Finanzplan

Ein wesentliches Element des Finanzplans sind die Personalkosten, da Empfangs- und Pfortendienste personalintensiv sind. Der Bieter muss detailliert angeben, welche Löhne für das eingesetzte Personal kalkuliert wurden, und offenlegen, wie sich diese zusammensetzen.

• Grundlöhne: Der Basistariflohn pro Stunde oder Monat für Empfangsmitarbeiter bzw. Wachpersonal. Es ist sicherzustellen, dass dieser mindestens dem aktuellen gesetzlichen Mindestlohn entspricht. (Zur Orientierung: ab 2025 liegt der Mindestlohn bei 12,82 € pro Stunde.) Sofern ein einschlägiger Tarifvertrag für die Branche oder Region gilt, sind dessen Lohnsätze zugrunde zu legen. Die Einhaltung allgemeinverbindlicher Tariflöhne oder landesgesetzlicher Vorgaben zur Tariftreue ist verpflichtend.

• Zulagen und Zuschläge: Etwaige Zuschläge für Nachtarbeit, Wochenend- und Feiertagsdienste, Schichtzulagen sowie Überstundenzuschläge. Diese müssen gemäß Gesetz oder Tarifvertrag ausgewiesen werden. Der Finanzplan sollte transparent machen, wie sich z.B. ein Nachtstundensatz vom Tagstundensatz unterscheidet und welche Aufschläge für Überstunden oder besondere Einsatzzeiten einkalkuliert sind.

• Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) sowie die gesetzliche Unfallversicherung sind vollständig in die Personalkosten einzuberechnen. Ebenso gehören Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall, Urlaubsentgelte, etwaige tarifliche Sonderzahlungen (z.B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld) und sonstige Personalnebenkosten (etwa Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, falls vereinbart) in den Ansatz.

• Personaleinsatz und Stundenumfang: Der Finanzplan sollte erkennen lassen, mit welchem Personalumfang und Stundenvolumen die Leistung erbracht wird (z.B. Anzahl Vollzeitäquivalente oder Stunden pro Woche). Dadurch kann der Auftraggeber prüfen, ob die kalkulierten Lohnkosten zum geforderten Dienstumfang passen. Eine unrealistisch niedrige Personalkalkulation – etwa zu wenige Stunden, um alle Schichten abzudecken – würde sofort auffallen und Fragen zur Leistungsfähigkeit des Angebots aufwerfen.

Die Offenlegung der Löhne und Personalkosten dient mehreren Zwecken: Zum einen wird sichergestellt, dass kein Bieter durch Lohndumping einen unfairen Preisvorteil erzielt – Angebote, die gegen das Mindestlohngesetz (MiLoG) verstoßen oder tarifliche Untergrenzen unterschreiten, sind vom Verfahren auszuschließen. Zum anderen erhält der Auftraggeber Gewissheit, dass das eingesetzte Personal fair bezahlt wird, was für Qualität und Zuverlässigkeit des Dienstes entscheidend ist. Insgesamt trägt diese Transparenz dazu bei, Angebote auf Wirtschaftlichkeit und Rechtskonformität zu prüfen.

Über die direkten Personalkosten hinaus muss der Finanzplan auch die Gemeinkosten und die geplante Gewinnmarge des Bieters transparent abbilden. Gemeinkosten sind indirekte Kosten, die nicht einzelnen Arbeitsstunden zugeordnet werden können, aber für die Leistungserbringung anfallen.

• Verwaltung und Management: Ausgaben für Verwaltung, Einsatzplanung, Leitungspersonal, Qualitätsmanagement und allgemeine Büro- bzw. Overheadkosten des Dienstleisters.

• Schulung und Einarbeitung: Kosten für die Ausbildung und Unterweisung des Empfangspersonals, Sicherheitsschulungen oder Fortbildungen, damit die Mitarbeiter optimal auf ihre Aufgaben vorbereitet sind.

• Ausstattung und Uniformen: Aufwendungen für Arbeitskleidung (Uniformen, Namensschilder) und persönliche Ausrüstung der Mitarbeiter sowie gegebenenfalls technische Ausstattung am Empfang (z.B. Computer, Kommunikationsgeräte, Alarmknopf).

