Besondere Anweisungen

Zweck: Nahtlose Verzahnung der Empfangs- und Sicherheitsfunktionen am Eingang sicherstellen.

Empfangspersonal mit Sicherheitsaufgaben muss in enger Zusammenarbeit mit dem vor Ort zuständigen Sicherheitspersonal (z.B. Wachleuten oder Sicherheitsdiensten) agieren. Der Empfangsbereich dient oft als erste Kontrollstelle; entsprechend müssen die dortigen Mitarbeiter ihre Handlungen mit dem Sicherheitsdienst abstimmen, um Sicherheitslücken zu vermeiden.

• Aufgabenteilung: Empfangsmitarbeiter und Sicherheitskräfte sollten eindeutig definierte, einander ergänzende Aufgaben haben. Beispielsweise kann das Empfangspersonal die erste Ausweiskontrolle vornehmen und Besucherausweise ausstellen, während Sicherheitsmitarbeiter Taschenkontrollen durchführen oder Fahrzeuge am Lieferanteneingang prüfen. Beide gemeinsam können eingehende Lieferungen oder Pakete inspizieren. Wenn ein Besucher oder Handwerker erscheint, überprüft der Empfang zunächst Anmeldung und Ausweis und informiert dann gegebenenfalls den Sicherheitsdienst, der den Besucher weiter begleitet.

• Einheitliches Verweigern des Zutritts: Sollten Besucher keine gültige Berechtigung vorweisen können oder die Identitätsprüfung nicht bestehen, muss der Empfang in der Lage sein, den Zutritt zu verwehren – selbstverständlich gemäß den Sicherheitsrichtlinien des Objekts. Diese Maßnahme wird idealerweise durch Sicherheitspersonal unterstützt. Beispielsweise kann ein Sicherheitsmitarbeiter in der Nähe bereitstehen, um die Zutrittsverweigerung bei Bedarf durchzusetzen oder zu bekräftigen. So steht der Empfang nicht allein in einer potentiell heiklen Situation, und die Entscheidung wird als gemeinschaftliche, durch das Hausrecht gedeckte Maßnahme präsentiert.

• Kommunikation und Eskalation: Zwischen Empfangspersonal und Sicherheitsdienst muss eine direkte Kommunikationslinie bestehen (etwa per Funkgerät, Telefon oder Alarmknopf). Verdachtsfälle oder sicherheitsrelevante Beobachtungen am Empfang (z.B. eine Person mit verbotenen Gegenständen, ein offensichtlich gefälschter Ausweis oder aggressive Verhaltensweisen) sind umgehend nach gemeinsam festgelegten Eskalationsprozeduren zu melden. Konkret bedeutet dies: Zeigt ein Besucher Anzeichen von Unregelmäßigkeiten oder Bedrohung, informiert der Empfang diskret den Sicherheitsverantwortlichen oder -leiter und verzögert ggf. das Voranschreiten des Besuchers, bis Unterstützung eintrifft. Klare Eskalationsrichtlinien – wen genau anrufen, welche Codewörter oder Alarmsignale zu verwenden sind, wie sich das Personal dabei verhalten soll – müssen Teil der Ausbildung und schriftlichen Anweisungen sein.

Eine nahtlose Integration zeigt sich in der Praxis dadurch, dass Besucher einen geordneten, professionellen Anmeldeprozess erleben, während potenziell unerlaubte oder gefährliche Personen effektiv herausgefiltert werden. Empfangs- und Sicherheitsmitarbeiter treten als einheitliches Team auf: Das Empfangspersonal verkörpert die höfliche Gastfreundschaft, gestützt durch die Umsicht und Eingreifbereitschaft des Sicherheitsteams. Regelmäßige gemeinsame Besprechungen und der tägliche informelle Austausch sichern diese Teamarbeit und stellen sicher, dass sowohl Service- als auch Sicherheitsziele am Eingangsbereich erreicht werden.

Zweck: Empfangspersonal stets auf dem aktuellen Stand sich verändernder Sicherheitsanforderungen halten.

Empfangsmitarbeiter mit Sicherheitsaufgaben müssen in alle relevanten Sicherheitsunterweisungen und Briefings am Objekt einbezogen werden. Das bedeutet, sie nehmen verpflichtend an regelmäßigen Sicherheitsbesprechungen teil, die vom Objektmanagement oder der Sicherheitsabteilung durchgeführt werden. Durch diese Teilnahme bleibt das Empfangspersonal über Änderungen oder neue Entwicklungen informiert, die ihre Aufgaben betreffen.

