3K4 Empfangstresen

Die Empfangstheke weist stets ein gepflegtes, einheitliches Erscheinungsbild auf. Alle persönlichen Gegenstände der Empfangsmitarbeiter werden außerhalb des öffentlichen Bereichs gelagert, sodass die Arbeitsfläche jederzeit frei von privaten Utensilien ist. Lediglich vom Auftraggeber genehmigte Informationsmaterialien, Beschilderungen und Werbemittel werden an geeigneten Stellen präsentiert. Diese Materialien entsprechen den aktuellen Vorgaben des Corporate Design und den Markenrichtlinien des Auftraggebers.

Weiterhin sorgt der Dienstleister für einen ordentlichen Gesamteindruck durch abgestimmte Dekoration und saubere Präsentationsmittel (z. B. Pflanzen, Prospekthalter). Neue oder geänderte Elemente werden nur mit Zustimmung des Auftraggebers eingebracht.

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Die Sauberkeit und Hygiene am Empfang sind von zentraler Bedeutung. Arbeitsflächen (Empfangstheke, Schreibtisch, Tresen), Telefone, Tastaturen sowie weitere häufig benutzte Oberflächen werden täglich mit geeigneten Reinigungs- und Desinfektionsmitteln gereinigt. Dabei kommen schonende, aber wirkungsvolle Reinigungsprodukte zum Einsatz, die den materiellen Schutz gewährleisten. Unmittelbar nach Feststellung von Verschmutzungen oder Verschüttungen werden diese unverzüglich beseitigt, um hygienische Standards aufrechtzuerhalten und mögliche Unfallrisiken (z. B. Ausrutschen) zu vermeiden. Bürogeräte wie Monitore, Badge-Drucker, Drucker und Scanner werden regelmäßig abgestaubt und gepflegt, um Funktionalität und ein einwandfreies Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Der Dienstleister stellt zudem die durchgehende Bereitstellung von Hygienematerialien sicher. Hierzu zählen Desinfektionsmittelspender am Empfang sowie ausreichend Taschentücher oder Handtuchspender für Besucher und Mitarbeiter. Nachfüllungen werden je nach Verbrauch zeitnah vorgenommen, um eine kontinuierliche Verfügbarkeit zu garantieren.

Alle wesentlichen Bürogeräte am Empfang – insbesondere Telefone, Computer, Drucker, Badge-Drucker, Scanner und Kopierer – werden zu Beginn jeder Schicht auf Funktionsfähigkeit überprüft. Störungen werden umgehend dokumentiert und gemeldet, um zeitnah eine Behebung zu ermöglichen. Der Dienstleister hält einen ausreichenden Vorrat an Verbrauchsmaterialien bereit, wie z. B. Formularblätter für Besucherausweise, Visitenkarten, Kugelschreiber, Schreibblöcke, Druckerpapier und Toner. Diese Vorräte werden regelmäßig kontrolliert und bei Erreichen der Mindestbestände umgehend wieder aufgefüllt, um einen unterbrechungsfreien Ablauf sicherzustellen. Gegebenenfalls werden Ersatzgeräte oder Ersatzteile vorgehalten, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Die Kommunikationsmittel am Empfang müssen jederzeit betriebsbereit sein. Funkgeräte (sofern vorhanden), Gegensprechanlagen, interne Telefone und Notruftelefone werden regelmäßig einer Funktionsprüfung unterzogen. Batterie- oder Akkuladestände von kabellosen Geräten werden mindestens einmal pro Schicht kontrolliert und bei Bedarf aufgeladen oder ausgetauscht. Interne Kommunikationsverbindungen (Telefon- und Internetleitungen) sind zu Beginn jeder Schicht durch einen Test auf Erreichbarkeit zu überprüfen. Ausfälle oder technische Probleme werden umgehend gemeldet und in Abstimmung mit dem Facility Management behoben, sodass eine zuverlässige Kommunikation mit allen relevanten Personen und Stellen (z. B. Sicherheitsdienst, Hausmeister, Notfalldienste) jederzeit gewährleistet ist.

Die Zutrittssysteme am Empfang (z. B. Kartenscanner, Drehkreuze, elektronische Türöffner) sind Bestandteil der Sicherheitsinfrastruktur. Der Dienstleister überprüft die Funktionstüchtigkeit dieser Systeme regelmäßig, mindestens einmal wöchentlich oder nach Bedarf häufiger. Besucherdokumentationssysteme (digital oder manuell) werden sorgfältig geführt. Im Falle eines Systemausfalls steht jederzeit ein manuelles Besucherverzeichnis in Papierform zur Verfügung, um den Zutritt weiterhin kontrolliert zu dokumentieren. Alle erhobenen Besucherdaten werden gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt und geschützt.

