Budget- und Prognoseplanung

• Zweck: Gewährleistung der Vorhersehbarkeit von Preisänderungen während der Vertragslaufzeit.

• Vorgaben: Der Bieter muss in seinem Angebot alle vorgesehenen Indexierungs- und Preisanpassungsverfahren offenlegen, anhand derer zukünftig Entgeltänderungen vorgenommen werden könnten. Praktisch bedeutet dies, dass das Angebot klar darlegen soll, wie, wann und auf welcher Basis der Auftragnehmer die Preise während der Vertragslaufzeit anpassen darf.

• Indexierungsverfahren und -grundlage: Der Bieter hat die Formel oder Methode zu beschreiben, nach der Preisänderungen berechnet würden. Dies beinhaltet die Angabe konkreter Bezugsgrößen oder Indizes. Zum Beispiel könnte festgelegt sein, dass Lohnkostensteigerungen an einen bestimmten Tariflohnindex oder an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt sind, oder dass Preisänderungen für Materialkosten an den Verbraucherpreisindex gebunden werden. Entscheidend ist, dass der Referenzwert (Index, Tarifabschluss etc.) eindeutig benannt und allgemein zugänglich ist.

• Häufigkeit der Anpassungen: Im Angebot ist anzugeben, in welchen Zeitabständen oder zu welchen Zeitpunkten Preisanpassungen erfolgen dürfen (z. B. jährlich zum Jahresbeginn, halbjährlich oder nur zum Jahrestag des Vertragsbeginns). Ebenso muss klar sein, ob die Anpassung automatisch zu diesen Zeitpunkten vorgenommen wird oder ob bestimmte Schwellenwerte überschritten sein müssen, damit eine Preisanpassung greift.

• Objektive Nachprüfbarkeit: Jede vorgeschlagene Preisanpassung muss auf objektiv nachprüfbaren Kriterien basieren. Das bedeutet, die Gründe für eine Preisänderung müssen für den Auftraggeber nachvollziehbar und durch unabhängige Quellen belegbar sein. Beispielsweise sind Lohnanpassungen nur legitim, wenn ein branchenüblicher Tarifvertrag oder eine Änderung des MiLoG dies vorsieht, was durch offizielle Veröffentlichungen belegt werden kann. Ebenso sollten Inflationsanpassungen nur anhand veröffentlichter Indexwerte (etwa vom Statistischen Bundesamt) berechnet werden. Dieser Grundsatz verhindert willkürliche Preissteigerungen und gibt dem Auftraggeber Sicherheit, dass nur echte Kostenänderungen zu Preisänderungen führen.

• Vorbehalt der Zustimmung des Auftraggebers: Trotz vertraglich vereinbarter Indexierungsformel darf keine Preisanpassung ohne vorherige Zustimmung des Auftraggebers wirksam werden. Konkret heißt das: Der Auftragnehmer muss jede geplante Preisänderung, die sich aus dem Indexierungsverfahren ergibt, dem Auftraggeber rechtzeitig mitteilen (siehe auch Ankündigungsfristen) und die schriftliche Freigabe einholen. Damit behält der Auftraggeber die Kontrolle und wird nicht von automatischen Preisänderungen überrascht, selbst wenn sie vertraglich prinzipiell vorgesehen sind.

Die vollständige Offenlegung geplanter Indexierungsmechanismen bereits im Angebotsstadium verschafft dem Auftraggeber frühzeitig Gewissheit darüber, unter welchen Umständen und in welcher Höhe künftige Preisänderungen erfolgen können. Diese Transparenz erhöht die Kalkulationssicherheit und Vertrauen: Der Auftraggeber weiß genau, womit er im Vertragsverlauf rechnen muss, und der Auftragnehmer hat klare Regeln, an die er sich bei Kostensteigerungen halten kann.

• Zweck: Schutz der Budgetplanung des Auftraggebers und Vermeidung plötzlicher finanzieller Mehrbelastungen.

