Komfortleistungen

Zweck: Schaffung eines professionellen und ansprechenden Wartebereichs, der Besucher beschäftigt und zugleich Informationen über das Unternehmen vermittelt.

• Auswahl der Materialien: Stellen Sie eine Auswahl an ordentlich präsentierten Lesematerialien für Gäste bereit. Dazu zählen aktuelle Zeitschriften und Zeitungen (vorzugsweise zu allgemeinen Themen oder zur Branche des Unternehmens passend) sowie Publikationen des Hauses wie Firmenbroschüren, Geschäftsberichte oder Newsletter. Sofern regelmäßig internationale Besucher empfangen werden, sollte auch fremdsprachiges oder international relevantes Lesematerial in Betracht gezogen werden.

• Aktualität und Relevanz: Sämtliche ausliegenden Materialien sind aktuell zu halten und regelmäßig zu erneuern. Veraltete Zeitschriften oder beschädigte Broschüren müssen entfernt und durch neuere Ausgaben ersetzt werden. Tageszeitungen sollten immer in der Ausgabe des jeweiligen Tages bereitliegen. Diese Sorgfalt stellt sicher, dass Besucher nur relevante und interessante Inhalte vorfinden und vermittelt Aufmerksamkeit fürs Detail.

• Präsentation und Markenbild: Zeitschriften und Broschüren sind ansprechend und geordnet zu arrangieren – zum Beispiel in einem hierfür vorgesehenen Regal, Ablagekorb oder auf einem Beistelltisch im Wartebereich. Die Präsentation sollte den Corporate-Identity-Standards des Unternehmens entsprechen. Dies kann bedeuten, dass z.B. ein Zeitschriftenständer im Firmen-Design genutzt wird oder nur solche Publikationen ausliegen, die zum professionellen Image des Unternehmens passen. Alle Materialien müssen sauber und unbeschädigt sein. Insgesamt soll der Wartebereich einen gut organisierten Eindruck vermitteln, der den Qualitätsanspruch der Firma unterstreicht.

Zweck: Dynamische und aktuelle Kommunikation mit Besuchern zu ermöglichen und Orientierung sowie Engagement im Empfangsbereich zu erhöhen.

• Installation von Displays: Der Empfangs- bzw. Lobbybereich ist mit digitalen Informationsbildschirmen (z.B. LCD/LED-Monitore oder Tablet-Kiosksysteme) auszustatten, die für Besucher gut sichtbar, aber nicht störend platziert sind. Die Geräte sollten sich harmonisch in das Raumkonzept einfügen und keine Barrieren oder Unordnung verursachen.

• Inhalte für Besucher: Auf den digitalen Anzeigen sollen nützliche und einladende Informationen für Gäste präsentiert werden. Beispiele hierfür sind Willkommensnachrichten (ggf. personalisiert für erwartete Besucher oder Besuchergruppen), aktuelle Nachrichten aus dem Unternehmen oder Image-Inhalte, Live-Informationen zu Veranstaltungen oder Meetings („Besprechung mit Firma XYZ um 10:00 Uhr – Konferenzraum 2“) sowie Hinweise zur Orientierung im Gebäude. Auch sicherheitsrelevante Kurzinformationen (z.B. Notfallwege, Hygieneregeln) können unauffällig integriert werden. Wichtig ist, dass die angezeigten Inhalte vom FM-Team oder Empfangspersonal stets aktuell gehalten werden – insbesondere zeitkritische Informationen müssen in Echtzeit angepasst oder nach Bedarf entfernt werden (z.B. sollte ein Meeting, das vorbei ist, nicht mehr angezeigt werden).

• Datenschutz und IT-Konformität: Beim Einsatz digitaler Anzeigen sind die Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und verwandter Datenschutzgesetze strikt einzuhalten. Personenbezogene Besucherdaten dürfen nicht ohne Weiteres öffentlich sichtbar gemacht werden. Zum Beispiel sollten Namen von Besuchern, wenn überhaupt auf einem Begrüßungsdisplay nötig, nur verkürzt oder anonymisiert erscheinen (etwa Vorname und erster Buchstabe des Nachnamens) und auch dann nur mit vorheriger Einwilligung, falls rechtlich erforderlich. Interaktive Systeme zur digitalen Registrierung von Gästen müssen die erfassten Daten sicher behandeln und vor unbefugtem Zugriff schützen (etwa durch automatisches Ausblenden sensibler Informationen, wenn nicht aktiv genutzt). Ferner ist sicherzustellen, dass die verwendete Hard- und Software den IT-Sicherheitsstandards des Unternehmens entspricht, um Manipulation oder Datenlecks zu verhindern.

