Rechnungsstellung

Zweck: Gewährleistung einer fairen und fristgerechten Begleichung der Rechnungen, um einen reibungslosen Dienstbetrieb und Liquidität sicherzustellen.

• Die Standard-Zahlungsfrist beträgt 30 Tage netto ab Rechnungszugang, sofern im Vertrag nicht ausdrücklich eine abweichende Frist vereinbart wurde. Das heißt, der Auftraggeber zahlt den vollen Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung. Ein Zahlungsziel von 30 Tagen entspricht den fairen kaufmännischen Praktiken und den Vorgaben im öffentlichen Auftragswesen, sodass übermäßige Verzögerungen vermieden werden.

• Die Zahlungen erfolgen per Banküberweisung auf das vom Auftragnehmer benannte Konto. Der Auftragnehmer muss auf jeder Rechnung seine vollständige Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bankname) deutlich angeben, um eine zügige und sichere Zahlung zu ermöglichen. Dies gewährleistet eine nachvollziehbare und geschützte Transaktion für beide Seiten.

• Verzugskosten (z. B. Verzugszinsen oder Mahngebühren) dürfen nur geltend gemacht werden, wenn sie vertraglich vereinbart sind und im Einklang mit dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) stehen. Ist im Vertrag eine bestimmte Verzugszinsregelung vorgesehen, muss sie den gesetzlichen Vorgaben des BGB entsprechen (z. B. Höhe der Verzugszinsen gemäß § 288 BGB). Ohne ausdrückliche Vereinbarung greifen automatisch die gesetzlichen Verzugsregeln. Diese Klarstellung gewährleistet, dass etwaige Folgen verspäteter Zahlungen fair, rechtmäßig und für beide Seiten transparent sind.

Zweck: Etablierung eines fairen und geordneten Verfahrens zur Klärung von Unstimmigkeiten bei Rechnungen, ohne den Dienstbetrieb oder den Zahlungsfluss zu gefährden.

• Der Auftraggeber muss etwaige Beanstandungen oder Unstimmigkeiten in einer Rechnung innerhalb von 10 Werktagen nach Rechnungseingang schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer anzeigen. In der Mitteilung sind die strittigen Rechnungspositionen sowie die Gründe der Beanstandung klar zu benennen. Die zeitnahe schriftliche Rüge ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu klären, und verhindert, dass kleinere Abrechnungsfehler zu größeren Streitfällen eskalieren.

• Unbestrittene Teile der Rechnung sind vom Auftraggeber trotz einer Teilbeanstandung fristgerecht zu bezahlen (d. h. innerhalb der üblichen 30-Tage-Zahlungsfrist). Mit anderen Worten: Eine Auseinandersetzung über einzelne Posten berechtigt nicht dazu, die Zahlung der restlichen, unstrittigen Beträge zurückzuhalten. Dadurch erhält der Auftragnehmer für die unstreitigen Leistungen weiterhin pünktlich seine Zahlung, was den laufenden Geschäftsbetrieb sichert.

• Der Auftragnehmer muss beanstandete Posten unverzüglich prüfen und gegebenenfalls berichtigen. Wird ein Fehler festgestellt (z. B. eine Überberechnung oder eine Abrechnung für nicht erbrachte Leistungen), hat der Auftragnehmer umgehend eine korrigierte Rechnung oder Gutschrift für den strittigen Teil auszustellen. Waren die berechneten Posten hingegen korrekt, sollte der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine nachvollziehbare Erläuterung und ggf. Belege zur Untermauerung bereitstellen. Beide Parteien sollten darauf hinarbeiten, Rechnungsstreitigkeiten möglichst bis zum nächsten Abrechnungszyklus beizulegen. Alle Einwendungen und Korrekturen sind zu dokumentieren, damit im Vertragsmanagement jederzeit nachvollziehbar ist, wann und wie Differenzen bereinigt wurden.