• Arbeitsmittel und Infrastruktur: Verbrauchsmaterialien (Schreibmaterial, Besucherformulare etc.) und technische Systeme, die vom Auftragnehmer gestellt werden, etwa Schließsysteme, Zutrittskarten oder ein Wachbuch-System für Dokumentationen.

• Reise- und Fahrtkosten: Kosten für An- und Abreise der Mitarbeiter zum Einsatzort oder Dienstfahrten im Rahmen der Tätigkeit (z.B. wenn ein Pförtner regelmäßige Rundgänge auf einem weitläufigen Gelände durchführt).

• Versicherungen und Abgaben: Prämien für betriebliche Haftpflichtversicherungen, ggf. Kfz-Versicherung für Einsatzfahrzeuge, Beiträge zu Berufsgenossenschaften oder sonstige Umlagen, die der Dienstleister entrichten muss.

All diese indirekten Posten müssen entweder als eigene Kategorien im Finanzplan auftauchen oder innerhalb eines nachvollziehbaren Gemeinkostenzuschlags in den Stunden- bzw. Monatssätzen enthalten sein. Der Auftraggeber sollte klar erkennen können, welcher Anteil des Preises auf solche Gemeinkosten entfällt.

Ebenfalls von Bedeutung ist die Gewinnmarge des Unternehmens. Der Bieter sollte offenlegen, welchen Gewinnaufschlag (ggf. einschließlich eines Wagniszuschlags für Risiken) er in seiner Kalkulation berücksichtigt. Dies kann als Prozentsatz oder absolute Summe ausgewiesen sein. Wichtig ist, dass der Gewinnanteil klar erkennbar ist – ein Angebot ganz ohne ausgewiesenen Gewinn könnte auf eine unrealistisch kalkulierte, nicht auskömmliche Preisgestaltung hindeuten, während ein ungewöhnlich hoher Gewinnaufschlag Fragen zur Angemessenheit aufwirft. Transparenz bei Wagnis und Gewinn schafft Vertrauen, dass das Angebot wirtschaftlich tragfähig ist.

Versteckte Kosten sind unbedingt zu vermeiden. Der Bieter sollte im Finanzplan bestätigen, dass alle mit der Leistung verbundenen Ausgaben in den genannten Positionen enthalten sind und keine zusätzlichen Gebühren oder Nachforderungen außerhalb des Angebots erhoben werden. So wird sichergestellt, dass der angebotene Festpreis sämtliche Leistungen abdeckt und während der Vertragslaufzeit keine Kostenüberraschungen für den Auftraggeber entstehen.

Ein guter Finanzplan betrachtet nicht nur die momentanen Kosten, sondern antizipiert auch die Kostenentwicklung über die Vertragslaufzeit.

• Jährliche Kostenentwicklung: Eine Aufstellung der erwarteten Jahreskosten für jede Vertragsperiode. Hierbei sind mögliche Lohnsteigerungen zu berücksichtigen, etwa durch bevorstehende gesetzliche Erhöhungen des Mindestlohns oder tariflich vereinbarte Lohnerhöhungen. Ebenso können moderate Inflationsannahmen für Sachkosten (Material, Verwaltung) einfließen, um die zukünftigen Gesamtkosten realistisch abzubilden.

• Tarif- und Indexanpassungen: Falls Branchentarifverträge existieren, die während der Vertragslaufzeit stufenweise höhere Löhne vorsehen, sollte dies einkalkuliert sein. Gleiches gilt, wenn eine Preisgleitklausel geplant ist, die an einen Preisindex (z.B. Verbraucherpreisindex) oder Lohnindex gekoppelt ist – der Finanzplan sollte die möglichen Auswirkungen solcher Anpassungen auf die Kosten ausweisen.

• Mehrjahresbudget: Der Finanzplan kann als Mehrjahresübersicht präsentiert werden, die dem Auftraggeber erlaubt, die Gesamtaufwendungen z.B. für 3–5 Jahre im Voraus zu erkennen. Dadurch kann die Vergabestelle intern die benötigten Budgetmittel für die gesamte Vertragsdauer einplanen und vermeiden, dass es später zu Finanzierungslücken kommt.

