Offenlegung

Zweck: Klarheit über die im Angebot enthaltenen Gemein- und Sachkosten zu schaffen, um Missverständnisse darüber zu vermeiden, was im Vertragspreis inbegriffen ist. Indirekte Kosten können die Kalkulation wesentlich beeinflussen; ihre transparente Offenlegung ermöglicht es dem Auftraggeber, nachzuvollziehen, welche Betriebsausgaben und Gemeinkosten im Angebot berücksichtigt wurden.

• Aufschlüsselung von Gemeinkosten und Sachaufwand: Bieter müssen alle relevanten indirekten Kosten, die mit der Durchführung des Empfangsdienstes verbunden sind, auflisten. Dazu zählen Verwaltungs- und Managementkosten (z.B. der Anteil von Verwaltungsgehältern oder einer zentralen Managementgebühr, der diesem Auftrag zugerechnet wird), Schulungskosten für Empfangspersonal, Aufwendungen für Dienstkleidung/Uniformen sowie für Geräte und Material (etwa Besucher-Management-Systeme, Telefone, Computer am Empfang etc.). Jeder dieser Kostenpunkte ist einzeln auszuweisen, sodass der Auftraggeber genau erkennen kann, welche Gemeinkosten im Angebot enthalten sind.

• Transparente Umlage allgemeiner Overheads: Falls der Bieter dem Auftrag allgemeine Unternehmensgemeinkosten oder Overheads zurechnet, müssen auch diese transparent erläutert werden. Beispielsweise kann das Angebot einen prozentualen Zuschlag für zentrale Verwaltung, Versicherungen, Miete oder ähnliche Geschäftskosten enthalten – dieser Anteil (etwa „5 % für allgemeine Geschäftsgemeinkosten“) ist offen anzugeben, statt in anderen Posten versteckt zu werden. Diese Klarheit hilft dem Auftraggeber zu prüfen, ob die Gemeinkostenzuschläge angemessen sind und konsistent angewendet werden.

• Gesonderte Ausweisung der Gewinnmarge: Der vom Bieter einkalkulierte Gewinn ist als eigener Posten in der Kalkulation auszuweisen. Anstatt die Gewinnmarge in anderen Kosten zu verstecken, soll das Angebot ausdrücklich entweder einen Betrag oder Prozentsatz nennen, der den geplanten Gewinn (Wagnis und Gewinn) darstellt. Durch die getrennte Angabe des Gewinnanteils kann der Auftraggeber beurteilen, ob dieser angemessen ist, und sicherstellen, dass der Großteil der Kosten für die eigentliche Leistung (Personal und notwendige Ausgaben) verwendet wird. Diese Praxis erleichtert auch den Angebotsvergleich: Ein höherer Gewinnanteil in einem Angebot mag vertretbar sein, wenn alle anderen Kosten effizient sind – ausschlaggebend ist, dass er sichtbar und bewertet werden kann.

Zweck: Unterbindung intransparenter Abrechnungspraktiken und unvorhergesehener Mehrkosten während der Vertragsausführung. Dieser Abschnitt des Leitfadens soll sicherstellen, dass der angebotene Preis tatsächlich alle Leistungen abdeckt, abgesehen von klar definierten Ausnahmen. So wird der Auftraggeber davor geschützt, nach Vertragsschluss mit unerwarteten Zusatzforderungen konfrontiert zu werden, und es wird gewährleistet, dass alle Bieter nach den gleichen Spielregeln in Bezug auf Zusatzkosten agieren.

• Keine nicht offengelegten Zuschläge: Bieter müssen im Angebot schriftlich bestätigen, dass keine versteckten Aufschläge oder nicht angegebenen Zuschläge auf die abgerechneten Kosten während der Vertragslaufzeit aufgeschlagen werden. Die angebotenen Preise für die Dienstleistungen sollen alle erwartbaren Kosten umfassen. Zum Beispiel darf ein Bieter später keine “Managementgebühren” oder sonstige Pauschalen zusätzlich in Rechnung stellen, die im Angebot nicht klar benannt waren. Diese Bestätigung dient als Selbstverpflichtung des Bieters, dass sein Preisangebot transparent und endgültig ist – Änderungen oder zusätzliche Posten sind nur zulässig, wenn sie im Vertrag ausdrücklich vereinbart und im Angebot bereits beziffert wurden.

