3L4 Schichtübergabe

• Vollständige Informationsweitergabe: Der Dienstleister stellt sicher, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß, vollständig und zeitnah zwischen der ablösenden und der abgelösten Schicht übergeben werden.

• Persönliche Übergabe: Die Schichtübergabe erfolgt nach Möglichkeit persönlich und direkt am Ende der Schicht, um einen direkten Informationsaustausch zu ermöglichen.

• Klärung offener Fragen: Während der Übergabe werden auftretende Fragen gemeinsam geklärt, um Missverständnisse zu vermeiden und den Informationsfluss zu sichern.

• Besucher- und Auftragnehmerlisten: Übersicht über alle während der Schicht eingetroffenen und abgereisten Besucher bzw. Dienstleister, einschließlich Name, Unternehmen, Besuchsgrund sowie Ankunfts- und Abfahrtszeit.

• Schlüssel- und Zutrittsmanagement: Informationen über übergebene Schlüssel, Transponder oder Zutrittskarten sowie deren aktuelle Verfügbarkeit bzw. Rückgabe-Status.

• Offene bzw. laufende Aufgaben: Hinweise auf noch nicht abgeschlossene Tätigkeiten, etwa eingehende Lieferungen, erwartete Besucher, laufende Wartungsarbeiten oder ungeklärte Vorfälle.

• Sicherheitsrelevante Vorkommnisse: Jegliche Beobachtungen, Vorfälle oder Zwischenfälle (z. B. verdächtige Personen, beschädigte Sicherungseinrichtungen oder technische Störungen), die während der Schicht aufgetreten sind.

Für die Dokumentation der Schichtübergabe dient ein Übergabeprotokoll oder Wachbuch. Sowohl der ablösende als auch der abgelöste Mitarbeiter bestätigen mit ihrer Unterschrift den vollständigen Informationsübergang und die Übernahme der Verantwortung. Diese formelle Bestätigung ist verbindlich und dient als Nachweis für den erfolgten Informationsaustausch.

• Führung eines Wachbuchs: Der Empfangs- oder Eingangsdienst führt ein durchgängiges Wachbuch oder eine vergleichbare Dokumentation, in der alle relevanten Ereignisse, Übergaben und Vorkommnisse festgehalten werden. Das Wachbuch ist durchgängig zugänglich und wird gemäß den internen Vorgaben archiviert.

• Lesbarkeit und Fachlichkeit: Alle Einträge müssen klar lesbar, sachlich und vollständig sein. Abkürzungen sind nur nach vorheriger Vereinbarung zulässig. Jeder Eintrag wird mit Datum und Uhrzeit versehen.

• Nur operative Informationen: Persönliche Bemerkungen oder irrelevante Kommentare sind untersagt. Es werden ausschließlich dienstbezogene Sachverhalte dokumentiert.

• Korrekturen und Nachträge: Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht oder unkenntlich gemacht werden. Korrekturen werden unter Angabe von Datum, Uhrzeit und Unterschrift der korrigierenden Person vorgenommen. Radierungen oder Durchstreichungen sind zu vermeiden.

Zu Beginn jeder Schicht werden Datum, Schichtart (z. B. Früh-, Spät- oder Nachtschicht) sowie die Namen der diensthabenden Mitarbeiter dokumentiert. Diese Informationen schaffen Transparenz über Personalzuständigkeiten und erleichtern die Nachvollziehbarkeit aller folgenden Einträge.

In diesem Abschnitt werden alle Besucher und Handwerker erfasst, die während der Schicht das Gelände betreten oder verlassen. Für jede Person werden Name, vertretene Firma, Ankunfts- und Abfahrtszeit sowie gegebenenfalls der Ansprechpartner vermerkt. Änderungen, Stornierungen oder kurzfristige Terminabsagen werden hier ebenso dokumentiert.

Hier werden sicherheitsrelevante Vorkommnisse und außergewöhnliche Ereignisse beschrieben. Dies umfasst z. B. Notfälle (Feueralarm, medizinischer Notfall), größere Störungen (IT-Ausfall, Stromausfall) oder Auffälligkeiten (unbefugter Zutritt, Vandalismus). Zu jedem Vorfall werden Zeitpunkt, eine kurze Beschreibung des Geschehens sowie die ergriffenen Maßnahmen oder Eskalationsschritte notiert.

