mehrleistungen zeigen die ernsthafte Unternehmenskultur hinter dem Angebot. Die Vergabestelle kann hierfür eine Art Bonuspunkt-System einführen, um überdurchschnittliches Engagement zu belohnen, solange die Vergleichbarkeit zwischen den Angeboten gewahrt bleibt.

• Transparenz der Bewertung: Alle genannten Kriterien und deren Gewichtung sollten bereits in der Ausschreibung offengelegt werden. Dies gewährleistet Transparenz und Gleichbehandlung – jeder Bieter weiß im Voraus, welche HSE-Aspekte besonders wichtig sind und wie sie einfließen. Zudem müssen die Wertungsentscheidungen später für eine mögliche Prüfung (z.B. durch Aufsichtsbehörden oder in einem Nachprüfungsverfahren) nachvollziehbar sein. Klare, vorab definierte HSE-Bewertungskriterien ermöglichen eine objektive, auditierbare Auswahl des sichersten und nachhaltigsten Angebots.

Durch ein solches strukturiertes Bewertungsschema wird HSE zu einem zentralen Bestandteil der Vergabeentscheidung und nicht bloß zu einem abzuhakenden Formalpunkt. Auftraggeber demonstrieren damit, dass Arbeitsschutz, Gesundheit und Umweltintegrität bei ihnen einen hohen Stellenwert haben – was letztlich alle Bieter motiviert, sich in diesem Bereich zu profilieren.

Die Arbeit ist mit der Vergabe des Auftrags nicht beendet – im Gegenteil, der HSE-Plan muss während der gesamten Vertragslaufzeit gelebt und fortgeschrieben werden.

• Regelmäßige Audits und Kontrollen: Wie bereits unter Überprüfung beschrieben, sollten in bestimmten Intervallen (z.B. quartalsweise oder halbjährlich) HSE-Audits stattfinden. Diese fortlaufenden Kontrollen dienen nicht nur der Überwachung, sondern auch der Motivation: Wenn das Empfangsteam weiß, dass der Auftraggeber hohen Wert auf Sicherheit legt und dies überprüft, bleibt das Thema präsent. Auditberichte werden ausgewertet und ggf. Maßnahmen eingefordert. Dadurch entsteht ein Regelkreis, der sicherstellt, dass der Dienstleister dauerhaft die vereinbarten Standards einhält und Abweichungen schnell korrigiert.

• Jährliche Review und Anpassung: Mindestens einmal pro Jahr sollte der HSE-Plan einer grundlegenden Überprüfung unterzogen werden. Dabei setzen sich Vertreter des Auftraggebers (z.B. Sicherheitsingenieur, Objektleiter) und des Dienstleisters zusammen, um die Erfahrungen des vergangenen Jahres auszuwerten. Änderungen der Rechtslage (neue Gesetze, DGUV-Änderungen) müssen eingearbeitet, ebenso wie Veränderungen im Gebäude oder Betrieb (Umbauten, geänderte Nutzerzahlen, neue Risiken). Auch Feedback der Mitarbeiter und Ergebnisse aus Zwischenfällen fließen ein. Ziel ist, den HSE-Plan stets aktuell und wirksam zu halten. Die jährliche Aktualisierung sollte dokumentiert und beide Parteien bekanntgegeben werden, um Verbindlichkeit zu schaffen.

• Lessons Learned und KVP-Kultur: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) im HSE-Bereich zeichnet vorbildliche Dienstleister aus. Alle relevanten Vorfälle, Unfälle oder Beinaheunfälle am Empfang sollten im Rahmen von Nachbesprechungen analysiert werden (sog. Lessons Learned-Workshops). Dabei wird gefragt: Was war die Ursache? Waren alle Maßnahmen ausreichend? Wie lässt sich ein solcher Vorfall künftig verhindern? Die dabei gewonnenen Erkenntnisse münden idealerweise in präventive Maßnahmen – z.B. zusätzliche Schulungen, bauliche Anpassungen, geänderte Abläufe. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn der Dienstleister seine Mitarbeiter aktiv einbindet, etwa durch ein Ideenmeldesystem oder regelmäßige Sicherheitsbesprechungen, in denen Vorschläge zur Verbesserung gemacht werden können. Diese Kultur der ständigen Verbesserung stellt sicher, dass HSE kein starres Regelwerk bleibt, sondern sich dynamisch mit den Gegebenheiten entwickelt.

• Resilienz und Anpassungsfähigkeit: Der Empfangsbereich ist oft Veränderungen unterworfen – sei es durch neue Sicherheitslagen, wechselndes Besucheraufkommen oder technische Innovationen (z.B. digitale Zugangssysteme). Ein guter HSE-Plan fördert daher auch die Resilienz der Organisation. Das heißt, er ermöglicht es dem Team, flexibel auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren, und enthält Mechanismen, um aus neuen Situationen schnell zu lernen. Beispielsweise könnte nach einer erstmals aufgetretenen Bedrohungslage (etwa eine Bombendrohung, Cyber-Zwischenfall mit Auswirkungen auf Zutrittssysteme etc.) der Notfallplan umgehend erweitert werden. So bleibt der Empfangsdienst anpassungsfähig und stets auf dem neuesten Stand bewährter Praktiken.

Durch diese begleitenden Maßnahmen während der Vertragslaufzeit wird der HSE-Plan zu einem lebendigen Instrument der Qualitätssicherung. Der Auftraggeber signalisiert, dass Sicherheit, Gesundheit und Umwelt fortwährend Priorität genießen, und der Auftragnehmer kann durch aktive Mitwirkung und Verbesserungen seine Professionalität unter Beweis stellen. Letztlich profitieren alle Beteiligten – die Mitarbeiter, die Besucher und die Umwelt – von einer solchen vorausschauenden und verantwortungsvollen Bewirtschaftung des Eingangs- und Empfangsbereichs.