Zudem sollten im Vertrag klare Regeln für Preisänderungen verankert sein. Idealerweise wird festgelegt, dass während der Vertragslaufzeit Preisänderungen nur unter definierten Umständen zulässig sind – zum Beispiel bei nachweisbaren Kostensteigerungen durch gesetzliche Lohnerhöhungen oder Inflation – und dass solche Anpassungen mit ausreichender Vorlaufzeit angekündigt werden müssen. Eine Frist von mindestens 90 Tagen für schriftliche Preisänderungsmitteilungen hat sich bewährt. Der Finanzplan kann bereits einen Hinweis enthalten, ob und wann der Bieter im Verlauf der Vertragszeit mit Preisänderungen rechnen würde (z.B. „ab 2. Vertragsjahr +X% aufgrund erwarteter Tariflohnerhöhung zum 1. Januar 2027“).

Diese vorausschauende Budgetierung sorgt dafür, dass der Auftraggeber vor unliebsamen Überraschungen geschützt ist. Sie gewährleistet, dass das Angebot nicht nur im ersten Jahr, sondern über die gesamte Laufzeit tragfähig bleibt und dass der Dienstleister auch mittelfristig wirtschaftlich arbeiten kann, ohne Qualitätseinbußen oder ungeplante Nachforderungen.

Um sicherzustellen, dass ein Anbieter die vertraglichen Verpflichtungen auch langfristig erfüllen kann, prüfen öffentliche Auftraggeber die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Bieter. Der Finanzplan wird daher üblicherweise ergänzt durch Nachweise zur finanziellen Stabilität des Unternehmens.

• Jahresabschlüsse der letzten zwei Jahre: Der Bieter sollte Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen oder geprüfte Jahresabschlüsse der vergangenen zwei Geschäftsjahre vorlegen. Daraus lässt sich die Vermögens- und Ertragslage ablesen und einschätzen, ob das Unternehmen solide aufgestellt ist. Ein stabiles Umsatz- und Ertragsniveau signalisiert, dass der Bieter auch einen größeren Auftrag finanziell stemmen kann.

• Bonitätsnachweis / Bankauskunft: Häufig wird eine aktuelle Bankauskunft oder eine Bonitätsbestätigung verlangt. Ein Schreiben der Hausbank, das die geordnete finanzielle Situation und Kreditwürdigkeit bestätigt, oder eine Wirtschaftsauskunft (z.B. von Creditreform) kann hier dienen. Alternativ kann auch eine Erklärung eines Wirtschaftsprüfers oder Steuerberaters vorgelegt werden, die die Zahlungsfähigkeit und Liquidität des Bieters attestiert.

• Erklärung zum Insolvenzstatus: Der Bieter muss versichern, dass weder ein Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares Verfahren (z.B. Schutzschirmverfahren) beantragt oder eröffnet wurde. Idealweise sollte er auch bestätigen, dass in den letzten fünf Jahren keine derartigen Situationen bestanden haben. Dieser Nachweis erfolgt meist durch eine Eigenerklärung im Angebot. In sensiblen Fällen kann die Vergabestelle zusätzlich einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Insolvenzgerichts anfordern, um die Angabe zu verifizieren.

• Versicherungsschutz und Rücklagen: Gegebenenfalls fordert der Auftraggeber den Nachweis einer ausreichenden Haftpflichtversicherung (Deckungssummen für Personen- und Sachschäden) für die auszuführende Dienstleistung. Auch Angaben zu Eigenkapital oder Rücklagen können relevant sein, um zu sehen, ob der Bieter etwaige Anlaufkosten vorfinanzieren kann. Dies ist insbesondere bei größeren Auftragsvolumina oder längeren Zahlungszielen im Vertrag wichtig.

Diese Kriterien sollen sicherstellen, dass nur finanziell leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zum Zuge kommen. Selbst der beste Finanzplan nützt wenig, wenn der Auftragnehmer wirtschaftlich nicht in der Lage ist, den Dienst dauerhaft zu erbringen. Die Prüfung der finanziellen Stabilität – gemäß den Vergaberegeln (z.B. § 45 VgV) – bietet dem Auftraggeber zusätzliche Sicherheit, dass der gewählte Dienstleister weder akut von Zahlungsschwierigkeiten bedroht ist noch während der Vertragslaufzeit insolvent wird. Damit sinkt das Risiko von Leistungsstörungen, wie z.B. dem Ausfall des Empfangsdienstes aufgrund finanzieller Probleme des Auftragnehmers.