Zweck: Ausrichtung der Rechnungs- und Zahlungsabwicklung an den geltenden deutschen Gesetzen und Richtlinien, um eine rechtssichere finanzielle Vertragsdurchführung zu gewährleisten.

• Einhaltung von Handels- und Steuerrecht: Die Rechnungslegung muss mit dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) im Einklang stehen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass seine Rechnungen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten (wie Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Mengen, Netto- und Steuerbeträge etc.) und gemäß den buchhalterischen Aufbewahrungspflichten archiviert werden. HGB-konforme Buchführung und UStG-gerechte Rechnungen schützen beide Parteien im Prüfungsfall und gewährleisten Transparenz in der Finanzdokumentation.

• Vergabevorschriften und Transparenzstandards: Insbesondere bei öffentlichen Aufträgen müssen die finanziellen Abwicklungen den vergaberechtlichen Transparenzgeboten genügen. Es darf keine versteckten Kosten oder inoffiziellen Nebenabreden geben – alle abrechenbaren Leistungen und Preise müssen im Angebot und Vertrag offen ausgewiesen sein. Der Auftragnehmer sollte eine Open-Book-Mentalität pflegen, sodass der Auftraggeber jederzeit nachvollziehen kann, dass die in Rechnung gestellten Beträge den tatsächlich erbrachten Leistungen und den vertraglich vereinbarten Preisen entsprechen. Jegliche Form von überhöhten Abrechnungen oder Abweichungen ohne vorherige Absprache verstößt gegen diese Standards und kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

• Schutz personenbezogener Daten (DSGVO): Enthalten Rechnungen oder Anlagen personenbezogene Daten (z. B. Namen von Mitarbeitern oder Besuchern, einzeln erfasste Arbeitsstunden), so müssen beide Vertragsparteien diese Informationen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandeln. Personenbezogene Angaben sind auf das notwendige Minimum zu beschränken und durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen. Beispielsweise dürfen Arbeitszeitnachweise mit Mitarbeiter­namen nur zum Zweck der Abrechnung verwendet und nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden. Der Auftragnehmer und der Auftraggeber müssen sicherstellen, dass für die Verarbeitung solcher Daten eine rechtliche Grundlage besteht (etwa die Erforderlichkeit zur Vertragsdurchführung) und dass Vertraulichkeit sowie Datensparsamkeit gewahrt bleiben.

• Elektronische Rechnungsstellung: Sofern gesetzlich vorgeschrieben oder vom Auftraggeber verlangt, hat der Auftragnehmer elektronische Rechnungen in dem vorgegebenen Format einzureichen (z. B. eine XRechnung oder ein anderes standardisiertes E-Rechnungsformat für die öffentliche Hand). Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen zunehmend die Übermittlung von Rechnungen über zentrale E‑Rechnungsportale – der Auftragnehmer muss sich an diese Vorgaben halten. Die Nutzung der vorgeschriebenen elektronischen Rechnungsverfahren stellt sicher, dass alle gesetzlichen Pflichten (insb. Melde- und Archivierungspflichten) erfüllt werden und verbessert gleichzeitig die Effizienz sowie die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung.

Zweck: Sicherstellen, dass Bieter bereits im Vergabeverfahren die finanziellen Abläufe verstehen und akzeptieren, sowie dem Auftraggeber die Möglichkeit geben, das Abrechnungskonzept des Bieters vor Vertragsvergabe zu verifizieren.

• Musterrechnung im Angebot: Jeder Bieter muss mit seinen Angebotsunterlagen eine Muster-Rechnung einreichen. Dieses Muster dient dazu, den vorgesehenen Rechnungsaufbau und Detaillierungsgrad aufzuzeigen, inklusive einer beispielhaften Aufschlüsselung der Kosten nach Kategorien (Fixkosten, variable Kosten, Steuern etc.). Die Vorlage einer Musterrechnung ermöglicht dem Auftraggeber, schon bei der Angebotsprüfung zu beurteilen, ob der Bieter die Anforderungen an eine transparente Rechnungslegung verstanden hat und erfüllen wird.