Zweck: Besuchern soll ein unaufdringlicher Internetzugang ermöglicht werden, ohne die Sicherheit oder Vertraulichkeit des Unternehmensnetzwerks zu gefährden.

• Separates Gäste-Netzwerk: Es ist ein getrenntes, gesichertes WLAN-Netz für Gäste einzurichten, das vom internen Firmennetzwerk isoliert ist. Dieses Gast-WLAN sollte nur den Zugang zum Internet erlauben und keine Verbindung zu internen Ressourcen bieten. Der Zugang ist mit einem angemessenen Passwort oder Login-Verfahren zu schützen. Die Netzwerkkonfiguration muss den IT-Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens entsprechen, um Cyber-Risiken vorzubeugen (z.B. durch Verschlüsselung und Firewall-Einstellungen für das Gäste-Netz).

• Diskrete Ausgabe der Zugangsdaten: Die Anmeldedaten oder Zugangscodes für das Gäste-WLAN sind Besuchern auf diskrete und bequeme Weise mitzuteilen. Dies kann beispielsweise durch kleine Kärtchen mit Netzwerkname und Passwort geschehen, durch einen an der Rezeption ausgehändigten QR-Code, den der Besucher mit dem Smartphone scannt, oder durch Einblendung individueller Zugangsdaten auf einem personalisierten Willkommensbildschirm. Auf ein öffentliches Aushängen oder Ausrufen von WLAN-Passwörtern ist zu verzichten, um Sicherheit und Professionalität zu wahren.

• Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Die Bereitstellung eines Gast-WLAN muss im Einklang mit allen einschlägigen Gesetzen und Vorschriften erfolgen, einschließlich Datenschutz (DSGVO) und Telekommunikationsrecht. Falls für die WLAN-Nutzung eine Zustimmung oder Registrierung erforderlich ist, dürfen dabei nur notwendige personenbezogene Daten erhoben werden, und diese sind gemäß Datenschutzvorgaben zu schützen. Es empfiehlt sich, die Gäste vor Nutzung auf Nutzungsbedingungen hinzuweisen (z.B. haftungsausschluss für illegale Aktivitäten, Verhaltensregeln im Netz). Das System sollte so konfiguriert sein, dass es den Internetzugang ggf. filtert oder einschränkt, wie es der Unternehmensrichtlinie entspricht. Die IT-Abteilung bzw. der Dienstleister muss das Gäste-WLAN regelmäßig auf Verfügbarkeit und Sicherheit überprüfen und bei Störungen umgehend reagieren, damit dieser Service jederzeit zuverlässig zur Verfügung steht.

Zweck: Durch ein angemessenes Raumklima im Empfangs- und Wartebereich wird das Wohlbefinden der Besucher sichergestellt, unter Berücksichtigung von Arbeitsschutzvorgaben.

• Angenehme Temperaturen: In Empfangs- und Wartezonen ist ganzjährig eine behagliche Temperatur zu gewährleisten. Orientierungswerte liegen z.B. im Winter bei etwa 20–22 °C; im Sommer sollte die Innentemperatur möglichst 26 °C nicht überschreiten (sofern die Außentemperatur dies zulässt), gemäß gängigen Komfortempfehlungen. Besucher und Mitarbeiter am Empfang dürfen weder Zugluft noch übermäßiger Wärme oder Kälte ausgesetzt sein. Bei der Möblierung ist darauf zu achten, dass Sitzgelegenheiten nicht direkt in der Luftströmung von Klimaanlagen oder Heizlüftern stehen. Im Bedarfsfall sind zusätzliche Maßnahmen zu treffen (etwa Beschattung bei starker Sonneneinstrahlung oder mobile Lüfter/Heizgeräte als Backup), um das Komfortniveau zu halten.

