Paket- und Postbearbeitung

Zweck: Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller eingehenden Sendungen durch lückenlose Dokumentation sicherstellen, unter Wahrung des Datenschutzes gemäß DSGVO.

• Paketregister: Jede eingehende Sendung ist sofort bei Empfang in einem zentralen Paketregister (elektronisches Tracking-System oder Eingangslogbuch) zu erfassen. Dadurch entsteht eine lückenlose Historie aller Lieferungen, die jederzeit nachvollzogen werden kann.

• Aufzuzeichnende Details: Jeder Eintrag im Register soll alle wesentlichen Informationen zur Lieferung enthalten – Datum und Uhrzeit des Eingangs, Absender (soweit bekannt), Name und Abteilung des vorgesehenen Empfängers, genutzter Kurier- oder Postdienst sowie die Initialen oder Kennung des Mitarbeiters, der die Sendung angenommen hat. Falls relevant, können zusätzliche Hinweise wie z. B. „Vorsicht zerbrechlich“ oder „Hohe Priorität“ vermerkt werden.

• Datenschutz (DSGVO): Das Dokumentationssystem muss den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) an den Umgang mit personenbezogenen Daten genügen. Es dürfen nur unbedingt erforderliche persönliche Angaben erfasst und diese müssen sicher aufbewahrt werden. Wo möglich, sollen z. B. Mitarbeiter-IDs oder Abteilungsbezeichnungen anstelle vollständiger Personendaten verwendet werden. Der Zugriff auf das Paketregister ist auf befugtes Personal zu beschränken. Einträge dürfen keine sensiblen personenbezogenen Informationen über das für die Zustellung Notwendige hinaus enthalten. Zudem sind Aufzeichnungen gemäß festgelegten Aufbewahrungsfristen zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.

Zweck: Risiken durch verdächtige oder beschädigte Sendungen minimieren, indem bereits vor der endgültigen Annahme eine Sichtprüfung erfolgt.

• Visuelle Kontrolle: Empfangsmitarbeiter müssen jedes Paket und jeden Briefumschlag vor dem Quittieren des Empfangs visuell prüfen. Sie sollen auf Anzeichen von Beschädigung, Manipulation oder Auffälligkeiten achten (z. B. übermäßig viel Klebeband, undichte Stellen oder Flüssigkeitsaustritt, ungewöhnliche Gerüche, kein Absender). Erst wenn die Sendung unauffällig erscheint, wird sie offiziell angenommen.

• Umgang mit Verdachtsobjekten: Erweckt eine Sendung Verdacht oder weist sie sichtbare Beschädigungen auf, darf sie nicht in den normalen Umlauf gelangen. Das betroffene Objekt ist sofort räumlich zu isolieren (in einem dafür vorgesehenen Sicherheitsbehälter oder -raum) und umgehend dem Sicherheitsdienst bzw. dem zuständigen Sicherheitsbeauftragten zu melden. Es sind strikt die Sicherheitsprotokolle für den Umgang mit verdächtigen Postsendungen einzuhalten – dazu kann je nach Situation auch gehören, externe Behörden (z. B. Polizei oder Kampfmittelräumdienst) einzuschalten. Keinesfalls dürfen Mitarbeiter selbst ein verdächtiges Paket öffnen oder genauer untersuchen.

• Schulung des Personals: Sämtliche Mitarbeiter, die mit der Postbearbeitung betraut sind, müssen darin geschult sein, verdächtige Sendungen zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Die Schulung sollte typische Anzeichen gefährlicher Post (z. B. hervorschauende Drähte, unbekannter Absender, merkwürdige Flecken/Pulver, ungewöhnliches Gewicht oder Form) abdecken und die Schritte vermitteln, die im Ernstfall einzuleiten sind (Isolierung, Bereich räumen, Meldung an Behörden etc.). Regelmäßige Auffrischungen dieser Schulungen sorgen dafür, dass das Personal wachsam bleibt und über aktuelle Sicherheitshinweise informiert ist.