• Explizite Nennung variabler Kosten: Sollten bestimmte Kosten variabel oder bedingt anfallen – etwa Überstunden über ein vereinbartes Maß hinaus, Kosten für Sonderveranstaltungen, die zusätzliches Empfangspersonal erfordern, oder Bereitschafts-/Notdiensteinsätze – so sind diese im Angebot explizit aufzulisten. Jeder solcher Posten muss mit einem klaren Einheitspreis oder Berechnungsansatz versehen sein (z.B. ein Stundensatz für Überstunden, eine Pauschale pro Sondereinsatz), damit der Auftraggeber von vornherein darüber informiert ist. Es darf keine Situation eintreten, in der der Auftragnehmer später etwas berechnet, das nicht zumindest dem Grunde nach im ursprünglichen Angebot angegeben war.

• Separater Ausweis von Verbrauchsmaterial oder Nebenkosten: Sofern der Empfangsdienst den Verbrauch von Materialien oder die Bereitstellung von Bewirtungs- oder Büroartikeln beinhaltet (z.B. Besucherausweise, Anmeldeformulare, Wasser für Gäste, Schreibmaterial am Empfang), schreibt der Leitfaden vor, dass diese Kosten veranschlagt und einzeln aufgeführt werden, sofern sie dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden sollen. Erwartet der Auftragnehmer, dass der Auftraggeber solche Verbrauchsmittel bezahlt oder erstattet, so muss dies in der Kalkulation klar ausgewiesen sein. Diese Transparenz verhindert, dass Rechnungen im Nachhinein mit undefinierten „Nebenkosten“ belastet werden. In vielen Fällen wird der Einfachheit halber vereinbart, dass solche Verbrauchskosten entweder in den Festpreis einkalkuliert sind oder direkt vom Auftraggeber gestellt werden – gleich welcher Ansatz gewählt wird, er muss im Voraus klar vereinbart sein, damit beide Parteien wissen, wer welche Kosten trägt und in welcher Höhe dies etwa eingeplant ist.

Zweck: Verankerung der Kostentransparenz in den einschlägigen deutschen Arbeits- und Steuergesetzen, um sicherzustellen, dass die Einhaltung dieser Vorgaben nicht optional, sondern verpflichtend ist. Durch die Kopplung der Offenlegung von Lohn- und Kostenstrukturen an gesetzliche Anforderungen unterstützt der Leitfaden Auftraggeber dabei, Standards durchzusetzen, die Arbeitnehmer schützen und finanzielle Gesetzeskonformität gewährleisten. Gleichzeitig dient es Bietern als Checkliste, um zu prüfen, ob ihre Personaleinsatzplanung und Preisgestaltung allen geltenden Vorschriften entsprechen.

• Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, MiLoG und Tarifrecht: Bieter müssen zusichern, dass ihre Einsatzpläne und Kostenvoranschläge mit allen einschlägigen arbeitsrechtlichen Bestimmungen übereinstimmen, insbesondere dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und dem Mindestlohngesetz (MiLoG). Die Einhaltung des ArbZG bedeutet, dass die vorgeschlagenen Arbeitszeiten und Schichtpläne die zulässigen Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Überstundengrenzen respektieren – beispielsweise darf nicht kalkuliert werden, dass eine einzelne Empfangskraft unzulässig viele Stunden ohne Pause arbeitet, nur um Personalkosten zu sparen. Die Einhaltung des MiLoG (und ggf. höherer regionaler oder branchenspezifischer Mindestlöhne) bedeutet, dass der Stundenlohn jeder eingesetzten Person mindestens in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns angesetzt ist. Sollte ein Tarifvertrag auf die Tätigkeit anwendbar sein, so sind dessen Regelungen (Löhne, Zuschläge, Arbeitszeitmodelle etc.) in der Kalkulation berücksichtigt. Bieter sollten in ihrer Dokumentation auf diese Gesetze und Vereinbarungen Bezug nehmen, um ihre Sorgfalt deutlich zu machen.