• Einhaltung von Vorschriften: Die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagensysteme (HLK) sowie deren Betrieb müssen die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und einschlägige baurechtliche Bestimmungen erfüllen. Die ArbStättV und die dazugehörigen Technischen Regeln für Arbeitsstätten (z.B. ASR A3.5 “Raumtemperatur”) definieren Mindestanforderungen an das Raumklima – u.a. Mindesttemperaturen an Arbeitsplätzen, ausreichende Lüftung und Schutz vor extremer Hitze. Das im Empfang eingesetzte Klimasystem muss diese Anforderungen erfüllen (z.B. ausreichende Frischluftzufuhr, vertretbare Luftfeuchte, keine gesundheitsgefährdenden Temperaturbedingungen).

• Überwachung und Wartung: Im Rahmen der FM-Dienstleistung ist das Raumklima im Empfangsbereich kontinuierlich zu überwachen. Die zuständigen Mitarbeiter sollen die Klimaeinstellungen an Jahreszeiten und aktuelle Gegebenheiten anpassen (z.B. Temperatur absenken bei vielen Personen im Wartebereich oder bei Wärmequellen). Alle Steuergeräte (Thermostate, Sensoren) sind korrekt einzustellen, um Temperaturschwankungen zu minimieren. Außerdem ist eine regelmäßige Wartung der Klimaanlagen und Heizsysteme durchzuführen – etwa Filter reinigen/wechseln, Dichtungen prüfen, Funktionskontrollen – um einen zuverlässigen Betrieb sicherzustellen. Für den Fall von Ausfällen sollten Notfallpläne bestehen (z.B. schneller Techniker-Einsatz, Bereitstellung alternativer Geräte), damit der Komfort für Besucher so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

Zweck: Verankerung der Komfortleistungen in den geltenden Rechtsrahmen, um sicherzustellen, dass deren Umsetzung allen gesetzlichen Vorgaben und Standards entspricht.

• Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit: Alle Service- und Komfortleistungen im Empfangsbereich sind in Übereinstimmung mit den Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz zu erbringen, insbesondere dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Das ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber – und damit auch beauftragte Dienstleister – zu sicheren und gesundheitsgerechten Arbeitsbedingungen, was auch für Empfangsbereiche gilt, in denen Beschäftigte und Besucher zusammentreffen. Beispielsweise müssen alle bereitgestellten Geräte (Kaffeemaschinen, Displays usw.) sicher betrieben und regelmäßig auf ihre elektrische Sicherheit geprüft werden (etwa gemäß DGUV-Vorschrift 3 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel). Ebenso darf die Gestaltung des Bereichs keine Unfälle begünstigen: Fluchtwege und Durchgänge sind freizuhalten, nasse Böden (z.B. durch verschüttetes Wasser am Getränkeautomat) sind sofort zu bereinigen, und ggf. sind Warnhinweise aufgestellt, um Unfallrisiken zu minimieren.

• Hygiene und Lebensmittelsicherheit: Insbesondere für das Getränkeangebot gelten sämtliche einschlägigen Hygienevorschriften. Lokale Gesundheitsämter oder das Infektionsschutzgesetz (IfSG) geben Rahmenbedingungen vor, die einzuhalten sind, z.B. in Bezug auf das regelmäßige Reinigen von Behältnissen, die Kühlung leicht verderblicher Zutaten (Milch, etc.) und den Schutz vor Kontamination. Beschäftigte, die im Empfang Getränke zubereiten oder servieren, müssen ggf. eine aktuelle Hygienebelehrung nach IfSG oder vergleichbare Schulungen nachweisen. Außerdem sollten klare Reinigungspläne existieren (z.B. tägliche Reinigung der Kaffeemaschine, Desinfektion von Thekenflächen), um einen einwandfreien hygienischen Zustand dauerhaft sicherzustellen.

