Nachweis der Tarifvertragskonformität

• Zweck: Unabhängige Überprüfung der Tarifvertragskonformität des Bieters zu ermöglichen.

• Vorgaben: Auf Verlangen soll der Bieter bzw. spätere Auftragnehmer offizielle Bescheinigungen oder Erklärungen Dritter als Beleg für die Einhaltung der Tarifverträge vorlegen.

• IHK-Bescheinigung: Zum Beispiel eine Bestätigung der zuständigen Industrie- und Handelskammer, die bescheinigt, dass das Unternehmen die einschlägigen branchenüblichen Lohnstandards oder Tarifvereinbarungen einhält.

• Erklärung eines Arbeitgeberverbands: Falls das Unternehmen Mitglied in einem Arbeitgeberverband ist, der einem Tarifvertrag unterliegt, kann eine Bescheinigung dieses Verbands vorgelegt werden. Diese sollte bestätigen, dass das Unternehmen tarifgebunden ist und den jeweiligen Tarifvertrag anwendet.

• Bestätigung der Gewerkschaft: Ein Schreiben oder Zertifikat der zuständigen Gewerkschaft, das bestätigt, dass die Lohn- und Arbeitsbedingungen des Unternehmens mit einem von der Gewerkschaft ausgehandelten Tarifvertrag übereinstimmen (oder dass das Unternehmen einen Tarifvertrag mit der Gewerkschaft abgeschlossen hat).

Alle derartigen Nachweisdokumente müssen aktuell sein und zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung gültig vorliegen. Zudem sollten sie für die gesamte Vertragsdauer Gültigkeit besitzen bzw. bei Änderungen erneuert werden. Die Vergabestelle kann festlegen, wie neu diese Bescheinigungen sein müssen (z. B. nicht älter als 3–6 Monate), um akzeptiert zu werden.

Hinweis: Es obliegt dem Bieter, die Echtheit und Aktualität der Nachweise sicherzustellen. Die eingereichten Dokumente sollten idealerweise den Zeitraum der Ausschreibung und Leistungsphase abdecken. Bei länger laufenden Verträgen kann der Auftraggeber zusätzlich verlangen, dass bestimmte Nachweise (z. B. Verbandszugehörigkeit oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen) regelmäßig erneuert und vorgelegt werden, um die fortwährende Tarifkonformität zu belegen.

• Zweck: Verankerung der Pflichten zur Tarifvertragskonformität in den geltenden deutschen Gesetzen und Vorschriften.

• Vorgaben: Bieter und Auftragnehmer müssen bei der Erbringung von Empfangs- und Pförtnerleistungen sämtliche einschlägigen deutschen Arbeitsgesetze einhalten.

• Tarifvertragsgesetz (TVG): Dieses Gesetz regelt die Rahmenbedingungen von Tarifverträgen. Auftragnehmer sind verpflichtet, jeden für sie bindenden Tarifvertrag einzuhalten – sei es durch Mitgliedschaft im zuständigen Arbeitgeberverband oder durch Allgemeinverbindlicherklärung des Tarifvertrags. Die im Tarifvertrag geregelten Mindestarbeitsbedingungen (Löhne, Arbeitszeiten, Zuschläge etc.) sind verbindlich umzusetzen, soweit sie auf den Betrieb Anwendung finden.

• Mindestlohngesetz (MiLoG): Das MiLoG schreibt den allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn vor. Der Auftragnehmer muss mindestens den gesetzlich festgelegten Mindestlohn zahlen. Sofern der einschlägige Tarifvertrag höhere Löhne als den gesetzlichen Mindestlohn vorsieht (was häufig der Fall ist), sind natürlich diese höheren Tariflöhne maßgeblich. Vereinbarungen, die unter dem gesetzlichen Mindestlohn liegen, sind unwirksam. Daher ist bei Nachweis der Tarifvertragskonformität immer auch darzulegen, dass der Mindestlohn eingehalten oder übertroffen wird.

• Nachweisgesetz (NachwG): Gemäß dem Nachweisgesetz muss der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und dem Arbeitnehmer aushändigen. Dazu gehören u. a. Angaben zu Lohnhöhe, Arbeitszeit, Urlaub, und bei Tarifbindung auch Hinweise auf den anzuwendenden Tarifvertrag. Der Auftragnehmer sollte daher sicherstellen, dass für jeden im Empfangs-/Pförtnerdienst eingesetzten Mitarbeiter ein schriftlicher Arbeitsvertrag oder eine Dokumentation nach NachwG vorliegt, in dem die relevanten Arbeitsbedingungen (inklusive tariflicher Regelungen) aufgeführt sind. Die Einhaltung des Nachweisgesetzes trägt zur Transparenz bei und ermöglicht es im Prüfungsfall, schnell nachzuweisen, dass alle Mitarbeiter ordnungsgemäß über ihre Arbeitsbedingungen informiert wurden.