• Dokumentation für Sozialabgaben: Die vorgelegte Kostenaufschlüsselung und begleitende Unterlagen müssen es dem Auftraggeber ermöglichen, zu überprüfen, dass alle erforderlichen Sozialversicherungsbeiträge einkalkuliert und abgeführt werden. Das heißt, der Bieter muss gegebenenfalls Nachweise oder Berechnungen zu den Arbeitgeberbeiträgen für jede Beschäftigtengruppe liefern. Beispielsweise könnte die Vergabestelle verlangen, dass der Bieter Muster-Lohnabrechnungen oder eine Auflistung der prozentualen Sozialabgaben vorlegt, um zu zeigen, wie der angebotene Bruttolohn sich mit Arbeitgeberanteilen zu den Gesamtpersonalkosten addiert. Zusätzlich sollten Bieter bereit sein, auf Anforderung Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse oder des Finanzamts vorzulegen, die bestätigen, dass sie ihre Sozialabgaben und Lohnsteuern ordnungsgemäß abführen. Der Auftraggeber sollte beim Prüfen der Angebote darauf achten, dass die angegebenen Löhne und die dazugehörigen Sozialabgaben schlüssig sind. Falls etwas unplausibel erscheint (z.B. auffällig niedrige Gesamtkosten, die auf fehlende Abgaben hindeuten), muss er Aufklärung verlangen oder das Angebot ausschließen.

• Einhaltung der Rechnungslegung und Umsatzsteuer: Alle Rechnungen während der Vertragsdurchführung müssen im Einklang mit dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und den deutschen steuerlichen Vorschriften erstellt werden. Der Leitfaden sollte festhalten, dass der Auftragnehmer im Auftragsfall verpflichtet ist, Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer zu stellen, also Nettobetrag und Umsatzsteuer getrennt aufzuführen, wie es das Gesetz vorschreibt. In der Regel werden Angebote netto (ohne USt) angegeben, und die Umsatzsteuer kommt auf den Rechnungen hinzu; der Auftragnehmer darf keine versteckten Steuern in seinen Kosten einrechnen, die dann zu Verwirrung führen. Bieter sollen bestätigen, dass sie berechtigt sind, Umsatzsteuer auszuweisen, und dass ihre Rechnungen alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten werden (etwa Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, genaue Leistungsbeschreibung etc.). Die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer ist Teil der Kostentransparenz – der Auftraggeber muss den echten Netto-Kostenumfang kennen und wissen, welcher Steuerbetrag zu entrichten ist. Nichtbeachtung dieser Vorschriften stellt einen Rechtsverstoß dar und würde entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.

Zweck: Vereinheitlichung der Darstellung der Lohn- und Kostendetails durch alle Bieter, sodass die Angebote leicht vergleichbar sind, sowie Ausstattung des Auftraggebers mit Instrumenten, um die Richtigkeit dieser Angaben zu verifizieren. Dieser Abschnitt stellt sicher, dass Transparenz nicht nur ein abstraktes Prinzip bleibt, sondern mittels konkreter Unterlagen und Prüfrechte umgesetzt wird.

• Formblatt zur Lohn- und Kostenoffenlegung: Die Ausschreibungsunterlagen sollten ein Formular zur Offenlegung der Lohn- und Kostenstruktur enthalten, das jeder Bieter ausgefüllt mit seinem Angebot einreichen muss. In diesem Formblatt werden alle in den vorigen Abschnitten geforderten Details erfasst – direkte Personalkosten (Löhne, Arbeitsstunden, Anzahl Mitarbeiter), indirekte Kosten (Gemeinkosten, Materialien etc.) und die Gewinnmarge. Durch die Nutzung eines standardisierten Formulars wird sichergestellt, dass jeder Bieter alle geforderten Informationen im gleichen Format liefert. Der Leitfaden sollte festlegen, dass Angebote, denen das ausgefüllte Offenlegungs-Formular fehlt oder die es unvollständig ausfüllen, als nicht konform gewertet werden können.