• Datenschutz und IT-Sicherheit: Alle digitalen Serviceangebote (vom Gäste-WLAN bis zu elektronischen Besucherregistrierungen) sind unter strikter Beachtung der Datenschutzgesetze (DSGVO etc.) und der IT-Sicherheitsvorgaben des Auftraggebers zu betreiben. Personenbezogene Daten von Besuchern dürfen nur im erforderlichen Umfang erhoben und verarbeitet werden und sind gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Zum Beispiel muss eine digitale Besucherregistrierung die Daten verschlüsselt speichern und nach definierten Fristen löschen; beim WLAN darf eine eventuelle Protokollierung von Nutzerdaten nur im rechtlich zulässigen Rahmen erfolgen. Der Bieter sollte in seinem Konzept darlegen, wie er die Einhaltung dieser Vorgaben sicherstellt (etwa durch technische und organisatorische Maßnahmen der IT-Sicherheit, regelmäßige Schulungen des Personals zum Datenschutz und klar formulierte Datenschutzrichtlinien für den Empfangsbereich).

• Barrierefreiheit und Gleichstellung: Die Komfortleistungen müssen für alle Besucher gleichermaßen zugänglich sein, einschließlich Menschen mit Behinderungen, gemäß DIN 18040 (Barrierefreies Bauen – öffentlich zugängliche Gebäude) und den einschlägigen Bestimmungen des Behindertengleichstellungsrechts. Praktisch bedeutet dies u.a., dass bauliche Elemente wie Teile des Empfangstresens rollstuhlgerecht niedrig angebracht sein müssen (max. ca. 80 cm Höhe im Sitzen nutzbar, wie in DIN 18040 vorgegeben), damit Rollstuhlfahrer ohne Hindernis einchecken oder Informationsmaterial entgegennehmen können. Ebenso sollten etwa Zeitschriftenablagen, Wasserspender oder Selbstbedienungs-Automaten in einer Höhe positioniert sein, die auch für Rollstuhlnutzer erreichbar ist (Bedienelemente typischerweise in 85–105 cm Höhe). Freiflächen im Empfang (für Bewegungsräume, Wendekreise) und die Breite von Wegen sind nach den DIN-Vorgaben auszurichten (meist mindestens 150 cm Bewegungsfläche, Türdurchgänge mind. 90 cm Breite etc.). Darüber hinaus sollte auf eine klare Beschilderung und Informationsvermittlung geachtet werden, damit auch seh- oder hörbehinderte Menschen alle wichtigen Hinweise erhalten (z.B. Kombination aus visuellen Anzeigen und akustischen Signalen im Alarmfall, Induktivhöranlagen in großen Empfangshallen bei Bedarf). Die konsequente Berücksichtigung der Barrierefreiheit stellt sicher, dass Komfortleistungen wirklich allen Besuchern zugutekommen und gesetzliche Pflichten erfüllt werden.

Zweck: Sicherzustellen, dass Bieter im Vergabeverfahren klar darlegen, wie sie die geforderten Komfortleistungen erbringen, und dem Auftraggeber Mittel an die Hand zu geben, die Einhaltung während der Vertragslaufzeit zu überprüfen.

• Konzept für Komfortleistungen: Jeder Bieter muss als Bestandteil seiner Angebotsunterlagen ein detailliertes Konzept für Komfortleistungen vorlegen. Darin ist darzustellen, wie der Dienstleister sämtliche in diesem Leitfaden beschriebenen Annehmlichkeiten im Empfangsbereich umsetzen und aufrechterhalten wird (Getränkeservice, Lese-/Infomaterial, digitale Anzeigen, WLAN, Klimatisierung usw.). Das Konzept sollte konkrete Angaben zu Ressourcen und Vorgehensweisen enthalten – z.B. welche Art von Kaffee-/Getränkemaschine eingesetzt wird und wie oft sie befüllt bzw. gereinigt wird; nach welchem Turnus Zeitschriften ausgetauscht werden; welcher Technologie- und Inhaltsplan für digitale Signage verfolgt wird; wie der Gast-WLAN-Zugang technisch realisiert und verwaltet wird; sowie wie die Schulung des Empfangspersonals in diesen Bereichen erfolgt.

• Nachweis der Regelkonformität: Das Angebot muss außerdem Belege oder Erklärungen zur Einhaltung der relevanten Vorschriften und Qualitätsstandards enthalten. Dies kann beispielsweise Kopien von Hygiene-Zertifikaten oder Schulungsbescheinigungen des Personals umfassen (etwa Belehrungen nach IfSG für den Getränkeservice), Beschreibungen der IT-Sicherheitsmaßnahmen für WLAN und digitale Systeme (ggf. Auszug aus einem IT-Sicherheitskonzept oder Datenschutzerklärung) und Darlegungen zur Barrierefreiheit (wie der Bieter sicherstellt, dass der Empfangsbereich und die Dienstleistungen barrierefrei gestaltet sind – etwa durch Planunterlagen, Fotos oder Referenzen). Der Bieter sollte deutlich machen, dass ihm die einschlägigen Gesetze (DSGVO, ArbStättV, ArbSchG etc.) bekannt sind und er sich vertraglich zur Einhaltung verpflichtet.

