3M1 Change-Request-Verfahren

Unter einem Änderungsantrag versteht man jede formelle Anfrage zur Modifikation des vereinbarten Leistungsumfangs, von Arbeitsabläufen, Personaleinsatz oder Ausstattung in den Empfangs- und Eingangsdiensten.

• Betriebliche Änderungen: Anpassungen von Dienstzeiten, Dienstübergaben, Abläufen bei Besucherempfang oder Paketannahme und sonstigen täglichen Prozessen.

• Technische Änderungen: Anpassungen oder Erweiterungen der Zutrittskontrollsysteme, Schließanlagen, Kommunikationsanlagen (Telefon- und Gegensprechanlagen) oder sonstiger technischer Ausstattung (z. B. Videoüberwachung, Alarmsysteme).

• Administrative/juristische Änderungen: Neue Berichtspflichten, Dokumentationsanforderungen, Compliance-Regelungen, Datenschutz-Anforderungen (z. B. Erfassung von Besucherdaten gemäß DSGVO) oder andere administrative Vorgaben.

Jede Änderungsanforderung muss schriftlich festgehalten, untersucht und genehmigt werden, bevor sie in die Praxis umgesetzt wird. Bis zur ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers dürfen keine Änderungen vorgenommen werden. Dieses Verfahren stellt sicher, dass alle Änderungsanträge dokumentiert, geprüft und nur nach Zustimmung des Auftraggebers umgesetzt werden.

• Antragseinreichung: Der Änderungsprozess kann von Seiten des Dienstleisters, des Auftraggebers oder durch die zuständigen Facility- oder Sicherheitsverantwortlichen initiiert werden. Ein standardisiertes Änderungsformular muss vollständig ausgefüllt werden (siehe Abschnitt 5) und gemeinsam mit allen relevanten Unterlagen eingereicht werden. Jeder Antrag erhält eine eindeutige Nummer zur Nachverfolgbarkeit.

• Prüfung: Das Management des Dienstleisters nimmt eine erste Bewertung des Antrags vor. Es wird eine Auswirkungsanalyse erstellt, die Kosten, Personaleinsatz und Auswirkungen auf die Servicequalität berücksichtigt. Technische, organisatorische oder rechtliche Risiken werden ermittelt, und es erfolgt eine Einschätzung der langfristigen Betriebsstabilität. Der Prüfer dokumentiert die Ergebnisse und kennzeichnet den Antrag zur Freigabeempfehlung oder Ablehnung.

• Genehmigung: Der vollständig ausgefüllte Änderungsantrag wird dem Auftraggeber vorgelegt. Der Auftraggeber prüft den Antrag und entscheidet formell über Genehmigung oder Ablehnung. Für genehmigte Anträge erfolgt die Unterzeichnung durch beide Parteien (bzw. Bestätigung per schriftlicher Mitteilung). Die Entscheidung wird im Änderungsprotokoll dokumentiert. Bei Ablehnung wird der Antrag zurückgewiesen und der Dienstleister informiert.

• Umsetzung: Nach Genehmigung plant der Dienstleister die Durchführung der Änderung. Zuständige Mitarbeiter werden informiert oder hinzugezogen. Die Umsetzung erfolgt termingerecht und nach den vereinbarten Spezifikationen. Während der Umsetzung wird überwacht, ob die Änderung erwartungsgemäß funktioniert und keine unerwarteten Probleme verursacht. Falls erforderlich, werden Anpassungen vorgenommen.

• Dokumentation und Abschluss: Nach erfolgreicher Implementierung wird der Änderungsantrag im zentralen Änderungslog erfasst. Ein Abschlussbericht dokumentiert den vorgenommenen Änderungsumfang und die erzielten Ergebnisse. Dieser Bericht wird dem Auftraggeber zur finalen Bestätigung vorgelegt und archiviert. Damit gilt der Änderungsprozess als abgeschlossen.

• Erarbeitet und reicht Änderungsanträge nach Bedarf ein.

• Führt Risikoanalysen und Aufwandsschätzungen durch.

• Implementiert genehmigte Änderungen termingerecht.

• Dokumentiert alle Schritte im Änderungsprozess und sorgt für Transparenz gegenüber dem Auftraggeber.

• Prüft Änderungsanträge und erteilt formell Genehmigungen oder Ablehnungen.

• Stellt sicher, dass genehmigte Änderungen den vertraglichen Rahmenbedingungen entsprechen.

• Überwacht die Einhaltung der vertraglichen Pflichten während der Umsetzung.

• Koordiniert technische und organisatorische Aspekte im laufenden Betrieb.

• Unterstützt bei der Erhebung von Bedarfen und möglichen Anpassungen.

• Sorgt dafür, dass die Umsetzung von Änderungen reibungslos erfolgt, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören.

Ein einfaches Ablaufdiagramm zur Veranschaulichung des Änderungsprozesses kann wie folgt aussehen:

Antrag einreichen → Prüfung durch Dienstleister → Genehmigung durch Auftraggeber → Umsetzung → Abschluss & Dokumentation.

(Dieses Diagramm dient nur der Veranschaulichung. Ein detailliertes Flussdiagramm wird im Anhang bereitgestellt.)

Alle Änderungsanträge und deren Status werden in einem zentralen Änderungslogbuch dokumentiert (digital oder analog). Dieses Änderungsprotokoll enthält sämtliche Antragsnummern, Antragsteller, Beschreibungen, Genehmigungen und Abschlussnotizen. Es dient als lückenloser Audit-Trail aller vorgenommenen Änderungen. Um Verfälschung zu verhindern, wird empfohlen, das Änderungslog revisionssicher zu führen (z.B. durch geschützte digitale Dokumentation).

Darüber hinaus erstellt der Dienstleister quartalsweise einen zusammenfassenden Bericht für den Auftraggeber, in dem alle eingegangenen Änderungsanträge und deren Ergebnisse aufgeführt sind. Dieser Bericht dient der Transparenz und der regelmäßigen Überprüfung des Änderungsprozesses.

Der Änderungsmanagement-Prozess wird regelmäßig überprüft und optimiert. Basierend auf gesammelten Erfahrungen (Lessons Learned) und Feedback des Auftraggebers können Prozessschritte angepasst werden, um Effizienz und Flexibilität zu erhöhen. Regelmäßige Schulungen der beteiligten Mitarbeiter unterstützen die Anwendung des Verfahrens. Ziel ist es, den Änderungsantragsprozess fortlaufend zu verbessern und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit bei Anpassungen zu fördern.

Der Dienstleister bekennt sich zu einem transparenten und strukturierten Umgang mit Änderungen im Leistungsumfang. Dieses Verfahren stellt sicher, dass alle Änderungswünsche sachlich nachvollzogen, angemessen geprüft und nur mit Zustimmung des Auftraggebers umgesetzt werden. Damit werden die hohen Qualitäts- und Vertragsanforderungen an die Empfangs- und Eingangsdienste dauerhaft gewährleistet. Insgesamt ergänzt dieser Änderungsprozess die vertraglichen Bestimmungen und unterstützt eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Dienstleister und Auftraggeber.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmensname: ___________________________

Name des Bevollmächtigten: ___________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ________________________

Datum: ____________________________

Für den Auftraggeber (Auftraggeber):

Unternehmensname: ___________________________

Name des Bevollmächtigten: ___________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ________________________

Datum: ____________________________