• Vergaberechtliche Konformität: Alle Anforderungen an den Finanzplan müssen mit den Grundsätzen des Vergaberechts vereinbar sein. Das bedeutet insbesondere Transparenz, Gleichbehandlung aller Bieter und Verhältnismäßigkeit der Nachweise. Die Vergabestelle darf nur solche Informationen verlangen, die zur Auftragsdurchführung relevant und laut Gesetz zulässig sind. (Beispielsweise erlauben das GWB und die VgV ausdrücklich die Prüfung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit und Preisplausibilität.) Der Finanzplan als Forderung ist gerechtfertigt, weil er die Vergleichbarkeit herstellt und dem Auftraggeber die Auswahl eines geeigneten Angebots ermöglicht, ohne einzelne Bieter ungleich zu behandeln.

• Steuer- und Sozialabgaben: Der Bieter muss seinen steuerlichen Pflichten und Abgabeverpflichtungen nachkommen. In der Regel verlangt der Auftraggeber eine Erklärung, dass keine rückständigen Steuerschulden bestehen und dass Sozialversicherungsbeiträge laufend gezahlt wurden. Gegebenenfalls sind Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamts und der Sozialversicherungsträger beizufügen, um dies zu belegen. Diese Nachweise sorgen dafür, dass kein Anbieter zum Zuge kommt, der seine öffentlichen Verpflichtungen verletzt – was auch die Zuverlässigkeit des Bieters untermauert.

• Mindestlohn- und Arbeitsrecht: Wie im Abschnitt Personalkosten dargelegt, muss der Finanzplan die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und einschlägiger arbeitsrechtlicher Bestimmungen widerspiegeln. In einigen Bundesländern existieren Tariftreuegesetze, die bei öffentlichen Aufträgen die Zahlung bestimmter Branchenmindestentgelte vorschreiben. Der Bieter hat durch seine Kalkulation und ggf. durch separate Erklärungen zu versichern, dass er diese Vorgaben einhält. Ebenso relevant sind weitere arbeitsrechtliche Pflichten (z.B. Arbeitszeitgesetz, Urlaubsansprüche, Arbeitsschutz). Ein Angebot, das erkennbare Verstöße (z.B. viel zu geringe Lohnansätze) aufweist, wäre gesetzeswidrig und ist auszuschließen.

• Umsatzsteuer (MwSt): Der Finanzplan bzw. das Preisblatt des Angebots muss die Umsatzsteuer separat ausweisen, in Übereinstimmung mit dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Das Angebot sollte klar zwischen Nettopreisen und der darauf entfallenden Mehrwertsteuer unterscheiden. Dies gewährleistet, dass die Preisbewertung auf Nettopreisen erfolgt und der Auftraggeber die haushaltsrelevanten Bruttokosten kennt. Gleichzeitig wird so sichergestellt, dass der Bieter die Vorschriften zur Rechnungslegung einhält und der Auftraggeber vor unvorhergesehenen steuerlichen Risiken geschützt ist.

• Vertragliche Zusicherungen: Der Bieter sollte bestätigen, dass er alle erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen zur Leistungserbringung erfüllt. Dazu gehört etwa, dass er im Besitz notwendiger Gewerbeerlaubnisse ist (beispielsweise einer Bewachungserlaubnis nach § 34a GewO für Sicherheitsdienste), dass er sein Personal ordnungsgemäß anmeldet und entlohnt, und dass er bereit ist, vertraglich vereinbarte Sanktionsmechanismen bei Verstößen zu akzeptieren. Diese Zusicherungen – oft in Form von Eigenerklärungen im Angebot – dienen der Absicherung, dass der Dienst während der Ausführung rechtskonform erbracht wird.

Insgesamt garantiert die Beachtung dieser rechtlichen Anforderungen, dass der Finanzplan nicht isoliert betrachtet wird, sondern Teil eines ganzheitlich regelkonformen Angebots ist. Der Auftraggeber erhält so ein rechtssicheres, prüfbares Konzept, das sowohl vergaberechtliche als auch arbeits- und steuerrechtliche Vorgaben erfüllt.

