3L3 Notfall- & Ereignisreaktionen

• Auslösung von Alarmanlagen im Empfangs- und Eingangsbereich (z. B. Bewegungsmelder, Glasbruchmelder).

• Sichtung von verdächtigen Personen oder Fahrzeugen durch CCTV (Videoüberwachung) oder Sicherheitsrundgänge.

• Auffällige Geräusche (z. B. Glasscherben, Hebelgeräusche) oder verdächtige Aktivitäten in unmittelbarer Nähe der Eingänge.

• Personenschutz: Das Empfangspersonal zieht sich sofort in einen sicheren Bereich zurück und ruft bei Bedarf die Polizei (Notruf 110).

• Benachrichtigung: Der Facility- oder Sicherheitsleiter wird umgehend informiert, damit die Unternehmensleitung und der Auftraggeber alarmiert werden können.

• Absicherung: Fenster und Türen werden, falls möglich, sofort gesichert, ohne den Eindringling zu konfrontieren.

• Tatortschutz: Der betroffene Bereich wird abgegrenzt, um Spuren nicht zu verwischen. Unbefugter Zutritt wird verhindert.

• Beweissicherung: CCTV-Material und andere Beweismittel (z. B. Fingerabdrücke) werden gesichert.

• Berichtswesen: Ein detaillierter Vorfallbericht wird verfasst, der Datum, Uhrzeit, beteiligte Personen und alle ergriffenen Maßnahmen dokumentiert. Dieser Bericht wird dem Auftraggeber übergeben.

• Überprüfung: Gemeinsam mit dem Auftraggeber werden die Abläufe überprüft und gegebenenfalls Anpassungen an den Sicherheitsvorkehrungen vorgenommen.

• Ruhe bewahren: Das Empfangspersonal verhält sich ruhig und befolgt die Anweisungen des Täters, um Eskalationen zu vermeiden.

• Kooperation: Forderungen des Täters (z. B. Übergabe von Wertsachen) werden erfüllt, ohne Widerstand zu leisten.

• Alarmierung: Falls gefahrlos möglich, wird ein stiller Alarm ausgelöst oder ein Notsignal gesendet. Dabei achtet das Personal darauf, keine Aufmerksamkeit auf den Alarm zu lenken.

• Beobachtung: Der Vorfall und der Täter werden so gut wie möglich beobachtet (Körperbeschreibung, Fluchtrichtung), ohne sich selbst in Gefahr zu bringen.

• Benachrichtigung: Nach Sicherstellung der eigenen Sicherheit wird sofort die Polizei (110) verständigt und der Sicherheits- oder Facility-Leiter informiert.

• Absperrung: Der Tatort am Empfang wird abgesichert, um weitere Zugänge zu verhindern. Besucher und Unbeteiligte werden von dem Bereich ferngehalten.

• Zeugenaussagen: Das Personal erstellt umgehend schriftliche Aussagen über den Ablauf des Überfalls. Alle verfügbaren Informationen (z. B. Täterbeschreibung, Fluchtweg) werden zusammengetragen.

• Übergabe an Polizei: Dem Polizeieinsatz werden alle gesammelten Informationen und gegebenenfalls gesicherte Videoaufzeichnungen übergeben.

• Brandmelder: Automatische Rauch- oder Wärmemelder lösen Alarm aus.

• Manueller Alarm: Per Hand betätigte Feuermelder oder durch das Personal direkt gemeldeter Feuerschein bzw. Brandgeruch führt ebenfalls zum Alarm.

• Sofortmeldung: Parallel zur automatischen Alarmierung wird der Facility-Manager informiert und unverzüglich die Feuerwehr über den Notruf 112 verständigt.

• Alarmierung: Nach Auslösen des Alarms erfolgen akustische und optische Signale (z. B. Sirene, Blinklicht). Das Empfangspersonal weist Besucher, Mitarbeiter und Auftragnehmer an, das Gebäude geordnet zu verlassen.

• Sammelplatz: Alle Personen begeben sich zum festgelegten Sammelpunkt im Freien. Das Empfangspersonal sorgt dafür, dass die Anweisungen befolgt werden.

• Unterstützung Bedürftiger: Personen mit eingeschränkter Mobilität oder besondere Hilfebedürftigkeit erhalten Unterstützung beim Verlassen des Gebäudes.

• Fluchtwege: Bestimmte Fluchtwege, Treppen und Notausgänge werden sofort genutzt und von Stellposten freigehalten.

• Feuerlöscher: Feuerlöscher dürfen nur von entsprechend geschultem Personal eingesetzt werden, und nur wenn sichergestellt ist, dass keine Personen mehr in Gefahr sind.

• Priorität Evakuierung: Die Räumung des Gebäudes hat höchste Priorität; Löschversuche durch Laien erfolgen nur, wenn sie gefahrlos möglich sind.

• Abwarten der Feuerwehr: Nach Eintreffen der Feuerwehr wird eigenständiges Löschen unterlassen und das Personal folgt den Anweisungen der Einsatzkräfte.

• Befehlskette: Meldungen erfolgen nach folgendem Schema: Empfangspersonal → Sicherheitsleiter/Schichtleitung → Facility-Manager → Auftraggeber (Sicherheitsverantwortlicher).