• Vorgaben: Falls der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit eine Preisanpassung vornehmen möchte (beispielsweise aufgrund der offen gelegten Indexierungsfaktoren oder sonstiger vertraglicher Regelungen), schreibt der Leitfaden eine verbindliche Mindestankündigungsfrist vor.

• Mindestens 90 Tage Vorankündigung: Der Auftragnehmer muss jede beabsichtigte Preisänderung mindestens 90 Kalendertage im Voraus schriftlich beim Auftraggeber ankündigen, bevor die Änderung in Kraft tritt. Diese Frühwarnfrist gibt dem Auftraggeber ausreichend Zeit, die vorgeschlagene Änderung zu prüfen, interne Budgetanpassungen vorzunehmen und gegebenenfalls Rückfragen zu stellen oder Verhandlungen zu führen.

• Inhalt der Änderungsmitteilung: Die schriftliche Ankündigung muss eine ausführliche Begründung der Preisanpassung enthalten. Der Auftragnehmer hat darzulegen, warum die Änderung notwendig ist – zum Beispiel aufgrund eines bestimmten Prozentsatzes Lohnsteigerung durch einen neuen Tarifvertrag oder wegen einer offiziellen Inflationrate, die den vereinbarten Schwellenwert überschreitet. Zusätzlich zur Begründung sind Nachweisdokumente beizufügen, die den Anpassungsgrund belegen (z. B. Kopien des neuen Tarifvertrags, Veröffentlichungen zur Änderung des Mindestlohns, statistische Inflationsdaten oder andere relevante behördliche Bekanntmachungen). Des Weiteren soll die Mitteilung eine Abschätzung der finanziellen Auswirkungen enthalten, welche die konkrete Auswirkung der Preisänderung auf den Vertrag quantifiziert (etwa „Erhöhung um 5% entspricht zusätzlichen Kosten von X Euro pro Monat“). So kann der Auftraggeber sofort erkennen, in welcher Größenordnung sich sein Budget ändern würde.

• Verbindlichkeit nur bei Einhaltung der Frist: Eine Preisanpassung ist für den Auftraggeber nur dann bindend, wenn die oben genannte Frist und die formalen Anforderungen der Ankündigung eingehalten wurden. Sollte der Auftragnehmer die 90-Tage-Frist versäumen oder keine ausreichende Begründung liefern, ist der Auftraggeber nicht verpflichtet, der Preisanpassung zuzustimmen oder sie umzusetzen. Dieses Prinzip stellt sicher, dass der Auftragnehmer die vertraglichen Spielregeln respektiert und schützt den Auftraggeber vor kurzfristigen oder unzureichend untermauerten Kostenforderungen.

Durch die Festlegung einer klaren Ankündigungsfrist und detaillierter Mitteilungsinhalte gewährleistet der Leitfaden, dass Preisänderungen transparent und planbar erfolgen. Der Auftraggeber behält die Kontrolle über sein Budget und kann sich auf die Zuverlässigkeit der Kosten während der Vertragslaufzeit verlassen, da jede Abweichung frühzeitig angezeigt und begründet werden muss.

• Zweck: Verankerung der Budgetierungs- und Prognosepraktiken in den geltenden Rechtsrahmen, um Rechtskonformität und Transparenz sicherzustellen.

• Vorgaben: Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer müssen gewährleisten, dass alle Aspekte der Budget- und Prognoseplanung für den Empfangsdienst im Rahmen des Vertrags mit den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften in Einklang stehen.

• Vergaberecht und Transparenzgebot: Die finanzielle Planung muss den Regelungen des deutschen und europäischen Vergaberechts entsprechen. Insbesondere sind die Transparenz- und Gleichbehandlungsgrundsätze zu beachten. Das bedeutet, dass alle Mechanismen für zukünftige Preisänderungen (z. B. Indexierungsklauseln, mögliche Preisanpassungen) bereits in der Ausschreibung und im Vertrag offen und eindeutig formuliert sein müssen. Versteckte Kosten oder nachträglich einseitig auferlegte Preissteigerungen wären vergaberechtlich unzulässig. Zudem gilt im Vergaberecht der bieterschützende Grundsatz, wonach Bietern kein unzumutbares Wagnis auferlegt werden darf. Eine transparente Regelung von Preisanpassungen im Vertrag dient beiden Seiten: Sie ermöglicht es Bietern, kalkulierbare Angebote abzugeben, und dem Auftraggeber, rechtskonform Verträge abzuschließen, die während der Laufzeit nicht durch überraschende Änderungen destabilisiert werden.