Der Finanzplan sollte als verpflichtender Bestandteil der Angebotsunterlagen definiert werden. In der Ausschreibung ist klar festzulegen, dass ein Angebot nur mit vollständig ausgefülltem Finanzplan gültig ist. Das Format (z.B. ein vorgegebenes Tabellenformular oder Preisblatt) und der Detaillierungsgrad der Angaben sind in den Vergabeunterlagen zu spezifizieren. Jeder Bieter muss diesen Finanzplan seinem Angebot beilegen; andernfalls gilt das Angebot als unvollständig und kann von der Wertung ausgeschlossen werden.

• Lohn- und Gehaltstabellen: Eine Übersicht, welche Lohn- bzw. Gehaltsgruppen und Beträge der Kalkulation zugrunde liegen. Dies zeigt, welche Vergütungsstufen für verschiedene Funktionen (Empfangskraft, Teamleiter etc.) angesetzt wurden.

• Tarif- oder Mindestlohnbestätigungen: Angabe, welcher Tarifvertrag (mit genauer Bezeichnung und Datum) angewendet wurde, oder zumindest eine Erklärung, dass die Löhne den aktuell gültigen Mindestlohn einhalten. Ein Verweis auf konkrete Tariflohnsätze oder die Mindestlohnverordnung erhöht die Nachvollziehbarkeit.

• Nachweise zu Sozialabgaben: Etwa Kopien von Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen oder der Berufsgenossenschaft, die bestätigen, dass das Unternehmen seine Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abführt. Alternativ kann eine Eigenerklärung dienen – offizielle Bescheinigungen bieten jedoch höhere Glaubwürdigkeit.

• Kalkulationsgrundlagen: Ggf. detaillierte Urkalkulation des Angebots. Der Auftraggeber kann verlangen, dass der Bieter seine Kalkulation offenlegt, z.B. in Form einer Excel-Tabelle mit allen Einzelkosten. Darin könnten u.a. Gemeinkostenpositionen, Kostenansätze für Arbeitsmittel oder Angebote von Subunternehmern aufgeführt sein. Solche Details ermöglichen bei Auffälligkeiten eine tiefgehende Prüfung.

Die Vergabestelle wird den eingereichten Finanzplan sorgfältig auf Vollständigkeit und Stimmigkeit prüfen. Bei Unklarheiten oder Rechenfehlern kann sie – im Rahmen der vergaberechtlichen Zulässigkeit – Aufklärung vom Bieter verlangen. Wichtig ist, dass alle Bieter gleichbehandelt werden: Nachforderungen oder Rückfragen zum Finanzplan müssen für alle Angebote nach denselben Maßstäben erfolgen.

Darüber hinaus kann der Auftraggeber interne oder externe Benchmarks nutzen, um die Angemessenheit der Angebote einzuschätzen. Zum Beispiel lassen sich die angegebenen Stundenverrechnungssätze mit branchenüblichen Werten oder Tariflohnsätzen vergleichen. Auffällig niedrige (oder hohe) Kostenansätze im Finanzplan geben Anlass, Erklärungen einzuholen. Im Extremfall, etwa bei Verdacht auf einen unauskömmlich niedrigen Preis, ist der Auftraggeber gemäß § 60 VgV verpflichtet, eine Preisprüfung durchzuführen und den Bieter zur Erläuterung seiner Kalkulation aufzufordern. Der vorliegende Finanzplan liefert hierfür die nötigen Anhaltspunkte und Dokumente.

Insgesamt bildet die Einreichung und Überprüfung des Finanzplans eine wesentliche Grundlage für die Vergabeentscheidung. Sie schützt den Auftraggeber davor, ein unrealistisches Angebot zu akzeptieren, und stellt sicher, dass der Zuschlag an einen Anbieter geht, der sein Leistungsversprechen finanziell unterlegt hat. Für alle Beteiligten – Auftraggeber wie Bieter – erhöht dieses Vorgehen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Vergabeverfahrens.