• Prüfbarkeit der Unterlagen: Alle im Zusammenhang mit der Tarifvertragskonformität stehenden Unterlagen müssen so geführt werden, dass sie einer Überprüfung durch den Auftraggeber oder zuständige Behörden standhalten. Das heißt, Lohnabrechnungen, Arbeitszeitnachweise, Arbeitsverträge sowie die oben genannten Bescheinigungen sollten ordentlich und wahrheitsgemäß dokumentiert sein. Der Auftraggeber muss im Bedarfsfall Einblick in diese Unterlagen nehmen können (unter Wahrung des Datenschutzes). Der Bieter bzw. Auftragnehmer richtet seine interne Dokumentation also idealerweise so ein, dass er jederzeit belegen kann, dass die gezahlten Löhne und gebotenen Arbeitsbedingungen mit dem Tarifvertrag übereinstimmen.

Durch die Nennung dieser gesetzlichen Grundlagen im Leitfaden (und gegebenenfalls im Vertrag) wird klargestellt, dass Tarifkonformität kein freiwilliges Kriterium, sondern eine gesetzliche Pflicht ist. Die Bieter werden damit angehalten, bereits bei Angebotsabgabe die Einhaltung aller relevanten Gesetze sicherzustellen.

• Zweck: Sicherstellung eines transparenten Verfahrens für die Vorlage und Überprüfung der Tarifkonformitätsnachweise – sowohl bei der Angebotsabgabe als auch während der Vertragsausführung.

• Einreichung mit dem Angebot: Der Bieter muss den Nachweis der Tarifvertragskonformität als Bestandteil seiner Angebotsunterlagen vorlegen. Dies umfasst die schriftliche Bestätigung (siehe oben unter „Schriftliche Bestätigung der Konformität“) und etwaige unterstützende Bescheinigungen oder Erklärungen. Die Vergabestelle sollte in der Ausschreibung eindeutig vorgeben, dass dieser Nachweis ein obligatorischer Bestandteil des Angebots ist. Angebote, denen die geforderte Bestätigung fehlt, gelten als formell mangelhaft und werden von der Wertung ausgeschlossen.

• Prüfung während der Angebotswertung: Bei der Angebotsprüfung verifiziert der Auftraggeber die vorgelegten Nachweise. Dies kann die Überprüfung der Echtheit und Gültigkeit eingereichter Bescheinigungen beinhalten. Gegebenenfalls kann die Vergabestelle den Bieter auffordern, Unklarheiten zu beseitigen oder ergänzende Informationen nachzureichen – zum Beispiel Ausschnitte aus dem Tarifvertrag, aus denen die relevanten Lohngruppen hervorgehen. Die Bieter sind angehalten, in der Bewerbungs- und Angebotsphase eng mit der Vergabestelle zu kooperieren und etwaige Nachfragen umgehend und vollständig zu beantworten.

• Vertragszuschlag & Dokumentation: Die Pflicht zur Einhaltung der Tarifvertragsbedingungen wird als Vertragspflicht in den Dienstleistungsvertrag mit dem erfolgreichen Bieter übernommen. Das bedeutet, die vom Bieter abgegebene Konformitätserklärung und die vorgelegten Nachweise werden Bestandteil des Vertrags bzw. in diesem als verbindliche Zusicherungen referenziert. Damit wird aus der Zusage im Angebot eine verbindliche Vertragsverpflichtung.

• Vertragsdurchführung – laufende Aktualisierung: Während der Vertragslaufzeit kann der Auftraggeber vom Auftragnehmer verlangen, aktualisierte Nachweise der Tarifkonformität vorzulegen. Insbesondere bei Änderungen im Tarifvertrag (z. B. Lohnerhöhungen durch neue Tarifabschlüsse) oder bei Verlängerung des Vertrags ist der Auftragnehmer verpflichtet, unaufgefordert oder auf Aufforderung neue Bestätigungen oder Zertifikate vorzulegen, die die fortgesetzte Einhaltung der Tarifbedingungen belegen. (Beispielsweise könnte jährlich eine erneute IHK-Bestätigung oder Verbandsbescheinigung eingefordert werden, um sicherzustellen, dass die Tarifbindung noch besteht und umgesetzt wird.)