Offene oder übertragene Aufgaben, die in der folgenden Schicht fortgeführt werden müssen, werden in diesem Abschnitt aufgeführt. Dazu gehören beispielsweise noch ausstehende Lieferungen, geplante Serviceinspektionen oder administrative Tätigkeiten. Es wird beschrieben, welcher Punkt offen ist, welche Schritte bereits unternommen wurden und welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung weiter informiert werden muss.

Das diensthabende Personal prüft zu Beginn jeder Schicht die Einsatzbereitschaft der benötigten Geräte und Systeme. Hierzu zählen Funkgeräte, Telefone, PC-Arbeitsplätze, Drucker und Alarmanlagen. Das Ergebnis der Funktionsprüfung wird dokumentiert, ebenso wie etwaige Störungen oder erforderliche Wartungsarbeiten. Auftretende Mängel werden umgehend dem technischen Support gemeldet und bis zur Behebung überwacht.

• Unmittelbare Meldung kritischer Punkte: Offene oder unklare kritische Probleme werden umgehend der zuständigen Führungskraft, z. B. dem Facility-Manager oder Sicherheitsbeauftragten, gemeldet.

• Sofortige Eskalation von Notfällen: Bei Notfällen (z. B. Feuer, Unfall, Einbruch) erfolgt unverzüglich die Alarmierung der Rettungsdienste oder Sicherheitskräfte; eine Abwicklung im Rahmen der Schichtübergabe wird nicht abgewartet.

• Dokumentation von Eskalationen: Alle Eskalationsmaßnahmen werden im Wachbuch festgehalten, inklusive der beteiligten Personen und der eingeleiteten Schritte.

• Schulung der Mitarbeiter: Alle Empfangs- und Eingangsdienstmitarbeiter werden umfassend in den Übergabeprozessen, der Nutzung des Wachbuchs und dem Umgang mit kritischen Situationen geschult. Schulungsmaßnahmen werden regelmäßig wiederholt und dokumentiert.

• Überwachung und Audits: Vorgesetzte oder Auditoren führen stichprobenartige Kontrollen der Schichtübergaben und der Dokumentation durch, um die Einhaltung der Standards sicherzustellen.

• Konsequenzen bei Nichteinhaltung: Abweichungen von den festgelegten Verfahren werden dokumentiert. Wiederholte Verstöße gegen die Übergaberichtlinien führen zu weiteren Schulungsmaßnahmen oder disziplinarischen Maßnahmen gemäß vertraglicher Vereinbarungen.

• Regelmäßige Überprüfung: Schichtübergabeprotokolle und Wachbuchaufzeichnungen werden regelmäßig gemeinsam mit dem Auftraggeber ausgewertet. Verbesserungsvorschläge werden identifiziert und umgesetzt.

• Rückkopplungsschleife: Erkenntnisse aus Vorfällen, Audits oder Feedback der Mitarbeiter fließen systematisch in die Aktualisierung der Übergabeverfahren ein.

• Digitalisierungspotenzial: Der Dienstleister prüft fortlaufend moderne Technologien (z. B. digitale Wachbuch-Systeme oder mobile Übergabe-Apps), um Effizienz und Transparenz der Schichtübergaben weiter zu steigern.

Durch die beschriebenen Maßnahmen gewährleistet der Dienstleister einen nahtlosen und sicheren Schichtwechsel im Empfangsbereich. Jede Schichtübergabe wird detailliert dokumentiert und nachvollziehbar festgehalten. Dieses Vorgehen sichert die Kontinuität der Betriebsabläufe und entspricht den geforderten Qualitäts- und Sicherheitsstandards. Der Dienstleister verpflichtet sich zur stetigen Optimierung der Prozesse und zur transparenten Kommunikation mit dem Auftraggeber.

Für den Dienstleister (Anbieter):

Unternehmensname: ___________________________

Bevollmächtigter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________