Ein vollständiger, aussagekräftiger Finanzplan ist nicht nur eine Formalität, sondern eine Mindestvoraussetzung, damit ein Angebot überhaupt in die Wertung gelangt. Angebote ohne den geforderten Finanzplan oder mit gravierend unvollständigen Angaben sollten von der Vergabestelle ausgeschlossen werden. Dies gewährleistet, dass nur vergleichbare und seriös kalkulierte Angebote konkurrieren.

Bei der eigentlichen Angebotsbewertung kommt dem Preis bzw. der Kostenstruktur naturgemäß großes Gewicht zu. Selbst wenn der Zuschlag ausschließlich nach dem niedrigsten Preis erteilt wird, muss die Vergabestelle prüfen, ob dieser Preis plausibel und auskömmlich ist. Der detaillierte Finanzplan hilft dabei, Dumpingpreise aufzudecken: Sollte ein Angebot deutlich unter den Erwartungen oder Referenzwerten liegen, kann anhand der Kalkulation geprüft werden, wo Kosten eingespart wurden. Beispielsweise würde auffallen, wenn ein Bieter nur extrem niedrige Löhne ansetzt oder bestimmte Kosten (etwa für Verwaltung oder Ausrüstung) gar nicht einkalkuliert hat. In solchen Fällen ist eine Aufklärung vom Bieter einzuholen; bleibt die Erklärung unzureichend, kann das Angebot als nicht zuverlässig ausgeschlossen werden.

Werden neben dem Preis auch Qualitätskriterien als Zuschlagskriterien herangezogen, so fließt der Finanzplan indirekt in die Bewertung der Qualität ein. Etwa kann die Nachvollziehbarkeit der Kalkulation und ihre Ausrichtung am Leistungsumfang Indikatoren dafür liefern, wie ernst ein Bieter die gestellten Anforderungen nimmt. Ein Finanzplan, der z.B. ausreichend Personalstunden für alle Dienstzeiten vorsieht und sämtliche geforderten Leistungen abbildet, zeigt, dass der Bieter den Leistungsumfang verstanden hat – was positiv in die Konzeptbewertung einfließen kann. Umgekehrt würde ein Plan, der offensichtlich zu wenig Personal vorsieht oder Posten auslässt, Zweifel an der Qualität der Leistung begründen. Zwar werden finanzielle Aspekte an sich nicht als Qualitätskriterium gewertet, doch eine schlüssige Kostenplanung spiegelt die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit wider, was bei der Gesamtabwägung berücksichtigt werden darf.

Transparenz und Ehrlichkeit im Finanzplan schaffen außerdem Vertrauen. Ein klar gegliedertes, vollständig offengelegtes Kostenkonzept signalisiert Professionalität und Compliance – der Auftraggeber kann darauf vertrauen, dass keine bösen Überraschungen folgen. Sollte hingegen der Verdacht bestehen, ein Bieter habe im Finanzplan irreführende oder falsche Angaben gemacht (z.B. unwahre Lohnangaben oder bewusst Kosten versteckt), wären harte Konsequenzen angebracht. Bereits im Vergabeverfahren führt dies zum Ausschluss des Angebots. Falls solche Unstimmigkeiten erst nach Zuschlag entdeckt werden, könnten sie je nach Schwere eine Vertragsstrafe, Anpassungsforderungen oder sogar eine Kündigung des Vertrags nach sich ziehen.

Die Vergabestelle sollte im Vorfeld kommunizieren, wie der Preis und der Finanzplan in die Bewertung einfließen. Ein transparentes Wertungsschema stellt sicher, dass alle Bieter wissen, dass nicht nur der Endpreis zählt, sondern auch die Solidität der Kalkulation betrachtet wird. Letztlich erhält den Zuschlag nur ein Angebot, das preislich wettbewerbsfähig und rechnerisch schlüssig sowie rechts- und regelkonform ist.

Die Verantwortung des Auftraggebers endet nicht mit der Zuschlagserteilung – auch während der Vertragsausführung sollte der Finanzplan als Referenz dienen, um die Einhaltung der vereinbarten Konditionen zu überwachen.