• Prüfrechte des Auftraggebers: Der Auftraggeber behält sich im Vertrag ausdrücklich Prüf- und Kontrollrechte vor. Das heißt, die Vergabestelle darf während der Vertragsausführung Überprüfungen durchführen, um die Einhaltung der tarifvertraglichen Verpflichtungen zu kontrollieren. Solche Überprüfungen können Einsicht in Lohn- und Gehaltsunterlagen, stichprobenartige Kontrollen der Arbeitsverträge oder Gespräche mit eingesetzten Mitarbeitern (in Abstimmung mit dem Auftragnehmer) umfassen. Der Auftragnehmer muss diese Prüfungen ermöglichen und unterstützen. Praktisch bedeutet dies, dass der Auftragnehmer beispielsweise Lohnabrechnungen anonymisiert zur Einsicht bereitstellen oder den Zugang zu relevanten Unterlagen gewähren sollte. Diese Prüfrechte sollten im Vertrag detailliert geregelt sein, einschließlich angemessener Vorankündigungsfristen und des Umgangs mit personenbezogenen Daten gemäß Datenschutz.

Durch dieses gestufte Verfahren bei Einreichung und Prüfung der Nachweise stellt die Vergabestelle sicher, dass die Tarifkonformität von Anfang an transparent nachgewiesen und vertraglich festgehalten wird. Etwaige Probleme können frühzeitig erkannt und geklärt werden, und der Auftraggeber behält während der Laufzeit die Möglichkeit, die Einhaltung kontinuierlich zu überwachen.

• Zweck: Berücksichtigung der Einhaltung von Tarifverträgen bei der Angebotsbewertung und Vergabeentscheidung, um Bieter zu fairen Arbeitsbedingungen anzuhalten.

• Obligatorische Voraussetzung (K.-o.-Kriterium): Die Vorlage einer unterschriebenen Bestätigung der Tarifvertragskonformität ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Wertung des Angebots. Bieter, die diese Bestätigung nicht einreichen, werden von der Ausschreibung ausgeschlossen und nicht weiter berücksichtigt. Dieses Kriterium wirkt als Ausschlusskriterium (K.-o.-Kriterium): Ohne den Nachweis der Tarifeinhaltung kann kein Zuschlag erteilt werden. Die Vergabestelle stellt so sicher, dass nur solche Unternehmen im Wettbewerb bleiben, die sich zu fairen Löhnen und Bedingungen bekennen.

• Qualität des Nachweises (Wertung mit Gewichtung): Die Qualität und Glaubwürdigkeit des eingereichten Tarifkonformitäts-Nachweises kann in die Bewertungsmatrix einfließen. Ein Bieter, der über die Grundanforderung hinausgehende Nachweise liefert – etwa ein unabhängiges Zertifikat über faire Arbeitsbedingungen oder eine schriftliche Bestätigung einer Gewerkschaft – demonstriert ein höheres Engagement für Tariftreue. Die Vergabestelle kann hierfür im Rahmen der Zuschlagskriterien zusätzliche Punkte vergeben oder diese Aspekte im Bewertungsgremium positiv hervorheben. Beispielsweise könnte ein Kriterium „Soziale Verantwortung/Personalpolitik“ definiert werden, in das die Stärke des Tarifnachweises mit einfließt. Dies schafft einen Anreiz für Unternehmen, eine nachprüfbare Tariftreue vorzuweisen, da sie wissen, dass dies ihre Chancen auf den Zuschlag verbessern kann.

• Vertragliche Bindung und Umsetzungsplanung: Im Rahmen der Angebotswertung kann zudem betrachtet werden, wie der Bieter die Einhaltung der Tarifvertragsbedingungen praktisch umsetzen wird. Zwar wird dies oft nicht als eigenes numerisches Kriterium gewertet, jedoch können Bieter in ihren Angeboten erläutern, welche internen Maßnahmen sie ergreifen, um die Tarifeinhaltung sicherzustellen (z. B. regelmäßige Lohnüberprüfungen, Schulung des Verwaltungspersonals zu Tarifänderungen, Benennung eines Compliance-Beauftragten für den Auftrag). Solche Ausführungen erhöhen die Glaubwürdigkeit des Angebots und werden im Zweifelsfall positiv zur Kenntnis genommen.

• Folgen von Verstößen – Ausschluss und Kündigung: Die Ausschreibungsunterlagen sollten klar darauf hinweisen, dass falsche Angaben oder Versäumnisse beim Tarifnachweis Konsequenzen haben. Ein Bieter, der im Vergabeverfahren keine ausreichenden Nachweise erbringt oder dessen Angaben zweifelhaft sind, kann vom Verfahren ausgeschlossen werden. Ebenso wird vertraglich festgehalten, dass der Auftraggeber bei Verstößen während der Vertragsausführung (z. B. wenn sich herausstellt, dass der Auftragnehmer entgegen seiner Zusicherung doch nicht nach Tarif zahlt) Sanktionen bis hin zur Kündigung des Vertrags aussprechen kann. Diese Kriterien und Rechtsfolgen fließen zwar nicht direkt in die Punktebewertung des Angebots ein, sind aber Teil der Eignungs- und Zuschlagsvoraussetzungen. Sie verdeutlichen bereits im Vergabeverfahren die Ernsthaftigkeit der Tariftreuepflicht.