Zweck: Eine zügige Abholung der Sendungen sicherstellen und Rückstaus vermeiden, indem Empfänger über eingegangene Pakete/Post unverzüglich informiert werden.

• Sofortige Benachrichtigung: Sobald eine Sendung erfasst wurde, hat die Empfangsstelle den vorgesehenen Empfänger umgehend zu benachrichtigen. Dies kann beispielsweise automatisiert per E-Mail, telefonisch oder über ein internes Benachrichtigungssystem erfolgen. Eine schnelle Info sorgt dafür, dass Empfänger ihre Sendungen zeitnah abholen, was die Lagerdauer minimiert.

• Inhalt der Benachrichtigung: Die Mitteilung an den Empfänger muss den Abholort (z. B. Rezeption oder Poststelle) und ggf. erforderliche Identifikationsnachweise nennen sowie eine Frist für die Abholung empfehlen. Zum Beispiel könnte die Nachricht lauten: „Sie haben ein Paket am Empfang erhalten. Bitte holen Sie es bis heute 17 Uhr mit Ihrem Mitarbeiterausweis ab.“ Durch die Angabe einer Abholfrist (etwa bis zum Ende des Tages oder innerhalb von 24 Stunden) wird vermieden, dass sich Pakete ansammeln.

• Kontrollierte Ausgabe: Sendungen werden nur an den vorgesehenen Empfänger oder eine von ihm schriftlich oder elektronisch autorisierte Vertretung ausgehändigt. Falls der Empfänger eine andere Person schickt (oder ein externer Kurier eine Abholung vornehmen soll), muss diese Person eine entsprechende Vollmacht und einen Ausweis vorlegen. Das Empfangspersonal muss die Berechtigung sorgfältig prüfen (z. B. durch Vorlage einer vom Empfänger unterzeichneten Abholgenehmigung oder einer E-Mail des Empfängers). Dadurch wird sichergestellt, dass Pakete nicht in falsche Hände geraten oder unberechtigten Personen ausgehändigt werden.

Zweck: Ansammlung von Lieferungen im Empfangsbereich verhindern und Risiken von Diebstahl oder Verlust verringern, indem klare Vorgaben zur nur kurzzeitigen Aufbewahrung gemacht werden.

• Keine Langzeitaufbewahrung: Der Empfangs- bzw. Eingangsbereich ist kein Lager. Keine eingegangene Sendung sollte dort über längere Zeit verbleiben. Idealerweise werden alle Pakete und Postsendungen noch am selben Arbeitstag vom Empfänger abgeholt. Es darf nicht zugelassen werden, dass sich im Laufe mehrerer Tage Pakete auftürmen – dies würde sowohl ein Sicherheitsrisiko darstellen als auch die Übersichtlichkeit beeinträchtigen.

• Richtlinie zur taggleichen Abholung: Es ist eine Regelung umzusetzen, wonach Mitarbeiter oder Abteilungen ihre eingehenden Sendungen grundsätzlich am Tag der Zustellung abholen müssen. Wird eine Sendung sehr spät am Tag zugestellt oder ist der Empfänger vorübergehend abwesend (z. B. wegen Urlaubs oder Dienstreise), kann es standortbezogene Ausnahmeregelungen geben – etwa Abholung am nächsten Werktag oder eine offiziell genehmigte vorübergehende Lagerung. Für nicht fristgerecht abgeholte Sendungen sollte ein Eskalationsprozess vorgesehen sein (z. B. erneute Benachrichtigung, Information des Vorgesetzten oder der Standortleitung).