• Notrufnummern: Zuständige Notrufnummern (Polizei 110, Feuerwehr 112) sind für alle Empfangsmitarbeiter jederzeit zugänglich.

• Kommunikationsmittel: Für die interne Abstimmung stehen Funkgeräte, Telefone und ein digitales Kommunikationstool zur Verfügung. Bei Stromausfall sind alternative Kommunikationswege vorgesehen.

• Fortlaufende Information: Über den Verlauf des Einsatzes wird kontinuierlich an alle Beteiligten rückgemeldet. Neue Anweisungen oder Informationen werden schriftlich bzw. digital festgehalten.

• Vorfallbericht: Für Einbruch, Raub und Brand existieren standardisierte Berichtsvorlagen. Diese enthalten Angaben zu Datum, Uhrzeit, beteiligten Personen, ergriffenen Maßnahmen und Ergebnissen.

• Nachvollziehbarkeit: Eine chronologische Dokumentation aller Ereignisse wird geführt, einschließlich Zeitstempel für Alarme, Notrufe und eingeleitete Maßnahmen.

• Archivierung: Alle Berichte, Alarmprotokolle und Videoaufzeichnungen werden sicher archiviert und stehen dem Auftraggeber für Prüfungen zur Verfügung.

• Rechtskonformität: Bei der Dokumentation werden datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten. Personenbezogene Daten oder Bildaufnahmen werden nur im zulässigen Rahmen gespeichert.

• Empfangspersonal: Das Empfangsteam fungiert als erste Ansprechperson im Notfall. Es führt Zugangskontrollen durch, erkennt frühzeitig Gefahrenzeichen und löst bei Bedarf Alarm aus. Zudem leitet es Evakuierungen ein und unterstützt Besucher beim Verlassen des Gebäudes.

• Sicherheits-/Facility-Manager: Er trägt die Gesamtverantwortung für die Koordination im Notfall. Er informiert die Geschäftsleitung und den Auftraggeber, steht in Kontakt mit externen Einsatzkräften und überwacht die Umsetzung der Notfallpläne.

• Auftraggeber: Der Auftraggeber oder sein Sicherheitsbeauftragter wird über Vorfälle informiert und stellt die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sicher. Er steht in Kommunikation mit Behörden und übernimmt notwendige Entscheidungen.

• Externe Einsatzkräfte: Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienste übernehmen vor Ort die Gefahrenabwehr. Das Empfangspersonal und der Sicherheitsleiter unterstützen die Einsatzkräfte mit allen relevanten Informationen.

• Regelmäßige Unterweisungen: Empfangs- und Sicherheitspersonal wird mindestens jährlich in den Abläufen für Einbruch, Raub und Brand geschult. Inhalte sind das Verhalten im Notfall, die Lage von Fluchtwegen sowie der Umgang mit Alarm- und Rettungseinrichtungen.

• Praxisübungen: Mindestens einmal jährlich finden praktische Notfallübungen statt (z. B. Evakuierungsübung, Brandschutzübung). Realistische Szenarien werden durchgespielt, um Abläufe zu testen und zu optimieren.

• Nachbesprechung: Nach jeder Übung und jedem tatsächlichen Vorfall wird ein Debriefing durchgeführt. Die gewonnenen Erkenntnisse werden dokumentiert und dienen der Aktualisierung der Pläne und Verfahren.

• Aktualisierung: Schulungsunterlagen und Notfallpläne werden regelmäßig aktualisiert, etwa nach Änderungen in der Personalstruktur, der Gebäudebelegung oder in gesetzlichen Vorgaben.

• Regelmäßige Überprüfung: Die Notfall- und Vorfallpläne werden mindestens einmal jährlich überprüft. Änderungen in der Infrastruktur, neue Risiken und aktuelle gesetzliche Standards werden dabei berücksichtigt.

• Feedback und Audit: Ergebnisse von Übungen, Vorfällen oder Audits werden ausgewertet und fließen in die Überarbeitung der Abläufe ein. Auch Rückmeldungen des Auftraggebers werden bei der Anpassung der Verfahren berücksichtigt.

• Anpassung an Standards: Die Maßnahmen werden fortlaufend an aktuelle Normen und Vorschriften angepasst, z. B. an geänderte DGUV-Vorschriften und Arbeitsschutzrichtlinien.

• Technische Verbesserungen: Notfallausrüstung (Alarmanlagen, Kommunikationsmittel) wird bedarfsgerecht modernisiert. Neue technische Lösungen, die das Reaktionsvermögen verbessern, werden geprüft und bei Eignung implementiert.

Der Dienstleister sichert zu, jederzeit einsatzbereit zu sein, um auf Einbruch, Raubüberfall und Brand im Empfangsbereich fachgerecht zu reagieren. Alle Maßnahmen werden in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber durchgeführt.

Er bestätigt, dass die beschriebenen Pläne und Verfahren den Anforderungen des Auftraggebers sowie den geltenden rechtlichen und versicherungsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Das Empfangsteam verfügt über die notwendige Qualifikation und Schulung, um diese Aufgaben verantwortungsbewusst zu erfüllen.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firmenname:

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Name des bevollmächtigten Vertreters:

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Position:

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Unterschrift:

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Datum:

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