• Arbeitsrechtliche Vorgaben – MiLoG und Tarifverträge: Die Budgetplanung, insbesondere für Personalkosten, muss die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Bestimmungen sicherstellen. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) ist strikt zu beachten – kein Mitarbeiter im Empfangs- oder Pförtnerdienst darf unterhalb des jeweils gültigen gesetzlichen Mindestlohns vergütet werden. Geplante Erhöhungen des Mindestlohns während der Vertragsdauer sind proaktiv in der Kostenplanung zu berücksichtigen. Ebenso müssen Tarifverträge berücksichtigt werden: Ist das eingesetzte Personal tarifgebunden (z. B. nach einem Tarifvertrag für Sicherheits- oder Empfangsdienste), so sind die aktuellen Tarifentgelte und vereinbarte zukünftige Steigerungen in die Prognose aufzunehmen. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist nicht nur rechtliche Pflicht des Auftragnehmers, sondern auch der Auftraggeber steht in der Verantwortung, nur Angebote zu akzeptieren, die diese Lohnuntergrenzen wahren (Stichwort Tariftreue und Mindestentgelt in öffentlichen Aufträgen).

• Handelsrechtliche Grundsätze – HGB: Die finanzielle Planung sollte mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Vorsicht im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) im Einklang stehen. Zwar handelt es sich bei der Budget- und Prognoseplanung um eine Vorkalkulation und nicht um einen Jahresabschluss, dennoch signalisiert der Verweis auf das HGB, dass Sorgfalt, Nachvollziehbarkeit und Wahrheit bei der Darstellung der Finanzzahlen oberste Priorität haben. Der Auftragnehmer sollte seine Kostenkalkulation so aufbauen, dass sie einer Prüfung standhalten könnte, und keine unrealistischen Annahmen treffen. Alle Ausgaben und Reserven sind ehrlich und transparent anzusetzen. Im Falle von finanziellen Berichten oder Nachweisen während der Vertragslaufzeit (etwa bei jährlichen Reviews) sollten diese Berichte den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnungslegung entsprechen – sprich: vollständig, korrekt und verständlich sein.

Durch die Berücksichtigung dieser rechtlichen und Compliance-Anforderungen wird die finanzielle Basis des Vertrags rechtssicher und nachvollziehbar gestaltet. Der Auftraggeber kann darauf vertrauen, dass der Auftragnehmer sein Angebot unter Beachtung aller gesetzlichen Pflichten kalkuliert hat, und der Auftragnehmer bewegt sich in einem klar definierten Regelwerk, das ihm ebenso Rechtssicherheit bietet. Dies minimiert Risiken von Rechtsverstößen oder späteren Konflikten aufgrund von Missachtung gesetzlicher Vorgaben.

• Zweck: Sicherstellung, dass die vorgelegte Budgetplanung überprüfbar, realistisch und bereits im Vergabeverfahren auf Plausibilität kontrollierbar ist.

• Vorgaben: Im Rahmen des Ausschreibungs- und Angebotsverfahrens müssen Bieter einen detaillierten Budget- und Prognoseplan als Bestandteil ihrer Angebotsunterlagen einreichen. Dieser Plan dient der Vergabestelle dazu, die finanzielle Leistungsfähigkeit und Vorausschau des Bieters zu bewerten.

• Einreichung mit dem Angebot: Der Budget- und Prognoseplan ist verpflichtender Teil des Angebotsdossiers. Er sollte sämtliche prognostizierten Kosten (gemäß den Vorgaben zur jährlichen Kostenprognose) enthalten und die Annahmen klar benennen, auf denen diese Prognosen beruhen. Die Struktur sollte übersichtlich sein, z. B. gegliedert nach Kostenarten und Vertragsjahren, sodass der Prüfer auf einen Blick die finanzielle Gesamtplanung erkennen kann.