Durch die Aufnahme der Tarifvertragskonformität in die Bewertungssystematik wird sichergestellt, dass das Kriterium nicht nur formaler Natur ist, sondern aktiv die Zuschlagsentscheidung beeinflusst. Öffentliche Auftraggeber fördern damit soziale Nachhaltigkeit und stellen sicher, dass der letztlich beauftragte Dienstleister verantwortungsvoll mit seinen Beschäftigten umgeht.

• Zweck: Sicherstellung, dass die Einhaltung der Tarifvertragsbedingungen über die gesamte Vertragslaufzeit fortdauert, und Festlegung von Mechanismen zur Durchsetzung, falls die Standards nicht eingehalten werden.

• Vorgaben: Nach Zuschlag und während der Leistungserbringung muss der Auftraggeber die Tariftreue des Dienstleisters regelmäßig überwachen.

• Jährliche Bestätigungen: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jährlich eine aktualisierte Bestätigung oder Bescheinigung über die Einhaltung der einschlägigen Tarifverträge vorzulegen. Diese jährliche Vorlage dient dazu, Änderungen im Tarifrecht zeitnah abzubilden – etwa wenn im betreffenden Wirtschaftszweig Lohnerhöhungen vereinbart wurden oder neue tarifliche Regelungen in Kraft getreten sind. Die Bestätigung sollte erneut von der Geschäftsleitung unterzeichnet sein oder durch ein aktualisiertes Dokument eines Drittzertifizierers erfolgen (z. B. eine erneuerte IHK- oder Verbandsbescheinigung). Auf diese Weise wird jährlich schriftlich fixiert, dass der Auftragnehmer weiterhin alle Tarifpflichten erfüllt.

• Unverzügliche Mitteilung von Änderungen: Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn sich an seinen tariflichen Verpflichtungen oder seinem Status etwas ändert. Beispielsweise ist der Auftraggeber umgehend zu benachrichtigen, wenn ein neuer Lohntarifvertrag abgeschlossen wurde, der für die vom Vertrag erfassten Mitarbeiter gilt (inklusive Angaben ab wann die Erhöhung wirksam ist und wie sie umgesetzt wird). Auch wenn das Unternehmen aus einem Arbeitgeberverband austritt oder diesem neu beitritt – was Einfluss auf die Tarifbindung haben kann – ist dies mitzuteilen. Gleiches gilt für gesetzliche Änderungen, etwa wenn der gesetzliche Mindestlohn erhöht wird oder neue arbeitsrechtliche Dokumentationspflichten in Kraft treten. Durch diese Meldepflicht behält der Auftraggeber stets den Überblick über die für den Vertrag geltenden Arbeitsbedingungen.

• Vertragsstrafen und Kündigungsrechte: Im Dienstleistungsvertrag sind Klauseln zu Sanktionen bei Nichteinhaltung der Tarifvertragskonformität vorzusehen. Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen gegen tarifliche Pflichten – etwa wenn trotz Aufforderung weiterhin zu geringe Löhne gezahlt werden oder Nachweise verweigert werden – muss der Auftraggeber angemessene Rechtsmittel haben. Dazu können Vertragsstrafen (z. B. in Form eines prozentualen Abzugs von der Vergütung für jeden Verstoß oder pauschale Penalen) und letztendlich das Recht zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags gehören. Eine fristlose Kündigung ist das letzte Mittel und kommt insbesondere dann in Betracht, wenn der Auftragnehmer trotz Abmahnungen keine Abhilfe schafft oder bewusst gegen die Tariftreueauflagen verstößt. Diese Konsequenzen sollten nicht nur im Vertragstext verankert, sondern dem Dienstleister auch kommunikativ klar gemacht werden. Ziel ist es, einen starken Anreiz zur dauerhaften Compliance zu setzen.

Durch eine solche fortlaufende Überwachung stellt der Auftraggeber sicher, dass die zu Vertragsbeginn zugesicherten fairen Arbeitsbedingungen tatsächlich durchgängig eingehalten werden. Es empfiehlt sich, regelmäßige Gespräche oder Audits (z. B. jährlich oder anlassbezogen) mit dem Auftragnehmer einzuplanen, um die Einhaltung zu überprüfen und eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen. Letztlich schützt der Auftraggeber sich selbst vor rechtlichen und rufschädigenden Folgen, indem er seiner Kontrolle nachkommt, und er trägt zugleich zur Sicherung fairer Löhne und Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten im Empfangs- und Pfortendienst bei. Dies entspricht den Grundsätzen des sozialen Beschaffungswesens und stärkt das Vertrauen in die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Auftraggebern und Dienstleistern.