• Verfahrensänderungen: Aktualisierungen von Sicherheitsprotokollen oder Abläufen am Empfang (z.B. Einführung eines neuen Besuchererfassungssystems, geänderte Abläufe für Schließdienste, Anpassungen beim Zutritt zu bestimmten Bereichen) werden erklärt, damit das Personal sie unmittelbar umsetzen kann.

• Notfallpläne: Auffrischung der Kenntnisse zu Notfall- und Alarmierungsplänen, etwa Evakuierungswegen bei Feueralarm, Vorgehensweisen bei Amok- oder Bedrohungslagen, Erste-Hilfe-Maßnahmen oder Verhalten bei medizinischen Notfällen. Das Empfangspersonal muss genau wissen, welche Rolle es im Ernstfall spielt – zum Beispiel das Alarmieren der Rettungskräfte, das Bereitstellen der Besucherliste für die Evakuierungszählung oder das selber unverzügliche Verlassen des Gefahrenbereichs, sobald die Pflicht getan ist.

• Aktuelle Gefährdungslage: Informationen über Änderungen des allgemeinen oder objektspezifischen Sicherheitslage (z.B. erhöhte Terrorwarnstufe, kürzlich vorgefallene Diebstähle in der Umgebung, oder besondere Risiken bei bestimmten Veranstaltungen im Gebäude). Dadurch bleiben Empfangs- und Sicherheitskräfte wachsam und können bei Bedarf zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen ergreifen (z.B. verstärkte Ausweiskontrolle in Zeiten erhöhter Gefährdung).

Die Teilnahme an diesen Sicherheitsbriefings ist verbindlich und zu dokumentieren. Der Dienstleister hat nachzuweisen (etwa durch unterschriebene Teilnehmerlisten, Schulungszertifikate oder Protokolle), dass jeder Empfangsmitarbeiter an den Unterweisungen teilgenommen und die vermittelten Änderungen verstanden hat. Diese Nachweise kann der Auftraggeber einsehen, um die Compliance zu überprüfen. Durch die aktive Mitwirkung an fortlaufenden Sicherheits-Schulungen bleibt das Empfangspersonal stets gut vorbereitet und sensibilisiert für aktuelle Risiken. So kann es seine Begrüßungsfunktion mit einer effektiven Sicherheitswahrnehmung verbinden, die stets dem neuesten Stand entspricht.

Zweck: Sicherstellen, dass die Wahrnehmung von Sicherheitsaufgaben durch Empfangspersonal vollständig im Einklang mit geltendem Recht und internen Vorgaben erfolgt.

Empfangsmitarbeiter mit Sicherheitsfunktionen müssen alle einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen, die an Sicherheitspersonal gestellt werden.

• Vorschriften für das Bewachungsgewerbe: Einhaltung der Bestimmungen des § 34a Gewerbeordnung (GewO) sowie der zugehörigen Verordnungen für das Bewachungsgewerbe (wie der Bewachungsverordnung). Personal, das Bewachungs- oder Zugangskontrollaufgaben übernimmt, muss über die erforderliche Qualifikation verfügen – in der Regel den Nachweis der Unterrichtung oder Sachkundeprüfung gemäß § 34a GewO. Der Dienstleister ist dafür verantwortlich, dass alle eingesetzten Empfangskräfte mit Sicherheitsaufgaben mindestens diese gesetzlich vorgeschriebene Sachkunde besitzen und bei Bedarf behördlich angemeldet sind. Sämtliche Erlaubnisse, Zertifikate oder Prüfungsnachweise sind aktuell zu halten und auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen. So wird sichergestellt, dass das Empfangspersonal befähigt ist, die Sicherheitsdienste rechtskonform auszuüben.