• Offenlegung von Annahmen und Mehrjahresprognose: Alle der Kalkulation zugrunde liegenden Annahmen (Prämissen) müssen ausdrücklich im Plan angegeben sein. Dazu zählen insbesondere Indexierungsannahmen wie „jährliche Inflationsrate von X% angenommen“ oder „Lohnsteigerung von Y% pro Jahr aufgrund Tarifprognose“. Handelt es sich um einen mehrjährigen Vertrag, ist eine Mehrjahresvorschau vorzulegen, die für jedes Vertragsjahr die erwarteten Kosten ausweist. Diese Vorschau sollte konsistent mit den Annahmen sein – zum Beispiel sollte erkennbar sein, dass im dritten Jahr die Personalkosten höher liegen als im ersten Jahr, weil die geplanten Lohnerhöhungen eingerechnet wurden. Jegliche Unstimmigkeiten oder fehlende Angaben könnten Fragen aufwerfen, daher ist Vollständigkeit entscheidend.

• Prüfungs- und Auditrechte des Auftraggebers: Die Vergabestelle behält sich das Recht vor, den vorgelegten Budgetplan auf Plausibilität und Stichhaltigkeit zu prüfen. Dies kann bereits während der Angebotsbewertung geschehen oder zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. unmittelbar nach Zuschlagserteilung). Eine solche Prüfung kann verschiedene Formen annehmen: Der Auftraggeber kann Nachweise oder Herleitungen für bestimmte Kostenelemente anfordern, interne oder externe Benchmarks zum Vergleich heranziehen oder bei Unklarheiten Rückfragen an den Bieter stellen. Außerdem kann im Vertrag festgelegt werden, dass der Auftraggeber den Budgetplan auch während der Vertragslaufzeit auditieren darf, um die Einhaltung der kalkulierten Werte zu überwachen. Bieter sollten sich daher darauf einstellen, ihre Kalkulation transparent offenlegen zu können, ohne „kalkulatorische Puffer“ oder Unsicherheiten zu verschleiern.

• Verbindlichkeit und Ernsthaftigkeit: Der eingereichte Budget- und Prognoseplan sollte vom Bieter als verbindlich betrachtet werden. In vielen Ausschreibungen wird verlangt, dass der Geschäftsführer oder ein bevollmächtigter Vertreter die Richtigkeit der Angebotsangaben bestätigt. In diesem Sinne muss auch der Budgetplan wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen erstellt sein. Werden hier falsche Angaben gemacht oder Kosten bewusst zu niedrig ausgewiesen, kann dies nicht nur zur Abwertung des Angebots führen, sondern – falls entdeckt – auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (bis hin zum Ausschluss von der Ausschreibung oder zur Kündigung des Vertrags wegen arglistiger Täuschung). Der Leitfaden betont somit, dass der Budgetplan ein ernstzunehmender Teil der Vertragsgrundlage ist.

Durch die Forderung nach Einreichung eines belastbaren Budget- und Prognoseplans und das Einräumen weitgehender Prüfrechte an den Auftraggeber wird sichergestellt, dass nur finanziell solide und wohldurchdachte Angebote zum Zuge kommen. Der Auftraggeber kann so die Spreu vom Weizen trennen und jene Bieter bevorzugen, die Transparenz und finanzielle Professionalität unter Beweis stellen. Langfristig trägt dies zu einer verlässlichen Vertragserfüllung bei, da der ausgewählte Dienstleister die finanziellen Anforderungen von Anfang an realistisch einschätzt und einhält.

• Zweck: Berücksichtigung der Qualität der Finanzplanung im Rahmen der Angebotsbewertung, um Bieter zu motivieren, belastbare und transparente Budgets und Prognosen vorzulegen.