• Prüf- und Auditrechte: In den Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen ist festzuhalten, dass der Auftraggeber sich das Recht vorbehält, die zugesicherten Komfortleistungen während der Vertragslaufzeit zu überprüfen. Die letztendlich beauftragte Empfangs-/FM-Firma muss also damit einverstanden sein, dass z.B. angekündigte oder unangekündigte Begehungen stattfinden, bei denen kontrolliert wird, ob Getränke, Leseangebote, WLAN, Klima etc. wie versprochen vorhanden und in vorgeschriebener Qualität sind. Bieter sollten in ihrem Angebot darlegen, wie sie intern die Qualität dieser Komfortleistungen überwachen (z.B. durch eigene Qualitätsaudits, Checklisten oder Reporting an den Auftraggeber). Dies gibt der Vergabestelle Sicherheit, dass die versprochenen Leistungen nicht nur auf dem Papier stehen, sondern aktiv gemanagt und überprüft werden.

Zweck: Berücksichtigung der Komfortleistungen im Wertungsprozess der Ausschreibung, um Bieter zu motivieren, diese Standards zu erfüllen und zu übertreffen.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Bestimmte Komfortleistungen sind als verbindliche Mindestanforderungen in die Ausschreibung aufzunehmen. Zum Beispiel kann festgelegt werden, dass ein grundlegender Getränke-Service und die Gewährleistung eines angemessenen Raumklimas obligatorisch sind. Jeder Bieter, der diese Basisanforderungen nicht erfüllt, wird vom Vergabeverfahren ausgeschlossen (bzw. erhält keine Wertung). Durch solche Muss-Kriterien wird sichergestellt, dass nur Angebote in Betracht kommen, die die essenziellen Besucherannehmlichkeiten abdecken.

• Bewertung nach Umfang und Qualität: Über die Mindestvorgaben hinaus sollten Komfortleistungen mit Gewichtungspunkten in die Angebotsbewertung einfließen. Bieter, die ein qualitativ hochwertigeres oder umfangreicheres Konzept in diesem Bereich bieten, sollten entsprechend besser bewertet werden. So kann z.B. ein Kriterium “Besucherkomfort und Servicequalität” mit einer bestimmten Punktzahl in die Bewertungsmatrix aufgenommen werden. Unterkriterien könnten die Präsenz und Qualität digitaler Informationssysteme, die Verfügbarkeit von Gast-WLAN oder zusätzliche Serviceangebote (etwa ein Besucherbetreuer, Garderobenservice, Handy-Ladestationen etc.) sein. Ein Anbieter, der etwa ein modernes Digitaldisplay-System installiert und ein breites Spektrum an Lese- und Getränkeangeboten nachweist, würde in diesem Kriterium mehr Punkte erhalten als ein Anbieter, der nur das Minimum liefert. Die Bewertungslogik ist transparent in den Vergabeunterlagen darzustellen, damit Bieter wissen, dass Investitionen in Besucherkomfort positiv berücksichtigt werden.

• Nachhaltigkeit und Zusatzpunkte: Umweltfreundliche und innovative Ansätze bei den Komfortleistungen sollten besonders hervorgehoben und belohnt werden. Hierfür kann ein Bonuspunkt-System oder ein separates Unterkriterium vorgesehen werden. Beispielsweise erhalten Bieter Zusatzpunkte, wenn sie nachweislich ökologische Maßnahmen umsetzen: Nutzung von Mehrweg- oder kompostierbaren Bechern statt Einwegbechern, energieeffiziente Geräte und Bildschirme (mit Timer oder Bewegungsmelder zum Stromsparen), oder die Beschaffung von fair gehandeltem Kaffee und regionalen Produkten. Ebenso können kreative Lösungen, die den Besucherkomfort erhöhen, positiv bewertet werden – etwa ein digitales Anmeldetablet, das den Check-in beschleunigt, oder ein Feedback-Terminal, an dem Besucher ihre Zufriedenheit eingeben können. Solche über den Standard hinausgehenden Leistungen zeigen Engagement und Innovationsbereitschaft und fließen daher vorteilhaft in die Wertung ein.