• Sichere Zwischenlagerung: Bis zur Abholung am Zustelltag müssen alle Pakete und Post in einem gesicherten, nur begrenzt zugänglichen Bereich aufbewahrt werden. Dies kann ein verschließbarer Schrank im Empfang, ein dedizierter Postraum oder ein anderer sicherer Aufbewahrungsort sein. Der Lagerbereich ist vor unbefugtem Zugriff sowie vor Witterungseinflüssen oder Beschädigung zu schützen. Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen Zugang zu diesem Bereich haben (z. B. Schlüssel oder Code). Durch eine solche sichere Zwischenlagerung wird sichergestellt, dass die Sendungen bis zur Übergabe an den Empfänger weder entwendet noch manipuliert werden können.

Zweck: Sicherstellen, dass alle Prozesse der Paket- und Postbearbeitung im Einklang mit geltenden Gesetzen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien stehen – insbesondere hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz.

• Post- und Kurier-Vorschriften: Der Umgang mit eingehender und ausgehender Post muss mit den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und den Vorgaben der jeweiligen Post- bzw. Kurierdienste übereinstimmen. Empfangsmitarbeiter sollten die relevanten Regeln kennen und befolgen – etwa bei der Annahme von Einschreiben (die ggf. nur persönlich an den Adressaten übergeben werden dürfen) oder bei der Dokumentation von Wert- oder Gefahrgutsendungen. Kommt Post an, die nicht für die Organisation bestimmt ist (z. B. falsch adressiert), so ist nach rechtlichen Vorgaben zu verfahren (meist Rücksendung an den Absender oder Benachrichtigung des Zustellers).

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Bei der Dokumentation von Lieferungen und der Benachrichtigung von Empfängern sind die Datenschutzrichtlinien gemäß DSGVO strikt einzuhalten. Personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden – nämlich der Zustellungsbenachrichtigung und dem Liefernachweis. Alle Aufzeichnungen mit Namen, Kontaktdaten oder anderen persönlichen Informationen der Empfänger sind vertraulich zu behandeln. Nutzt der Dienstleister ein elektronisches Nachverfolgungssystem, muss dieses ausreichend geschützt sein (z. B. durch Passwörter, Zugriffsrechte, Verschlüsselung). Sollte es zu einem Datenschutzvorfall (z. B. unbefugter Zugriff auf das Lieferregister oder Verlust eines Logbuchs) kommen, ist dieser gemäß den DSGVO-Vorgaben zu melden und aufzuarbeiten.

• Standortspezifische Sicherheitsrichtlinien: Die Paket- und Postbearbeitung ist in das Gesamtsicherheitskonzept der Einrichtung zu integrieren. Gibt es standortbezogene Protokolle für den Umgang mit verdächtigen Gegenständen, so müssen diese Bestandteil der Arbeitsanweisungen sein (z. B. Alarmierung eines bestimmten Sicherheitsverantwortlichen, Evakuierungsregeln bei gefährlichen Sendungen). Zudem sind Vorgaben zum vertraulichen Umgang mit internen Dokumenten zu berücksichtigen – falls etwa bestimmte Briefe oder Pakete sensible Unternehmensinformationen enthalten, kann es Richtlinien geben, wer diese öffnen oder weiterverarbeiten darf. Die Einhaltung all dieser einschlägigen Vorschriften stellt sicher, dass die Poststelle nicht isoliert, sondern im Einklang mit allen gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen arbeitet.

Zweck: Standardisieren, welche Unterlagen Bieter im Ausschreibungsprozess vorlegen müssen, und darlegen, wie der Auftraggeber die Einhaltung der Paket- und Postprozesse während der Vertragslaufzeit überprüft.

• Einreichung eines Prozesshandbuchs: Im Rahmen des Angebots hat jeder Bieter ein detailliertes Verfahrenshandbuch für die Paket- und Postbearbeitung vorzulegen. In diesem Dokument sind sämtliche vorgesehenen Abläufe für die oben genannten Aspekte (Annahme, Registrierung, Prüfung, Benachrichtigung, Lagerung usw.) darzustellen. Das Handbuch sollte – wo nötig – auf die Gegebenheiten des jeweiligen Standorts eingehen und aufzeigen, wie der Dienstleister die allgemeinen Richtlinien an die spezifische Situation anpasst. Dieses Dokument dient als Nachweis dafür, dass der Bieter ein durchdachtes Konzept hat, um den Umgang mit Paketen und Post sicher und effizient zu gestalten, entsprechend den Vorgaben dieses Leitfadens.