• Belegende Unterlagen: Ergänzend zum Formular sollten Bieter Nachweise oder erläuternde Dokumente beifügen, um ihre Kalkulationsansätze zu untermauern. Wenn ein Bieter beispielsweise angibt, bestimmte Löhne aufgrund eines Tarifvertrags zu zahlen, sollte er idealerweise einen Verweis auf den entsprechenden Tarifvertrag (etwa Auszug aus der Lohntabelle) liefern. Stützt sich die Kostenberechnung auf bestimmte Arbeitszeitmodelle, könnte ein beispielhafter Schichtplan beigefügt werden. Ebenso können Belege über den aktuellen Mindestlohn (z.B. ein offizieller Informationsstand der Behörden) oder die gültigen Sozialabgabesätze hinzugefügt werden, um die Kalkulation nachvollziehbar zu machen. Manche Bieter legen auch Zertifikate oder Selbstverpflichtungserklärungen bei – zum Beispiel Nachweise über die Mitgliedschaft in Initiativen für faire Löhne oder Qualitätssiegel – um ihr Engagement in diesen Bereichen zu zeigen. Zwar kann die Vergabestelle den Umfang der verlangten Unterlagen selbst bestimmen, doch der Grundsatz ist, dass der Auftraggeber genügend Anhaltspunkte erhält, um die Plausibilität und Wahrheit der Kostenaufschlüsselung zu prüfen.

• Recht zur Prüfung von Lohn- und Kostennachweisen: Im Vertrag sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass der Auftraggeber das Recht hat, jederzeit Prüfungen der lohn- und kostenbezogenen Unterlagen des Auftragnehmers durchzuführen. Der gewinnende Dienstleister muss sich also einverstanden erklären, auf Verlangen Nachweise wie Lohnabrechnungen, Lohnjournale oder Zahlungsbelege für die im Auftrag eingesetzten Mitarbeiter vorzulegen, ebenso wie Belege für abgerechnete Sachkosten. Die Möglichkeit von Stichprobenprüfungen oder regelmäßigen Audits dient als starkes Mittel gegen unwahre Angaben – Bieter wissen bereits bei Angebotsabgabe, dass sie im Zuschlagsfall mit Kontrollen rechnen müssen, wodurch sie angehalten sind, nur korrekte und ernstgemeinte Angaben zu machen (z.B. tatsächlich die angegebenen Löhne zu zahlen und Abgaben zu entrichten). Diese Klausel sollte im Vertrag verankert sein und auch regeln, welche Konsequenzen drohen, falls eine Prüfung Verstöße aufdeckt (bis hin zur Kündigung, siehe nächster Abschnitt).

Zweck: Die Qualität der Kostentransparenz und Lohnfairness in die Wertung der Angebote einzubeziehen. Indem die Offenlegung der Kostenstruktur zu einem Bewertungskriterium gemacht wird, wird den Bietern ein Anreiz gegeben, gründlich und ehrlich vorzugehen, und diejenigen belohnt, die verantwortungsvoll mit fairen Löhnen und klaren Kosten planen. Dieser Abschnitt beschreibt, wie Angebote jenseits des reinen Preises beurteilt werden, indem Transparenz und Compliance als Mehrwert anerkannt werden.

• Obligatorische Voraussetzung (K.O.-Kriterium): Zunächst sollte die vollständige und transparente Offenlegung der Lohn- und Kostenstruktur als zwingende Voraussetzung definiert werden. Angebote, die das ausgefüllte Offenlegungsformular nicht beifügen oder wesentliche Details auslassen (z.B. keine Sozialabgaben ausweisen oder ganze Mitarbeiterkategorien unbenannt lassen), können von der Wertung ausgeschlossen werden. Das heißt, ein Angebot gilt nur dann als wertbar, wenn es eine transparente Kostenaufschlüsselung enthält. Damit wird sichergestellt, dass kein Bieter die Regeln umgeht, indem er lediglich einen Pauschalpreis ohne Details nennt.

