3K5 Beschilderung & Wegführung

Der Dienstleister ist verantwortlich für die fachgerechte Platzierung und Wartung aller dauerhaften Beschilderungselemente, einschließlich der Kennzeichnung des Besucherempfangs sowie interner Dienst- oder Mitarbeitereingänge.

• Eingangsbeschilderung: Deutliche Beschriftung des Haupteingangs und möglicher Nebeneingänge für Besucher sowie spezieller Zugangspunkte für Lieferanten oder Wartungspersonal.

• Wegweiser zu wichtigen Bereichen: Klar beschriftete Hinweisschilder zu Besprechungsräumen, Bürobereichen, Wartebereichen, Sanitäranlagen und Aufenthaltsräumen.

• Sicherheits- und Fluchtwegschilder: Kennzeichnung von Notausgängen, Fluchtwegen und Sammelstellen gemäß den Arbeitsschutzvorschriften und einschlägigen Normen (z. B. ASR A1.3, DIN EN ISO 7010).

Bei allen dauerhaften Schildern sind barrierefreie Gestaltungsmerkmale zu berücksichtigen: kontrastreiche Farbkombinationen, gut lesbare Schriftgrößen, Piktogramme sowie gegebenenfalls taktile oder Braille-Beschriftungen für Sehbehinderte gemäß DIN 18040 Teil 1 und 2. Das Design der Beschilderung orientiert sich an den Corporate-Design-Richtlinien des Auftraggebers, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Etwaige Änderungen im Design oder in der Corporate Identity werden vom Dienstleister umgehend berücksichtigt und umgesetzt.

Der Dienstleister führt regelmäßige Inspektionen der permanenten Beschilderung durch, um deren Zustand und Funktionstüchtigkeit sicherzustellen

• Wöchentliche Sichtprüfung: Schnelle Sichtkontrolle aller wichtigen Wegweiser und Eingangsschilder, um offensichtliche Mängel, Beschädigungen oder Verschmutzungen zu erkennen.

• Monatliche Zustandsprüfung: Detaillierte Überprüfung von Schriftzeichen, Piktogrammen, Beleuchtung (sofern vorhanden) und Befestigung aller barrierefreien Elemente.

• Vierteljährliches Audit: Umfassende Bestandsaufnahme und Abgleich aller Beschilderungen mit den aktuellen Anforderungen des Auftraggebers und den gesetzlichen Vorschriften.

• Lesbarkeit und Sichtbarkeit: Sind alle Schilder ungehindert sichtbar, ausreichend beleuchtet (sofern erforderlich) und lesbar? Texte und Symbole müssen kontrastreich sein und dürfen durch Verschmutzungen, Beschädigungen oder Überlagerungen (z. B. durch Dekoration) nicht beeinträchtigt sein.

• Physischer Zustand: Befinden sich die Schilder in einwandfreiem Zustand (keine Risse, Abnutzung, Verfärbungen oder lose Befestigungen)? Schilder sind sauber und frei von unerwünschten Aufklebern oder Graffiti.

• Beleuchtung: Bei beleuchteten Schildern (hinterleuchtet oder angeleuchtet) wird geprüft, ob die Beleuchtung funktioniert und gleichmäßig leuchtet. Defekte Leuchtmittel werden sofort ersetzt.

• Aktualität: Stimmen die Beschriftungen auf den Schildern mit den aktuellen Raumbezeichnungen und Zielorten überein? Änderungen in der Raumaufteilung oder neue Raumbezeichnungen müssen umgehend angepasst werden.

Alle Prüfungen werden in einem standardisierten Prüfprotokoll festgehalten. Das Prüfprotokoll enthält Datum und Uhrzeit, Prüfer/in, Standort des Schildes, Prüfpunkte mit jeweiligem Ergebnis sowie gegebenenfalls erkannte Mängel und vorgeschlagene Maßnahmen. Bei festgestellten Mängeln oder Defekten meldet der Dienstleister diese umgehend an die zuständigen Facility-Management- oder Instandhaltungsteams des Auftraggebers und leitet die erforderlichen Maßnahmen ein. Alle Protokolle werden archiviert und für Prüfungszwecke bereitgestellt.

Temporäre Wegweiser werden eingesetzt, um Personen kurzfristig umzuleiten oder zu leiten, wenn die permanenten Wege nicht genutzt werden können.

• Baumaßnahmen oder Umbaumaßnahmen: Wenn Gänge, Eingänge oder Fluchtwege vorübergehend gesperrt sind, werden alternative Routen mittels temporärer Beschilderung ausgewiesen.

