3L2 Nachtdienstplan

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass pro Nachtschicht stets eine angemessene Personalkapazität zur Verfügung steht. Mindestens zwei qualifizierte Mitarbeiter sind während der gesamten Nachtschicht im Einsatz, um alle Empfangs- und Sicherheitsaufgaben abzudecken. Ein Mitarbeiter besetzt den Empfangsbereich bzw. die Zugangsschleuse, während ein weiterer Mitarbeiter für Sicherheitskontrollen und Streifengänge eingesetzt wird. Bei erhöhtem Personenaufkommen oder besonderen Ereignissen (z. B. Großveranstaltungen, Schichtwechsel oder erhöhter Betriebsablauf) wird die Besetzung entsprechend angepasst, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften.

• Zutrittskontrolle: Permanente Überwachung aller Ein- und Ausgänge. Jeder Zutritt wird protokolliert und nur berechtigten Personen gestattet. Besucher und Nachunternehmer melden sich an und weisen sich mit gültigem Ausweis aus.

• Überwachung und Streifengänge: Kontinuierliche Überprüfung des Gebäudes und des Geländes durch planmäßige Kontrollgänge. Dabei werden Türen, Tore und Fenster kontrolliert; Auffälligkeiten wie unverschlossene Zugänge werden sofort behoben oder gemeldet. CCTV-Systeme unterstützen die Präsenzkontrolle, indem sie relevante Bereiche rund um die Uhr erfassen.

• Notfallmanagement: Annahme und Bearbeitung von Alarmsignalen (z. B. Einbruch-, Brand- oder technische Alarme) gemäß festgelegten Notfallprotokollen. Bei Alarmeingang leitet der Mitarbeiter umgehend die notwendigen Sofortmaßnahmen ein und informiert die zuständigen Stellen.

• Dokumentation und Reporting: Lückenlose Führung eines Schichtbuchs, in dem alle Kontrollgänge, Sicherheitsprüfungen, Besucherbewegungen und Vorkommnisse zeitnah eingetragen werden. Besondere Ereignisse (z. B. Fehlalarme, Störungen) werden in einem separaten Vorfallprotokoll detailliert erfasst.

• Koordination mit anderen Stellen: Abstimmung mit dem technischen Facility Management oder der Leitstelle des Auftraggebers bei technischen Problemen oder besonderen Anforderungen. Bei Bedarf Weiterleitung relevanter Informationen und Durchführung von Kooperationsmaßnahmen mit externen Partnern oder Behörden.

• Kommunikation: Telefonischer Empfangsdienst oder Funkverkehr für interne und externe Kommunikation. Der Empfangsmitarbeiter nimmt Anrufe entgegen, leitet sie weiter und dokumentiert alle eingehenden Meldungen. Die Funkgeräte werden zur Abstimmung der Streifengänge und im Notfall genutzt.

Jeglicher Zutritt von Besuchern oder externem Personal außerhalb der normalen Betriebszeiten erfolgt ausschließlich nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber bzw. dessen Beauftragte. Der Nachtdienst überprüft bei jeder Zugangsanfrage konsequent die Zutrittsberechtigung.

• Identitäts- und Berechtigungsprüfung: Jeder Besucher und Nachunternehmer muss sich durch einen gültigen Lichtbildausweis oder Firmenpass legitimieren und eine Einsatzgenehmigung vorlegen. Ohne entsprechende Legitimation wird der Zutritt verweigert.

• Freigabelisten: Nur Personen, deren Zutrittsberechtigung schriftlich vom Auftraggeber oder einem bevollmächtigten Vertreter freigegeben wurde, erhalten Zugang. Der Dienst hat Zugriff auf aktuell gepflegte Besuchs- und Freigabelisten.

• Ausgabe temporärer Ausweise: Besucher und externe Dienstleister erhalten bei Zutritt deutlich gekennzeichnete temporäre Zutrittsausweise, die während des Aufenthalts sichtbar zu tragen sind. Diese Ausweise haben eine festgelegte Gültigkeitsdauer und müssen nach Abschluss der Tätigkeit zurückgegeben werden.

• Erfassung aller Ein- und Austritte: Jede Person (inklusive interner Mitarbeiter) und jedes Fahrzeug werden beim Betreten und Verlassen des Geländes protokolliert. Im Schichtbuch werden Name, Firma, Zeitpunkt des Ein- und Austritts sowie der begleitende Mitarbeiter bzw. das Kennzeichen dokumentiert.

• CCTV- und Alarmüberwachung: Ständige Kontrolle der Videobilder aus allen sicherheitstechnisch relevanten Bereichen. Gleichzeitig werden die Brandmelde- und Einbruchmeldezentralen überwacht, um Alarmsignale sofort zu erkennen.

• Planmäßige Patrouillen: Der Nachtdienst führt in definierten Intervallen Streifengänge über das Gelände und durch das Gebäude durch. Dabei wird auf offene Türen/Tore, unbefugte Personen, Vandalismus oder technische Mängel geachtet. Alle Rundgänge werden dokumentiert.