• Gewichtete Bewertung der Kostenstruktur: Im qualitativen Teil der Angebotsbewertung sollte der Auftraggeber Punkte oder Gewichtung dafür vorsehen, wie gut strukturiert und nachvollziehbar der angebotene Kostenplan ist. Beispielsweise kann ein Bewertungskriterium darauf abzielen, ob der Bieter alle Kosten eindeutig beziffert hat, ob die Kalkulation schlüssig und realistisch ist und ob sie nur in geringem Maße auf unsicheren Variablen beruht. Bieter, die eine gut aufgeschlüsselte und detaillierte Kalkulation vorlegen und die Abhängigkeit von eventuellen Zusatzkosten gering halten, sollten in diesem Kriterium eine höhere Punktzahl erhalten. Dagegen würde ein Angebot, das viele unklare Posten oder „nach Aufwand“-Angaben enthält, in der Transparenzbewertung schlechter abschneiden. Dieses Kriterium motiviert Bieter, ihre Kosten so weit wie möglich festzuschreiben und dem Auftraggeber hohe Sicherheit über den finanziellen Ablauf des Vertrags zu geben.

• Anerkennung fairer Lohnpraktiken: Zusätzlich kann die Vergabestelle Bonuspunkte oder einen Bewertungsbonus für Bieter vorsehen, die eine besondere Verpflichtung zu fairen Löhnen und sozialer Verantwortung nachweisen. Zum Beispiel könnte ein Bieter, der für seine fairen Arbeitsbedingungen zertifiziert ist oder nachweislich über die Mindestanforderungen hinausgehende Maßnahmen ergreift (etwa deutlich über Mindestlohn bezahlt, interne Fortbildungen anbietet, ein Gütesiegel „Fairer Arbeitgeber“ trägt etc.), positiv berücksichtigt werden. Ebenso könnte ein Bieter, der tarifgebunden ist oder mit Gewerkschaften zusammenarbeitet, einen Vorteil in der Bewertung erhalten, da dies auf eine verlässliche und faire Personalpolitik hindeutet. Während natürlich der Preis und die Qualität der Dienstleistung zentrale Kriterien bleiben, ermutigt dieser Leitfaden die Auftraggeber, nachhaltige und ethische Kostenstrukturen wertzuschätzen, nicht nur den reinen Zahlenwert. Durch die Aufnahme solcher Aspekte in das Wertungssystem werden Bieter angehalten, Transparenz und Fairness nicht als bürokratische Last, sondern als Wettbewerbsvorteil zu betrachten.

Zweck: Sicherzustellen, dass Lohn- und Kostentransparenz nicht nur zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gegeben ist, sondern während der gesamten Vertragslaufzeit fortgeführt wird. Dieser Abschnitt des Leitfadens sieht regelmäßige Kontrollen und Mechanismen vor, damit der Auftragnehmer die offengelegten Kostenstrukturen und gesetzlichen Standards dauerhaft einhält. Er schützt sowohl den Auftraggeber als auch die Mitarbeiter davor, dass nach Zuschlagserteilung die Standards heimlich abgesenkt werden.