• Gesperrte Bereiche: Bei notwendigen Zugangssperren (z. B. wegen Reinigungsarbeiten, Wartungsarbeiten oder Sicherheitsüberprüfungen) wird der Publikumsverkehr umgeleitet.

• Umzug der Rezeption oder Umorganisation: Eine Verschiebung des Empfangsplatzes auf einen anderen Standort erfordert vorübergehende Hinweisschilder.

• Notfälle und Evakuierungen: In außergewöhnlichen Situationen (z. B. bei Feueralarm, Gefahrstoff-Vorfall oder Evakuierungsübungen) werden temporäre Wegweiser eingesetzt, um den sicheren Weg zu Sammelstellen oder Ausgängen anzuzeigen.

Für temporäre Wegweiser verwendet der Dienstleister vorab definierte Vorlagen, die einfach an die aktuelle Situation angepasst werden können.

• Eindeutige Pfeilsymbole: Deutliche, große Pfeile zur Richtungsanzeige (←, →, ↑, ↓) weisen den Weg. Die Pfeile können je nach Bedarf gedreht werden.

• Piktogramme und Symbole: Gegebenenfalls werden international verständliche Piktogramme (z. B. Toilette, Rollstuhl, Aufzug, Notausgang) eingebunden, um sprachunabhängige Orientierung zu gewährleisten.

• Mehrsprachige Beschriftung: Temporäre Schilder enthalten in der Regel deutsch-englischen Text oder allgemein verständliche Symbole, um sowohl deutsch- als auch englischsprachige Personen zu orientieren. Es werden mindestens Deutsch und Englisch verwendet; bei Bedarf können weitere Sprachen ergänzt werden.

• Kontrast und Lesbarkeit: Die Vorlagen verwenden klare, kontrastreiche Farben (z. B. dunkelblauer Hintergrund mit weißer Schrift), um auch aus größerer Entfernung gut erkennbar zu sein. Die Schriftgröße ist ausreichend groß, um eine einfache Lesbarkeit zu gewährleisten.

• Freier Platz für Beschriftung: Die Vorlage bietet Platzhalter für individuell einsetzbaren Text wie Zielort oder zusätzliche Hinweise.

• Platzierung: Temporäre Schilder werden an allen relevanten Entscheidungspunkten im Gebäude angebracht, an denen eine Wegänderung erfolgt (z. B. Abzweigungen, Kreuzungen oder alternative Eingänge). Sie sind so angebracht, dass sie klar erkennbar und nicht verdeckt sind.

• Überwachung: Während des Einsatzes werden die Wegweiser kontinuierlich vom Empfangspersonal oder zugeordneten Mitarbeitern überwacht. Es wird sichergestellt, dass die Schilder an ihrem Platz bleiben und nicht umgestellt oder beschädigt werden. Zusätzliche Hinweise werden bei Bedarf ergänzt.

• Entfernung: Sobald der Regelbetrieb wiederhergestellt ist, werden alle temporären Schilder sofort entfernt, um Verwirrung zu vermeiden. Die temporären Materialien sind so beschaffen, dass sie leicht entfernt werden können (z. B. stabile Pappschilder oder magnetische Folien), ohne Rückstände zu hinterlassen.

• Empfangspersonal: Das Empfangspersonal des Dienstleisters führt täglich zu Beginn jeder Schicht eine Sichtprüfung der unmittelbaren Umgebung durch. Es stellt sicher, dass alle wichtigen Wegweiser (z. B. Eingangsschilder, Informationsstände) sauber, lesbar und korrekt positioniert sind. Festgestellte Mängel werden dokumentiert und umgehend an den Dienstleister-Supervisor weitergeleitet.

• Facility Management (Auftraggeber): Das technische Facility Management des Auftraggebers ist für die übergeordnete Freigabe von Änderungen an der Beschilderung zuständig und stellt aktuelle Informationen über Raumänderungen oder neue Anforderungen bereit. Es arbeitet eng mit dem Dienstleister zusammen, um notwendige Anpassungen in die Wege zu leiten.

• Dienstleister-Supervisor (Koordinator): Der beauftragte Koordinator auf Seiten des Dienstleisters überwacht die korrekte Durchführung der Inspektionen, pflegt die Prüfprotokolle und koordiniert Instandhaltungs- oder Aktualisierungsmaßnahmen. Er führt vierteljährlich eine Bestandsaufnahme durch und berichtet dem Auftraggeber über den Zustand der Beschilderung sowie geplante Verbesserungsmaßnahmen.

Um sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter ihre Aufgaben fachgerecht erfüllen, organisiert der Dienstleister regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen:

• Einweisung in Beschilderungsstandards: Neue Mitarbeiter des Empfangsteams werden in den Richtlinien der Beschilderung und Wegweisung sowie in den Prüfvorgängen geschult. Dazu gehören Erläuterungen zu den Anforderungen aus DIN 18040 und den Corporate-Design-Vorgaben des Auftraggebers.

• Schulung zu Barrierefreiheit: Alle relevanten Mitarbeiter werden über die Bedeutung von barrierefreier Beschilderung informiert. Praktische Anleitungen zur Anpassung der Schilder (z. B. Anbringen von Braille-Schrift) werden vermittelt.

• Übungseinsätze: Der Dienstleister führt in regelmäßigen Abständen Übungen durch, bei denen das schnelle Aufstellen temporärer Wegweiser geprobt wird (z. B. simulierte Baustellen oder Evakuierungsübungen). Das Empfangspersonal trainiert dabei den Umgang mit Vorlagen und Verantwortlichkeiten.

• Dokumentation und Nachverfolgung: Alle Schulungen und Unterweisungen werden dokumentiert. Liegt der Nachweis einer Schulung nicht vor, wird diese zeitnah nachgeholt.

• Feedback-System: Der Dienstleister erhebt regelmäßig Rückmeldungen von Besuchern und Mitarbeitern zur Klarheit und Verständlichkeit der Beschilderung (z. B. über Bewertungsbögen oder Online-Umfragen). Beschwerden oder Unklarheiten werden analysiert und fließen in die Überarbeitung der Vorlagen ein.

• Anpassung an Corporate Design: Änderungen im Corporate Branding oder neue Gestaltungsrichtlinien des Auftraggebers werden zeitnah auf die Beschilderungsvorlagen übertragen. Der Dienstleister prüft halbjährlich, ob Aktualisierungen erforderlich sind, und aktualisiert die Vorlagen entsprechend.

• Analyse von Vorfällen: Tritt ein Vorfall auf (z. B. Besucherirrtümer, Unfälle aufgrund fehlender Wegweisung, Übungsszenarien), so wird dieser dokumentiert und gemeinsam mit dem Auftraggeber ausgewertet. Erkenntnisse aus diesen Fällen dienen der Verbesserung der temporären und permanenten Beschilderung.

• Regelmäßige Reviews: Zusätzlich zu den routinemäßigen Audits führt der Dienstleister jährliche Review-Meetings mit dem Auftraggeber durch, um die Beschilderungsstrategie zu bewerten und gegebenenfalls neue Technologien oder Verfahren (z. B. digitale Wegweiser) zu diskutieren.

Der Dienstleister verpflichtet sich, eine klare, zuverlässige und barrierefreie Beschilderung sowie Wegweisung sicherzustellen. Alle beschriebenen Leistungen werden gemäß den vertraglichen Vereinbarungen und den geltenden rechtlichen Vorgaben erbracht. Durch regelmäßige Inspektionen, Schulungen und Kommunikation wird gewährleistet, dass Besucher und Mitarbeiter jederzeit sicher und unmissverständlich zu ihrem Ziel geleitet werden.

• Firma: ___________________________

• Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

• Position: ___________________________

• Unterschrift: ___________________________

• Datum: ___________________________

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Datum Bereich / Ort Schildertyp Zustand (ok / nicht ok) Maßnahme / Bemerkung Prüfer

• Pfeilsymbole: Eindeutige Richtungspfeile (z. B. ➔, ↑, ↓) weisen den Weg. In der Vorlage sind Platzhalter für Pfeile enthalten, die je nach Bedarf gedreht werden können.

• Textplatzhalter: Auf dem Schild befinden sich Felder für mehrsprachige Beschriftungen. Beispielsweise kann dort „Besprechungsraum / Conference Room“ oder „Haupteingang / Main Entrance“ eingetragen werden.

• Piktogramme: Standardisierte Symbole für WC, Rollstuhl, Aufzug o. Ä. sind enthalten, um die Information zu verdeutlichen, falls erforderlich.

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➔ [Ziel auf Deutsch] / [Destination]

[Piktogramm] [Zusätzlicher Hinweis]

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Die Platzhalter werden je nach Situation von Hand oder durch Druck ergänzt. Diese Vorlage kann vom Empfangspersonal oder Facility-Management-Team vor Ort je nach Bedarf angepasst und angebracht werden.