• Muss-Kriterium (Ausschlusskriterium): Die Vorlage einer vollständigen jährlichen Kostenprognose mit offengelegten Indexierungsannahmen ist ein zwingendes Kriterium. Angebote, denen ein Budget- und Prognoseplan fehlt oder die erforderlichen Angaben zu künftigen Kostenentwicklungen nicht enthalten, sind als nicht wertbar auszuschließen. Dieses Muss-Kriterium stellt sicher, dass nur Angebote im Rennen bleiben, die den Grundanforderungen an finanzielle Transparenz genügen.

• Wertung nach Qualität der Finanzplanung: Über die bloße Vorlage hinaus kann die Güte und Tiefe des Budget- und Prognosekonzepts in die Bewertungsmatrix einfließen. So könnten z. B. Punkte vergeben werden für besonders aussagekräftige oder innovative Ansätze der Finanzplanung. Ein Bieter, der eine mehrjährige Finanzplanung präsentiert, die verschiedene Szenarien (z. B. unterschiedliche Inflationsverläufe oder Personalkostenentwicklungen) durchspielt, zeigt damit hohe Kompetenz und vorausschauendes Denken – dies könnte mit einer besseren Bewertung honoriert werden. Ebenso kann die Berücksichtigung von Risikopuffern (etwa Rückstellungen für unvorhergesehene Ereignisse) positiv bewertet werden, da dies signalisiert, dass der Bieter eventuelle Kostenrisiken einkalkuliert hat und den Auftraggeber im Falle von Abweichungen nicht unvorbereitet treffen wird.

• Zusatzpunkte für Zertifizierungen und Transparenzstandards: Optional kann der Auftraggeber extrapunkte oder qualitative Boni für Bieter vorsehen, die ihre besondere Vertrauenswürdigkeit und Transparenz durch externe Zertifizierungen belegen. Beispielsweise zeugt eine Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) davon, dass der Bieter über etablierte Prozesse – auch im Finanzmanagement – verfügt. Eine Zertifizierung nach ISO 37001 (Anti-Korruptions-Managementsystem) weist darauf hin, dass der Bieter hohen ethischen Standards folgt und finanzielle Transparenz ernst nimmt. Solche Zertifikate sind kein Ersatz für einen guten Budgetplan, aber sie untermauern die Glaubwürdigkeit des Bieters. In der Bewertung könnte dies den Ausschlag geben, wenn zwei Angebote inhaltlich ähnlich gut sind – der zertifizierte Bieter bekäme dann einen Bonus für nachgewiesene Compliance- und Transparenzkultur.

Indem solche Kriterien in die Bewertung einbezogen werden, macht der Auftraggeber deutlich, dass finanzielle Solidität und Transparenz zentrale Bestandteile der Leistungsfähigkeit eines Dienstleisters sind. Bieter werden motiviert, nicht nur preislich konkurrenzfähig zu sein, sondern auch qualitativ in ihrer Finanzplanung zu überzeugen. Dies führt letztlich zu einer besseren Auswahlentscheidung und zu Verträgen, bei denen die finanziellen Aspekte von Beginn an auf einem tragfähigen Fundament stehen.

• Zweck: Sicherstellung, dass die abgegebene Kostenprognose im Verlauf der Vertragserfüllung eingehalten wird und Abweichungen frühzeitig erkannt und adressiert werden.

• Vorgaben: Nach Vertragsbeginn soll die Budget- und Prognoseplanung als lebendiges Kontrollinstrument fortgeführt werden.

• Jährlicher Soll-Ist-Vergleich: Der Auftragnehmer muss mindestens einmal jährlich einen Abgleich zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten für den Empfangs-/Pförtnerdienst erstellen. Dieser Soll-Ist-Vergleich wird dem Auftraggeber vorgelegt und erläutert. Dabei sind alle wesentlichen Abweichungen zwischen der ursprünglichen Kostenprognose und den real angefallenen Kosten transparent darzustellen. Zum Beispiel sollte ausgewiesen werden, ob Personalkosten wegen höherer Krankheitsvertretungen gestiegen sind oder ob bestimmte Sachkosten geringer ausfielen als geplant. Durch diese jährliche Überprüfung behalten beide Vertragsparteien den finanziellen Überblick und können aus etwaigen Abweichungen lernen.