• Datenschutz (DSGVO): Da das Empfangspersonal personenbezogene Daten verarbeitet – etwa durch Führen von Besucherlisten, Einscannen von Ausweisen oder Kameraüberwachung des Eingangsbereichs – muss es die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie nationale Datenschutzgesetze strikt einhalten. In der Praxis bedeutet dies: Alle erfassten Besucherdaten dürfen nur zu legitimen Zwecken (Sicherheits- und Empfangsabwicklung) verwendet und müssen sicher aufbewahrt werden. Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten. Beispielsweise sind Besucherlogs unter Verschluss zu halten oder elektronisch zu sichern; Monitoranzeigen mit Personendaten sollten vom Publikumsverkehr abgeschirmt sein. Zudem dürfen solche Daten nicht länger als nötig gespeichert werden – häufig schreiben Datenschutzrichtlinien vor, Besucherregister nach einer bestimmten Frist zu löschen oder zu anonymisieren. Das Personal ist zur Verschwiegenheit verpflichtet: Informationen über Besucher oder interne Vorgänge, die am Empfang bekannt werden, dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Im Falle eines Datenverlusts oder -verstoßes (z.B. Verlust eines Besucherformulars oder unbefugter Zugriff auf persönliche Angaben) ist unverzüglich der Datenschutzverantwortliche zu informieren. Der Dienstleister sollte sicherstellen, dass alle Empfangsmitarbeiter in Datenschutzbelangen geschult sind und die einschlägigen Richtlinien (einschließlich eventueller vom Auftraggeber bereitgestellter Datenschutzanweisungen) kennen.

• Arbeits- und Brandschutz: Die Kombination von Empfangs- und Sicherheitsdiensten darf nicht zu Verstößen gegen Arbeits- oder Brandschutzvorschriften führen. Arbeitsschutz: Die Mitarbeiter dürfen durch die Doppelfunktion nicht überlastet werden – gesetzliche Regelungen zu Arbeitszeit, Pausen und ergonomischem Arbeitsplatz sind einzuhalten, damit Konzentration und Aufmerksamkeit nicht leiden. Der Arbeitsplatz Empfang muss z.B. so gestaltet sein, dass Monitorüberwachung, Kommunikationsmittel und ggf. Sicherheitstechnik (Alarmknöpfe, Scanner) ergonomisch und sicher bedient werden können. Brandschutz: Empfangspersonal mit Sicherheitsaufgaben muss die Brandschutzordnung des Hauses kennen. Sie sollten wissen, wo Feuerlöscher, Brandmelder und Erste-Hilfe-Einrichtungen sind und was im Alarmfall zu tun ist. Ihre Rolle im Evakuierungsfall (z.B. Räumung des Empfangs, Mitnahme des G\u00e4steregisters zur Sammelstelle, Unterweisung der Besucher über Fluchtwege) ist ihnen vorab klar mitzuteilen und in Übungen einzuüben. Wichtig ist auch, dass die Erfüllung der Sicherheitsaufgaben nicht dazu führt, dass z.B. Notausgänge blockiert oder Rettungswege am Empfang zugestellt werden. Die Hausordnung und das Hausrecht müssen in Übereinstimmung mit den Gesetzen umgesetzt werden: Empfangsmitarbeiter dürfen Hausverbote aussprechen oder Platzverweise erteilen, bewegen sich dabei aber im Rahmen des vom Auftraggeber übertragenen Hausrechts und ohne polizeiliche Sonderbefugnisse. Jeglicher Einsatz von Zwang oder Hilfsmitteln (etwa Pfefferspray, Handschellen) ist – falls überhaupt vorgesehen – nur im rechtlich zulässigen Rahmen und meist nur durch ausdrücklich dafür qualifiziertes Sicherheitspersonal erlaubt.

Die Einhaltung dieses rechtlichen Rahmens schützt sowohl das Personal als auch den Auftraggeber vor Rechtsverstößen. Es empfiehlt sich, dass der Auftragnehmer regelmäßig überprüft, ob alle relevanten Nachweise und Schulungen aktuell sind, und dass der Auftraggeber im Rahmen seines Qualitätsmanagements stichprobenartig die Rechtskonformität der Dienstleistung (z.B. durch Auditierung von Qualifikationen oder Überprüfung der Datenschutzpraxis am Empfang) kontrolliert.

Zweck: Einheitliche Anforderungen festlegen, wie Bieter im Vergabeverfahren die Einhaltung der Doppelrolle Service/Sicherheit darlegen, und wie diese während der Vertragsdurchführung überprüfbar bleibt.

Bieter von Empfangs- und Sicherheitsdienstleistungen sollten bereits in ihren Angeboten klar aufzeigen, wie ihr Empfangspersonal die beschriebenen Sicherheitsfunktionen erfüllt.