• Jährliche Überprüfung: Es empfiehlt sich, mindestens einmal pro Jahr einen Abgleich zwischen geplantem und tatsächlichem Kostenverlauf vorzunehmen. Der Auftraggeber sollte prüfen, ob die erbrachten Leistungen und abgerechneten Beträge mit dem im Angebot kalkulierten Finanzplan übereinstimmen. Abweichungen – etwa deutlich höhere Überstundenkosten oder Einsparungen bei Personal – sollten analysiert und nachvollziehbar sein. Dieses jährliche Controlling hilft, frühzeitig Unregelmäßigkeiten oder Kostenrisiken zu erkennen.

• Aktualisierte Kostenaufstellungen auf Anforderung: Im Vertrag kann festgelegt werden, dass der Dienstleister bei bestimmten Anlässen aktualisierte Kostenaufstellungen vorlegen muss. Beispielsweise sollte der Auftragnehmer bei einer gesetzlichen Mindestlohnerhöhung darlegen, wie sich diese auf seine Personalkosten auswirkt und ob ein vertraglich vereinbarter Preisanpassungsmechanismus greift. Ebenso kann der Auftraggeber bei Tariflohnerhöhungen einen Nachweis verlangen, dass die Löhne des eingesetzten Personals entsprechend angehoben wurden. Diese Transparenz stellt sicher, dass der Dienstleister die Vorteile einer etwaigen Kostenersparnis nicht einbehält oder umgekehrt Mehraufwand nicht ungerechtfertigt an den Auftraggeber weitergibt.

• Vertragliche Audit-Rechte: Es ist sinnvoll, dem Auftraggeber vertraglich Prüfrechte einzuräumen, um die Einhaltung der im Finanzplan zugrunde gelegten Parameter zu überwachen. So könnte vereinbart werden, dass der Auftraggeber berechtigt ist, in regelmäßigen Abständen oder bei Verdacht auf Abweichungen Einblick in abrechnungsrelevante Unterlagen zu nehmen. Dazu zählen z.B. anonymisierte Lohnabrechnungen der eingesetzten Mitarbeiter oder Zeitnachweise über die tatsächlich geleisteten Stunden. Auch Vor-Ort-Kontrollen (etwa unangekündigte Besuche am Empfang, um die Präsenz des vereinbarten Personals zu verifizieren) können vorgesehen werden. Solche Audits sollten im Rahmen des Zumutbaren und unter Wahrung von Datenschutz und Betriebsgeheimnissen erfolgen, dienen aber dem gemeinsamen Interesse an Vertragstreue.

• Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen: Falls bei der laufenden Überwachung Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, muss der Auftraggeber wirksame Korrekturmaßnahmen ergreifen können. Beispiele: Sollte der Dienstleister weniger Personal einsetzen als vertraglich vereinbart (um Kosten zu sparen), ist er aufzufordern, umgehend die volle Personalkapazität bereitzustellen und ggf. Vertragsstrafen zu zahlen. Wenn sich herausstellt, dass Mitarbeiter nicht den im Finanzplan angegebenen Lohn erhalten (also unterbezahlt werden), muss der Auftragnehmer Nachzahlungen leisten, da dies sowohl ein Vertrags- als auch ein Gesetzesverstoß wäre. Werden unberechtigte Zusatzkosten in Rechnung gestellt, sind diese zurückzuweisen und es ist klarzustellen, dass nur die vereinbarten Preise gelten.

Im Vertrag sollten für solche Fälle Eskalationsstufen festgelegt sein – von schriftlichen Abmahnungen über Nachbesserungsaufforderungen bis hin zu Kündigungsrechten des Auftraggebers bei schwerwiegenden Verstößen. Diese Sanktionsmöglichkeiten untermauern die Verbindlichkeit des Finanzplans: Der Dienstleister weiß, dass Abweichungen Konsequenzen haben.

Durch eine aktive, kontinuierliche Überwachung stellt der Auftraggeber sicher, dass der Dienstleister den Auftrag wie angeboten erfüllt. Die Kosten bleiben im Rahmen des Angebots, Qualität und Umfang der Leistung entsprechen den Vereinbarungen. Damit werden die Ziele des Finanzplans – Transparenz, Vergleichbarkeit und verlässliche Kostenkontrolle – auch in der Praxis der Vertragsdurchführung erreicht.