• Meldung bei erheblichen Abweichungen: Treten während des Jahres außergewöhnliche Kostenabweichungen auf, darf der Auftragnehmer nicht bis zum Jahresende warten. Übersteigen die tatsächlichen Kosten voraussichtlich den Plan um mehr als ca. 10% (oder einen vertraglich definierten Schwellenwert), so ist der Auftraggeber unverzüglich zu benachrichtigen. Diese Pflicht zur sofortigen Meldung („Eskalation“) stellt sicher, dass der Auftraggeber nicht erst im Nachhinein von einem Budgetüberschritt erfährt. Stattdessen kann frühzeitig gemeinsam erörtert werden, woher die Abweichung rührt – etwa unerwartet gestiegene Besucherzahlen erfordern mehr Personalstunden – und wie damit umzugehen ist. Gegebenenfalls können Gegenmaßnahmen vereinbart oder das Budget einvernehmlich angepasst werden, bevor das Problem größer wird.

• Kontinuierliche Aktualisierung der Prognose: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seine Kostenprognose mindestens jährlich zu aktualisieren, ggf. auch öfter bei einschneidenden Änderungen. Diese aktualisierte Prognose muss neue Erkenntnisse und veränderte Rahmenbedingungen berücksichtigen. Beispiele: Wenn sich zum Jahreswechsel der gesetzliche Mindestlohn erhöht, sind die Personalkosten-Projektionen sofort entsprechend fortzuschreiben. Oder falls neue gesetzliche Feiertage eingeführt werden, die zusätzlichen Personaleinsatz erfordern, muss auch dies in der nächsten Vorschau auftauchen. Jede Aktualisierung der Prognose ist dem Auftraggeber zuzuleiten und mit ihm abzustimmen. Dadurch bleibt der Budgetplan ein dynamisches Steuerungsinstrument, das stets die aktuelle Erwartungshaltung hinsichtlich der Kosten widerspiegelt.

• Einhaltung vertraglicher Finanzbestimmungen: Über allem steht, dass der Auftragnehmer sich konsequent an die im Vertrag vereinbarten finanziellen Bestimmungen hält. Das heißt, die Abrechnungen dürfen nur gemäß der vereinbarten Preise und zulässigen Anpassungen erfolgen. Jegliche Abweichung – sei es eine Berechnungsmethode, die von der Prognose abweicht, oder der Versuch, Kosten anders weiterzubelasten, als im Vertrag vorgesehen – wäre unzulässig. Der Auftraggeber hat das Recht, die Rechnungen und Finanzberichte des Auftragnehmers zu prüfen (z. B. im Wege von Audits oder Einsichtnahmen in Kalkulationsunterlagen), um sicherzustellen, dass keine Intransparenz oder Verstöße auftreten. Sollte der Auftragnehmer gegen die finanziellen Vertragsauflagen verstoßen (z. B. wiederholte Überschreitung des Budgets ohne Meldung, unberechtigte Kostenpositionen in Rechnungen oder Nichtmitteilung von Indexänderungen), könnten vertragliche Sanktionen greifen bis hin zur Kündigung des Vertrags.

Durch diese fortlaufenden Überwachungs- und Abstimmungsprozesse stellt der Leitfaden sicher, dass die einmal vereinbarte Budget- und Prognoseplanung nicht statisch bleibt, sondern aktiv im Vertragsmanagement genutzt wird. Für den Auftraggeber entsteht so ein hohes Maß an finanzieller Kontrolle und Sicherheit, da er jederzeit informiert ist, ob das Projekt im Kostenrahmen liegt. Der Auftragnehmer wiederum demonstriert Professionalität und Zuverlässigkeit, indem er Transparenz pflegt und finanzielle Entwicklungen nicht im Verborgenen lässt, sondern offen kommuniziert. Dies fördert ein partnerschaftliches Verhältnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer reibungslosen, erfolgreichen Vertragsdurchführung in fachlicher und finanzieller Hinsicht.