• Konzept/Dienstanweisung für Empfang mit Sicherheitsfunktion: Jeder Bieter muss seiner Angebotsunterlage ein firmeneigenes Konzept oder eine Richtlinie beilegen, die das „Empfangspersonal mit Sicherheitsaufgaben“ betrifft (z.B. ein Auszug aus dem Qualitätsmanagement-Handbuch oder eine spezielle Dienstanweisung für den Empfangsdienst mit Sicherheitsfunktionen). Darin sollte beschrieben sein, wie das Unternehmen sicherstellt, dass Empfangsmitarbeiter die Sicherheitsanforderungen erfüllen. Inhalte könnten sein: Rekrutierungskriterien und Zuverlässigkeitsüberprüfungen für Empfangspersonal, Einarbeitungs- und Schulungsprogramme im Bereich Sicherheit, klare Verfahrensanweisungen für typische Empfangs-/Sicherheits-Situationen (Zutrittskontrolle, Besuchermanagement, Alarmierung im Notfall), sowie interne Kontrollmechanismen des Bieters (wie wird die Einhaltung der Anweisungen durch das Personal überwacht, z.B. durch Objektleiter oder Qualitätsbeauftragte).

• Mitarbeiterqualifikationen und -schulungen: Das Angebot soll Nachweise über die Qualifikation und Ausbildung des vorgesehenen Personals enthalten. Dazu zählen Kopien von Zertifikaten (etwa Sachkundenachweis nach §34a GewO, falls erforderlich), Bescheinigungen über absolvierte Schulungen (z.B. Deeskalationstraining, Erste Hilfe, Brandschutzhelfer-Lehrgang) und ggf. Referenzen zu bisherigem Einsatz des Personals in vergleichbarer Funktion. Auch die geplanten Weiterbildungsmaßnahmen während der Vertragslaufzeit sind darzustellen – zum Beispiel jährliche Sicherheitsunterweisungen, Teilnahmen an Notfallübungen, oder fortlaufende Sprach- und Service-Schulungen, falls relevant. Diese Dokumentation beweist dem Auftraggeber, dass der Bieter bereits qualifiziertes Personal zur Verfügung hat bzw. dieses vor Einsatz entsprechend ausbildet.

• Zustimmung zu Audits und Tests: Der Bieter soll sich im Angebot ausdrücklich damit einverstanden erklären, dass der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit Kontrollen und Simulationen zur Überprüfung der Dienstleistung durchführen darf. Dies kann vertraglich in Form eines Auditrechts oder durch vereinbarte Leistungstests festgehalten werden. Beispielsweise könnte der Auftraggeber unangekündigte Besuche am Empfang durchführen, um die Dienstleistung zu evaluieren, oder er könnte Testpersonen schicken, die sich unberechtigt Zutritt verschaffen wollen, um die Reaktion des Empfangspersonals zu prüfen (Stichprobe auf „Security Awareness“). Ebenso kann die Teilnahme an vom Auftraggeber initiierten Notfallübungen verlangt werden. Ein Bieter, der in seinem Angebot auf solche Punkte proaktiv eingeht – etwa indem er erläutert, dass er selbst regelmäßige interne Kontrollen (z.B. Mystery-Visitor-Tests) vornimmt – zeigt, dass er die Bedeutung der ständigen Qualitätssicherung erkannt hat.

Durch diese Anforderungen an die Angebotsunterlagen erhält der Auftraggeber klare Kriterien, um die Eignung der Bieter im Hinblick auf den Empfangs- und Sicherheitsdienst beurteilen zu können. Gleichzeitig werden schon vor Vertragsbeginn verbindliche Grundlagen dafür gelegt, wie die Einhaltung der speziellen Empfangs-Sicherheits-Anweisungen später im laufenden Betrieb nachgewiesen und kontrolliert werden kann.

Zweck: Die Integration der Empfangs- und Sicherheitsrolle in die Vergabebewertung einfließen lassen, um sicherzustellen, dass Qualität in diesem Bereich die Zuschlagsentscheidung maßgeblich beeinflusst.

Der Auftraggeber sollte klar definieren, wie das Konzept des Bieters zur Handhabung der Empfangsmitarbeiter mit Sicherheitsaufgaben in die Angebotsbewertung einbezogen wird.

• Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien): Bestimmte Aspekte müssen zwingend erfüllt sein, damit ein Angebot überhaupt in die engere Wahl kommt. Ein obligatorisches Kriterium sollte z.B. der Nachweis einer engen Zusammenarbeit zwischen Empfangspersonal und Sicherheitsdienst sein, ebenso die Zusicherung der Einhaltung aller standortspezifischen Dienstanweisungen. Kann ein Bieter nicht schlüssig darlegen, wie seine Empfangskräfte in die Sicherheitsorganisation eingebunden werden und wie die Dienstanweisungen umgesetzt werden, sollte das Angebot als nicht konform gewertet und vom Verfahren ausgeschlossen werden.

• Qualitative Wichtung: Innerhalb der verbleibenden, grundlegend geeigneten Angebote sollte jener Bieter besser bewertet werden, der ein besonders durchdachtes und hochwertiges Konzept für den Empfangs-Sicherheitsdienst vorlegt. In der Bewertungsmatrix ist dafür ein angemessener Qualitätsfaktor vorzusehen. Ein Bieter, der etwa ein umfassendes Schulungskonzept, klare organisatorische Strukturen (z.B. regelmäßige Meetings zwischen Empfangs- und Sicherheitspersonal, definierte Vertretungsregeln) und innovative Lösungen wie elektronische Zugangssysteme oder Besucher-Voranmeldesysteme anbietet, sollte hierfür zusätzliche Punkte erhalten. Die zuvor erwähnte Richtlinie oder das Konzept im Angebot („Empfangspersonal mit Sicherheitsaufgaben Policy“) wird vom Bewertungsgremium qualitativ geprüft – Umfang, Detailgrad und Plausibilität der beschriebenen Maßnahmen fließen in die Punktevergabe ein.

• Zusätzlicher Mehrwert: Der Auftraggeber kann Bonuspunkte für Leistungen vergeben, die über das geforderte Maß hinausgehen und einen Mehrwert bieten. Solcher Mehrwert könnte sein: Zusatzqualifikationen des vorgesehenen Personals (z.B. alle Empfangsmitarbeiter sind zugleich als Ersthelfer ausgebildet; sie verfügen über Deeskalations- und Konfliktmanagement-Training; einige haben eine Schulung im Beobachten von CCTV-Monitoren absolviert). Auch die freiwillige Einhaltung von Branchenstandards wie DIN 77200 für Sicherheitsdienstleistungen oder ISO-Zertifizierungen im Qualitätsmanagement kann positiv berücksichtigt werden. Diese Extras sind zwar nicht zwingend vorgeschrieben, zeigen aber ein hohes Niveau an Professionalität und Vorbereitung, was letztlich der Sicherheit und Servicequalität beim Auftraggeber zugutekommt.

Indem der Auftraggeber solche Kriterien in den Vergabeunterlagen offenlegt und entsprechend bewertet, wird sichergestellt, dass die Bieter einen Anreiz haben, in Qualität und Kompetenz im Empfangs- mit Sicherheitsdienst zu investieren. So fließt die Bedeutung eines sicheren und zugleich serviceorientierten Empfangsbereichs unmittelbar in die Zuschlagsentscheidung ein. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der schließlich beauftragte Dienstleister den hohen Anforderungen gerecht wird und nicht nur preislich, sondern vor allem qualitativ überzeugt.

Zweck: Sicherstellen, dass der Dienstleister während der gesamten Vertragslaufzeit die geforderten Standards kontinuierlich einhält und das Empfangs- und Sicherheitspersonal dauerhaft den Anweisungen entsprechend agiert.

Nach Vertragsbeginn ist es entscheidend, die Einhaltung der besonderen Empfangs- und Sicherheitsanweisungen kontinuierlich zu überwachen. Sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber tragen Verantwortung für dieses fortlaufende Qualitätsmanagement.

• Regelmäßige Leistungsüberprüfungen: Es sollten feste Intervalle (z.B. monatlich oder vierteljährlich) vereinbart werden, in denen die Performance des Empfangspersonals hinsichtlich der Sicherheitsaufgaben überprüft wird. Ein solcher Check kann vom Sicherheitsbeauftragten des Auftraggebers oder gemeinsam mit dem Objektleiter des Dienstleisters durchgeführt werden. Dabei werden z.B. die Besucherprotokolle kontrolliert, Vorfälle der letzten Zeit ausgewertet und die Einhaltung der Dienstanweisungen vor Ort beobachtet. Erkennt man dabei Mängel – etwa dass Besucher nicht konsequent registriert wurden oder Zugangsregeln missachtet wurden – sind sofortige Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Der Dienstleister sollte zudem interne Kontrollrunden durchführen: Vorgesetzte oder Qualitätsmanager des Dienstleisters besuchen unangekündigt den Empfang, um die Mitarbeiter zu prüfen und zu coachen.