Alle besucherbezogenen Materialien und Informationen werden aktuell und übersichtlich bereitgehalten. Formularvordrucke für die Besucherdokumentation (z. B. Besucherausweise oder Anmeldeformulare) sind auf dem neuesten Stand und in ausreichender Stückzahl verfügbar, sodass Besucher schnell und ordnungsgemäß registriert werden können. Aktuelle Unternehmensbroschüren und Informationsblätter werden bereitgestellt und bei Änderungen (z. B. Unternehmensdaten, Abläufe, Ansprechpartner) zeitnah aktualisiert. Diese Materialien sind gut lesbar und an einem festen Standort im Empfangsbereich platziert.

Darüber hinaus sind Flucht- und Rettungspläne gut sichtbar aufgehängt. Die Sicherheits- und Verhaltensregeln (Betriebsordnung, Brandschutzhinweise usw.) für Besucher sind deutlich sichtbar angebracht. Gegebenenfalls sind diese Informationen auch in Englisch oder weiteren relevanten Fremdsprachen verfügbar, um internationalen Gästen gerecht zu werden.

Das Empfangspersonal stellt sicher, dass der Arbeitsbereich täglich aufgeräumt und einsatzbereit hinterlassen wird. Jeder Empfangsmitarbeiter ist dafür verantwortlich, Unregelmäßigkeiten oder fehlende Materialien unverzüglich zu melden. Die Empfangsleitung oder der zuständige Vorgesetzte überwacht die Einhaltung der Checklistenanforderungen und klärt aufgetretene Abweichungen oder Störungen. Regelmäßige Besprechungen (Briefings) mit dem Empfangspersonal finden statt, und die Ergebnisse werden dokumentiert.

Das Facility Management führt in definierten Intervallen (z. B. monatlich) interne Audits durch, um die Einhaltung dieser Leistungsbeschreibung zu überprüfen. Bei Abweichungen werden gegebenenfalls Maßnahmenpläne erstellt. Zudem sorgt das Facility Management für Schulungen und Unterweisungen der Empfangskräfte zu aktuellen Betriebs- und Sicherheitsvorschriften.

Zur stetigen Optimierung des Empfangsdienstes wird systematisch Feedback eingeholt. Rückmeldungen von Besuchern, Mitarbeitern und dem Auftraggeber werden regelmäßig ausgewertet und in Überprüfungsrunden besprochen. Die Ergebnisse fließen in die Weiterentwicklung der Checkliste und der Arbeitsprozesse ein. Auf dieser Grundlage wird die Checkliste fortlaufend angepasst und verbessert.

Der Dienstleister setzt auf moderne Technik zur Effizienzsteigerung. Dies kann den Einsatz eines digitalen Managementsystems umfassen, das Aufgabenverwaltung, Mängelmeldungen und Nachverfolgung von Maßnahmen unterstützt. Automatisierte Erinnerungen helfen dabei, Nachfüllungen von Materialien sowie regelmäßige Prüfungen termingerecht durchzuführen.

Darüber hinaus werden Schulungen und Weiterbildungen für das Empfangspersonal regelmäßig durchgeführt, um neue Vorgaben oder technische Neuerungen zu integrieren und die Servicequalität kontinuierlich zu steigern.

Mit der Erfüllung dieser Leistungsbeschreibung sichert der Dienstleister zu, dass der Empfangsbereich jederzeit professionell, funktionsfähig und sauber gehalten wird. Alle beschriebenen Standards und Abläufe werden eingehalten, um den Ansprüchen des Auftraggebers gerecht zu werden und ein positives Erscheinungsbild zu gewährleisten. Die Umsetzung dieser Leistungspflichten wird durch interne Kontrollen und Audits überprüft, wobei der Schwerpunkt auf Servicequalität und Sicherheit liegt.

Mit der Unterzeichnung dieser Leistungsbeschreibung bestätigt der Dienstleister seine Bereitschaft zur vollständigen Umsetzung der genannten Anforderungen und verpflichtet sich zur Erfüllung sämtlicher vertraglicher Vorgaben.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmen: ___________________________

Bevollmächtigter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________