• Störungsmeldung: Stellt das Personal während der Überwachung Störungen, Ausfälle oder Sicherheitslücken fest (z. B. Beleuchtungsdefekte, defekte Schlösser), werden diese unverzüglich gemeldet und dokumentiert. Dringende Reparaturen oder sicherheitsrelevante Aufgaben werden an die zuständigen Stellen (Facility Manager, technische Leitung) weitergeleitet.

• Sofortmaßnahmen bei Vorfällen: Im Ereignisfall (z. B. Einbruch, Feuer, medizinischer Notfall) aktiviert der Dienst den Alarmplan, sorgt für die Absicherung der Einsatzstelle und stellt den Kontakt zu Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdiensten her. Der zuständige Mitarbeiter informiert zudem den Auftraggeber über die Lage.

• Regelmäßige Lageberichte: In festgelegten Abständen meldet sich der Nachtdienst telefonisch oder per Funk bei der Leitstelle bzw. beim Facility Manager, um die aktuelle Situation und etwaige Vorkommnisse zu besprechen.

• Dienstübergabe: Am Ende jeder Schicht erstellt der diensthabende Mitarbeiter eine schriftliche Übergabe an den folgenden Dienst. Diese enthält Informationen zu besonderen Vorkommnissen, offenen Aufgaben und Anweisungen. Die Übergabe erfolgt dabei persönlich oder elektronisch.

• Aushang aktueller Anweisungen: Alle relevanten Dienstanweisungen, Notfallkontakte und Objektpläne sind bei Schichtbeginn für das Personal bereitgestellt. Änderungen oder Ergänzungen werden dem Personal vor Schichtbeginn mitgeteilt.

• Dokumentation der Kommunikation: Wichtige Absprachen und Entscheidungen werden protokolliert und im Schichtbuch festgehalten.

• Notrufnummern: Der Nachtdienst hat sofortigen Zugriff auf alle relevanten Notrufnummern (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst). Diese Nummern sind gut sichtbar am Empfangsplatz und in der Leitstelle ausgehängt.

• Funk- und Telefonieeinsatz: Dienstfunkgeräte und Mobiltelefone stehen dem Nachtdienst ununterbrochen zur Verfügung. Vor Schichtbeginn wird die Einsatzbereitschaft der Kommunikationsmittel geprüft und dokumentiert.

• Alarmierungskette: Bei Notfällen wird die vordefinierte Alarmkette ausgelöst. Der Nachtdienst informiert umgehend die verantwortlichen Personen des Auftraggebers und folgt den darin festgelegten Schritten.

• Erste-Hilfe-Maßnahmen: Im medizinischen Notfall leistet der diensthabende Mitarbeiter Erste Hilfe nach den gelernten Verfahren und alarmiert parallel den Rettungsdienst. Die Zugangswege für Einsatzkräfte werden freigehalten und bei Bedarf begleitet.

• Vorabregistrierung: Sämtliche Besucher oder Nachunternehmer müssen spätestens 24 Stunden vor der geplanten Tätigkeit beim Auftraggeber angemeldet und genehmigt sein. Der Nachtdienst überprüft die Legitimation anhand der vorliegenden Arbeitsaufträge oder Projektfreigaben.

• Begleitung durch Mitarbeiter: Externe Personen werden während ihres Aufenthalts dauerhaft von geschultem Personal des Auftragnehmers begleitet. Die Begleitung stellt sicher, dass sich Besucher nur in freigegebenen Bereichen aufhalten und die Sicherheitsregeln eingehalten werden.

• Sicherheitsunterweisung: Vor Betreten sensibler oder potenziell gefährlicher Bereiche (z. B. Produktionshallen, Lager mit Gefahrstoffen) erhält jeder externe Besucher eine kurze Unterweisung über Risiken, Verhaltensregeln und Notfallwege.

• Rückgabe der Ausweise: Vor Verlassen des Geländes wird der temporäre Zutrittsausweis eingesammelt und entwertet. Der Abschluss des Einsatzes wird im Schichtbuch vermerkt.

• Beleuchtung: Empfangs- und Zufahrtsbereiche sind durchgehend ausreichend beleuchtet. Notbeleuchtungen und Außenlampen werden regelmäßig auf Funktion geprüft. Dies trägt zur Unfallvermeidung und besseren Erkennbarkeit bei.

• Alarmanlagen und -taster: Am Empfangspult und an den Zugängen sind Panikknöpfe bzw. stille Alarmtaster installiert. Das Personal ist im Umgang mit diesen Einrichtungen geschult und kennt die Abläufe bei Auslösung.

• Dienstorganisation: Kein Arbeitsplatz darf unbeaufsichtigt bleiben. Bei Pausen oder Schichtwechseln sorgt der Auftragnehmer durch geeignete Vertretungsregelungen für eine durchgehende Abdeckung. Kurze Pausen werden so terminiert, dass der Empfang jederzeit besetzt ist.

• Arbeits- und Gesundheitsschutz: Die Pausen- und Arbeitszeitregelungen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben. Schutzkleidung (z. B. Sicherheitsweste, festes Schuhwerk) wird gestellt. Sicherheitsunterweisungen gemäß den Arbeitsschutzbestimmungen sind regelmäßig durchzuführen und zu dokumentieren.