• Jährliche Überprüfung der Lohn- und Kostenstruktur: Die zuständige Facility-Management-Abteilung oder der Vertragsmanager des Auftraggebers sollte einmal jährlich ein Überprüfungsgespräch oder -bericht mit dem Auftragnehmer durchführen, um die Lohn- und Kostenstruktur des laufenden Vertrags zu evaluieren. In diesem Rahmen bestätigt der Auftragnehmer, dass alle Beschäftigten weiterhin die im Angebot zugesagten Löhne erhalten (oder gegebenenfalls durch Tariferhöhung oder gesetzliche Mindestlohnsteigerung mittlerweile höhere Löhne). Der Auftragnehmer sollte außerdem eventuelle Änderungen bei indirekten Kosten oder Gemeinkosten offenlegen, die eingetreten sind (z.B. geänderte Sozialversicherungsbeiträge per Gesetz oder Anschaffungen von neuem Equipment für den Empfang). Diese regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass die Transparenz aufrechterhalten bleibt und erlaubt es den Parteien, Anpassungsbedarfe frühzeitig zu erkennen – etwa falls sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern, kann über eine vertragskonforme Preisanpassung gesprochen werden. Wichtig ist, dass beide Seiten während der Vertragslaufzeit ein gemeinsames Verständnis der Kostenstruktur bewahren.

• Sofortige Korrektur bei Abweichungen: Sollte zu irgendeinem Zeitpunkt (sei es im Zuge einer Prüfung, der jährlichen Überprüfung oder durch andere Hinweise) eine Abweichung oder Falschdarstellung in der Lohn- und Kostenstruktur festgestellt werden, ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Beispielsweise, wenn sich herausstellt, dass ein Mitarbeiter tatsächlich weniger bezahlt bekam als im Angebot angegeben, muss der Auftragnehmer umgehend den Fehlbetrag nachzahlen und sicherstellen, dass künftig der korrekte Lohn gezahlt wird. Oder falls versehentlich ein verbotener versteckter Kostenposten auf einer Rechnung auftaucht, muss dieser umgehend gutgeschrieben bzw. entfernt werden. Der Leitfaden legt nahe, dass jede Abweichung von der zugesagten Kostenstruktur als schwerwiegendes Problem anzusehen ist und sofort bereinigt werden muss. Der Auftragnehmer sollte zudem einen Bericht oder eine Erklärung liefern, wie es zu der Abweichung kam und welche Schritte unternommen werden, um Wiederholungen auszuschließen.

• Rechte zur Vertragsdurchsetzung und Kündigung: Der Auftraggeber sollte sich das Recht vorbehalten, die Einhaltung der Transparenzanforderungen konsequent durchzusetzen – bis hin zur Vertragskündigung bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen. Insbesondere sollte der Leitfaden klarstellen, dass wenn ein Auftragnehmer vorsätzlich gegen Lohnzusagen verstößt (z.B. systematisches Unterlaufen der zugesagten Löhne, Manipulation von Nachweisen) oder unerlaubte Kosten aufschlägt, der Auftraggeber den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen kann. Kleinere Verstöße mögen nach Vertrag mit Vertragsstrafen oder Abmahnungen geahndet werden; gravierende Verstöße ziehen jedoch entsprechende Konsequenzen nach sich. Diese strikte Sanktionsmöglichkeit unterstreicht die Bedeutung des Themas: Die Transparenz von Lohn- und Kostenstrukturen ist eine grundlegende Bedingung des Auftrags, kein unverbindliches Entgegenkommen. Die Aussicht, den Auftrag bei Nichteinhaltung zu verlieren, wirkt als starker Anreiz für den Auftragnehmer, von Anfang an ehrlich und sorgfältig an die Sache heranzugehen und die vereinbarten Standards während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.

Durch die Umsetzung dieser Leitlinien bei Empfangsdienst-Ausschreibungen stellen Auftraggeber sicher, dass alle Bieter sich fair und verantwortungsvoll am Wettbewerb beteiligen. Das Ergebnis ist ein größeres Vertrauen darin, dass der ausgewählte Dienstleister faire Arbeitspraktiken einhält, gesetzliche Vorgaben beachtet und den vereinbarten transparenten Preis ohne unerwartete Überraschungen abrechnet. Dies kommt nicht nur der Integrität des Vergabeprozesses zugute, sondern auch den Empfangsmitarbeitern, die mit fairen Löhnen rechnen können, und stärkt das öffentliche Bild des Gebäudemanagements als transparent und ethisch handelnd.