• Schulungsnachweise: Bieter sollen belegen, dass ihr Personal in den relevanten Prozessen geschult ist bzw. bis zum Einsatz geschult wird. Dies kann durch Vorlage von Schulungsplänen, Zertifikaten oder Beschreibungen der Trainingsinhalte geschehen. Wichtige Schulungsthemen sind unter anderem: Nutzung des Paketregisters/Tracking-Systems, datenschutzkonformes Arbeiten (DSGVO) bei der Postdokumentation sowie Erkennen und Handhaben verdächtiger Sendungen. Der Auftraggeber erwartet, dass der Dienstleister regelmäßige Schulungen und Auffrischungen für das eingesetzte Personal vorsieht, um die Qualität der Leistung sicherzustellen.

• Audit- und Prüfrechte: Im Vertrag wird festgehalten, dass der Auftraggeber das Recht hat, die Einhaltung der vereinbarten Paket- und Postprozesse zu überprüfen. Dies umfasst z. B. das Recht, während einer Testphase oder jederzeit im laufenden Betrieb Einsicht in das Paketregister zu nehmen, den Empfangs-/Lagerbereich zu inspizieren und die Prozessabläufe stichprobenartig nachzuvollziehen. Bieter müssen diese Prüfungsrechte anerkennen und sicherstellen, dass sie im Falle eines Zuschlags bei solchen Audits kooperieren. Sollten dabei Abweichungen oder Mängel festgestellt werden, sind entsprechende Korrekturmaßnahmen gemäß den Vertragsbedingungen umzusetzen; schwerwiegende Verstöße können zu Vertragsstrafen oder Kündigungsrechten führen.

Zweck: Die Maßnahmen zum Umgang mit Paketen und Post transparent in die Angebotsbewertung einfließen lassen, um sicherzustellen, dass Bieter nicht nur Mindestanforderungen erfüllen, sondern auch für effiziente und innovative Lösungen belohnt werden.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Bestimmte grundlegende Verfahren der Paket- und Postbearbeitung sind als Mindestanforderung festgelegt. Dazu zählt beispielsweise das Vorhandensein eines Paket-Registers sowie eine Richtlinie zur Abholung am Zustelltag. Bieter, die diese Grundlagen in ihrem Konzept nicht nachweisen können, scheiden aus dem Verfahren aus (Nicht-Erfüllung von Muss-Kriterien). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur Angebote in die engere Wahl kommen, die ein grundlegendes Sicherheits- und Effizienzniveau einhalten.

• Bewertete (gewichtete) Kriterien: Über die Mindestanforderungen hinaus werden qualitative Unterschiede in den Angeboten mittels gewichteter Kriterien bewertet. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei der Einsatz moderner Lösungen – so erhalten Bieter, die ein digitales System zur Sendungsverfolgung (z. B. elektronisches Erfassen mittels Barcode-Scanning und Software für Pakettracking mit Quittierungsfunktion) anbieten, eine höhere Punktzahl im technischen Bewertungsschema. Solche Systeme erhöhen nachweislich die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Postbearbeitung. Die Ausschreibungsunterlagen legen fest, mit welcher Gewichtung derartige Qualitätsmerkmale in die Wertung einfließen.