• Auffrischungsschulungen und Übungen: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seinem Empfangs- bzw. Sicherheitspersonal in regelmäßigen Abständen Weiterbildungen anzubieten. Dies umfasst z.B. jährliche Sicherheitsunterweisungen, Schulungen zu neuen Gefährdungsszenarien (wie Erkennen von Social-Engineering-Versuchen am Empfang) oder vertiefende Trainings in Kundenservice und Konfliktbewältigung. Darüber hinaus sollte das Empfangspersonal an gemeinsamen Sicherheitsübungen teilnehmen. Findet im Objekt eine Räumungsübung, Brandschutzübung oder ein Sicherheitstraining (z.B. Umgang mit verdächtigen Gegenständen) statt, sind die Empfangsmitarbeiter miteinzubeziehen. So wird in der Praxis erprobt, dass sie im Ernstfall ihre Aufgaben kennen und mit dem übrigen Sicherheitsteam abgestimmt handeln. Über jede absolvierte Schulung und Übung sind Nachweise zu führen (Teilnahmebescheinigungen, Übungsprotokolle), die auf Verlangen dem Auftraggeber vorgelegt werden können.

• Durchsetzung der Compliance und Abhilfemaßnahmen: Der Vertrag sollte klar regeln, was passiert, wenn ein Empfangsmitarbeiter gegen Sicherheitsprotokolle verstößt oder seine Pflichten vernachlässigt. In solchen Fällen hat der Auftragnehmer unverzüglich zu reagieren – meist durch Nachschulung des betreffenden Mitarbeiters und eine schriftliche Ermahnung. Zeigt sich jedoch, dass ein Mitarbeiter dauerhaft ungeeignet ist oder wiederholt gegen die Anweisungen verstößt (z.B. jemand lässt wiederholt unautorisiert Personen passieren oder ignoriert Alarmsignale), muss der Dienstleister verpflichtet sein, diesen Mitarbeiter von der Position abzuziehen. Auf Verlangen des Auftraggebers ist die betreffende Person dann umgehend durch qualifiziertes Personal zu ersetzen. Vertragsklauseln können vorsehen, dass schwerwiegende oder wiederholte Verstöße als Vertragsverletzung gelten, die zu Sanktionen bis hin zur Kündigung führen können. Diese klare Linie stellt sicher, dass der Dienstleister kontinuierlich darauf achtet, nur geeignetes und regelkonformes Personal am Empfang einzusetzen.

• Feedback und Zusammenarbeit: Ein offener Austausch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist wesentlich für die dauerhafte Qualitätssicherung. Es sollte regelmäßig (z.B. quartalsweise) Besprechungen zur Vertragserfüllung geben, in denen die Thematik Empfang/Sicherheit ein fester Tagesordnungspunkt ist. Hier können etwaige Schwierigkeiten, neue Sicherheitsbedürfnisse oder Verbesserungsvorschläge besprochen werden. Der Auftraggeber kann Feedback aus dem Kreis der Mitarbeiter oder Besucher einbringen (z.B. ob sich Besucher ordnungsgemäß kontrolliert und trotzdem willkommen gefühlt haben). Der Dienstleister seinerseits kann auf Veränderungen in der Personalsituation hinweisen (z.B. Wechsel von Mitarbeitern, geplante zusätzliche Schulungen) und gemeinsam mit dem Auftraggeber Lösungen erarbeiten, sollte es Handlungsbedarf geben.

Durch diese Maßnahmen der laufenden Überwachung und Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass die im Ausschreibungsverfahren gemachten Zusagen dauerhaft gelebt werden. Der Empfangsbereich bleibt somit kontinuierlich sowohl ein freundlicher Anlaufpunkt als auch ein effektiver Sicherheitsfilter. Etwaige Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden, sodass zu jeder Zeit ein hohes Maß an Sicherheit und Service gewährleistet ist, im vollen Einklang mit den vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorgaben.