3K7 Plan für Büro- und Einrichtungstechnik

• Tägliche Sichtprüfung der Druck- und Kopierräume auf Sauberkeit, Ordnung und sicheres Umfeld (z.B. freier Zugang zu Feuerlöschern, keine Stolperfallen durch Kabel)

• Überwachung der Abfallbehälter auf Papier-, Karton- und Tonerreste sowie Leerung oder Austausch nach firmenspezifischen Entsorgungsrichtlinien

• Sicherstellung der fachgerechten Trennung von Recyclingmaterialien und Restmüll gemäß unternehmensinternen Vorgaben

• Funktionskontrolle der Druck- und Kopiergeräte, Scanner und Peripheriegeräte; Meldung von Funktionsstörungen oder Wartungsbedarf an den technischen Dienstleister oder interne Instandhaltung

• Dokumentation aller Kontrollschritte und etwaiger Abweichungen in einem zentralen Logbuch zur Nachverfolgung und Qualitätssicherung

• Abstimmung mit externen Entsorgungsdienstleistern über die Termine zur Abholung von Altpapier, Karton, Druckreste und anderen Abfallfraktionen

• Sicherstellung, dass Abfallbehälter rechtzeitig geleert werden (z.B. wöchentliche Leerung oder nach Bedarf durch Fahrer)

• Einbindung des eigenen Personals zur kurzfristigen Zwischenleerung und Sortierung in Behälter für Papier, Karton und Restmüll

• Überwachung, dass alle Entsorgungszyklen den geltenden Umweltvorschriften und internen Richtlinien entsprechen (z.B. Einhaltung von Tonerkassetten-Recycling)

• Führen eines kontinuierlich aktualisierten Bestandsverzeichnisses für Druckmaterialien (Papier in Standard- und Spezialformaten, Toner, Ersatzkartuschen, Bildtrommeln)

• Tägliche oder wöchentliche Bestandsprüfung und Festlegung von Mindestfüllständen sowie Meldegrenzen für kritische Materialien

• Frühzeitige Meldung von Materialengpässen an die Einkaufs- und Fachabteilungen, mindestens zwei Wochen vor dem prognostizierten Verbrauch

• Proaktive Nachbestellung nach den festgelegten Freigaben über das interne Warenwirtschaftssystem unter Beachtung von Lieferzeiten und Rahmenverträgen

• Kontrolle der sachgerechten Lagerung der Materialien (trockene und staubfreie Umgebung, lagerspezifische Bestimmungen für Toner und Elektroartikel)

• Anlegen eines eigenen Vorrats an Verbrauchsmaterialien für Schulungs- und Besprechungsräume (z.B. Schreibwaren, Flipchart-Papier, Marker, Pinnwände)

• Ordnungsgemäße Lagerung der Materialien in einem zentralen Schulungs- oder Lagerbereich mit klarer Kennzeichnung

• Abstimmung mit dem Schulungsmanagement zur Bedarfsermittlung basierend auf Trainingsplänen und Teilnehmerzahlen

• Flexible Anpassung der Lagerbestände an sich ändernde Trainingsprogramme, inklusive kurzfristiger Nachbestellungen vor größeren Veranstaltungen

• Berücksichtigung von saisonalen Ereignissen oder speziellen Projekten (z.B. Produktpräsentationen, Auszubildendenveranstaltungen) bei der Bestellplanung

• Sicherstellung der kontinuierlichen Verfügbarkeit von Informationsmaterialien, Broschüren, Formularen und anderen repräsentativen Druckerzeugnissen am Empfang

• Regelmäßige Aktualisierung der präsentierten Unterlagen (z.B. aktuelle Broschüren, Preisinformationen) in Rücksprache mit Marketing und Vertrieb

• Bereithaltung eines vollständigen Satzes an Büromaterialien (Kugelschreiber, Notizblöcke, Prospekthalter) für Besucher, Kunden und Mitarbeiter

• Gewährleistung eines gepflegten Erscheinungsbildes der Empfangsbereiche durch bestückte Arbeitsplätze und einen stets aufgeräumten Tresen

• Erfassung der Materialbedarfe über das interne Beschaffungs- oder Warenwirtschaftssystem, einschließlich Dokumentation von Bestellnummern und Artikelbezeichnungen

• Einhaltung vorgegebener Einkaufsprozesse, Budgetvorgaben und Lieferantenrichtlinien des Auftraggebers (z.B. Einkaufsfreigaben, Rahmenverträge)

• Koordination der Kommunikation mit Lieferanten hinsichtlich Mengen, Preisen und Lieferbedingungen

• Überwachung der Liefertermine und Organisation des Transports der bestellten Waren zum Lager oder direkt zum Anforderungspunkt

• Dokumentierte Wareneingangskontrolle: Prüfung der Lieferung auf Vollständigkeit, Unversehrtheit und Übereinstimmung mit der Bestellung (Menge, Qualität)

• Regelmäßige Inventur der Bestände und Abgleich der physischen Bestände mit den elektronischen Daten im System

• Ermittlung des Materialbedarfs anhand des Postvolumens, interner Korrespondenz und der Versandhäufigkeit von Dokumenten und Paketen

• Verwaltung von Beständen gängiger Bürokommunikationsmittel (Umschläge in allen Standardgrößen, Versandtaschen, Etiketten, Frankiermaterial)

• Festlegung von Mindestmengen und automatische Auslösung von Bestellungen, sobald ein vordefinierter Meldebestand unterschritten wird

• Bereitstellung von Spezialetiketten für Kurierdienste oder hausinterne Systeme zur Sendungsverfolgung nach Bedarf

• Standardversorgung mit allgemeinen Büroartikeln: Schreibgeräte (Kugelschreiber, Textmarker), Büroklammern, Heftgeräte, Klebeband, etc.

• Verwaltung von Organisationsmaterial (z.B. Ringbücher, Register, Sichtmappen) entsprechend den Anforderungen der administrativen Bereiche

• Sichere Lagerung und Ausgabe der Artikel durch Verwendung eines klaren Entnahmesystems (Kiosk-System, Lagerkartei oder digitale Bedarfserfassung)

• Überprüfung der Produktspezifikationen und Sicherstellung eines angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnisses bei der Auswahl der Artikel

• Analyse von Verbrauchsdaten und vergangenen Bedarfen zur Identifikation von Mustern und saisonalen Schwankungen

• Prognose zukünftiger Bedarfe in Zusammenarbeit mit Facility Management und Fachabteilungen für Veranstaltungen, Trainings und Büroumbauten

• Erstellung von Bestellprognosen und Empfehlungen für Mengenrabatte oder Rahmenverträge zur Kosten- und Mengenvorteiloptimierung

• Monitoring der Prognosegenauigkeit durch Vergleich von erwarteten und tatsächlichen Verbräuchen

• Nutzung von Kennzahlen wie Bestandsumschlaghäufigkeit oder Liefertermintreue als Grundlage für kontinuierliche Optimierung

• Empfangspersonal: Durchführung der täglichen Inspektionsroutinen, Meldung von Mängeln, Materialengpässen oder Sicherheitsaspekten an die zuständigen Stellen; Unterstützung bei der Ausgabe von Materialien an Abteilungen oder Besucher.

• Management / Hausverwaltung: Facility Gesamtverantwortung für das Abfallmanagement (inkl. Recycling), Bereitstellung von Abfallbehältern, Kontrolle der Entsorgungszyklen sowie Überwachung der Einhaltung von Sicherheits- und Umweltvorschriften im Empfangsbereich.

• Dienstleister (Bieter): Verantwortlich für die Beschaffung, Lagerung und termingerechte Bereitstellung aller vereinbarten Materialien und Verbrauchsmittel; Kommunikation mit Lieferanten; Koordination der Bestell- und Lieferprozesse; Schulung des eingesetzten Personals gemäß den Vorgaben des Auftraggebers.

• Auftraggeber (Fachabteilungen/Nutzer): Abstimmung von Bedarfen, Genehmigung von Budgetfreigaben für größere Beschaffungen oder Sonderprojekte; Bereitstellung notwendiger Rahmeninformationen (z.B. Veranstaltungstermine, personelle Veränderungen) für die Bedarfskalkulation; regelmäßige Überprüfung der Servicequalität.

• Einsatz eines standardisierten Bestell- und Warenwirtschaftssystems für alle Materialanforderungen und -transaktionen.

• Pflege von Bestands- und Lagerprotokollen (digital oder papierbasiert) inklusive Nachverfolgung der Verbräuche und Lieferungen.

• Führen eines Logbuchs für den Empfangsbereich, in dem besondere Vorkommnisse, Störungen oder Optimierungsvorschläge dokumentiert werden.

• Monatliche oder vierteljährliche Berichte an den Auftraggeber über Materialverbräuche, Lagerstände, offene Bestellungen und identifizierte Optimierungspotenziale.

• Gemeinsame Review-Treffen (z.B. Quartalsmeetings) zwischen Dienstleister und Auftraggeber zur Besprechung der Kennzahlen, Leistungsniveau und möglichen Verbesserungsmaßnahmen.

• Dokumentation aller Beanstandungen, ergriffenen Korrekturmaßnahmen und daraus resultierenden Änderungen der Abläufe.

• Regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Kennzahlen zur Identifikation von Effizienzsteigerungen (z.B. Reduzierung unnötiger Bestellungen, Optimierung der Lagerbestände).

• Festlegung und Kontrolle von Kennzahlen (KPIs) wie Termintreue, Bestandsgenauigkeit, Reaktionszeiten bei Materialengpässen sowie Kundenzufriedenheit.

• Förderung nachhaltiger Maßnahmen, darunter der Einsatz umweltfreundlicher Materialien (z.B. Recyclingpapier, nachfüllbare Toner), Reduzierung von Einwegplastik und Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements zur Senkung des Papierverbrauchs.

• Integration von Feedback des Schulungszentrums und des Empfangsteams zur kontinuierlichen Anpassung der Bestellprozesse und Materiallisten.

• Benchmarking gegen Branchenstandards und Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten zur stetigen Verbesserung des Serviceangebots.

• Jährliche Evaluierung der Materialbeschaffung auf Grundlage von Kosten-Nutzen-Analysen und Erarbeitung von Maßnahmen zur Kostensenkung bei gleichbleibend hohem Servicelevel.

Durch die beschriebenen Serviceleistungen gewährleistet der Dienstleister eine zuverlässige und effiziente Versorgung der Empfangs- und Servicebereiche mit sämtlichen Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien. Alle Tätigkeiten werden nach den Vorgaben des Auftraggebers sowie unter Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorschriften (Arbeits-, Umwelt- und Brandschutzrichtlinien) ausgeführt. Die Beschaffungs- und Lagerprozesse orientieren sich an wirtschaftlichen und nachhaltigen Kriterien. Eine transparente Kommunikation und enge Abstimmung mit dem Auftraggeber sichern kontinuierliche Verbesserungen und höchste Servicequalität.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firmenname: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Ort, Datum: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Für den Auftraggeber:

Firmenname: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Ort, Datum: ___________________________

Unterschrift: ___________________________