• Bestätigung der Zahlungsbedingungen: Der Bieter muss im Angebot schriftlich bestätigen, dass er die vorgegebenen Zahlungs- und Rechnungsstellungsbedingungen des Auftraggebers akzeptiert (insbesondere den monatlichen Abrechnungszyklus und das 30-Tage-Zahlungsziel sowie das Verfahren zur Streitbeilegung). Jegliche Vorbehalte oder Abweichungen von diesen Bedingungen können zum Ausschluss des Angebots führen. Diese Bestätigung stellt sicher, dass der spätere Auftragnehmer die festgelegten Zahlungsmodalitäten ohne nachträgliche Änderungen einhält.

• Prüf- und Auditrecht: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Rechnungslegung und entsprechenden Finanzunterlagen des Auftragnehmers während der Vertragslaufzeit zu prüfen bzw. auditieren zu lassen. Der Auftragnehmer muss daher eine transparente und ordentliche Dokumentation aller abrechnungsrelevanten Vorgänge führen (z. B. Arbeitszeitnachweise, Leistungsberichte, Ausgabenbelege) und bei einer Überprüfung uneingeschränkt kooperieren. Er hat dem Auftraggeber oder vom Auftraggeber beauftragten Prüfern Einsicht in alle relevanten Unterlagen zu gewähren. Dieses Prüfungsrecht stellt sicher, dass die Abrechnung laufend den vertraglichen Vereinbarungen entspricht und etwaige Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt werden.

Zweck: Berücksichtigung der Abrechnungs- und Zahlungspraxis der Bieter im Rahmen der Angebotsbewertung, um Transparenz und solides Finanzmanagement zu fördern.

• Mindestkriterium (Ausschlusskriterium): Die uneingeschränkte Zustimmung zu den vorgegebenen Rechnungs- und Zahlungsbedingungen (monatliche Rechnungsstellung, 30-Tage-Zahlungsziel, Streitbeilegungsverfahren etc.) ist ein zwingendes Muss-Kriterium. Angebote von Bietern, die diese Bedingungen nicht vollständig akzeptieren, werden von der Wertung ausgeschlossen. Damit wird sichergestellt, dass nur finanziell konforme Angebote in die engere Wahl kommen und alle Wettbewerber die gleichen Rahmenbedingungen akzeptieren.

• Gewichtete Mehrwert-Punkte: Angebote, die zusätzliche Mehrwerte im Abrechnungs- und Zahlungsprozess bieten, werden in der Bewertung besser gestellt. Zum Beispiel kann ein Bieter, der ein digitales Rechnungsportal oder eine elektronische Abwicklung für den Auftrag anbietet, hierfür extra Punkte erhalten. Eine solche Lösung könnte die Online-Einreichung von Rechnungen, den Echtzeit-Zugriff des Auftraggebers auf Abrechnungsdaten oder automatische Berichte (z. B. monatliche Leistungsübersichten neben den Rechnungen) umfassen. Diese Verbesserungen erhöhen die Transparenz und Effizienz und fließen daher positiv in die Angebotsbewertung ein.

• Bonuspunkte für Zertifizierungen: Bieter, die zertifizierte Finanzmanagement- oder Compliance-Systeme vorweisen, können Bonuspunkte erhalten. Relevante Zertifikate sind z. B. ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem, was dokumentierte und geprüfte Prozesse – auch im Finanzwesen – belegt) oder ISO 37001 (Anti-Korruptions-Managementsystem, was robuste Kontrollmechanismen gegen Bestechung und Unregelmäßigkeiten in finanziellen Abläufen nachweist). Solche Zertifizierungen zeigen, dass der Bieter international anerkannte Standards der finanziellen Integrität einhält. Dies verringert das Risiko für den Auftraggeber und wird im Rahmen der Vergabewertung entsprechend honoriert.