Zweck: Sicherstellung, dass die Komfortleistungen während der gesamten Vertragsdauer auf hohem Niveau bleiben, durch regelmäßige Kontrollen und kontinuierliche Verbesserung.

• Regelmäßige Überprüfungen: Es ist ein fester Turnus für die laufende Kontrolle aller Komfortleistungen festzulegen. Das Facility Management oder die Empfangsleitung sollte Checklisten verwenden, um z.B. täglich oder wöchentlich die wichtigsten Punkte zu prüfen: Ist die Kaffeemaschine betriebsbereit, sauber und mit ausreichend Verbrauchsmaterial (Kaffee, Milch, Tee etc.) bestückt? Sind frisches Wasser und saubere Tassen/Gläser vorhanden? Liegen aktuelle Zeitungen und ausreichend Lesematerial aus, und wurden alte Exemplare entfernt? Funktionieren die digitalen Anzeigen einwandfrei und zeigen aktuelle Informationen an? Ist das Gast-WLAN verfügbar und performant? Solche Routinekontrollen sind zu dokumentieren und etwaigen Mängeln ist unverzüglich nachzugehen.

• Präventive Wartung und Nachfüllservice: Ein vorausschauender Wartungsplan für alle relevanten Geräte und Ausstattungen ist essenziell. Dazu gehört, dass Kaffee- und Heißgetränkeautomaten in den vom Hersteller empfohlenen Intervallen gewartet und gereinigt (z.B. entkalkt) werden, bevor Störungen auftreten. Für digitale Infodisplays sollten regelmäßige Software-Updates, Sicherheits-Patches und Hardware-Checks durchgeführt werden, um Ausfälle oder Fehlfunktionen zu vermeiden. Auch die Klimaanlage/Heizung im Empfang gehört in den präventiven Wartungsplan, damit Extremtemperaturen gar nicht erst auftreten. Verbrauchsgüter – vom Kaffeebohnenvorrat bis hin zu Zeitschriften – sind rechtzeitig aufzufüllen bzw. zu erneuern. Durch dieses proaktive Vorgehen wird gewährleistet, dass Besucher ununterbrochen in den Genuss der zugesagten Annehmlichkeiten kommen und keine Unterbrechung des Services eintritt.

• Feedback der Besucher und kontinuierliche Verbesserung: Es sollte ein Mechanismus implementiert werden, um Rückmeldungen von Besuchern zur Empfangssituation einzuholen. Dies kann beispielsweise ein kurzer Fragebogen im Empfangsbereich sein (digital auf einem Tablet oder in Papierform) oder die Möglichkeit, im Nachgang einer Besprechung Feedback zu geben. Kommentare und Bewertungen, die Komfortaspekte betreffen – etwa Sauberkeit, Auswahl der Getränke, WLAN-Nutzung, allgemeines Ambiente – sind regelmäßig auszuwerten. Sowohl Lob als auch Kritik liefert wertvolle Anhaltspunkte: Positive Rückmeldungen bestätigen, dass der Standard gehalten wird, während Kritikpunkte umgehend adressiert werden sollten. Der Dienstleister sollte in Abstimmung mit dem Auftraggeber Verbesserungsmaßnahmen einleiten, wo Defizite erkannt werden (z.B. Erweiterung des Tee-Sortiments bei häufiger Nachfrage, Schulung des Personals bei wiederholter Kritik an der Freundlichkeit, Nachjustierung der Klimaanlage falls Beschwerden über Temperatur kommen). In periodischen Qualitätsmeetings zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sollte die Performance der Komfortleistungen ein fester Tagesordnungspunkt sein. Durch diese fortlaufende Überwachung und das Einbeziehen von Feedback wird sichergestellt, dass der Empfangsbereich dauerhaft den erwarteten hohen Standard erfüllt und ein positiver, konsistenter Eindruck bei allen Besuchern gewährleistet ist.