• Bonus-Punkte für Mehrwert: Zusätzliche Leistungsmerkmale, die über das Geforderte hinausgehen und einen besonderen Mehrwert bieten, können mit Bonus-Punkten honoriert werden. So könnten Bieter, die ein erweitertes Benachrichtigungssystem vorschlagen – etwa automatisierte SMS-/E-Mail-Benachrichtigungen an Empfänger mit Live-Tracking-Links oder Empfangsbestätigungs-Option – positiv zusätzlich bewertet werden. Ebenso denkbar sind Bonuspunkte für innovative Sicherheitsmaßnahmen (z. B. vorausschauende Gefahrenerkennung mittels KI) oder besonders umweltfreundliche Postlösungen. Durch solche Bewertungsreserven werden Bieter motiviert, kreative und optimierte Ansätze für die Paket- und Postbearbeitung zu präsentieren, von denen der Auftraggeber im späteren Betrieb profitieren kann.

Zweck: Dafür sorgen, dass nach Vertragsvergabe und während der laufenden Dienstleistung die Prozesse der Paket- und Postbearbeitung dauerhaft gemäß den Vorgaben eingehalten werden und dass das Verfahren bei neuen Herausforderungen oder Regelungen entsprechend angepasst werden kann.

• Regelmäßige Audits: Der Dienstleister muss interne regelmäßige Überprüfungen seiner Paket- und Postprozesse durchführen (z. B. monatliche Selbstkontrollen) und die Ergebnisse mit dem Facility Management oder Auftraggeber teilen. Unabhängig davon wird der Auftraggeber in definierten Abständen (etwa vierteljährlich oder halbjährlich) formelle Audits des Paketregisters und der Abläufe vor Ort vornehmen. Dabei wird geprüft, ob alle Lieferungen ordnungsgemäß erfasst werden, die Abholzeiten im Soll-Bereich liegen und ob der Lagerbereich ordnungsgemäß verwaltet ist (keine Überlagerung von alten Sendungen, Einhaltung der Sicherheitsstandards etc.). Die Ergebnisse solcher Audits sind zu dokumentieren, und festgestellte Abweichungen sind unverzüglich zu beheben.

• Stichprobenkontrollen: Zur Aufrechterhaltung eines hohen Standards an Wachsamkeit können Vertreter des Facility Managements oder der Sicherheitsabteilung unangekündigte Stichproben durchführen. Dabei wird beispielsweise stichprobenartig geprüft, ob einzelne Einträge im Lieferregister mit den tatsächlich vorgefundenen Sendungen im Lager übereinstimmen, oder ob Benachrichtigungen rasch genug versendet wurden. Auch die Beobachtung der Annahme- und Ausgabevorgänge in Echtzeit kann Teil solcher Kontrollen sein. Die Möglichkeit solcher unangekündigten Überprüfungen wirkt disziplinierend und stellt sicher, dass die festgelegten Prozesse kontinuierlich eingehalten werden und nicht nur zu angekündigten Prüfungen.

• Kontinuierliche Verbesserung: Der Dienstleister ist vertraglich verpflichtet, seine Verfahren zur Paket- und Postbearbeitung laufend weiterzuentwickeln und an neue Gegebenheiten anzupassen. Dies umfasst die Umsetzung von Änderungen gesetzlicher Vorgaben (z. B. Anpassungen an neue Datenschutzbestimmungen oder Arbeitsschutzrichtlinien) ebenso wie die Reaktion auf neue Sicherheitsbedrohungen oder auf Erfahrungen aus Zwischenfällen. Wenn z. B. aktualisierte branchenspezifische Sicherheitshinweise veröffentlicht werden oder sich im Nachgang einer aufgetretenen Unregelmäßigkeit Verbesserungsbedarf zeigt, muss der Prozess dementsprechend überarbeitet werden. Über derartige Änderungen ist der Auftraggeber zu informieren, und das Personal ist bezüglich neuer Abläufe oder Regeln unverzüglich zu schulen. Durch diese dynamische Anpassung bleibt die Paket- und Postverwaltung während der gesamten Vertragslaufzeit effektiv, rechtskonform und auf dem neuesten Stand der Best Practices.