Zweck: Nach Zuschlag fortlaufend sicherstellen, dass die vereinbarten Abrechnungsbedingungen eingehalten werden, sowie finanzielle Genauigkeit und Verlässlichkeit während der gesamten Vertragsausführung gewährleisten.

• Regelmäßige Rechnungsprüfung: Die zuständige Facility-Management-Stelle oder der Vertragsmanager auf Seiten des Auftraggebers sollte jede Monatsrechnung zeitnah und gründlich prüfen. Dabei ist zu kontrollieren, ob alle berechneten Leistungen tatsächlich erbracht wurden und ob die angesetzten Mengen und Preise den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen. Auffälligkeiten – etwa Berechnungen für nicht vereinbarte Leistungen oder unerwartete Kostensprünge – sind sofort zu klären. Durch diese kontinuierliche Kontrolle werden Fehler oder Überberechnungen früh erkannt und können umgehend korrigiert werden, was die Abrechnungsdisziplin stärkt.

• Überwachung der Streitbeilegung: Der Auftraggeber sollte darüber hinaus verfolgen, wie effizient und zügig eventuelle Rechnungsstreitigkeiten beigelegt werden. Es empfiehlt sich, Kennzahlen zu führen, z. B. wie viele Beanstandungen auftreten, welche Themen sich häufen und wie lange deren Klärung dauert. Wenn Streitfälle häufig vorkommen oder lange ungelöst bleiben, deutet dies auf Probleme in den Abrechnungsprozessen des Auftragnehmers oder Unklarheiten im Vertrag hin. Durch fortlaufendes Monitoring kann der Auftraggeber solche systemischen Ursachen erkennen und gezielt gegensteuern – etwa durch Klarstellungen im Vertrag oder indem er mit dem Auftragnehmer Verbesserungen in dessen Abrechnungsablauf vereinbart. So lassen sich zukünftige Konflikte proaktiv vermeiden.

• Anpassung bei Änderungen: Beide Parteien sind verpflichtet, die Abrechnungspraktiken an etwaige Änderungen des Vertrags oder der Rechtslage anzupassen. Falls sich der Leistungsumfang oder die Personalstärke durch einen Vertragsnachtrag ändert, müssen die Rechnungsstellung (z. B. neue Kostenpositionen oder veränderte Pauschalen) und gegebenenfalls die Zahlungspläne entsprechend aktualisiert werden – verbunden mit transparenter Kommunikation darüber, wie sich diese Änderungen auf die Abrechnung auswirken. Ebenso sind neue gesetzliche Vorgaben, die während der Vertragslaufzeit in Kraft treten (z. B. ein geänderter Umsatzsteuersatz oder eine neue Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung), vom Auftragnehmer umgehend umzusetzen. Der Auftraggeber sollte solche Entwicklungen im Blick behalten und auf der Einhaltung durch den Auftragnehmer bestehen. Durch diese Flexibilität bleibt die finanzielle Abwicklung des Vertrags durchgehend fair und rechtskonform.

• Dokumentation und Abschlussprüfung: Sämtliche rechnungsrelevante Kommunikation und Vorgänge (z. B. schriftliche Beanstandungen, Gutschriften, korrigierte Rechnungen) sind zu dokumentieren. Der Auftraggeber kann zudem während der Vertragslaufzeit oder nach Vertragsende abschließende Prüfungen durchführen, um zu verifizieren, dass die Rechnungs- und Zahlungsbedingungen über die gesamte Vertragsdauer hinweg eingehalten wurden. Ein lückenloser Nachweis aller gestellten Rechnungen, Freigaben und Zahlungen – einschließlich eventueller Korrekturen – bietet beiden Parteien Sicherheit. Diese Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil einer soliden finanziellen Governance in Facility-Management-Verträgen und dient dem gegenseitigen Schutz bei etwaigen Nachprüfungen.