• Unterweisung und Schulung: Alle Arbeitsschutzbelehrungen und Sicherheitsunterweisungen sind ordnungsgemäß zu dokumentieren. Regelmäßige Auffrischungen stellen sicher, dass das Personal stets über aktuelle Vorschriften informiert ist.

• Schichtbuch: Jeder Dienst führt ein vollständiges Schichtbuch, in dem alle Aktivitäten, Kontrollgänge und Ereignisse chronologisch festgehalten werden. Die Unterschrift und Dienstzeiten jedes Mitarbeiters werden dokumentiert.

• Vorfallberichte: Bei sicherheitsrelevanten Ereignissen (z. B. Gewaltdelikte, Feueralarm, Einbruch) wird ein detaillierter Vorfallbericht erstellt. Dieser enthält eine präzise Beschreibung des Geschehens, beteiligte Personen, Zeitangaben und durchgeführte Maßnahmen.

• Übergabeprotokoll: Zum Schichtwechsel wird ein Übergabeprotokoll ausgefertigt, in dem offene Punkte, Beobachtungen und Anweisungen vermerkt sind. Der Folgedienst bestätigt den Erhalt der Informationen durch Unterschrift.

• Meldung an den Auftraggeber: Schwere Zwischenfälle oder Schadensfälle werden unverzüglich und formell an den Auftraggeber beziehungsweise den Facility Manager gemeldet. Dies erfolgt spätestens am nächsten Werktag schriftlich unter Vorlage aller relevanten Unterlagen (Auszug aus dem Schichtbuch, Vorfallbericht).

• Datenschutz: Bei der Erfassung personenbezogener Daten (z. B. Besucherdaten) werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet. Solche Daten werden nur für den notwendigen Zeitraum aufbewahrt und anschließend ordnungsgemäß gelöscht.

• Deeskalation und Konfliktmanagement: Die Mitarbeiter erhalten Fortbildungen im Umgang mit schwierigen oder aggressiven Personen. Techniken zur Deeskalation von Konfliktsituationen sowie verbales Kommunikationstraining werden regelmäßig angeboten.

• Brandschutz- und Erste-Hilfe-Training: Das Personal ist mit den Brandschutzvorschriften des Objekts vertraut. Regelmäßige Übungen, darunter Feuerlöscher- und Evakuierungsproben, finden in Abstimmung mit dem Auftraggeber statt. Alle Mitarbeiter haben eine Ersthelfer-Schulung oder sind in Erster Hilfe eingewiesen.

• Notfall- und Sonderschulungen: Je nach Objekt werden spezifische Risiken (z. B. Umgang mit Gefahrstoffen) in Sonderunterweisungen vermittelt. Neue Mitarbeiter werden anhand von praktischen Szenarien (z. B. Einbruch, Brand) eingearbeitet und trainiert.

• Kontinuierliche Weiterbildung: Das Nachtdienstpersonal nimmt an jährlich stattfindenden Sicherheitsschulungen teil. Der Lernerfolg wird dokumentiert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter jederzeit einsatzbereit und regelkonform handeln können.

• Regelmäßige Auswertung: Die Protokolle und Vorfallberichte werden systematisch ausgewertet. Trends, wiederkehrende Störungen oder Verbesserungspotenziale werden identifiziert und dokumentiert.

• Einbindung von Feedback: Rückmeldungen aus Kundenbewertungen, Mitarbeiterbefragungen und Audits des Auftraggebers werden aktiv gesammelt und fließen in die Weiterentwicklung der Dienstanweisungen ein.

• Interne Audits: Geplante interne Prüfungen des Nachtdienstes werden durchgeführt, um die Einhaltung der Anweisungen und Standards zu überwachen. Die Ergebnisse aus Audits und Inspektionen dienen als Grundlage für Korrekturmaßnahmen.

• Technische Innovationen: Der Auftragnehmer beobachtet neue Sicherheitstechnologien (z. B. moderne Zutrittskontrollsysteme, intelligente Überwachungskameras) und prüft deren Einsatz, um den Schutz kontinuierlich zu erhöhen.

• Anpassung an Veränderungen: Bei Änderungen im Objekt (z. B. Erweiterung, neue Gebäudeteile) passt der Dienstleister sein Nachtdienstkonzept zeitnah an. Neue Risiken werden sofort in die Dienstanweisungen integriert.

Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber hiermit eine zuverlässige, kontinuierliche und sichere Durchführung des Empfangs- und Eingangsdienstes in den Nachtstunden zu. Alle genannten Maßnahmen entsprechen den geltenden Sicherheits-, Arbeits- und Gesundheitsvorschriften. Der Dienstleister garantiert, dass die Nachtdienstleistungen in vollem Umfang die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen und die internen Schutz- und Organisationsziele eingehalten werden. Dabei wird die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzbestimmungen) sichergestellt.

Für den Auftragnehmer (Bieter):

| Firma: | ___________________________ |

| Bevollmächtigter (Name): | ___________________________ |

| Position/Funktion: | ___________________________ |

| Unterschrift: | ___________________________ |

| Datum: | ___________________________ |